MASHLUCHI SUNDJAYA D1509052

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET

POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MASHLUCHI SUNDJAYA D1509052

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2012

(2)

commit to user

(3)

commit to user

(4)

commit to user

PERNYATAAN

Nama : Mashluchi Sundjaya

NIM : D1509052

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh

dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Mashluchi Sundjaya

(5)

commit to user

MOTTO

Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang bisa direbut oleh manusia adalah menundukkan diri sendiri.

( R.A. Kartini )

Jenius adalah satu persen inspirasi dan sembilan puluh sembilan persen keringat.

( Thomas Alva Edison )

Semangat, kerja keras, keyakinan tinggi dan berdo’a merupakan kunci dalam memperoleh kesuksesan.

( Penulis )

Tak ada hal yang sulit apabila kita mau belajar, mencoba, dan terus berusaha.

( Penulis )

(6)

commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:

 Bapak dan Ibu tercinta yang telah mengasuh, membimbing, mendidik, dan

menyayangi penulis sehingga penulis bisa

seperti sekarang ini.

 Kakak, adik, serta keluarga besarku yang selalu memberikan dukungan dan

semangat.

 Teman-teman yang selalu bersama dalam suka dan duka, tak henti-hentinya

memberi dukungan dan bantuan kepada penulis.

 Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP yang telah memberi inspirasi dan dorongan

semangat kepada penulis untuk menyelesaikan

karya ini.

 Keluarga Besar MA B FISIP UNS 2009. Terima kasih atas kerjasamanya selama ini.

 Almamater.

(7)

commit to user KATA PENGANTAR

Assalamu`alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ”Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo 57100” dengan lancar.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos yang terdapat di bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sekaligus untuk melengkapi persyaratan kelulusan program Diploma III jurusan Manajemen Administrasi guna memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya.

Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana karena adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:

1. Drs. Is Hadri Utomo, M. Si., selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir ini.

2. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Sudarto, M. Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Drs. Budiarjo, M. Si. selaku pembimbing akademik.

5. Segenap karyawan FISIP UNS yang telah membantu kelancaran dalam pengurusan administrasi.

6. Pimpinan dan seluruh karyawan Kantor Pos Solo 57100 yang telah menerima dan membantu penulis dalam melakukan pengamatan.

(8)

commit to user

7. Bapak Heru Kristianto selaku Supervisor Bagian Logistik (Paket) Kantor Pos Solo 57100 dan Mas Fathohuddin Al-Ayubi selaku petugas

puri paket pada Kantor Pos Solo 57100 yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data selama pengamatan.

8. Orang tua, Kakak, Adik, serta keluargaku semuanya. 9. Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP

10. Teman-teman Manajemen Administrasi 2009, khususnya MA B

11. Untuk semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih telah membantu terselesaikannya Tugas Akhir ini.

Semoga segala bantuan, bimbingan, dukungan, dan pengorbanan yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal baik dan mendapat imbalan dari Allah SWT. Amin.

Penulis menyadari dalam tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari materi pembahasan maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini.

Akhir kata penulis berharap dan berdo’a semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi kita semua Amin.

Wassalamu`alaikum Wr. Wb.

Surakarta, Penulis

Mashluchi S.

(9)

commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL...i

PERSETUJUAN...ii

PENGESAHAN...iii

PERNYATAAN...iv

MOTTO...v

PERSEMBAHAN...vi

KATA PENGANTAR...vii

DAFTAR ISI...ix

DAFTAR GAMBAR...xi

DAFTAR TABEL...xii

DAFTAR LAMPIRAN...xiii

ABSTRAK...xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1

B. Rumusan Masalah...4

C. Tujuan Pengamatan...4

D. Manfaat Pengamatan...5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem...7

a. Definisi Sistem...7

b. Karakteristik Sistem...11

c. Unsur Sistem...12

B. Pengolahan…...14

C. Pendistribusian...14

a. Definisi distribusi...14

b. Saluran Distribusi...16

c. Bentuk-bentuk Distribusi...17

d. Fungsi Distribusi...17

e. Distribusi Jasa...18

(10)

commit to user

D. Sistem Distribusi...20

E. Metode Pengamatan...21

a. Lokasi Pengamatan...22

b. Jenis Pengamatan...22

c. Sumber Data...22

d. Teknik Pengumpulan Data...23

e. Teknik Analisis Data...24

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. PT. Pos Indonesia...26

a. Sejarah PT. Pos Indonesia...26

b. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia...29

c. Tugas dan Fungsi PT. Pos Indonesia...30

d. Kepemilikan Modal PT. Pos Indonesia...31

e. Produk-produk PT. Pos Indonesia (Persero)...31

B. PT. Pos Indonesia Solo 57100 ...36

a. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100...36

b. Identifikasi Instansi ...37

c. Lokasi PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 (KPRC)...37

d. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100...42

e. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero)...45

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos...48

B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100...59

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan...65

B. Saran...66 DAFTAR PUSTAKA

PEDOMAN WAWANCARA LAMPIRAN

(11)

commit to user DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Model umum sebuah informasi ...8

Gambar 2.2 : Aliran Fisik...19

Gambar 2.3 : Model Analisis Interaktif...25

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100...41

Gambar 4.1 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri...63

Gambar 4.2 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa...63

Gambar 4.3 : Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa...64

(12)

commit to user DAFTAR TABEL

Tabel 1.1: Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100 Tahun 2011 Bulan Januari-Desember...2

(13)

commit to user DAFTAR LAMPIRAN

1. Contoh Advis PP 8 2. Contoh Berita Acara P6

3. Contoh Bukti Serah Kiriman R7

4. Contoh Label Kantong Paket Pos Biasa

5. Contoh Label Kantong Paket Pos Kilat Khusus 6. Contoh Panggilan Paket Pos PP 14

7. Contoh Panggilan X13

8. Contoh Daftar Pengantar Kiriman 9. Contoh Bukti Pengiriman (Resi) I-POS

10. Daftar COT yang harus diperhatikan di bagian Paket Pos 11. Surat Tugas Magang

12. Surat Keterangan Selesai Magang 13. Form Monitoring Magang

14. Form Penilaian Magang 15. Form Presensi Magang

(14)

commit to user ABSTRAK

Mashluchi Sundjaya, D1509052. Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo 57100, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.

PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa pelayanan pengiriman yang memiliki cabang di seluruh Indonesia. Paket pos merupakan salah satu jenis produk layanan jasa dari PT. Pos Indonesia (Persero) yang sering digunakan oleh para pelanggan untuk mengirimkan barang ke tempat tujuan. Namun seiring berjalannya waktu, sekarang mulai bermunculan perusahaan jasa pengiriman barang lainnya yang menjadi pesaing PT. Pos Indonesia (Persero). Hal ini mutlak memacu PT. Pos Indonesia untuk meningkatkan kualitas layanan agar memperoleh kepuasan pelanggan dan meningkatkan omset.

Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100. Tujuan pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100.

Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Pos Solo 57100, jenis pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari (1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3) Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan.

Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos yang berpedoman pada prinsip ”CPTDR” yaitu : Collecting(Pengumpulan), Processing(Pengolahan), Transporting(Pengiriman), Delivering(Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan). Sistem pendistribusian paket pos terdiri dari beberapa prosedur, mulai dari prosedur paket masuk gudang sampai dengan prosedur pengiriman dan transportasi. Kesimpulan yang didapat dari pengamatan tersebut yaitu sistem pengolahan serta pendistribusian pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada karakteristik sistem yang baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi syarat dan ketentuan sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun masih sering terdapat beberapa penyimpangan-penyimpangan.

Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan antara lain dalam pendistribusian paket pos perlu ditingkatkan kecepatan serta ketepatan pengiriman paket. Selain itu dalam pengolahan paket pos perlu ditingkatkan lagi ketelitian petugas. Untuk menangani keluhan dari pelanggan juga perlu ditingkatkan kesigapan serta kesiapan petugas.

(15)

commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, berbagai kemajuan pesat yang terjadi di industri barang dan jasa mau tidak mau mensyaratkan perusahaan untuk berkembang sejalan dengan kemajuan tersebut, yang berarti operasional organisasi kian menjadi kompleks. Perkembangan tersebut tak lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Selain itu transportasi juga merupakan salah satu unsur penunjang utama dalam proses operasional organisasi maupun perusahaan. Transportasi mempunyai peranan yang sangat vital, dalam hal ini transportasi yang dimaksud adalah pengangkutan. Tanpa adanya pengangkutan menimbulkan konsekuensi yang fatal bagi sebuah perusahaan, karena dapat dipastikan perusahaan tersebut akan mengalami hambatan dalam pertumbuhannya dan kerugian sebab tidak dapat memasarkan barang-barang yang telah diproduksinya. Tidak hanya perusahaan saja yang terkena dampaknya, tetapi bagi setiap orang yang akan mengirim suatu barang juga.

Salah satu bentuk layanan di bidang pengangkutan adalah kecepatan dan ketepatan dalam pengiriman barang. Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman barang menjadi suatu syarat yang mutlak dan harus dipenuhi dalam layanan pengangkutan tersebut. Dalam perkembangannya, pengiriman surat dan paket

tidak hanya dilakukan oleh suatu perusahaan atau pihak-pihak yang bergerak di bidang niaga, melainkan dilakukan juga oleh masyarakat untuk tetap dapat saling menjalin komunikasi. PT.Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu BUMN di Indonesia yang mengolah jasa hantaran pos nasional dengan tujuan profit oriented.

PT. Pos Indonesia (Persero) ternyata di era sekarang dihadapkan pada persaingan yang semakin ketat. Untuk menjaga kelancaran dan kemajuan jalannya bisnis, maka harus mampu bersaing dengan maksimal. Salah satu cara adalah dengan bisa memberikan pelayanan yang terbaik, yaitu cara yang bisa dilakukan

(16)

commit to user

adalah memberikan pelayanan yang cepat, tepat waktu, aman serta nyaman. Dengan pelayanan yang terbaik itulah PT Pos Indonesia (Persero) khususnya di

Kantor Pos Solo 57100 mengalami perkembangan dalam pelayanan jasa pengiriman. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan pelayanan jasa mulai pada Bulan Januari 2011 sampai dengan Desember 2011 adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100 Tahun 2011 Bulan Januari-Desember

Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo, 2011

Pada Tabel 1.1 menunjukkan perkembangan penggunaan pelayanan jasa paket pos tahun 2011 dari bulan Januari-Desember yang mengalami pasang surut. Walaupun perkembangan penggunaan jasa tersebut mengalami pasang surut,

(17)

commit to user

3

pengolahan data pada Kantor Pos Solo 57100 menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Aplikasi tersebut tidak jarang sering terjadi kesalahan data,

kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang terdahulu.

Sehubungan dengan masih digunakannya aplikasi tersebut dalam proses pengolahan data, maka aplikasi yang ada dicoba dikembangkan lagi menjadi aplikasi I-POS (Integrated Postal Operating System) berbasis database sehingga data yang diolah lebih cepat, tepat, aman, dan efisien. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam hal memberikan pelayanan.

Kegiatan pengolahan dan pendistribusian hantaran dalam hal ini paket pos perlu dikelola dengan sistem yang bagus dan profesional agar menghasilkan pelayanan prima. Tujuan dari pelayanan prima tersebut yang diterapkan pada pengiriman barang dalam negeri maupun luar negeri adalah untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pengguna jasa pengiriman barang. Dengan adanya pelayanan prima di PT. Pos Indonesia (Persero) maka kehidupan masyarakat bisa semakin maju dan mudah dalam mengirimkan barang-barang dalam negeri, apabila saudara atau teman yang tinggal jauh dari di tempat tinggal kita meminta untuk dikirimkan barang dengan menggunakan jasa lewat paket pos dengan jasa paket kilat khusus maupun paket pos biasa.

Hal ini menunjukkan bahwa proses pelayanan prima pada pengiriman barang lewat paket pos dapat dijadikan peralatan yang mampu bekerja lebih cepat

(18)

commit to user

keberjalanannya dan untuk memperoleh hasil yang memuaskan, keduanya harus dioptimalkan dalam pengelolaanya.

Kantor Pos Solo 57100 sebagai salah satu unit cabang PT. Pos Indonesia (Persero) pastinya mempunyai Standart Operating Procedure(SOP) dalam sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos. Hal ini dilakukan agar dapat menghasilkan pelayanan prima kepada pengguna jasa kiriman/Customer yang berorientasi pada kepuasan Customer di samping untuk mewujudkan visi dan misi PT. Pos Indonesia (Persero). Kualitas pelayanan perlu ditingkatkan karena hal ini akan berdampak langsung dengan kepuasan pelanggan dan akhirnya juga berimbas pada pendapatan perusahaan. Dengan adanya perbaikan-perbaikan tersebut diharapkan dapat meningkatkan omset perusahaan agar perusahaan dapat berkembang dan semakin maju.

Mengingat pentingnya sistem yang baik dalam proses pengolahan dan pendistribusian barang tersebut,disini penulis akan mengupas tentang sistem tersebut khususnya di Kantor Pos Solo 57100. Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengkaji tentang

“SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI

BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahannya sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pengolahan paket pos yang diterapkan pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100?

2. Bagaimana sistem pendistribusian paket pos yang diterapkan pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100?

C. Tujuan Pengamatan

(19)

commit to user

5

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan pendistribusian

paket pos pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100 2. Tujuan Fungsional

Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khususnya bagi Kantor Pos Solo 57100, baik itu pengetahuan, masukan, saran dan bahan pertimbangan dalam kegiatan perusahaan. Disamping itu juga dapat bermanfaat bagi masyarakat umumnya.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi pihak perusahaan, penulis dan pihak lainnya. Adapun manfaat yang ingin dicapai dari hasil pengamatan ini adalah :

1. Bagi Pihak Perusahaan

a) Mampu mengambil kebijakan dalam sistem pengolahan sampai pendistribusian paket sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.

b) Dengan diketahuinya sistem pengolahan dan pendistribusian paket

pos yang efektif dan efisien diharapkan dapat memperlancar proses pendistribusian paket ke pelanggan sehingga bisa tepat waktu.

c) Adanya perbaikan citra perusahaan di mata customer/pengguna jasa.

2. Bagi Penulis

(20)

commit to user

b) Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha nyata pada umumnya dan dalam bidang sistem pengolahan dan pendistribusian paket pada khususnya.

c) Untuk lebih meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam membuat skala perbandingan dan penerapan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya.

3. Bagi Pihak Lain

a) Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan dan menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang

(21)

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan dijelaskan tentang kajian pustaka yang menimbulkan gagasan dan mendasari pengamatan yang akan dilakukan. Agar tidak memperluas permasalahan atau menimbulkan salah tafsir dalam perumusan masalah yang telah dikemukakan. Maka dalam bab ini akan dipaparkan mengenai pengertian mengenai Sistem, Pengolahan, dan Pendistribusian, Sistem Distribusi serta metode pengamatan yang digunakan.

A. Sistem 1. Definisi Sistem

Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi sebagian besar orang. Secara umum, menurut KBBI sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.

Menurut Robert G. Mudick (1984;16) dalam bukunya “Sistem Informasi untuk Manajemen Modern”

“Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/ atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/ atau energi dan/ atau

barang”.

Sedangkan pengertian sistem menurut Gordon B.Davis (1995; 65) dalam bukunya “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen” menyatakan bahwa sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud tertentu. Model dasar sebuah sistem menurut Davis adalah masukan, pengolahan, dan keluaran.

Sistem adalah suatu cara yang ditempuh oleh seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran, baik di dalam maupun sasaran keluar, karena suatu organisasi haruslah mempunyai tujuan ataupun sasaran yang

(22)

commit to user

ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-masing kegiatan. Mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan

terhadap tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-masing kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok (efektif) diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai “sistem”.

Tidak semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem, hanya yang berada dalam lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian. Sesuai dengan yang dikemukakan George R. Terry dalam buku “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen” adalah sebagai berikut “…a system is a network of

procedurs which are integrated and designed to carry out a major activity”.

(1970:26), (…”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang terpadu untuk mencapai aktivitas yang besar”.)

Sistem sebagai suatu aturan tidak timbul sendiri melainkan harus diciptakan. Sarana penilaian dari suatu sistem antara lain:

a) Pegawai

b) Sarana, prosedur, dan metode yang digunakan c) Input dan output.

Gambar 2.1

Model Umum sebuah Informasi

Masukan Keluaran

Model Sistem Sederhana

Masukan 1 Keluaran 1

Masukan 2 Keluaran 2

Masukan n Keluaran n

Sistem Dengan Banyak Masukan dan Keluaran Sistem

(23)

commit to user

9

Sumber : Gordon B. Davis (1995;69)

Dari pendapat diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem pada hakekatnya adalah kesatuan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Klasifikasi sistem menurut Gordon B. Davis, terdiri dari sistem fisik dan abstrak, sistem deterministik dan probabilistik serta sistem tertutup dan terbuka.

Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan-kumpulan bagian-bagian subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang, untuk mencapai suatu tujuan. (Moekijat,1996 : 3) dalam bukunya “Pengantar Sistem Informasi Manajemen”

Menurut The Liang Gie dalam Moekijat, sistem diartikan sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu (Moekijat, 1996 : 3-4) dalam buku “Pengantar Sistem Informasi Manajemen”. dalam bukunya Beberapa Ensiklopedi seperti yang dikutip oleh Moekijat menjelaskan arti sistem itu sebagai berikut :

1) The Encyclopedia of Management dalam Moekijat menjelaskan :

Suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang berhubungan, yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

2) Dalam Ensiklopedia Manajemen dijelaskan bahwa :

Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang berinteraksi. Suatu sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi (Drs. Komaruddin, 1983 : 472)

(24)

commit to user

juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Suatu sistem dan prosedur juga merupakan suatu faktor yang saling berkaitan (integrated)

Secara sederhana dapat diartikan bahwa sistem adalah suatu cara yang ditempuh atau diambil seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran baik di dalam maupun sasaran ke luar, karena suatu organisasi haruslah mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai dan menunjukkan bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan organisasi yang dinamis A.S. Moenir (1987 : 19) dalam bukunya “Pendekatan Manusiawi dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian” berpendapat bahwa :

“Berhasilnya suatu organisasi secara keseluruhan tergantung pada berhasilnya unit-unit dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan hasil kerja unit yang satu harus merupakan bagian dari unit yang lain, demikian secara beruntun sehingga hasil-hasil unit dapat merupakan hasil keseluruhan secara utuh saling berhubungan dan saling tergantung”.

Keadaan demikian disebut sebagai sistem karena adanya saling berhubungan dan saling bergantung antar bagian dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-masing kegiatan mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan kepada tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-masing kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok (efektif) diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai sistem. Tidak semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem hanya yang berada dalam

lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian.

(25)

commit to user

11

darah, dan sistem syaraf. Kita sehari-hari dapat melihat dan berhubungan dengan fenomena yang sedemikian itu seperti misalnya sistem transportasi, sistem

komunikasi (telepon,telegram dan sebagainya) dan sistem ekonomi.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem (Quible, 2001 : 31-32) dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” adalah :

1) Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien; 2) Salah satu alat pengendali biaya;

3) Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor; 4) Alat bantu pencapaian tujuan organisasi;

5) Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :

(a) Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak berfungsi secara optimal;

(b) Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain. Begitu juga, jika sistem atau subsistem diubah, maka seluruh metode dan prosedur di suatu organisasi akan ikut berubah;

(c) Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru yang akan diterapkan perusahaan;

(d) Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa pada dasarnya sistem adalah suatu rangkaian prosedur ataupun unsur-unsur yang teratur, saling berkaitan dan terorganisasi serta membentuk suatu totalitas guna mencapai tujuan dari suatu organisasi secara efektif dan efisien.

2. Karakteristik Sistem

Menurut Mcleod dan Schell (2001 : 32) dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” sebuah sistem yang baik memiliki

(26)

commit to user

a) Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah;

b) Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya;

c) Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan

mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada;

d) Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan;

e) Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan;

f) Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

3. Unsur Sistem

Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan Laudon, 2004; Odgers,2005 : 32-33) dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” sebagai berikut :

a) Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber

daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh ketrampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang

(27)

commit to user

13

b) Processing. Perubahan input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem. Biasanya, aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan,mengonversikan,menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan;

c) Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output,

berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan. Untuk itu kualitas output mempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa menjadi output pada suatu subsistem (departemen atau bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain;

d) Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah

sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, (departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan sistem (departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan-balik tersebut diperlukan;

e) Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan

(28)

commit to user

Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam

menjalankan sistem.

B. Pengolahan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 1 (1988:625) memberikan pengertian tentang olah dan pengolahan adalah sebagai berikut :

1. Olah yaitu memasak (mengerjakan, mengusahakan) sesuatu (barang dsb) supaya menjadi lain atau menjadi lebih sempurna.

2. Pengolahan yaitu proses, perbuatan, cara mengolah

Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 2 (1996:701) memberikan pengertian tentang olah adalah sebagai berikut :

1. Olah yaitu :

a) Laku; ulah; cara (melakukan sesuatu); akal (daya upaya,tipu daya) b) Perbuatan

Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan adalah suatu proses atau cara perbuatan mengubah/mengusahakan sesuatu menjadi lebih sempurna atau memiliki nilai guna.

C. Pendistribusian 1. Definisi Distribusi

(29)

commit to user

15

dan konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan konsumen. Dengan demikian kegunaan dari barang dan jasa tersebut akan lebih

meningkat setelah dapat dikonsumsi. Dari apa yang baru saja diuraikan tampaklah bahwa distribusi turut serta meningkatkan kegunaan menurut tempatnya (place utility) dan menurut waktunya (time utility).

Distribusi Menurut Winardi (1986:299) dalam bukunya, “Prinsip-Prinsip Manajemen” yang dimaksud dengan saluran distribusi adalah “Merupakan suatu

kelompok perantara yang berhubungan erat satu sama lain dan yang menyalurkan produk-produk kepada pembeli”.

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, S. H. dalam bukunya Dasar-dasar ( Pengantar Studi) Administrasi Niaga (Business Administratiton)

(1982 : 286) seri 5, “Distribusi” adalah bidang keahlian dan kegiatan-kegiatan untuk mendekatkan barang-barang kita (commodities, merchandise) sedekat-dekatnya dan ditempatkan semenarik-menariknya kepada warga masyaraka, calon-calon atau peminat pembeli, sedemikian rupa, sehingga mereka yang tadinya sudah menjadi langganan atau pemakai barang-barang merk lain mulai piker-pikir untuk membeli dan memakai barang-barang (produk) perusahaan kita.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 3 (2007:270) memberikan pengertian tentang distribusi dan pendistribusian adalah sebagai berikut :

Distribusi yaitu :

a) Pembagian barang keperluan sehari-hari kepada penduduk atau kepada pegawai, anggota tentara, polisi, dan sebagainya.

b) Penyaluran barang kepada beberapa orang atau kebeberapa tempat.

c) Pendistribusian yaitu pembagian, penyebaran ke tempat-tempat secara merata.

http://akupunmenulis.wordpress.com/2009/07/22/produksi-konsumsi distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan/ (July 22, 2009), dalam postingan Produksi, Konsumsi, Distribusi, dan Ekonomi Kerakyatan, “Distribusi” merupakan setiap

(30)

commit to user

Produsen perlu memikirkan saluran yang bagaimana yang akan dipilih untuk menyalurkan barang dan jasanya dengan tepat dan biaya murah.

Menurut Wikipedia (http://id.m.wikipedia.org/wiki/distribusi), “Distribusi” adalah salah satu aspek dari pemasaran. Seseorang atau sebuah perusahaan distributor adalah perantara yang menyalurkan produk dari pabrikan (manufacturer) dan pengecer (retailer). Setelah suatu produk dihasilkan oleh

pabrik, produk tersebut dikirimkan (dan biasanya juga sekaligus di jual) ke suatu distributor.

Menurut Alex S. Nitisemito (1993 : 102) dalam buku “Marketing” Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Secara ekonomi, kegiatan distribusi merupakan suatu upaya untuk memberikan kegunaan waktu dan tempat. Dalam memutuskan saluran distribusi biasanya melibatkan:

1. Jumlah pedagang perantara yang akan dilibatkan

2. Bagaimana memelihara saluran-saluran komunikasi antara berbagai tingkat dari pedagang perantara

3. Seleksi pedagang perantara yang khusus

4. Penempatan menurut letak geografis dari persediaan barang

5. Lokasi dari pusat-pusat distribusi

Dalam kegiatan distribusi haruslah dituntut kerjasama yang baik dari tiap pelaksananya agar dalam kegiatan pendistribusian tidak terjadi kendala-kendala/hambatan-hambatan pada saat pendistribusian sehingga dalam kegiatan pendistribusian dapat berjalan dengan lancar. Dari berbagai pengertian di atas, bisa diambil kesimpulan bahwa distribusi merupakan suatu struktur yang menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen.

2. Saluran Distribusi

(31)

commit to user

17

a) Penyedia jasa

b) Intermediary/perantara

c) Konsumen

3. Bentuk-bentuk Distribusi

a) Distribusi Langsung

Adalah suatu metode penyimpanan barang kepada konsumen yang dilakukan sendiri dan menyeluruh oleh suatu perusahaan tanpa melalui pihak lain sebagai perantara

b) Distribusi Tidak Langsung

Adalah suatu cara menyalurkan barang dengan menggunakan jasa perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara perusahaan ke konsumen atau pelanggan.

Pemilihan bentuk distribusi ini sangat penting dan harus dilakukan secara teliti dan dengan pertimbangan yang masak, sebab kesalahan dalam pemilihan bentuk distribusi akan dapat memperlambat bahkan memacetkan usaha penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.

4. Fungsi Distribusi

Fungsi distribusi menurut Kotler (2001 : 168-169) dalam bukunya “Manajemen Pemasaran Indonesia Analisis Perencanaan Implementasi dan Pengendalian (terjemahan) jilid 2, yaitu :

a) Informasi : Pengumpulan dan penyebaran informasi riset pemasaran mengenai pelanggan, pesaing, dan pelaku lain serta kekuatan dalam lingkungan pemasaran yang potensial dan yang ada saat ini.

(32)

commit to user

c) Negosiasi : Usaha untuk mencapai persetujuan akhir mengenai harga dan syarat lain sehingga transfer kepemilikan dapat dilakukan.

d) Pemesanan : Komunikasi terbalik dari anggota saluran pemasaran dengan produsen mengenai minat untuk membeli.

e) Pembiayaan : Perolehan dan alokasi dana yang dibutuhkan untuk membiayai persediaan pada tingkat saluran pemasaran yang berbeda.

f) Pengambilan resiko : Asumsi resiko yang berhubungan dengan pelaksanaan fungsi saluran pemasaran tersebut.

g) Pemilikan fisik : Kesinambungan penyimpanan dan pergerakan produk fisik dari bahan mentah sampai ke pelanggan akhir.

h) Pembayaran : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.

i) Hak milik : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.

5. Distribusi Jasa

Menurut Lamb Hair Mc Daniel (2001) dalam bukunya “Pemasaran” Distribusi jasa memfokuskan pada tiga hal penting, yaitu :

a) Meminimalisasi waktu tunggu

b) Mengelola kapasitas pelayanan

c) Meningkatkan pengiriman melalui saluran distribusi baru

Salah satu hal yang menjauhkan distribusi jasa dari distribusi fisik adalah bahwa Dalam produksi, suatu hambatan produksi dapat diobati dengan menggunakan persediaan pengaman atau jenis transportasi yang lebih cepat.

Pengganti seperti itu tidak mungkin dilakukan dalam jasa. Manfaat dari suatu jasa relatif juga tidak berwujud yaitu biasanya tidak dapat melihat manfaat tersebut.

Menurut J. David Viale (2000 : 97) dalam bukunya “Dasar-dasar Manajemen Sediaan” Distribusi fisik produk berlangsung melalui berbagai titik

(33)

commit to user

19

dapat mengalir secara langsung ke pelanggan atau melalui berbagai tingkatan sepert ditunjukkan dibawah. Sediaan disimpan di setiap lokasi berdasarkan

kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan-pelanggan yang diinginkan, dan efisiensi operasi distribusi.

Distribusi fisik produk haruslah diperhitungkan dalam semua jenis lingkungan manufaktur (dibuat-untuk-stok, dibuat-atas-pesanan, dan dirakit-atas-pesanan) serta lingkungan distributor dan pengecer.

Berikut disajikan sebuah diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan manajemen material yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis.

Gambar 2.2 Aliran Fisik

Manajemen Material Manajemen Distribusi

Material Barang setengah jadi BarangJadi

LOGISTIK

Lokasi dan saluran distribusi untuk menyediakan jasa kepada pasar sasaran adalah dua kunci area keputusan. Keputusan lokasi dan saluran mencakup bagaimana menyampaikan jasa kepada konsumen dan dimana terjadinya. Hal ini memiliki relevansi yang besar karena jasa tidak dapat disimpan serta diproduksi dan dikonsumsi di tempat yang sama.

Pabrikan

Pemasok Pelanggan

(34)

commit to user D. Sistem Distribusi

Sistem distribusi merupakan suatu rangkaian prosedur yang berurutan maupun unsur-unsur yang teratur maupun struktur yang menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen.

Menurut J. David Viale (2000 : 99) dalam bukunya yang berjudul “Dasar-Dasar Manajemen Sediaan” menjelaskan sistem distribusi secara bebas

dapat diklasifikasikan atas sistem tarik dan sistem dorong.

1. Sistem Tarik

Pada sistem tarik, keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di gudang daerah. Hal ini berlawanan dengan pengambilan keputusan pada sistem dorong yang tersentralisasi. Keuntungan dari sistem tarik ini adalah kendali terletak pada tim manajemen daerah. Sementara kerugian potensialnya adalah

kurang terlihatnya penampakan antar gudang, sehingga dapat mengakibatkan kelebihan sediaan.

2. Sistem Dorong

Sistem ini mendorong sediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem dorong

adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti pabrik. Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan pelanggan lokal. Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan distribusi (distribution requirements planning/DRP). Seperti halnya proses MRP, DRP menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu untuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di semua tingkatan sistem distribusi.

Peramalan untuk permintaan independen, bersama dengan data penjualan aktual dijabarkan melalui berbagai tingkatan distribusi. Titik penghubung antara sistem manufaktur dan sistem distribusi adalah jadwal induk produksi (master production schedule/MPS). Pada perencanaan dan pengendalian sediaan distribusi

(35)

commit to user

21

ini hanya digunakan dalam situasi di mana pusat distribusi dan pusat manufaktur dimiliki oleh satu perusahaan yang sama.

Menurut Sondang P. Siagian (2001 : 262-263) dalam bukunya “Kerangka Dasar Ilmu Administrasi” agar sistem yang handal dalam pendistribusian tercipta

diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan. Kerjasama yang dimaksud akan lebih mudah terbina dan terpelihara apabila :

a) Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, dalam jumlah apa, dimana diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan

semua permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja dalam organisasi disediakan formulir permintaan barang untuk disampaikan kepada petugas gudang penyimpanan melalui suatu mekanisme dan prosedur kerja yang diketahui bersama.

b) Terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang diterimanya dan menyampaikan/mengirimkannya kepada satuan kerja yang meminta dengan cepat dan aman.

c) Kesemuanya itu berarti bahwa harus ada suatu sistem distribusi yang tidak berbelit-belit akan tetapi tetap menjamin bahwa mekanisme dan prosedur yang telah ditetapkan ditaati oleh semua pihak yang berkepentingan

E. Metode Pengamatan

(36)

commit to user 1. Lokasi Pengamatan

Penulis mengambil lokasi pengamatan pada Kantor Pos Solo 57100 yang terletak di Jalan Jendral Sudirman no.8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :

a) Dimungkinkan adanya pengumpulan data sebagai bahan pembuatan laporan pengamatan yang penulis susun. Karena Kantor Pos Solo 57100 merupakan salah satu perusahaan yang mengolah jasa hantaran pos nasional sehingga dituntut untuk mempunyai sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik agar terjadi peningkatan kualitas layanan jasa paket pos khususnya.

b) Diberikannya ijin kepada penulis untuk mengadakan pengamatan di Kantor Pos Solo 57100, sehingga penulis mudah dalam memperoleh data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan.

c) Lokasinya yang mudah dijangkau.

d) Karena lokasi pengamatan merupakan tempat magang penulis, sehingga penulis dapat lebih leluasa memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan dengan rumusan permasalahan yang telah dikemukakan diatas, bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang memaparkan dan menggambarkan realita secara cermat dan sistematis mengenai system pengolahan dan pendistribusian paket pos pada Kantor Pos Solo 57100. Seperti yang dikemukakan Sutopo (2002 : 110-111) yaitu pengamatan yang mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam

mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.

3. Sumber Data

Data adalah fakta atau keterangan dari obyek yang diamati. Sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo (2002 :

(37)

commit to user

23

a. Narasumber

Data diperoleh melalui wawancara dengan Supervisor bagian jasa logistik (Paket), serta wawancara dengan beberapa karyawan sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang.

b. Dokumen

Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku, peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen maupun literatur yang ada pada Kantor Pos Solo 57100 yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, seperti pedoman pengolahan dan pendistribusian,arsip serta data advis paket pos Kantor Pos Solo 57100, dan buku referensi kepustakaan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo (2002 : 58-72) adalah sebagai berikut :

a. Observasi

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data dengan cara menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat, atau lokasi dan benda serta rekaman gambar dan wawancara. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung selama masa magang di bagian paket pos Kantor Pos Solo 57100 yaitu pada pertengahan bulan januari sampai dengan pertengahan bulan maret 2012.

b. Wawancara

(38)

commit to user

kepada Supervisor bagian jasa logistik (Paket) serta beberapa karyawan lainnya di Kantor Pos Solo 57100 yang dianggap kompeten.

Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih hidup dan lengkap. Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara mendalam (tidak terstruktur) dimana pertanyaan yang mengarah pada kedalaman informasi dilakukan secara mendalam dan dilakukan beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas data yang diharapkan.

c. Mengkaji Dokumen

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis bukan hanya sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen yang berbentuk tertulis sederhana.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model analisis interaktif. Menurut Sutopo (2002 : 91-93) dalam model ini ada tiga komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan yang dilakukan secara serempak dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi data (Data reduction)

(39)

commit to user

25

b. Penyajian data

Penyajian data dapat diartikan sebagai suatu rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan dapat mudah dipahami. Berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain yang berdasarkan pemahamannya tersebut. Dalam tahapan ini sajian data dalam bentuk narasi serta deskripsi yang memungkinkan simpulan

penelitian dapat dilakukan.

c. Penarikan kesimpulan (Conclution drawing)

Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali

dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir.

Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.

Bagan 2.3 Model Analisis Interaktif

Pengumpulan Data

Reduksi Data Sajian Data

(40)

commit to user BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. PT. Pos Indonesia

1. Sejarah PT. Pos Indonesia

Pada dasarnya sebuah perusahaan akan selalu mengalami perubahan sejalan dengan perkembangan zaman yang seperti ini, baik mengenal perubahan jenis, struktur organisasi. Di Nusantara, komunikasi jarak jauh dengan surat sudah mulai sejak zaman kerajaan-kerajaan. Namun yang berkirim surat dan penerimanya adalah raja-raja, setidaknya kaum bangsawan, bukan orang kebanyakan. Dan surat itu diantarkan oleh pesuruh atau utusan kerajaan (kurir) dengan berjalan kaki atau menunggang kuda. Pesannya mungkin pendek saja tidak seperti surat-surat modern yang sifatnya pribadi atau bercerita panjang lebar tentang keadaan atau tempat.

Ketika bangsa belanda mulai menjajakan kaki di bumi Nusantara ini, surat menyurat menjadi “internasional”. Tidak saja antara raja dengan raja atau bangsawan dengan bangsawan di seantero Nusantara dan raja di negeri seberang, yaitu Eropa khususnya negeri Belanda. Kurirnya tidak lagi berjalan kaki atau naik kuda melainkan naik kapal. Dan waktunya tidak hanya beberapa hari atau minggu, tetapi berbulan-bulan. Ketika Belanda mendirikan perusahaan kongsi dagang dengan Hindia Timur di Nusantara dengan nama VOC (Verenigde

Oostindinche Compagnie – United East Indies Company – Perusahaan Persatuan

(Kongsi) Hindia Timur). Tanggal 20 Maret 1602 mereka (lama kelamaan) merasa butuh mendirikan juga kantor yang dapat mengurusi pengiriman dan penerimaan surat antara mereka yang berada di Hindia Belanda dan induknya di Negeri Belanda. Maka pada 26 Agustus 1746 VOC mendirikan Kantor Pos Pertama di Batavia atau Jakarta. Saat itu Batavia diperintah oleh Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff. Tahun 1750 di Semarang kota pelabuhan di Jawa Tengah Utara, juga didirikan kantor pos.

(41)

commit to user

27

Pada tahun 1922-1923 Kantor Pos jawatan PTT yang awalnya berkedudukan di Woltergarden dipindahkan ke Gedung Werken (Dinas Pekerjaan Umum) di Bandung. Selama masih menjadi jawatan, PTT terpecah-pecah. Pada masa itu masih terdapat jawatan PTT Sumatra, Jawa, dan Bandung. Pada saat pemerintahan Jepang menyerahkan Indonesia kepada pemerintahan Sekutu merupakan hari bakti postel dan sebagai kepala jawatan PTT RI adalah Bapak Soeharto dan sebagai wakilnya Bapak R.Dijar. Perkembangan Pos di Surakarta dipengaruhi oleh perkembangan global pos di Jawa, yaitu antara lain dengan dibuatnya sarana jalan yang membentang dari Anyer sampai Panarukan.

Pembuatan jalan raya pos dari Anyer sampai Panarukan sepanjang kurang lebih 1000 kilometer dimulai pada tahun 1908 dan selesai setahun kemudian. Pada mulanya jalan tersebut dipergunakan sebagai sarana militer, namun ternyata juga bermanfaat bagi perekonomian dan telekomunikasi khususnya pos. Surakarta yang terletak di tengah-tengah pulau Jawa disamping dijadikan sebagai tujuan pos juga dijadikan sebagai tempat penggantian kuda yang merupakan sarana penyampaian surat pada waktu itu.

Perkembangan PT.Pos Indonesia akan dijabarkan sebagai berikut : a) Dinas Pos sebagai Jawatan

Pada tahun 1864 Dinas Pos sebagai jawatan, berada dibawah pengawasan Directur Productieen en ciile magazijne dan pada tahun 1867 Dinas Pos disatukan dengan Dinas Telegram dengan nama status jawatan Post en Telegreph Dients (Staatblad 1876 No 4 tanggal 8 November 1876 tentang Algemenee Bepalingent Ontrent het Beher

Van De Groverments Post en Telegraf Dients).

b) Dinas Pos Sebagai Perusahaan ICW (Indische Comptabtinier Wet) Dengan Statblaad tahun 1906 No 395 lahir jawatan Pos, Telegraf dan Telepon atau jawatan PTT (di Hindia Belanda) yang berada di bawah Departemen Lalu Lintas dan Pengairan (Departemen Van Verkeze en

Water Staat). Cara pengurusan dan pertanggung jawaban keuangan

(42)

commit to user

diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 no 448 (dengan perubahan terakhir sebutan Indische diubah menjadi Indonesiche dan seterusnya dengan singkatan ICW).

c) Dinas Pos sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedrijven Wet) Status Dinas Pos sebagai ICW dianggap kurang tepat, maka pada tahun 1931 dengan Staatblad tahun 1931 no 524 jawatan pos, telegraf, telepon atau PTT diubah statusnya dari perusahaan ICW menjadi IBW. d) Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara

Setelah UU no.19 PRP tahun 1960, maka semua perusahaan yang modalnya untuk seluruhnya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena Nasionalisasi berdasarkan UU no. 86 tahun 1985 menjadi perusahaan Negara. Menurut UU no.19 tahun 1960 dan lembaran Negara UU tahun 1809 jawatan pos, telegraf, dan telepon (PTT) kemudian menjadi perusahaan Negara yang didirikan berdasarkan ordinasi tahun 1931, telah ditetapkan sebagai perusahaan Negara berdasar IBW (Staatblad tahun 1927 no.419).

e) Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi

Berdasar PP no.240 tahun 1961, PN POS, Telegraf, dan Telepon yang diatur dengan ordinasi tanggal 28 tahun 1931 (Staatblad tahun 1927 no.524) tersebut ditunjuk sebagai perusahaan Negara dalam arti pasal 2 IBW dan berkedudukan di Bandung dan dilebur menjadi Perusahaan Negara dan Telekomunikasi (Pn Postel. Dalam peleburan segala hak, kewajiban, perlengkapan, dan kekayaan serta jawatan usaha dari pos,telegraf, dan telepon kepada PN Postel (Lembaran Negara No.306 tahun 1961 pasal 1).

f) Perusahaan Negara Pos dan Giro

(43)

commit to user

29

g) Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro)

Dinas Pos dan Giro merupakan Perusahaan Umum yang berdasarkan PP No. 30 tahun 1976. Perusahaan Pos dan Giro yang didirikan dengan PP no.29 tahun 1965 berdasar pada UU tahun 1960 yang dikembangkan menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro sesuai dengan UU No. 9 tahun 1969 dengan singkatan Perum Pos dan Giro.

h) Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No.6 tahun 1984

UU. No.6 tahun 1984 menggantikan UU.No 4 tahun 1959 sebagai penyesuaian diri perusahaan dengan tuntutan jaman. Dengan perubahan UU tersebut, maka secara tidak langsung menyebabkan perubahan PP No.9 tahun 1978 dengan PP No.24 tahun 1984 tentang Perum Pos dan Giro.

i) PT. Pos Indonesia (Persero)

Dengan PP no. 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk perum menjadi Persero, maka tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan Giro berubah menjadi Perseroan dengan nama PT. Pos Indonesia (Persero).

2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia

Dalam pendiriannya PT. Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai arah orientasi perusahaan dalam melakukan pelaksanaan operasional. Adanya visi dan misinya adalah sebagai berikut :

a) Visi PT.Pos Indonesia (2009-2010)

Integrated mail,logistics, and service infrastructure.

(2011-2013)

Indonesia’s leader in the mail, logistic, and financial service.

(2014-2018)

ASEAN champion of postal industries.

(44)

commit to user

mewujudkan pengembangan bisnis dan pola kemitraan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai.

b) Misi PT.Pos Indonesia

Memberikan solusi terbaik bagi badan,bisnis, pemerintah dan individu melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistik, transaksi keuangan, dan filateli berbasis jaringan terintegrasi, terpercaya, dan kompetitif di pasar domestik dan internasional.

3. Tugas dan Fungsi PT.Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia adalah salah satu badan usaha milik Negara yang bergerak di bidang jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun hubungan dan mengembangkan usaha pelayanan pos dan giro guna memperlancar hubungan masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Supaya tujuan dapat tercapai dengan baik maka PT. Pos Indonesia harus mempunyai tugas dan fungsi yang jelas sehingga masyarakat atau pengguna jasa tidak kecewa dengan pelayanan yang ada. Adanya tugas dan fungsi PT. Pos Indonesia sebagai berikut :

a) Tugas PT. Pos Indonesia

1) Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri maupun luar negeri.

2) Perencanaan, penggunaan, perluasan sarana-sarana pos dan giro.

3) Usaha ini sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b) Fungsi PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia mempunyai fungsi yang isi pokoknya memberikan pelayanan kepada masyarakat yang meliputi;

1) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan lalu lintas barang misalnya : Pengurusan paket pos.

(45)

commit to user

31

3) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian pembayaran pensiun.

4) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan lalu lintas uang contohnya : Pengiriman atau penerimaan uang dalam bentuk wesel.

4. Kepemilikan Modal

PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN sehingga kepemilikan modal adalah pada pemerintah, dibawah pengawasan sepenuhnya oleh Departemen Keuangan dalam hal ini adalah Menteri Keuangan.

5. Produk-Produk PT. Pos Indonesia (Persero)

Setiap bagian-bagian atau unit-unit kerja tersebut yang mengurusi produk-produk pos. Bagian-bagian atau unit-unit kerja dan produk-produk pos tersebut adalah sebagai berikut :

a) Kiriman Internasional 1) Express Post

Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace.

2) EMS

EMS _{adalah layanan premium PT.Pos Indonesia (Persero) untuk}

pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri. Kiriman express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman maupun penerimaan dapat dilacak secara elektronik.

3) Paket Pos Internasional

Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik Paket Pos Cepat Internasional (Udara) maupun Paket Pos Biasa Internasional (Laut). 4) Wesel Pos Internasional

(46)

commit to user

Uni Emirat Arab, Austria, Brazil, Taiwan, dan Thailand) dan dapat dilayani oleh seluruh Kantor Pos Online Wesel Pos.

b) Filateli

Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan perangko, tanpa disadari. Seorang pengumpul perangko yang menekuni hobinya dengan sungguh-sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas. Perangko-perangko yang diterbitkan oleh berbagai negara biasanya menampilkan gambar-gambar yang berkaitan dengan sejarah, ekonomi, politik, kebudayaan, flora dan fauna, dan lain-lain.

c) Hybrid Mail

Hybrid Mail adalah surat elektronik atau yang biasa lebih dikenal dengan nama SMS(Short Message Services) yang meliputi antara lain : 1) Ratron Simpati

Layanan surat dan pemberitaan singkat berupa ucapan/pesan simpati dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda.

2) SMS Ratron Simpati

Layanan pengiriman dan pemberitaan singkat melalui SMS kepada masyarakat yang tidak memiliki pesawat seluler/Handphone.

3) SMA – POS

Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh pemegang pesawat seluler kepada masyarakat dan akan diterima dalam bentuk ucapan.

d) Ritel

Kios Pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan kantor pos yang dilakukan melalui proses transformasi dari konsep

“office” menuju “store” dengan meningkatkan fungsi KIOS POS.

(47)

commit to user

33

sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan bertemu antar anggota masyarakat.

e) Logistik

Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai dengan pemerintah / kesepakatan.

1) Layanan Kargo

Beberapa jenis layanan kargo yang ditawarkan :

(a) Trucking Freight Forward

(1) Layanan pengiriman dari gudang pengiriman langsung ke gudang penerima.

(2) Harga dapat dinegosiasikan.

(b) Kargo Pos

(1) Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan berat.

(2) Garansi asuransi ongkos kirim dan nilai barang.

(3) Pengurusan penyelesaian dokumen.

(4) Tarif kompetitif. 2) Layanan Logistik lainnya

Layanan Logistik lainnya yang ditawarkan antara lain :

(a) Warehousing

(b) Custom Clearance

(c) Management Inventory

(d) Marking & Labeling/Praposting

(e) Tracking

f) Keuangan

(48)

commit to user 1) System Online Payment Point (SOPP)

Merupakan cara termudah, cepat, praktis, dalam melakukan setoran tabungan, pembayaran tagihan, rekening telephone seluler, asuransi, kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu seluler. Kerjasama SOPP di Solo dilakukan dengan kerjasama TELKOM, TELKOMSEL, INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO FINANCE, AIG LIPPO, GE CONSUMER SERVICE, ABN AMRO, FIF, SHARE-E, PLN, SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT INDONESIA, BHAKTI FINANCE, NUSA PRO, WANA ARTHA, KARTU HALO, KARTU MATRIKS, dan FLEXI.

2) Wesel Pos Standar

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai ke

rumah.

3) Wesel Pos Prima

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level H+0/H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar sampai ke rumah.

4) Wesel Pos Instan

Merupakan solusi untuk pengiriman uang anda secara cepat dan aman karena dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil diseluruh kantor pos dalam jaringan.

5) Wesel Pos Berlanggganan

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dalam jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat diterima di rumah.

6) Wesel Pos Luar Negeri

(49)

commit to user

35

g) Paket Pos

Merupakan layanan pengiriman paket ke seluruh Indonesia dan dunia layanan darat, laut, maupun udara yang meliputi :

1) Paket Pos Biasa

Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut : (a) Darat/Laut dengan berat maksimum 50 kg

(b) Udara dengan berat maksimum 30 kg 2) Paket Pos Kilat Khusus

Layanan prioritas dari unit logistik PT. Pos Indonesia yang tersedia di 28 provinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dan gantu rugi apabila terjadi keterlambatan atau hilang.

3) Paket Pos Perlakuan Khusus

h) Surat Pos

1) Surat Pos Biasa (standar)

Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua lapisan masyarakat.

2) Surat Pos Kilat Khusus

Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan jaringan terluas.

3) Pos Express

Jasa kurir cepat (express courier service), merupakan layanan kiriman ritel terdiri dari :

(a) Service Level Guaranteed Based, memiliki keunggulan :

(1) Time Certain akurat dan terlacak

(2) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati kedua belah pihak.

(3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi

(50)

commit to user (b) Mailing Room

(1) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati kedua belah pihak.

(2) Layanan Mailing Room meliputi :

a. Penanganan kiriman antar departemen pada suatu perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.

b. Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu perusahaan.

c. Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada satu gedung.

(c) Surat Pos Tercatat

Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam jangkauan yang terluas.

(d) Surat Pos Kilat

Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat yang dapat diposkan kapan saja dan dimana saja.

B. PT. Pos Indonesia Solo 57100

1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100

Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan Kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya. Pada dasarnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta tidak terlepas dari sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tidak diketahui secara pasti kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan prancis karena pada masa tersebut Surakarta masih berbentuk suatu kerajaan.