ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
(STUDI KASUS PADA PT. XXX SEMARANG)
Hersatoto Listiyono
Fakultas teknologi Informasi, Univesitas Stikubank Semarang
Abstrak :
Dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki PT. XXX menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem manual. Oleh karena itu sering dihadapi masalah yang ditimbulkan karenanya. Untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem manual tersebut perlu dibuat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis komputer sehingga pengelolaan data dan pembuatan informasi sumber daya manusia dapat dilakukan dengan lebih baik. Pada penelitian ini akan difokuskan pada tiga kegiatan manajemen sumber daya manusia yaitu tentang penarikan eksternal ( external recruitment ), seleksi ( Selection ) dan pengembangan ( development ) karyawan. Untuk mengalisa sistem yang akan dikembangkan digunakan Data Flow Diagram ( DFD ) sehingga memudahkan dalam menguraikan permasalahan. Dari analisa tersebut diharapkan dapat menghasilkan sebuah model sistem informasi baru yang lebih baik dari sistem sebelumnya, sehingga dapat memberikan manfaat bagi kinerja manajer sumber daya manusia. Metode pengembangan sistem baru menggunakan model prototype yaitu proses pembuatan model perangkat lunak yang akan dibuat tanpa menyertakan rincian pemasukan data, proses dan keluaran yang diperlukan. Tahap-tahap yang digunakan dalam pengembangan sistem ini antara lain : tahap pengumpulan kebutuhan, tahap analisa, tahap perancangan dan tahap implementasi . Hal tersebut pada akhirnya dihasilkan sebuah model sistem informasi yang akan digunakan untuk merancang sistem.
LATAR BELAKANG
Pada
dasarnya suatu perusahaan
dituntut untuk dapat mengelola
sumber daya
organisasi dengan optimal, termasuk didalamnya adalah
sumber daya
manusia. Kegiatan manajemen
sumber daya
manusia yang baik sangat tergantung pada kualitas informasi untuk pengambilan keputusan
dibidang sumber daya manusia. Kemampuan organisasi dalam memperoleh, menyimpan, memelihara dan menggunakan informasi sumber daya manusia merupakan faktor penting yang menunjang
keberlangsungan hidup perusahaan.
Perusahaan harus menyadari pentingnya
pemenuhan
kebutuhan sumber daya manusia secara berkualitas dan tepat sehingga perlu untuk dikembangkan sistem informasi
sumber daya
manusia untuk menunjang
pemenuhan
sumber daya
manusia yang berkualitas.
Beberapa manfaat
bagi perusahaan yang mempunyai sistem informasi sumber daya
pelatihan dan pengembangan tepat pada pekerjaan tertentu. Dapat
mendeteksi secara dini
personil-personil sumber daya manusia perusahaan yang dapat
menduduki suatu posisi jabatan tertentu. Mengetahui
sumber-sumber daya manusia
yang akan
pensiun atau n yang akan diteliti adalah bagaimana membuat rekayasa perangkat lunak sistem informasi
sumber daya
manusia yang dapat
menghasilkan informasi yang dapat menunjang kegiatan
manajemen
sumber daya
manusia perusahan dengan baik.
Karena luasnya
permasalahan di bidang sumber daya manusia maka penulis membatasi
masalah dengan mengambil tiga kegiatan
manajemen
sumber daya
manusia yaitu tentang penarikan eksternal ( External
Recruitment ),
seleksi (
Selection ),
pengembangan (Development) karyawan dan penyajian laporan dari 3 kegiatan di atas.
TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Tujuan penelitian adalah membuat sistem informasi sumber daya manusia yang dapat
meningkatkan manajerial manajer
sumber daya
manusia secara optimal.
Manfaat dari penelitian ini antara lain : - Membantu
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer dalam mengambil keputusan penarikan calon karyawan. - Menyediakan
informasi
tentang calon karyawan dalam hal penempatan calon karyawan yang tepat. - Memberikan
informasi tentang bagaimana proses
pengembangan karyawan yang baik.
METODOLOGI PENELITIAN
Obyek Penelitian Peneliti memilih obyek penelitian pada PT XXX Semarang yang bergerak dibidang produksi kardus.
Metode Pengambilan Data
Untuk memperoleh data tersebut peneliti menggunakan 3 metode
pengumpulan data, yaitu : Observasi, dan perancangan Sistem Informasi
SDM ini
sistem dengan tahapan secagai
berikut :
Identifikasi
Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu himpunan
komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem terdiri dari
komponen-komponen yaitu pekerjaan,
kegiatan, misi atau bagian-bagian
sistem yang
dibentuk untuk mewujudkan tujuan ( Lucas, 1987 : 5 ).
2. Pengertian Informasi
Menurut Leman (1997 : 2 ) informasi
merupakan :
Proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai tambah. Kategori informasi
dikelompokkan
menjadi :
Informasi strategis, Informasi Taktis, Informasi Teknis. 3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang memberikan informasi bagi pengambil
keputusan untuk mengendalikan organisasi Lucas (1987 : 3 ). Menurut Leman (1997 : 3 ) sistem informasi
didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.
Komponen sistem informasi terdiri dari hardware, software, data, manusia, prosedur, input, proses, output,
penyimpanan dan control.
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen disebut sebagai
seni untuk
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini, dikemukakan oleh Mary Parker Follet, yang berarti para manajer mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang
lain untuk
melaksanakan berbagai
pekerjaan. Dilain pihak manajemen mencakup fungsi – fungsi
sumber daya
manusia agar tercapai tujuan
yang telah
ditetapkan
(Handoko,1987:3). Sedangkan sumber daya manusia menurut Gomes (1995:1)
merupakan salah satu sumber daya yang terdapat dalam organisasi, meliputi semua
orang yang
melakukan aktivitas.
Sistem Informasi Manajemen
sumber daya
manusia adalah prosedur untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,
menarik dan
memvalidasi data yang dibutuhkan
oleh sebuah
organisasi tentang sumber-sumber daya manusia ( Simamora, 1997 : 90 ).
ANALISA DAN PERANCANGA N SISTEM
Deskripsi Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia
Kegiatan sistem dimulai adanya lowongan pekerjaan pada perusahaan.
Pelamar
mengirimkan surat lamaran kepada manajer. Surat lamaran yang masuk akan dicatat berkasnya untuk dibuat rangkuman daftar pelamar ( lihat lampiran 1 ). Pelamar
dikelompokkan sesuai dengan jenis lowongannya dan
diberi kode
pelamar,
berdasarkan daftar pelamar manajer membuat surat panggilan. Manajer mengadakan tes seleksi yang diikuti pelamar. Manajer membuat daftar pelamar yang lolos seleksi dari tes tersebut. Manajer memberikan surat panggilan kepada pelamar yang lolos seleksi untuk diterima menjadi calon karyawan dengan merubah daftar pelamar yang lolos seleksi menjadi daftar calon karyawan.
satu tahun karyawan kontrak akan
dipertimbangkan diangkat menjadi karyawan tetap dengan melihat
data calon
karyawan.
Karyawan kontrak yang berprestasi akan diangkat menjadi karyawan tetap, sedangkan karyawan kontrak
yang kurang
berprestasi akan dilepas kontraknya dan diberikan surat pelepasan kontrak. Karyawan kontrak yang diangkat akan diubah statusnya menjadi karyawan tetap dengan merubah data calon karyawan menjadi data karyawan.
Setiap karyawan
mempunyai daftar riwayat pekerjaan ( lihat lampiran 2 ) yang berisi kapan dia diangkat dan jabatan apa saja
yang pernah
dipegang.
Berdasarkan daftar riwayat pekerjaan manager akan mempertimbangka n pengembangan karyawan.
Karyawan akan diikutkan pelatihan ( training ) atau studi lanjut sebagai kegiatan
pengembangan. Karyawan yang mengikuti
pelatihan
(training) akan
dicatat hasil pelatihan, tanggal pelatihan, jenis pelatihan dan lokasi pelatihan. Sedangkan
karyawan yang mengikuti studi lanjut akan dicatat tahun studi, tahun lulus, tempat studi
dan bidang
keahlian.
Berdasarkan kegiatan
manajemen sumber daya manusia di atas, manager membuat laporan manajemen sumber daya manusia kepada direktur yang berisi laporan penarikan, seleksi dan
pengembangan.
Data Flow
Diagram Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia
Gambar 6.1. Diagram Konteks
Entity Relationship Diagram
Gambar 6.2. Entity Relationship
Diagram
Berdasarkan ERD dan normalisasi yang dilakukan akan diperoleh struktur tabel seperti yang ditunjukkan pada tabel 6.1, tabel 6.2., tabel 6.3, tabel 6.4
Tabel 6.1.
Struktur File
Pelamar
Field
Kode_plmr Kode_lwgn
Tabel 6.2
Struktur File
Calon Karyawan
Field
Pendidikan C
Jabatan C 30
Tabel 6.3
Struktur File
Karyawan
Field Type Width Nik C
Nama C 30
Alamat C 40
Tempat_lhr C 15 Tanggal_lhr D
Agama C 20
Jns_klmn C 10
Status C 10
Pendidikan C 30
Jabatan C 20
Gaji N
Tabel 6.4.
Struktur File
Daftar Riwayat
Pekerjaan
Field Type Width
Nik C
Nama C
Jenis_plthn C Lokasi_plthn C Tanggal_plthn D
Hasil C
Tempat_studi C
Keahli C
Th_lulus C Th_studi C
IMPLEMENTAS I SISTEM
Implementas i sistem adalah
tahap untuk
mengintegrasikan
sumber daya
komputer agar siap untuk
mempunyai tujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Untuk
mengimplementasi
kan Sistem
informasi sumber daya manusia yang sudah dibuat dibutuhkan
perangkat keras dan perangkat lunak . Sedangkan spesifikasi
perangkat keras dan lunak yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Perangkat Keras ( dengan freespace minimal 250 MB)
d. VGA : Standard e. Monitor : SVGA
2. Perangkat Lunak
a. Sistem Operasi
: Ms.
Windows XP b. Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Foxpro 9.0
Sedangkan untuk kebutuhan brainware dapat
diambilkan dari
sumber daya
manusia yang capable yang ada dalam perusahaan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem
Informasi lama pada PT.XXX menggunakan
cara yang
manual, sehingga menyebabkan timbulnya berbagai masalah, antara lain sulitnya dalam
pencarian data karyawan dan keterlambatan dalam
memberikan informasi data karyawan kepada bagian yang
membutuhkan. b. Perancangan
sistem baru berbasis
komputer perlu diterapkan untuk memperbaiki sistem lama yang masih bersifat manual. Usulan akan mengelola data karyawan sehingga menampilkan hasil atau output yang diharapkan akan lebih baik.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian,
analisa dan
kesimpulan maka penulis
memberikan saran dan usulan sebagai berikut :
a. Analisa dan rancangan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada PT. XXX agar
pengelolaan SDM dapat dilakukan lebih baik.
b. Perlu
pengembangan kondisi.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir, (1998), Konsep Dan Tuntunan Praktis Basis Data,
Andi Offset, Yogyakarta. Edy Sutanta,
(1995), Sistem Basis Data, Andi Manusia, Andi Offset, Henry Simamora,
Komputindo .
Leman, (1997), Sistem Informasi Manajemen, Andi Offset, Yogyakarta. Lucas, (1987),
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Yogyakarta. Raymond
McLeod, (1995), Sistem Informasi Manajemen, PT.
Prenhallindo , Jakarta. T. Hani Handoko,
