• Tidak ada hasil yang ditemukan

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI S (1)

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI S (1)"

Copied!
6
0
0

Teks penuh

(1)

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

(STUDI KASUS PADA PT. XXX SEMARANG)

Hersatoto Listiyono

Fakultas teknologi Informasi, Univesitas Stikubank Semarang

Abstrak :

Dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki PT. XXX menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem manual. Oleh karena itu sering dihadapi masalah yang ditimbulkan karenanya. Untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem manual tersebut perlu dibuat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis komputer sehingga pengelolaan data dan pembuatan informasi sumber daya manusia dapat dilakukan dengan lebih baik. Pada penelitian ini akan difokuskan pada tiga kegiatan manajemen sumber daya manusia yaitu tentang penarikan eksternal ( external recruitment ), seleksi ( Selection ) dan pengembangan ( development ) karyawan. Untuk mengalisa sistem yang akan dikembangkan digunakan Data Flow Diagram ( DFD ) sehingga memudahkan dalam menguraikan permasalahan. Dari analisa tersebut diharapkan dapat menghasilkan sebuah model sistem informasi baru yang lebih baik dari sistem sebelumnya, sehingga dapat memberikan manfaat bagi kinerja manajer sumber daya manusia. Metode pengembangan sistem baru menggunakan model prototype yaitu proses pembuatan model perangkat lunak yang akan dibuat tanpa menyertakan rincian pemasukan data, proses dan keluaran yang diperlukan. Tahap-tahap yang digunakan dalam pengembangan sistem ini antara lain : tahap pengumpulan kebutuhan, tahap analisa, tahap perancangan dan tahap implementasi . Hal tersebut pada akhirnya dihasilkan sebuah model sistem informasi yang akan digunakan untuk merancang sistem.

(2)

LATAR BELAKANG

Pada

dasarnya suatu perusahaan

dituntut untuk dapat mengelola

sumber daya

organisasi dengan optimal, termasuk didalamnya adalah

sumber daya

manusia. Kegiatan manajemen

sumber daya

manusia yang baik sangat tergantung pada kualitas informasi untuk pengambilan keputusan

dibidang sumber daya manusia. Kemampuan organisasi dalam memperoleh, menyimpan, memelihara dan menggunakan informasi sumber daya manusia merupakan faktor penting yang menunjang

keberlangsungan hidup perusahaan.

Perusahaan harus menyadari pentingnya

pemenuhan

kebutuhan sumber daya manusia secara berkualitas dan tepat sehingga perlu untuk dikembangkan sistem informasi

sumber daya

manusia untuk menunjang

pemenuhan

sumber daya

manusia yang berkualitas.

Beberapa manfaat

bagi perusahaan yang mempunyai sistem informasi sumber daya

pelatihan dan pengembangan tepat pada pekerjaan tertentu.  Dapat

mendeteksi secara dini

personil-personil sumber daya manusia perusahaan yang dapat

menduduki suatu posisi jabatan tertentu.  Mengetahui

sumber-sumber daya manusia

yang akan

pensiun atau n yang akan diteliti adalah bagaimana membuat rekayasa perangkat lunak sistem informasi

sumber daya

manusia yang dapat

menghasilkan informasi yang dapat menunjang kegiatan

manajemen

sumber daya

manusia perusahan dengan baik.

Karena luasnya

permasalahan di bidang sumber daya manusia maka penulis membatasi

masalah dengan mengambil tiga kegiatan

manajemen

sumber daya

manusia yaitu tentang penarikan eksternal ( External

Recruitment ),

seleksi (

Selection ),

pengembangan (Development) karyawan dan penyajian laporan dari 3 kegiatan di atas.

TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

Tujuan penelitian adalah membuat sistem informasi sumber daya manusia yang dapat

meningkatkan manajerial manajer

sumber daya

manusia secara optimal.

Manfaat dari penelitian ini antara lain : - Membantu

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh

manajer dalam mengambil keputusan penarikan calon karyawan. - Menyediakan

informasi

tentang calon karyawan dalam hal penempatan calon karyawan yang tepat. - Memberikan

informasi tentang bagaimana proses

pengembangan karyawan yang baik.

METODOLOGI PENELITIAN

Obyek Penelitian Peneliti memilih obyek penelitian pada PT XXX Semarang yang bergerak dibidang produksi kardus.

Metode Pengambilan Data

Untuk memperoleh data tersebut peneliti menggunakan 3 metode

pengumpulan data, yaitu : Observasi, dan perancangan Sistem Informasi

SDM ini

(3)

sistem dengan tahapan secagai

berikut :

Identifikasi

Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu himpunan

komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem terdiri dari

komponen-komponen yaitu pekerjaan,

kegiatan, misi atau bagian-bagian

sistem yang

dibentuk untuk mewujudkan tujuan ( Lucas, 1987 : 5 ).

2. Pengertian Informasi

Menurut Leman (1997 : 2 ) informasi

merupakan :

Proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai tambah. Kategori informasi

dikelompokkan

menjadi :

Informasi strategis, Informasi Taktis, Informasi Teknis. 3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang memberikan informasi bagi pengambil

keputusan untuk mengendalikan organisasi Lucas (1987 : 3 ). Menurut Leman (1997 : 3 ) sistem informasi

didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari

komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan

informasi.

Komponen sistem informasi terdiri dari hardware, software, data, manusia, prosedur, input, proses, output,

penyimpanan dan control.

Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen disebut sebagai

seni untuk

menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini, dikemukakan oleh Mary Parker Follet, yang berarti para manajer mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang

lain untuk

melaksanakan berbagai

pekerjaan. Dilain pihak manajemen mencakup fungsi – fungsi

sumber daya

manusia agar tercapai tujuan

yang telah

ditetapkan

(Handoko,1987:3). Sedangkan sumber daya manusia menurut Gomes (1995:1)

merupakan salah satu sumber daya yang terdapat dalam organisasi, meliputi semua

orang yang

melakukan aktivitas.

Sistem Informasi Manajemen

sumber daya

manusia adalah prosedur untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,

menarik dan

memvalidasi data yang dibutuhkan

oleh sebuah

organisasi tentang sumber-sumber daya manusia ( Simamora, 1997 : 90 ).

ANALISA DAN PERANCANGA N SISTEM

Deskripsi Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia

Kegiatan sistem dimulai adanya lowongan pekerjaan pada perusahaan.

Pelamar

mengirimkan surat lamaran kepada manajer. Surat lamaran yang masuk akan dicatat berkasnya untuk dibuat rangkuman daftar pelamar ( lihat lampiran 1 ). Pelamar

dikelompokkan sesuai dengan jenis lowongannya dan

diberi kode

pelamar,

berdasarkan daftar pelamar manajer membuat surat panggilan. Manajer mengadakan tes seleksi yang diikuti pelamar. Manajer membuat daftar pelamar yang lolos seleksi dari tes tersebut. Manajer memberikan surat panggilan kepada pelamar yang lolos seleksi untuk diterima menjadi calon karyawan dengan merubah daftar pelamar yang lolos seleksi menjadi daftar calon karyawan.

(4)

satu tahun karyawan kontrak akan

dipertimbangkan diangkat menjadi karyawan tetap dengan melihat

data calon

karyawan.

Karyawan kontrak yang berprestasi akan diangkat menjadi karyawan tetap, sedangkan karyawan kontrak

yang kurang

berprestasi akan dilepas kontraknya dan diberikan surat pelepasan kontrak. Karyawan kontrak yang diangkat akan diubah statusnya menjadi karyawan tetap dengan merubah data calon karyawan menjadi data karyawan.

Setiap karyawan

mempunyai daftar riwayat pekerjaan ( lihat lampiran 2 ) yang berisi kapan dia diangkat dan jabatan apa saja

yang pernah

dipegang.

Berdasarkan daftar riwayat pekerjaan manager akan mempertimbangka n pengembangan karyawan.

Karyawan akan diikutkan pelatihan ( training ) atau studi lanjut sebagai kegiatan

pengembangan. Karyawan yang mengikuti

pelatihan

(training) akan

dicatat hasil pelatihan, tanggal pelatihan, jenis pelatihan dan lokasi pelatihan. Sedangkan

karyawan yang mengikuti studi lanjut akan dicatat tahun studi, tahun lulus, tempat studi

dan bidang

keahlian.

Berdasarkan kegiatan

manajemen sumber daya manusia di atas, manager membuat laporan manajemen sumber daya manusia kepada direktur yang berisi laporan penarikan, seleksi dan

pengembangan.

Data Flow

Diagram Sistem Informasi

Manajemen Sumber Daya Manusia

Gambar 6.1. Diagram Konteks

Entity Relationship Diagram

Gambar 6.2. Entity Relationship

Diagram

Berdasarkan ERD dan normalisasi yang dilakukan akan diperoleh struktur tabel seperti yang ditunjukkan pada tabel 6.1, tabel 6.2., tabel 6.3, tabel 6.4

Tabel 6.1.

Struktur File

Pelamar

Field

Kode_plmr  Kode_lwgn

Tabel 6.2

Struktur File

Calon Karyawan

Field

Pendidikan C

Jabatan C 30

Tabel 6.3

Struktur File

Karyawan

Field Type Width Nik  C

Nama C 30

Alamat C 40

Tempat_lhr C 15 Tanggal_lhr D

Agama C 20

Jns_klmn C 10

Status C 10

Pendidikan C 30

Jabatan C 20

Gaji N

Tabel 6.4.

Struktur File

Daftar Riwayat

Pekerjaan

Field Type Width

Nik  C

Nama C

Jenis_plthn C Lokasi_plthn C Tanggal_plthn D

Hasil C

Tempat_studi C

Keahli C

Th_lulus C Th_studi C

IMPLEMENTAS I SISTEM

Implementas i sistem adalah

tahap untuk

mengintegrasikan

sumber daya

komputer agar siap untuk

(5)

mempunyai tujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Untuk

mengimplementasi

kan Sistem

informasi sumber daya manusia yang sudah dibuat dibutuhkan

perangkat keras dan perangkat lunak . Sedangkan spesifikasi

perangkat keras dan lunak yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Perangkat Keras ( dengan freespace minimal 250 MB)

d. VGA : Standard e. Monitor : SVGA

2. Perangkat Lunak

a. Sistem Operasi

: Ms.

Windows XP b. Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Foxpro 9.0

Sedangkan untuk kebutuhan brainware dapat

diambilkan dari

sumber daya

manusia yang capable yang ada dalam perusahaan.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem

Informasi lama pada PT.XXX menggunakan

cara yang

manual, sehingga menyebabkan timbulnya berbagai masalah, antara lain sulitnya dalam

pencarian data karyawan dan keterlambatan dalam

memberikan informasi data karyawan kepada bagian yang

membutuhkan. b. Perancangan

sistem baru berbasis

komputer perlu diterapkan untuk memperbaiki sistem lama yang masih bersifat manual. Usulan akan mengelola data karyawan sehingga menampilkan hasil atau output yang diharapkan akan lebih baik.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian,

analisa dan

kesimpulan maka penulis

memberikan saran dan usulan sebagai berikut :

a. Analisa dan rancangan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada PT. XXX agar

pengelolaan SDM dapat dilakukan lebih baik.

b. Perlu

pengembangan kondisi.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir, (1998), Konsep Dan Tuntunan Praktis Basis Data,

Andi Offset, Yogyakarta. Edy Sutanta,

(1995), Sistem Basis Data, Andi Manusia, Andi Offset, Henry Simamora,

(6)

Komputindo .

Leman, (1997), Sistem Informasi Manajemen, Andi Offset, Yogyakarta. Lucas, (1987),

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Yogyakarta. Raymond

McLeod, (1995), Sistem Informasi Manajemen, PT.

Prenhallindo , Jakarta. T. Hani Handoko,

Referensi

Dokumen terkait

Skor SUDS subjek 1 yang pada saat pra intervensi adalah 8 (sangat cemas) menurun secara bertahap selama sesi intervensi menjadi 2 (sedikit cemas) saat paska

Rencana Kinerja Dinas Pertanian Kota Bogor Tahun 2019 sebagai penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam Renstra-SKPD Dinas Pertanian Kota

Sehingga dapat ketahui apakah alat bekerja sesuai dengan nilai beban overload yang.. telah

Menyatakan bahwa apa yang saya tulis dalam slripsi berjudul .Motif Penonton Remaja Surabaya dalam Menonton Program Acara CCTV TransTt adalah benar adanya dan

Jika informasi mengenai peraturan lainnya yang berlaku belum tersedia di bagian lain dalam lembaran data keselamatan bahan ini, maka hal ini akan dijelaskan dalam bagian ini.

Peraturan Menteri Agama Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Rektor dan Ketua Pada Perguruan Tinggi Keagamaan Yang Diselenggarakan Oleh Pemerintah (Berita

Jurnal Pascapanen dan Bioteknologi Kelautan dan Perikanan 1907-9133 Kementerian Kelautan dan Perikanan 92 Pertanian Kedokteran Hewan dan Lingkungan Jurnal Penelitian

Dalam pengertian yang kedua ini dapat berwujud: (a) segenap kegiatan yang dilakukan seseorang untuk membantu seseorang atau sekelompok peserta didik dalam