A. TUJUAN PEMBELAJARAN - KONSEP DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

(1)

Modul Sistem Informasi Akuntansi

PERTEMUAN 7 KONSEP DAN STRUKTUR PENGENDALIAN

INTERNAL

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengendalian internal yang meliputi struktur organisasi beserta semua

2. Mengetahui unsur dan komponen-komponen pengendalian internal

B. URAIAN MATERI

1. KONSEP DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah.

2. PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERNAL

(2)

(3)

(4)

Modul Sistem Informasi Akuntansi pengendalian internal perusahaan karena mereka harus menilai risiko perusahaan tidak dapat mencapai tujuan perusahaan serta menerapkan pengendalian internal yang dapat menurunkan risiko tersebut.

3. TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL

Setiap stakeholder, seperti pemegang saham, manajer, pelanggan, dan karyawan mungkin memiliki tujuan yang berbeda. Pemegang saham mungkin hanya peduli dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham. Manajer pemasaran mungkin hanya tertarik dengan tujuan yang berkaitan dengan pangsa pasar, penjualan dan kepuaasan pelanggan. Karyawan lebih berfokus pada kenaikan gaji dan bonus tahunan. Sementara pelanggan barangkali lebih mengejar diskon dan layanan cepat.Tujuan pengendalian internal meliputi:

1. Efsiensi dan efektivitas operasi. 2. Reliabilitas pelaporan keuangan.

3. Kepatuhan pada peraturan dan hokum berlaku. 4. Menjaga keamanan asset.

Manajemen seharusnya menyusun tujuan pengendalian secara terinci untuk setiap siklus transaksi yang ada seperti: siklus pembelian, siklus produktif, dan siklus pendapatan. Berikut contoh tujuan pengendalian dalam setiap siklus.

SIKLUS TUJUAN PENGENDALIAN

Pembelian 1. Pemasok harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.

2.

Akses terhadap catatan karyawan, gaji, dan

pengeluaran diijinkan hanya jika sesuai

dengan kriteria manajemen.

(5)

serta

(6)

(7)

dilaporkan.

Produksi/

Konversi 1. Perencanaan produksi diotorisasiharus sesuai dengan kriteria

manajemen.

2.

Harga pokok produk harus akurat serta

segera

diklarifkasikan,diring

kas, dan

dilaporkan.

Pendapatan 1. Pelanggan harus diotorisasi sesuai dengan kriteria

manajemen.

2.

Harga dan persyaratan barang atau jasa

yang akan dijual harus diotorisasi sesuai

dengan kriteria manajemen.

3. Semua pengiriman barang dan penyampaian jasa harus

AICPA merumuskan tujuan dari pengendalian internal, yaitu: a) Menjaga keamanan harta milik perusahaan

b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi c) Meningkatkan efsiensi operasional perusahaan

d) Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

4. UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

(8)

sistem pengendalian internal:

(9)

(10)

b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam organisasi: struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur hak dan wewenang masing-masing tingkatan beserta seluruh jajarannya. Uraian tugas harus didukung petunjuk prosedur berbentuk peraturan pelaksanaan tugas disertai penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang mengesahkan kegiatan, kemudian berhubungan dengan pencatatan harus disertai pula prosedur yang baku.

c) Pelaksanaan kerja secara sehat: tata cara kerja secara sehat merupakan pelaksanaan yang dibuat sedemikian sedemikian rupa sehingga mendukung tercapainya tujuan pengendalian internal yang ditunjukkan dalam beberapa cara. Unsur kehati-hatian penting dijaga agar tidak seorang pun menangani transaksi di awal sampai akhir sendirian, harus rolling antar pegawai, melaksanakan berbagai tugas yang telah diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan.

d) Pegawai berkualitas: secara umum kualitas karyawan ditentukan tiga aspek, yaitu: pendidikan, pengalaman dan ahklak. Tidak hanya kualitas, tetapi kesesuaian tanggung jawab dan pembagian tugas perlu diperhatikan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan berdasarkan proses rekruitmen yang dilakukan kepada mereka, apakah berbasis profesiona atau carity (kedekatan teman).

5. KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL

Komponen pengendalian internal sangat dipengaruhi oleh kejadian atau hubungan antar masing-masing komponen dalam sistem pengendalian internal. Berikut beberapa komponen-komponen tersebut:

a) Lingkungan Pengendalian

(11)

(12)

(13)

Pelanggaran etika dan kurangnya integritas sering sekali terjadi, misalnya tenaga penjual tidak berkata jujur mengenai produk yang sedang ia tawarkan kepada konsumen, manajer pembelian menerima suap dari pemasok agar dapat membeli produk dari pemasok tersebut walaupun tidak sesuai dengan spesifkasi produk yang dibutuhkan, atau suatu perusahaan tetap memproduksi asbestos walaupun mengetahui bahayanta bagi kesehatan, sehingga beberapa karyawannya mengidaa penyakit kanker. Integritas dan nilai-nilai etika akan terjaga dengan baik apabila budaya perusahaan yang terbentuk mendukungnya. Budaya perusahaan meliputi keyakinan umum, praktik dan perilaku dari para karyawan perusahaan. Apabila budaya perusahaannya bermasalah, maka budaya perusahaan tersebut justru akan menghambat perilaku etis. Misalnya, apabila fokus internal perusahaan sangat berlebihan terhadap target penjualan, deadline yang tidak masuk akal, dan prinsip “asal bos senang” maka para karyawan akan melakukan segala cara (termasuk cara yang tidak etis) untuk mencapai tujuannya.

ii. Komitmen terhadap kompetensi.

Kompetensi sangat penting untuk memfungsikan proses pengendalian internal

iii. Filosof manajemen dan gaya operasi

Pengendalian yang efektif akan diawali dari flosof manajemen, kebijakan dan prosedur pengendalian yang efektif akan diterapkan. Dengan kesadaran bahwa pengendalian ini sangat penting maka akan dikomunikasikan ke bawahan melalui gaya operasi manajemen. Sebaliknya apabila manajemen tidak menganggap penting atas pengendalian, makan bawahan akan merasakan sikap manajemen tersebut dan akibatnya tujuan pengendalian tidak akan tercapai.

(14)

Struktur organisasi akan ditentukan oleh pola

(15)

(16)

pad gambar dibawah ini menjelaskan bahwa fungsi penagihan adalah tanggung jawab langsung manajer akuntansi. Manajer akuntasi tersebut bertanggung jawab kepada controller dan controller bertanggung jawab kepada presiden direktur.

v. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

(17)

(18)

Pembagian tugas yang efektif tergantung pada perencanaan atas semua prosedur secara tepat dan rinci serta penugasan yang tepat ke karyawan. Prosedur dan instruksi tertulis dapat mencegah duplikasi pekerjaan, hilangnya fungsi yang penting, kesalahpahaman, atau situasi lain yang akan memperlemah pengendalian internal.

Penyeliaan (supervision) adalah pemantauan secara langsung terhadap kinerja karyawan. Penyeliaan yang tepat menjamin bahwa tugas telah dilaksanakan sesuai dengan penugasan.

Rotasi jabatan membuat karyawan dapat memeriksa atau memverifkasi pekerjaan karyawan lain selama mereka melaksanakan tugas dalam periode tertentu. vi. Penilaian risiko

Penilaian risiko merupakan identifkasi, analisis dan pengelolaan risiko yang berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian internal. Contoh risiko yang relevan dari proses pelaporan keuangan menjadi perubahan dalam lingkungan operasi organisasi, perubahan personil, perubahan system informasi, teknologi baru, perubahan industry, lini produk baru dan peraturan baru. Penilaian risiko dapat dijabarkan secara rinci dalam siklus transaksi atau dalam system informasi:

a. Penilaian resiko siklus pembelian. Dalam siklus pembelian, risiko dapat bersumber: penerimaan barang atau jasa yang tidak diotorisasi, kesalahan dalam hal jenis barang yang diterima, kesalahan dalam hal kuantitas atau kualitas barang/jasa yang diterima, pembayraran utang yang tidak diotorisasi, kesalahan dala hal jumlah yang dibayarkan.

(19)

asset tetap, kinerja produksi yang kurang bagus, gangguan produksi.

(20)

(21)

yang disampaikan, pengiriman barang ke alamat yang salah,

keterlambatan penagihan atau bahkan tidak tertagih, kesalahan

jumlah yang ditagih.

d. Penilaian resiko sistem informasi. Dalam system informasi, resiko dikategorikan menjadi dua, yaitu:

· Risiko perekaman: risiko ini terjadi karena tidak terekamnya informasi kejadian secara akurat. Kesalahan dalam perekaman dapat menyebabkan terjadinya kerugian.Misal, kesalahan memasukkan kode pelanggan dalam catatan penjualan mengakibatkan pelanggan tidak akan ditagih dan perusahaan tidak menerima hasil penjualan.

· Risiko update: adalah risiko apabila summary felds

dalam master records tidak diupdate tepat waktu. Misal, order penjualan tidak dapat dilakukan karena kualitas persediaan dilaporkan nol, walaupun sebenarnya persediaan produk tersebut tersedia digudang. Keterlambatan update kas dapat menyebabkan cek yang dikeluarkan perusahaan tidak dapat diuangkan (cek mundur).

vii. Informasi dan komunikasi

Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan dari prosedur dan catatan yang dibuat untuk memulai, merekam, memproses, dan melaporkan kejadian dalam proses bisnis. Komunikasi diperlukan untuk memberikan pemahaman atas peranan dan tanggung jawab individu.

viii. Pemantauan

Manajemen seharusnya memantau pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi seperti seharusnya.

ix. Aktivitas Pengendalian

(22)

pengendalian meliputi:

(23)

(24)

Untuk mengendalikan suatu proses dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian aliran pekerjaan berfokus pada tanggung jawab atas kejadian, urut-urutan kejadian, aliran informasi antara kejadian. Pengendalian aliran pekerjaan meliputi:

· Pembagian tugas

merupakan konsep dasar dalam merancang aktivitas pengendalian internal. Biasanya kecurangan terjadi apabila karyawan yang memiliki akses ke asset juga memilki akses ke catatan perusahaan, missal: kasir mungkin saja mengambil uang hasil penjualan dan membuang faktur penjualannya

· Urutan-urutan kejadian yang diwajibkan

Perusahaan memiliki kewajiban yang mewajibkan suatu proses mengikuti urutan tertentu. Misal, sebuah hotel mensyaratkan kartu kredit sebelum melakukan booking reservasi, meskipun kartu kredit tersebut tidak akan dipotong sampai pelanggan selesai menginap. Hal tersebut dilakukan untuk mengurangi risiko pelanggan tidak membayar biaya menginap.

· Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara paling penting untuk mengamankan aset seperti: kas, persediaan, dan data adalah dengan membatasi akses hanya bagi karyawan yang mengerjakan tugasnya. Untuk membatasi akses ke aset, aset fsik disimpan di tempat yang aman. Sebagai contoh: gudang hanya boleh dimasuki oleh karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang.

· Rekonsiliasi catatan dengan bukti fsik aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan perusahaan untuk menjamin bahwa kejadian yang direkam dan data master fle berhubungan dengan aset fsik. Misal, total kas yang direkonsiliasi dengan cash register menjamin bahwa kas yang dipertanggungjawabkan tidak hilang atau dicuri.

(25)

(26)

Meliputi analisis kinerja, misalnya dengan membandingkan hasil sesungguhnya dengan anggaran, forecast standar, dan data periode sebelumnya. Contohnya: manajer pemasaran mereview penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang harus dihentikan produksinya karena kurang laku.

· Pengendalian aplikasi

Berlaku untuk setiap aplikasi SIA, misalnya mengen-try order dan utang dagang.

· Pengendalian umum

Merupakan pengendalian yang lebih luas yang berkaitan dengan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian terhadap input yang merupakan bagian dari pengendalian umum dapat digunakan untuk meningkatkan akurasi dan validitas entry data. Pengendalian terhadap peralatan termasuk pengendalian umum, seperti prosedur untuk melindungi peralatan dari kerusakan dan pencurian. Pengendalian umum juga meliputi pengendalian terhadap proses pengembangan dan pemeliharaan aplikasi software.

C. LATIHAN / SOAL

1. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian internal SIA ? 2. Apakah yang dimaskud dengan ancaman dan resiko ?

3. Sebutkanlah empat kelompok dan klasifkasi pengendalian internal ? 4. Bagaimanakah menilai dan mengetahui resiko perusahaan dalam

sistem informasi akuntansi ?

5. Sebutkanlah komponen COSO’s Internal Model ?

D. DAFTAR PUSTAKA Sumber data:

(27)

(28)

2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.

Referensi buku:

1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.

2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.

3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat

(29)