BAB 12
PENGURUSAN PROJEK
OBJEKTIF
Setelah mengikuti pelajaran ini, anda seharusnya boleh:
1. Mendefinisikan pengurusan projek dan membezakan ia dengan operasi pembuatan/pengilangan.
2. Menerangkan tentang elemen-elemen pengurusan projek. 3. Membezakan teknik PERT dan teknik CPM.
4. Mengaplikasikan teknik PERT dan CPM untuk mengurus projek bagi meningkatkan kecekapan dan meminimumkan kos.
PENDAHULUAN
Pengurusan projek merupakan satu pengurusan yang melibatkan aktiviti pembangunan atau inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan mengawal sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek itu dapat disempurnakan dalam tempoh yang ditetapkan . Tiga aktiviti utama pengurusan projek yang perlu diketahui adalah perancangan, penjadualan dan pengawalan. Aktiviti pengawalan pula menggunakan teknik PERT, CPM dan Carta Gantt. Pengurus perlu mengetahui kaedah untuk menguruskan pasukan projek dan matrik organisasi. Kemudian pengurus perlu menentukan bagaimana perancangan, pengawalan dan penjadualan projek berfungsi.
ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN PROJEK
Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar sistem pengeluaran dan biasanya projek organisasi (project organization) akan dibentuk untuk memudahkan perjalanan projek dapat dilaksanakan dengan lebih lancar dan sempurna.Tiga peringkat pengurusan projek ialah:
1. Perancangan (planning)
a) Perancangan projek merangkumi aktiviti menentukan objektif projek. Ia bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukan untuk menjalankan sesuatu projek. Kadang-kala perancangan itu akan disenaraikan dalam bentuk dokumen formal yang dikenali sebagai skop projek (statement of work).
b) Selepas itu, projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai Struktur Pembahagian Kerja (Work Breakdown Structure (WBS)) di mana aktiviti-aktiviti akan disenaraikan daripada setiap komponen itu.
2. Penjadualan (scheduling)
Penjadualan dilakukan untuk menganggarkan jangka masa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti. Jika masa yang dianggarkan melebihi masa yang dihadkan, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan sama ada dengan menambahkan sumber tenaga atau dengan cara lain yang boleh mempercepatkan penyiapan projek itu. Tujuan penjadualan adalah:
• Menentukan dan menghubungkait antara aktiviti dengan aktiviti yang lain.
• Mengenalpasti hubungan (precedence relationship) antara aktiviti-aktiviti. Hubungan ini dapat ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf rangkaian.
• Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggelaraan setiap aktiviti.
• Mengoptimumkan penggunaan sumber-sumber manusia dan bahan dengan lebih cekap khasnya dalam aktiviti kritikal.
Carta Gantt
Carta Gantt merupakan satu teknik proses penjadualan yang popular. Carta Gantt (rujuk rajah 15.1) juga dikenali sebagai Carta Bar di mana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama dengan laluan (tempoh) masa perjalanan. Carta Gantt membantu pengurus untuk mengenalpasti:
• Semua aktiviti telah dirancang
• Persembahan dalam pekerjaan ditunjukkan
• Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan
• Jangkamasa keseluruhan projek dipersembahkan
3. Pengawalan (controling)
Pengawalan melibatkan pengawalan sumber, kos kualiti dan belanjawan. Pengawalan pekerja pula melibatkan:
RAJAH 15.1: Carta Gantt
Time
J
F
M
A
M
J
J
A
S
Design
Prototype
Test
Revise
Production
• Memastikan semua aktiviti telah dikenalpasti.
• Sumber –sumber yang diperlukan dikenalpasti
• Perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek.
Ketiga-tiga peringkat ini digunakan dalam teknik PERT, CPM dan Carta Gantt. Pasukan projek dan matrik organisasi memainkan peranan yang penting untuk melaksanakan ketiga-tiga peringkat pengurusan projek.
1. Pasukan Projek (Project Team)
Pasukan projek terdiri daripada kumpulan individu dari organisasi atau dari luar organisasi yang bergantung kepada kemahiran tertentu dan pengalaman yang berkaitan dengan suatu projek. Pasukan projek atau juga dikenali sebagai projek organisasi ini biasanya bersifat sementara waktu sahaja. Ia diketuai oleh seorang pengurus yang dikenali sebagai pengurus projek yang memainkan peranan dalam mengendalikan perjalanan sesuatu projek dan mengelakkan kerugian atau risiko. Antara peranan seorang pengurus adalah:
• Memastikan semua tugas dan aktiviti yang diagihkan dapat disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.
• Memastikan kos projek adalah tertakluk kepada had belanjawan yang ditetapkan.
• Projek dapat mencapai matlamat syarikat yang berkualiti.
• Memastikan tugas dapat disempurnakan dengan penuh bermotivasi dan berdasarkan maklumat yang cukup.
2. Organisasi Matrik
RAJAH 15.2 : Struktur Organisasi Matrik
TEKNIK PENGURUSAN PROJEK: PERT DAN CPM
Program Penilaian dan Teknik Pemeriksaan (PERT: Program Evaluation and Review Technique) dan Kaedah Laluan Genting (CPM: Critical Path Method) merupakan teknik yang dibentuk untuk membantu pengurus untuk mengatur, megurus dan mengawal projek-projek yang besar dan kompleks.
PERT merupakan satu teknik yang membolehkan pengurus untuk mengatur dan mengawal projek yang besar dan kompleks melalui pengambilan anggaran sebanyak tiga kali untuk setiap aktiviti. Jadi, PERT telah meletakkan tiga yang berbeza mengikut kebarangkalian-kebarangkalian tertentu. Manakala CPM pula merupakan satu bentuk teknik rangkaian yang hanya menggunakan satu faktor masa per aktiviti untuk membolehkan pengurus mengawal dan menjadualkan projek besar dan kompleks. Dengan kata lain, masa aktiviti bagi CPM adalah tetap dan tidak berubah walau apa pun situasi projek yang dirancangkan. Disebabkan faktor ini, boleh dikatakan bahawa PERT adalah lebih realistik kerana secara realitinya dalam perlaksaan projek, syarikat mungkin akan menempuhi masalah-masalah yang akan menyebabkan masa projek akan terganggu. Masalah seperi hujan dan bencana alam adalah sukar dielak dan mungkin akan menyebabkan projek tidak boleh disiapkan mengikut masa yang dirancangkan.
Langkah-langkah yang perlu dilalui oleh CPM dan PERT adalah seperti berikut:
1. Mendefinisikan projek dan menyediakan struktur rangka kerja
2. Membentuk suatu perhubungan di antara aktiviti itu. Menentukan yang mana satukah aktiviti yang mesti disediakan dan yang manakah mesti mengikut yang lain.
3. Melukiskan rangkaian yang menghubungkan kesemua aktiviti 4. Menentukan masa dan anggaran kos bagi setiap aktiviti
5. Tentukan masa yang paling panjang/lama melalui rangkaian. Hal ini dikenali sebagai laluan genting.
6. Menghubungkan rangkaian untuk membantu dalam mengurus dan menjadualkan projek.
Bagi melukis rangkaian aktiviti-aktiviti, terdapat dua kaedah yang boleh digunakan iaitu AON dan AOA. Kedua-dua teknik ini digambarkan seperti di dalam gambarajah 15.2 di bawah:
Rajah 15.2: Rangkaian AON dan AOA
Test Engineer Mechanical
Engineer P
Prroojjeecctt11 Manager Project
Technician
Technician P
Prroojjeecctt22 Project
Manager Electrical Engineer
Computer Engineer Marketing Finance
Human Resources
Design Quality
Mgt
Aktiviti Nod (Activity-on-node)
AON
Maksud Aktiviti Aktiviti Anak Panah (Aktivti-on-arrow)
AOA
Contoh 1
Bentukkan rangkaian berdasarkan maklumat berikut:
Aktiviti Deskripsi Aktiviti terdahulu
(Immediate Predecessor)
A Build internal components -
A dibuat sebelum B, B dibuat
sebelum C
A
C
(a)
B
B
A
C
A
A
A dan B mesti siap sebelum C
(b
C
C
B
B
B
B dan C tidak boleh dibuat sehingga A siap
B
A
(c)
A
C
C
C dand D tidak boleh dibuat sehingga A dand
B disipakan
B
A
C
A
C
(d)
B
D
D
C tidak boleh dibuat sehingga A dan B disiapkan; D tidak
boleh dibuat sehingga B telah siap. Aktiviti patung
(dummy) digunakan untuk AOA
(e
C
A
B
A
C
D
Dummy
B Modify roof and floor -
C Construct collection stack A
D Pour concrete and install frame A,B
E Build high-temperature burner C
F Install pollution control system C
G Install air pollution device D,E
H Inspect and test F,G
Penyelesaian:
Rangkaian berdasarkan AON:
Rangkaian berdasarkan AOA
PERT (PROGRAM EVALUATING AND REVIEW TECHNIQUE)
G
E
F
H
C
A
Start
D
B
H H
7 7 D
Duummmmyy A
Accttiivviittyy 66 F
F E
E
G G
5 5 D
D 4 4 C C
1 1
3 3 2 2
Perbezaan utama antara PERT dan CPM adalah teknik PERT menggunakan tiga bentuk anggaran masa aktiviti untuk setiap aktiviti. Tetapi CPM menggunakan satu bentuk faktor masa sahaja untuk setiap aktiviti.
Untuk setiap aktiviti dalam PERT, masa optimis perlu terperinci, masa yang paling mungkin (most likely time) dan anggaran masa pesimis. Definisi bagi tiga bentuk anggaran masa adalah seperti berikut:
a) Maso Optimis (Optimistic Time)
Merupakan masa yang paling singkat dalam sesuatu aktiviti dan boleh disempurnakan jika seluruh proses aktiviti dijalankan dengan baik.
b) Masa Yang Kemungkinan (Most Likely Time)
Merupakan anggaran subjektif bagi masa aktiviti jika aktiviti diulang banyak kali
c) Masa Pesimis (Pessimistic Time)
Merupakan masa yang paling panjang untuk menyempurnakan aktiviti dengan andaian semua perkara yang dijalankan adalah tidak benar.
Formula berikut digunakan untuk mengira masa yang dijangka untuk melengkapkan aktiviti (t), dan varians bagi masa dan melengkapkan aktiviti (v).
a + 4m + b t =
6
2
b - a v =
6
⎛ ⎞ ⎜ ⎟ ⎝ ⎠
Di mana:
a = masa optimis untuk melengkapkan aktiviti b = masa pesimis untuk melengkapkan aktiviti
m = masa yang paling mungkin untuk melangkapkan aktiviti t = masa yang dijangka untuk melengkapkan aktiviti (min masa) v = varians bagi masa melengkapkan aktiviti
Contoh 2
Kirakan masa yang dijangka (t) dan varians (v) bagi melengkapkan setiap aktiviti berdasarkan anggaran masa berikut:
Aktiviti a m b
A 3 4 5 B 1 3 5 C 5 6 7 D 6 7 8
Aktiviti a + 4m + b a + 4m + b t =
6
b - a 6
⎛ ⎞ ⎜ ⎟ ⎝ ⎠
2
b - a v =
6
⎛ ⎞ ⎜ ⎟ ⎝ ⎠
A 24 4 2/6 4/36 B 18 3 4/6 16/36 C 36 6 2/6 4/36 D 42 7 2/6 4/36
ANALISIS LINTASAN GENTING
Analisis lintasan atau laluan genting merupakan model rangkaian untuk mencari jadual yang terpendek bagi aktiviti bersiri. Definisi lintasan genting ialah lintasan terpanjang melalui rangkaian (network). Tujuan utama analisis lintasan genting dijalankan adalah untuk menentukan kuantiti yang seterusnya (ES,LS, EF, LF dan S) bagi setiap aktiviti berikut:
• ES (Aktiviti masa mula awal) - masa terawal sesuatu aktiviti boleh dimulakan
• LS (Aktiviti masa mula akhir) – masa terlewat untuk memulakan sesuatu aktiviti.
• EF (Aktiviti masa siap awal) – masa terawal sesuatu aktiviti boleh diselesaikan.
• LF (Aktiviti masa siap akhir) – masa terlewat sesuatu aktiviti boleh diselesaikan.
• S (masa kendur) – Masa di mana sesuatu aktiviti boleh dilengahkan atau ditangguh. Bagi aktiviti yang berada dalam lintasan genting, S (masa kendur) adalah kosong. Ini bermakna aktiviti dalam lintasan genting tidak boleh dilengahkan kerana ia akan memberi kesan kepada masa penyiapan keseluruhan projek.
Formula-formula penting untuk mendapatkan lintasan genting ialah:
EF = ES + t LF = LS + t
S = LS – ES @ S = LF - EF
Selain mencari nilai S (masa kendur), laluan genting juga diperolehi dengan menjumlahkan masa (t) bagi semua aktiviti-aktiviti yang berada dalam sesuatu rangkaian. Rangkaian yang mempunyai jumlah masa yang terpanjang juga merupakan lintasan genting dalam sesuatu projek!
Contoh 3
Maklumat dalam jadual berikut adalah aktiviti-aktiviti yang diperlukan untuk menyiapkan satu projek. Lukisan diagram keutamaan dan tentukan slack (S) bagi semua aktiviti. Tentukan juga apakah lintasan genting bagi projek ini dan masa bagi lintasan tersebut.
Aktiviti Masa (Hari) Keutamaan
C 2 A D 4 B E 4 C F 3 C G 5 D,E
Penyelesaian:
Diagram Keutamaan
ES, EF, LS, LF dan S bagi aktiviti
Aktiviti t ES EF LS LF S
A 2 0 2 0 2 0 B 3 0 3 1 4 1 C 2 2 4 2 4 0 D 4 3 7 4 8 1 E 4 4 8 4 8 0
F 3 4 7 10 13 6
G 5 8 13 8 13 0
Berdasarkan jadual di atas, aktiviti yang mempunyai S = 0 adalah A, C, E dan G. Jadi aktiviti-aktiviti ini adalah aktiviti-aktiviti kritikal serta lintasan kritikal (A-C-E-G). Laluan terpanjang ialah (2 + 2 + 4 + 5) = 13 hari.
E(4)
A(2)
2
4
1
3
5
B(3)
C(2)
D(4)
F(3)
G(5)
LATIHAN BAB 12
1. Pengurusan projek adalah berbeza dari pengurusan pembuatan yang konvensional. Apakah elemen-elemen yang perlu ada pada pengurusan projek yang baik?
2. Berikan perbezaan antara teknik CPM dan teknik PERT.
3. Lukiskan diagram keutamaan AON berdasarkan aktiviti-aktiviti yang disenaraikan di bawah: Berapa lamakah projek ini akan disiapkan sepenuhnya? Apakah aktiviti laluan kritikal bagi projek ini?
Aktiviti Keutamaan Masa-hari Aktiviti Keutamaan Masa-hari
A - 3 E B 4 B A 4 F C 4 C A 6 G D 6 D B 6 H E,F 8
4. En. Kamal merancang untuk membangunkan satu program latihan kepada pengurus pertengahan. Beliau telah menyenaraikan beberapa aktiviti yang perlu dijalankan untuk mengendalikan program tersebut. Aktiviti, keutamaan dan masa aktiviti adalah seperti di dalam jadual di bawah:
Aktiviti Keutamaan Masa-hari Aktiviti Keutamaan Masa-hari
A - 2 E A,D 3
B - 5 F C 6
C - 1 G E,F 8
D B 10 a) Bentukkan jaringan AON untuk kes ini. b) Tentukan lintasan kritikal bagi program ini. c) Apakah masa penyiapan program ini.
d) Tentukan Slack (S) bagi setiap aktiviti yang disenaraikan.
5. Restoran Nasi Kandar Pelita ingin membuat pengubahsuaian kecil pada restoran tersebut. Pengubahsuaian ini melibatkan 6 aktiviti (dalam jam). Berdasarkan anggaran masa a, m dan b di bawah, kirakan masa dijangka dan sisihan piawai untuk setiap aktiviti.
Aktiviti a m b
1 11 15 19 2 27 31 41 3 18 18 18
4 8 13 19
