A. Pendahuluan
Dokumentasi adalah narasi, diagram alir, diagram, dan material tertulis lain yang menjelaskan bagaimana suatu sistem bekerja. Dokumentasi biasa dilengkapi dengan deskripsi naratif, yaitu penjelasan tertulis, tahap demi tahap, mengenai komponen-komponen sistem dan bagaimana komponen-komponen tersebut berinteraksi. Tingkatan-tingkatan dari pentingnya dokumentasi adalah sebagai berikut.
1. Tingkatan minimum, yaitu kemampuan untuk membaca dokumentasi dalam rangka memahami bagaimana sebuah sistem berkerja.
2. Tingkatan mampu mengevaluasi dokumentasi untuk mengidentifikasi kekutan dan kelemahan pengendalian internal serta memberikan rekomendasi perbaikan maupun memberikan masukan terkait sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Tingkatan mampu menyiapkan dokumentasi yang bagaimana sebuah sistem yang telah ada maupun sistem yang direkomendasikan akan bekerja.
Rinkasan mata kuliah ini akan membahas beberapa sarana dokumentasi, yaitu: 1. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan deskripsi grafis dari data sumber, aliran data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Flowchart
Flowchart merupakan deskripsi grafis dari sebuah sistem. Flowchart dapat berupa:
a. Document Flowchart
Document Flowchart menunjukkan aliran dokumen dan informasi antardepartemen atau area tanggung jawab.
b. System Flowchart
System Flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari sebuah sistem
informasi.
c. Program Flowchart
Program Flowchart merupakan urutan operasi logis yang dilaksanakan oleh komputer pada saat
melaksanakan program tertentu. 3. Business process diagrams
Business process diagrams merupakan deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh sebuah
perusahaan. B. Data Flow Diagram
1. Sombol-simbol DFD
SIMBOL NAMA PENJELASAN
Sumber Data dan Tujuan Data
Merupakan simbol untuk sumber data, yaitu entitas yang memproduksi atau mengirim data yang dimasukkan ke dalam sistem serta tujuan data, yaitu entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem.
Aliran Data Merupakan simbol untuk aliran data, yaitu pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.
Proses Transformasi Merupakan simbol untuk proses yang mengubah data dari input menjadi output (berupa data lain maupun informasi).
Penyimpanan Data Merupakan simbol untuk penyimpanan data.
Pengendalian Internal Merupakan simbol untuk internal kontrol sebagaimana akan dibahas dalam pertemuan-pertemuan selanjutnya.
2. Mendetailkan DFD
Dalam praktiknya, tidak banyak sistem yang dapat digambar secara lengkap dalam selembar kertas. Oleh karena itu, perlu dilakukan pembagian tingkatan-tingkatan DFD dari yang global kemudian lebih mendetail dan seterusnya. Tingkatan-tingkatan DFD tersebut adalah sebagai berikut.
a. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan level diagram yang menunjukkan ringkasan dari sebuah sistem. Diagram ini menunjukkan sistem pemrosesan data dan entitas eksternal yang menjadi sumber data maupun tujuan data.
b. Diagram level pertama dst.
Diagram level pertama dan seterusnya merupakan penggambaran secara lebih mendetail dari diagram konteks maupun diagram level di atasnya.
3. Panduan Pembuatan DFD
Beberapa panduan dalam menggambar DFD, baik diagram konteks maupun diagram level di bawahnya adalah sebagai berikut.
a. Pahami sistem yang akan digambar melalui observasi atas aliran informasi dalam sistem maupun dengan melakukan interviu terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
b. Abaikan proses pengendalian maupun tindakan pengendalian, misalnya tindakan mengoreksi kesalahan.
c. Tentukan batasan-batasan sistem, yaitu dari mana sistem tersebut dimulai dan di mana sistem tersebut berakhir.
dari penyimpanan data. Label yang diberikan adalah nama dokumen.
f. Aliran data yang selalu bersama cukup digambarkan dengan satu simbol aliran data dengan menjadikan nama kedua dokumen tersebut sebagai label. Adapun yang selainnya harus digambarkan dengan simbol yang berbeda.
g. Tunjukkan suatu proses dengan menggunakan simbol lingkaran. Proses adalah ketika sebuah data diubah menjadi data lain. Oleh karena itu, setiap setiap proses paling tidak harus memiliki satu aliran data masuk dan satu aliran data keluar.
h. Proses-proses yang terjadi secara simultan dapat digambarkan dengan menggunakan satu simbol. i. Berikan label terhadap proses-proses tersebut dengan menggunakan angka (1.0, 2.0, 3.0, dst.) secara
berurutan sesuai dengan urutan keterjadiannya. Selanjutnya pada DFD level yang lebih detail, penjabaran dari proses dengan label 1.0, misalnya, akan menjadi 1.1, 1.2, 1.3, dst.
j. Pemberian nama dari sebuah proses tertentu harus diawali dengan kata kerja, misalnya mutakhirkan, siapakan, dll.
k. Identifikasi dan berikan label untuk seluruh penyimpanan data, baik sebagai sementara maupun permanen.
l. Identifikasi dan berikan label untuk seluruh sumber dan tujuan data. Sebuah entitas dapat menjadi sumber dan tujuan data sekaligus. Namun, entitas tersebut dapat digambar lebih dari satu kali dalam satu diagram dalam rangka meminimalisasi adanya garis-garis aliran data yang berpotongan.
m. Usahakan seoptimal mungkin agar aliran data adalah dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. n. Lakukan reviu dan perbaikan secara terus menerus untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Pada hasil
final DFD, tidak boleh ada garis aliran data yang berpotongan. o. Pada setiap halaman DFD, cantumkan informasi tentang:
a. nama DFD,
b. tanggal penyiapan DFD, dan c. nama yang membuat DFD. C. Flowcharts
1. Simbol-simbol Flowchart
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, Flowchart merupakan sebuah teknik analitis yang menggunakan sejumlah simbol-simbol standar untuk menggambarkan beberapa aspek dari sebuah sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Simbol-simbol tersebut adalah sbb.
SIMBOL NAMA PENJELASAN
Simbol Input/Output Merupakan simbol dari peralatan atau media yang menyediakan input bagi atau mencatat output dari sebuah proses.
SIMBOL NAMA PENJELASAN
Input data online Merupakan simbol yang menunjukkan input data dengan menggunakan peralatan online, e.g. PC.
Beberapa kopi dokumen
Merupakan simbol yang mengindikasikan beberapa kopi dari dokumen kertas atau laporan. Kopi dokumen harus dinomori pada pojok kanan atas.
Tampilan elektronis Merupakan simbol yang menunjukkan informasi yang ditampilkan oleh sebuah peralatan output online, e.g. monitor atau screen.
Terminal atau PC Merupakan kombinasi dari simbol tampilan elektronis dan input data online untuk menunjukkan adanya terminal atau PC.
Simbol Pemrosesan Merupakan simbol yang bagi peralatan yang digunakan untuk memproses data maupun simbol bagi pemrosesan data secara manual.
Pemrosesan komputer
Merupakan simbol yang menunjukkan proses yang dilaksanakan dengan menggunakan sebuah komputer. Biasanya menghasilkan perubahan data atau informasi. Operasi manual Merupakan simbol yang menunjukkan sebuah proses operasi
tertentu yang dilaksanakan secara manual.
Magnetic disk/drive Merupakan simbol yang mewakili data yang disimpan dalam sepuah magnetic disk atau drive.
Simbol Penyimpanan Merupakan simbol bagi peralatan yang digunakan untuk menyimpan data pada saat sistem tidak menggunakan data tersebut.
Magnetic tape Merupakan simbol yang mewakili data yang disimpan dalam sebuah magnetic tape. Terkadang juga mewakili file-file transaksi.
File Merupakan simbol yang mewakili sebuah file dokumen yang disimpan dan digunakan secara manual. A: Terurut abjad, D: Terurut tanggal, N: Terurut nomor.
Input/output; jurnal/buku besar
Merupakan simbol yang mewakili input/output dalam Program Flowchart; atau mewakili jurnal dan buku besar dalam sebuah Flowchart document.
Simbol Aliran Data dll Merupakan simbol yang mengindikasikan aliran data dan barang, permulaan maupun akhir dari Flowchart, lokasi dari sebuah keputusan, dan sebuah catatan penjelasan.
Hubungan komunikasi
Merupakan simbol yang mewakili transmisi data dari satu lokasi ke lokasi yang lain dengan jalur komunikasi.
On-page connector Merupakan simbol yang mewakili proses yang berhubungan dari satu lokasi ke lokasi yang lian dalam halaman yang sama. Hal ini digunakan untuk menghindari perpotongan garis. Off-page connector Merupakan simbol yang mewakili proses yang berhubungan di
antara dua halaman yang berbeda. Hal ini menunjukkan berakhirnya satu halaman dan dimulainya halaman yang baru. Terminal Merupakan simbol yang mewakili awal, akhir, atau poin
terjadinya interupsi dalam sebuah proses atau program. Seringkali juga digunakan untuk menunjukkan pihak eksternal. Keputusan Merupakan simbol yang menunjukkan tahapan pengambilan
keputusan. Simbol ini digunakan dalam sebuah Flowchart program untuk menunjukkan percabangan atau alternatif. Anotasi Merupakan simbol yang menunjukkan deskripsi tambahan
berupa komentar atau catatan penjelas sebagai klasifikasi.
2. Jenis-jenis Flowchart a. Document Flowchart
Diagaram alir dokumen (document Flowchart) mengilustrasikan aliran dokumen dan data di antara area pertanggungjawaban dalam sebuah organisasi. Salah satu jenis dari diagram alir dokumen ini adalah diagram alir pengendalian internal (internal control Flowchart) yang digunakan untuk mendeskripsikan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan inefisiensi.
b. System Flowchart
Diagram alir sistem (System Flowchart) menggambarkan hubungan diantara sistem, baik input, proses, output, maupun penyimpanan.
c. Program Flowchart
Diagram alir program (Program Flowchart) menggambarkan urutan-urutan dari logika operasi yang dilaksanakan oleh sebuah komputer dalam menjalankan program tertentu.
3. Panduan Penyusunan Flowchart
a. Pahami sistem yang akan digambar dengan cara:
- melaksanakan wawancara terhadap pengguna, pembuat sistem, dan manajemen, - memberikan kuesioner bagi pengguna, pembuat sistem, dan manajemen,
b. Identifikasi entitas-entitas yang akan terlibat dalam Flowchart tersebut, baik berupa departemen, fungsi, pihak eksternal, proses bisnis, dokumen, aliran data, maupun prosedur pengolahan data.
c. Lakukan penataan Flowchart, yaitu:
- upayakan agar arah aliran data adalah dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan,
- tunjukkan dengan jelas dari mana sebuah dokumen atau proses dimulai, di mana data diproses, dan di mana data disimpan atau dikirimkan,
- tunjukkan disposisi terakhir dari setiap dokumen untuk menghindari kebingungan pembaca, - dalam hal terjadi pemrosesan data dengan komputer, tunjukkan adanya penginputan data ke data
base atau sebaliknya, yaitu pengambilan data dari database, dan
- dalam hal menggambar diagram alir dokumen, bagilah diagram alir tersebut ke dalam kolom-kolom.
d. Berikan label yang jelas untuk seluruh simbol.
e. Dalam hal Flowchart tidak bisa digambar dalam satu halaman, gunakan simbol off-page connector secara jelas untuk menghindari kebingunan pembaca. Gunakan pulan on-page connector untuk menghindari adanya perpotongan diantara garis aliran data.
f. Mulailah dengan menggambar sketsa kasar terlebih dahulu untuk berfokus pada isi Flowchart yang dilanjutkan dengan perbaikan dan penyempurnaan sampai diperoleh hasil terbaik.
g. Pada tiap halaman Flowchart yang sudah final, berikan nama Flowchart, tanggal pembuatan, dan nama penyusun Flowchart tersebut.
D. Business process diagrams
Diagram proses bisnis adalah deskripsi visual dari berbagai tahapan atau aktivitas dalam sebuah proses bisnis.
1. Simbol Diagram Proses Bisnis
SIMBOL NAMA PENJELASAN
Mulai Merupakan simbol yang digunakan untuk mewakili dimulainya sebuah proses.
Akhir Merupakan simbol yang digunakan untuk mewakili akhir dari sebuah proses.
Aktivitas dari sebuah proses
Merupakan simbol untuk aktivitas dalam proses tertentu. Penjelasan ditempatkan dalam simbol tersebut
Keputusan Merupakan simbol untuk proses pembuatan keputusan. Penjelasan ditempatkan di dalam simbol tersebut.
a. Identifikasi dan pahami bisnis proses yang akan digambar. b. Abaikan hal-hal tertentu, yaitu:
- Sebagaimana halnya dengan DFD, diagram proses bisnis menggambarkan bagaimana proses bisnis berlangsung. Namun tidak secara spesifik menggambarkan bagaimana bagaimana proses tersebut terjadi, misalnya teknologi apa yang digunakan dalam proses tersebut. Oleh karena itu, perubahan penggunaan teknologi tidak menyebabkan perlunya revisi diagram proses bisnis. - Di samping itu, lain halnya dengan Flowchart, diagram proses bisnis tidak menggambarkan
dokumen-dokumen yang terlibat.
c. Putuskan seberapa detail proses bisnis yang akan digambarkan.
- Sama dengan DFD, diagram bisnis proses dapat digambarkan secara global maupun secara mendetail. Penggambaran secara mendetail akan membantu mengidentifikasi adanya proses-proses yang kurang efisien dan efektif.
d. Lakukan penataan diagram
- Secara umum, diagram proses bisnis dibuat dalam dua kolom. Kolom pertama merupakan nama-nama pihak yang terlibat dalam proses bisnis dan kolom kedua merupakan aktivitas spesifik yang dilaksanakan oleh setiap pihak tersebut.
- Aktivitas yang dilaksanakan oleh satu pihak tertentu ditempatkan secara khusus dalam swim line. e. Pastikan bahwa setiap bisnis proses yang ada telah tergambar dalam diagaram
f. Mulailah dengan menggambar sketsa kasar yang dilanjutkan dengan perbaikan dan penyempurnaan sampai diperoleh hasil akhir terbaik.
2. Flowchart
a. Document Flowchart
