22
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Sekolah 3.1.1 Sejarah Sekolah
SDN Citapen adalah sekolah SD Negeri yang terletak di Provinsi Jawa Barat, Kota Tasikmalaya. SD Negeri Citapen Tasikmalaya merupakan sekolah yang terletak di Jalan Tentara pelajar No. 16, Kelurahan Kahuripan, Kecamatan Tawang, Kota Tasikmalaya, Provinsi Jawa Barat, Indonesia.
Sekolah ini dulunya dibagi ke dalam sekolah yaitu SD Negeri Citapen 1 dan SD Negeri Citapen 2, namun karena kebijakan Dinas Pendidikan maka sekarang, kedua SD ini dilebur dan menjadi SD Negeri Citapen Tasikmalaya.
Visi:
SDN Citapen terdepan dalam prestasi, berkarakter akhlaqul karimah, berkecakapan hidup, serta berwawasan budaya dan lingkungan.
A. Misi:
1. Berupaya mengembangkan manajemen berbasis sekolah yang berkarakteristik kemandirian, keterbukaan, akuntabilitas, prestasi stakeholder, fleksibilitas dan berkelanjutan dengan meningkatkan aktivitas kerja dan profesionalisme
2. Meningkatkan prestasi akademis dan non akademis peserta didik 3. Membentuk warga sekolah yang berkarakter akhlaqul karimah 4. Membangun peserta didik yang memiliki bekal kecakapan hidup
5. Mengembangkan sikap apresiatif terhadap karakter dan budaya setempat 6. Mengembangkan sikap kepedulian terhadap lingkungan sekitar sekolah
sehingga terciptanya sekolah yang bersih, sehat, dan hijau.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur Organisasi
Berikut struktur organisasi di SDN Citapen:
Sumber: Guru SDN Citapen (2018)
Tugas dan fungsi 1. KEPALA SEKOLAH
Kepala Sekolah berfungsi dan bertugas sebagai Edukator, Manajer, Supervisor, Pemimpin/Leader, inovator, dan Motivator.
A. KEPALA SEKOLAH SELAKU EDUKATOR
Kepala Sekolah sebagai Edukator bertugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien (lihat tugas guru).
B. KEPALA SEKOLAH SELAKU MANAJER Mempunyai Tugas : 1. Menyusun perencanaan 2. Mengorganisasikan kegiatan 3. Mengarahkan kegiatan 4. Mengkoordinasikan kegiatan 5. Melaksanakan pengawasan
6. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan 7. Menentukan kebijaksanaan
8. Mengadakan rapat 9. Mengambil keputusan
10. Mengatur proses belajar mengajar
11. Mengatur Administrasi, Ketatalaksanaan, Siswa, ketenaga-an, Sarana prasarana, dan Keuangan (RAPBS)
12. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
D. KEPALA SEKOLAH SELAKU SUPERVISOR Bertugas menyelenggarakan supervisi mengenai :
1. Proses Belajar Mengajar (PBM) 2. Kegiatan bimbingan dan konseling 3. Kegiatan Ekstrakurikuler
4. Kegiatan Ketatausahaan
5. Kegiatan kerjasama dengan masyarakat & Instansi terkait 6. Sarana dan Prasarana
7. Kegiatan OSIS 8. Kegiatan 7 K
E. KEPALA SEKOLAH SELAKU PEMIMPIN / LEADER 1. Dapat dipercaya, jujur dan bertanggung jawab
2. Memahami kondisi guru, karyawan dan siswa 3. Memiliki Visi dan memahami Misi Sekolah
4. Mengambil keputusan urusan intern dan ekstern sekolah 5. Membuat, mencari dan memilih gagasan baru
F.KEPALA SEKOLAH SEBAGAI INOVATOR
1. Melakukan pembaharuan di bidang : KBM, BK, Ekstrakuri-kuler, pengadaan. 2. Melaksanakan pembinaan guru dan karyawan
3. Melakukan pembaharuan dalam menggali sumber daya di KOMITE SEKOLAH dan masyarakat.
G. KEPALA SEKOLAH SEBAGAI MOTIVATOR 1. Mengatur ruang kantor yang kondusif untuk bekerja
2. Mengatur ruang kantor yang kondusif untuk KBM/BK 3. Mengatur ruang laboratorium yang kondusif untuk praktikum 4. Mengatur ruang perpustakaan yang kondusif untuk belajar 5. Mengatur halaman/lingkungan sekolah yang sejuk & teratur
6. Menciptakan lingkungan sekolah yang harmonis sesama guru dan karyawan 7. Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antar sekolah dan lingkungan. 8. Menerapkan prinsip penghargaan dan hukuman dalam melaksanakan tugasnya.
Kepala Sekolah dapat mencetegaskan kepada wakil kepala sekolah 2. WAKIL KEPALA SEKOLAH
Wakil Kepala sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan –kegiatan sebagai berikut :
A. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program B. Pengorganisasian C. Pengarahan D. Ketenagaan E. Pengkoordinasian F. Pengawasan G. Penilaian
H. Identifikasi dan pengumpulan data I. Penyusunan laporan
Wakil Kepala Sekolah bertugas membantu Kepala Sekolah dalam urusan-urusan sebagai berikut :
a. K U R I K U L U M
1. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan 2. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
3. Mengatur penyusunan program pengajaran (program semes-ter), program satuan pelajaran dan persiapan mengajar penja-baran dan penyesuaian kurikulum. 4. Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler
5. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria kelulusan, dan laporan kemajuan belajar.
6. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran 7. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar 8. Mengatur pengembangan MGMPP & koordinasi mata pelajaran 9. Mengatur mutasi siswa
10. Melakukan supervisi administrasi dan akademis 11. Menyusun laporan
b. KESISWAAN
1. Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling
2. Mengatur dan mengkoordinasikan melaksanakan 7 K (Keama-nan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan)
3. Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi Kepramukaan, Palang Merah Remaha (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keama-nan Sekolah (PKS), Paskibra.
5. Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan Siswa Teladan Sekolah. 6. Menyelenggarakan cerdas cermat, olahraga prestasi.
7. Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapatkan beasiswa. c. SARANA PRASARANA
1. Merencanakan kebutuhan prasarana untuk menunjang Proses Belajar Mengajar. 2. Merencanakan program pengadaannya
3. Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana 4. Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian 5. Mengatur pembukuannya
6. Menyusun laporan 3. GURU
Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
A. Membuat perangkat pengajaran - AMP
- Program tahunan / semester - Program rencana pengajaran - Program mingguan guru - LKS
B. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
C. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan umum, ulangan akhir.
E. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan penga-yaan. F. Mengisi daftar nilai siswa.
G. Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengeta-huan) kepada guru lain dalam proses belajar mengajar.
H. Membuat alat pelajaran / alat peraga.
I. Menumbuhkembangkan sikap menghargai karya seni.
J. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kuri-kulum. K. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.
L. Mengadakan pengembangan program pengajaran yang men-jadi tanggung jawabnya.
M. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa.
N. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran. O. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum.
P. Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya.
3.2.Prosedur Sistem Berjalan
Berikut prosedur pengolahan Dana Bos yang sedang berjalan adalah: 1. Prosedur Pendataan Penerima BOS
Alur penerimaan dana Bos adalah sekolah harus mengajukan terlebih dahulu Dana BOS yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah siswa. Guru mendata semua siswa yang aktif. Kemudian data tersebut diberikan kepada kepala sekolah. Kepala sekolah melaporkan jumlah siswa tersebut ke Dinas sekaligus menyerahkan rencana pendapatan anggaran sekolah.
2. Prosedur Pendataan penyaluran BOS
Dinas Mengirimkan Dana BOS serta memberikan bukti pengiriman dana BOS ke Kepala Sekolah. Guru mencatat data penerimaan dana BOS tersebut. Guru mengumpulkan bukti pengeluaran tersebut. Guru mencatat data pengeluaran Dana BOS.
3. Prosedur Pelaporan
Guru melaporkan pengeluaran kepada Kepala sekolah. Kepala sekolah membuat laporan Dana BOS. Inspektorat mendatangi sekolah untuk mengecek pengeluaran dana BOS. Inspektorat memeriksa laporan tersebut.
3.3.Use Case Diagram Sistem Berjalan
Use Case Diagram untuk penyaluran dana BOS dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Mendata Siswa
Guru
Memberikan Data Siswa
Kepala Sekolah Melaporkan Jumlah Siswa
Menerima Laporan Jumlah Siswa Dinas
Tabel III.1 Deskripsi Use Case Diagram memberikan data siswa
Use Case Name Memberikan data siswa
Requirements Guru memberikan data siswa
Goal Data siswa diberikan
Pre-Conditions Guru Mendata siswa
Post-Conditions Kepala sekolah melaporkan jumlah
siswa
Failed End Conditions Guru tidak dapat memberikan data
siswa
Actors Guru
Main Flow/Basic Path 1. Guru Mendata siswa
2. Guru memberikan data siswa ke kepela sekolah
3. Kepala sekolah melaporkan jumlah siswa ke dinas
Alternate Flow/Invariant A Guru dapat memberikan data siswa
Invariant B B1. Guru Mendata siswa
B2.Guru tidak memberikan data siswa ke kepela sekolah
B3. Kepala sekolah tidak dapat melaporkan jumlah siswa ke dinas
Mengirimkan Bukti Pengiriman Dana Bos
Dinas Kepala Sekolah
Mengirimkan Dana Bos
Mencatat Penerimaan Dana
Mengumpulkan Bukti Pengeluaran
Mencatat Pengeluaran Dana Bos Guru <<extend>>
Gambar III.3 Use Case Diagram Prosedur Pendataan Penyaluran BOS Tabel III.2 Deskripsi Use Case Diagram memberikan data siswa
Use Case Name Mencatat penerimaan dana
Requirements Guru mencatat penerimaan dana
Goal Data telah dicatat
Pre-Conditions Dinas mengirimkan dana bos
Post-Conditions Guru mengumpulkan bukti
pengeluaran
Failed End Conditions Guru tidak dapat mencatat penerimaan
dana
Actors Guru, kepala sekolah, dinas
Main Flow/Basic Path 1. Dinas mengirimkan dana bos
ke kepala sekolah
2. Guru Mencatat penerimaan dana
3. Guru mengumpulkan bukti pengeluaran
Alternate Flow/Invariant A Penerimaan dana dapat dicatat
Invariant B B1. Dinas mengirimkan dana bos ke
kepala sekolah
B2. Guru tidak Mencatat penerimaan dana
B3. Guru tidak mengumpulkan bukti pengeluaran
Guru
Inspektorat
Melaporkan Pengeluaran
Membuat Laporan Dana Bos
Mendatangi Sekolah
Kepala Sekolah
Memeriksa Peaporan
Gambar III.4 Use Case Diagram Prosedur Pelaporan Tabel III.3 Deskripsi Use Case Diagram membuat laporan dana bos
Use Case Name Membuat laporan dana bos
Requirements Kepala sekolah membuar laporan dana
bos
Goal Laporan dana bos dibuat
Pre-Conditions Guru melaporkan pengeluaran
Post-Conditions Inspektorat mendatangi sekolah
Failed End Conditions Kepala sekolah tidak dapat membuat
Actors Guru, kepala sekolah,inspektorat
Main Flow/Basic Path 1. Guru melaporkan pengeluaran
2. Kepala sekolah membuat laporan dana bos
3. Inspektorat mendatangi sekolah
Alternate Flow/Invariant A Laporan dapat dibuat
Invariant B B1. Guru melaporkan pengeluaran
B2. Kepala sekolah tidak membuat laporan dana bos
B3. Inspektorat mendatangi sekolah
3.4.Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Spesifikasi Bentuk Masukan
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukkan yang digunakan pada sistem berjalan, dapat berupa:
1. Nama Dokumen : Rencana Pendapatan Anggaran Sekolah Fungsi : sebagai rencana penerimaan dana BOS Sumber : kepala sekolah
Tujuan : Dinas
Media : File
Jumlah : satu file
Frekuensi : Setiap akan menerima dana Bentuk : Lampiran A1
Fungsi : sebagai rencana pembiayaan program dana BOS Sumber : kepala sekolah
Tujuan : Dinas
Media : File
Jumlah : satu
Frekuensi : Setiap akan menerima dana Bentuk : Lampiran A2
b. Spesifikasi Bentuk Keluaran
Dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah: 1. Nama Dokumen : Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah
Fungsi : sebagai rencana kegiatan dan anggaran sekolag Sumber : kepala sekolah
Tujuan : Dinas
Media : File
Jumlah : satu
Frekuensi : Setiap akan menerima dana Bentuk : Lampiran B1
2. Nama Dokumen : Rencana Anggaran dan Pendapatan sekolah Fungsi : sebagai rencana anggaran dan pendapatan BOS Sumber : kepala sekolah
Tujuan : Dinas
Jumlah : satu
Frekuensi : Setiap akan menerima dana Bentuk : Lampiran B2
3. Nama Dokumen : Laporan Dana Bos
Fungsi : sebagai laporan dana BOS Sumber : Kepala Sekolah
Tujuan : Inspektorat
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap beberapa bulan Bentuk : Lampiran B3
3.5. Permasalahan Pokok
Proses yang sedang berjalan sekarang memiliki beberapa permasalahan pokok. Permasalahan pokok dari penelitian ini diantaranya adalah:
1. Terkadang terjadi kesalahan dalam pengolahan laporan sehingga tidak sesuai dengan kenyataannya.
3.6.Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan pokok diatas maka pemecahan masalahnya adalah: 1. Pengolahan laporan secara komputerisasi membantu agar data menjadi lebih
akurat sehingga data pengeluaran dana BOS sesuai dengan kenyataannya
2. Dengan adanya sistem informasi pengolahan Dana BOS maka pembuatan laporan menjadi lebih cepat karena laporan bisa dicetak langsung dari sistem sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
