KANDUNGAN. C1 Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat

(1)

(2)

Manual Prosedur Kerja Senarai Kandungan

BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan

BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat

C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi

BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama

(3)

Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/02/2018

MANUAL PROSEDUR KERJA Pusat Kokurikulum

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1 daripada 1 BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN

Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Sr. Noor Halil Ismail Pengarah Pusat Kokurikulum Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Universiti Teknologi MARA 40450 Shah Alam

Selangor. Tel: 03-55443525 Fax: 03-55443497

(4)

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/B BAHAGIAN B - REKOD PINDAAN

MANUAL PROSEDUR KERJA

Pusat Kokurikulum

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1 daripada 1 BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Mukasurat/

Perenggan Ringkasan

Kelulusan

(5)

1 daripada 3 C.1 Latarbelakang Pusat Kokurikulum

Pusat Kokurikulum, Bahagian Hal Ehwal Pelajar telah ditubuhkan pada awal tahun 2004 hasil dari penstrukturan semula UiTM dalam usaha melahirkan graduan yang memenuhi 21 Ciri Graduan UiTM yang ditetapkan. Pusat Kokurikulum telah diwujudkan oleh UiTM untuk melaksanakan bidang tugas Pengarah dan staf Pusat Kokurikulum selaras dengan peruntukan Akta 173.

Pusat Kokurikulum mempunyai empat unit penting iaitu Unit Pembangunan Akademik, Unit Latihan & Kompetensi, Unit Kesukarelawanan & Pencapaian dan Unit Pentadbiran. Unit Kesatria merupakan Unit Kokurikulum pertama yang diwujudkan di UiTM berbangkit dari dua insiden demonstrasi oleh pelajar-pelajar di Semua IPTA (termasuk UiTM) pada akhir tahun 1975 dan awal 1976. Bagi mengatasi masalah disiplin dan salah laku pelajar ketika itu, maka kokurikulum Kesatria ditubuhkan dengan objektifnya untuk menerapkan nilai-nilai disiplin yang tinggi dalam kalangan pelajar.

Bilangan pengambilan pelajar kokurikulum Kesatria dan lain-lain kokurikulum juga telah bertambah sejajar dengan perkembangan UiTM. Didapati 30% daripada pelajar UiTM adalah ahli Kesatria dan bakinya dari komponen kursus kokurikulum yang lain.

Bilangan pelajar yang mengikuti kursus kokurikulum yang ramai termasuk Kolej Bersekutu UiTM perlu kepada pemantauan yang rapi. Pengstrukturan semula UiTM amnya dan penyusunan semula perkhidmatan-perkhidmatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar khasnya telah mengambil kira fungsi serta peranan dan semua Staf Unit Kesatria untuk memastikan perkhidmatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar memenuhi keperluan para pelajar dan hasrat universiti.

Penstrukturan semula fungsi organisasi Unit Kesatria dan Staf Skim Kesatria dilihat satu usaha serius Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam memantapkan pelaksanaan kokurikulum di UiTM. Dalam perkara ini mulai Oktober 2007, Unit Kesatria ditukar nama kepada Unit Kokurikulum dan Pegawai Kesatria serta Pembantu Kesatria disebut Pegawai Kokurikulun dan Pembantu Kokurikulum. Dengan ini fungsi mereka bukan sahaja bertaggungjawab kepada Kokurikulum Badan Beruniform sahaja malahan semua kursus kokurikulum di UiTM diletak di bawah pengurusan Pegawai dan staf Kokurikulum. Ini bertujuan untuk memberi lebih ruang kepada organisasi memperluaskan skop tugas, meningkatkan fungsi dan tanggungjawab kepada jawatan sedia ada. Dengan ini diharap pelaksanaan kursus kokurikulum di seluruh sistem UiTM akan berjalan lebih tersusun dan sistematik dalam menghasilkan gradúan yang holistik, seimbang dan berciri keusahawanan.

(6)

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/C BAHAGIAN C - LATAR BELAKANG JABATAN

2 daripada 3 Pusat Kokurikulum sehingga kini telah pun melalui pelbagai era perubahan sesuai dengan visi dan misi Universiti dan juga perubahan senario budaya dan sosio-politik Negara. Isu Ketuanan Melayu/Patriotisme terkini merupakan agenda pertama Universiti dalam penjanaan semula semangat patriotik dalam kalangan pelajar UiTM buat ketika ini. Selain itu, program kesukarelawanan juga mendapat keutamaan untuk dilaksanakan.

Pada masa kini terdapat 209 kursus kokurikulum berkredit yang diletakkan di bawah lapan teras, iaitu:

i. Kepemimpinan ii. Kesukarelawanan

iii. Kesenian dan Kebudayaan iv. Keusahawanan

v. Sukan

vi. Khidmat Komuniti vii. Pengucapan Awam viii. Daya Usaha dan Inovasi

C.2 Objektif Pusat Kokurikulum

Bagi memastikan Pusat Kokurikulum, Bahagian Hal Ehwal Pelajar cekap dan berkesan, objektif Pusat Kokurikulum adalah seperti berikut:

1. Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.

2. Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.

3. Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum.

4. Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.

5. Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum.

(7)

3 daripada 3 C.3 Piagam Pelanggan UiTM

Kami beriltizam untuk mencapai kehendak dan keperluan pelanggan melalui penyampaian perkhidmatan seperti piagam pelanggan berikut:

Untuk semua pelanggan UiTM: 1. Pelajar

2. Staf 3. Ibu Bapa 4. Industri dan

5. Pihak-pihak berkepentingan

Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan berintegriti dan berjanji bahawa:

1. Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan persekitaran memenuhi keperluan MQA, KPT dan badan-badan profesional; 2. Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut peraturan

dan prosuder Universiti;

3. Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan industri dan badan profesional yang berkaitan;

4. Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah memenuhi semua syarat;

5. Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap tahun; 6. Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh 1 minggu; 7. Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan;

8. Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional.

UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit.

(8)

Penggalakan & Pembangunan Sukan Program Kecemerlangan Sukan

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJAR JAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP) Fakulti UiTM Shah Alam 13 Timbalan Rektor (HEP)

UiTM Kampus Negeri 21 Kolej Bersekutu

(Kokurikulum & Pro-KI)

Pengarah Pembangunan Pelajar

Pusat Kebudayaan Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum Pengurusan Akademik Kokurikulum Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya Penyelidikan & Penerbitan Program Kepimpinan Pewaris Bangsa

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan Pendaftar Kanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta Sekretariat Kualiti HEP & Kemudahan ICT]

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-Tugas Khas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP] Ketua Pusat

Kerjaya & Kaunseling Pengarah Pusat Kesihatan Kesihatan Awam Kesihatan Mulut Perubatan Diagnostik dan Perkembangan Perubatan Kaunseling Kerjaya Psikologi Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR Kolej Mawar Kolej Melati Kolej Perindu Kolej Seroja Kolej Teratai Kolej Anggerik Kolej Delima Kolej Meranti Unit Kemudahan Kolej Unit Debat Unit Teknikal Pengarah Pusat Sukan Unit Operasi Unit Operasi Pentadbiran dan Operasi

Pejabat Pusat/Institut Kolej

Status Jabatan : Unit Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar [Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar] Pengarah

Akademi Kepolisan UiTM – PDRM Pengurusan Akademi Kepolisan

Pengurusan Kor SUKSIS

(9)

PENTADBIRAN HEP

- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP

- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP - Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia

- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan kewangan

- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf - Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP

- Skim Khidmat Pelajar

- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat - Inventori dan verifikasi harta

- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP - Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP Sekretariat Kualiti HEP

- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP

- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP - Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan

- Pengurusan Kualiti / ISO HEP Korporat dan Tugas-Tugas Khas - Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP

- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT, fakulti dan kampus negeri

- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP

- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP - Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Destini Siswa - Sekretariat MPP

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING PUSAT KOKURIKULUM

TIMB. PENDAFTAR KANAN

PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR

PUSAT SUKAN

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN

- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada warga UiTM

- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutu makanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian

- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

Kemudahan ICT

- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan ICT di HEP.

- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem elektronik (sistem e) dan portal web HEP

- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan ICT di HEP

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM

- Menguruskan proses akademik matapelajaran umum kategori 4 UiTM (MPU4) - Mengawal selia dan menggubal silibus kursus kokurikulum berkredit - Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum

- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada pelajar Kokurikulum - Merancang, melaksana dan memantau program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM di peringkat UiTM dan Kementerian Pengajian Tinggi

- Merancang, melaksanakan dan memantau program ‘Service Learning Malaysia’ (SULAM) - Menjalankan penyelidikan, penerbitan dan perundingan berkaitan kursus kokurikulum berkredit - Sebagai sekretariat Jawatankuasa Operasi Bencana Shah Alam (JOBSA)

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR PROGRAM KEPIMPINAN PEWARIS BANGSA

- Menyedia, melaksana, dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa - Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul

- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan

- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa - Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)

- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)

- Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan program Kepimpinan di fakulti - Menyelaras pelaporan program kepimpinan di seluruh sistem UiTM KENEGARAAN DAN PEMBANGUNAN KERJAYA

- Menyedia, melaksana, dan memantau modul-modul Kenegaraan, Kemahiran Insaniah (Pembangunan Kerjaya dan Toastmaster)

- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul

- Melaksanakan TOT Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) untuk pensyarah dan kakitangan

- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa

- Menyelaras program Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) (jangka pendek) - Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)

- Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) di fakulti - Menyelaras pelaporan Modul Pembangunan Kerjaya (Finishing School) & Kenegaraan PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN

- Menjalankan penyelidikan dan penerbitan berkaitan program-program kepimpinan pelajar di peringkat jabatan, fakulti dan kolej kediaman,

- Menyediakan laporan penyelidikan pelaksanaan program-program IKP dan BHEP kepada pihak pengurusan universiti,

- Menyelaras data dan profail pelajar dan staf UiTM yang berkaitan dengan semua program kepimpinan pelajar,

- Melatih Certified NLP Coach dan Certified Basic NLP Practioner UiTM di fakulti dan kampus cawangan UiTM berkaitan kaedah penyampaian isi kandungan modul Mind Empowerment For Success (MinDS), - Menyeragamkan pelaksanaan modul Mind Empowerment For Success (MinDS) di peringkat fakulti dan kampus cawangan UiTM.

- Membentuk kumpulan pelatih modul Mind Empowerment For Success (MinDS) yang berketrampilan berkemahiran tinggi.

- Menjalankan modul MinDS bagi melahirkan graduan professional yang berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggul untuk memenuhi modal insan global yang berciri holistic - Merancang dan melaksanakan Dasar Sukan Negara ( DSN ) dan Dasar Pembangunan Sukan Intitusi Pengajian Tinggi ( DPSIPT ).

- Meningkatkan kecemerlangan sukan universiti ( UiTM ).

- Menyediakan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar , staf dan pelanggan.

- Menaik taraf kemudahan sukan mengikut piawaian antarabangsa dan mengurus, menyelenggara kemudahan sukan.

- Menganjurkan program dan aktiviti pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM

- Menganjur dan menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti , Intitusi Pengajian Tinggi Awam ( IPTA ) dan Intitusi Pengajian Tinggi Swasta ( IPTS ), KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa.

Kerjaya

- Memberi perkhidmatan bimbingan kerjaya secara individu dan kelompok - Merancang dan melaksanakan program pembangunan kerjaya pelajar serta program penempatan pekerjaan pelajar

- Membina jaringan perhubungan dengan pihak majikan

- Menyediakan perkhidmatan kerjaya atas talian melalui sistem e-Kerjaya (Jobshop UiTM) kepada pelajar, graduan UiTM dan pihak syarikat - Menyedia dan menerbit bahan maklumat dan panduan kerjaya - Mengumpul data maklumat penempatan pekerjaan graduan UiTM - Menyediakan kandungan Modul Pembangunan Kerjaya (MPK) Kaunseling

- Menyediakan perkhidmatan kaunseling menerusi sesi kaunseling individu, kelompok, bimbingan, konsultasi dan pentadbiran ujian psikologi - Merancang dan melaksanakan program pembangunan kaunseling dan psikologi (pelajar)

- Menyediakan dan menyalurkan informasi kaunseling Psikologi

- Mengurus dan mengendalikan perkhidmatan sesi kaunseling staf (Dirujuk, Dasar Pemisah atau Sukarela)

- Mengendalikan pentadbiran dan pentafsiran ujian psikologi staf - Melaksankan Program Pembangunan Potensi Diri Staf - Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM

- Merancang dan mengawal selia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM

- Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjana muda Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM

- Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan polis

- Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh Universiti Teknologi MARA

- Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia

PUSAT KEBUDAYAAN

- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar - Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan

- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan UNIT DEBAT

- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat

- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa - Menganjurkan pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa

UNIT TEKNIKAL

- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP

- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP

PUSAT KEGIATAN PELAJAR

- Merancang keperluan aktiviti dan program pembangunan pelajar

- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM - Menyelaras aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa - Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar/kelab pelajar - Sekretariat tabung amanah

- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan kebajikan pelajar dibawah Tabung Kecemasan dan Tabung Kebajikan Pelajar UiTM

- Tabung Kebajikan Pelajar : a. Bantuan Sara Diri b. Bantuan Kecurian

c. Bantuan Bencana Alam (Banjir, Ribut, Kebakaran) - Tabung Kecemasan Pelajar :

a. Bantuan Kemalangan b. Bantuan Pelajar Meninggal Dunia

- Menjadi perantara dan urusetia pusat pengumpulan dokumen bagi bantuan kewangan Pelajar UiTM.

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ

- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan

- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)

- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej

- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN NON RESIDEN

- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan

- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa

- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan

- Memantau dan menjaga keselamatan pelajar NR

KOLEJ KEDIAMAN

- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak - Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej - Mengurus dan memantau perkhidmatan-perkhidmatan pemberian elaun makan

- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej

(10)

(11)

(12)

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/E

BAHAGIAN E - SENARAI FUNGSI UTAMA DAN AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

1 daripada 1

Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

1. Pengurusan Latihan & Kompetensi 1.1 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum 1.2 Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

1.3 Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 1.4 Pengurusan Stor

1.5 Penganjuran Aktiviti Pelajar

1.6 Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE)

2 Pengurusan Pembangunan Akademik 2.1 Penilaian Jurulatih Kokurikulum 2.2 Penawaran Kursus Kokurikulum

2.3 Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum 2.4 Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu

2.5 Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada 2.6 Kursus TOT Kejurulatihan

2.7 Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum

2.8 Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar 3 Pengurusan Kesukarelawanan & Pencapaian 3.1 Pengumpulan Data Pencapaian

3.2 Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

3.3 Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Pelajar

(13)

1 daripada 5 No.

Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

(Pemunya Proses) Input Output

Petunjuk Prestasi Proses Kerja

Sumber Kawalan Risiko

F .01 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum Permohonan sebagai Jurulatih Kokurikulum Lantikan Jurulatih Kokurikulum Semua Kursus Kokurikulum yang ditawarkan mempunyai Jurulatih Kokurikulum yang layak F .02 Penilaian Jurulatih Kokurikulum Maklumbalas penilaian Jurulatih Kokurikulum Laporan penilaian Jurulatih Kokurikulum Jurulatih mendapat skor penilaian 75% dan ke atas F .03 Pemantauan Jurulatih Kokurikulum Jumlah Kumpulan Kursus Kokurikulum Yang Ditawarkan Analisa pemantauan Jurulatih Kokurikulum Jurulatih dari komponen kursus dibuat pemantauan F .04 Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum Keperluan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum dilaksanakan setiap semester pengajian

(14)

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/F

BAHAGIAN F - SENARAI PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA

F.05 Pengurusan Stor Keperluan Peralatan Kursus Kokurikulum Inventori, Pinjaman, Pemulangan, Penyelenggaraan Dan Pelupusan Peralatan diselia dengan baik F .06 Penganjuran Aktiviti Pelajar Permohonan Aktiviti Kelulusan Program Semua permohonan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan F.07 Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE) Kursus Kokurikulum Lanjutan Yang Ditawarkan Program University Comunity Emgagement (UCE) Dilaksanakan Mengikut Penawaran kursus Kokurikulum Lanjutan Yang Ditawarkan F .08 Penawaran Kursus Kokurikulum Kursus Kokurikulum yang ditawarkan Pelajar Mendaftar Pelajar mengikuti kursus Kokurikulum selama 14 minggu

(15)

F .09 Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum Permohonan Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum Keputusan Permohonan Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum Pemberian status pengecualian kredit dikemaskini dalam sistem F.10 Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu Cadangan Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu Cadangan Silibus Kursus Kokurikulum Baharu Dibangunkan Penawaran 4 kursus kokurikulum baharu ditawarkan setahun F.11 Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada Perubahan Dasar Dan Polisi Silibus Kursus Kokurikulum Dimurnikan Semakan silibus sedia ada setiap 5 tahun F.12 Kursus TOT Kejurulatihan Latihan Kepada Jurulatih Kokurikulum Jurulatih Berkompetensi Kursus dianjurkan 2 kali setahun F .13 Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum

Raw Score prestasi Kursus Kokurikulum Keputusan prestasi Kursus Kokurikulum 97% daripada pelajar yang mendaftar mengikuti kokurikulum lulus

(16)

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/F

BAHAGIAN F - SENARAI PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA

penilaian yang ditetapkan F .14 Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar Borang Rayuan Semakan Prestasi Kokurikulum Keputusan Rayuan Kes pembetulan markah mengikut prosedur yang telah ditetapkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik F .15 Pengumpulan Data Pencapaian Data Daripada Pelaporan Program Maklumat Pencapaian Program Menyediakan laporan pencapaian 4 kali setahun F.16 Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar Latihan/Kursus Kesukarelawanan Pelajar Melahirkan Sukarelawan Pelajar Yang Berpengetahuan Tinggi Menganjurkan latihan/kursus 2 kali setahun F.17 Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Program Sukarelawan Anjuran Dalam Sukarelawan Bertugas Mengikut Program Menguruskan sekurang-kurangnya 10

(17)

Pelajar Dan Luar UiTM program setahun

F.18 Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Borang Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Kelulusan Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Mengikut Jadual Yang Telah Ditetapkan Staf PKO, jurulatih, sistem fine-e Pejabat Bendahari F.19 Penyambungan Pelantikan Jurulatih Kokurikulum Borang Penyambungan Jurulatih Kokurikulum Kelulusan Penyambungan Perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum Penyambungan Perkhidmatan Sebagai Jurulatih Kokurikulum Sistem Fine-e Pejabat Bendahari

(18)

Tajuk :

Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/ HEP/PKO/F.01

Muka surat 1 daripada06 1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelantikan Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses pelantikan dan penyampaian perkhidmatan jurulatih kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum / Unit Kokurikulum.

3.3 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Merupakan kursus wajib yang perlu diikuti oleh semua Jurulatih Kokurikulum selepas dilantik pada setiap semester.

3.4 Surat Aku Janji

Merupakan perjanjian Jurulatih Kokurikulum kepada pihak Universiti dalam memastikan mereka mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan.

3.5 Surat Pelantikan

Merupakan surat lantikan kepada Jurulatih Kokurikulum yang telah berjaya melalui proses temuduga.

(19)

Muka surat 2 daripada06 3.6 Buku Peraturan Akademik Pengajian Diploma dan Ijazah

Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan hal ehwal akademik pelajar di UiTM.

3.7 Buku Panduan Kursus Kokurikulum

Merupakan buku panduan kepada pegawai dan pelajar yang menerangkan tentang pentadbiran dan jenis-jenis kursus kokurikulum yang ditawarkan.

3.8 Temuduga

Merupakan proses pemilihan Jurulatih Kokurikulum yang berkelayakan. 3.9 Panel Temuduga

Merupakan individu ang terlibat dalam proses menemuduga calon Jurulatih Kokurikulum yang terdiri daripada TP HEP / KPK / PP HEP / PKO / PPKO

3.10 Borang Permohonan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh calon yang berminat untuk menjadi Jurulatih Kokurikulum.

3.11 Silibus Kokurikulum

Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar.

3.12 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar

PYKC - Penyelaras Kampus KPK - Ketua Pusat Kokurikulum KUK - Ketua Unit Kokurikulum PKOK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK (PK) - Penolong Pendaftar Kanan PP (HEP) - Penolong Pendaftar

PKO - Pegawai Kokurikulum PE (PK) - Pegawai Eksekutif

PPKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT (PK) - Pembantu Tadbir

PMKO - Pembantu Kokurikulum PTR (PK) - Pembantu Tadbir Rendah

(20)

Tajuk :

Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

Muka surat 3 daripada06 PAP (PK) - Pembantu Am Pejabat

JKO - Jurulatih Kokurikulum PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum

PK - Pusat Kokurikulum

UK - Unit Kokurikulum

KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

PPT - Pegawai Pemantau

PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Kualiti HEP: MK. HEP.UiTM.01 4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi

i. Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen ii. Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod

4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk 4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan

4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM

4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda

4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM

4.2.5 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.6 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum

(21)

Muka surat 4 daripada06 5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KPK / PKOK / PKO/ PPKO/ PYK

 Mengenalpasti keperluan Jurulatih Kokurikulum KPK / PKOK / PKO / PYK/

PP HEP

 Temuduga

- Panggilan temuduga - Proses temuduga

- Borang akuan penerimaan tawaran TP (HEP) / PPP/ PKOK /

PPK(PSK) / PKO / PYK/ PP(HEP) / PMKO / PT(PSK) /

PTR(PSK) / PAP(PSK)

 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum - Surat Aku Janji

(22)

Tajuk :

Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

Muka surat 5 daripada06 6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Dokumen

 Mula KP / PGKOK / PGKO / PPGKO/ PYK  Mengenalpasti keperluan Jurulatih Kokurikulum 500-HEP (PKO.19/5) KP / PGKOK / PGKO / PYK/ PP  Temuduga (kotak diamond pada aliran kerja)

- Membuat panggilan pada calon untuk ditemuduga - Proses temuduga

- Borang akuan penerimaan tawaran 500-HEP(PKO .19/5) TP HEP / PPP/ PGKOK / PPK / PGKO / PYK/ PP / PMKO / PT / PTR / PAP

 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

- Borang Aku Janji

500-HEP(PKO. 19/5)

(23)

Muka surat 6 daripada06 7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS/REKOD NO FAIL LOKASI TEMPOH

SIMPANAN 1. Fail kelulusan peruntukan

melaksanakan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 400-HEP(PKO. 29/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

2. Fail bayaran kepada pembekal makanan bagi Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 300-HEP(PKO.14/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 5 tahun

3. Surat Aku Janji Jurulatih Kokurikulum 500-HEP(PKO. 19/5) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

4. Fail Pelantikan Jurulatih Kokurikulum 500-HEP(PKO. 19/5) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

(24)

Tajuk :

Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Proses kerja ini bertujuan untuk mengukur prestasi Jurulatih Kokurikulum bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar

2.0 SKOP

Arahan kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses penilaian perkhidmatan jurulatih kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, Kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk Kemahiran Insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum.

3.4 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang penilaian yang perlu di isi oleh pelajar untuk menilai prestasi perkhidmatan jurulatih kokurikulum.

3.5 Laporan Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan statistik pencapaian perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum. 3.6 Silibus Kokurikulum

Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar.

(25)

Muka surat 2 daripada05 3.7 Singkatan

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus

TR HEP - Timbalan Rektor HEP

PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar

PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif

PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir

PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum

PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum

PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan

TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN

3.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk

(26)

Tajuk :

Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Muka surat 3 daripada05 4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan

3.2.3 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 3.2.4 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM

3.2.5 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 3.2.6 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum

3.2.7 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA

PYK /JKO Pelajar mengisi Soal Selidik Penilaian di atas talian JKO Muat turun hasil penilaian mengikut jurulatih

PMKO Membuat analisa ke atas Penilaian Jurulatih Kokurikulum PGKOK / PGKO/

PPGKO / PYK

(27)

 Mula

PYK /JKO  Pelajar mengisi Soal

Selidik Penilaian di atas talian

JKO  Muat turun hasil penilaian

mengikut jurulatih

PMKO  Membuat analisa ke atas

Penilaian Jurulatih Kokurikulum PGKOK / PGKO/ PPGKO / PYK  Membuat laporan penilaian prestasi Jurulatih Kokurikulum.  GAGAL : Surat Peringatan Pentadbiran 500-HEP(PKO. 23/7/5/7) Tamat GAGAL

(28)

Tajuk :

Penilaian Jurulatih Kokurikulum

SIMPANAN 1. Laporan Penilaian Prestasi

Jurulatih Kokurikulum 500-HEP(PKO. 23/7/5/7) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 Tahun

(29)

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pemantauan kepada Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pemantauan jurulatih dapat dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan sistematik.

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang dilantik dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan oleh Pusat Kokurikulum kepada para pelajar.

Merupakan buku panduan kepada pegawai dan pelajar yang

menerangkan tentang pentadbiran dan jenis-jenis kursus kokurikulum yang ditawarkan.

3.4 Pegawai Pemantau

Merupakan individu yang dilantik untuk memantau pelaksanaan tugas oleh Jurulatih Kokurikulum.

3.5 Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang yang perlu di isi oleh pemantau terhadap jurulatih dalam menjalankan pelaksanaan latihan kokurikulum.

(30)

Tajuk :

Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Muka surat 2 daripada05 3.6 Silibus Kokurikulum

Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar.

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar

PYKC - Penyelaras Kampus

PPK - Pengarah Pusat Kokurikulum PKOK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK (PK) - Penolong Pendaftar Kanan PP (HEP) - Penolong Pendaftar

PKO - Pegawai Kokurikulum PE (PK) - Pegawai Eksekutif

PPKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT (PK) - Pembantu Tadbir

PMKO - Pembantu Kokurikulum PTR (PK) - Pembantu Tadbir Rendah PAP (PK) - Pembantu Am Pejabat JKO - Jurulatih Kokurikulum PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum

PK - Pusat Kokurikulum

UK - Unit Kokurikulum

PPT - Pegawai Pemantau

PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

(31)

Muka surat 3 daripada05 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda

4.2.3 Borang Pemantauan Awal/Akhir Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum

4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM

PPK / PKOK / PKO / PYK / PP HEP

 Mengenal pasti dan melantik Pegawai Pemantau. PKO / PYK  Meyediakan Jadual Pegawai Pemantau bagi setiap

kelas kokurikulum.

 Mengedarkan Borang Pemantauan Kursus Kokurikulum kepada setiap Pegawai Pemantau.

PKOK / PKO / PYK / PPT  Melaksanakan proses pemantauan jurulatih kokurikulum mengikut jadual yang disediakan.

(32)

Tajuk :

Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Tanggungjawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

Kualiti Jangka Masa  Mula PPK / PKOK / PKO / PYK / PP HEP

 Mengenal pasti dan

melantik Pegawai

Pemantau. 1 Hari

PKO / PYK

 Mengenal pasti jumlah

kumpulan kursus

kokurikulum yang

ditawarkan dalam semester semasa.

 Menyediakan Jadual Pegawai Pemantau bagi setiap kelas kokurikulum.  Mengedarkan Borang

Pemantauan Kursus Kokurikulum kepada setiap Pegawai Pemantau.

1 Hari

PKOK / PKO / PYK / PPT

 Melaksanakan proses pemantauan jurulatih kokurikulum mengikut jadual yang disediakan.

Borang Pemantauan Awal/Akhir Jurulatih Kokurikulum 4 Minggu  Tamat

(33)

SIMPANAN 1. Fail Pemantauan Jurulatih

Kokurikulum

Pejabat Am, Pusat

(34)

Tajuk :

Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses dan penyampaian perkhidmatan kepada jurulatih kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah aktiviti luar kuliah yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum / Unit Kokurikulum.

3.3 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Merupakan kursus wajib yang perlu diikuti oleh semua Jurulatih Kokurikulum selepas dilantik pada setiap semester.

3.4 Surat Aku Janji

Merupakan perjanjian Jurulatih Kokurikulum kepada pihak Universiti dalam memastikan mereka mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan.

3.5 Surat Pelantikan

Merupakan surat lantikan kepada Jurulatih Kokurikulum yang telah berjaya melalui proses temuduga.

(35)

Muka surat 2 daripada06 Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan hal ehwal akademik pelajar di UiTM.

3.8 Iklan Jawatan Kosong

Merupakan kenyataan pemberitahuan mengenai kekosongan jawatan Jurulatih Kokurikulum.

3.9 Temuduga

Merupakan proses pemilihan Jurulatih Kokurikulum yang berkelayakan. 3.10 Panel Temuduga

Merupakan individu yang terlibat dalam proses menemuduga calon Jurulatih Kokurikulum yang terdiri daripada TR HEP / PPKO / PP HEP / PKO / PPKO

3.11 Borang Permohonan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh calon yang berminat untuk menjadi Jurulatih Kokurikulum.

3.12 Silibus Kokurikulum

(36)

Tajuk :

Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Muka surat 3 daripada06 PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum

PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum

4.0 RUJUKAN

4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM

4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum

(37)

Muka surat 4 daripada06 5.0 PROSES KERJA

PT(PKO) / PMKO Pendaftaran peserta dan kehadiran PPKO / PKOK /

PPK(PSK) / PKO / PPKO / PYK /

PE(PSK)

Taklimat

- Ucapan Aluan Pengerusi Majlis - Bacaan Doa

- Ucapan Aluan Ketua Pusat Kokurikulum - Ucapan Perasmian

- Penerangan kaedah pengurusan kelas bagi kursus kokurikulum

- Sesi Latihan PPKO / PKOK / PKO /

PYK/ PP HEP

Sesi Soal Jawab PPKO / PKOK / PKO /

PYK/ PP HEP

Sesi Ikrar Akujanji PMKO Penilaian kursus

(38)

Tajuk :

Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

 Mula

PT(PKO) / PMKO  Pendaftaran peserta dan kehadiran  Borang Kehadiran  Fail Panduan Jurulatih PKOK / PPK(PSK) / PKO / PPKO / PYK / PE(PSK)  Taklimat

- Ucapan Aluan Pengerusi Majlis

- Bacaan Doa

- Ucapan Aluan Ketua Pusat Kokurikulum

- Ucapan Perasmian - Penerangan kaedah

pengurusan kelas bagi kursus kokurikulum - Sesi Latihan Buku Panduan Kursus Kokurikulum PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

 Sesi Soal Jawab PKOK / PKO /

PYK/ PP HEP

 Sesi Ikrar Akujanji Borang Akujanji Jurulatih

PMKO  Penilaian kursus Borang Penilaian

Kursus

(39)

SIMPANAN 1. Laporan penuh pelaksanaan

Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 600-HEP(PKO. 12/10/1/1/8) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 Tahun

2. Fail kelulusan peruntukan melaksanakan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 400-HEP(PKO. 29/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

3. Fail bayaran kepada pembekal makanan bagi Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 300-HEP(PKO.14/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 5 tahun

4. Fail peribadi Jurulatih Kokurikulum 500-HEP(PKO. 23/4/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

5. Surat lantikan dan Surat Aku Janji Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

6. Fail Pelantikan Jurulatih Kokurikulum 500-HEP(PKO. 23/4/1) Pejabat Am, Pusat Kokurikulum 3 tahun

(40)

Tajuk :

Pengurusan Stor

Muka surat 1 daripada 05 1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk menetapkan Pengurusan Stor bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterima pakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengurusan stor dibuat dengan cekap dan berkesan.

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah aktiviti luar kuliah yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Stor

Tempat menyimpan peralatan dan barang-barang mengikut jenis. 3.3 Pengurusan Stor

Merupakan asas dalam pengendalian penyimpanan peralatan. 3.4 Singkatan

(41)

Muka surat 2 daripada 05 PMKO - Pembantu Kokurikulum

PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum

4.0 RUJUKAN

4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk

4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan

4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.6 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM

4.2.7 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

(42)

Tajuk :

Pengurusan Stor

Muka surat 3 daripada 05 5.0 PROSES KERJA

PT (PK) / PMKO Semak borang peminjaman peralatan PT (PK) / PMKO Mengeluaran pinjaman peralatan PT (PK) / PMKO Pemulangan peralatan

(43)

Muka surat 4 daripada 05 6.0 CARTA ALIR

 Mula

PT (PK) / PMKO  Semak borang

peminjaman peralatan

BPP/ULK/PKO/2018

PT (PK) / PMKO  Mengeluaran pinjaman peralatan

PT (PK) / PMKO  Pemulangan peralatan BPP/ULK/PKO/2018

(44)

Tajuk :

Pengurusan Stor

Muka surat 5 daripada 05 7.0 REKOD KUALITI

SIMPANAN

1. Borang Peminjaman Peralatan 3 tahun

2. Surat Permohonan Khas Peminjaman Peralatan

Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

(45)

Muka surat 1 daripada 05 1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pengendalian penganjuran aktiviti pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengendalian kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk Kemahiran Insaniah Pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/ Sarjana Muda.

3.4 Kalendar Akademik

Jadual yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik yang mengandungi senarai aktiviti sepanjang semester.

3.5 Kalendar Kokurikulum

Jadual yang dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum untuk aktiviti sepanjang semester.

(46)

Tajuk :

Penganjuran Aktiviti Pelajar

Muka surat 2 daripada 05 Jadual latihan kursus kokurikulum sepanjang 14 hingga 16 minggu. 3.7 Silibus Kursus Kokurikulum

PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum

4.0 RUJUKAN

(47)

Muka surat 3 daripada 05 4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk 4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan

4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM

PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK

Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan kalendar akademik

Menyediakan perancangan latihan - Menyediakan jadual latihan - Menyediakan surat arahan latihan PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Merancang keperluan jurulatih kokurikulum Menyediakan tempat / kelas kokurikulum PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Melantik tenaga pengajar luar / dalam bagi pengisian ceramah mengikut jadual latihan

Mesyuarat Penyelarasan latihan kokurikulum - Pengagihan tugas jurulatih mengikut bidang - Perkara logistik

Mengeluarkan jadual latihan dan pengagihan logistik PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Pembantu Kokurikulum bagi menyelaras perkara berikut:

- Pemantauan jurulatih

- Pemantauan perjalanan latihan - Pemantauan logistik

- Penyelarasan tarikh dan tugas kepada jurulatih PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Membantu pelajar yang menghadapi masalah latihan PMKO / JKO Mengendalikan latihan

(48)

Tajuk :

Penganjuran Aktiviti Pelajar

Muka surat 4 daripada 05 6.0 CARTA ALIR

Tanggu

ngjawab Aliran Kerja Proses Kerja

Rekod Kualiti Jangka Masa  Mula PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK  Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan

kalendar akademik 1 Hari

PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK  Menyediakan perancangan latihan - Menyediakan jadual latihan

- Menyediakan surat arahan latihan 1 Minggu PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK  Merancang keperluan jurulatih kokurikulum

 Menyediakan tempat / kelas kokurikulum

 Melengkapkan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

Borang C 2 Minggu PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK  Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti.

4 Minggu PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK

 Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan

4 Minggu

(49)

Muka surat 5 daripada 05 7.0 REKOD KUALITI

SIMPANAN

1. Kalendar Akademik Pejabat Am,

Pusat Kokurikulum

3 Tahun 2. Perancangan aktiviti semester Pejabat Am,

Pusat Kokurikulum

3 tahun

3. Jadual Latihan Kokurikulum Pejabat Am,

Pusat Kokurikulum

5 tahun 4. Rekod Pengambilan Pakaian

Seragam/ Logistik

3 tahun 5. Rekod Kehadiran Pelajar

Kokurikulum

(50)

Tajuk :

Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement

(UCE)

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pengendalian penganjuran aktiviti pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengendalian kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk Kemahiran Insaniah Pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/ Sarjana Muda.

3.4 Kalendar Akademik

Jadual yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik yang mengandungi senarai aktiviti sepanjang semester.

3.5 Kalendar Kokurikulum

Jadual yang dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum untuk aktiviti sepanjang semester.