STANDAR II
TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN
PENJAMINAN MUTU
FST UIN JKT 12/11/18 Borang Akreditasi
BORANG AKREDITASI
7 STANDAR II
TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
2.1 Tata Pamong
2.1.1. Struktur Organisasi Program Studi Serta Tugas Pokok dan Fungsi Manajemen.
Struktur organisasi PSMA yang terdapat pada struktur organisasi FST adalah sebagai berikut: Dekan FST dengan 3 Wakil Dekan, Ketua Prodi (Agribisnis, Fisika, Kimia, Biologi, Matematika, Sistim Informasi, Teknik Informasi, pertambangan dan Magister Agribisnis,), Sekertaris Prodi (Agribisnis, Fisika, Kimia, Biologi, Matematika, Sistim Informasi, Teknik Informasi, Pertambangan, dan Magister Agribisnis). Struktur organisasi PSMA dapat dilihat pada bagan berikut.
STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM MAGISTER AGRIBISNIS
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Keterangan :
= Garis Komando = Garis Kordinasi
Gambar 2. Struktur Organisasi PSMA DEKAN
Dr. Agus Salim, M. Si
WADEK BID. AKADEMIK
Dr. Elpawati, M. Si
WADEK BID. ADKUM
Dr. Nur Inayah, M. Si
WADEK BID. KEMAHASISWAAN
Dr.Sutrisno
KAPROD MAG. AGRIBISNIS
Dr. Yon Girie Mulyono, M. Si
SEKPROD MAG. AGRIBISNIS
8 Dalam ortaker, statuta, manual ISO, masing-masing bagian seperti Dekan, Pembantu Dekan, Ketua Program Studi, Sekertaris Program Studi, Kabag TU, dan para Kasubag memiliki wewenang dalam melaksanakan fungsi manejemen, meliputi:
Fungsi Perencanaan: Perencanaan pada PSMA diturunkan dari perencanaan FST. Perencanaan terdiri: 1. perencanaan tahunan yaitu membuat Rencana Bisnis Anggaran (RBA) yang dilaksanakan pada pertengahan tahun berjalan untuk tahun berikut. 2. Perencanaan kerja enam bulanan atau semesteran yaitu membuat rencana kegiatan selama satu semester. Rencana ini dibuat pada akhir semester untuk semester berikut. 3. Rencana Bulanan yaitu membuat rencana tiap bulan yang dilaksanakan setiap akhir bulan berjalan untuk rencana bulan depan. Rencana bulanan ini yaitu SKP (sasaran Kerja Pegawai). SKP bulan berikut dibuat pada akhir bulan berjalan. Kemudian pada akhir bulan berjalan dibuat realisasi SKP bulan tersebut. Selain itu juga dibuat realisasi mingguan dan harian.
Dalam membuat perencanaan semua pejabat Fakultas dilibatkan.
Fungsi pengorganisasian: pengorganisasian, dalam bentuk mengelola sumberdaya, aset, sarana dan prasarana untuk menjalankan dan menunaikan kewajiban, tugas pokok, dan fungsinya. Organisasi berjalan sesuai dengan koridor, kewenangan, dan mendistribusikan beban kerja pada staf. Dalam konteks ISO telah disusun analisa beban kerja (ABK), SOP untuk memandu pelaksanaan beban kerja. Koordinasi antar bagian untuk pelaksanaan beban kerja selalu dilaksanakan. Sebagai contoh adalah apabila ada seorang dosen yang jumlah SKSnya belum mencukupi beban kerja maka PSMA mengkordinasi dengan Program Agribisnis S1 agar dapat dialokasi dalam mata kuliah tertentu yang sesuai.
Fungsi Pengembangan staf : pengembangan staf, dalam hal pengelolaan SDM, terdiri dari dosen dan tenaga kependidikan. Bagi dosen diwajibkan menjalankan beban kerja dan pada setiap semester harus dilaporkan1, menjalankan riset setiap tahun, percepatan
kenaikan pangkat, dan lain-lain. Sementara tenaga kependidikan diatur melalui disiplin pegawai2 dan kode etik3 masing-masing memiliki job deskripsi masing-masing menurut latar
ketrampilan.
Fungsi Pengawasan : pengawasan pada PSMA dilakukan adalah pada saat perkuliahan, memonitoring perkuliahan, memonitoring ujian baik UTS maupun UAS, memonitoring nilai ujian. Pengawasan ini dilakukan secara elektronik melalui Academic Information System (AOS). Pengawasan yang lain adalah monitoring fortofolio dosen tiap semester. Selain itu juga mengawasi penerapan kode etik dosen dengan mengacu kepada SK Un.01/R/HK.00.5/145/2011 tentang Kode Etik Dosen UIN Jakarta, pemberlakuan finger
1Lihat SK Rektor Nomor 393/Tahun 2018 tentang Pedoman Kerja Dosen Pomok dan Tambahan serta Evaluasi Pelaksanaan
Tri Darma Perguruan Tiggi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2Lihat PP RI Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri
9 print untuk memantau disiplin pegawai, pemberlakuan kode etik tenaga kependidikan dengan mengacu pada Keputusan Menteri Agama RI Nomor 421 Tahun 2001 tentang Kode Etik Pegawai Kementerian Agama.
Fungsi pengarahan : pengarahan, dalam bentuk arahan yang dilakukan oleh Kaprodi PSMA dan Sekprodi PSMA dalam penyelesaian dan pemenuhan tugas sehari-hari. Pengawasan terdiri dari pengawasan kegiatan PBM, Kunjungan filtrip, batas waktu studi mahasiswa, penelitian mahasiswa dan dosen, keikutsertaan dalam kegiatan seminar oleh mahasiswa dan dosen. Mengikuti alur birokrasi resmi, disposisi merupakan bentuk kongkrit dari arahan. Pimpinan PSMA memiliki kewenangan secara bertingkat untuk mengarahkan baik arahan lisan-langsung maupun tidak langsung. Dalam kasus terakhir ini misalnya dalam bentuk telp, WA, sms, email, dll.
Fungsi representasi : representasi dalam hal ini berupa keterwakilan perempuan. PSMA memiliki dua orang wanita sebagai dosen luar biasa. Adapun kompetensi kompetensi keahlian, terdiri dari keahlian ekonomi, sosial ekonomi, manejemen, pertanian, dan syariah). Mengenai latar belakang pendidikan, semua dosen PSMA berlatar belakan pendidikan pada jenjang S3 atau Doktor.
Fungsi Penganggaran : Fungsi penganggaran dimiliki oleh masing-masing Prodi di FST, yang memiliki kedudukan, tugas pokok dan fungsi masing-masing. Pada setiap tahun, masing-masing prodi akan mengajukan kegiatan lengkap dengan Rancangan Anggaran Biaya untuk diakomodasi dalam RAB tahunan fakultas.
2.1.2. Sistem Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi pencapaian sasaran
Agar visi PSMA dapat terwujud, misi terlaksana, tujuan tercapai, dan berhasil mencapai sasaran maka perlu semua kegiatan dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Kredibel: contoh kredibel adalah pemberian tugas mengajar mata kuliah tertentu kepada dosen yang kompeten terhadap mata kuliah tersebut. Misalnya mata kuliah ekonomi agribisnis ditugaskan kepada Dr. Edmon Daris, M.Si untuk mengajar. Dr. Edmon Daris adalah dosen yang kompeten pada ilmu ekonomi karena beliau lulusan S1 Sosek pertanian, S-2 Ekonomi pertanin, dan S-3 Ekonomi Pertanian. Selain itu semua dosen pada PSMA bergelar Doktor dan mempunyai kompetensi yang sesuai dengan keagribisnisan. Hal ini tercantum pada tabel data dosen.
Transparan : Semua kegiatan pada PSMA dilaksanakan dengan transparan. Contoh RBA PSMA semua dosen dapat mengetahuinya. Nilai mahasiswa disajikan pada AIS, dan setiap mahasiswa dapat mengakses dan melihat semua prestasinya. Pada setiap rapat dosen rencana dan realisasi disampaikan untuk dibahas. Penentuan dosen pembimbing tesis
10 dilakukan melalui rapat dosen. Penentuan dosen yang akan tugas luar dilakukan secara transparan melalui rapat dosen.
Akuntabel dan bertanggungjawab: Setiap mahasiswa pada akhir semester melakukan penilaian terhadap dosen melalui AIS dengan istilah EDOM (evaluasi dosen oleh mahasiswa). Mengenai EDOM, dapat dilibhat pada AIS, yang bersifat akuntable, di mana para mahasiswa dan dosen-dosen lain dapat melihat langsung hasil dari EDOM ini.
Adil: Dalam hal pemberian tugas bagi para dosen dilakukan melalui rapat dosen. Hal ini dilakukan agar terhindar dari ketidakadilan. Contoh: pemberian tugas kepada Dr. Ahmad Riyadi Wastra dan Dr.Iwan Aminuddin untuk menjadi pembimbing dalam filtrip.
2.2 Kepemimpinan
Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
Kepemimpinan efektif: terdiri dari kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan public.
Kepemimpinan Operasional
Berfungsi mengelola dan mengendalikan proses belajar mengajar yang efektif, effisien, produktif dan mencapai sasaran, sesuai dengan visi dan misi Prodi Magister Agribisnis.
Kaprodi dan Sekprodi menjabarkan visi, misi, tujuan, dan mandat FST menjadi Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu 2015-20194, dan program kerja yang jelas dan terukur.
Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu 2015-2019, dan program kerja ini berorientasi pada peningkatan mutu di PSMA. Aspek mutu yang hendak dikembangkan, antara lain, dosen, tenaga kependidikan, laboratorium, sarana fisik, sistem informasi, perpustakaan,dan kurikulum. Selain itu juga membangun komunikasi dan sarana informasi untuk memudahkan koordinasi untuk meningkatkan kinerja unit kerja terkait guna meningkatkan standar mutu dan akreditasi.
Kepemimpinan Organisasi
Berfungsi mengkoordinasikan unsur-unsur yang terkait dengan proses belajar mengajar, agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Ketua PSMA berkoordinasi dengan Pimpinan FST, dan pimpinan prodi lain di FST untuk merumuskan kebijakan pengembangan akademik dan non akademik di FST UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan melakukan monitoring dan evaluasi tingkat prodi. Fakultas
4Lihat Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor Un.01/R/OT.00.1/172/2011 tentang Penerapan
11 memastikan bahwa visi, misi, tujuan PSMA, Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu tercapai. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu 2015-2019 di-audit melalui Audit Mutu Internal (AMI)5 dan
kemudian Audit Mutu Eskternal (AME)6. Sturkur,tupoksi,jobdes,pedoman terkait organisasi,
AMI dan AME dimasukan tentang penjaminan mutu.
Kepemimpinan Publik
Berfungsi membina, mengarahkan, mengayomi, membantu, mengembangkan, serta memberdayakan masyarakat umum, dalam rangka peningkatan kesejahteraan sosial dan ekonomi masyarakat, melalui pengembangan agribisnis.
Terkait dengan kepemimpinan publik, ketua PSMA dan jajaran pimpinan FST, baik secara personal maupun kelembagaan berusaha terlibat dan mendorong para dosen PSMA untuk terlibat aktif dalam kegiatan publik. Beberapa hal yang bisa disebutkan adalah:
a) Memilliki dan mengembangkan inisiatif untuk menjalin kerjasama kemitraan dengan berbagai institusi dalam dan luar negeri terkait pengembangan PSMA dengan tetap berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pimpinan Fakultas. Kerjasama ini dapat dituangkan dalam dalam satu MoU formal yang ditandatangani oleh Rektor dengan Rektor; dan antara Dekan dengan Dekan;. Pelaksanaan kerjasama melibatkan dosen, mahasiswa, dan staf (baik staf di lingkungan fakultas maupun Prodi).
b) Ketua PSMA aktif dalam berbagai organisasi profesi dan humpunan masyarakat keilmuan, seperti ADI (Asosiasi Dosen Indonesia), Masyarakat Agribisnis Indonesia (MAI), Forum Komunikasi Perguruan Tinggi Pertanian Indonesia (FKPTPI), Perhimpunan Ahli Ekonomi Pertanian Indonesia (PERHEPI), dan lain-lain. Bukan hanya aktif secara individual melainkan mengajak dan mendorong para dosen untuk aktif dalam oganisasi profesi dan masyarakat ilmiah tersebut. Karena itu, hampir seluruh dosen PSMA aktif dalam berbagai organsasi profesi dan kelompok masyarakat keilmuan. Selengkapnya mengenai aktivitas tersebut disajikan dalam Standar IV.7
c) Ketua PSMA dan para dosen senior seringkali menjadi narasumber, tenaga ahli, dan konsultan pada berbagai instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Bahkan para dosen tersebut banyak yang aktif sebagai tenaga ahli/penasehat di berbagai perguruan tinggi lain. Kedudukan sebagai tenaga ahli bukan hanya di tingkat nasional melainkan di tingkat internasional. Lengkapnya mengenai aktivitas tersebut disajikan dalam Standar IV.
5AMI 2011 dan 2012 6AME 2011 dan 2012
12 2.3 Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional PSMA mencakup:
1) Perencanaan : Pengelolaan program studi selalu mengacu pada RBA prodi. Usulan kegiatan dilakukan awal bulan berjalan untuk setiap kegiatan. Contoh, kegiatan yang akan dilakukan pada bulan Juli, usulan kegiatan dilakukan pada awal bulan. Usulan kegiatan pada FST berupa SKP (Sasaran Kerja Pegawai) yang dibuat pada awal bulan. Realisasi dibuat pada akhir bulan. Setiap kegiatan dilaporkan dalam bentuk laporan realisasi kegiatan.
2) Pengorganisasian: Contoh kordinasi dosen dengan pimpinan PSMA, kordinasi pimpinan PSMA dengan pimpinan FST, kordinasi pimpinan PSMA dengan pimpinan prodi lain di lingkungan FST, kordinasi pimpinan PSMA dengan LPM (Lembaga Penjaminan Mutu), kordinasi PSMA dengan rektorat, dan kordinasi pimpinan PSMA dengan bagian TU FST.
3) Pengembangan staf: dilakukan dengan memberikan berbagai pelatihan bagi staf dan pelatihan bagi dosen, seperti pelatihan penulisan dan publikasi pada jurnal internasional bereputasi, dan akselerasi penciptaan guru besar bidang sosial ekonomi pertanian, dan hal ini disesuaikan dengan RBA dan program yang sejenis dengan kegiatan yang dilakukan oleh Fakultas Sains dan Teknologi dan atau kegiatan yang dilakukan oleh UIN Jakarta.
4) Pengarahan: contohnya adalah memberi arahan kepada dosen untuk melaksanakan PBM sesuai jadwal. Mengarahkan para dosen untuk melakukan penelitian dan publikasi, baik di tingkat nasional maupun internasional dengan baik. Mengarahkan mahasiswa agar lulus tepat waktu. Memberi surat teguran kepada mahasiswa yang batas waktu studi segera berakhir.
5) Representasi: contoh, keterwakilan perempuan (dosen PSMA yang Perempuan ada 2 orang). Keterwakilan bidang keahlian, berpendidikan Doktor semuanya.
6) Penganggaran : contoh penyusunan RBA, penyusunan rencana penerimaan. Hal ini dilampirkan pada RBA PSMA, Renstra FST, RIP UIN Jakarta, SOP.
2.4 Kebijakan, sistim dan pelaksanaan penjaminan mutu pada program studi, termasuk penjaminan mutu dari badan akreditasi selain BAN –PT
Sistim penjaminan mutu secara terpusat dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang beranggotakan perwakilan setiap fakultas di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. LPM ini dibantu oleh dua pusat utama yaitu (1) Pusat Pengembangan Standar Mutu dan (2) Pusat Audit dan Pengendalian Mutu. Sistem manajemen mutu internal UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang diturunkan ke tingkat prodi fokus pada pemenuhan
13 standar dan kepuasan stakeholders. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal UIN Syarif Hidayatullah Jakarta bekerja dengan langkah-langkah berikut: (1) perencanaan (plan), (2) pelaksanaan (do), (3) monitoring evaluasi dan audit (check), dan (4) tindakan penyempurnaan (action).
Fakultas Sains dan Teknologi sejak tahun 2012 telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008. Oleh karena itu Sistem Penjaminan Mutu Internal PSMA yang merupakan bagian dari FST-UIN mengacu pada dokumen yang terdiri dari:
a.
Kebijakan Mutub.
Sasaran Mutu;c.
Manual Mutu;d.
Standar8;e.
Analisa Jabatan;f.
Instruksi Kerja;g.
SOP;h.
Program Kerja;i.
Laporan BulananSelain itu proses sebagaimana telah disebutkan di atas, monitoring-evaluasi dan audit telah dilaksanakan untuk memastikan terimplementasikannya mutu kegiatan diantaranya adalah:
Tabel 4. Kegiatan Monev dan Audit PPJM FST UIN Jakarta
No Kegiatan Monev dan Audit Tindak Lanjut 1 Evaluasi Mutu Internal (EMI) – Program
Studi
Untuk peningkatan standar pada tahun berikutnya;
Menyusun berbagai pedoman yang dikehendaki oleh butir-butir EMI
2 Monev Beban Kerja Dosen Pokok dan Tambahan
Dinilai oleh 2 orang Asesor BKD Dosen yang tidak memenuhi beban kerja minimal, dapat dicabut sementara tunjangan profesinya
3 Monev Dosen oleh mahasiswa Menjadi dasar untuk kegiatan Peningkatan kemampuan dosen
4. Monev Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan
Perbaikan layanan
Penyusunan anjab untuk menyusun remunerasi
14 5. Audit kepuasan layanan Internal (AMI
ISO 9001 : 2008)
Mengidentifikasi
ketidaksesuaian antara pedoman dengan praktik layanan;
Seluruh temuan dalam AMI akan di bahas dalam RTM yang dipimpin oleh QMR;
Tindak lanjut kepuasan layanan akademik, keuangan, kemahasiswaan, sarana prasarana, di seluruh Biro, LPM dan Puskom;
Memenuhi AMI untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9001 : 2008 melalui AME 6. Evaluasi mutu proses pembimbingan Informasi mutu pembimbingan
di setiap prodi
Setiap lulusan/wisudawan
Mulai semester genap 2012/2013 ini UIN Jakarta memberlakukan evaluasi dosen secara online yang terintegrasi dengan academic information system (AIS). Melalui sistem ini, setiap mahasiswa yang ingin mengetahui nilai ujian semesternya diwajibkan mengisi kuesioner evaluasi dosen ini terlebih dahulu. Setelah langkah ini lakukan, barulah mahasiswa tersebut dapat mengakses nilai ujian semesternya tersebut. Kebijakan ini dibuat agar universitas dapat mendapatkan data hasil evaluasi kinerja dosen oleh mahasiswa dan melakukan langkah-langkah perbaikan sesuai hasil evaluasi tersebut. Sosialisasi EDOM dilakukan dengan memasang spanduk di depan fakultas. Contoh spanduk EDOM FST UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut. .
Gambar 3. Spanduk EDOM
Pada tanggal 25 Januari 2013 FST mendapatkan sertifikat ISO 9001: 2008. PSMA termasuk dalam unit pada FST yang di audit guna memperoleh sertifikat tersebut. Sertifikat ISO 9001: 2008 yang diberikan kepada FST berlaku sampai 24 Januari 2016. Contoh sertifikat tertera pada gambar berikut.
15 Gambar 5. Sertifikat ISO 9001 : 2008
2.5 Umpan Balik
Umpan balik pada PSMA dilakukan setiap semester bersamaan dengan fakultas. Form umpan balik diberikan kepada setiap orang yang selesai mendapat pelayanan dar progi. Form umpan balik adalah seperti pada gambar di bawah.
Gambar 6. Form Umpan Balik FST
Evaluasi terakhir untuk memperoleh umpan balik diselenggarakan pada bulan Juli 2018 dengan gambaran hasil sebagai berikut.
SANGAT TIDAK PUAS 24% TIDAK PUAS 14% CUKUP PUAS 9% PUAS 17% SANGAT PUAS 34% TIDAK MEMBERIKAN PENILAIAN 2%
PERSENTASE KEPUASAN PELANGGAN FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
16 Gambar 7. Diagram Rekapitulasi Hasil Umpan Balik FST.
Gambar 8. Diagram Hasil Umpan Balik PSMA
Program studi telah melakukan kajian tentang proses pembelajaran melalui umpan balik dari mahasiswa mengenai harapan dan persepsi mereka. Contoh form umpan balik PSMA dan hasil umpan balik tertera pada tabel dan gambar berikut:
Umpan balik yang dilakukan oleh program studi terdiri dari : umpan balik bagi mahasiswa dan umpan balik bagi dosen.
Tabel 4. Hasil umpan balik mahasiswa Program Studi magister Agribisnis SANGAT TIDAK PUAS 0% TIDAK PUAS 10% CUKUP PUAS 0% PUAS 10% SANGAT PUAS 80% TIDAK MEMBERIKAN PENILAIAN 0%
MAGISTER AGRI
17 Uraian
Kompetensi
Pedagogik Profesional Kepribadian Sosial
Sangat Baik 7 7 7 7
Baik 7 7 7 7
Cukup Baik 0 0 0 0
Kurang 0 0 0 0
Keberlanjutan
Upaya yang dilakukan untuk menjamin keberlanjutan program studi dilakukan berbagai cara yaitu: Promosi
Promosi dilakukan melalui : menyebar brosur, memasang spanduk, road show, serta melalui sosial media.
Menyebar brosur dilakukan setiap semester oleh petugas yang diberi tanggung jawab. Selain melakukan penyebaran, juga dilakukan dengan cara memberikan kepada masyarakat yang berminat. Contoh brosur PSMA adalah seperti yang ada pada gambar di bawah ini.
Pemasangan spanduk dilakukan setiap semester di depan kampus UIN Jakarta dan di depan kampus FST UIN Jakarta. Contoh spanduk adalah :
