Diterima 26 Januari 2017; Revisi 16 Februari 2017; Disetujui 15 Maret, 2017
PENGGUNAAN DATABASE KARYAWAN UNTUK
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PERUSAHAAN
Firstianty Wahyuhening FibrianyAMIK BSI Jakarta Firstianty.fbr@bsi.ac.id
Abstrak
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam organisasi harus dilakukan dengan baik. Perusahaan yang melakukan pengeloaaan SDM secara baik, akan meningkatkan produktivitas kerja dan meningkatkan profit perusahaan. Salah satu pengelolan SDM yang baik adalah dengan mengelola data base karyawan yang dimiliki perusahaan tersebut. Semakin lengkap dan akurat data base karyawan yang dimiliki, akan semakin meningkat kualitas informasi yang diperoleh manajemen. Sebaliknya, pengelolaan database karyawan yang tidak akurat, perusahaan akan sulit untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Metode yang dapat digunakan untuk pengelolaan database ini salah satunya adalah dengan metode kualitatif deskriptif dengan menggnakan media komputer dalam pengelolaan. Umumnya, penggunaan database dengan menggunakan software microsoft access. Penggunaan database karyawan pun harus selalu diperbaharui agar perusahaan mendapat data yang akurat untuk mengambil keputusan strategis. Dengan adanya penggunaan database karyawan pada perusahaan secara baik, diharapkan pihak manajemen dapat meningkatkan produktivitas kerjanya yang akan meningkatkan profit perusahaan.
Keywords: Database karyawan, Sistem Informasi Manajemen, Sumber Daya Manusia, Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Pendahuluan
Peran sumber daya manusia (SDM) semakin penting dalam mewujudkan perusahaan yang semakin kompetitif. Tanpa sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan keterampilan yang tinggi dalam bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, perusahaan akan gagal untuk mewujudkan eksistensinya.
Sumber daya manusia menurut Sedarmayanti (2016) merupakan kekuatan yang dimiliki manusia dalam berfikir dan berkarya yang perlu digali, dibina, dikembangkan, dan dimanfaatkan sebaik-baiknya untuk kesejahteraan kehidupan manusia. Kekuatan inilah yang menjadi harta/asset paling berharga yang dimiliki perusahaan untuk menghasilkan barang/jasa dan untuk mengembangkan perusahaan menjadi perusahaan besar.
Untuk memanfaatkan sumber daya manusia, maka diperlukan Manajemen SDM yang baik melalui kegiatan perencanaan, pergerakan, pengendalian, dan pengelolaan secara efektif dan efisien. Dalam kegiatan fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan dan pengendalian, perusahaan seharusnya
memiliki data karyawan nya secara akurat. Perusahaan diharapkan selalu melakukan pembaharuan data karyawannya, agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Dengan data base karyawan yang akurat, yang terdapat dalam sistem informasi manajemen, kegiatan untuk mengelola SDM secara tepat baik dari segi kuantitas maupun kualitas dapat tercapai. Data base karyawan ini akan terbantu dengan adanya komputer. Komputer akan menyederhanakan tugas untuk menganalisis data karyawan dalam jumlah besar (Kamal, F. 2016). Dengan menggunakan piranti keras, piranti lunak, dan basis data komputer, organisasi tidak hanya menyimpan catatan dan informasi, tetapi dapat mengambil data tersebut dengan mudah untuk berbagai keperluan yang ingin digunakan oleh pihak manajemen untuk berbagai kebutuhan perusahaan.
2. Metode Penelitian
Penelitian ini akan membahas tentang penggunaan database karyawan yang dapat digunakan oleh departemen SDM dalam meningkatkan sistem informasi
KNiST, 30 Maret 2017 210 manajemen, terutama untuk menyediakan
data bagi para manajer untuk membantu pekerjaannya yang berkaitan dengan karyawan.
Atas dasar tersebut, jenis penelitian ini termasuk dalam penelitian studi kasus yang tidak menggunakan hipotesis.
Jenis dan Sumber Data a. Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif, berupa data yang dinyatakan dalam bentuk kata dan kalimat.
b. Sumber Data
Sedangkan sumber data yang digunakan adalah data sekunder yaitu berupa data yang diperoleh peneliti melalui media perantara yang berupa buku dan jurnal.
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif dengan menggunakan studi pustaka.
3. Pembahasan
Sumber Daya Manusia (SDM) memiliki peran yang sangat vital untuk menentukan hidup matinya organisasi/perusahaan. Manajemen harus memberikan perhatian kepada praktik manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi, agar bisa mendapatkan sumber daya yang handal yang mampu memberikan sumbangan untuk menghasilkan nilai tambah dalam pencapaian tujuan dan keberhasilan bisnis perusahaan.
Manajemen SDM merupakan penerapan pendekatan SDM dimana secara bersama-sama mencapai tujuan untuk perkembangan perusahaan dan karyawan. Dalam melakukan pendekatan sumber daya manusia, terdapat beberapa aspek yang harus dipenuhi, yaitu
1. Karyawan merupkan unsur investasi efektif yang jika dikeola dan dikembangkan akan berpengaruh pada perusahaan dalam bentuk produktivitas jangka panjang. Karyawan yang dimiliki oleh perusahaan adalah asset terpenting. Peusahaan harus selalu melalukan peningkatan keterampilan karyawan dengan pelatihan yang sesuai dengan tanggung jawab pekerjaannya.
2. Kebijakan, program, dan pelaksanaan harus diciptakan dengan memuaskan kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan. Perusahaan harus
memiliki basis data karyawan nya, kemampuan, keterampilan, dan latar belakang karyawan sebelumnya harus terekam dengan baik. Kebijakan dan program yang dikeluarkan disesuaikan dengan jabatan dan tanggung jawabnya di perusahaan.
3. Lingkungan kerja harus diciptakan agar karyawan terdorong untuk mengembangkan dan memanfaatkan keahliannya semaksimal mungkin. Lingkungan kerja dibuat sesuai dengan pekerjaan karyawan. Pekerjaan yang menuntut konsentrasi tinggi harus dibuat agar karyawan nyaman bekerja. 4. Program pelaksanaan MSDM harus
dilaksanakan dalam kebutuhan seimbang antara pemenuhan tujuan perusahaan dan karyawan. Program pelaksanaan ini disesuaikan dengan data base karyawan yang sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya. Oleh karena itu, perusahaan harus benar-benar merekam dan mengelola dengan baik, agar program yang akan dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan tujuannya.
Dengan empat prinsip yang harus dipenuhi di atas dalam rangka mengembangkan organisasi dan karyawan, maka dibutuhkan sistem informasi SDM yang baik untuk meningkatkan efisiensi dimana data karyawan dan aktivitas sumberdaya manusia digabungkan menjadi satu, dan agar lebih strategis dalam melakukan perencanaan SDM di perusahaan. Sistem informasi akan baik, bila data yang dikumpulkan juga baik.
Bentuk data sangat bervariasi, tergantung informasi apa yang ingin dihasilkan. Pemilahan data yang tepat, akan meringankan manajemen untuk mengambil keputusan terbaik untuk karyawan maupun kelangsungan usaha organisasi. Menurut Raymon McLeod, Jr dalam Rusdiana dan Irfan (2014:301), data adalah “sekumpulan baris fakta yang mewakili peristiwa yang terjadi pada organisasi yang bisa dimengerti dan digunakan manusia”. Sedangkan database adalah kumpulan informasi yang disimpan dalam komputer secara sistematik untuk memperoleh informasi yang saling berhubungan untuk memenuhi berbagai kebutuhan (Rusdiana dan Irfan, 214:302).
Database karyawan dapat dibuat dan diolah dengan bantuan program komputer.
KNiST, 30 Maret 2017 211 Tujuan utama dari database adalah untuk
memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan atau warkat yang saling berhubungan dan perangkat lunaknya mengacu sebagai sistem manajemen basis data. Salah satu software yang dapat digunakan untuk pengelolaan database karyawan adalah microsoft access.
Sistem basis data merupakan salah satu komponen penting penyusun sistem informasi manajemen terutama sistem informasi SDM. Suatu sistem informasi manajemen SDM tidak akan berfungsi dengan baik tanpa melibatkan basis data. Manfaat penggunaan database bagi perusahaan adalah
1. Kecepatan dan Kemudahan
Database memiliki kemampuan dalam menyeleksi data sehingga menjadi suatu kelompok yang terurut dengan cepat. Hal inilah yang ahirnya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat pula. Seberapa cepat pemrosesan data oleh database tergantung pula pada perancangan databasenya.
2. Pemakaian Bersama-sama
Suatu database bisa digunakan oleh siapa saja dalam suatu perusahaan. Sebagai contoh database mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi dibutuhkan oleh beberapa bagian, seperti bagian admin, bagian keuangan, bagian akademik. Kesemua bidang tersebut membutuhkan database mahasiswa namun tidak perlu masing-masing bagian membuat databasenya sendiri, cukup database mahasiswa satu saja yang disimpan di server pusat. Nanti aplikasi dari masing-masing bagian bisa terhubung ke database mahasiswa tersebut. 3. Kontrol data terpusat
Masih berkaitan dengan point ke dua, meskipun pada suatu perusahaan memiliki banyak bagian atau divisi tapi database yang diperlukan tetap satu saja. Hal ini mempermudah pengontrolan data seperti ketika ingin mengupdate data mahasiswa, maka kita perlu mengupdate semua data di masing-masing bagian atau divisi, tetapi cukup di satu database saja yang ada di server pusat.
4. Menghemat biaya perangkat
Dengan memiliki database secara terpusat maka di masing-masing divisi tidak memerlukan perangkat untuk menyimpan database berhubung database yang dibutuhkan hanya satu yaitu yang disimpan di server pusat, ini tentunya memangkas biaya pembelian perangkat.
5. Keamanan Data
Hampir semua Aplikasi manajemen database sekarang memiliki fasilitas manajemen pengguna. Manajemen pengguna ini mampu membuat hak akses yang berbeda-beda disesuaikan dengan kepentingan maupun posisi pengguna. Selain itu data yang tersimpan di database diperlukan password untuk mengaksesnya.
6. Memudahkan dalam pembuatan Aplikasi baru
Dalam poin ini database yang dirancang dengan sangat baik, sehingga perusahaan memerlukan aplikasi baru tidak perlu membuat database yang baru juga, atau tidak perlu mengubah kembali struktur database yang sudah ada. Sehingga Si pembuat aplikasi atau programmer hanya cukup membuat atau pengatur antarmuka aplikasinya saja.
Dengan segudang manfaat dan kegunaan yang dimiliki oleh database maka sudah seharusnya semua perusahaan baik itu perusahaan skala kecil apalagi perusahaan besar memilki database yang dibangun dengan rancangan yang baik. Ditambah dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer maka manfaat database ini akan semakin besar.
Untuk membuat database karyawan dalam sistem informasi SDM yang efektif, ada beberapa hal yang harus dimasukkan, yaitu:
1. Informasi yang dibutuhkan terhadap individual karyawan
Formulir-formulir khusus dan kuesioner-kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi. Sumber-sumber informasi ketika mengumpulkan informasi bagi data base karyawan, diantaranya: surat lamaran dan daftar riwayat hidup karyawan, evaluasi kinerja, perubahan status dan jabatan karyawan, tindakan indisipliner karyawan, dan daftar gaji. Data-data ini dimasukkan sebagai data primer yang harus dimasukkan dalam sistem database.
KNiST, 30 Maret 2017 212 a. Surat lamaran pada saat karyawan
melamar pekerjaan hendaknya diisi selengkap mungkin seperti data pribadi, tingkat pendidikan, keahlian, riwayat pekerjaan, dan riwayat kesehatan. Begitu juga daftar riwayat hidup yang diisi sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan digunakan sebagai data base karyawan. b. Evaluasi kinerja. Perusahaan
memerlukan informasi yang shahih untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu yang memiliki potensi promosi. Informasi penting harus diinformasikan secara periodik meliputi keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya.
c. Perubahan status dan jabatan karyawan. Perubahan data karyawan terjadi sepanjang tahun. Jenis informasi ini harus diperbaharui secara berkala. d. Tindakan indisipliner. Informasi
yang berkaitan dengan tindakan indisipliner formal juga perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM. Dengan adanya data ini, perusahaan dapat memberikan pertimbangan untuk menetapkan kebijakan bagi karyawan.
e. Data daftar gaji. Sistem informasi SDM juga memasukkan daftar gaji dasar, presentasi kenaikan setiap tahun, setiap bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan.
2. Kegunaan informasi
Sistem informasi SDM memberikan tempat untuk mengumpulkan, meringkas, dan menganalisa data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Sistem informasi manajemen, terutama database karyawan dirancang untuk membantu manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Oleh karena itu, jika informasi tidak relevan, maka perusahaan akan salah menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.
3. Siapa yang membutuhkan informasi Semua jajaran manajemen membutuhkan informasi untuk menunjang pekerjaannya. Database
karyawan yang akurat akan memberikan informasi yang tepat sesuai dengan tujuan organisasi. Namun, database karyawan tidak boleh digunakan apabila mengganggu privasi dari karyawan tersebut. Pemanfaatan data base karyawan harus sesuai peruntukan. Bagi yang memanfaatkan, harus menggunakan pasword atau ijin dari administrator yang memiliki wewenang untuk mengolah dan memperbaharui database karyawan. 4. Kesimpulan
Penggunaan database karyawan di dalam perusahaan sangat penting dilakukan. Dengan data base karyawan yang akurat kegiatan untuk mengelola SDM secara tepat baik dari segi kuantitas maupun kualitas dapat tercapai. Database dasar yang disimpan, yaitu: surat lamaran dan daftar riwayat hidup karyawan, evaluasi kinerja, perubahan status dan jabatan karyawan, tindakan indisipliner karyawan, dan daftar gaji. Database dasar inilah yang nanti akan digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan, baik untuk perusahaan ataupun karyawan.
Referensi
Kamal, F. (2016). Tinjauan Proses
Rekrutmen Dan Seleksi Calon
Karyawan (Studi Kasus Pada PT
Berkah Makmur
Jakarta). ECODEMICA, 3(2), 438-445.
Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta: Ghalia Indonesia Rivai, Veitzal dan Ella Jauvani Sagala.
2009. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan dari Teori ke Praktek. Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada
Rusdiana, H.A dan Moch Irfan. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Bnadung: Pustaka Setia.
Sedarmayanti. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negri Sipil. Bandung: PT Refika Aditama
Scott, George M. 2003. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada
KNiST, 30 Maret 2017 213 Siagian, Sondang P. 2003. Manajmen
Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
Winarno, Wing Wahyu. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN
BIODATA
Firstianty Wahyuhening Fibriany, S. TP, MM. Lahir di Jakarta pada tanggal 24 Februari 1978. Tamat pendidikan Strata satu dari IPB Jurusan Teknik Industri Pertanian tahun 2000 dengan menyandang gelar Sarjana Teknologi Pertanian (S. TP) dan tamat pendidikan Strata Dua dari MMA IPB sekarang MB IPB dengan menyandang gelar Magister Manajemen (MM) pada tahun 2003. Sejak tahun 2010 menjadi dosen tetap pada Akademi Bina Sarana Informatika dengan homebase AMIK BSI Jakarta.
