BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT BM merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tekstil yang memproduksi dan menjual kain untuk bahan pakaian. PT BM didirikan sejak tahun 1980 dan berlokasi di Jakarta dengan luas tanah kurang lebih 4 hektar yang sebagian besar digunakan untuk fasilitas produksi. M eskipun dalam proses produksinya menggunakan mesin-mesin modern, namun tenaga kerja manusia masih dipertahankan karena PT BM berkomitmen untuk turut berperan dalam program pemerintah untuk mengurangi pengangguran. Penyerapan tenaga kerja yang dilakukan PT BM diprioritaskan untuk masyarakat lingkungan pabrik sehingga keberadaan PT BM dirasa cukup penting oleh masyarakat yang bertempat tinggal di sekitar lokasi pabrik. Dengan dukungan dari kurang lebih 1.000 karyawan dan mesin-mesin berteknologi tinggi, perusahaan ini mampu menghasilkan produk-produk yang berkualitas. Sejumlah pelanggan tetap PT BM antara lain produsen kaos dengan merek ternama seperti Polo, Ralphlaurent, Calvin Klein, Country Fiesta, dan lain-lain.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT BM mempunyai visi dan misi sebagai berikut:
Visi : “M enjadi perusahaan yang mampu memenuhi kebutuhan tekstil untuk industri garmen Indonesia dan dunia”.
M isi : ”M enghasilkan produk tekstil yang berkualitas, berperan aktif dalam industri tekstil di Indonesia dengan melakukan kerjasama baik dengan industri tekstil yang ada di Indonesia maupun di luar negeri, memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, memberikan kesempatan bagi karyawan dalam berkarya melalui percobaan–percobaan di laboratorium yang disediakan”.
3.1.3 Kegiatan Usaha Perusahaan
PT BM memproduksi berbagai bahan pakaian dengan bahan baku berupa benang yang dipasok oleh beberapa pemasok dari dalam maupun luar negeri. Proses produksi dilakukan berdasarkan pesanan pelanggan. Setelah proses produksi selesai, kain hasil produksi beserta tagihan pembayaran akan dikirim ke pelanggan, kemudian pelanggan melakukan pembayaran. Dibawah ini akan dijabarkan lebih detail mengenai pola benang yang akan dirajut, pola rajutan yang dihasilkan, corak rajutan, dan jenis produk yang dihasilkan sehingga dapat diketahui secara singkat kegiatan usaha PT BM .
• Pola benang yang akan dirajut adalah sebagai berikut:
a) Benang yarn dyed adalah benang yang diberi warna kemudian dirajut, sehingga warna yang dihasilkan dalam satu rajutan beragam.
b) Benang piece dyed adalah benang yang dirajut terlebih dahulu sebelum diberi warna, sehingga warna yang dihasilkan dalam satu rajutan sama.
• Pola rajutan yang dihasilkan adalah sebagai berikut:
a) Rajutan tunggal (single net) adalah pola rajutan satu kali, dimana bentuk rajutan bagian luar berbeda dengan bagian dalam.
b) Rajutan ganda (double net) adalah pola rajutan dua kali, dimana bentuk rajutan bagian luar sama dengan bagian dalam.
• Corak rajutan yang dapat dibuat adalah sebagai berikut:
a) Corak lakos adalah corak rajutan dengan bentuk sedikit dalam.
b) Corak piqe adalah corak rajutan dengan bentuk yang lebih dalam dari corak lakos.
c) Corak pop corn adalah corak rajutan dengan bentuk timbul seperti jagung (corn).
d) Corak texture adalah corak rajutan dengan pola bolong-bolong berbentuk kotak.
e) Corak larisa adalah corak rajutan dengan pola bolong-bolong berbentuk kotak yang lebih besar dari corak texture.
• Jenis produk yang dihasilkan oleh PT BM adalah sebagai berikut: a) Cotton adalah kain rajutan dari benang yang 100% berasal dari
kapas. Kain jenis ini berkualitas baik karena pakaian yang dihasilkan dari kain jenis cotton mempunyai kemampuan daya serap yang sangat baik terhadap keringat sehingga harga kain ini
pun lebih mahal dibandingkan dengan harga kain lainnya namun lebih banyak diminati dibandingkan jenis kain lain.
b) Polyester adalah kain rajutan dari benang yang 100% berasal dari plastik. Kain jenis ini mempunyai kemampuan daya serap yang kurang baik terhadap keringat sehingga hanya perusahaan garmen tertentu yang menggunakan produk ini.
c) Poly cotton (PC) adalah kain rajutan dari benang dengan komposisi 65% polyester dan 35% cotton.
d) Cheap variable cotton (CVC) adalah kain rajutan dari benang dengan komposisi 55% cotton dan 45% polyester.
e) Tetoron rayon (TR) adalah kain rajutan dari benang yang 100% berasal dari serat kayu. Kain jenis ini mempunyai kemampuan daya serap yang kurang baik terhadap keringat, sama seperti
3.1.4 S truktur Organisasi Perusahaan 3.1.4.1 S truktur Organisasi PT BM
RUPS
Direktur Utama
Direktur Operasional Direktur Keuangan
& Akuntansi Bagian Produksi Bagian Personalia Bagian Pemasaran Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Dewan Komisaris Bagian TI Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian PPIC Bagian Lab. Bagian Celup Bagian Finishing Bagian Maintenance Bagian Rajut Bagian Wangky Bagian QC
3.1.4.2 Job Description
A. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)
¾ M enetapkan, mengubah, dan mengesahkan anggaran rumah tangga perusahaan.
¾ M emilih, mengangkat, dan memberhentikan Dewan Komisaris. B. Dewan Komisaris
¾ M enetapkan kebijakan umum, tujuan jangka panjang dan jangka pendek, strategi, dan mengawasi kepengurusan perusahaan.
¾ M emeriksa, menilai, dan menyetujui rencana kerja dan rancangan anggaran perusahaan.
¾ M engevaluasi hasil-hasil yang dicapai perusahaan. ¾ M emilih, menerima, dan memberhentikan direktur. C. Direktur Utama
¾ M embuat laporan pertanggungjawaban atas kegiatan perusahaan kepada Dewan Komisaris.
¾ M enerima, memeriksa, dan menilai laporan yang diberikan Direktur Operasional, Direktur Keuangan dan Akuntasi dan Bagian Pembelian.
¾ M elakukan pengembangan perusahaan secara keseluruhan. D. Direktur Operasional
¾ M engawasi dan mengevaluasi pelaksanaan operasional perusahaan dan mengawasi pelaksanaan tugas oleh setiap bagian operasional perusahaan.
¾ M embuat laporan operasional tahunan.
¾ M embuat rancangan atau jenis produk yang akan diproduksi serta melakukan inovasi produk baru.
Direktur Operasional membawahi: 1) M anajer Pemasaran
¾ M enyusun target penjualan dan membuat rencana strategi pemasaran.
¾ M elakukan evaluasi dan analisa perkembangan pasar.
¾ M elakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan operasional pemasaran dan penjualan secara menyeluruh.
2) M anajer Produksi
¾ M embuat rencana produksi yang telah dijadwalkan oleh bagian PPIC (Planning Production Inventory Control).
¾ M engawasi jalannya proses produksi.
¾ M engevaluasi hasil produksi dengan cara membandingkan rencana produksi dengan hasil produksi.
¾ M engawasi dan mengarahkan kegiatan kerja masing-masing kepala bagian agar dapat bekerja dengan optimal dan baik. M anajer produksi membawahi:
a) Bagian Gudang
¾ M emberikan laporan posisi stok bahan baku, bahan pembantu dan barang jadi kepada M anajer Produksi. ¾ M engatur pengiriman barang.
¾ Bertanggung jawab atas penyimpanan seluruh bahan baku, bahan pembantu, dan barang jadi.
b) Bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control)
¾ M erencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku.
¾ M erencanakan bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi.
¾ M embuat dan mengawasi jadwal produksi.
¾ M embuat laporan secara periodik mengenai kegiatan dalam PPIC.
c) Bagian Laboratorium
¾ M elaksanakan pengujian semua bahan yang digunakan untuk proses produksi.
d) Bagian Celup
¾ M engatur kombinasi warna benang yang akan dirajut. ¾ M emberikan warna terhadap benang yang sudah
dirajut.
¾ M enyediakan jenis dan kualitas warna sesuai dengan spesifikasi.
e) Bagian Rajut
¾ M engerjakan proses perajutan. f) Bagian Wangky
g) Bagian Finishing
¾ M enyelesaikan proses perajutan dan mempersiapkan kain rajutan untuk diserahkan ke Bagian Quality Control.
h) Bagian Quality Control
¾ M emeriksa kualitas produk yang dihasilkan sebelum dikirim ke pelanggan.
¾ M embuat laporan produk yang cacat atau rusak. ¾ Bertanggung jawab terhadap keluhan pelanggan atas
kualitas produk yang telah dikirim kepada pelanggan. i) Bagian Maintenance
¾ M erawat mesin-mesin yang digunakan untuk proses produksi.
¾ M emperbaiki mesin-mesin apabila mengalami kerusakan.
¾ M emastikan bahwa mesin-mesin produksi dapat beroperasi dengan baik.
3) M anajer Personalia
¾ M erekrut, mengadakan pelatihan, dan memberhentikan karyawan.
¾ M engawasi kedisiplinan karyawan dan memberikan sanksi kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahan. ¾ M elakukan penilaian atas kinerja karyawan dalam rangka
E. Bagian Pembelian
Dalam struktur organisasi PT BM , bagian pembelian berada langsung dibawah pengawasan Direktur Utama sehingga bagian pembelian bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. ¾ M encari dan melakukan penawaran harga bahan baku dan bahan
penolong dan menyeleksi pemasok.
¾ M embuat order pembelian, mengawasi dan mengotorisasi
pembelian bahan baku dan bahan penolong yang dibutuhkan dalam produksi.
¾ M embuat laporan pembelian untuk Direktur Utama, Bagian Akuntansi, dan Bagian Keuangan.
F. Direktur Keuangan dan Akuntansi
¾ M enerima, memeriksa, dan memberikan persetujuan laporan keuangan dan laporan lainnya yang diserahkan oleh M anajer Keuangan dan M anajer Akuntansi.
¾ M emeriksa dan memberikan persetujuan terhadap semua pengeluaran kas.
¾ M embuat anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan dan penyajian perbandingan anggaran.
Direktur Keuangan dan Akuntansi membawahi: 1) M anajer Keuangan
¾ M encari sumber dana untuk pembiayaan operasional maupun non operasional perusahaan.
¾ M embuat anggaran kas dan melakukan perbandingan pengeluaran maupun penerimaan kas.
¾ M engelola dana perusahaan dengan mengawasi setiap pengeluaran kas dan bank.
¾ M embuat laporan arus kas dan laporan rekonsiliasi bank. ¾ M engatur pembayaran gaji karyawan.
¾ M engawasi pembayaran penjualan. 2) M anajer Akuntansi
¾ M enganalisis data-data transaksi perusahaan.
¾ M engawasi pengelolaan pencatatan harta, utang, dan modal perusahaan.
¾ M emastikan data-data setiap bagian tersimpan dengan baik dan tidak terjadi kesalahan, baik oleh sistem ataupun oleh pengguna sistem tersebut.
¾ M enyusun dan menyampaikan laporan akuntansi kepada Direktur Keuangan dan Akuntansi.
¾ M enangani perpajakan perusahaan secara menyeluruh. 3) Bagian TI (Teknologi Informasi)
¾ M emastikan aliran data perusahaan berjalan baik. ¾ M enjaga keamanan data perusahaan.
¾ Pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak.
¾ M enyediakan perangkat lunak yang dapat menunjang kelancaran aktivitas bisnis perusahaan.
3.2 Proses Bisnis PT BM 3.2.1 Penjualan
Gambar 3.2 Proses penjualan
Proses penjualan produk terdiri dari penerimaan pesanan pelanggan, pembuatan desain produk, persetujuan tanggal pengiriman, negosiasi harga
dan persetujuan pesanan, pengiriman produk dan pengiriman tagihan yang akan dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut:
a. Penerimaan pesanan pelanggan
Pelanggan dapat memesan produk melalui Surat Permintaan Pesanan atau datang langsung ke PT BM , dimana Bagian Pemasaran akan memberikan list produk yang tersedia. Pelanggan juga dapat memesan produk yang tidak terdapat di list tersebut dengan menyertakan spesifikasi produk yang diinginkan seperti warna, corak kain, pola kain, jenis rajutan, dan berat kain. Setelah itu pelanggan menentukan jumlah produk dan tanggal pengiriman yang diinginkan.
b. Pembuatan desain produk
Pembuatan desain produk merupakan suatu proses yang optional, ini terjadi jika pelanggan tidak ingin memesan produk yang telah ada dalam list produk. Bagian Pemasaranakan meminta desainer pada Bagian Rajut untuk membuat desain tersebut. Desain produk yang telah selesai akan diberikan oleh Bagian Pemasarankepada pelanggan. Jika pelanggan setuju dengan desain tersebut, maka desain tersebut akan diberikan kembali oleh pelanggan dengan pernyataan persetujuannya.
c. Persetujuan tanggal pengiriman dan estimasi harga
Bagian Pemasaran memberikan Surat Pra Pesanan ke Bagian PPIC yang berisi spesikasi produk dan permintaan tanggal kirim. Selanjutnya Bagian PPIC mengecek stok bahan baku, jumlah pesanan produk yang diminta dan kapasitas produksi pada sistem, dan memeriksa stok bahan baku secara fisik kemudian menentukan tanggal selesai
produksi yang akan diberitahukan ke Bagian Pemasaran. Ditempat lain, Bagian Pemasaran akan melakukan estimasi harga produk pesanan pelanggan.
d. Negosiasi harga dan persetujuan pesanan
Pelanggan dapat menawar harga yang diberikan oleh Bagian Pemasaran sampai terjadi kesepakatan. Jika sudah terjadi kesepakatan harga dan tanggal pengiriman, maka Bagian Pemasaran akan membuat
Order Pelanggan yang berisi spesifikasi produk, jumlah, kesepakatan harga, tanggal kirim, dan lain-lain. Selanjutnya Bagian Pemasaran akan memberikan Copy Order ke Bagian PPIC dan Bagian Keuangan.
e. Pengiriman produk dan pengiriman tagihan
Produk yang sudah siap kirim akan dipindahkan dari Gudang oleh staf pengiriman. Bagian Gudang akan mengubah status stok produk di gudang dan memberikan Kartu Proses ke staf pengiriman, kemudian staf pengiriman akan membuat Surat Jalan sesuai dengan Kartu Proses tersebut. Staf pengiriman mengirim produk tersebut kepada pelanggan dengan menyertakan Surat Jalan. Bagian Keuangan kemudian akan mengirim Invoice kepada pelanggan.
f. Pembuatan Laporan Penjualan
Setiap akhir bulan Bagian Pemasaran akan membuat laporan penjualan yang berisi keterangan penjualan selama bulan tersebut yang akan diberikan kepada Direktur Operasional.
3.2.2 Pembelian PPIC $ $ Pu rcha si ng ( 1)
Su rat pe rmi nta an pe mb eli an $ $ P em aso k (2 ) P a y t o $ Sur at pe rmi nta an
p en a wa ran
(3)
S amp e l ba ha n b ak u & su rat pe n aw ara n
Ba gi an raj ut / l ab (4 ) B ah an ba ku / pe le ng ka p (5) H a sil pe ng uj ia n (6 ) P a y t o $ Ord er p em be lia n
Aku nta nsi (7 ) C op y ord er p em be li an 1 Co py o rd er p emb e lia n 2 (8 ) Qu al ity co ntro l (9 )
Ba ha n b ak u & su rat pe n gi rima n
Gu da n g (10 .b.1 ) (10 .b.2 ) N ota R e tu r + (1 0.b.3 ) C o py N ota Re tur (1 0.a ) Ba ha n b ak u + la p ora n p eme ri ksaa n
(1 1) U pd ate s to k Ba h an b a ku D ata ba se Ko nfi rma si kesa la ha n p en gi rim an (12 )
D ire ktu r U tam a MICR OSOFT C ORP ORATIO N La po ra n P em be lia n
Gambar 3.3 Proses pembelian
Bagian Pembelian dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Bagian Pembelian yang menangani pembelian benang, jarum, dan sebagainya, dan Bagian Pembelian yang khusus menangani pembelian bahan-bahan kimia untuk keperluan pewarnaan, pelembutan kain, pencucian, dan sebagainya.
Proses pembelian terdiri dari pemilihan pemasok, pengujian bahan baku, pembelian bahan baku, pengecekan dan penyimpanan bahan baku yang akan dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut:
a. Pemilihan pemasok
Bagian PPIC membuat Surat Permintaan Pembelian yang akan diberikan kepada Bagian Pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku. Berdasarkan permintaan dari Bagian PPIC tersebut, maka Bagian Pembelian akan mengecek data-data pemasok yang dimiliki oleh PT BM dan akan memilih pemasok yang sesuai dengan bahan baku yang dibutuhkan. Selanjutnya bagian pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran yang akan diberikan kepada pemasok.
b. Pengujian bahan baku
Pemasok akan memberikan sampel bahan baku dan Surat Penawaran. Sampel bahan yang diterima dari pemasok dapat berupa benang atau pewarna. Jika sampel tersebut adalah benang maka dilakukan pengujian kualitas dengan cara dirajut oleh Bagian Rajut. Sedangkan jika sampel tersebut adalah pewarna maka dilakukan pengujian kualitas dengan pengujian warna pada kain atau benang oleh Bagian Laboratorium.
c. Pembelian bahan baku
Jika bahan baku tersebut telah sesuai permintaan, maka Bagian Pembelian akan menghubungi pemasok untuk mengetahui ketersediaan bahan baku di pemasok tersebut pada tanggal yang diinginkan. Jika bahan baku yang dibutuhkan tersedia pada tanggal yang ditentukan, maka
Bagian Pembelian akan membuat Order Pembelian kepada pemasok. Selanjutnya Bagian Pembelian akan memberikan Copy Order Pembelian tersebut ke Bagian Keuangan dan Bagian Quality Control.
d. Pengecekan dan penyimpanan bahan baku
Bahan baku yang dikirim pemasok akan diperiksa oleh Bagian
Quality Control. Bagian Quality Control akan mencocokkan bahan baku tersebut dengan dokumen pengiriman yang menyertainya. Jika terdapat kesalahan pengiriman oleh pemasok, Quality Control akan mengkonfirmasikan kepada Bagian Pembelian. Berdasarkan hal itu Bagian Pembelian akan membuat Nota Retur yang dikirim kepada pemasok dan Copy Nota Retur diberikan ke Bagian Akuntansi. Bagian
Quality Control akan memberikan bahan baku yang telah lulus dari pemeriksaan ke Bagian Gudang dan membuat Laporan Pemeriksaan, kemudian Bagian Gudang akan mengecek kesesuaian antara jumlah bahan baku atau bahan pelengkap dengan Laporan Pemeriksaan dan menyimpan bahan-bahan tersebut di gudang.
e. Pembuatan Laporan Pembelian
Setiap akhir bulan Bagian Pembelian akan membuat laporan peembelian yang berisi keterangan pembelian selama bulan tersebut yang akan diberikan kepada Direktur Utama.
3.2.3 Produksi
Gambar 3.4 Proses produksi
Proses produksi terdiri dari perencanaan produksi, pembuatan warna, pembuatan kain yarn dyed, pembuatan kain piece dyed, pembuatan kerah
baju dan manset, proses finishing, dan pengecekan dan penyimpanan produk yang akan dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut:
a. Perencanaan produksi
Bagian PPIC membuat Formulir Perencanaan Produksi sesuai dengan penentuan tanggal kirim yang dibuat diawal, berisi jadwal produksi dan perincian kerja di setiap bagian. Copy Formulir Perencanaan Produksi dan Copy Order Pelanggan akan diberikan ke setiap bagian yang ada di Bagian Produksi. Bagian PPIC juga memberikan Surat Permintaan Pembelian ke Bagian Pembelian jika persediaan bahan baku di gudang tidak mencukupi. Jika persediaan bahan baku mencukupi, Bagian PPIC akan membuat Surat Permintaan Pengeluaran Bahan Baku kepada Bagian Gudang untuk memberikan bahan baku ke Bagian Celup atau Bagian Rajut. Bagian Gudang akan mengeluarkan bahan baku yang diminta dan membuat Kartu Proses. Kartu Proses berisi keterangan bahan baku yang dikeluarkan oleh Bagian Gudang dan kolom-kolom keterangan produksi untuk diisi oleh bagian operasional produksi lainnya.
Untuk pengawasan, Kepala PPIC akan memberikan Surat Perintah Kerja kepada staf PPIC yang berisi Copy Formulir Perencanaan Produksi dan CopyOrder Pelanggan untuk mengawasi order pelanggan tersebut disetiap bagian apakah sudah sesuai dengan estimasi yang dilakukan, serta untuk menghindari adanya keterlambatan di salah satu bagian atau seluruh bagian yang akan berdampak pada terlambatnya produk sampai di tangan pelanggan.
b. Pencampuran warna
Warna kain yang tersedia di PT BM seperti warna hijau, merah, jingga, merah muda, dan lain-lain merupakan hasil pencampuran warna dasar yang dilakukan oleh Bagian Laboratorium agar sesuai dengan keinginan pelanggan. Setelah proses pencampuran warna selesai maka Bagian Laboratorium akan membuat Formulir Pembuatan Pewarna kemudian memberikan pewarna dan Formulir Pembuatan Pewarna ke Bagian Celup untuk proses pencelupan benang atau kain.
c. Pembuatan kain yarn dyed
Pembuatan kain dengan pola yarn dyed dimulai dari pewarnaan benang oleh Bagian Celup sesuai dengan warna benang yang dibutuhkan untuk proses perajutan yang jumlahnya sudah disesuaikan dengan permintaan. Setelah itu dilakukan pengeringan benang dan selanjutnya dicatat dalam Kartu Proses. Benang hasil pewarnaan akan dikirim ke Bagian Rajut yang akan melakukan perajutan sesuai dengan pesanan pelanggan. Setelah proses perajutan selesai, Bagian Rajut akan menuliskan keterangan pola rajutan, corak rajutan, benang yang dipakai, mesin yang melakukan perajutan, dan lain-lain ke dalam Kartu Proses dan mengirim kain beserta Kartu Proses ke Bagian Gudang.
d. Pembuatan kain piece dyed
Dalam pembuatan kain dengan pola piece dyed, bahan baku berupa benang polos dirajut dahulu di Bagian Rajut sehingga menghasilkan kain berwarna polos. Selanjutnya kain tersebut dan Kartu Proses dikirim ke Bagian Celup untuk diberikan warna sesuai dengan
pesanan pelanggan, lalu dilakukan proses pengeringan kain, kemudian kain dan Kartu Proses akan diberikan ke Bagian Gudang.
e. Pembuatan kerah baju dan manset
Pembuatan kerah baju dan manset dilakukan jika pelanggan memesan kerah baju atau manset sebagai pelengkap kain rajutan, dimana perajutan kerah dan manset disesuaikan dengan pesanan pelangan. Setelah proses pembuatan kerah baju dan manset selesai, karyawan Bagian Wangky akan mencatat proses tersebut dalam Kartu Proses dimana didalamnya terdapat spesifikasi ukuran, jumlah, jenis kain, dan keterangan lainnya yang diberikan ke Bagian Gudang.
f. Proses finishing
Setelah kain selesai melewati proses perajutan dan pewarnaan, maka kain akan melalui proses pelembutan kain dan pencucian kain. Pencucian kain dimaksudkan untuk mengetahui besarnya penyusutan yang terjadi pada kain sehingga nantinya ketika diterima pelanggan ukuran kain tidak berubah. Semua proses finishing akan dicatat dalam Kartu Proses.
g. Pengecekan dan penyimpanan produk
Setelah proses finishing selesai, Bagian Quality Control akan mengecek apakah kain hasil produksi telah sesuai dengan pesanan pelanggan, baik dari sisi jumlah, desain, berat dan lebar kain. Jika terdapat kesalahan dalam produksi seperti pewarnaan, perajutan, berat, atau lebar produk tidak sesuai maka Bagian Quality Control akan membuat Surat Perbaikan dan memberikan Surat Perbaikan tersebut
beserta produk yang gagal kepada bagian yang melakukan kesalahan produksi. Jika produk tidak dapat diperbaiki maka Bagian Quality Control akan mengkonfirmasikan hal ini pada Bagian Pemasaran, selanjutnya Bagian Pemasaran akan menghubungi pelanggan untuk memberitahukan hal tersebut. Dalam hal ini pelanggan berhak menolak sebagian atau seluruh produk yang mereka pesan, atau menerima produk tersebut dengan adanya potongan harga. Jika pelanggan setuju maka Bagian Quality Control akan memberikan produk dan Kartu Proses ke Bagian Gudang untuk dikirim kepada pelanggan, sedangkan jika pelanggan menolak maka Bagian Quality Control akan membuat Laporan Produk Gagal dan memberikan produk yang gagal tersebut ke gudang khusus.
h. Pembuatan Laporan Hasil Produksi
Setiap akhir bulan Bagian PPIC akan membuat laporan penjualan yang berisi keterangan hasil produksi selama bulan tersebut yang akan diberikan kepada Direktur Operasional.
3.2.4 Keuangan dan Akuntasi
Gambar 3.5 Proses keuangan dan akuntansi
Proses keuangan dan akuntansi terdiri dari pembayaran pembelian, penerimaan pembayaran penjualan, pembayaran gaji karyawan tetap, dan pembuatan laporan keuangan yang akan dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut:
a. Pembayaran pembelian
Setiap pembelian yang dilakukan oleh Bagian Pembelian akan diberitahukan kepada Bagian Keuangan dan Akuntasi melalui Order
Pembelian. Bagian Keuangan dan Akuntasi kemudian akan mengurus pembayaran atas pembelian tersebut.
b. Penerimaan pembayaran penjualan
Setelah produk hasil produksi dikirim ke pelanggan maka Bagian Keuangan dan Akuntasi akan mengirim Invoice kepada pelanggan. Bagian Keuangan dan Akuntasi akan mengelola pembayaran pelanggan sesuai dengan kesepakatan pada saat pemesanan produk.
c. Pembayaran gaji karyawan
Proses pembayaran gaji karyawan yang ditangani oleh Bagian Keuangan dan Akuntasi adalah pembayaran gaji karyawan tetap. Proses pembayaran gaji dilakukan melalui transfer uang ke rekening masing-masing karyawan dengan melakukan kerja sama dengan salah satu bank. Pembayaran gaji dilakukan sesuai dengan data absen, lembur, cuti, dan lain-lain yang didapat dari Bagian Personalia.
d. Pembuatan laporan keuangan dan akuntansi
Setiap akhir bulan Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat laporan keuangan dan akuntansi yang berisi keterangan transaksi-transaksi pembayaran yang terjadi selama bulan tersebut yang akan diberikan kepada Direktur Keuangan dan Akuntansi.
3.2.4 Manajemen Personalia
Gambar 3.6 Proses manajemen personalia
Proses manajemen personalia terdiri dari perekrutan karyawan, pencatatan kehadiran, pencatatan cuti dan lembur, dan pembayaran gaji yang akan dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut:
a. Perekrutan karyawan
Proses perekrutan karyawan dimulai ketika salah satu Kepala Bagian mengajukan Surat Pengajuan Penambahan Karyawan. Bagian Personalia kemudian akan meninjau bagian tersebut, jumlah karyawan yang ada, dan kinerja selama ini. Dari hal-hal tesebut dapat diketahui seberapa besar kebutuhan akan karyawan baru di bagian tersebut. Selanjutnya Bagian Personalia akan meminta persetujuan Direktur Operasional untuk perekrutan karyawan baru. Setelah disetujui, maka Bagian Personalia akan melakukan perekrutan dengan memasang selebaran, memasang iklan di berbagai media, atau memanggil karyawan yang pernah bekerja di PT BM . Bagian Personalia menerima lamaran yang diajukan oleh pelamar, kemudian jika sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan, maka Bagian Personalia mengadakan tes tertulis dan wawancara pada pelamar tersebut.
b. Pencatatan kehadiran
Setiap harinya Bagian Personalia akan melakukan pencatatan kehadiran karyawan dengan melakukan pengecekan kartu absen untuk mengetahui karyawan yang masuk kerja, tidak masuk kerja, atau datang terlambat.
c. Pencatatan cuti dan lembur
Karyawan yang ingin mengajukan cuti kerja harus melakukan konfirmasi ke Bagian Personalia dengan membuat Surat Izin Cuti yang telah disetujui oleh atasan karyawan tersebut sebagai penanggung jawab. Sementara untuk karyawan yang bekerja lembur, Kepala Bagian yang
bertanggungjawab atas karyawan tersebut akan membuat Surat Keterangan Lembur dan memberikannya ke Bagian Personalia.
d. Pembayaran gaji langsung (khusus untuk karyawan kontrak)
Pembayaran gaji langsung ditujukan khusus untuk karyawan yang bekerja berdasarkan kontrak. Bagian Personalia mengatur pembayaran gaji karyawan kontrak secara tunai pada setiap periodenya sesuai dengan jumlah jam kerja, lembur, dan cuti karyawan tersebut.
e. Pembuatan laporan absensi
Setiap akhir bulan Bagian Personalia akan membuat laporan absensi selama bulan tersebut yang akan diberikan kepada Direktur Operasional.
3.3 Analisis sistem yang berjalan
Pada sistem yang berjalan saat ini perusahaaan memiliki 5 aplikasi yang terpisah satu sama lain, sehingga setiap aplikasi berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya integrasi antar bagian tersebut. Aplikasi tersebut dikembangkan dengan
software pemprograman Fox Pro dan database SQL Server. Dibawah ini akan dijelaskan Usecase Diagram dan fitur-fitur dari 5 aplikasi tersebut.
3.3.1Usecase diagram sistem berjalan
a) Usecase diagram Penjualan
Gambar 3.7 Usecase Diagram Sistem Informasi Penjualan PT BM
b) Usecase diagram Pembelian
c) Usecase diagram Produksi dan Gudang
Gambar 3.9 Usecase Diagram Sistem Informasi Produksi dan Gudang PT BM
d) Usecase diagram Keuangan dan Akuntansi
Gambar 3.10 Usecase Diagram Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi PT BM
e) Usecase diagram Personalia
3.3.2Fitur-fitur sistem berjalan a) Sistem penjualan
Sistem penjualan adalah sistem yang digunakan oleh Bagian pemasaran guna mendukung proses kerja mereka dimana user dari sistem ini adalah Bagian pemasaran dan Pengiriman. Terdapat beberapa fitur yang ada di sistem penjualan, yaitu :
a) Create Surat Pra Pesanan b) Create Order Pelanggan c) Create Surat Jalan d) Update Data Pelanggan e) Update Harga Produk
b) Sistem pembelian dan gudang
Sistem pembelian adalah sistem yang digunakan oleh Bagian pembelian guna mendukung proses kerja mereka dimana user dari sistem ini adalah Bagian pembelian. Terdapat beberapa fitur yang ada di sistem pembelian, yaitu :
a) Update Data Pemasok
b) Create Surat Permintaan Penawaran c) Create Order Pembelian
c) Sistem produksi
Sistem produksi dan gudang adalah sistem yang digunakan oleh Bagian Produksi dan gudang guna mendukung proses kerja mereka dimana
user dari sistem ini adalah Bagian PPIC, Bagian Laboratorium, Bagian Gudang dan Quality Control. Terdapat beberapa fitur yang ada di sistem produksi dan gudang, yaitu :
a) Create Formulir Perencanaan Produksi b) Create Surat Permintaan Pembelian
c) Create Surat Permintaan Pengeluaran Bahan Baku d) Create Surat Perintah Kerja
e) Create Formulir Pembuatan Warna f) Create Kartu Proses
g) Create Laporan Pemeriksaan h) Update Stok Bahan Baku i) Create Surat perbaikkan j) Create Laporan Produk Gagal k) Update Stok Produk
d) Sistem keuangan dan akuntansi
Sistem keuangan dan akuntansi adalah sistem yang digunakan oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi guna mendukung proses kerja mereka dimana user dari sistem ini adalah Bagian Keuangan dan Akuntansi. Terdapat beberapa fitur yang ada di sistem keuangan dan akuntansi, yaitu :
b) Update Data Pemasok
c) Update Data Pelanggan
e) Sistem personalia
Sistem personalia adalah sistem yang digunakan oleh Bagian Personalia guna mendukung proses kerja mereka dimana user dari sistem ini adalah Bagian Personalia. Terdapat beberapa fitur yang ada di sistem personalia, yaitu :
a) Update Data Karyawan b) Input Data Absensi Karyawan c) Input Data Cuti Karyawan d) Input Data Lembur Karyawan
3.4 Analisis S WOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) yang dimiliki perusahaan, dan mengidentifikasi peluang (opportunities) dan ancaman (threats) yang dihadapi oleh perusahaan. Kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal perusahaan meliputi aspek-aspek kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan, sedangkan lingkungan eksternal meliputi aspek-aspek peluang dan ancaman yang ada di lingkungan sekitar perusahaan. Analisis SWOT dapat membantu penentuan strategi perusahaan dalam menggunakan kekuatan dan peluang yang dimilikinya untuk mengatasi kelamahannya dan ancaman yang
dihadapinya. Untuk melakukan analisis SWOT PT BM , digunakan matriks SWOT yang terdapat pada tabel berikut:
Tabel 3.1 M atriks SWOT PT BM Strengths (kekuatan):
1.Penggunaan mesin-mesin berteknologi tinggi.
2.Tenaga kerja yang
terampil dan berpengalaman dalam
bidang tekstil.
3.Produk yang dihasilkan bervariasi.
4.Produk yang dihasilkan berkualitas baik. 5.M emiliki fasilitas penelitian, pengujian, dan pengembangan produk. 6.M empunyai pelanggan tetap yang merupakan perusahaan-perusahaan besar.
Weaknesses (kelemahan): 1. Sistem yang tidak
terintegrasi menyebabkan beberapa masalah dalam pelaksanaan proses bisnis perusahaan. 2. Sering terjadi keterlambatan dan kesalahan pembuatan laporan. Opportunities (peluang): 1.Permintaan akan
produk tekstil yang terus meningkat. 2.Pembangunan
ekonomi Asia terus berkembang pesat. S trategi SO: 1. Perluasan pasar dengan meningkatkan strategi pemasaran (S6 - O1, O2)
2. Inovasi produk tekstil yang lebih kreatif/unik
S trategi WO:
1.Penggunaan sistem baru yang terintegrasi dan real-time yang mendukung proses bisnis, dan pembuatan laporan secara cepat
(S1, S2, S3, S4, S5 – O1, O2) 3. Peningkatan pelayanan pelanggan (S6 - O1, O2) 4. Peningkatan hubungan dengan pemasok (S6 - O1, O2)
dan sesuai kebutuhan,
sehingga akan mendukung keunggulan kompetitif perusahaan (W1, W2 – O1, O2) Threats (ancaman): 1. Perusahaan-perusahaan pesaing telah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnisnya. 2.Era globalisasi membuat produk-produk impor yang kualitasnya lebih baik atau harganya lebih murah masuk dengan mudah.
S trategi ST:
1. Inovasi produk tekstil yang lebih kreatif/unik (S1, S2, S3, S4, S5 - T2) 2. Peningkatan pelayanan pelanggan (S6 – T2) 3. Peningkatan hubungan dengan pemasok (S4 – T2) S trategi WT: 1. Pemanfaatan teknologi informasi seperti aplikasi sistem terkomputerisasi yang terintegrasi, yang dapat mendukung pengambilan keputusan dengan lebih baik dan lebih cepat (W1, W2 - T1, T2)
Analisis SWOT pada tabel diatas menghasilkan beberapa strategi yang dapat digunakan oleh PT BM untuk memperkuat posisi kompetitifnya. Berdasarkan Strategi WO dan Strategi WT, PT BM memerlukan sebuah sistem terintegrasi dan real-time yang mendukung proses bisnis, pembuatan laporan secara cepat dan sesuai kebutuhan, dan mampu mendukung pengambilan
keputusan dengan lebih baik dan lebih cepat. Hal ini dapat dipenuhi dengan penggunaan ERP pada PT BM . Aplikasi ERP sebagai sebuah sistem terkomputerisasi yang terintegrasi dapat mendukung berjalannya proses bisnis dengan optimal dan menyediakan akses informasi yang real time dan sesuai kebutuhan, yang akan dapat mendukung pembuatan laporan dan pengambilan keputusan dengan lebih baik dan lebih cepat, sehingga akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
3.5 Permasalahan yang Dihadapi pada S istem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan wawancara dan analisis sistem yang berjalan diketahui beberapa permasalahan yang menghambat perkembangan perusahaan, dimana ini ditemui di semua bagian yang ada di perusahaan, yang akan dijelaskan sebagai berikut :
a) Sistem Penjualan
1. Sistem tidak dapat membantu Bagian Pemasaran dalam menentukan harga produk, terutama produk yang berdasarkan desain dari pelanggan sendiri. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan perhitungan yang dilakukan Bagian Pemasaran, baik itu harga yang terlalu mahal ataupun terlalu murah. 2. Sistem tidak dapat mencatat data Retur produk yang dilakukan pelanggan,
karena sistem yang berjalan tidak dilengkapi fitur pencatatan Retur oleh pelanggan. Sistem yang berjalan hanya mencakup sampai dengan pembuatan Surat Jalan, dimana proses selanjutnya ditangani Bagian Keuangan dan Akuntansi.
3. Sistem tidak mempunyai fitur pembuatan laporan penjualan. Selama ini pembuatan laporan dilakukan dengan cara merangkum Order pelanggan selama bulan tersebut dengan melihat kedalam database yang kemudian dipindahkan ke M icrosoft Excel.
b) Sistem Pembelian dan Gudang
1. Sistem yang sedang berjalan tidak mempunyai fitur yang dapat menunjukkan bahwa stok bahan baku digudang sudah mencapai batas minimum.
2. Sistem tidak mempunyai fitur pembuatan laporan pembelian. Selama ini pembuatan laporan dilakukan dengan cara merangkum Order pembelian selama bulan tersebut dengan melihat kedalam database yang kemudian dipindahkan ke M icrosoft Excel.
c) Sistem Produksi
1. Sistem tidak dapat mendukung Bagian PPIC dalam memperkiraan kebutuhan bahan baku. M isalnya untuk satu kali proses produksi, Bagian PPIC harus memperkirakan sendiri berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan, sehingga perkiraan tersebut seringkali meleset.
2. Sistem tidak dapat mendukung dalam mengecekkan status pesanan pelanggan. Hal ini masih dilakukan secara manual oleh Bagian PPIC dengan mengecek langsung ke tempat produksi.
3. Tidak adanya dukungan terhadap perencanaan produksi dan bahan baku. Perencanaan jadwal produksi masih dilakukan secara manual karena sistem tidak dapat membuat perkiraan jadwal produksi, sehingga pelanggan harus menunggu cukup lama untuk dapat mengetahui kapan barang akan dikirim dan seringkali perkiraan jadwal tersebut meleset jauh hingga beberapa hari bahkan beberapa minggu.
d) Sistem Keuangan dan Akuntansi
1. Sistem yang digunakan saat ini kurang mendukung Bagian Keuangan dan Akuntansi dalam mengolah data piutang perusahaan sehingga sering kali timbul piutang tak tertagih yang dapat merugikan perusahaan.
2. Sistem yang berjalan belum memiliki fitur untuk dapat memblok pelanggan yang sudah melewati limit kreditnya, sehingga setiap pesanan
pelanggan yang datang selalu diterima tanpa melihat history pembayaran dari pelanggan tersebut.
3. Sistem yang berjalan saat ini tidak mendukung adanya pembuatan laporan keuangan dan akuntansi. Laporan yang dihas ilkan seringkali tidak akurat dan butuh waktu yang cukup lama untuk menghasilkannya sehingga kurang mendukung dalam proses pengambilan keputusan.
e) Sistem Personalia
1. Sistem yang digunakan saat ini kurang mendukung dalam penghitungan gaji karyawan dan tidak dapat menampilkan karyawan yang kontrak kerjanya akan habis. Dengan jumlah karyawan yang mencapai kurang lebih 1.000 orang, sistem seharusnya mampu memudahkan proses penghitungan gaji berdasarkan data-data absensi, cuti, dan lembur karyawan dan menampilkan kontrak kerja karyawan yang akan habis. f) Sistem Secara Umum
1. Tampilan aplikasi sistem yang digunakan saat ini kurang user friendly
bagi pengguna.
2. Tidak adanya back up data yang terdapat di server, sehingga sangat besar resiko kehilangan data jika terjadi kesalahan atau rusaknya hardware
maupun software atau kejadian yang tidak terduga lainnya.
3. Kurangnya otorisasi sistem. Satu user ID dan password-nya dapat digunakan oleh lebih dari satu karyawan, sehingga ketika terjadi adanya kesalahan dalam pemasukan atau pengubahan data, sulit untuk mencari pertanggung jawaban kepada orang yang tepat.
4. Sistem yang digunakan saat ini tidak terintegrasi dan fitur–fiturnya juga masih sangat sederhana, hanya memenuhi kebutuhan mendasar dimana penggunaan sistem masih dalam fungsi sederhana seperti penyimpanan data. Sebagai contoh, Bagian Pembelian menggunakan sistem untuk menyimpan data Order Pembelian, dimana sistem ini tidak terhubung dengan sistem yang ada di Bagian Keuangan. Akibatnya, untuk melakukan pencatatan transaksi pembelian, Bagian Keuangan harus menunggu Bagian Pembelian memberikan copy Order Pembelian.
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Berikut ini adalah alternatif pemecahan masalah atas permasalahan pada sistem yang sedang berjalan yang dihadapi oleh perusahaan:
1. Perbaikan user interface aplikasi sistem yang digunakan saat ini agar menjadi lebih user friendly.
2. Pengadaan server baru yang khusus digunakan untuk back up data, atau pengimplementasian sistem baru yang dapat menyediakan fungsi back up
data.
3. Diperlukan otorisasi sistem yang lebih jelas agar setiap user ID dan
password-nya dimiliki oleh masing–masing pengguna. Dengan demikian dapat terlihat dengan jelas siapa yang melakukan pemasukan atau pengubahan data dan kapan dilakukan.
4. Penerapan sistem baru yang terintegrasi dan real-time, yang mempunyai berbagai fitur yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan mulai dari penjualan barang, pengadaan bahan baku, perencanaan produksi dan bahan baku, perhitungan gaji karyawan, tampilan masa kontrak kerja karyawan, pencatatan dan pengelolaan proses keuangan dan akuntansi, hingga pembuatan laporan yang akurat, cepat, dan sesuai kebutuhan yang dapat mendukung proses pengambilan keputusan dengan baik. Solusi untuk permasalahan ini dapat ditemukan pada Enterprise Resource Planning
(ERP). Penggunaan ERP dapat mendukung berbagai fitur yang diperlukan dalam menjalankan. Selain dapat mendukung pemenuhan kebutuhan pengguna, ERP juga dapat membantu pengembangan perusahaan. M isalnya untuk pengembangan pasar perusahaan hingga ke luar negeri, ERP dapat
digunakan untuk pelayanan pelanggan yang berasal dari mancanegara dengan adanya fitur untuk pengubahan mata uang. Dengan perkembangan industri tekstil yang semakin meningkat dan persaingan yang semakin ketat, penerapan ERP dapat membantu pengembangan perusahaan dengan lebih baik dan memberikan sebuah nilai tambah bagi perusahaan dalam persaingannya. Best practice yang ada di dalam ERP menjadikannya sebuah solusi sistem yang menguntungkan bagi perusahaan.
