ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA
MENDUKUNG SISTEM AKUTANSI PADA PT. ADI PERTIWI
Ryan Hanuma P., Nadia Anggia M., Khadijah
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
Abstrak
Tujuan penelitian merancang sebuah aplikasi basis data berbasis desktop untuk membantu perusahaan dalam melakukan penyimpanan data keuangan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan ada tiga, yaitu : pertama, metode analisis untuk mengumpulkan dokumen-dokumen perusahaan yang berguna untuk dijadikan sebagai sumber data, dan kebutuhan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kedua, metode perancangan yang terdiri dari metode perancangan basis data dan perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah perusahaan memiliki sebuah aplikasi basis data berbasis desktop untuk melakukan pembelian, penjualan, dan persediaan. Simpulan dari penelitian ini adalah admin perusahaan terbantu dengan adanya aplikasi ini dalam mengatur data keuangan, hingga mendapatkan laporan laba atau rugi didalam perusahaan.
Kata kunci : Perancangan, basis data, mendukung, sistem akutansi
PENDAHULUAN
Sistem akutansi seringkali dinyatakan sebagai bahasa perusahaan yang berguna untuk memberikan informasi berupa data-data keuangan dan laporan perusahaan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi tentang perusahaannya yaitu informasi mengenai nilai perusahaan dan informasi usaha.
Untuk memperoleh informasi-informasi tersebut, pengusaha hendaknya mengadakan catatan yang teratur mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan uang dan disimpan dalam aplikasi untuk mendokumentasikan segala transaksi dalam perusahaan tersebut, dimulai dari modal hingga laba dan rugi perusahaan.
PT. ADI PERTIWI adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan umum dan jasa teknologi informasi, dimana mereka menerima permintaan dari seluruh konsumen untuk membuat sebuah teknologi informasi. Perkembangan IT saat ini di perusahaan PT. ADI PERTIWI masih sangat minim terutama didalam laporan akutansi. Perusahaan ini masih belum menerapkan teknologi informasi. Pendapatan informasi perusahaan masih dilakukan secara manual, transaksi-transaksi yang terjadi dan juga data-data yang berhubungan dengan transaksi-transaksi masih disimpan dalam Ms. Excel 2007. Oleh karena itu kemungkinan terjadinya kesalahan seperti pengulangan data yang sama saat meng-input, informasi yang berbeda untuk data yang sama, perubahan informasi yang terjadi tidak secara bersamaan, dan data yang dapat diakses oleh siapa saja.
TEORI PENDUKUNG A. BASIS DATA
Basis data adalah kumpulan berbagai data logika terkait dan deskripsi, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi (Connolly dan Begg, 2010 : 65).
B. SQL Server Management Studio
SQL server management studio adalah program yang dibuat oleh mikrosoft untuk
membantu pengguna maupun admin dalam melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan server basis data (Wahana Komputer, 2010:40). SQL server adalah sistem manajemen basis data relational (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server.
C. Visual Basic .Net (VB. NET)
VB .Net adalah berorientasi kepada objek bahasa dengan fitur penting, (Schlesinger,
2008:2). VB .Net adalah generasi selanjutnya dari Visual Basic. Visual Basic .Net memungkinkan kita untuk membangun aplikasi basis data client/server performance tinggi dan sangat cocok didampingkan dengan perangkat lunak SQL Server (Junindar, 2008:3).
METODE PENELITIAN
Dalam melakukan analisis perancangan dan pembuatan aplikasi database pada aplikasi pembelian, penjualan dan persediaan, akan digunakan beberapa metode antara lain sebagai berikut :
a. Metode Analisis Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari atau membaca buku-buku referensi dan artikel-artikel yang relevan dengan judul nantinya dapat digunakan sebagai penunjang sistem yang akan kami buat.
Observasi
Menganalisis langsung data dari hasil observasi terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk mengerti dan mengetahui secara jelas tentang proses-proses bisnis yang berlangsung.
Wawancara
Wawancara dilakukan pada pihak perusahaan untuk mengetahui kebutuhan yang ada pada perusahaan. Wawancara dilakukan untuk mengetahui informasi kegiatan yang terjadi dalam perusahaan.
Menyusun Data Flow Diagram (DFD)
DFD dibuat dengan menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran dari data sistem, yang dapat membantu untuk memahami sistem secara logis, terstruktur, jelas dan memperoleh kebutuhan informasi.
b. Metode Perancangan Basis Data
Berdasarkan metode perancangan basis data yang digunakan adalah: 1. Perancangan Konseptual
2. Perancangan Logikal 3. Perancangan Fisikal
- Metode Perancangan dan Pengembangan Aplikasi
Berdasarkan metode perancangan dan pengembangan aplikasi yang digunakan adalah: 1. Perancangan Interface • Input / Form • Output / Report • Menu 2. Perancangan Program
• STD (State Transition Diagram) • Modul Program
• Proses
HASIL DAN BAHASAN
Hasil dari pengumpulan data yang dilakukan adalah berupa beberapa prosedur yang terdapat pada perusahaan, contoh-contoh laporan seperti laporan jurnal umum, laporan neraca lajur, laporan laba rugi dan dokumentasi lainnya. Salah satu contoh prosedur
yang diperoleh, yaitu prosedur untuk jurnal umum. Pertama, karyawan memasukan data-data kedalam jurnal, setelah jurnal di input, karyawan pun mensortir data-data secara manual dari program eksel selama satu periode. Hasil laporan jurnal umum di serahkan kepada
manager. Setelah data terkumpul, maka dilakukanlah analisis data keuangan secara
periode, hasilnya adalah mendapatkannya laporan laba dan rugi dari perusahaan selama perperiode.
Adapun masalahnya yaitu Informasi yang dibutuhan menjadi kurang efisien dan efektifitas proses bisnis seperti dalam peng-inputan secara manual, sehingga menimbulkan data berulang yang tidak di perlukan, dan data yang di input membutuhkan waktu cukup lama. Tindakan manipulasi data pada perusahaan, karena karyawan hanya menggunakan Microsoft excel, sehingga data mudah di manipulasi kan.
Minimum-nya tingkat kerahasiaan data, karyawan yang menginput dengan Microsoft excel tingkat kerahasiaannya lebih rendah, karena tidak adanya keamanan tingkat tinggi
pada software tersebut, seperti tidak adanya password khusus pada karyawan tertentu. Tidak rapinya pencatatan yang dilakukan oleh pihak karyawan, di karenakan software yang di gunakan saat ini pada perusahaan tersebut masih kurang. Sulitnya menghasilkan laporan secara cepat dan tepat, karena terlalu banyak menginput data secara manual, serta perhitungan yang tidak relevan sehingga kurang membantu karyawan tersebut. Berdasarkan pengumpulan data yang dilakukan, kemudian analisis kebutuhan data, dan kelemahan sistem yang berjalan, maka dilakukanlah perancangan basis data yang meliputi hal-hal sebagai berikut.
Dalam tahapan ini dihasilkan dihasilkan satu model data konseptual. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan basis-data konseptual adalah mengidentifikasikan tipe entity, mengidentifikasikan tipe relasi, mengidentifikasikan dan mengasosiasikan atribut dengan entity atau tipe relasi, menentukan domain atribut, menentukan atribut candidate, primary dan alternate key, memeriksa redundansi, memvalidasi model konseptual dengan transaksi pengguna serta me-review model data konseptual dengan pengguna. Adapun entitas-entitas yang dihasilkan dari tahapan ini dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Entitas-entitas Basis Data Sistem Akutansi
Tabel Normalisasi Ket
Karyawan Kode Karyawan, KodeJurnalUmum, NamaKaryawan, KataSandi, Status
Berisi data tetang karyawan
AsetTetap KodeAset, KodeAkun, Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit
Berisi data tetang asset tetap
perusahaan JurnalUmum KodeJurnalUmum, KodeAkun,
KodeKaryawan, NamaAkun,
KodeTransaksi, BuktiTransaksi, Total
Berisi data tetang jurnal umum
DetailJurnalUmum KodeJurnalUmum, NamaAkun, Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit, Referensi, SaldoDebit, SaldoKredit
Berisi data tetang detail jurnal umum
BukuBesar KodeBukuBesar, KodeAkun, KodeJurnalUmum, Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit
Berisi data tetang buku besar
NeracaSaldoSebelumd iSesuaikan
(KodeNeracaSSD, KodeJurnalUmum, Deskripsi, Debit, Kredit, Total
Berisi data tetang Neraca Saldo Sebelum diSesuaikan NeracaPenyesuaian KodeNeracaPenyesuaian, KodeAkun,
Tanggal, Referensi, Deskripsi, Debit,
Berisi data tetang Neraca Penyesuaian
Kredit
NeracaLajur KodeNeracaLajur, KodeNeracaSSD, KodeNeracaPenyesuaian, Deskripsi, NeracaSaldoDebit, NeracaSaldoKredit, PenyesuaianDebit, PenyesuaianKredit, NeracaPenyesuaianDebit, NeracaPenyesuaianKredit, Referensi, RugilabaDebit, RugiLabaKredit, NeraacDebit, NeracaKredit, Jumlah, RugiBersih, Total
Berisi data tetang Neraca Lajur
LaporanRugiLaba KodeLaporan, KodeNeracaLajur, DeskripsiAset, DeskripsiEkuitas, JumlahAset, JumlahEkuitas, TotalAset, TotalEkuitas, RugiLabaBersih
Berisi data tetang Laporan rugi laba
Akun KodeAkun, NamaAkun Berisi data tetang
akun
Transaksi KodeTransaksi, BuktiTransaksi Berisi data tetang transaksi
Di akhir tahap perancangan basis-data konseptual ini dihasilkan sebuah model data konseptual yang benar-benar mewakili view. Adapun model data konseptual yang dihasilkan adalah seperti yang terlihat pada ERD (Gambar 1).
Gambar 1. ERD Perancangan Basis Data Konseptual
Dari ERD pada Gambar 2, terlihat setiap entitas akan memiliki hubungan dengan entitas lainnya. Misalnya entitas Akun memiliki hubungan dengan entitas JurnalUmum, BukuBesar, AsetTetap, dan NeracaPenyesuaian.
Hubungan yang terjadi antara entitas-entitas tersebut biasanya adalah hubungan satu ke banyak atau istilah asingnya adalah one-to-many. Contohnya satu BukuBesar dapat menyimpan banyak Akun lebih dari satu kali.
Perancangan Logikal
Pada akhir tahapan ini dihasilkan satu model data logikal. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam merancang basis-data logikal, yaitu menurunkan tabel untuk model data logikal, memvalidasi tabel menggunakan normalisasi, memvalidasi tabel terhadap transaksi pengguna, memeriksa batasan integritas serta me-review model data logikal lokal dengan pengguna.
Proses Normalisasi
Seluruh tabel yang dihasilkan pada langkah sebelumnya seharusnya telah berada dalam 3NF.
Namun, jika terdapat tabel yang belum 3NF, maka tabel tersebut perlu dinormalisasi. Contohnya:
Karyawan (@Kode Karyawan, NamaKaryawan, KataSandi, Status)
JurnalUmum(@KodeJurnal, #KodeAkun, #KodeTransaksi, Tanggal, Deskripsi, Debit, Kredit, Referensi, SaldoDebit, SaldoKredit)
Tabel Ukuran 1 Record (byte) Perkiraan TransaksPerhari UkuranRecord Perhari Karyawan 102 5 510 AsetTetap 152 10 1520 JurnalUmum 82 8 656 DetailJurnalUmum 232 8 1856 Transaksi 56 8 448 BukuBesar 198 8 1586 NeracaSaldoSebelumdiSesuaikan 82 8 656 NeracaPenyesuaian 112 8 896 NeracaLajur 378 8 3024 LaporanRugiLaba 272 8 2176 Akun 106 8 848 Jumlah 14176 byte
Perkiraan kebutuhan kapasitas disk untuk transaksi sebesar Byte/hari. Untuk satu minggunya maka 14176 x 7 hari = 99232 Byte/minggu. Untuk satu tahunnya maka 99232 x 52 = 5160064 Byte/tahun.
Berikut tabel ini memperlihatkan perbandingan DBMS Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition dengan Oracle 9i Standard Edition.
Setelah itu, masuklah pada tahapan pemilihan DBMS. Adapun DBMS yang dibandingkan adalah MySQL dan Oracle 9i. Tabel 4 memperlihatkan perbandingan dari kedua DBMS.
Kriteria Feasibility Faktor Pemberat
(Mysql Server) (Oracle 9i)
Operation feasibility menjelaskan sebaik apa sistem akan bekerja dan juga penerimaan solusi yang ditawarkan
25% Mysql Server mendukung User akan mudah untuk mengoperasi sistem ini. Karena aplikasi PHP 4.0 berbasis web. Interface seperti ini mungkin sangat familiar bagi user yang biasa surfing di Internet dan akan mengurangi terjadinya human error.
Dari segi keamanan Oracle memang memberikan fungsionalitas yang tinggi, tetapi di lain pihak Oracle lebih umum digunakan pada
perusahaan dengan basisdata yang sangat besar. Sehingga perusahaan dengan basisdata yang tidak terlalu besar akan cenderung untuk memilih DBMS lain dan tidak mendukung TCP-C Nilai : 85 Nilai : 80
Technical Feasibility Menilai kematangan teknologi, tingkat keahlian teknis yang dibutuhkan untuk mengembangkan, mengoperasi dan mengelolah DBMS.
25% Membuat aplikasi web-based khususnya PHP 4.0 sangat mudah. Seorang programmer yang menguasai keahlian ini. Atau yang baru ingin menguasainya dapat menjadi ahli dalam waktu singkat. MySQL adalah DBMS yang mudah digunakan dan dioperasikan.
Secara teknis Oracle membutuhkan keahlian yang lebih dari pada SQL Server. Namun Oracle ini mendukung semua platform, tidak hanya platform berbasis windows saja. Fitur yang mendukung adalah PL/SQL, dimana PL/SQL memiliki fitur:
Indexes:
B-Tree indexes, Bitmap indexes, Partitioned Indexes, Function-Based Indexes. Domain Indexes Tabel :
BEFORE trigger, AFTER Triggers, INSTEAD OF triggers Procedures:
PL/SQL statements, Java Methods, Third-Generation Language (3GL) routines
Array: mendukung Nilai : 80 Nilai : 85
Economic Feasibility Beraapa besar biaya yang dibutuhkan untuk menerapkan solusi
40% Mysql Server Free Processor : Pentium 166 MHz
Memory : 64 MB RAM Hard Disk Space :
145 MB, 380 MB (typical) Dilihat dari kebutuhan piranti lunak:
Microsoft Windows, Dreamweaver Mx.
Oracle 9i Enterprise Edition dihargai US$ 40.000 namun belum meliputi fitur-fitur manajemen maupun OLAP dan data mining. Bila ingin
menginstal fitur-fitur tersebut, maka harus mengeluarkan biaya tambahan lagi. Dan ada biaya tambahan untukpelatihan karena keahlian yang tinggi. Dilihat dari kebutuhan piranti keras (minimum):
Processor : Pentium 166 MHz Memory : 128 MB RAM Hard Disk Space :
140 MB pada system drive ditambah 4.5 GB untuk Oracle Home Drive (NTFS)
Dilihat dari kebutuhan piranti lunak:
Oracle 9i mendukung semua platform termasuk platform berbasis Windows, AIX-Based System, Compaq Tru64 UNIX, HP, Linux Intel, Sun Solaris, dan sebagainya.
Nilai : 90 Nilai : 80 Schedule Feasibility
Berapa lama waktu yang diperlukan untuk merancang dan mengimplementasikan solusi. 10% Karena tidak membutuhkan keahlian yang terlalu tinggi maka solusi dapat
diimplementasikan dalam waktu 5-7 bulan.
Butuh waktu sekitar 9-12 bulan untuk mengimplementasikan solusi.
Nilai : 75 Nilai : 70
100% 84,75 80,25
Tabel 2. Pemilihan DBMS
Dari hasil analisis di atas, diambil keputusan bahwa DBMS yang akan digunakan adalah MySQL.
Demikianlah perancangan basis data pada PT. Adi Pertiwi, namun sebagai tambahan agar dapat mendukung sistem akutansi yang terdapat pada perusahaan, maka perancangan basis data yang dihasilkan sebaiknya dilengkapi dengan rancangan layar aplikasi. Salah satu rancangan layar aplikasi desktop yang akan menggunakan perancangan basis data ini sebagai berikut :
t
Pada rancangan layar terlihat setiap halaman utama yang terdapat menu-menu. Rancangan aplikasi ini bertujuan untuk mempermudah pengguna basis data mengakses basis data.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data mendukung sistem akutansi yang dilakukan pada PT. ADI PERTIWI, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : Dengan adanya aplikasi basis data, data transaksi keuangan yang ada pada perusahaan dapat terintegrasi dengan baik, mudah, dan meminimalisir dari human
error pada saat penginputan. Keamanan data dapat terjaga dikarenakan aplikasi ini
menyediakan login, sehingga tidak semua karyawan dapat mengakses sistem ini. Sistem informasi akuntansi yang handal yang mampu menciptakan proses pelaporan produksi menjadi lebih efektif dan efisien. Perlunya sistem pencatatan yang mampu memberikan data secara tepat dan mudah dalam pembuatan data.
