Muara Bungo Muara Bungo- Jambi SOP KEAMANAN DAN KENYAMANAN KANTOR

(1)

MUARA BUNGO

Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo

- Jambi

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

26 Mei 2014

Disahkan Oleh

Ketua Pengadilan Agama

Muara Bungo

SOP KEAMANAN DAN KENYAMANAN KANTOR

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

1.UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

2. Keputusan SekmaNo. MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat MARI

1. Kepala Urusan Umum 2. Petugas Keamanan 3. Petugas Kebersihan

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

SOP Pengelolaan ATK Persediaan SOP Pengelolaan dan Pemanfaatan BMN SOP Perawatan dan Pemeliharaan BMN

- Alat kebersihan - Buku Tamu - CCTV - Metal Detector

- Alat Tulis (Pulpen, kertas)

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

Diperlukan koordinasi dengan seluruh bagian yang terkait

N

o Aktivitas

Pelaksana Mutu baku

Kaur Umum Petugas Kebersihan Petugas Pengamanan Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output 1. Menyusun uraian tugas (job

description) satuan pengamanan dan petugas kebersihan yang terdiri dari tenaga honorer setiap awal bulan.

Kertas, pulpen 60 Arsip

2 Pelaksanaan pengamanan dan kebersihan rutin dilaksanakan setiap hari dan dikoordinir oleh Kaur Umum.

Kegiatan 60 Kegiatan

3 Petugas kebersihan membersihan semua ruangan yang ada dikantor termasuk toilet, taman dan halaman, penataan parkir, mengecek keadaan bangku, AC, penerangan, tempat sampah dan lain sebagainya. Alat Kebersihan Setiap hari Rasa nyaman

4 Pelaksanaan pengamanan meliputi semua kemanan yang ada di wilayah pengadilan, termasuk pengamanan terhadap para tamu yang datang, pada saat persidangan bila perlu melakukan koordinasi dengan pihak terkait seperti Polres, Polsek maupun Kodim.

Buku tamu, metal detector, CCTV Setiap hari Rasa aman

5 Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap tugas-tugas yang telah dilakukan petugas pengamanan dan kebersihan untuk dievaluasi setiap akhir bulan.

Kertas, pulpen 60 Dokume n

(2)

MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA

MUARA BUNGO Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo -Jambi

Nomor SOP 2/W5-A4/ /V/2014 Tanggal Pembuatan 26 Mei 2014 Tanggal Revisi

Tanggal Efektif 26 Mei 2014

Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Agama Muara Bungo

SOP PELAPORAN BMN

1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan,

pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN.

1. Staf Urusan Umum 2. Bendahara Pengeluaran 3. Semua Bagian

4. Panitera/Sekretaris

- SOP Penghapusan BMN

- SOP Pengelolaan dan Pemanfaatan BMN

- Lembar blanko permintaan ATK, rekapitulasi, daftar rencana pembelian, dan BAST

- Kwitansi pembelian - Komputer

N

o Aktivitas

Petugas SIMAK Petugas SAKPA Panitera/ Sekretaris KPKNL Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output

1. Operator persediaan diakhir semester melakukan opname fisik bagian persediaan lalu membuat berita acara hasil opname fisik barang ATK/persediaan yang ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris sebagai KPA/KPB Kegiatan opname fisik, berita acara opname fisik 60 Kegiata n

2 Hasil opname fisik diinput kedalam aplikasi persediaan kemudian ADK persediaan dikirim ke aplikasi SIMAK

Komputer, Aplikasi,

30 ADK

3 Operator SIMAK menerima data ADK persediaan kedalam aplikasi SIMAK lalu melakukan rekonsiliasi internal dengan SAKPA.

Komputer, Lembar neraca

15 Dokume n

4 Hasil rekonsiliasi internal dituangkan dalam berita acara rekonsiliasi internal yang ditandatangani petugas SIMAK, petugas SAKPA dan

Panitera/Sekretatis. Komputer, Printer, Lembar berita acara 60 Arsip dan dokume n berita acara

5 Petugas SIMAK melakukan rekonsiliasi ekternal dengan KPKNLdengan membawa kelengkapan dokumen yang diperlukan serta ADK aplikasi SIMAK ADK SIMAK, dokumen pendukung 60 Arsip dan dokume n 6 Apabila rekonsiliasi ke KPKNL sudah cocok dilanjutkan dengan membuat CAL-BMN yang ditandatangani oleh

Panitera/Sekretaris dan dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama dan KPKNL

Komputer, Aplikasi

180 ADK

(3)

Muara Bungo-Jambi

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif 26 Mei 2014

SOP PENGELOLAAN ATK (BARANG PERSEDIAAN)

1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN.

- SOP Pelaporan BMN

No Aktivitas

Staf Umum Semua Bagian Bendahara Pengeluaran Panitera/ Sekretaris Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output 1. Menyerahkan blanko permintaan barang ATK/persediaan ke setiap bagian untuk diisi sesuai kebutuhan Lembar blanko permintaan ATK 60 Dokumen permintaan ATK 2 Mengumpulkan dan meneliti permintaan barang ATK dari tiap ruangan untuk direkap

Lembar Rekapitulasi

30 Rekapitulasi

3 Membuat daftar rencana pembelian berdasarkan rekapitulasi lalu meminta persetujuan Panitera/Sekretaris Lembar Daftar Rencana Pembelian 10 Dokumen rancana pembelian 4 Melakukan pembelian ATK kemudian meminta kwitansi sebagai bukti pembelian Bendahara Pengeluaran Kwitansi Pembelian 15 Arsip kwitansi 5 Mengecek kesesuaian antara daftar pembelian, kwitansi pembelian dengan barang yang diterima Daftar Rencana Pembelian, kwitansi pembelian 60 kegiatan 6 Mendistribusikan ke tiap ruangan sesuai permintaan dengan menyerahkan BAST untuk ditandatangani Lembar BAST 120 Dokumen BAST 7 Menginput data pembelian dan permintaan ATK kedalam Aplikasi Persediaan Komputer 30 ADK TOTAL WAKTU 25

(4)

MAHKAMAH AGUNG RI PENGADILAN AGAMA

Muara Bungo - Jambi

Nomor SOP 4/W5-A4/ /V/2014 Tanggal Pembuatan 26 Mei 2014 Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

SOP PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN BMN

1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN. 1. Petugas SIMAK 2. Kaur Umum 3. Panitera/Sekretaris 4. Ketua Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : - SOP Pelaporan BMN - SOP Penghapusan BMN

No Aktivitas

Petugas SIMAK Kaur Umum Panitera/ Sekretaris KPN Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output

1. Setiap BMN yang menjadi aset, baik itu dari hasil pembelian, hibah atau transfer masuk akan dicatat dan dikelola oleh petugas SIMAK dan disetujui oleh Kaur Umum dan Panitera/Sekretaris. Komputer, Aplikasi SIMAK 60 Kegiata n

2 Setelah BMN diinput pada aplikasi SIMAK, BMN diinventarisasi dan dikodifikasi serta didistribusikan kedalam DBR (Daftar Barang Ruangan) Komputer, Aplikasi SIMAK 30 Dokum en ADK SIMAK

3 Mencetak serta menempelkan label inventaris pada BMN sesuai antara barang dengan kodenya serta ruang (labelisasi) Komputer, Aplikasi SIMAK, Printer, kertas 60 Dokum en Label 4 Mencocokkan DBR dengan BMN riil yang ada diruangan, jika penanggungjawab ruangan merasa cocok dan setuju, maka DBR akan ditandatangani. Jika tidak setuju maka petugas SIMAK akan melakukan koreksi. Komputer, Aplikasi SIMAK, Printer, Lembar DBR 30 Dokum en Arsip

5 Untuk tanah, gedung dan kendaraan dinas diinput kedalam KIB dengan mengarsipkan dokumen

pendukungnya seperti sertifikat tanah, IMB, BPKB dan STNK.

Komputer, Aplikasi SIMAK, Printer, Lembar KIB 30 Dokum en KIB

6 Untuk pengguna rumah dinas dan kendaraan dinas akan dibuatkan SK penunjukan penggunanaan rumah dinas dan kendaraan dinas yang ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Agama. Komputer, Printer, Kertas 60 Dokum en SK TOTAL WAKTU 270

(5)

MUARA BUNGO

Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo - Jambi

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

26 Mei 2014

Disahkan Oleh

Ketua Pengadilan Agama

Muara Bungo

SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

1. Staf Urusan Umum 2. Pegawai/Anggota 3. Kaur Umum

SOP Pengelolaan Surat Masuk - Buku Agenda - Buku Induk

- Buku Peminjaman dan Pengembalian Buku - Alat-alat Kebersihan

- Alat Tulis (Pulpen, map, karton, lem, dll)

No Aktivitas

Staf Umum Pegawai/ peminjam buku Kaur Umum Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output

1. Mencatat buku baru yang diterima kedalam Buku Agenda, Buku Induk dan memberikan penomoran menurut klasifikasi Buku Agenda Buku Induk 10 Arsip 2 Membuat catatan peminjaman Buku dan pengembalian

buku dalam buku peminjaman Buku Peminjaman dan Pengembalian Buku 15 Arsip 3 Melakukan pemeliharaan, Perawatan dan penataan

koleksi buku dengan berkoordinasi dengan Kaur Umum

Alat-alat Kebersihan

60 Kegiatan

4 Membuat surat teguran / surat peringatan kepada peminjam buku yang belum mengembalikan sesuai tanggal yang telah ditentukan.

Surat Teguran

15 Arsip

(6)

MAHKAMAH AGUNG RI

PENGADILAN AGAMA

MUARA BUNGO

Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo - Jambi

Nomor SOP

6/W5-A4/ /V/2014

Tanggal Pembuatan

26 Mei 2014

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

26 Mei 2014

Disahkan Oleh

Ketua Pengadilan Agama

Muara Bungo

SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR

1. Staf Urusan Umum

SOP Pengelolaan Surat Masuk - Buku Agenda Surat Keluar - Buku Ekspedisi Kota - Buku Ekspedisi Pos - Kendaraan Dinas Roda-2 - Alat Tulis (Pulpen, amplop)

No Aktivitas

Staf Umum

Kantor Pos KUA, dll (dikirim melalui kurir) Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output

1. Meregister surat keluar pada Buku Agenda Surat Keluar dan memberikan Nomor urut surat keluar

Buku Agenda Surat Keluar, pulpen dan penggaris 5 Dokumen register 2 Memilah dan memasukkan kedalam amplop surat keluar berdasarkan alamat tujuan. Satu surat diarsipkan di Bagian Umum.

Amplop 15 Surat

3 Mengirimkan Surat Keluar pada pukul 14.00 WIB, lewat dari jam tersebut dikirim esok harinya

Kendaraan dinas roda-2

30 Kegiatan

4 Meminta paraf dari penerima surat apabila dikirim melalui kurir pada buku Ekspedisi Kota. Bila dikirim melalui pos meminta cap stempel pada buku Ekspedisi Pos serta resume pengiriman untuk bukti pembiayaan pos ke Bagian Keuangan

Buku Ekspedisi Kota, Buku Ekspedisi Pos 10 Dokumen Ekspedisi TOTAL WAKTU 60

(7)

MUARA BUNGO

Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo - Jambi

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

26 Mei 2014

Disahkan Oleh

Ketua Pengadilan Agama

Muara Bungo

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK

1. Kepala Urusan Umum 2. Panitera/Sekretaris 3. Ketua Pengadilan Agama

SOP Pengelolaan Surat Keluar - Buku Agenda Surat Masuk - Lembar Disposisi

- Lembar Kendali - Buku Ekspedisi Umum

- Alat Tulis (Pulpen, Map, Penggaris, dll)

No Aktivitas

Kaur Umum Panitera/ Sekretaris Ketua Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit) Output

1. Meregister surat pada Buku Agenda Surat Masuk dan memberikan Nomor urut surat masuk

Buku Agenda Surat Masuk, pulpen dan penggaris 5 Dokumen register 2 Menyerahkan surat beserta lembar disposisi kepada Ketua atau Wakil Ketua bila berhalangan

Lembar disposisi, pulpen dan map 5 Dokumen disposisi 3 Menyerahkan surat beserta lembar disposisi kepada Pansek (Wapan atau Wasek bila berhalangan) Lembar disposisi, pulpen dan map 5 Dokumen disposisi 4 Memberi Lembar Kendali pada surat yang telah di disposisi kemudian surat tersebut didistribusikan ke masing-masing bagian sesuai dengan petunjuk disposisi Lembar disposisi, lembar kendali 5 Arsip surat dan dokumen disposisi

5 Meminta paraf yang menerima surat pada lembar Kendali dan buku Ekspedisi Umum, kemudian mengfilekan kopi lembar disposisi dan lembar kendali padafolder kendali Lembar disposisi, lembar kendali 5 Dokumen disposisi, Arsip TOTAL WAKTU 25

(8)

MAHKAMAH AGUNG RI

PENGADILAN AGAMA

MUARA BUNGO

Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo - Jambi

Nomor SOP

8/W5-A4/ /V/2014

Tanggal Pembuatan

26 Mei 2014

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

26 Mei 2014

Disahkan Oleh

Ketua Pengadilan Agama

Muara Bungo

SOP PENGHAPUSAN BMN

1.UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan. 2. Kepmenkeu RI No. 96/PMK.06/2007 tgl. 4 September 2007 tentang tata cara pelaksanaan , pengajuan, pemanfaatan,penghapusan dan pemindahtanganan BMN.

- SOP Pelaporan BMN

N

o Aktivitas

Petugas SIMAK Wasek Panitera/ Sekretaris KPK NL Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Mengusulkan kepada Wakil

Sekretaris dan Panitera/Sekretaris pembentukan panitia penghapusan BMN untuk dibuatkan SK Panitia Penghapusan

Kegiatan 1 hari Kegiata n

2 Melakukan penelitian terhadap BMN yang akan dihapus

kemudian dibuatkan Berita Acara yang ditandatangani oleh

Panitera/Sekretaris Komputer, Aplikasi, Lembar Berita Acara Penghapusan 1 hari Arsip

3 Melakuka penilaian/ taksiran harga limit BMN yang akan dihapus. Untuk gedung kantor berkoordinasi dengan Dinas PU, kendaraan dinas dengan Dishub, peralatan kantor bisa dilakukan sendiri.

Lembar Harga Limit

1-7 hari Arsip

4 Membuat dan mengirim surat usulan persetujuan penghapusan BMN beserta kelengkapannya ke Pengadilan Tinggi Agama Jambi untuk diteruskan ke KPKNL Komputer, Printer, Lembar Usulan Penghapusan 1 hari Arsip dan dokum en penghp usan 5 Setelah surat persutujuan

penghapusan BMN dari KPKNL dan Eselon-1 (BUA MARI) turun lalu mengajukan permohonan lelang ke KPKNL. Maks 6 bln Arsip dan dokum en 6 Setelah lelang dilaksanakan dan

risalah lelang telah dikirim oleh KPKNL, kemudian menginput data penghapusan ke Aplikasi SIMAK.

Komputer, Aplikasi

1 jam ADK

(9)

MUARA BUNGO

Jl.RM.Thaher RimboTengah

Muara Bungo -Jambi

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

26 Mei 2014

Disahkan Oleh

Ketua Pengadilan Agama

Muara Bungo

SOP PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN BMN

1. Kepala Urusan Umum 2. Petugas Keamanan 3. Petugas Kebersihan

SOP Keamanan dan Kenyamanan kantor - Alat kebersihan - Kwitansi - Nota - Meterai

- Alat Tulis (Pulpen, kertas)

N

o Aktivitas

Kaur Umum Bagian Keuangan Wasek/ Pansek Persyaratan/ Perlengkapan Waktu (menit ) Output 1. Menerima laporan BMN yang rusak dari tiap ruangan, kemudian memeriksa apakah masih bisa diperbaiki. Bila tidak bisa diperbaiki akan

diusulkan untuk dihapuskan.

Lembar Pengecekan

15 Kegiatan

2 BMN yang masih bisa diperbaiki diusulkan kepada Wasek dan Pansek untuk diservis.

15 Kegiatan

3 BMN diperbaiki oleh penyedia jasa (pihak ketiga), untuk anggaran dan

pembiayanaannya bagian umum melakukan koordinasi dengan bagian Keuangan. Kwitansi, nota, meterai, situasi onal Dokumen keuangan

4 Untuk perawatan dan pemeliharaan gedung kantor dilakukan secara periodik sesuai dengan kebutuhan.

3 atau 4 bulan sekali

Rasa aman

5 Melaporkan hasil perbaikan BMN kepada pimpinan. Untuk tanda bukti pengeluaran anggaran pemeliharaan diserahkan kepada bagian keuangan.

Kertas, pulpen

30 Dokumen