PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PENGADILAN NEGERI SURAKARTA
KELAS 1A KHUSUS
SKRIPSI
Oleh :
RICO PRATAMA PUTRA K7514050
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
i
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PENGADILAN NEGERI SURAKARTA
KELAS 1A KHUSUS
SKRIPSI
Oleh :
RICO PRATAMA PUTRA K7514050
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
iii
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PENGADILAN NEGERI SURAKARTA
KELAS 1A KHUSUS
Oleh :
RICO PRATAMA PUTRA K7514050
Skripsi
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi
Pendidikan Administrasi Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
vi MOTTO
“Menyia-nyiakan waktu lebih buruk dari kematian. Karena kematian
menjauhkanmu dari dunia sementara menyia-nyiakan waktu memisahkanmu dari Allah”
(Imam bin Al Qayim)
“Ilmu pengetahuan itu bukanlah yang dihafal, melainkan yang memberi manfaat” (Imam Syafi’i)
vii
PERSEMBAHAN
Seiring rasa syukur terdalam kehadirat Allah SWT, skripsi ini saya persembahkan
untuk:
Kedua orang tuaku tercinta. Bapak Wahyudi dan Ibu Suwanti, yang telah
membekaliku dengan kasih sayang, do’a, dan tauladan kerja keras dalam menjalani
hidup. Serta adikku Dewi Afriliani. Terima kasih banyak.
Bapak Djoko dan Bapak Jumiyanto. Terimakasih atas kesediaan waktu dan
kesabaran dalam memberikan saya arahan, bimbingan, serta nasehat agar saya bisa
menjadi lebih baik dalam pengerjaan karya ini.
Ciwe, L-Pres, Yoga, dan Johan. Terimakasih banyak karna telah menjadi teman
sejak pertama masuk perkuliahan hingga sekarang.
Rere, Nisa, Tika, dan Nanda (Genggong). Terimakasih untuk canda tawa 45 hari
yang terus berlanjut hingga saat ini.
Bayu, Fajar, dan Galih. Terimakasih teman senasib seperjuangan.
Kang Tri Pujianto, S.S., terimakasih untuk bimbingan, nasehat, dan bantuan selama
ini.
Fajriati Fatimah Az-zahra, terimakasih untuk waktu, semangat dan dukungannya.
Lekas menyusul.
Teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran 2014, KKN Sanggang 2017
dan teman-teman Magang Kependidikan III SMK Batik 2 Surakarta. Terimakasih
atas pelajaran berharga, bahwa berjuang itu akan lebih indah bila dilakukan
viii ABSTRAK
Rico Pratama Putra. K7514050. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PENGADILAN NEGERI SURAKARTA KELAS 1A KHUSUS. Skripsi. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2018.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui: (1) Pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus, (2) Hambatan-hambatan yang timbul dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus, (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis pada Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip atau dokumen. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik uji validitas data yang digunakan adalah triangulasi sumber dan tringulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Dari hasil penelitian ini diperoleh kesimpulan: (1) Pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus melalui beberapa proses meliputi (a) Penciptaan Arsip Dinamis dengan pembuatan naskah, dokumen, maupun surat baik surat masuk maupun keluar. (b) Penggunaan arsip dinamis berupa peminjaman arsip dinamis yang dilayani secara manual dan penemuan kembali yang rata-rata masih membutuhkan waktu diatas 1 menit. (c) Pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis dilakukan pegawai melalui upaya pembersihan tempat penyimpanan arsip dan juga penggunaan kapur barus. (d) Penyusutan arsip dinamis yang mana pemindahan arsip tidak dilakukan dengan prosedur yang jelas dan tanpa adanya jadwal retensi arsip sedangkan pemusnahan belum pernah dilakukan. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip dinamis seperti pegawai kearsipan dan lingkungan arsip kurang diperhatikan dengan tidak adanya tenaga ahli arsiparis dan belum disediakannya vacuum cleaner dan hygrometer. (2) Hambatan-hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip dinamis meliputi: (a) Tidak adanya tenaga ahli arsip, (b) Ruang penyimpanan arsip kapasitasnya terus berkurang, (c) Pengetahuan pegawai tentang arsip, serta (c) Kurangnya perhatian terhadap pengamanan arsip. (3) Sedangkan upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya: (a) Permintaan pengadaan pegawai arsiparis, (b) Pengajuan ruang arsip baru, (c) Kerjasama pegawai dengan mahasiswa/siswa magang, (d) Memaksimalkan penggunaan aplikasi E-Surat dan SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara).
ix ABSTRACT
Rico Pratama Putra. K7514050. THE MANAGEMENT OF DYNAMIC ARCHIVES IN SPECIAL DISTRICT COURT OF SURAKARTA CLASS 1A. Thesis (submitted in partial fulfillment of the requirement for the degree of Sarjana Pendidikan (S.Pd) in Office Administration Education Program). The Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret University, June 2018.
The aims of this research are to find out: 1). The management of dynamic archive in Special District Court of Surakarta Class 1A, 2). Obstacles occurred in conducting management of dynamic archive in Special District Court of Surakarta Class 1A, 3). To-do-list efforts to resolve the obstacles in conducting management of dynamic archive in Special District Court of Surakarta Class 1A.
This research was descriptive qualitative research used case study approach. The sources of data used in this research were informant, place and events, archive or documents. The sampling technique used purposive and snowball techniques. The techniques to assembly the data were interview, observation, and documentation. Technique of data validity test used source and method of triangulation. To analyze the data used interactive analysis model.
Based on this research, it can be concluded that: 1) The management of dynamic archive passed through some processes namely: (a) To make dynamic archive by creating texts, documents, and either incoming or outgoing mail. (b) The used of dynamic archive by borrowing dynamic archive which was served manually and re-discovery the archive that the time average to find it was more than 1 (one) minute. (c) Maintenance and security of dynamic archive by cleaning the place where the dynamic archive were dwelled and camphor used. (d) Diminution of dynamic archive in which the replacement did not use proper procedure and without retention archive schedule, while extermination was never been done before. Meanwhile, factors which affect the dynamic archive management such as archivist and archive environment were less attention by showing that there were no archivists and vacuum cleaner and hygrometer. (2) Obstacles in managing dynamic archive namely: (a) Lack of archivists, (b) The storage was getting cramped, (c) Employee’s knowledge of the archives, and (d) Lack of archives security. (3) Efforts which had been done to resolve the obstacles were: (a) Demands the archivists, (b) Propose the new one space, (c) Cooperation between employee and university interns, (d) To maximize the use of E-mail application and SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara).
x
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT penguasa
alam semesta, berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya peneliti dapat
menyelesaikan skripsi dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI
PENGADILAN NEGERI SURAKARTA KELAS 1A KHUSUS”.
Skripsi ini disusun guna memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana
pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa
dalam menyelesaikan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan, dan
pengarahan dari berbagai pihak. Maka dari itu, peneliti mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu
Penndidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Dr. Hery Sawiji, M.Pd., Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Dr. Djoko Santosa, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing I, yang memberikan
bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
4. Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si., selaku Dosen Pembimbing II, yang
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini. Serta
selaku pembimbing akademik yang telah memberikan bimbingan dan
kemudahan selama perkuliahan.
5. Dr. Cicilia Dyah S Indrawati, M.Pd., selaku ketua penguji yang telah
memberikan masukan dan arahan dalam kesempurnaan skripsi ini.
6. Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd., selaku sekretaris penguji yang telah
memberikan masukan dan arahan dalam kelengkapan skripsi ini.
7. Dwi Tomo, S.H., M.Hum., selaku Ketua Pengadilan Negeri Surakarta Kelas
1A Khusus yang telah memberikan ijin pengunaan tempat guna pengambilan
xi
8. Sunarto, S.H., M.H., selaku Panitera Muda Hukum yang telah memberikan
bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.
9. Winahjoe Hamoerwani., selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan,
yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.
10.Wahyuni Setyowati, S.H., Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Ortala, yang
telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.
11.Seluruh pegawai dan staff Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus yang
memberikan bantuan dan berpartisipasi dalam pelaksanaan penelitian.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun
demikian, peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan sebagai
pengembangan ilmu.
Surakarta, Juni 2018
xii DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN ... Error! Bookmark not defined. HALAMAN PENGAJUAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .... Error! Bookmark not defined. HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI ... Error! Bookmark not defined. HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii
HALAMAN ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... x
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. A. Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. B. Rumusan Masalah... Error! Bookmark not defined. C. Tujuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined. D. Manfaat Penelitian ... Error! Bookmark not defined. BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA BERPIKIR .. Error! Bookmark not defined.
xiii
H. Prosedur Penelitian... Error! Bookmark not defined. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... Error! Bookmark not defined.
A. Deskripsi Lokasi/ Objek Penelitian ... Error! Bookmark not defined. B. Deskripsi Temuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined. C. Pembahasan ... Error! Bookmark not defined. BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN ... Error! Bookmark not defined.
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Daftar Struktural Pengadilan Surakarta Kelas 1A Khusus ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 2. Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Klasifikasi Pangkat ... Error! Bookmark not defined.
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Format Kartu Kendali ... Error! Bookmark not defined. Gambar 2. Skema Kerangka Berpikir ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. Skema Analisis Data ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4. Prosedur Penelitian ... Error! Bookmark not defined. Gambar 5. Register Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined. Gambar 6. Tampilan Halaman E-Surat ... Error! Bookmark not defined. Gambar 7. Alur Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined. Gambar 8. Alur Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 9. Tampilan Halaman SIPP ... Error! Bookmark not defined. Gambar 10. Lembar Disposisi Manual ... Error! Bookmark not defined. Gambar 11. Kartu Kendali ... Error! Bookmark not defined. Gambar 12. Lembar Disposisi dari E-Surat ... Error! Bookmark not defined. Gambar 13. Arsip Pegawai di Sub Bagian Kepegawaian & Ortala ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 14. Penataan Arsip Pegawai di Sub Bagian Kepegawaian & Ortala Error! Bookmark not defined.
Gambar 15. Surat di Meja Pegawai Sub Bagian Tata Usaha & Keuangan.... Error! Bookmark not defined.
Gambar 16. Tumpukan Kardus dalam Lemari Berisi Surat . Error! Bookmark not defined.
Gambar 17. Box Penyimpanan Arsip Terbuat dari Kayu .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 18. Profil Pegawai Pengelola Arsip Perkara ... Error! Bookmark not defined.
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Jadwal Penelitian ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 2 : Pedoman Wawancara ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 3 : Field Note ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 4 : Catatan Lapangan ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 5 : Hasil Observasi ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 6 : Hasil Dokumentasi ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 7 : Dokumentasi Foto ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 8 : Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum .. Error! Bookmark not defined.
Lampiran 9 : Daftar Inventaris Ruangan ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 10 : Daftar Pegawai Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 11 : Kep. Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia ... Error! Bookmark not defined.
Lampiran 12 : Surat Permohonan Izin Menyusun Skripsi ... Error! Bookmark not defined.
Lampiran 13 : Surat Keputusan Dekan tentang Izin Penyusunan Skripsi ... Error! Bookmark not defined.
xvii
