Bab 3: Systems Documentation. Informasi Dan Proses Bisnis (SI0003)

Informasi Dan Proses Bisnis

(SI0003)

Tujuan Pembelajaran



Menjelaskan pentingnya dokumentasi sistem dalam

organisasi



Menjelaskan bagaimana dokumentasi sistem

digunakan dalam

business process redesign

dan

business process re-engineering



Menjelaskan bagaimana akuntan dan auditor dapat

terlibat dalam dokumentasi sistem



Memahami jenis – jenis teknik dokumentasi sistem



Simbol masing – masing teknik

Pengenalan



Jika sebuah sistem tanpa adanya peta (alat / media) untuk

memahami cara kerjanya, maka akan menimbulkan madalah



Sebagai seorang akuntan, untuk memahami kegiatan

operasional dari proses bisnis, aliran data, aliran dokumen

memerlukan media yang disebut sebagai dokumentasi sistem

(

system documentation

)



Dokumentasi sistem merupakan “

road map

” untuk

memahami dan mengawasi jalannya kegiatan bisnis serta

mengawasi jalannya sistem



Dalam melakukan proses audit atau mendesain ulang, harus

memahami dan memastikan sistem telah sesuai dengan ruang

lingkup dari kegiatan operasional sebuah sistem informasi

Pengenalan



Teknik yang digunakan untuk memetakan proses

bisnis antara lain:



Process Map



Data Flow Diagram

(DFD), meliputi diagram konteks

sampai level detail dan juga DFD logis dan DFD fisik



Sistem Flowchart



Tujuan dari memahami pemetaan proses tersebut

adalah:



Memahami cara / alur kerja sistem



Mampu mempersiapkan / membuat dokumentasi sistem



Melihat keterhubungan / interaksi antara beberapa bagian

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

5



Proses bisnis (

business process

) adalah serangkaian aktivitas yang

saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis



Sistem informasi

adalah kumpulan data, proses, penyimpanan

data untuk menghasilkan output yang didukung oleh manusia,

proses, teknologi, hardware dan software



Sistem informasi digunakan untuk mendukung proses bisnis



Sebuah proses bisnis dapat terdiri dari berbagai jenis sistem

informasi yang saling berinteraksi

 Seperti: sistem informasi penjualan, pemasaran dan keuangan



Ketika membicarakan dokumentasi proses bisnis sebenarnya kita

sedang memperhatikan interaksi antara sistem informasi dengan

proses



Dokumentasi sistem merupakan cara untuk menggambarkan

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi



Dokumentasi dapat berupa berbagai jenis form yang digunakan,

tergantung kepada kebutuhan yang direpresentasikan



Kesimpulanya pada saat menyiapkan dokumentasi sistem

sebenarnya kita menyiapkan dokumen yang akan menjawab

beberapa pertanyaan berikut:

 Siapa yang terlibat?

 Apa kegiatan yang dilaksanakan?

 Dimana kegiatan tersebut yang dilaksanakan?  Mengapa kegiatan tersebut terjadi?

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

7



3 jenis teknik sistem dokumentasi yang digunakan dalam

buku ini:



Process Map



Data Flow Diagram



System Flowchart

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi



Process Map



Representasi grafis sederhana dari sebuah proses bisnis,

merincikan aktivitas yang terjadi, area bisnis yang bertanggung

jawab untuk menyelesaikan kegiatan tersebut dan keputusan

yang perlu dibuat sebagai bagian dari proses



Data Flow Diagram



Representasi grafis dari aliran data yang terjadi dalam sistem



DFD Terdiri dari:

 Diagram Konteks  DFD Level detail 

Terdapat 2 jenis DFD:

 DFD Logis  DFD Fisik

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi

9



Data Flow Diagram



Diagram Konteks (

Context Diagram

)

 Representasi dari sebuah sistem sistem (system of interest) dan

entitas yang memberikan input kepada sistem atau menerima output dari sistem

 System interest ialah sistem atau proses yang merupakan fokus dari

dokumentasi yang mempunyai runag lingkup atau batasan yang jelas 

DFD Logis (

Logical Data Flow Diagram

)

 Diagram yang mengilustrasikan proses yang terjadi dalam sistem,

aliran data antar proses, dan bagaimana proses berinteraksi dengan eksternal entitas yang memberikan input kepada sistem atau

menerima output dari sistem



DFD Fisik (

Physical Data Flow Diagram

)

 Diagram yang menjelaskan rincian entitas yang terlibat dalam proses

1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi



System Flowchart



Flowchart

yang mengilustrasikan sistem beserta input, proses

dan output yang lebih detail / rinci serta menyediakan

informasi tentang dokumen dan proses yang dilakukan sistem

termasuk siapa saja pelaku yang terlibat



Teknik teknik diatas terdiri dari notasi – notasi yang

digunakan dan ketentuan penggambaran yang berlaku pada

masing – masing teknik

2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan

Dokumentasi Sistem

11

 Langkah – langkah dalam Redesign dan Re-engineering proses:

 Memahami terlebih dahulu bagaimana proses yang digunakan sekarang di

organisasi

 Mengidentifikasi aktivitas bisnis yang terjadi  Siapa yang terlibat

 Bagian organisasi yang berinteraksi dengan proses dan alur data yang

berpindah dalam proses tersebut

 Cara tersebut bisa dilakukan dengan melihat kedalam proses bisnis

organisasi tersebut

 Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memahami dan

meninjau kembali dokumentasi sistem yang digunakan dalam proses tersebut

 Dokumentasi sistem memberikan gambaran tentang aktivitas yang

2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan

Dokumentasi Sistem



Menurut

Booth

, dengan menganalisis dokumentasi proses

merupakan bagian dari kegiatan

redesign

yang dapat:

 Mengidentifikasi aspek aktivitas yang berjalan pararlel

 Bagian mana yang penggunaan kertasnya dapat dieliminasi  Pengumpuland ata yang tidak dibutuhkan dapat dihilangkan  Beberapa aktivitas dapat dilaksanakan secara berulang – ulang



Dengan mamahami dokumentasi sistem merupakan salah satu

cara “

trimming the fat

”, maksudnya adalah dengan memahami

kegiatan operasi suatu proses melalui teknik dokumentasi sistem

maka dapat organisasi dapat melakukan redesign dan

3. Peran akuntan dan auditor Dalam

Dokumentasi Sistem

13

 Bagi seorang akuntan yang baru direkrut oleh perusahaan, hal pertama

yang dibutuhkan adalah dokumentasi sistem untuk memahami

bagaimana cara kerja sistem (sudah mengimplementasi ERP) dan juga apabila perusahaan baru melakukan re-engineering proses bisnis

 Pengetahuan akuntan diperlukan oleh organisasi dalam hal jika

organisasi sedang mengimplementasikan sistem baru, mengembangkan sistem baru, atau organisasi mengadopsi penerapan sistem baru yang telah dimodifikasi dan ingin memastikan kontrol terhadap alur kerja sistem

 Artinya informasi ini dapat digunakan untuk mengkomunikasikan

kegiatan pengembangan sistem melalui dokumentasi sistem

 Ketika kegiatan pengembangan sistem dilaksanakan maka dalam hal ini

akuntan dan auditor akan dibutuhkan untuk mengkaji dokumentasi dan bagaimana sistem baru ini beroperasi, fokusnya pada kegiatan

3. Peran akuntan dan auditor Dalam

Dokumentasi Sistem



Kegiatan dokumentasi sistem dibutuhkan pada saat menciptakan

proses bisnis yang baru  tujuannya untuk merekam hasil

rancangan terhadap proses bisnis yang baru tersebut



Sehingga hasil rekaman / dokumentasi tetap tercatat dalam

organisasi



Hal ini digunakan untuk mengantisipasi jika orang – orang yang

melakukan perancangan tersebut tidak lagi berada di organisasi

(misal: keluar, mengundurkan diri, bahkan meninggal dunia)

4. Menggambar Dokumentasi Sistem

15



Beberapa istilah yang perlu dipahami dalam membaca

berbagai jenis teknik dokumentasi sistem:



Entitas (

Entities

)



Entitas merepresentasikan hal yang ada di dunia nyata atau

objek yang terlibat dalam proses



Mengidentifikasikan siapa dan apa (benda) yeng terlibat

dalam dokumentasi sistem



Terdapat 2 jenis entitas:



Entitas Internal



Entitas Eksternal

4. Menggambar Dokumentasi Sistem



Perbedaannya terletak pada:



Proses yang didokumentasikan



Area fungsional dan tugas yang dilakukan masing – masing

entitas



Entitas Internal (

internal entity

)



Entitas yang melakukan proses atau mentransformasikan data

dalam proses bisnis



Entitas Eksternal (

external entity

)



Entitas yang menyediakan input ke dalam proses atau

4. Menggambar Dokumentasi Sistem

17



Dalam mempersiapkan dokumentasi sistem, maka terlebih dahulu

harus memahami proses / kegiatan yang dilaksanakan dalam sistem



Hal yang harus diperhatikan yaitu:

 Siapa orang yang terlibat (orang atau benda) dalam melaksanakan

kegiatan (entitas)

 Pahami bagian / divisi spesifik yang terlibat dalam sistem yang disebutkan

dalam narasi (Structure narration)

 Benda seperti komputer yang menerima dan mengirim dan memproses

data

 Aktivitas / kegiatan apa yang dilakukan oleh entitas  Fokuskan pada kata kerja yang disebutkan dalam narasi

 Seperti: mempersiapkan dokumen, menginput data, mengirimkan

dokumen, menerima dokumen, mengotorisasi / mengkonfirmasi pesanan

 Apa yang menjadi input dan output dari setiap proses  Data pesanan, faktur penjualan dll

5. Jenis –Jenis Dokumentasi Sistem



Sebelum membahas jenis – jenis dokumentasi sistem, langkah

pertama yang perlu dipahami terlebih dahulu adalah “

structure

narration

”



Structure narration

 Adalah deskripsi tertulis tentang bagaimana sebuah proses

dioperasikan / dilaksanakan serta bagian yang terlibat

 Setelah akuntan mendapatkan informasi, maka akuntan

mempersiapkan deskripsi tertulis tentang bagaimana proses dilaksanakan

 Keuntungan dari teknik ini adalah menyediakan informasi kepada

bagian yang memerlukannya

 Kelemahan dari teknik ini adalah dalam hal mempersiapkan dan

kemampuan memahaminya bergantung pada gaya penulisan penulis

 Dalam mempersiapkan structure narration, sebagian orang

menuliskannya dengan bertele – tele sedangkan bagi sebagian orang menuliskannya secara singkat dan naratif

a. Structure narration

23

b. Structured narrative table

 Structured narrative table

 Digunakan untuk meringkas narasi ke dalam tabel yang meliputi: siapa yang

terlibat dalam proses, apa yang digunakan dalam proses (data, dan

dokumen), aktivitas apa yang terjadi dalam proses dan tujuan dari proses untuk menghasilkan output apa

 Hal – hal yang perlu diperhatikan tentang penggunaan Structured narrative table:

 Kolom Entitas (entities) mewakili siapa yang terlibat dalam proses tersebut  Entitas dapat saja muncul lebih dari sekali dalam sebuah proses

 Kolom input mewakili input data atau dokumen yang digunakan atau diterima

oleh entitas dalams ebuah kegiatan

 Kolom proses mewakili kegiatan yang dilaksanakan yang merupakan kegiatan

yang spesifik yang dilakukan oleh entitas

 Kolom ouput mewakili tujuan produk atau proses

 Proses di dalam tabel harus berurut sesuai dengan urutan kegiatan yang terjadi  Pada kolom input dan output terdapat beberapa sel yang kosong

c. Process Maps

27



Process Maps



Merupakan representasi grafis sederhana dari proses bisnis,

merincikan aktivitas yang terjadi, di area mana terjadinya

kegiatan, hubungan antara beberapa area yang berbeda, dan

keputusan yang butuh dibuat yang merupakan bagian dari proses



Menurut

Jones dan Lancaster

,

process map

menjadi elemen

penting yang butuh di kuasai oleh akuntan dan mahasiswa

akuntansi yang memberikan manfaat tentang bagaimana

memetakan proses bisnis



Munurut

Burns

, bahwa dengan perbaikan proses bisnis maka

process map

menjadi komponen kunci dari perbaikan proses

dimana mudah untuk dimengerti dan diterapkan

c. Process Maps



Process Maps



Elemen – elemen dari

process map

:

 Simbol Persegi panjang (rectangle) mewakili proses atau kegiatan

yang terjadi

 Simbol tanda panah (arrow) menghubungkan proses yeng mewakili

aliran dokumen atau informasi diantara kegiatan yang ada

 Simbol kegiatan dan aliran informasi ditempatkan pada peta

berdasarkan divisi atau area fungsional yang melaksanakan kegiatan tersebut

 Nama dari divisi atau area fungsioanl organisasi diletakkan pada area

horizontal (garis mendatar) di diagram

 Untuk membedakan masing – masing area fungsional atau divisi

maka dapat ditarik garis pemisah diantaranya

c. Process Maps

29



Process Maps



Yang perlu diperhatikan pada saat membaca sebuah

process map

:

 Area fungsional diletakkan pada area sebelah kiri secara horizontal  Masing – masing area fungsional dipisahkan dengan menggunakan

garis utuh (solid line)

 Area subfungsional dipisahkan dengan menggunakan garis putus –

putus (dashed line)

 Simbol persegi panjang (rectangle) mewakili proses atau aktivitas

yang bukan merupakan dokumen

 Garis penghubung yang menghubungkan proses mewakili dokumen

dan diberi nama sesuai dengan nama dokumen

 Process map dibaca dari sebelah kiri ke kanan bukan dari atas ke

c. Process Maps

31



Process Maps

 4 tahapan dalam penyususnan Process Maps:  Pengumpulan Data (data gathering)

 Memahami proses dari dokumentasi yang ada

 Kemudian melakukan wawancara kepada ahli (expert) tentang proses yang

sekarang

 Menyusun peta (map structuring)

 Menyusun diagram awal (preliminary diagram) berdasarkan informasi yang

telah dikumpulkan sebelumnya

 Mendokumentasikan peta (map documentation)

 Menyusun deskripsi dari proses yang akan dibuat, beserta versi terakhir (final

version) diagram yang dibuat

 Umpan balik (feedback interaction)

 Masukan / komentar dari orang / bagian yang meninjau kembali isi dari

c. Process Maps



Process Maps



4 Tahapan dalam pengembangan process map:

1. Mengidentifikasi entitas dan divisi organisasi yang terkait

 Menyusun urutan proses yang melibatkan entitas dan aktivitas dalam sebuah proses

 Pemrosesan data berarti menggunakan atau mentransformasikan informasi dalam beberapa cara

2. Menggambar “swim lane” untuk setiap divisi

 Mulailah menggambarkan sebuah persegi panjang (rectangle)  Kemudian bagi persegi panjang menjadi beberapa bagian secara

horisontal / mendatar

 Kemudian berilah nama pada masing – masing entitas pada bagian yang terletak di sebelah kiri diagram

c. Process Maps

c. Process Maps



Process Maps



4 Tahapan dalam pengembangan process map (lanjutan):

3. Mengidentifikasi sub divisi (subfunction)

• Jika terdapat 2 entitas yang berbeda yang berada dalam 1 divisi yang terlibat dalam proses, perlu dimasukkan dalam peta

• Maka berilah garis pembatas berupa garis putus – putus (dashed line) • Contoh: pada figure 6.13 bagian warehouse clerk dan dispatch officer

berada pada 1 divisi (yaitu inventory control) sehingga dipisahkan dengan garis putus – putus

4. Mengilustrasikan aktivitas dalam setiap entitas / divisi

 Tentukan aktivitas ke dalam masing – masing “swim lane”: masukkan aktivitas, hubungan masing – masing aktivitas, dan dokumen dan informasi yang mengalir diantara entitas

 Ringkaslah aktivitas – aktivitas tersebut kedalam tahapan utama (major stages) seperti pada table 6.6.

c. Process Maps

d. Data Flow Diagram (DFD)

37



Data Flow Diagram

(DFD)

 Ialah jenis dari dokumentasi sistem yang mengilustrasikan sebuah

sistem dan komponen yang membentuk sistem, serta arus data diantara komponen tersebut

 User mengidentifikasi entitas eksternal yang terlibat di sistem, proses

yang dapat terjadi dalam sistem dan aliran data yang terjadi diantara enskternal entitas dengan proses



DFD Terdiri dari:

 Diagram Konteks  DFD Level detail 

Terdapat 2 jenis DFD:

 DFD Logis  DFD Fisik

d. Data Flow Diagram (DFD)



Data Flow Diagram

(DFD)



Diagram Konteks (

Context Diagram

)

 Menjelaskan sistem / proses dan interaksi diantara proses dengan

entitas eksternal



DFD Logis (

Logical Data Flow Diagram

)

 Menunjukkan proses dilakukan dalam sistem

 Fokusnya pada proses utama (major process) yang terjadi



DFD Fisik (

Physical Data Flow Diagram

)

 Mengidentifikasi orang, tempat dan benda yang melakukan proses

dan menunjukkan siapa / bagian yang terlibat dalam sistem aliran data fisik diantara proses dan eksternal entitas

 Fokusnya pada siapa yang terlibat, realitas fisik dari sebuah sistem,

d. Data Flow Diagram (DFD)

39

d. Data Flow Diagram (DFD)



Data Flow Diagram

(DFD)

 Simbol DFD

 Entitas eksternal (external entity)

o Menggambarkan perwakilan / yang memberikan data input ke sistem atau menerima output dari sistem / proses

o Biasanya tergolong dalam: kantor/departemen/divisi, organisasi eksternal, sistem bisnis/informasi lain, pemakai, atau manajer

o Merupakan entitas yang hanye menerima dan atau mengirimkan aliran data ke proses lain

 Proses (system of interest)

o Aksi yang dilakukan pada data sehingga data tersebut ditransformasi, disimpan, atau didistribusikan

 Data Flow

o Menggambarkan perpindahan data / informasi

d. Data Flow Diagram (DFD)

41



Diagram Konteks

(

Context Diagram

)

 Aturan penggambaran diagram konteks  Merupakan level yang paling tinggi

 Hanya terdiri dari 1 buah proses, dan diberi nama dengan nama sistem

yang digambarkan

 Tentukan entitas eksternal yang terlibat (sumber data atau tujuan

informasi)

d. Data Flow Diagram (DFD)

d. Data Flow Diagram (DFD)

43



DFD Level Detail

 Dekomposisi (decomposing) atau stepwise refinement ialah proses

pemecahan sebuah level DFD ke dalam level yang lebih detail

 Misal: dari diagram konteks dipecah ke DFD Level 0

 Kemudian dari DFD Level 0 dipecah ke DFD Level 1 dsn seterusnya  DFD Level 0

 Merupakan pecahan dari Diagram konteks yang menjelaskan tentang sema proses

yang terjadi dalam organisasi

 Aturan penomoran proses diakhiri dengan 0

 Misal: proses 1.0, proses 2.0 dll

 DFD Level 1

 Merupakan pecahan dari DFD level 0, proses yang terdapat di level 0 dapat

diperjelas lebih lanjut

 Aturan penomoran proses

 Nomor proses sesuai dengan prefiks nomor prosesnya di Level 0 (Bila Nomor

d. Data Flow Diagram (DFD)

44



DFD Fisik

 Merupakan representasi grafis dari orang, tempat dan benda yang

terlibat dalam sistem

 Aturan penggambaran DFD Fisik (Level 0)

 Identifikasi entitas eksternal yang terlibat. Gambarkan dengan

menggunakan simbol persegi panjang

 Identifikasi entitas internal dan urutkan menurut urutan terjadinya proses

tersebut dalam sistem

 Gambarkan entitas internal tersebut dengan menggunakan simbol proses

(simbol lingkaran) dan beri nomor untuk masing – masing proses (entitas internal)

 Identifikasi aliran data yang mengalir diantara eksternal entitas dengan

proses dan berilah nama untuk masing – masing aliran data tersebut

 Identifikasi aliran data yang mengalir diantara proses yang menunjukkan

perpindahan data / informasi / dokumen yang dikirimkan atau yang diterima

 Identifikasi penyimpanan data (data store) yang dibutuhkan sebagai tempat

d. Data Flow Diagram (DFD)



DFD Logis

 Menjelaskan aktivitas yang terjadi dalam sebuah sistem

 Sumber dalam menggambarkan DFD logis dapat diambil dari structured narrative table

 Sebelum menggambar DFD Logis ada baiknya dilakukan

pengelompokkan terlebih dahulu terhadap serangkaian kegiatan yang terdapat dalam structured narrative table supaya lebih mudah dalam menentukan jumlah proses pada DFD

 Pengelompokkan dapat dilakukan dengan cara menentukan aktivitas

yang terdapat dalam structured narrative table yang terjadi dalam waktu yang sama dan yang memberikan kontribusi terhadap

pencapaian tujuan yang sama dari proses tersebut

 Berdasarkan structured narrative table pada table 6.5 dapat

d. Data Flow Diagram (DFD)

d. Data Flow Diagram (DFD)



DFD Logis

 Aturan penggambaran DFD Logis (Level 0)

 Identifikasi entitas eksternal (yang tidak melakukan proses / aktivitas

dalam sistem)

 Kelompokkan proses / aktivitas (yang terjadi pada saat yang sama) yang

terdapat pada structured narrative table

 Beri nama dan penomoran pada proses yang telah dikelompokkan  Identifikasi setiap aliran data antara entitas eksternal dan proses

 Identifikasi aliran data yang mengalir diantara proses yang menunjukkan

perpindahan data yang dikirimkan atau yang diterima oleh proses

 Identifikasi penyimpanan data (data store) yang dibutuhkan sebagai tempat

penyimpanan data

 Pastikan DFD Logis level 0 yang digambar balance dengan Diagram

d. Data Flow Diagram (DFD)

49



Kesalahan yang sering terjadi pada saat menggambar

DFD:



Black hole

(proses tanpa keluaran)



Miracle

(proses tanpa masukan)



Masukan ke proses yang tidak memadai untuk

menghasilkan keluaran



Aliran data tanpa peranan proses



Elemen tanpa nama/keterangan



Melanggar aturan balancing sewaktu mengembangkan

d. Data Flow Diagram (DFD)

e. System Flowchart



System Flowchart

 Merupakan kombinasi dari DFD logis dan fisik

 Menyediakan detail dari proses yang dilakukan (logical perspective)

seperti sumber daya fisik yang digunakan dalam melaksanakan proses tersebut (fisical perspective)

 System flowchart juga sejalan dengan process map  Simbol system flowchart:

e. System Flowchart

59



System Flowchart

 Terdapat 2 fitur yang harus dipahami pada saat membaca sebuah system flowchart:

 Simbol system flowchart  Divisi organisasi

 Membaca system flowchart dimulai dari pojok kiri atas sampai pada

pojok kanan bawah

 Untuk memulai sebuah system flowchart digunakan simbol start /

stop atau simbol entitas eksternal yang diberi nama silbolnya yaitu nama dari entitas eksternal tersebut

 Terdiri dari beberapa kolom yang mewakili entitas internal yang

terlibat dalam proses bisnis yang didokumentasikan yang dipisahkan dengan menggunakan garis utuh (solid line)

 Nama dari entitas internal terletak dibagian atas kolom

 Simbol yang muncul dalam setiap kolom mewakili kegiatan yang

terjadi di dalam divisi organisasi tersebut

e. System Flowchart

e. System Flowchart

61



Penjelasan contoh 1



“Person A” melakukan penginputan secara manual isi dari

sebuah dokumen ke dalam komputer



Kemudian komputer melakukan proses data dan menyimpan

hasilnya pada penyimpanan



Dokumen yang ada pada “Person A” diarsip secara permanen

Contoh 2: System Flowchart yang lebih kompleks

e. System Flowchart

63



Penjelasan contoh 2

 Departemen A mengirimkan dokumen A sebanyak rangkap 2 kepada

“Person A”

 Isi dari dokumen A diinput secara manual ke dalam komputer dan

hasilnya disimpan pada penyimpanan

 Rangkap pertama diberikan kepada “Person B” (menggunakan konektor)  Rangkap kedua diarsip dan diurutkan secara abjad

 “Person B” meneriman dokumen B dari pelanggan, kemudian

dokumen B dicocokan secara manual dengan dokumen A

 Isi dari dokumen B diinput secara manual ke dalam komputer

 Kemudian komputer melakukan proses pada input, dan menyimpan

isinya serta kemudian konfirmasinya ditampilkan lewat layar yang digunakan oleh “Person B”

 “Person B” kemudian mengarsip dokumen A dan B serta diurutkan

e. System Flowchart

65



System Flowchart

 Aturan penggambaran system flowchart:

 Hindari arus yang menyeberangi multiple entitas

 Gunakan “on-page connector” dalam hal ini

 Urutkan entitas / divisi organisasi sesuai dengan urutan terjadinya

 Pastikan jika terdapat dokumen dalam sistem, harus dipastikan dimana

dokumen tersebut berakhir

 Diberikan ke divisi lain atau diarsip atau diberikan kepada entitas eksternal lain

 Jika dokumen berrangkap (disalin), maka pastikan setiap salinan / rangkap

diberikan nomor sehingga dapat di lacak

 Dokumen yang bergerak dari entitas ke entitas harus ditunjukkan dalam

kolom masing – masing, pastikan sumber dan tujuan dokumen jelas

 Untuk menyimpan / arsip dokumen gunakan simbol permanen atau

temporary data store

e. System Flowchart



System Flowchart

 Aturan penggambaran system flowchart (lanjutan):

 Hanya dokumen yang berada dalam prosedur normal yang dimasukkan ke

flowchart, dokumen yang berisi “error routine” tidak perlu dimunculkan

 Gunakan simbol catatan (annotation) untuk menjelaskan isi flowchart

yang dianggap mengandung arti yang ambigu

 Penyimpanan data manual (manual data store) hanya dapat diakses oleh

orang dan mempunyai dokumen masukan (source document) serta dokumen keluaran

 Penyimpanan data elektronik hanya dapat diakses oleh komputer, setiap

aliran data yang keluar atau masuk ke data store elektronik harus berhubungan dengan proses komputer

 Kolom dalam flowchart harus berhubungan dengan entitas internal yang

ditunjukkan dalam DFD Fisik

 Pastikan penamaan dari masing – masing simbol tertulis jelas dan

mempunyai arti

 Proses manual hanya dapat dilakukan oleh orang

e. System Flowchart

67



System Flowchart



Langkah – langkah dalam menggambar

system flowchart

:

 Harus memahami terlebih dahulu proses bisnis yang berjalan  Pahami terlebih dahulu stuctured narrative table

 Gambarlah “Swim Lane” yang mewakili divisi organisasi (lihat figure

6.21)

 Lengkapi kolom dengan nama yang mewakili entitas internal / divisi

organisasi yang terlibat

 Kemudian lengkapi dengan input dan output serta aktivitas yang

dilakukan

 Pahami dan mengingat kembali simbol – simbol flowchart, hal yang

diperluan antara lain:

 Divisi organisasi yang melintasi flowchart yang terletak di bagian atas  Simbol flowchart yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang

terjadi dalam sistem

 Sebuah flowchart, umumnya digambarkan dari kiri ke kanan (left to

Soal 1

71



Semantics Limited merupakan sebuah perusahaan produksi

yeng memproduksi jendela kaca yang tahan terhadap kabut

dan kotoran dan kaca jendela selalu tampak jelas. Berdasarkan

penjelasan pada narasi yang disediakan, maka buatlah:



Structure narrative



Process map



Diagram Konteks



DFD Fisik



DFD Logis



System Flowchart

Setiap akhir bulan manajer bagian penagihan (chief billing manager) memberikan kode otorisasi ke dalam komputer untuk melakukan proses tagihan piutang kepada pelanggan. Sebuah konfirmasi dan nomor penagihan ditampilkan pada layar, dan manajer memberikan otoritas dengan mengklik tombol proses maka komputer akan melakukan proses data penagihan piutang kepada pelanggan sepanjang malam.

Pada saat komputer memproses informasi penagihan piutang, komputer juga melakukan pengecekan terhadap faktur penjualan per pelanggan untuk transaksi penjualan bulan lalu. Dan juga komputer memproses piutang mana yang telah dilunasi oleh pelanggan pada file pelunasan piutang dan juga melakukan pengecekan retur penjualan dan transaksi lainnya yang mempengaruhi piutang pelanggan. Data pelanggan juga dibutuhkan pada saat melakukan proses pengecekan piutang yang belum dilunasi dan juga termasuk termin / syarat pembayaran yang telah disepakati. Data ini digunakan untuk menyiapkan tagihan kepada pelanggan yang belum melunasi piutang. Kemudian saldo piutang yang telah diupdate akan dikirimkan ke file pelanggan. Kemudian tagihan akan dicetak dan ditampilkan pada laporan piutang jatuh tempo. Kemudian besok paginya setelah manajer sampai di kantornya, laporan tagihan piutang jatuh tempo sudah tersajikan di layar komputer. Kemudian informasi tagihan piutang dan surat tagihan dikirimkan kepada bagian billing assistant (yang melakukan perekapan jumlah total tagihan piutang pelanggan sebelum surat tagihan dikirimkan ke pelanggan). Kemudian laporan tagihan piutang jatuh tempo juga dikirimkan ke bagian account manager.

Pelanggan memesan makanan melalui telepon kepada pelayan restoran, kemudian pelayan menanyakan nama, alamat dan nomor telepon pelanggan. Kemudian detail pesanan dituliskan pelayan pada formulir pesanan melalui telepon.

Kemudian pelayan memproses pesanan pelanggan, yang diawali dengan pelayan memasukkan data menu yang dipesan oleh pelanggan, kuantiti dan kebutuhan tambahan (seperti: jenis kematangan daging, dan pesanan tambahan diet lainnya) yang ditulis dalam formulir pesanan melalui telepon. Kemudian setelah formulir diisi, dilengkapi dengan harga masing – masing menu dan setelah dikalkulasikan (harga x kuantiti).

Pelayan bertanya kepada pelanggan mengenai metode pembayaran, yang terdiri

dari 2 pilihan yaitu: Cash On Delivery atau kartu kredit. Kemudian metode

pembayaran yang dipilih pelanggan dicatat dalam formulir tersebut. Jika pelanggam membayar dengan kartu kredit, maka detail dari pembayaran tersebut harus diisi (seperti: jenis kartu, pemilik kartu, nomor kartu, dan tanggal expired date). Kemudian pelayan menginputkan datail data kartu kredit ke mesin yang terintegrasi dengan bank dan detail tersebut dikirim ke bank, kemudian pihak bank membalas apakah diterima atau ditolak. Jika pembayaran diterima, maka pelanggan memberikan estimasi waktu pengiriman dan proses pemesanan selesai.

Soal 2

73



Deskripsi dibawah ini menjelaskan mengenai pemesanan makanan

Soal 2

Kemudian pelayan memberikan stempel dengan keterangan “pay by credit”. Jika pelanggan membayar secara tunai, maka stempel yang diberikan yaitu “Cash to be collected”. Kemudian setelah data diinput ke dalam komputer dan mencetak daftar menu pesanan (cooking list) dan mencetak bukti penerimaan penjualan (sales receipt) rangkap 2. kemudian detail pesanan disimpan ke dalam file pesanan. Formulir pesanan dan cooking slip dicocokan dan kemudian diberikan ke dapur untuk dipersiapkan. Bukti penerimaan penjualan disimpan oleh kasir.

Setelah makanan selesai dimasak dan siap untuk diantar maka bagian pengantar barang mengambil makanan tersebut, beserta formulir pesanan melalui telepon, cooking slip dan 2 rangkap bukti penerimaan penjualan untuk kemudian diantar kepada pelanggan. Pelanggan menerima pesanan dan bukti penerimaan penjualan. Kemudian pelanggan menandatangani bukti penerimaan penjualan dan mengembalikannya kepada pengantar barang beserta pembayaran. Pengantar barang memeriksa dokumen apakh sudah ditandatangani dan pembayaran ayng diterima sesuai jumlahnya dan kemudian pengantar barang kembali ke restoran. Dan kemudian menyerahkan bukti penerimaan penjualan yang telah ditandatangani

kepada duty manager dan pembayaran diserahkan ke kasir. Dan cooking slip beserta

Soal 2

75



Berdasarkan penjelasan pada narasi yang disediakan, maka

buatlah:



Structure narrative



Process map



Diagram Konteks



DFD Fisik



DFD Logis



System Flowchart