STANDAR OPERASIONAL
LAYANAN DAN MANFAAT ARSIP
PEMERINTAH PROVINSI BALI
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
Jl. DI. Panjaitan No. 4 Niti Mandala Renon Telp. (0361) 223201 Fax. 223202
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Salah satu tugas yang diemban oleh lembaga kearsipan baik pusat maupun daerah antara lain adalah melaksanakan layanan arsip kepada pengguna arsip.
Tempat layanan yang dipergunakan untuk kegiatan tersebut denga “Ruang Baca “,
yang berfungsi sebagai tempat membaca arsip baik tektual maupun media baru. Keberadaan “ Ruang Baca “ dengan demikian menjadi sangat penting, sebagai wujud pelayanan arsip dilaksanakan untuk kepentingan para peneliti, sejarahwan dan pengguna lainnya.
Arsip akan berfungsi sebagai hiasan atau pajangan saja apabila tidak dapat dijadikan bahan layanan pada pengguna. Oleh karenanya untuk mewujudkan pelayanan informasi arsip yang prima, diperlukan sarana, prasarana dan sumber daya manusia maupun mekanisme pelayanan yang memadai.
B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Layanan kearsipan meliputi :
1. Ketentuan Umum Pelayanan Arsip
2. Ketentuan Pengguna Arsip
BAB II
KETENTUAN UMUM LAYANAN KEARSIPAN
A. PENGERTIAN
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tehnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi
kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupaka persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip kerena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
7. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatan.
8. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam katagori arsip terjaga. 9. Pelayanan Arsip (Pelayanan Referensi) adalah kegiatan memberikan informasi tentang khasanah dan isi dari arsip serta menyajikan fisik arsip kepada pengguna arsip.
10. Pelayanan Konsultan Sumber Arsip adalah kegiatan memberikan informasi baik lisan maupun tertulis kepada calon pengguna arsip tentang khasanah arsip.
11. Pelayanan Peminjaman Arsip adalah kegiatan menyediakan fisik arsip oleh petugas layanan sesuai kebutuhan pengguna arsip setelah syarat dan ketentuan yang berlaku dipenuhi.
12. Layanan Jasa Penelusuran dan Penelitian Bahan Kearsipan adalah kegiatan jasa penelusuran peneltian arsip, kepentingan pengguna arsip yang dilakukan oleh petugas layanan arsip.
13. Pengguna (User) Arsip adalah seseorang yang atas inisiatif sendiri atau atas dasar penugasan melakukan penelusuran informasi dan arsip yang ada sebagai bahan penelitian.
14. Unit Pelayanan adalah sebuah unit kerja yang secara langsung memberikan layanan informasi dan menyajikan arsip.
15. Alat bantu temu balik arsip ( Finding Aids) adalah sebuah sarana yang dapat dipergunakan untuk mencari dan menemukan informasi atau menelusuri arsip.
16. Konsultasi Arsip adalah seseorang yang mendapat tugas untuk melakukan layanan arsip, maupun memberikan pengarahan dan pelayanan konsultasi.
17. Tata Tertib Pelayanan adalah suatu ketentuan yang meningkatkan petugas layanan maupun pengguna arsip dalam rangka pelayanan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
B. KOMPONEN PENDUKUNG PELAYANAN
Keberhasilan pelaksanaan layanan kearsipan dipengaruhi oleh beberapa komponen yang saling terkait, meliputi :
1. Tersedianya Rak Almari Simpan Arsip.
2. Terrsedianya Perangkat Lunak Pelayanan Arsip a. Pedoman / Petunjuk Pelaksanaan Layanan Arsip b. Tata Tertib Pelayanan
c. Formulir-formulir peminjaman / penggandaan/reproduksi arsip d. Buku Tamu, dan lain-lain
BAB III
KETENTUAN PENGGUNA ARSIP
Bahan pelayanan adalah arsip dan segala referensi yang tersimpan dan berada dalam tanggung jawab lembaga kearsipan.
1. Bahan pelayanan / arsip maupun koleksi referensi dapat dipergunakan untuk
kepentingan lembaga lain, lembaga pencipta arsip peneliti maupun masyarakat, baik dari dalam / Luar Negeri.
2. Arsip yang tersimpan yang menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan adalah
Arsip Inaktif dan Statis yang berasal dari Lembaga / Dinas / Badan, Organisasi Swasta maupun Perorangan yang diserahkan ke Lembaga Kearsipan.
3. Arsip yang dalam kondisi rusak atau rapuh tidak dapat dipinjamkan, kecuali yang
telah dialih mediakan.
Arsip statis tidak dapat diakses apabila , atas permintaan penyerah arsip, bahwa dalam waktu tertentu arsip baru dibuka oleh umum (tertutup).
BAB IV
JENIS DAN PROSEDUR PELAYANAN
Jenis pelayanan yang terkait dengan penelusuran dan penelitian sumber arsip adalah :
A. Pelayanan Konsultasi Sumber Arsip
Pelayanan Konsultasi sumber arsip dilakukan dengan prosedur :
1. Informasi dan konsultasi dapat melalui telepon atau datang langsung Unit Layanan Arsip;
2. Tidak mengikat petugas layanan untuk menyediakan arsip; 3. Pencari informasi wajib menyerahkan identitas diri;
4. Petugas layanan atau / consultant / arsip bertanggung jawab memberikan penjelasan tentang informasi yang dibutuhkan pencari informasi;
5. Pencari informasi datang langsung ke lembaga kearsipan dapat membaca temu balik arsip (Daftar Pertelaan atau Daftar Inventaris Arsip );
B. Pelayanan Peminjaman Arsip
Pelayanan Peminjaman Arsip dilakukan dengan ketentuan : 1. Pengguna datang langsung ke unit pelayan
2. Calon pengguna arsip harus dapat menunjukkan dan menyerahkan Surat Ijin Penelitian / Surat Tugas / Surat Kuasa peminjaman arsip dan buku identitas diri;
3. Peneliti / Warga Negara Asing harus dapat menyerahkan bukti ijin penelitian dari Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia ( LIPI );
4. Pengguna arsip wajib mengisi surat pernyataan yang telah disediakan dan mentaati semua peraturan yang berlaku di ruang baca;
5. Pengguna, membaca DPA / Daftar Inventaris Arsip memilih dan menentukan nomor arsip yang dipinjam;
6. Untuk setiap kali peminjaman, pengguna arsip hanya diperkenankan mengajukan peminjaman sebanyak-banyaknya 5 nomor arsip;
8. Petugas depo mengirim arsip ke ruang transit dan menyerahkan kepada petugas layanan;
9. Petugas layanan melakukan pemeriksaan fisik arsip dan menyerahkan arsip yang dipesan oleh pengguna arsip;
10. Setelah selesai menggunakan arsip, pengguna wajib menyerahkan kembali arsip tersebut kepada petugas layanan arsip.
C. Pelayanan Penggandaan dan Reproduksi Arsip
1. Permintaan penggandaan reproduksi arsip dilakukan melalui permintaan tertulis dengan mengisi formulir penggandaan / reproduksi arsip atau koleksi lain untuk mendapatkan persetujuan;
2. Khusus untuk arsip media baru ( non kertas ) permintaan reproduksi harus disertai alasan dan peruntukan penggandaan;
3. Penggandaan / reproduksi arsip dapat dilakukan maksimal 20% dari jumlah halaman arsip maupun buku koleksi refensi;
4. Semua hasil penggandaan / reproduksi hanya sah apabila diberi stempel copy / reproduksi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bali ;
5. Penggandaan dalam bentuk foto copy arsip maksimal dapat diterima pengguna / pemesan setelah 3 (tiga ) hari dari waktu permintaan penggandaan sedangkan untuk arsip media baru selambat-lambatnya 5 (lima) hari terhitung tanggal permintaan penggandaan, kecuali apabila fasilitas di Dinas kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bali tidak tersedia dan bahan-bahan sedang tidak dapat diperbolehkan di pasaran saat permintaan diajukan.
6. Permintaan penggandaan melebihi batasan yang ditentukan, dan arsip yang akan digandakan ternyata memuat informasi yang tidak boleh diketahui oleh publik maka tidak dapat dilayani oleh petugas;
7. Pemesanan atau yang ditunjuk mengajukan penggandaan maupun reproduksi arsip yang akan digunakan untuk kepentingan penulisan atau publik atau penerbitan, baik dalam bentuk buku, surat kabar, majalah harus dengan mencantumkan identitas sumber asal koleksi, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bali;
8. Setiap arsip foto yang sama jika akan digunakan untuk penerbitan dan atau publikkasi lainnya harus minta ijin kembali kepada Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bali dan satu Lembaga / Badan / Instansi / Organisasi / Individu yang secara absah memiliki hak cipta maupun copy sekaligus membayar hak cipta dan copyrightnya.
