SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK N 1 PADA PANDAK
BANTUL
Naskah Publikasi
diajukan Oleh:
Eni
Wijayanti
(08.02.7096)
Shita Martama Tyas Ningrum (08.02.7122)
Dewi Ratna Wulansari
(08.02.7136)
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
System Information of Payme
Students In SMK N 1 Pandak
Sistem
iswa
Pada SMK N 1 Pandak Bantul
Dew sari
Shita Martama Tyas Ningrum
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
tion. By using computer technology, the presentation of information will bec
e information system is needed that can assist in data processing of student
essing and manipulation of data.
eywords: Information, Security, Management System.
nt SPP
Bantul
Infomasi Pembayaran SPP S
i Ratna Wulan Eni Wijayanti
Jurusan Manajemen Informatika
The development of increasingly advanced technology, makes a lot oforganizations use it as data processing media, it supported the ability of computers in data processing capability in a timely, appropriate, effective and efficient to provide an accurate informa
ome easier.
Current computer technology has been widely used in the school environment, but still not maximum utilization. At SMK N 1 Pandak Bantul for students who perform data processing payment enough, then the data processing requires a long time. Therefore, th
payments.
The purpose of making this application, to facilitate the processing of data that was manually become computerized. Research methodology starts from data acquisition, after making a system that starts from problem identification, problem analysis,system design, system testing, and system implementation. By making payment of student information system applicatio.ns, it helps the schools to perform data proc
related to the payment of students, facilitate the storage K
1. Pend
i halnya di SMK N 1 Pandak, Bantul. Proses pembay
merlukan proses
rmasalahan menyangkut sistem embayaran SPP siswa di SMK N 1 Pandak, Bantul.
2.1.1
a komponennya atau elemen. Pendekatan sistem yang menekankan pada
untuk melakukan suatu kegiatan untuk
Pende
ri elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk encapai tujuan tertentu.”
ahuluan
Meskipun penerapan teknologi informasi terus berkembang, akan tetapi pada kenyataanya masih tedapat instansi-instansi yang belum tersentuh dengan adanya teknologi informasi itu sendiri, sepert
aran SPP siswa masih manual.
Dari hal tersebut tentu saja terlihat bahwa penerapan komputer di instansi tersebut dilihat dari sisi optimalitas dapat dikatakan sangat kurang berdasarkan penelitian penulis mengadakan di sekolah tersebut. Setiap tanggal pembayaran uang sekolah ataupun pembayaran administrasi siswa lainya, para siswa harus rela menghabiskan waktu istirahat mereka dengan mengantri untuk membayar uang SPP dan uang administrasi lain karena setiap transaksi pembayaran karyawan harus mencari data siswa di buku besar berisi data-data siswa, mencatatat transaksi pada kolom-kolom yang terdapat pada buku tersebut, kemudian mengisi kolom pada kartu pembayaran sekolah siswa dan menandatangani sebagai bukti kelunasan. Hal tersebut tentu saja me
yang lama dan menggangu waktu istirahat siswa yang hanya 15 menit.
Dari beberapa hal tersebut dapat dilihat mengenai perlunya pembangunan sebuah sistem informasi khususnya sistem informasi administrasi siswa untuk diterapkan dalam proses pengolahan data administrasi siswa. Pada rencana perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP Siswa SMK N 1 Pandak, Bantul hendaknya sistem yang direncanakan akan mampu menyelesaikan pe
p
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem
Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu pekanan pada prosedurnya dan penekanan pad
prosedur:
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”1
katan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen: “Sistem adalah kumpulan da
m
1
Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of Sistem Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981), halaman 5.
2.1.2
h a hal yaitu:
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima.
si 2.2.1
rganisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.2
2.2.2
basis komputer (CBIS) ponen-komponen berikut:
1.
k melengkapi kegiatan memasukkan data, an data.
2.
m dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3.
sikan sedemikian rupa iakses pengguna sistem informasi.
4.
stem ecara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5.
programmer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebi berarti bagi yang menerimanya. Kualitas informasi tergnatung pada beberap
1. Akurat, berati informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. 2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya.
2.2 Konsep Dasar Sistem Informa Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dri suatu o
Komponen Sistem Informatika
Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi ber dalam suatu organisasi terdiri dari kom
Perangkat Keras (Hardware)
Yaitu perangkat keras komponen untu memproses data, dan keluar
Perangkat Lunak (software) Yaitu progra
Database
Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisa sehingga mudah d
Telekomunikasi
Yaitu komunikasi yang berhubungkan antara pengguna sistem dengan si komputer s
Manusia
Yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,
2
2.3
elompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.3
2.3.1
ang-bidang antara lain:
ncanaan, organisasi, bimbingan, koordinasi, pengawasan, dan
3. Mana
ata usaha, pemb an, kepegawaian, keuangan, dan hubungan masyarakat.
2.3.2
upun non rmal agar berlangsung secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.
3.1 Sist
i kehilangan data, sehingga menimbulkan kesalah
kut rincian biaya / iuran wajib serta biaya sarana / uang gedung pada SMK N
Konsep Dasar Administrasi Pembayaran Siswa
Adminitrasi adalah rangkaian kegiatan yang berupa proses pengendalian usaha kerja sama sek
Ruang Lingkup Administrasi
Ruang lingkup adaministrasi meliputi bid 1. Manajemen Adminitratif
2. Adalah kegiatan yang bertujuan mengarahkan agar semua orang dalam organisasi mengerjakan hal-hal yang tepat sesuai dengan tujuan yang dicapai meliputi pere
komunikasi.
jemen Operatif
Adalah kegiatan yang bertujuan mengarahkan dan membina agar dalam mengerjakan pekerjaan yang menjadi beban tugas masing-masing setiap orang melaksanakannya dengan tepat dan benar meliputi t
ekal
Pengertian Administrasi Pembayaran Siswa
Administrasi pembayaran siswa adalah suatu kegiatan administrasi yang melayani semua pembayaran siswa baik di lembaga pendidikan formal ma
fo
3. Analisis
em Pembayaran SPP Pada SMK N 1 Pandak
Pendataaan siswa yang wajib membayar dilakukan dengan cara mencatatkan pada sebuah buku induk. Bila terjadi transaksi pembayaran, petugas harus menuliskan data siswa yang membayar ke dalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu bayar yang ditulis secara manual. Karena pencatatan dilakukan manual, jadi keamanan data sering tidak bisa dijaga sering terjad
an pada proses pembuatan laporan. Beri
1 Pandak :
3
Nawawi.DR.Hadari.1994.AdministrasiPendidikan.Jakarta;CV,Haji Masagung.
a.
lum dapat melunasi tunggakan, maka siswa
s besarnya pembayaran spp berbeda-beda,
ersentase kenaikan iuran wajib ditentukan sesuai kebijakan sekolah.
b. Bia
ka pelunasan pembay
petugas dalam menghitung jumlah tunggakan dan besarnya biaya yang harus
Iuran Wajib / SPP
Pembayaran SPP dilakukan rutin perbulan dan pembayaran paling lambat tanggal 20. Apabila ada siswa yang menunggak pembayaran, maka diberikan dispensasi oleh pihak sekolah. Dan siswa tersebut diperbolehkan membayar tunggakan pada bulan berikutnya. Tunggakan pembayaran SPP maksimal 2 bulan, apabila siswa membayar tunggakan lebih dari 2 bulan akan mendapatkan surat peringatan dari pihak sekolah. Tetapi apabila siswa masih belum dapat melunasi tunggakan SPP, maka siswa akan mendapatkan skorsing selama siswa tersebut mampu melunasi tunggakan SPP. Dan apabila dalam jangka waktu 3 bulan selama masa skorsing siswa be
tersebut dikeluarkan dari sekolah. Pada setiap tingkat kela adapun rincian sebagai berikut:
1. Kelas X : Rp. 80.000,00
a. Iuran wajib : Rp. 65.000,00
b. OSIS : Rp. 5.000,00
c. Extra Kurikuler : Rp. 5.000,00 d. Dana Operasional Sekolah : Rp. 5.000,00 2. Kelas XI : RP. 70.000,00
a. Iuran wajib : Rp. 55.000,00
b. OSIS : Rp. 5.000,00
c. Extra Kurikuler : Rp. 5.000,00 d. Dana Operasional Sekolah : Rp. 5.000,00 3. Kelas XII : Rp. 60.000,00
a. Iuran wajib : Rp. 45.000,00
b. OSIS : Rp. 5.000,00
c. Extra Kurikuler : Rp. 5.000,00 d. Dana Operasional Sekolah : Rp. 5.000,00 P
ya sarana / uang gedung
Siswa baru diwajibkan membayar uang gedung pada saat pendaftaran sekolah. Bagi siswa baru yang belum melunasi uang gedung, ma
aran dilakukan saat pembayaran spp pertama dan kedua.
Berdasarkan masalah di atas, maka penulis merancang sebuah sistem informasi pembayaran spp. Sistem yang dirancang akan lebih memudahkan
dibayarkan oleh siswa. Karena sistem yang diajukan akan merinci secara otomatis besarnya tunggakan.
Untuk pembayaran spp, siswa menunjukkan kartu pelajar kepada petugas dan petugas segera menginputkan NIS siswa ke dalam sistem pembayaran, secara otomatis data siswa tersebut beserta jumlah kewajiban yang harus dibayarkan akan muncul di layar komputer. Petugas akan langsung memberikan hasil print out sebagai tanda bukti pembayaran spp siswa yang berupa struk pembayaran.
4. Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan perancangan secara rinci terhadap sistem pembayaran spp yang akan dibangun.
Suatu perancangan harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dalam penggunaannya. Perancangan sistem harus mampu mendukung tujuan utama lembaga, sehingga dalam penyampaian laporan atau informasi dilakukan dengan cepat dan akurat serta mendukung dalam pengambilan keputusan manajemen.
4.2 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada guru/karyawan tentang sistem baru yang akan dibuat yaitu sistem Pembayaran SPP yang akan menjadi sistem informasi di SMK N 1 Pandak Bantul. Dalam bab ini juga akan dibahas mengenai perancangan sistem yang meliputi desain model secara umum, perencanaan penggunaan perangkat lunak, perangkat keras sampai dengan tahap implementasi.
4.3 Manual Program
Sistem informsi pembayaran SPP mengupayakan agar penyajian informasi yang dibutuhkan oleh SMK N 1 Pandak menjadi lebih cepat, akurat dan efektif dibandingkan dengan cara manual.
1. Form Login
Gambar 4.1 Form Login
Password merupakan jendela pertama kali muncul sebelum masuk kedalam program atau menu utama. Password ini berfungsi untuk menjaga keamanan akses pengguna. Jika password salah maka akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut:
Gambar 4.2 Pesan Kesalahan
Tetapi jika password benar, maka akan langsung tampil menu utama.
2. Form Menu Utama
Bagian-bagian dari pembuatan menu utama program adalah sebagai berikut:
a. Menu Bar berisi: ¾ File • Data Pembayaran • Data Biaya • Data Petugas • Data Siswa • Data Jurusan • Data Kepala Sekolah ¾ Laporan
• Laporan Pembayaran ¾ Exit
b. MDI Form Layout
Untuk menampilkan form-form yang akan digunakan, dengan cara form-form tersebut dibuat MDI child terlebih dahulu.
3. Form Menu Input Pembayaran
4.4 Implementasi Laporan
1. Output Laporan Kwitansi Pembayaran
Gambar 4.5 Tampilan Laporan Kwitansi Pembayaran
2. Output Laporan Data Pembayaran Bulanan
5. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian, ada beberapa hal yang penulis simpulkan jika sistem pengolahan data pembayaran masih menggunakan sistem yang lama adalah sebagai berikut :
1. Penyajian informasi yang berhubungan dengan pembayaran siswa sering mengalami keterlambatan.
2. Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media penyimpanan yang besar.
3. Akan mengalami kesulitan dalam pencarian data, penyimpanan data, perubahan data dan penghapusan.
Adapun kesimpulan dari pembuatan aplikasi sistem pembayaran siswa pada SMK N 1 Pandak, Bantul antara lain :
1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas Tata Usaha dalam pengolahan data yang berhubungan dengan pembayaran siswa.
2. Data-data yang berhubungan dengan pembayaran siswa tersimpan dalam suatu database, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan data kembali.
SARAN
1. Dengan berkembangnya sistem informasi khusunya basis data diharapkan SMK N 1 Pandak, Bantul memiliki keinginan yang besar untuk mengembangkan sistem informasi yang ada.
2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan segera diperbaiki.
3. Untuk para penulis yang tertarik untuk melanjutkan analisa diharapkan untuk dapat lebih memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
Ema Utami dan Sukrisno, 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Data
Base dengan SQL Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset,
Yogyakarta.
Janner Simarmata dan Paryudi Imam, 2006. Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.
Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of System
Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981).
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.
Nawawi. DR.Hadari. 1994. Administrasi Pendidikan. CV,Haji Masagung, Jakarta.
Kristanto, Andi. 2005. Perancangan Sistem Informasi dan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.
Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.
http://downloads.ziddu.com/downloadfile/13234998/vb-laporan.pdf.html, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://introducedme.wordpress.com/2010/04/01/merubah-format-tanggal-dtpicker-vb-6-0/, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://islamicunderground.wordpress.com/2009/03/29/membuat-exe-dan-setup-untuk-program-microsoft-visual-basic/, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://itasa-ok.blogspot.com/2010/04/membuat-exe-dan-setup-untuk-program.html, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://konsultasivb.com/.../MEMBUAT%20FILE%20EXE%20DAN%20SETUP.pdf, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://sik3ren.blogspot.com/2007/06/membuat-report-harian-or-bulanan.html,diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2011/02/grouping-data-report-dengan-coding.html, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://www.konsultasivb.com/.../membuat%20laporan%20dengan%20crystal%20report.p df, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2009/11/data-edit-grid-versi-1.html, diakses tanggal 11 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2009/10/operasi-bilangan-pada-datagrid.html, diakses tanggal 11 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2010/02/membuat-laporan-bulanan-dengan-data.html, diakses tanggal 11 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2011/01/revisi-link-download-membuat-laporan.html# , diakses tanggal 11 Februari 2011.
