95
ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT
SERTA PENAGIHAN PIUTANG KOPERASI SERBA USAHA
MEKAR SARI
PT GARUDAFOOD PUTRA-PUTRI JAYA GRESIK
Maya Sary, Ali Rasyidi, Juliani PudjowatiProdi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya mayasary145@gmail.com
ABSTRAK
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang pada KSU “Mekar Sari” PT Garudafood Putra-Putri Jaya Gresik masih menunjukkan kelemahan-kelemahan pada sistem dan prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang dimana KSU “Mekar Sari” belum membuat standarisasi terkait sistem dan prosedur yang berupa SOP (Standard Operating Procedure) secara tertulis. Selain itu KSU “Mekar Sari” belum mempunyai system terkomputerisasi terkait penjualan kredit serta penagihan piutang, hal ini dapat berakibat terjadi kesalahan-kesalahan dalam penagihan piutang dan penjualan kredit yang dapat merugikan KSU “Mekar Sari” .
Kata Kunci: Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit, Sistem dan prosedur Penagihan Piutang
ABSTRACT
The results of this study indicate that the systems and procedures of credit sales and collection of accounts receivable at KSU "Mekar Sari" PT Garudafood Putra-Putri Jaya Gresik still shows weaknesses in systems and procedures for credit sales and collection of accounts receivable where KSU "Mekar Sari" has not made a standardization related systems and procedures that form of SOP (Standard Operating procedure) in writing. In addition KSU "Mekar Sari" does not have a computerized system linked credit sales and receivables collection, this can result in errors occur in the collection of accounts receivable and credit sales that can harm KSU "Mekar Sari".
Keywords: Systems and Procedures Credit Sales, Accounts Receivable Billing Systems and procedures.
PENDAHULUAN
Perkembangan ekonomi yang sangat pesat menyebabkan terjadinya persaingan yang kuat di dalam dunia usaha. Sama halnya dengan jenis usaha koperasi. Banyak diantara usaha koperasi yang tidak mampu meneruskan
96 usahanya yang disebabkan oleh kurang baiknya sistem dan prosedur serta tidak memiliki kemampuan untuk mengembangkan usahanya secara baik. Baik atau tidaknya koperasi dalam mempertahankan kelangsungan hidupnya dapat dilihat dari bagaimana pengurus dan pengelola koperasi dalam melaksanakan sistem yang ada di dalam koperasi tersebut.
Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan (UU RI No. 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian). Untuk mendapatkan sisa hasil usaha yang tinggi koperasi tersebut harus melakukan suatu kegiatan yang dapat menghasilkan keuntungan yang besar yaitu melalui kegiatan penjualan yang memiliki klasifikasi tertentu yaitu dengan melakukan kegiatan penjualan yang sebagian besar transaksinya ditujukan kepada anggota koperasi dengan harga yang relatif lebih murah bila dibandingkan penjualan kepada bukan anggota koperasi atau dengan kata lain dibawah harga normal secara umum dan pembayarannya pun dapat dilakukakan secara kredit.
Para anggota koperasi tidak mempunyai kemampuan untuk melakukan pembelian secara tunai karena sebagian besar anggotanya terdiri dari kelompok pekerja yang kemampuan daya beli masih rendah. Dalam rangka membantu anggotanya, koperasi melakukan penjualan secara kredit dimana jumlah limit pembelian yang dapat dilakukan secara kredit sudah ditentukan oleh pengurus koperasi. Penjualan secara kredit tidak segera menghasilkan penerimaan kas tetapi menimbulkan piutang anggota. Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut, (Mulyadi, 2016:167). Disisi lain kemungkinan terjadinya piutang macet dan kesalahan dalam pemotongan piutang tidak bisa terhindarkan apabila pimpinan tidak bisa melaksanakan pengawasan secara intensif dan ketat. Oleh karena itu, diperlukan suatu informasi yang dapat membantu pimpinan perusahaan untuk mengawasi kegiatan penjualan yang dijalankan oleh pengurus koperasi.
97 Kebutuhan akan informasi ini dapat terpenuhi apabila terdapat sistem dan prosedur yang direncanakan dan dilaksanakan dengan baik. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008:5). Suatu sistem yang baik akan memungkinkan terselenggaranya suatu pengendalian intern yang memuaskan serta didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas. Tanpa adanya sistem dan prosedur akuntansi yang baik, pengurus koperasi akan selalu menemui kesulitan dalam mengendalikan usahaannya. Sistem akuntansi merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari penjualan, pembelian, penggajian dan pengupahan, pengendalian biaya, penerimaan dan pengeluaran kas, penerimaan dan pemakaian persediaan, pengadaan dan penghentian pemakaian aset tetap, (Mulyadi, 2016:159).
Masalah sering terjadinya piutang macet dan kesalahan dalam pemotongan piutang merupakan aspek yang penting bagi pengurus koperasi, anggota koperasi dan konsumen. Oleh sebab itu perlu adanya sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang yang baik dan terarah. Maka dapat disimpulkan bahwa pembuatan sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang merupakan salah satu cara yang harus ditempuh dalam pengelolaan koperasi. Pengelolaan sistem penjualan kredit dan penagihan piutang yang tidak sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan akan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen dan anggota koperasi. Sehingga hal ini dapat menurunkan minat beli para konsumen.
Sistem Dan Prosedur
Sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berhubungan untuk melayani tujuan umum (Hall 2013). Sistem hampir selalu dibuat dari beberapa subsistem yang lebih kecil, setiap subsistem melakukan suatu fungsi khusus penting untuk mendukung sistem yang lebih besar (Romney 2009 : 26). Kamus Besar Bahasa Indonesia, Prosedur adalah cara memecahkan sesuatu masalah yang dilakukan langkah demi langkah, cara melakukan kegiatan yang disusun secara rapi dan sistematis. Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur
98 biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2016:167). Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Penjualan secara kredit ditangani melalui sistem penjualan kredit.
Penagihan Piutang
Piutang menunjukkan adanya klaim perusahaan kepada pihak (perusahaan) lain akibat kejadian di waktu sebelumnya dalam bentuk uang, barang, jasa atau dalam bentuk aktiva non kas lainnya yang harus dilakukan penagihan (collect) pada tanggal jatuh temponya. Piutang usaha dapat berupa tagihan yang timbul karena penjualan barang dagangan, jasa atau penjualan aktiva lainnya yang dilakukan secara kredit dan transaksi-transaksi lain yang dapat menimbulkan klaim kepada pihak lain (Syakur, 2015).
Koperasi
“Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan” (UU RI No.25 Tahun 1992 Pasal 1 Ayat 1). Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun batasan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 (Pasal 3 UU RI No.25 Tahun 1992).
Jenis-jenis koperasi yang terbagi menjadi 5 jenis, sebagaimana yang dikemukakan oleh Arifin Sitio Tamba, yaitu:
99 1. Koperasi Konsumsi/Niaga
2. Koperasi Simpan Pinjam/Kredit 3. Koperasi Produksi
4. Koperasi Jasa
5. Koperasi Serba Usaha
METODE PENELITIAN Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan ada 2 (dua) yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumber asli atau pihak pertama tanpa melalui perantara. Sedangkan data sekunder merupakan data yang diperoleh berupa bukti, catatan, penjelasan-penjelasan yang di dapatkan dari literatur-literatur yang digunakan untuk membandingkan perbedaan dan persamaan sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang, baik yang dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan.
Batasan
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit serta Penagihan Piutang pada Koperasi Serba Usaha Mekar Sari PT Garudafood Putra-Putri Jaya Gresik.
Asumsi
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit Serta Penagihan Piutang pada Koperasi Serba Usaha Mekar Sari yang mempengaruhi efektifitas kinerja pada koperasi.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
KSU “Mekar Sari” belum dapat menjalankan sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang dengan baik dan benar, serta KSU “Mekar Sari” belum mempunyai SOP (Standard Operating Procedure) yang digunakan sebagai pedoman dan standarisasi dalam melakukan penjualan kredit serta penagihan piutang. SOP (Standard Operrating Procedure) dapat meminimalisasi kecurangan yang dilakukan karyawan dalam melakukan pinjaman
100 dan meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam melakukan penagihan piutang.
Piutang tak tertagih yang sering terjadi di KSU “Mekar Sari” meyebabkan kerugian pada KSU “Mekar Sari”. Piutang tak tertagih tersebut tidak dihapuskan melainkan untuk pencatatannya dengan mengurangi jumlah laba tiap bulannya. Dengan demikian piutang tak tertagih tersebut dapat merugikan para anggota koperasi. Untuk mengurangi kejadian seperti itu perlu dibuatkan suatu sistem terkomputerisasi yang mana sistem tersebut digunakan untuk meminimalkan kesalahan dalan penjualan kredit serta penagihan piutang. Sistem tersebut tidak hanya dapat diakses oleh satu pihak melainkan oleh beberapa pihak. Sehingga sistem tersebut dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja.
Permasalahan yang Dihadapi Perusahaan
1. Sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang belum berjalan dengan baik dan benar.
2. Piutang tak tertagih sering terjadi pada KSU “Mekar Sari”
3. KSU “Mekar Sari” belum mempunyai sistem terkomputerisasi sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses penjulan kredit serta penagihan piutang.
Sebab-Sebab Masalah
1. KSU “Mekar Sari” belum mempunyai SOP (Standard Operating Procedure) yang digunakan sebagai standarisasi dan pedoman dalam bekerja.
2. Piutang yang tak tertagih belum dilakukan penghapusan piutang melainkan membebankan piutang tak tertagih pada laba yang diterima KSU “Mekar Sari. 3. Sistem terkomputerisasi belum dimiliki oleh KSU “Mekar Sari” yang mana
sistem ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan pada saat proses penjualan kredit dan penagihan piutang. Sistem terkomputerisasi juga dapat meningkatkan efektifitas kinerja pada karyawan KSU “Mekar Sari” dan personalia PT Garudafood Putra Putri Jaya Gresik.
Akibat Masalah
1. Sering terjadi piutang tak tertagih dan kesalahan dalam proses penjualan kredit serta penagihan piutang karena belum mempunyai SOP (Standard Operating Procedure) yang dibakukan dan distandarkan.
101 2. Anggota koperasi merasa dirugikan karena pembebanan piutang tak tertagih pada laba yang diterima KSU “Mekar Sari” sehingga mempengaruhi SHU yang diterima anggota koperasi.
3. Kesalahan-kesalahan terjadi pada saat proses penagihan piutang yang pihak personalia PT Garudafood Putra-Putri Jaya Gresik dan karyawan KSU “Mekar Sari” dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memproses penagihan piutang dan proses penjualan kredit yang disebabkan KSU “Mekar Sari” belum mempunyai sistem terkomputerisasi.
Pemecahan Masalah
1. Membuat SOP (Strandard Operating Proedure) untuk sistem penjualan kredit serta penagihan piutang sebagai standarisasi dan pedoman kerja.
2. Melakukan penghapusan piutang apabila piutang tersebut sudah tidak dapat ditagih dan dicatat dan dilaporkan sesuai nilai wajarnya.
3. Pembuatan sistem terkomputerisasi yang dapat diakses oleh personalia PT Garudafood Putra-Putri Jaya dan KSU “Mekar Sari”.
Berdasarkan permasalahan tersebut, adapun usulan pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) penjualan kredit serta penagihan piutang dan pembuatan sistem terkomputerisasi adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang.
KSU “Mekar Sari” PT Garudafood Putra Putri Jaya menunjukkan bahwa belum mempunyai SOP (Standard Operating Procedure) terkait Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang, mengusulkan sebaiknya Manajemen KSU “Mekar Sari” membuatkan SOP penjualan kredit dan penagihan piutang agar wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dapat terkontrol dengan baik.
2. Membuat System Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Terkomputerisasi
Dalam sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang system komputerisasi sangat diperlukan untuk meminimalkan beberapa kesalahan dalam proses penjualan kredit serta penagihan piutang. KSU “Mekar Sari” belum
102 menggunakan system komputerisasi yang dapat di akses oleh KSU “Mekar Sari” dan personalia PT Garudafood Putra Putri Jaya, sehingga terjadi piutang tak tertagih akibat tidak ada prosedur yang mengatur proses penagihan piutang dan tidak ada sistem yang dapat digunakan untuk mengindari adanya piutang tak tertagih.Piutang tak tertagih ini akan mengurangi laba dari KSU “Mekar Sari” dan merugikan KSU “Mekar Sari”. Oleh sebab itu, peneliti mengusulkan sebaiknya pihak KSU “Mekar Sari” mulai membuat suatu system terkomputerisasi yang dapat di akses oleh pihak KSU “Mekar Sari” dan personalia, sehingga dalam proses penjualan kredit dan penagihan piutang lebih efektif dan efisien.
Proses pembuatan sistem terkomputerisasi melalui tiga tahap, yaitu: 1. Tahap Penyediaan Bukti dan Dokumen Transaksi
Pada tahap ini pihak KSU “Mekar Sari” diharapkan menyediakan bukti transaksi penjualan kredit dan dokumen-dokumen yang digunakan untuk penagihan piutang. Sedangkan dari pihak personalia menyiapkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan keluar-masuknya karyawan.
2. Tahap Perangkat Keras (Hardware)
Pada tahap ini KSU “Mekar Sari” dan personalia tidak perlu menambah perangkat keras karena selama ini sudah menggunakan perangkat keras yang telah digunakan dalam bekerja dan mengelola usahanya seperti komputer, laptop, printer, fax dan telepon. Adapun perangkat keras yang dibutuhkan dalam membuat sistem terkomputerisasi adalah sebagai berikut:
1. CPU (matherboard, processor, memori, modem, router dan sebagainya). 2. Monitor
3. Keyboard 4. Mouse 5. Printer
3. Tahap Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak (software) merupakan program yang terdapat dalam suatu komputer yang memberikan instruksi terhadap perangkat keras untuk melakukan proses pengolahan data. Pada tahap perangkat lunak ini sebaiknya menggunakan software yang sesuai dengan sistem perdagangan dan dapat di
103 akses oleh beberapa pihak yang ada di dalam proses penjualan kredit serta penagihan piutang. Jika dilihat dari sifat dan kegunaannya sebaiknya menggunakan software buatan sendiri yang lebih cocok dengan situasi dan kondisi dari KSU “Mekar Sari”.Dengan membuat sendiri kita dapat membuat system yang sesuai dengan keinginan KSU “Mekar Sari” dan pihak personalia, sehinhha pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Perubahan dari manual ke sistem terkomputerisasi akan dapat meminimalkan kesalahan-kesalahan akibat human error dan proses penagihan menjadi lebih cepat dan tidak memakan waktu yang banyak.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil evaluasi dan analisis yang sudah dilakukan oleh peneliti pada KSU “Mekar Sari”, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang pada KSU
“Mekar Sari” belum dilaksanakan dengan baik karena belum ada SOP (Standard Operating Procedure) yang mengaturnya.
2. KSU “Mekar Sari” belum melakukan penghapusan piutang terhadap piutang yang tak tertagih melainkan membebankan piutang tak tertagih kepada laba yang diterima setiap bulannya. Seharusnya piutang yang tidak dapat ditagih harus dihapuskan dari saldo piutang, sehingga piutang dapat dilaporkan menurut nilai wajarnya, yaitu sebesar nilai piutang yang dapat ditagih.
3. KSU “Mekar Sari” belum mempunyai system komputerisasi dalam proses penjualan dan penagihan piutang. System komputerisasi dapat meminimalisasi kesalahan-kesalahan akibat human error dan dapat meningkatkan efektifitas dan kinerja karyawan KSU “Mekar Sari” dan personalia.
SARAN
Untuk memperbaiki sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang, maka penelitiakan memberikan saran-saran sebagai bahan pertimbangan terhadap masalah-masalah yang telah peneliti kemukakan. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut:
104 1. Sistem dan prosedur penjualan kredit serta penagihan piutang KSU “Mekar Sari” sebaiknya distandardkan dengan dibuatkan SOP (Standard Operating Procedure) secara tertulis sehingga dapat meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi dan memperjelas tanggung jawab kinerja pada masing-masing bagian.
2. Piutang yang tak tertagih pada KSU “Mekar Sari” sebaiknya dilakukan penghapusan piutang agar pada saat pelaporan saldo piutang dapat dilaporkan sesuai nilai wajarnya yaitu sebesar nilai piutang yang dapat ditagih.
3. KSU “Mekar Sari” perlu membuat system terkomputerisasi untuk mempermudah kinerja karyawan KSU “Mekar Sari” dan personalia PT Garudafood Putra Putri Jaya serta meminimalkan kesalahan dalam proses pencatatan akuntansi penjualan kredit serta penagihan piutang. Selain itu system komputerisasi dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Ardana, Hendro Lukman, I Cenik 2016, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Mitra Wacana Media, Jakarta.
Atmoko.T., 2011, Standard Operating Procedure (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, 12 Juli 2016, dari: http://e-dokumen.kemenag.go.id/files/BX32jRZz1284857253.pdf
Devinta 2005, Standard Operating Procedure (SOP) Sebagai Tindakan
Antisipasi, 12 Juli 2016, dari: https://www.linkedin.com/pulse/standard-operating-procedure-sop-sebagai-tindakan-consulting-group
Haloho, Lasma Uhur 2009, Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT Bina San Prima Medan, Skripsi, Universitas Sumatera Utara, Medan. 10 Mei 2016.
Maholtra 2007, Unit Analisa, 31 Mei 2016, dari: http://thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/Bab%203_11-20.pdf
Mulyadi 2016, SistemAkuntansi, Edisi 4, SalembaEmpat, Jakarta.
Robinson, Andreas Noveria 2011, Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT Pirus Intidinamika, Skripsi, Universitas Gunadarma, Jakarta. 13 Mei 2016, dari:
105
97 89
http//library.gunadarma.ac.id/repository/view/20355/analisis-sistem-informasi-akuntansi-penjualan-kredit-pada-pt-pirus-intidinamika.html/ Subiyanto, Aryono Tacobus dan Sudaryoko, Arif 2015, Manajemen Koperasi,
Cetakan Pertama, Gosyen Publishing, Yogyakarta.
Sugiyono 2012. MetodePenelitianKuantitatif,Universitas Pendidikan Indonesia.
30 Mei 2016, dari:
http://repository.upi.edu/2509/6/T_IPS_1104001_Chapter3.pdf .
Syakur, Ahmad Syafi’i 2015, Intermediate Accounting, Edisi Revisi, Pembuka Cakrawala, Jakarta.
Tambunan, Rudi M. 2013, Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP), Edisi Kedua, Maiestas Publishing, Jakarta.
Tmbooks 2015, Sistem Informasi Akuntansi Konsep Dan Penerapan, Edisi Satu, Andi, Yoyakarta.
