30 BAB 3
OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN
3.1 ObjekPenelitian 3.1.1 SejarahSingkat
PT.VIadalahpemasokotomotif global
utamauntuknilaitambahkomponendansistemuntukprodusenkendaraan di seluruhduniamelaluibeberapaanakperusahaan , termasuk PT. VI Electronics , PT. VI Interiors , PT. VI Climate Control, dan PT. VIOtomotif Trim Systems.
PT. VImerupakanperusahaan global yang tersebar di seluruhbelahandunia.PT. VI Indonesia sendirimerupakananakperusahaandari PT. VI Regional Asia Pasific yang berdirisejak 2011.Sampaisaatinikegiatanutamadari PT. VIadalahmemasokkomponen interior kepadasalahsatuprodusenmobilasalJepang yang mendirikanpabrik di Indonesia.
PT. VImemilikikemampuanpenuhuntukmerancang,
mengembangkandanmemproduksisistem modular interior
lengkapdanfungsional.Keahlian PT. VI di bidangmanufaktur, bahan, desaindan model memungkinkanuntukmengembangkaninovasi, danefisienbiayaprodukberat.
Selainitu , konsumenmerasakankemampuanmendalam PT. VI Indonesia, sertakualitaspenelitianmemungkinkan PT. VIuntukmemberikanpemahaman yang berhargadalammengembangkansolusimenarikkonsumenuntukmembantupelangganm embedakankendaraanmereka.
3. 1.2 Visi, Misi, danSrategi Perusahaan 3.1.2.1 VisidanMisi
PT.VIbercita-citauntukmenjadi yang terbaik di
duniapadabermitradenganpelanggannyauntukmenyediakanproduk-produkinovatifberkualitastinggi yang memberikannilailuarbiasa.
3.1.2.2 Strategi
Denganstrategibekerjadengan basis pasokan yang
beragammemungkinkankecerdikandankreativitasdalamcara yang
VImenawarkanminoritasgiat, veteran danperusahaan yang dimiliki ,kesempatanuntukmemperluasbisnismerekadanmemberikankontribusibarangdanjasa
yang memberikannilai. Melaluikerjasamaini, kami
dapatmenyediakankelasduniateknologi, kualitas,
pengirimandanbiayakepadapelanggan kami.
3.1.3 Produk-Produk
PT. VImenawarkanbeberapaproduk yang dapatdipasokkepada Perusahaan ManufakturOtomotifseperti :
1. Instrument Panels 2. Door and Trim Panels 3. Floor Consoles 4. Cockpit Modules
3.1.4. Organisasi perusahaan terkait siklus pendapatan beserta tanggung-jawabnya
1. Logistic
Logistic bertugas melakukan pengiriman barang ke customer baik penjualan lokal maupun ekspor, selain itu logistic juga bertanggung jawab memastikan bahwa setiap barang yang dikirim sesuai dengan pesanan, baik jenis barang yang dipesan maupun kuantitasnya.
2. Account Officer
Bagian ini berperan dalam verifikasi harga jual berdasarkan nominal yang terlampir didalam surat perjanjian (agreement letter). Account officer (AO) juga memeriksa status yang ada di apollo, apakah ada pemesanan baru atau tidak, bila ada pemesanan baru AO akan memperbaharui status yang ada di apollo.
3. Marketing
Marketing merupakan bagian penting dalam pemasaran produk, selain menjaga kekerabatan dengan customer yang sudah ada, pihak marketing juga kerap menawarkan berbagai produk yang ada ke perusahaan lain dengan bidang usaha yang serupa yakni industri otomotif. Sudah menjadi target marketing untuk memperluas pemasaran yang salah satunya dengan menambah jumlah customer tersebut.
4. Finance
Setelah menerima detail pemesanan dan pengiriman barang, merupakan fungsi bagian finance untuk melakukan penagihan piutang. Dari detail rekon DOS yang sudah diterima dari bagian logistic, finance kemudian mengolahnya dengan memasukkan harga jual dan memprosesnya menjadi invoice untuk kemudian di
submit ke pihak customer.
5. Managing Director
Merupakan orang yang berperan penting dalam bertanggung jawab atas setiap proses yang berjalan di perusahaan. Dalam hal invoicing, Managing Director bertugas untuk menandatangani setiap invoice dan faktur pajak yang akan diserahkan ke pihak customer untuk penagihan piutang.
3.2 Desain Penelitian
3.2.1 Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakandalampenelitianiniyaitudengan data primer.Data
primer adalah data yang
diperolehlangsungdarisumberpertamabaikdariindividuatauperseorangan yang membutuhkanpengolahan yang lebihlanjutsepertiwawancaraataupengisiankuesioner.
3.2.2 Metode Pengumpulan Data 1. Studi lapangan
Penelitian dilakukan dengan cara terjun langsung ke objek penelitian untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara:
a. Observasi
Penelitian melakukan pengamatan langsung ke PT. VIuntuk memperoleh gambaran mengenai objek yang diperlukan untuk peneliti.
b. Wawancara
Penelitian melakukan wawancara kepadabagian Public Relation (PR) dan akuntan PT. VI untuk mengetahui seputar masalah-masalah yang terjadi di dalam internal perusahaan.
c. Dokumentasi
Penelitian yaitu dengan cara pencatatan atas data yang diperoleh dari pengumpulan data yang dibutuhkan untuk penelitian yang bersumber dari arsip atau dokumen di PT. VI.
d. Kuesioner
Penelitian dengan mengajukan suatu daftar pertanyaan yaitu dengan menggunakan ICQ (Internal Control Questioner ) yang berkaitan atas siklus pendapatan perusahaan tersebut.
e. Teknik studi kepustakaan
Metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dan mempelajari teori-teori, literatur, dan tulisan yang berhubungan dengan penulisan. Tujuan dari teknik studi pustaka ini adalah untuk mencari data yang dapat digunakan sebagai landasan teoritis yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara Studi literatur.
3.2.3 Metode Penyajian Data
Analisis data yang telahdiuraikan di
atasselanjutnyaakandisajikandenganmenggunakanpendekatankualitatif yang secarasistematisdilakukandalambentuknarasi, uraiandengansuatuargumentasi. Sebagaitambahanuntukmemperjelasdanmempermudahdalampemahamanhasilpeneli tianakandisajikandalambentuktabelsesuaidenganjenisdanbentuk data, baik yang dituangkandalambentuktabelmaupundenganbentuknarasilainnya.
3.2.4. Prosedur Operasional Penjualan PT. VI
1. Customer melakukan pemesanan dan mengeluarkan Delivery Order Sheet untuk kemudian dikirim ke PT. VI
2. PT. VI mengajukan pemesanan kepada supplier sesuai dengan yang tertera didalam DOS.
3. Setelah pemesanan selesai dan barang yang dipesan sudah jadi, lalu supplier mengirimkan barang kepada PT. VI yang kemudian langsung disalurkan ke customer. PT. VI menganut sistem Just In Time sehingga tidak memiliki inventory.
4. PT. VI merekonsiliasi DOS dan memasukkan nominal serta jumlah kuantitas pemesanan untuk mendapatkan jumlah penjualan.
5. PT. VI menerbitkan Invoice yang dilampirkan dengan Faktur Pajak, Copy DOS, dan Sales Order.
6. PT. VImengirim Invoice beserta dokumen terlampir untuk melakukan penagihan.
7. Membutuhkan waktu sekitar 1 bulan dalam proses penagihan hingga pelunasan.
3.2.4.1. Flowchart Prosedur Penjualan dan Penagihan
Berikut adalah flowchart yang berisi langkah-langkah prosedur perusahaan dalam penjualan serta penagihan :
RESPONSIBILITY PROCESS FLOW INSTRUCTION
(1) Customer
-DOS is the basis of
delivery/triggers the delivery
Regular PO
-PO is received on a monthly basis
-DOS is received on a daily basis Non Regular PO
-PO is received once there will be a special order/requirement from Customer
-DOS is received once there will be new special
order/requirement
(2) Account Officer (PT.VI)
Check the following:
1. Price (use Master Price Database)
2. Part Number 3. Delivery date Start
Notification of new PO or DOS by email
Check the availability of the new PO/DOS in Apollo
(3) Account Officer (PT.VI)
(4) Account Officer (PT.VI ), Logistics (Supplier)
1. PT.VI Account Officer will save PO and DOS that appear in Apollo 2. Supplier will print and
save the DOS as a basic document for delivering parts
3. PT.VI Senior Accountant will ensure that she has the softcopy of DOS and PO
(5) Account Officer (PT.VI)
Logistics PT.VI should input the following information on the Sales/Delivery Monitoring Sheet: 1. DOS number 2. Corresponding PO No. 3. Delivery date 4. Part Numbers 5. Part Description 6. Quantity This should be done on immediately once the DOS was released by Customer.
A Are all the
information on the PO/DOS accurate? Yes No Send email confirmation to customer that the expected documents are not yet in Apollo
- Download softcopy of PO & DOS (PT.XYZ-Account Officer)
- PT.XYZ Account Officer will send the softcopy to PT.XYZ Finance on a weekly basis - Download softcopy of DOS
(PT.XYZ-Account Officer &Supplier-Logistics)
A
Input the DOS details to PO Monitoring and Sales/Delivery Monitoring Sheet. Communicate
and reconcile with MSI for the delivery schedule. Reconcile the list
by screenshoting the DOS list from APOLLO
(6) Account Officer (PT.VI)
(7) Logistic (Supplier) 1. Ensure that all the
specification requested in DOS delivered well to Customer warehouse. 2. Ensure that Customer
warehouse officer signed and chop the DOS and retain 1 copy to themselves.
(8) Logistic (Supplier) 1. Customer will keep first
the original copy of the DOS
2. Supplier will deliver the variance to Customer 3. Customer will give the
original
copy of DOS to Supplier once they complete the delivery
(9) Logistic (Supplier)
(10)Account Officer (PT.VI)
1. DOS are accumulated from Monday to Thursday and are collected every Friday. Deliver parts to Customer with
specification stated in DOS (delivery time, Lot name, and part
numbers)
Verify DOS signed byCustomerwith the DN from Supplier and reconcile completeness of DOS from Apollo
and the PO issued to Supplier Scan the DOS. Prepare DN using the DOS as a reference. Return the signed DOS to PT.XYZ together with the DN to be signed by PTV.XYZ
Logistic/AO
D Will the number
of units on the DOS exceed the number of open units in the PO?
No Yes Communicate with Customer regarding the discrepancy on the PO and the
DOS
B
Is there any discrepancy on
the actual delivery and the
DOS?
Yes
C No
(11)Account Officer (PT.VI) (12)Account Officer (PT.VI) (13)Account Officer (PT.VI)
Updating of the monitoring should be done immediately once the DOS was received.
Sending of updated sales monitoring should be done every Monday.
(14)Finance (PT.VI) 1. File the copy of DN
from Supplier
(15)Finance (PT.VI) 1. This should be done
every Wednesday Are all the
documents received reconciled with
Apollo and the PO to MSI? Yes No Confirm with Supplier&Custom er if it’s necessary, return the incorrect DN, and asked Supplier to complete the D
Collect the signed DOS & copy DN
signed by PT.XYZ from Supplier. Update the Sales/Delivery
Monitoring Sheet. Update PO Monitoring Sheet
indicating the actual date of delivery on another column. Send via email/upload it on Vfile
the PO Monitoring Sheet on a weekly basis to PTVI Finance.
Screenshot from Apollo the list of of all DOS. Check for the missing
DOS if any and follow up the Account Officer (PT.XYZ) if there is
any
Signed the DN, return to Supplier the original and keep the copy for
(16)Finance (PT.VI)
1. Send the DOS and PO to Consultant as basic information preparing the invoice.
2. This should be done every Friday. (17)Consultant
Consultant will send the result to PT.VI Finance .
(18)Finance (PT.VI)
(19)Finance (PT.VI)
(20)Managing Director (PT.VI)
(21)Finance (PT.VI) Credit term with Customer is 30
days from invoice date. Summarize the delivery and
prepare invoices &FakturPajak
Verify the details of the invoice prepared by Consultant with the data base from logistic (DOS & PO)
E Found any
discrepancy on the invoice prepared by KCS versus the DOS &
PO?
Yes
No
Confirm & ask Consultant to revised Invoices
&FakturPajak
Sign Invoice &FakturPajak
END
Send signed invoice &fakturpajak to Customer
Prepare a transmittal slip or list of all DOS and send them to
