1
PEMBEKALAN PERSIAPAN KPPN PERCONTOHAN BAGI PEGAWAI
DI KPPN BEKASI: BERBAGI PENGALAMAN
OLEH: SEGER, WIDYAISWARA MADYA PUDIKLAT PSDMReformasi Birokrasi yang telah digulirkan oleh Kementerian Keuangan sejak 2007 telah menghasilkan berbagai kemajuan dalam bidang pengelolaan Keuangan negara. Reformasi yang meliputi tiga pilar tersebut telah menghasilkan organisasi yang tertata dengan baik, proses bisnis yang semakin efektif dan efisien, serta profesionalitas SDM yang semakin menuju pada kondisi pencapaian kompetensi sesuai standar yang ditetapkan. Ketiga pilar tersebut merupakan syarat mutlak (conditio
sine quanon) yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila menginginkan perubahan menuju
suatu kondisi yang dikehendai dalam mewujudkan suatu kepemerintahan yang baik (good governance). Penataan organisasi dan penyempurnaan proses bisnis harus didukung oleh SDM yang profesional dalam menjalankan tugas. Untuk itu perlu dikembangkan manajemen berbasis kompetensi sebagai upaya mempersiapkan SDM yang kompeten guna mendukung tercapainya keberhasilan cita-cita reformasi birokrasi tersebut. Manajemen berbasis kompetensi merupakan suatu tata kelola SDM yang didasarkan pada kemampuan SDM (Pengetahuan, keterampilan, dan sikap) yang meliputi dua pilar utama, yaitu kompetensi yang disyaratkan oleh jabatan, yang dikenal sebagai Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) dan kompetensi itu sendiri yang harus dipenuhi oleh pegawai bersangkutan. Terkait dengan kedua hal tersebut, Kementerian Keuangan pada tahun 2007 telah membangun Assessment
Center sebagai salah satu program Reformasi Birokrasi di bidang SDM.
Sebagai upaya mempersiapkan SDM yang kompeten guna menyongsong pembentukan KPPN Percontohan di seluruh Indonesia, Ditjen Perbendaharaan merencanakan melakukan assessment terhadap keseluruhan pegawai pada semua KPPN yang akan berubah menjadi KPPN Percontohan.
Pada kesempatan ini, penulis akan berbagi sedikit pengalaman selaku trainer yang telah memberikan pembekalan kepada pegawai KPPN Bekasi sebagai persiapan untuk menjadi KPPN Percontohan.
Pembentukan KPPN Percontohan
Sebagai komitmen untuk suksesnya perjalanan reformasi birokrasi Kementerian Keuangan, Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Ditjen Perbendaharaan) telah membentuk Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Percontohan sebagai tindak lanjut dari program reformasi birokrasi di
2 lingkungan Ditjen Perbendaharaan. Pada tahun 2012 ini Ditjen Perbendaharaan siap membentuk seluruh unit KPPN menjadi KPPN Percontohan, menyusul 42 KPPN percontohan yang telah ada.
Seperti dikemukakan oleh Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Tata Suntara dalam Rapat Koordinasi Pembentukan KPPN Percontohan, pada Tanggal 17 – 18 Februari 2012 di Sungai Liat, bahwa keputusan untuk membentuk KPPN Percontohan pada seluruh unit layanan terdepan Ditjen Perbendaharaan pada tahun 2012 ini, dilakukan untuk memenuhi tuntutan modernisasi seluruh KPPN. Modernisasi merupakan bagian transformasi kelembagaan sebagai kelanjutan proses reformasi birokrasi. Dari sisi lain, pembentukan KPPN Percontohan Tahap VI s.d. VIII juga dilakukan untuk mendukung implementasi SPAN secara komprehensif. Implementasi tersebut meliputi sisi bisnis proses, teknologi informasi, dan change management and communication (CMC).
Selanjutnya Sekretaris Ditjen Perbendaharaan tersebut menegaskan, walaupun memiliki latar belakang atau dasar kebijakan yang kuat, pembentukan KPPN Percontohan pada seluruh KPPN di seluruh Indonesia bukan merupakan hal yang mudah. Tantangan-tantangan besar yang meliputi kesiapan SDM, penyediaan infrastruktur, hingga pelaksanaan layanan sesuai peraturan yang ada, membutuhkan komitmen yang sangat kuat dari semua jajaran Ditjen Perbendaharaan.
Pembekalan Kepada Pegawai KPPN
Terkait dengan rencana pembentukan KPPN Percontohan Tahap VI s.d Tahap VIII ini, yang paling krusial untuk dilakukan adalah mempersiapkan pegawai-pegawai yang semula berada dalam kondisi KPPN biasa menjadi KPPN Percontohan. Sebagaimana dimaklumi bahwa KPPN Percontohan memiliki standar kompetensi jabatan yang berbeda dengan KPPN biasa, baik dari segi standar layanan, infastruktur, maupun kompetensi pegawai yang nantinya akan ditempatkan di dalamnya.
SDM atau pegawai yang nantinya dapat bekerja di KPPN Percontohan adalah pegawai yang memenuhi kompetensi sesuai dengan Standar Kompetensi Jabatan yang telah ditetapkan oleh Ditjen Perbendaharaan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Ditjen Perbendaharaan akan melakukan seleksi melalui assessment terhadap seluruh pegawai di lingkungan KPPN yang menjadi KPPN Percontohan, baik dari segi knowledge, skill, maupun attitude-nya.
Belajar dari pengalaman assessment pada tahapan sebelumnya, Ditjen Perbendaharaan memandang perlu untuk memberikan pembekalan kepada pegawai-pegawai dimaksud agar memiliki kesiapan baik mental maupun pemahaman menghadapi assessment yang akan dilaksanakan. Untuk itu, Ditjen Perbendaharaan menggandeng BPPK dalam mempersiapkan segala sesuatunya terkait dengan rencana pelaksanaan assessment tersebut.
3 1. Persiapan Materi
Assessment yang dilakukan kepada pegawai KPPN pada umumnya meliputi hard competence
maupun soft competence. Dari kedua kempetensi ini, BPPK hanya mempersiapkan materi yang terkait dengan soft competence dan tidak hard competence karena memang bukan ranahnya. Untuk
soft competence, Ditjen Perbendaharaan telah menetapkan 9 (sembilan) kompetensi yang akan
dilakukan assess kepada pegawai KPPN, yang meliputi kompetensi-kompetensi: Integrity; planning
and organizing; continuous improvement; delivering result; policies, process, and procedures; stakeholders service; adapting to change; teamwork and collaboration; interpersonal communication.
Di dalam mempersiapkan materi persiapan pembekalan yang meliputi 9 (sembilan) kompetensi tersebut, BPPK membentuk tim penyusun yang dikomandani oleh Bpk. Sampurna Budi Utama dengan anggota-anggotanya yang terdiri dari para widyaiswara dari pusdiklat-pusdiklat di BPPK. Dengan kerja keras, akhirnya tim tersebut menghasilkan bahan-bahan yang akan disampaikan di dalam pembekalan persiapan assessment pegawai KPPN lengkap dengan bahan tayang, formulir latihan, film, dan sebagainya. Tim juga menghasilkan bahan ajar yang terdiri dari: Plan A, Plan B, dan Plan C yang merupakan mix antara Plan A dengan Plan B.
Bahan ajar tersebut meliputi: teori dan tips-tips untuk meningkatkan soft kompetensi pegawai.
2. TOT Singkat
Untuk mencapai target pembekalan terhadap pegawai KPPN yang direncanakan sampai dengan bulan Juni 2012, maka untuk menyamakan persepsi terhadap bahan-bahan pembekalan, kepada seluruh calon trainer diberikan training of trainer (TOT) singkat selama 2 (dua) hari oleh tim penyusun bahan, sebelum diterjunkan ke lapangan.
Pembekalan dimaksud akan diberikan pada semua pegawai di 134 KPPN biasa (Tahap VI s.d Tahap VIII), dan untuk mempersiapkan para pegawai dalam mengikuti assessment tersebut dibutuhkan
trainer yang jumlahnya cukup banyak (± 24 tim).
Pembekalan Kepada Pegawai KPPN Bekasi
Sesuai dengan rencana yang telah disepakati, pembekalan kepada pegawai KPPN akan diberikan dalam waktu 5 (lima) jam meliputi 9 (sembilan) kompetensi tersebut di atas.
4 Penulis sendiri sebagai salah satu trainer pada angkatan I ini (kalau boleh disebut demikian), mendapatkan tugas untuk memberikan pembekalan kepada pegawai di KPPN Bekasi pada tanggal 25 Februari 2012.
Dengan karakteristik dan komposisi pegawai yang heterogen, dan mungkin ini terdapat pada semua KPPN yang akan dilakukan pembekalan, baik dari segi pendidikan maupun usia (banyak yang telah berusia di atas 50 tahun), maka metode pembekalan tidak dapat dilakukan dengan metode tatap muka biasa, tetapi dengan metode interaktif dan atraktif, dan karena memang materi pembekalan menyangkut soft competence (sesuai dengan TOT).
Di dalam memberikan pembekalan, hal-hal yang dilakukan oleh penulis (selain memberikan materi) adalah:
1. Menjelaskan Perlunya Perubahan
Perubahan adalah suatu hal yang pasti! Konon dikatakan bahwa di dunia ini tidak ada yang pasti, kecuali perubahan itu sendiri. Demikian juga dengan perubahan KPPN biasa menjadi KPPN Percontohan merupakan bagian dari program reformasi birokrasi di Kementerian Keuangan, dan khususnya di Ditjen Perbendaharaan, yang pasti akan dilaksanakan. Menghadapi perubahan tersebut, kepada peserta pembekalan diberikan esensi dan pentingnya perubahan. Perubahan tidak harus dihadapi dengan sikap pesimistis, tetapi bagaimana kita menghadapi perubahan tersebut dengan positive thinking. Jika kita tidak siap mengikuti perubahan, maka bersiaplah untuk ketinggalan dengan gerbong perubahan. Sebagai pegawai KPPN Bekasi, harus mempersiapkan diri untuk menjadi bagian dari perubahan itu!
2. Memotivasi
Sebagian besar pegawai KPPN Bekasi merupakan pegawai yang telah berumur menjelang 50 tahun, bahkan ada yang tinggal beberapa bulan lagi akan memasuki usia pensiun. Bagi pegawai yang masih muda, tidak begitu menjadi masalah - artinya bisa dikatakan bahwa mereka telah siap menghadapi perubahan. Namun bagi pegawai yang lainnya, rencana perubahan menjadi KPPN Percontohan merupakan permasalahan tersendiri. Kebanyakan dari mereka belum siap menghadapinya, bahkan terlihat mendung kecemasan menggelayut di wajah mereka. Menghadapi kondisi seperti ini, sebagai
trainer kita harus memberikan motivasi dengan membuka cakrawala bahwasanya kita semua bisa
menghadapi segala rintangan yang menghadang untuk membuka jalan menuju kesuksesan yang terbentang luas di hadapan kita. Ayo kita bisa!!
5 Apabila seseorang mendengar kata “diklat”, maka yang ada di benak mereka adalah: duduk manis, mendengar, menyimak, dan akhirnya ngantuk……. Untuk menghindari dan sekaligus menghilangkan kesan demikian, maka metode yang digunakan dalam memberikan pembekalan ini adalah “dua
arah” dengan komposisi 30% teori, 60% debriefing experience, dan 10% kesimpulan atau seperti
dikatakan para ahli adalah metode pembelajaran “andragogi”, dimana peserta diberikan proses
learning, mengerjakan dan mempelajari melalui games, simulasi, film, dengan harapan peserta akan
terbuka wawasannya (open eyes) dalam hal soft skill. Dengan metode demikian, keterlibatan aktif peserta dikedepankan. Peserta diajak melihat dan memahami kompetensi melalui pemutaran film-film pendek, kuis, menghilangkan segala ketegangan, namun tetap diberikan materi pembekalan yang telah ditentukan (metode demikian juga diterapkan dalam DBK dan DKK). Apabila kondisi tersebut terbentuk, maka diharapkan akan mudah memberikan pembekalan dalam rangka mempersiapkan pegawai untuk menghadapi assessment nantinya.
Kesan Peserta
Yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana kesan dari peserta terhadap pembekalan yang telah diberikan dalam menghadapi assessment nanti. Dari beberapa pertanyaan yang diberikan kepada peserta, diketahui hal-hal sebagai berikut:
1. Dapat dikatakan bahwa semua peserta menyambut positif adanya program ini;
2. Pembekalan ini dirasakan sangat bermanfaat dalam membantu pegawai untuk menghadapi
assessment;
3. Pembekalan ini dapat membantu membuka cakrawala para pegawai;
4. Menjadikan para pegawai lebih siap menghadapi perubahan, dan menjadi bagian dari KPPN Percontohan (melalui assessment);
5. Menambah wawasan dalam rangka meningkatkan pemahaman mengenai soft competence (soft
skill).
Demikian, pengalaman yang dapat penulis tuangkan sebatas yang dapat diingat oleh penulis, yang sebenarnya masih banyak yang dapat dikemukakan. Dengan keterbatasan penulis, mudah-mudahan dapat memberikan inspirasi kepada para trainer, dan mau membagikan pengalaman kepada para pembaca. Mudah-mudahan ada manfaatnya bagi kita sekalian. Amien.
