BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Sumber Daya Manusia merupakan komponen paling penting dalam pelayanan di rumah sakit. Sebagai penyelelia layanan dituntut untuk menampilkan kualitas pelayanan yang prima dan dapat diandalkan oleh masyarakat sebagai pengguna layanan. Masyarakat membutuhkan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan pasien dan keluarga akan kualitas layanan kesehatan dan juga pengetahuan tentang kesehatan yang dibutuhkan untuk meningkatkan derajat kesehatan mereka.
Pasien membutuhkan tenaga kesehatan yang profesional dan berkualitas untuk mengatasi masalah kesehatan mereka. Kualitas profesional dapat dinyatakan melalui jenjang pendidikan profesional yang telah diakui secara legal dan pelatihan – pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan akan layanan kesehatan yang spesifik. Kebutuhan – kebutuhan yang profesional tersebut hendaknya dapat ditangkap dan dipenuhi oleh rumah sakit sebagai penyedia layanan kesehatan. Sehingga dengan demikian jumlah dan kualitas profesional penyedia layanan kesehatan merupakan dua hal yang sangat penting untuk diperhatikan.
Sama seperti petugas kesehatan, demikian pula petugas non kesehatan sebagai pendukung pelayanan di rumah sakit tidak kalah penting dalam mendukung pelayanan di suatu rumah sakit. Tenaga kerja yang profesional yang sesuai dengan bidang profesi dan kemampuannya diperlukan untuk menduduki posisi – posisi tertentu di rumah sakit.
Untuk memenuhi kebutuhan pelayanan akan sumber daya manusia berbagai analisa yang baik dan terukur menentukan jumlah dan kualifikasi sumber daya manusia.
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Tersedianya Panduan Penyusunan Pola Ketenagaan Rumah Sakit Mardi Rahayu. 2. Tujuan Khusus
a. Tergambarnya kebutuhan ketenagaan sesuai jenis dan kualitas profesional. b. Mendapatkan acuan yang baik dan terus diperbaiki jenis dan kualitas profesional. c. Sebagai acuan dalam evaluasi pemenuhan ketenagaan di RS Mardi Rahayu. C. DEFINISI
Panduan penyusunan pola ketenagaan adalah metode untuk menghitung kebutuhan tenaga berdasarkan analisa beban kerja untuk melaksanakan tugas pelayanan rumah sakit.
BAB II RUANG LINGKUP Ruang lingkup pola ketenagaan meliputi :
a. Penentuan kualifikasi tenaga
BAB III TATA LAKSANA A. PERHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA
1. INSTALASI RADIOLOGI
a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu tersedia adalah sebagai berikut : 1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat,
pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
A = Hari kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, missal Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karakteristik pasien, jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Di samping itu harus mengacu apada standar pelayanan dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
a) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua
b) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
c) Rata-rata waktu yang dibutuhkan tiap kategori SDM untuk melaksanakan berbagai pelayanan RS
d) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS
a) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM b) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok c) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM
Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan SOP untuk menghasilkan pelayanan medis yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata Waktu
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, SOP, sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu Peraturan – Kegiatan Pokok e. Penyusunan Standar Kelonggaran
Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.
Penyusunan factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori, tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat / bahan habis pakai.
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus :
Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
f. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM perunit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM perunit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu : a) waktu kerja tersedia
c) standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan
Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun.
Kebutuhan SDM
Data kegiatan yang telah diperoleh dan standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
2. INSTALASI FARMASI
1) Kebutuhan Tenaga Farmasi di Farmasi rawat jalan A= Jumlah lembar R/ pertahun (165.561)
B= rata-rata perbulan = A/12 Dimana :
a = 35% resep racikan ( 23 menit / R) b= 65% resep non racikan ( 15 menit / R) c = Jumlah hari dalam setahun 365 hari d = Jumlah jam kerja dlm 1 hari 7 jam Tenaga kerja yang dibutuhkan ?
Jumlah resep racikan per bulan = 35%XB = C Jumlah resep non racikan / bln = 65%XB = D Waktu yang dibutuhkan R/ racikan = aXC = E Waktu yang dibutuhkan R/ non racikan = bXD = F
Total waktu yang dibutuhkan per bulan (jam) = (E+F)/60 = G Dalam 1 tahun = GX12 = H
Banyaknya tenaga keja yang dibutuhkan (P) Dimana :
I = Jumlah hari Minggu per tahun 52 hari J = Jumlah hari Cuti 12 hari
K = Jumlah hari sakit12 hari L = Jumlah libur nasional14
Total hari libur setahun = I+J+K+L = M Total hari kerja setahun = c-M = N Total jam kerja setahun =NXd = O P = H/ O
2) Kebutuhan Tenaga Administrasi di Farmasi Rawat Jalan Dimana :
aa = 35% resep racikan ( 3,56 menit / R) bb = 65% resep non racikan ( 2,44 menit / R) Waktu yang dibutuhkan R/ racikan = aaXC = S Waktu yang dibutuhkan R/ non racikan = bbXD = T
Total waktu yang dibutuhkan per bulan (jam) = (S+T)/60 = U Dalam 1 tahun =UX12 = V
3) Kebutuhan Tenaga Farmasi di Farmasi Rawat Inap ab = Jumlah tempat tidur ( 376 tt)
rata-rata pot setahun = abxcx2 = ac Dengan pembagian
ad = 100% UDD tablet ( 2,41 menit / R) ae = 100% UDD injeksi ( 1,39 menit / R) af = 100% UDD infus ( 1,39 menit / R)
Jumlah pekerjaan tablet/infus/injeksi per bulan = ac/12 = e Waktu yang dibutuhkan UDD oral = exad = f
Waktu yang dibutuhkan UDD injeksi = exae = g Waktu yang dibutuhkan UDD infus = exaf = h Total waktu udd dalam jam = (f+g+h)/60 = i dalam 1 tahun = ix12 = j
Banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan (k) k = j/O
4) Kebutuhan Tenaga Administrasi di Farmasi Rawat Inap Dimana :
l = 100% UDD tablet ( 1 menit / R) m = 100% UDD injeksi ( 1 menit / R) n =100% UDD infus ( 1 menit / R)
Waktu yang dibutuhkan UDD oral = eXl = p Waktu yang dibutuhkan UDD injeksi = exm= q Waktu yang dibutuhkan UDD infus = exn= r Total waktu udd dalam jam = (p+q+r)/60 = s dalam 1 tahun = sx12 = t
Banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan: (aj) aj = t/O
Total kebutuhan tenaga Apotek = P + W + k + aj = apt 5) Kebutuhan Tenaga Gudang
ax = Kepala bagian Gudang
ay = Bagian Stok / Pemasukan dan Pengeluaran Barang az = Bagian Pengiriman Barang
total = ax + ay + az = gd Aptr = Unsur pimpinan
mt = Staf penjaminan mutu farmasi
Jumlah Keseluruhan Tenaga Farmasi = apt + gd + Aptr + mt = IFRSMR 3. INSTALASI LABORATORIUM
a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun
1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
A = Hari kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, missal Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karakteristik pasien, jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Di samping itu harus mengacu apada standar pelayanan dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
a) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua
b) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
c) Rata-rata waktu yang dibutuhkan tiap kategori SDM untuk melaksanakan berbagai pelayanan RS
d) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : 1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM 2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok 3) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM
Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan SOP untuk menghasilkan pelayanan medis yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, SOP, sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu Peraturan – Kegiatan Pokok e. Penyusunan Standar Kelonggaran
Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.
Penyusunan factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori, tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat / bahan habis pakai.
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus :
Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
f. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM perunit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM perunit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu : a) waktu kerja tersedia
b) standar beban kerja
c) standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan
Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun.
Kebutuhan SDM
Data kegiatan yang telah diperoleh dan standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
4. BAGIAN REHABILITASI MEDIK
Rata-rata waktu per tindakan : Jumlah waktu seluruh tindakan Jumlah Tindakan
Jumlah rata-rata tindakan /pasien : Jumlah total tindakan /tahun Jumlah pasien total/tahun Jumlah rata-rata pasien / hari : Jumlah rata-rata pasien /bulan
25 hari
Jumlah beban kerja tiap tenaga : Jumlah waktu tindakan/pasien x jumlah pasien/hr Jumlah tenaga fisioterapi
Berdasarkan penghitungan di atas, maka bisa diperhitungkan tenaga kerja yang dibutuhkan di Bagian Rehabilitasi Medik adalah sebagai berikut :
a. Jumlah kebutuhan waktu kerja per bulan b. Jumlah hari kerja efektif adalah 7 jam x 25 hari c. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah
Jumlah kebutuhan waktu kerja per bulan Jumlah hari efektif kerja
5. INSTALASI GIZI
a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu tersedia adalah sebagai berikut :
1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
A = Hari kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, misal : Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karakteristik pasien, jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Di samping itu harus mengacu apada standar pelayanan dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
a) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua
b) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
c) Rata-rata waktu yang dibutuhkan tiap kategori SDM untuk melaksanakan berbagai pelayanan RS
d) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : a) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM b) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok c) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM
Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan SOP untuk menghasilkan pelayanan medis yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata Waktu
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, SOP, sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu Peraturan – Kegiatan Pokok e. Penyusunan Standar Kelonggaran
Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.
Penyusunan factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori, tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat / bahan habis pakai.
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus :
Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
f. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM perunit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM perunit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu : a) waktu kerja tersedia
b) standar beban kerja
c) standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan
Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun.
Kebutuhan SDM
Data kegiatan yang telah diperoleh dan standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
6. BAGIAN RAWAT JALAN
a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu tersedia adalah sebagai berikut :
1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
A = Hari kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, missal Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karakteristik pasien, jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Di samping itu harus mengacu apada standar pelayanan dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
1) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua
2) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
3) Rata-rata waktu yang dibutuhkan tiap kategori SDM untuk melaksanakan berbagai pelayanan RS
4) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : 1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM 2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok 3) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM
Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan SOP untuk menghasilkan pelayanan medis yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata Waktu
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, SOP, sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu Peraturan – Kegiatan Pokok e. Penyusunan Standar Kelonggaran
Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.
Penyusunan factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori, tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat / bahan habis pakai.
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus :
Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
f. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM perunit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM perunit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu : a) waktu kerja tersedia
b) standar beban kerja
c) standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan
Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun.
Kebutuhan SDM
Data kegiatan yang telah diperoleh dan standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
7. BAGIAN UGD
a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun.
1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
A = Hari kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, missal Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karakteristik pasien, jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Di samping itu harus mengacu apada standar pelayanan dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
1) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua
2) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
3) Rata-rata waktu yang dibutuhkan tiap kategori SDM untuk melaksanakan berbagai pelayanan RS
4) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : 1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM 2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok 3) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM
Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan SOP untuk menghasilkan pelayanan medis yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, SOP, sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu Peraturan – Kegiatan Pokok e. Penyusunan Standar Kelonggaran
Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.
Penyusunan factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori, tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat / bahan habis pakai.
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus :
Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
f. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM perunit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM perunit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu : a) waktu kerja tersedia
b) standar beban kerja
c) standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan
Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun.
Kebutuhan SDM
Data kegiatan yang telah diperoleh dan standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
8. BAGIAN KAMAR BEDAH a. Perawat Bedah
1) Menghitung jumlah tenaga yang diperlukan
Perhitungan ketenagaan kamar bedah dilakukan dengan memperhatikan : Jumlah dan jenis operasi
a) Jumlah kamar operasi b) Pemakaian kamar operasi
c) Tugas perawat per Tim ( instrumentator I, instrumnetator II dan Sirkulasi) d) Ketergantungan pasien
- Operasi besar :5 jam - Operasi sedang :2 Jam - Operasi Kecil :1 Jam e) Hari kerja Efektif dalam 1 tahun = 365 hari f) Jumlah hari non efektif dalam 1 tahun
Jumlah hari minggu
Jumlah hari libur Nasional Jumlah cuti tahunan
Cuti sakit Pengembangan
Total hari kerja efektif dalam 1 tahun= g) Jumlah minggu efektif
h) Jumlah jam kerja efektif dalam 1 tahun 2) Rincian kebutuhan tenaga sebagai berikut
Kebutuhan tenaga kamar bedah dihitung dengan menggunakan Rumus:
Rekapitulasi jumlah kunjungan pasien tahun 2013 adalah 8186 pasien Ruang Penerimaan dan RR
Ketergantungan ruang RR
Ketergantungan ruang Penerimaan
Perhitungan: ketergantungan R. Penerimaan dan RR x jumlah pasien per hari Jam kerja efektif/hari
b. Perawat anestesi
Menghitung jumlah tenaga yang diperlukan
Kebutuhan tenaga anestesi dihitung berdasarkan rata - rata terhadap tindakan operasi yang dilakukan pembiusan yaitu tindakan opeasi sedang dan operasi besar dimana pasien dilakukan tindakan pembiusan.
c. Pelaksana CSSD
1) Menghitung jumlah tenaga yang diperlukan 2) Menghitung jumlah tenaga yang diperlukan
3) Dasar perhitungan ketenagaan perhitungan kebutuhan tenaga CSSD ditetapkan dengan menggunakan model Work Load Analisis
( Jumlah jam keperawatan/hari x Jumlah Operasi )X jumlah perawat/ Tim + 1 Jumlah jam kerja efektif/hari
( Jumlah jam keperawatan/hari x Jumlah Operasi ) X jumlah perawat/ Tim Jumlah jam kerja efektif/hari +1
4) Menetapkan waktu Kerja
Perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut: Waktu Kerja Tersedia= {A – (B+C+D+E)} X F
5) Menetapkan unit kerja dan kategori SDM 6) Menyusun standar beban kerja
Perhitungan ditetapkan dengan rumus sebagai berikut : Waktu Tersedia Standar Beban Kerja =
Rata rata waktu kegiatan Pokok 7) Menyusun standar kelonggaran
Perhitungan standart kelonggaran di tetapkan dengan rumus : Rata rata waktu per faktor kelonggaran Standar kelonggaran =
Waktu kerja tersedia Kebutuhan SDM
Rumus Penghitungan SDM adalah sebagai berikut: Kuantitas kegiatan pokok Kebutuhan SDM =
Standar kelonggaran standar beban kerja 9. INSTALASI RAWAT INTENSIF
Penghitungan tenaga perawat dalam unit pelayanan khususnya di ruang rawat intensif mengacu pada rumus Douglas dengan langkah sebagai berikut :
a. Penentuan jumlah rata-rata pasien di Ruang Rawat Inap
dengan melakukan penghitungan pasien yang dirawat dengan cara survei yang dilakukan selama minimal 22 hari dan maksimal 30 hari di tiap ruang rawat inap.
Jumlah Pasien Pagi Siang Malam Jumlah
Klasifikasi Klasifikasi Klasifikasi Perawat yg dibutuhkan Min Par
t Total Min Part Total Min Part Total Min Part Total
0,17 0,27 0,36 0,14 0,15 0,3 0,07 0,1 0,2
b. Penentuan tingkat ketergantungan pasien 1) Minimal Care, meliputi :
a) Kebersihan diri seperti : mandi dan ganti pakaian dilakukan sendiri. b) Makan dan minum dilakukan sendiri.
c) Ambulasi dalam pengawasan perawat d) Observasi vital sign dilakukan tiap shift e) Pengobatan minimal
f) Status psikologis dalam keadaan stabil 2) Partial Care
a) Kebersihan diri , makan dan minum masih perlu dibantu . b) Observasi vital sign tiap 4 jam sekali.
c) Ambulasi harus dibantu d) Pengobtan lebih dari sekali e) Pasien terpasang folley cateter f) intake dan output dicatat
g) Pasien terpasang infus, perlu prosedur sebelum pengobatan pasien 3) Total Care
a) Semua kebutuhan pasien dibantu perawat
b) Pergantian posisi dan observasi vital sign tiap 2 jam c) Makan melalui NGT
d) Terapi diberikan melalui IV/ parenteral. e) Pemakaian suction
f) Pasien gelisah atau disorientasi
Rumus Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga Perawat adalah sebagai berikut : Jadwal Dinas Tingkat Ketergantungan
Pasien Rumus Penghitungan KebutuhanTenaga Rawat Inap Pagi
Minimal Care
Jumlah pasien minimal care x 0,17
Siang Jumlah pasien minimal care x 0,14
Malam Jumlah pasien minimal care x 0,07
Pagi
Partial Care
Jumlah pasien partial care x 0,27
Siang Jumlah pasien partial care x 0,15
Malam Jumlah pasien partial care x 0,1
Pagi
Total Care
Jumlah pasien total care x 0,07
Siang Jumlah pasien total care x 0,1
Malam Jumlah pasien total care x 0,2
10. INSTALASI RAWAT INAP
Penghitungan tenaga perawat dalam unit pelayanan khususnya di ruang rawat inap mengacu pada rumus Douglas dengan langkah sebagai berikut :
c. Penentuan jumlah rata-rata pasien di Ruang Rawat Inap
dengan melakukan penghitungan pasien yang dirawat dengan cara survei yang dilakukan selama minimal 22 hari dan maksimal 30 hari di tiap ruang rawat inap.
Jumlah Pasien Pagi Siang Malam Jumlah
Klasifikasi Klasifikasi Klasifikasi Perawat yg dibutuhkan Min Par
t
Total Min Part Total Min Part Total Min Part Total
0,17 0,27 0,36 0,14 0,15 0,3 0,07 0,1 0,2
d. Penentuan tingkat ketergantungan pasien 4) Minimal Care, meliputi :
a) Kebersihan diri seperti : mandi dan ganti pakaian dilakukan sendiri. b) Makan dan minum dilakukan sendiri.
c) Ambulasi dalam pengawasan perawat d) Observasi vital sign dilakukan tiap shift e) Pengobatan minimal
f) Status psikologis dalam keadaan stabil 5) Partial Care
a) Kebersihan diri , makan dan minum masih perlu dibantu . b) Observasi vital sign tiap 4 jam sekali.
c) Ambulasi harus dibantu d) Pengobtan lebih dari sekali e) Pasien terpasang folley cateter f) intake dan output dicatat
g) Pasien terpasang infus, perlu prosedur sebelum pengobatan pasien 6) Total Care
a) Semua kebutuhan pasien dibantu perawat
b) Pergantian posisi dan observasi vital sign tiap 2 jam c) Makan melalui NGT
d) Terapi diberikan melalui IV/ parenteral. e) Pemkaian suction
f) Pasien gelisah atau disorientasi
Jadwal Dinas Tingkat Ketergantungan
Pasien Rumus Penghitungan KebutuhanTenaga Rawat Inap Pagi
Minimal Care
Jumlah pasien minimal care x 0,17
Siang Jumlah pasien minimal care x 0,14
Malam Jumlah pasien minimal care x 0,07
Pagi
Partial Care
Jumlah pasien partial care x 0,27
Siang Jumlah pasien partial care x 0,15
Malam Jumlah pasien partial care x 0,1
Pagi
Total Care
Jumlah pasien total care x 0,07
Siang Jumlah pasien total care x 0,1
Malam Jumlah pasien total care x 0,2
11. BAGIAN SDM
a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun.
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu tersedia adalah sebagai berikut :
1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
A = Hari kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, missal Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karakteristik pasien, jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Di samping itu harus mengacu apada standar pelayanan dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
1) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua
2) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS
3) Rata-rata waktu yang dibutuhkan tiap kategori SDM untuk melaksanakan berbagai pelayanan RS
4) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : 1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM 2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok 3) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM
Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan SOP untuk menghasilkan pelayanan medis yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata Waktu
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, SOP, sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume / kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu Peraturan – Kegiatan Pokok e. Penyusunan Standar Kelonggaran
Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.
Penyusunan factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori, tentang:
1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat / bahan habis pakai.
2) Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus :
Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
f. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM perunit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM perunit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu : a) waktu kerja tersedia
b) standar beban kerja
c) standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan
Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun.
Kebutuhan SDM
Data kegiatan yang telah diperoleh dan standar beban kerja dan standar kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
12. BAGIAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN a. Menetapkan Waktu Kerja Yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu 1 tahun.
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu tersedia adalah sebagai berikut :
1) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya 1 minggu 5 hari kerja. Tetapi di RS Mardi Rahayu 1 minggu 6 hari kerja. Dalam satu tahun 250 hari kerja. (A)
2) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mngikuti pelatihan / kursus / seminar lokakarya dalam 6 hari kerja (C)
4) Hari libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional.(D)
5) Ketidak hadiran kerja sesuai data rata-rata ketidakhadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. (E)
6) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja 1 hari adalah 8 jam untuk 5 hari kerja. Di RS Mardi Rahayu, berlaku 7 jam kerja perhari untuk 6 hari kerja.
Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) } X F Keterangan :
B = Cuti Tahunan E = Ketidakhadiran kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan di luar RS. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1) Bagan Struktur Organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub unit kerja
2) Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS Bidang / Bagian Informasi
3) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unti kerja di RS. 4) PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan
5) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
c. Analisa Organisasi
1) Fungsi utama RS adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Unit kerja fungsional langsung, adalah unit dan sub unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, missal Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi, Farmasi / Apotik dll.
b) Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
- Pelayanan kesehatan perorangan RS, misalnya : Instalasi Tata Usaha, Instalasi Pemeliharaan Sarana RS
- Pelayanan kesehatan promotif di dalam dan di luar RS, misalnya Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat.
2) Apabila ditemukan unit atau sub unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaannya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.
3) Setelah unit kerja dan sub unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisiinsi dan akuntabilitas kegiatan / pelayanan di tiap unit kerja RS.
4) Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
d. Menyusun Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume /kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan
