SUBAG UMUM Dppka subag umum dppka

(1)

Instansi/Dinas

: Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaankegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung jawab Hubungan kerjadg Instansi terkait

Keterkaitan dalam hal

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

melaksanakan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kepegawaian, kehumasan, kepustakaan, efisiensi dan tatalaksana Dinas.

Fungsi:

a. penyusunan program Subbagian Umum;

b. pengelolaan kearsipan;

c. penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas;

d. pengelolaan barang Dinas;

e. pengelolaan data kepegawaian Dinas;

f. penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas;

g. penyiapan kesejahteraan pegawai Dinas;

h. penyiapan bahan pembinaan pegawai Dinas;

i. penyelenggaraan kehumasan Dinas; j. pengelolaan kepustakaan Dinas;

k. penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Dinas;

l. pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program

1. Pengelolaan

naskah dinas Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik

1. Menerima naskah dinas masuk

dan konsep naskah dinas keluar Naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar

Pengadministrasi Umum

-

-2. Mencatat naskah dinas masuk

dan yang keluar Catatan naskah dinas masuk dan keluar Pengadministrasi Umum

-

-3. Memberikan disposisi dan tanda tangan

Disposisi , Koreksi dan tanda tangan

Kepala Dinas

-

-4. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi

Terdistribusinya naskah dinas

-5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya

Klasifikasi naskah dinas

-

-6. Menyimpan naskah dinas sesuai

ketentuan/pengelompokan Naskah dinas tersimpan dengan baik Pengadministrasi Umum

(2)

--BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Contoh

Instansi

: Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses / tahapan pelaksanaan_kegiatan

Pejabat Yang Bertanggung Jawab Peng

administrasi Umum

Peñata usaha pimpinan

Ka Sub Bag

Umum Sekretaris Kepala_Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

a. penyusunan program Subbagian Umum; b. pengelolaan kearsipan; c. penyelenggaraan

kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas; e. pengelolaan data

kepegawaian Dinas; f. penyiapan bahan mutasi

pegawai Dinas;

h. penyiapan bahan pembinaan pegawai Dinas; i. penyelenggaraan

kehumasan Dinas;

j. pengelolaan kepustakaan Dinas;

k. penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Dinas; l. pelaksanaan evaluasi dan

penyusunan laporan program Subbagian Umum.

1. Pengelolaan naskah dinas

Naskah dinas terkelola dengan tertib dan baik

1. Menerima naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar

2. Mencatat naskah dinas masuk dan yang keluar

3.

Memberikan disposisi dan tanda tangan

4. Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi

5. Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya

(3)

Instansi/Dinas

: Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaankegiatan Keluaran setiap tahapan Penanggung jawab Hubungan kerjadg Instansi terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

kehumasan Dinas;

2. Pengelolaan

kearsipan Arsip 1. Inventarisasi arsip Kumpulan Arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka -

-2. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip

Arsip Terpilah Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

-

-3. Pemberkasan arsip Berkas arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

-

-4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu

Kartu deskripsi Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

-

-5. Manouver kartu dan manouver

berkas Kumpulan kartu dan berkas Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka -

-6. Penyusunan Daftar Pertelaan

Arsip (DPA) Daftar Pertelaan Arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka -

-7. Menyimpan arsip sesuai

(4)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Contoh

Instansi

: Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pejabat Yang Bertanggung Jawab

Peng administrasi

Umum

Pengelola Arsip dan Bahan

Pustaka

Ka Sub Bag

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas; e. pengelolaan data kepegawaian

Dinas;

i. penyelenggaraan kehumasan Dinas;

j. pengelolaan kepustakaan Dinas; k. penyiapan bahan efisiensi dan

tatalaksana Dinas;

l. pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program Subbagian Umum.

2. Pengelolaan kearsipan

Arsip 1. Inventarisasi arsip

2. Pemilahan materi yang berupa arsip dan non arsip

3. Pemberkasan arsip

4. Pendiskripsian arsip ke dalam kartu

5. Manouver kartu dan manouver berkas

6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

(5)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan

Proses/tahapan pelaksanaan

kegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung jawab

Hubungan kerja dg Instansi

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

3. Pemeliharaan arsip

Arsip 1. Membuat jadwal pemeliharaan (pembersihan dan perawatan) arsip

Jadwal Ka. Sub bagian umum

-

-2. Melakukan pemilahan dan pencatatan tentang umurnya dan kondisi arsip

Catatan arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

-

-3.

Melaporkan catatan arsip ke pimpinan (terutama yang keadaannya rusak dan berumur lebih dari 10 tahun)

Catatan arsip Pe ngelola Arsip dan

Bahan Pustaka -

-4. Menyediakan alat alat keperluan untuk pembersihan dan

perawatan

Peralatan Ka. Sub. Bagian Umum

-

-5. Melakukan pembersihan dan

perawatan arsip Arsip Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka -

-6. Menata kembali kerapian dan

(6)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Umum

Pengelola Arsip dan Bahan Pustaka

Ka Sub Bag

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

a. penyusunan program Subbagian Umum; b. pengelolaan kearsipan;

i. penyelenggaraan kehumasan Dinas; j. pengelolaan kepustakaan Dinas; k. penyiapan bahan efisiensi dan

tatalaksana Dinas;

3. Pengelolaan kearsipan

Arsip teratur 1. Membuat jadwal pemeliharaan (pembersihan dan perawatan) arsip

2. Melakukan pemilahan dan pencatatan tentang umurnya dan kondisi arsip

3. Melaporkan catatan arsip ke pimpinan (terutama yang keadaannya rusak dan berumur lebih dari 10 tahun)

4. Menyediakan alat alat keperluan untuk pembersihan dan perawatan

5. Melakukan pembersihan dan perawatan arsip

(7)

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

4. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan

Sarana dan prasarana kearsipan

1. Inventarisasi dan penilaian keberadaan arsip

Daftar inventarisasi dan penilaian

Pe ngelola Arsip dan Bahan Pustaka

-

-2. Memperhitungkan kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan secara cermat.

Catatan perhitungan Pe ngelola Arsip dan

Bahan Pustaka -

-3. Menyusun daftar usulan kebutuhan sarana dan prasarana serta jumlah biayanya.

Daftar usulan Pe ngelola Arsip dan

Bahan Pustaka -

-4. Menyempurnakan dan menyampaikan daftar usulan ke pimpinan.

Daftar usulan Kasubag umum -

-5.

Persetujuan daftar usulan kebutuhan sarpras pada RKA dan DPA

Daftar usulan Kepala Dinas Pendapatan,

Pengelolaan Keuangan Dan Aset

-

-6. Tindak lanjut recana

(8)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Umum

Pengelola Arsip dan Bahan

Pustaka

Ka Sub Bag

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

4. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan

Sarana dan prasarana kearsipan

1. Inventarisasi dan penilaian keberadaan arsip

2. Memperhitungkan kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan secara cermat.

3. Menyusun daftar usulan kebutuhan sarana dan prasarana serta jumlah biayanya.

4. Menyempurnakan dan menyampaikan daftar usulan ke pimpinan.

5.

Persetujuan daftar usulan kebutuhan sarpras pada RKA dan DPA

(9)

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

Keluaran setiap tahapan Penanggung_jawab Hubungan kerjadg Instansi terkait

Keterkaita n dalam

hal

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

kehumasan Dinas;

5. Pengelolaan dan

Pengadaan Barang

Barang inventaris 1. Meminta daftar kebutuhan barang masing masing Bidang

Rencana kebutuhan barang Kepala Sub Bagian umum

-

-2.

Menyusun rencana kebutuhan barang inventaris

Daftar Rencana kebutuhan barang Pengelola barang

(Pengurus barang) -

-3.

Rapat internal Kesepakatan Daftar kebutuihan barang masing masing Bidang

Sekretaris -

-4. Pengadaan barang Barang Kasubag umum -

-5. Serah terima barang hasil

pengadaan Berita acara serah terima barang Kepala Dinas DPPKA Pihak ketiga penyedia

6. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan BMD (Barang Milik Daerah)

- Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

- Keputusan Gubernur tentang status pengguna BMD

Pengelola Barang (Penyimpan barang)

-

-7.

Melaksanakan penyaluran barang sesuai kebutuhan ke masing masing Bidang

Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) dan Berita Acara Serah Terima (BAST) barang

-

-8. Melakukan pencatatan dan inventarisasi BMD yang berada dalam penguasaannya

Penatausahaan BMD berupa : Kartu Inventaris Ruangan (KIR), Kartu Inventaris Barang (KIB), dan Buku Inventais (BI)

-

-9. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD yang dalam pemakaian pada masing-masing Bagian dan atau Sub Bagian

- Daftar Pemeliharaan BMD (DPBMD)

- Berita Acara Stock Opname Barang persediaan

Pengelola barang

(Pengurus barang) -

-10. Menyusun laporan barang kuasa pengguna semesteran dan tahunan

Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT)

Pengelola barang (Pengurus barang)

(10)

-Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pejabat Yang Bertanggung Jawab Pengelola

Barang Ka Sub BagUmum Sekretaris Kepala Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kerumahtanggaan Dinas; d. pengelolaan barang Dinas;

tatalaksana Dinas;

5. Pengelolaan barang

Tertib administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

1. Meminta daftar kebutuhan barang masing masing Bidang

2.

Menyusun rencana kebutuhan barang inventaris

3.

Rapat internal

4. Pengadaan barang

5. Serah terima barang hasil pengadaan

6. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan BMD (Barang Milik Daerah)

7. Melaksanakan penyaluran barang sesuai kebutuhan ke masing masing Bidang

8. Melakukan pencatatan dan

inventarisasi BMD yang berada dalam penguasaannya

9. Mengurus, mengamankan dan memelihara penggunaan BMD yang dalam pemakaian pada masing-masing Bagian dan atau Sub Bagian 10. Menyusun laporan barang kuasa

(11)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

6.

Penyiapan bahan penilaian dan

penghapusan barang

Data BMD yang akan di nilai dan di hapus

1. Menyusun dan

mengkompilasi data BMD yang ada dalam

penguasaannya

Kompilasi data BMD Pengelola Barang

(Penyimpan barang) -

-2.

Menginventarisir BMD yang akan dinilai Dan dihapus

Data BMD yang akan dinilai dan dihapus

-

-3. Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan

Hasil klasifikasi dan

penilaian BMD Pengelola Barang (Penyimpan barang) -

-4. Membuat usulan penghapusan BMD berdasarkan hasil penilaian kepada Pengelola Barang lewat Kepala DPPKA selaku pembantu pengelola barang

Draf Usulan

penghapusan BMD Pengelola barang (Pengurus barang) DPPKA Penilai

5. Finalisasi usulan penghapusan BMD

Usulan penghapusan BMD

Kepala Dinas -

-6. Tindak lanjut usulan

(12)

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Barang

Ka Sub Bag Umum

Sekretaris _{Kepala Dinas}

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

tatalaksana Dinas;

6. Penyiapan bahan penilaian dan penghapusan barang

Data BMD yang akan di nilai dan di hapus

1. Menyusun dan mengkompilasi data BMD yang ada dalam

penguasaannya

2.

Menginventarisir BMD yang akan dinilai Dan dihapus

3. Mengklasifikasikan dan menilai barang yang rusak berat dan tidak dapat dipergunakan atau barang yang berlebih untuk dihapuskan

4. Membuat usulan penghapusan BMD berdasarkan hasil penilaian kepada Pengelola Barang lewat Kepala DPPKA selaku pembantu pengelola barang

5. Finalisasi usulan penghapusan BMD

(13)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaankegiatan Keluaran setiap tahapan Penanggung jawab Hubungan kerjadg Instansi terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

kehumasan Dinas;

7. Penyusunan laporan pengguna barang bulanan, semesteran, dan tahunan

Laporan pengguna barang bulanan , Semesteran dan Tahunan

1. Menyusun laporan bulanan, Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna barang Tahunan

Draf laporan bulanan, Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna barang Tahunan

Pengelola Barang, DPPKA Koordinasi dan Konsultasi

2. Mencermati Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

Kebenaran Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

Kepala Sub Bag, Umum -

-3. Mengkompilasikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

Kebenaran Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

Pengelola Barang -

-4. Finalisasi Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

Kepala Dinas Pendapatan,

-

-5. Menyampaikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan ke DPPKA

Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

(14)

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Barang

Sekretaris _{Kepala Dinas}

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

7. Penyusunan laporan pengguna barang bulanan, semesteran, dan tahunan

Laporan pengguna barang bulanan , Semesteran dan Tahunan

1. Menyusun laporan bulanan, Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna barang Tahunan

2. Mencermati Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

3. Mengkompilasikan Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

4. Finalisasi Laporan Pengguna Barang Semesteran dan Laporan Pengguna Barang Tahunan

(15)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Proses/tahapan pelaksanaan kegiatan

Keluaran setiap tahapan

Penanggung jawab Hubungan kerja dg Instansi

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

8. Penyusunan neraca aset

Neraca aset 1. Menyusun daftar aset yang akan dinilai

Daftar aset - Pengelola barang - Akutansi

-

-2. Melakukan penilaian asset berdasarkan :

-Tahun Pembelian -Keadaan Barang -Harga pasar -Harga Perolehan

Dafatr nilai barang - Pengelola barang - Akutansi

DPPKA Koordinasi

dan Konsultasi

3. Memasukkan nilai aset

kedalam neraca Neraca aset -- Pengelola barang Akutansi -

-4. Finalisasi neraca asset Neraca aset Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

-

-5. Menyampaikan neraca aset Neraca aset - Pengelola barang - Akutansi

(16)

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Akutansi Pengelola_Barang Ka Sub Bag_Umum Sekretaris Kepala_Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

tatalaksana Dinas;

8. Penyusunan

neraca aset Neraca aset 1. Menyusun daftar aset yang akan dinilai

2. Melakukan penilaian asset berdasarkan :

- Tahun Pembelian - Keadaan Barang - Harga pasar - Harga perolehan

3. Memasukkan nilai aset kedalam neraca

4. Finalisasi laporan neraca asset

(17)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

9. Pemeliharaan kebersihan dan

kenyamanan kantor

Kantor terpelihara

dengan baik 1. Menyusun jadwal pemeliharaan kebersihan dan keyamanan kantor

Jadwal Kasubag umum -

-3. Mengatur dan menata sarana

dan prasarana tempat kerja Sarana dan prasarana kerja tertata dengan baik

Pramu kantor

5. Membersihkan sarana dan

prasarana kerja Kebersihan sarana dan prasarana tempat kerja Pramu kantor -

-7. Memelihara dan merawat

sarana dan prasarana kerja Sarana dan Prasarana Kerja terpelihara dengan baik

Pramu kantor -

-8. Rapat koordinasi internal Kesepakatan upaya kenyamanan kantor

Sekretaris -

-9. Menyusun kebutuhan sarana kebersihan dan kenyamanan kantor untuk diajukan kepada pimpinan

Daftar kebutuhan Kasubag umum -

-10. Melaksanakan kebersihan

(18)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan Fungsi Kegiatan Target keluaran kegiatan Proses / tahapan pelaksanaan_kegiatan

Pramu Kantor Ka Sub Bag_Umum Sekretaris Kepala Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

9. Pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan kantor

Kantor terpelihara dengan baik

1. Menyusun jadwal

pemeliharaan kebersihan dan keyamanan kantor

2. Mengatur dan menata sarana dan prasarana tempat kerja

3. Membersihkan sarana dan prasarana kerja

4. Memelihara dan merawat sarana dan prasarana kerja

5. Rapat koordinasi internal

6. Menyusun kebutuhan sarana kebersihan dan kenyamanan kantor untuk diajukan kepada pimpinan

(19)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

kehumasan Dinas;

10. Pelayanan kendaraan dinas

Kendaraan dinas

siap pakai 1. Membersihkan kendaraan dinas sebelum operasional Kendaraan siap pakai pengemudi -

-2. Mengecek kondisi kendaraan Kondisi kendaraan siap

pakai pengemudi -

-3. Membuat laporan permintaan

service Laporan Pengemudi -

-4. Mengadakan service kendaraan Keadaan terpelihara

dengan baik Pengelola barang DPPKA Konsultasi

5. Membuat laporan permintaan perbaikan kerusakan kendaraan dinas

Laporan Pengemudi -

-6. Memperbaiki kendaraan yang

rusak Kendaraan dalam keadaan baik Pengelola barang DPPKA Konsultasi

7. Membuat laporan perpanjangan

STNK dan urusan surat lainnya Laporan Pengemudi -

-8. Melaksanakan perpanjangan STNK dan urusan surat lainnya

(20)

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pengemudi Pengelola_barang Ka Sub Bag_Umum Sekretaris Kepala Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

10. Pelayanan kendaraan dinas

Kendaraan dinas siap pakai

1. Membersihkan kendaraan dinas sebelum operasional

2. Mengecek kondisi kendaraan

3. Membuat laporan permintaan service

4. Mengadakan service kendaraan

5. Membuat laporan permintaan perbaikan kerusakan kendaraan dinas

6. Memperbaiki kendaraan yang rusak

7. Membuat laporan perpanjangan STNK dan urusan surat lainnya

(21)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

kegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung jawab

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

11.

Pelayanan akomodasi pertemuan internal

Kelancaran pertemuan

1. Mencatat hari, tanggal pelaksanaan rapat/pertemuan, tempat, acara, peserta rapat yang diundang dan

penyelenggara rapat.

Data pelaksanaan Kasubag umum -

-2. Mencatat pada papan

pengumuman Catatan pada papan pengumuman Pengadministrasi umum -

-3. Menyiapkan ruang pertemuan dan fasilitas lainnya (LCD, Papan tulis, materi).

Kelengkapan pertemuan

Pramu kantor -

-4. Menyiapkan daftar hadir dan administrasi laiannya

Kesiapan administrasi Pengadministrasi umum

-

-5. Menyiapkan hidangan hadir Tersedianya hidangan Pramu kantor -

-6. Membuat notulen rapat/pertemuan

(22)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pramu Kantor

Umum

Ka Sub Bag

Umum Sekretaris KepalaDinas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

11. Pelayanan akomodasi pertemuan internal

Kelancaran

pertemuan 1. Mencatat hari, tanggal pelaksanaan rapat/pertemuan, tempat, acara, peserta rapat yang diundang dan

penyelenggara rapat.

2. Mencatat pada papan pengumuman

3. Menyiapkan ruang pertemuan dan fasilitas lainnya (LCD, Papan tulis, materi).

4. Menyiapkan daftar hadir dan administrasi laiannya

5. Menyiapkan hidangan hadir

(23)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaankegiatan Keluaran setiaptahapan Penanggung jawab Hubungan kerjadg Instansi terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

tatalaksana Dinas;

12.

Pelayanan tamu

Terlaksananya

pelayanan tamu 1. Menerima dan mencatat hari, tanggal pelaksanaan kunjungan tamu, maksud dan tujuan kunjungan

Catatan kedatangan

tamu Penata usaha pimpinan -

-2. Menyampaikan informasi kunjungan tamu kepada pimpinan

Terinformasikannya

kunjungan tamu Penata usaha pimpinan -

-3. Menyiapkan akomodasi tamu termasuk buku tamu

Kesiapan penyambutan tamu

Penata usaha pimpinan

-

-4. Menerima kedatangan/

(24)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pejabat Yang Bertanggung Jawab Peng

administrasi Umum

Penata usaha pimpinan

Ka Sub Bag Umum

Sekretaris Kepala Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

a. penyusunan program Subbagian Umum;

b. pengelolaan kearsipan;

e. pengelolaan data kepegawaian Dinas; f. penyiapan bahan mutasi pegawai

Dinas;

tatalaksana Dinas;

12. Pelayanan tamu Terlaksananya

pelayanan tamu 1. Menerima dan mencatat hari, tanggal pelaksanaan kunjungan tamu, maksud dan tujuan kunjungan

2. Menyampaikan informasi kunjungan tamu kepada pimpinan

3. Menyiapkan akomodasi tamu termasuk buku tamu

(25)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Proses/tahapan

pelaksanaan kegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung jawab

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

13. Pengelolaan data kepegawaian

( Buku Penjagaan kenaikan pangkat,data nominatif, DUK) Penyimpanan Hard Copy pengiriman dokumen

1. Menyiapkan file pegawai sebagai bahan untuk entry data ke SIMPEG

Data pegawai yang belum masuk ke Data SIMPEG

Pengadministrasi Kepegawaian

BKD Provinsi DIY

Fasilitasi program SIMPEG

2. Entry data pegawai ke dalam program SIMPEG apabila terjadi

perubahan data pegawai (Kenaikan pangkat, KGB, Mutasi, Daftar Riwayat Hidup, dsb)

Entry data kepegawaian Pengadministrasi Kepegawaian

BKD Provinsi DIY

Fasilitasi program SIMPEG

3. Menyusun penjagaan -Pensiun

-Kenaikan pangkat -Gaji berkala

-Usulan Satya Lencana

Buku Penjagaan Pengadministrasi Kepegawaian

BKD Koordinasi

(26)

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pejabat Yang Bertanggung Jawab Penyiap

fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

Peng administrasi kepegawaian

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

13. Pengelolaan data kepegawaian

( Buku Penjagaan kenaikan pangkat,data nominatif, DUK) Penyimpanan Hard Copy pengiriman dokumen

1. Menyiapkan file pegawai sebagai bahan untuk entry data ke SIMPEG

2. Entry data pegawai ke dalam program SIMPEG apabila terjadi perubahan data pegawai (Kenaikan pangkat, KGB, Mutasi, Daftar Riwayat Hidup, dsb)

3. Menyusun penjagaan - Pensiun

- Kenaikan pangkat - Gaji berkala

(27)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

kegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung_jawab

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

tatalaksana Dinas;

14. Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai

Daftar kebutuhan pegawai

1. Mengumpulkan data kebutuhanpegawai

Data kebutuhan pegawai

-

-2. Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan

(formasi, klasifikasi pendidikan, jenis kelamin)

Rencana kebutuhan pegawai

Kasubag umum -

-3. Membuat draft surat usulan

kebutuhan pegawai Draft surat usulan kebutuhan pegawai Pengadministrasi Kepegawaian -

-4. Finalisasi surat usulan

kebutuhan pegawai Surat usulan kebutuhan pegawai Kepala Dinas -

-5. Mengirim surat usulan

kebutuhan pegawai Terkirimnya surat usulan kebutuhan pegawai

Pengadministrasi

Umum BKD Proses tindaklanjut

6.

Menyimpan surat usulan kebutuhan pegawai

Arsip usulan kebutuhan pegawai

(28)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Pejabat Yang Bertanggung Jawab Penyiap

fasilitasi pengembangan kinerja pegawai

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

14. Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan pegawai

Daftar kebutuhan pegawai

1. Mengumpulkan data kebutuhanpegawai

2. Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan

(formasi, klasifikasi pendidikan, jenis kelamin)

3. Membuat draft surat usulan kebutuhan pegawai

4. Finalisasi surat usulan kebutuhan pegawai

5. Mengirim surat usulan kebutuhan pegawai

(29)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaan_kegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung jawab

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

kehumasan Dinas;

15.

Penyiapan bahan usulan mutasi dan promosi jabatan

Usulan mutasi dan promosi jabatan

1. Menyiapkan data PNS yang telah memenuhi syarat untuk mutasi, promosi

Data pegawai untuk usulan promosi jabatan

Pengadministrasi kepegawaian

-

-2. Menyiapkan data formasi jabatan

Formasi jabatan Pengadministrasi kepegawaian

-

-3. Menyusun draf usulan mutasi, promosi

Draf usulan mutasi, promosi

Kasubag umum -

-4. Finalisasi persetujuan pimpinan Persetujuan usulan

promosi Kepala Dinas -

-5. Mengirimkan surat usulan mutasi promosi ke BKD

Surat usulan promosi ke BKD

Caraka BKD Proses

(30)

BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

caraka

Ka Sub Bag

Umum Sekretaris Kepala Dinas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

tatalaksana Dinas;

15. Penyiapan bahan usulan mutasi promosi jabatan

Usulan mutasi

promosi jabatan 1. Menyiapkan data PNS yang telah memenuhi syarat untuk mutasi, promosi

2. Menyiapkan data formasi jabatan

3. Menyusun draf usulan mutasi, promosi

4. Finalisasi persetujuan pimpinan

(31)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaan_kegiatan Keluaran setiap_tahapan Penanggung jawab

terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

16.

Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala

SK Kenaikan Pangkat, Gaji berkala

1. Membuat penjagaan Kenaikan Pangkat dan gaji berkala

Data penjagaan Kenaikan Pangkat, gaji berkala

-

-2. Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat, gaji berkala

Kumpulan bahan ,

berkas Pengadministrasi kepegawaian -

-3. Membuat surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala

Draf Surat usulan Ka subag umum -

-4. Finalisasi surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya ke Kepala Dinas Pendapatan,

Surat usulan Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

-

-5. Menyusun kelengkapan usulan

kenaikan pangkat , gaji berkala Susunan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala

Pengadministrasi

kepegawaian -

-6. Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya

Surat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala

Caraka - BKD

- DPPKA

Penetapan

7. Pengarsipan Arsip Pengadministrasi

(32)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

caraka administrasiPeng kepegawaian

Ka Sub Bag

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

16.

Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala

SK Kenaikan

Pangkat, Gaji berkala 1. Membuat penjagaan Kenaikan Pangkat dan gaji berkala

2. Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat, gaji berkala

3. Membuat surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala

4. Finalisasi surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya ke Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan Dan Aset

5. Menyusun kelengkapan usulan kenaikan pangkat , gaji berkala

6. Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat , gaji berkala dan lampirannya

(33)

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

Tugas pokok dan fungsi Kegiatan Target keluaran_kegiatan Proses/tahapan pelaksanaan_kegiatan Keluaran setiap tahapan Penanggung_jawab Hubungan kerjadg Instansi terkait

1 2 3 4 5 6 7 8

Tugas:

Fungsi:

kepegawaian Dinas;

kehumasan Dinas;

17. Penyiapan bahan pensiun dan

pemberhentian pegawai

Usulan pensiun dan

pemberhentian

1. Membuat penjagaan calon pensiun Data penjagaan calon

pensiun Pengadministrasi kepegawaian -

-2. Membuat data nominatif calon pensiun

Data nominatif calon pensiun

-

-3. Menyampaikan data nominatif calon

pensiun ke BKD Provinsi DIY Usulan Calon Pensiun Caraka BKD Provinsi DIY Proses tindak lanjut

4. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan untuk pensiun

Blanko. yang harus diisi

oleh calon pensiun Pengadministrasi kepegawaian -

-5. Meneliti kelengkapan persyaratan

calon pensiun Kelengkapan persyaratan calon pensiun Pengadministrasi kepegawaian -

-6. Membuat surat pengantar

pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun

Draft surat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun

Kasubag umum -

-7. Finalisasi surat pengantar Surat Pengantar Kepala Dinas -

-8. Mengirimkan surat pengantar ke

BKD Surat pengantar Caraka BKD Proses tindak lanjut

9. Pengarsipan Arsip Pengadministrasi

kepegawaian

(34)

-BAGAN ALUR (FLOW CHART) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Instansi

: DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET

Bidang / Bagian/Sekretariat

: Sekretariat

Sub Bidang/Sub Bagian/Seksi

: Sub Bagian Umum

caraka administrasiPeng kepegawaian

Ka Sub Bag

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tugas:

Fungsi:

Dinas;

17. Penyiapan bahan pensiun dan atau pemberhentian pegawai

Usulan pensiun dan

atau pemberhentian 1. Membuat penjagaan calon pensiun

2. Membuat data nominatif calon pensiun

3. Menyampaikan data nominatif calon pensiun ke BKD Provinsi DIY

4. Menyampaikan DPCP kepada PNS calon pensiun untuk mengisi dan melengkapi persyaratan untuk pensiun

5. Meneliti kelengkapan persyaratan calon pensiun

6. Membuat surat pengantar pengiriman kelengkapan data PNS calon pensiun

7. Finalisasi surat pengantar

8. Mengirimkan surat pengantar ke BKD