BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

19

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Sebelum masuk tahapan implementasi, dilakukan analisa dan perancangan sistem terlebih dahulu sebagai acuan dalam pembuatan sistem. Aplikasi penggajian pada PT Matra Unikatama ini menggunakan metode System

Development Life Cycle (SDLC).

Communication a. Studi Literatur b. Observasi c. Wawancara Planning a. Analisis Kebutuhan Sistem Modeling a. Perancangan Sistem Construction a. Pembuatan Aplikasi b. Pengujian

Gambar 3.1 Proses SDLC yang diterapkan

Tahap communication melakukan komunikasi dengan pihak terkait sebagai objek tempat studi kasus mengenai permasalahan yang terjadi. Tahap

planning melakukan perencanaan mengenai solusi atas persoalan yang terjadi dan

analisa kebutuhan pada sistem yang akan dibuat. Tahap modelling melakukan perancangan sistem dengan menggunakan diagram-diagram perancangan sistem. Tahap Construction merupakan tahap pembuatan sistem menggunakan bahasa pemprograman, pada penelitian ini menggunakan bahasa pemograman Visual

Basic.Net 2013 dan database SQL Server 2012. Tahap Deployment adalah tahapan

implementasi sistem pada tempat studi kasus untuk dilakukan uji coba sistem, namun tahap Deployment pada penelitian ini tidak dibahas.

(2)

3.1 Analisis Sistem

Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap analisis dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

3.1.1 Communication

Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan

customer, maupun mengumpulkan data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel,

maupun dari internet. 1. Studi Literatur

Tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang didapat dari jurnal atau buku dan internet mengenai teori-teori yang terkait dengan penelitian ini, yaitu teori mengenai perhitungan gaji karyawan di PT. Matra Unikatama, komponen gaji karyawan di PT. matra unikatama, teori penggajian, teori pembuatan sistem informasi, teori perancangan sistem, teori pembuatan tampilan antar muka sistem dan teori pengujian sistem.

2. Observasi

Tahap ini dilakukan survey ke tempat studi kasus di PT. Matra Unikatama. Kegiatan observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung kegiatan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan.

3. Wawancara

Tahap wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai permasalahan dan kebutuhan perbaikan sistem. Wawancara dilakukan kepada kepala bagian dan staff personalia PT. Matra Unikatama.

(3)

3.1.2 Planning

Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis

requirement). Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau

bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan.

1. Analisis Kebutuhan Sistem

Permasalahan yang terjadi di PT. Matra Unikatama saat ini adalah tidak adanya sistem terintegerasi di bagian personalia. Detail alur docflow atau aliran proses bisinis yang dijalankan sekarang dapat dilihat pada Gambar 3.2. dibawah ini.

Staff personalia melakukan cek presensi karyawan secara manual, lalu

melakukan cetak dokumen presensi harian karyawan. Proses lainnya yang dilakukan staff personalia yaitu menghitung uang lembur, mencatat cuti karyawan dan menghitung total gaji karyawan.

Kepala bagian disini memiliki kewajiban membuat surat lembur untuk bukti perintah lembur yang dilakukan karyawan, kemudian membuat surat ijin cuti setiap karyawan yang dibatasi setiap tahunnya. Manajer keuangan disini bertugas untuk menghitung pengeluaran pajak, serta menerima laporan-laporan pengeluaran seperti pengeluaran gaji dan pengeluaran lembur secara manual yang direkap pada buku besar setiap bulannya untuk dijadikan evaluasi.

Yang terakhir yaitu karyawan, disini berperan untuk mendapakan slip gaji karyawan yang diberikan oleh pihak personalia. Adapun tipe gaji karyawan yaitu karyawan staff kantor menerima gaji pada setiap bulan, sedangkan untuk karyawan buruh sendiri menerima gaji pada tiap minggu.

(4)

Pada proses indentifikasi masalah disini dapat dilihat bahwa banyak proses yang tidak terintegrasi dan laporan yang belum dibuat oleh sistem, sehingga dapat menimbulkan permasalahan yang dapat merugikan perusahaan sendiri dan pada jangka waktu yang panjang tentu tidak dapat membuat perusahaan tersebut berkembang karna zaman sekarang teknologi sangat diperhatikan.

Manajer Keuangan Staff Personalia Kepala Bagian Karyawan

Mulai Cek Presensi Karyawan Dokumen Presensi Harian Karyawan Membuat Surat Lembur Membuat Surat Ijin Cuti, Dinas Luar, dll Menghitung Uang

Lembur Karyawan

Dokumen Jumlah Uang Lembur Harian Karyawan

Mencatat Cuti/Ijin/ Dinas luar,dll

Dokumen Jumlah Ijin Cuti, Ijin, Dinas Luar, dll Hitung Total Gaji Karyawan Total Pengeluaran Gaji Slip Gaji Karyawan Total Pengeluaran Lembur Menghitung laporan pajak Karyawan Laporan Pajak Karyawan Selesai

(5)

Dari docflow di atas, maka dapat dibuatkan tabel proses, masalah dan solusi agar lebih spesifik diketahui permasalahannya. Detail permasalahan dan solusi yang diberikan dapat dilihat pada Tabel 3.1. di bawah ini.

Tabel 3.1 Proses-Masalah-Solusi

A. Kebutuhan Pengguna (User Requirement)

Kebutuhan pengguna ditentukan berdasarkan tugas dan fungsi yang terkait dengan sistem. Detail kebutuhan setiap pengguna sistem dapat dilihat pada tabel 3.2 dibawah ini.

Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna (User Requirement)

No. Pengguna Tugas User Requirement

1. Staff Personalia 1. Manajemen data Departemen 2. Manajemen data jabatan

3. Manajemen data sub bagian

1. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data Departemen yang ada di PT. Matra Unikatama.

Masalah Dampak

Salah perhitungan gaji yang disebabkan proses manual saat memasukkan data presensi.

Kerugian pada pihak perusahaan maupun karyawan dalam hal keuangan.

Lama proses pengambilan data presensi, menghitung presensi dan gaji.

Tugas lain yang

diperintahkan atasan tidak dapat dikerjakan dan mengakibatkan pekerjaan menumpuk.

Membuka celah

kecurangan yaitu dapat merubah status alpha menjadi hadir saat

mengambil data presensi di mesin sidik jari.

Merugikan perusahaan dalam hal keuangan.

(6)

No. Pengguna Tugas User Requirement 4. Manajemen data gaji

5. Manajemen data tunjangan 6. Manajemen data status kehadiran 7. Manajemen data hari besar 8. Setting periode penggajian

9. Import data presensi 10. Manajemen lembur

karyawan

11. Manajemen koreksi presensi.

12. Cetak Slip Gaji karyawan buruh 13. Cetak laporan detail

gaji

14. Cetak laporan detail lembur

15. Cetak laporan pengeluaran gaji 16. Cetak laporan

pengeluaran lembur 17. Cetak Sisa cuti

seluruh karyawan. 18. Cetak laporan presensi karyawan 19. Cetak laporan PPh 2. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data jabatan yang ada di

PT. Matra

Unikatama.

3. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data sub bagian yang ada di PT. Matra Unikatama.

4. Staff personalia

dapat Tambah, ubah, hapus nilai gaji

dapat Tambah, ubah, hapus nilai tunjangan

dapat Tambah, ubah, hapus status kehadiran

dapat Tambah, ubah, hapus hari besar

8. Setting periode penggajian

karyawan.

9. Staff personalia dapat import data presensi dari mesin presensi melalui sistem.

10. Staff personalia Tambah dan ubah

jam lembur karyawan berdasarkan tanggal lembur. 11. Staff personalia dapat mengubah status koreksi presensi. 12. Staff personalia

(7)

No. Pengguna Tugas User Requirement dapat mencetak slip gaji karyawan buruh setiap karyawan.

13. Staff personalia dapat mencetak laporan detail gaji. 14. Staff personalia dapat mencetak laporan detail lembur. 15. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran gaji. 16. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran lembur. 17. Staff personalia dapat mencetak laporan sisa cuti. 18. Staff personalia dapat mencetak laporan presensi. 19. Staff personalia dapat mencetak laporan PPh. 2. Manajer Keuangan 1. Setting periode penggajian

2. Import data presensi 3. Cetak Slip Gaji

karyawan staff 4. Cetak laporan

pengeluaran gaji 5. Cetak laporan detail

gaji

6. Cetak laporan sisa cuti 7. Cetak laporan presensi 8. Cetak laporan PPh 1. Setting periode penggajian karyawan. 2. Manajer keuangan dapat import data presensi dari mesin presensi,

3. Manajer keuangan dapat mencetak slip gaji karyawan

staff setiap karyawan. 4. Manajer keuangan dapat mencetak laporan pengeluaran gaji karyawan.

(8)

No. Pengguna Tugas User Requirement 5. Manajer keuangan

dapat mencetak laporan detail gaji karyawan.

6. Manajer keuangan dapat mencetak laporan sisa cuti karyawan. 7. Manajer keuangan dapat mencetak laporan presensi karyawan. 8. Manajer keuangan dapat mencetak laporan PPh. 3. Karyawan 1. Pengajuan cuti

karyawan. 1. Karyawan dapat mengajukan permohonan cuti yang disertai dengan alasannya. 4. Kepala Bagian 1. Memberikan

persetujuan pengajuan cuti 1. Kepala Bagian dapat memberikan persetujuan atas pengajuan cuti

B. Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement)

Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan mengenai fungsi – fungsi dibutuhkan dan membantu dalam kebutuhan pengguna, seperti yang ada pada tabel 3.3 tentang kebutuhan fungsional.

Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement)

No. Pengguna User Requirement Functional Requirement

1 Staff

Personalia

1. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data Departemen yang ada di PT. Matra Unikatama.

1. Fungsi tambah, ubah dan hapus data Departemen.

2. Fungsi tambah, ubah dan hapus data jabatan.

(9)

No. Pengguna User Requirement Functional Requirement dapat Tambah,

ubah, hapus data jabatan yang ada di

PT. Matra

Unikatama.

3. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data sub bagian yang ada di PT. Matra Unikatama.

dapat Tambah, ubah, hapus nilai gaji

dapat Tambah, ubah, hapus nilai tunjangan

dapat Tambah, ubah, hapus status kehadiran

dapat Tambah, ubah, hapus hari besar

8. Setting periode penggajian

karyawan.

9. Staff personalia dapat import data presensi dari mesin presensi melalui sistem.

10. Staff personalia Tambah dan ubah

jam lembur karyawan berdasarkan tanggal lembur. 11. Staff personalia dapat mengubah status koreksi presensi. 12. Staff personalia dapat mencetak slip

dan hapus data sub bagian.

4. Fungsi tambah, ubah dan hapus data gaji. 5. Fungsi tambah, ubah

dan hapus data tunjangan.

6. Fungsi tambah, ubah dan hapus data status kehadiran.

7. Fungsi tambah, ubah dan hapus data hari besar.

8. Fungsi tambah, ubah dan hapus periode penggajian

9. Fungsi menjalankan proses import data presensi dari mesin berdasarkan range tanggal periode penggajian.

10. Fungsi tambah dan ubah jam lembur karyawan berdasarkan tanggal.

11. Fungsi koreksi presensi dikarenakan dinas luar tau ijin khusus berdasarkan tanggal.

12. Fungsi cetak slip gaji karyawan buruh berdasarkan range tanggal periode penggajian.

13. Fungsi cetak laporan detail gaji.

14. Fungsi cetak laporan detail lembur.

15. Fungsi cetak laporan pengeluaran gaji. 16. Fungsi cetak laporan

pengeluaran lembur. 17. Fungsi cetak laporan

sisa cuti.

(10)

No. Pengguna User Requirement Functional Requirement gaji karyawan buruh

setiap karyawan. 13. Staff personalia

dapat mencetak laporan detail gaji. 14. Staff personalia dapat mencetak laporan detail lembur. 15. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran gaji. 16. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran lembur. 17. Staff personalia dapat mencetak laporan sisa cuti. 18. Staff personalia

dapat mencetak laporan presensi.

19. Staff personalia dapat

mencetak laporan

PPh.

presensi.

19. Fungsi cetak laporan PPh. 2 Manajer Keuangan 1. Setting periode penggajian karyawan. 2. Manajer keuangan dapat import data presensi dari mesin presensi,

3. Manajer keuangan dapat mencetak slip gaji karyawan

staff setiap karyawan. 4. Manajer keuangan dapat mencetak laporan pengeluaran gaji karyawan. 5. Manajer keuangan dapat mencetak laporan detail gaji

1. Fungsi tambah, ubah dan hapus periode penggajian.

2. Fungsi menjalankan proses import data presensi dari mesin absensi

3. Fungsi cetak slip gaji karyawan staff berdasarkan range tanggal periode penggajian.

4. Fungsi cetak laporan pengeluaran gaji. 5. Fungsi cetak laporan

detail gaji.

6. Fungsi cetak laporan sisa cuti.

7. Fungsi cetak laporan presensi.

(11)

No. Pengguna User Requirement Functional Requirement karyawan.

6. Manajer keuangan dapat mencetak laporan sisa cuti karyawan. 7. Manajer keuangan dapat mencetak laporan presensi karyawan. 8. Manajer keuangan dapat mencetak laporan PPh.

8. Fungsi cetak laporan PPh.

3 Karyawan 1. Karyawan dapat mengajukan

permohonan cuti yang disertai dengan alasannya.

1. Fungsi pengajuan cuti yang disertai

keterangan atau alasan dan berapa lama.

4 Kepala Bagian

1. Kepala Bagian dapat memberikan

persetujuan atas pengajuan cuti

1. Fungsi persetujuan atas pengajuan cuti.

Dari Tabel 3.3 di atas, maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional (functional requirement) yang diperlukan dapat dilihat pada Tabel 3.4 berikut ini:

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement) Keseluruhan

No. Kebutuhan Fungsional (Functional

Requirement)

Pengguna

1. Fungsi manajemen data Departemen Staff personalia

2. Fungsi manajemen data Jabatan Staff personalia

3. Fungsi manajemen data Sub bagian Staff personalia

4. Fungsi manajemen data karyawan Staff personalia

5. Fungsi manajemen data gaji Staff personalia

6. Fungsi manajemen data tunjangan Staff personalia

7. Fungsi manajemen data status kehadiran Staff personalia

8. Fungsi manajemen data hari besar Staff personalia

9. Fungsi manajemen data lembur Staff personalia

10. Fungsi manajemen koreksi presensi Staff personalia

(12)

No. Kebutuhan Fungsional (Functional

Requirement)

Pengguna

12. Fungsi persetujuan cuti Kepala bagian

13. Fungsi setting periode penggajian Staff personalia, Manajer keuangan 14. Fungsi import data presensi Staff personalia,

Manajer keuangan

15. Fungsi cetak slip gaji Staff personalia,

Manajer keuangan

C. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Pada spesifikasi kebutuhan fungsional menjelaskan lebih detail mengenai kebutuhan fungsional (functional requirement) yang telah didapatkan sebelumnya. Detail tersebut meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif, kondisi akhir, pengecualian, dan kebutuhan non-fungsional.

Tabel 3.5 Fungsi manajemen data Departemen.

Nama fungsi Fungsi manajemen data Departemen

Prioritas Medium

Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data Departemen. Kondisi Awal Kode Departemen sudah terisi.

Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen.

2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data Departemen.

3. Staff personalia mengisi nama Departemen. 4. Staff personalia menekan tombol “Simpan”.

5. Aplikasi menampilkan informsi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menmapilkan data Departemen yang sudah

disimpan. Alur Alternatif

1

1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen.

3. Staff personalia memilih data Departemen yang sudah ada pada list data Departemen.

4. Aplikasi menampilkan detail data Departemen pada kolom isian.

(13)

Nama fungsi Fungsi manajemen data Departemen kolom isian.

6. Staff personalia menekan tombol “ubah”

7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah di ubah” 8. Aplikasi menampilkan data Departemen yang sudah

dirubah. Alur Alternatif

2

3. Staff personalia memilih data Departemen yang sudah ada pada list data Departemen.

4. Aplikasi menampilkan detail data Departemen pada kolom isian.

5. Staff personalia menekan tombol “hapus”

6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data jabatan yang sudah

berkurang setelah dihapus.

Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data Departemen karyawan Pengecualian -

Kebutuhan Non-Fungsional

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia.

Tabel 3.6 Fungsi manajemen data Jabatan.

Nama fungsi Fungsi manajemen data Jabatan

Prioritas Medium

Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data jabatan. Kondisi Awal Kode jabatan sudah terisi.

Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data jabatan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data jabatan. 3. Staff personalia mengisi nama jabatan.

4. Staff personalia menekan tombol “Simpan”.

5. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menmapilkan data jabatan yang sudah

1

1. Staff personalia memilih menu manajemen data jabatan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data jabatan. 3. Staff personalia memilih data jabatan yang sudah ada

pada list data jabatan.

4. Aplikasi menampilkan detail data jabatan pada kolom isian.

5. Staff personalia merubah detail data jabatan pada kolom isian.

(14)

Nama fungsi Fungsi manajemen data Jabatan

8. Aplikasi menampilkan data jabatan yang sudah di ubah. Alur Alternatif

2

1. Staff personalia memilih menu manajemen data jabatan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data jabatan. 3. Staff personalia memilih data jabatan yang sudah ada

pada list data jabatan.

4. Aplikasi menampilkan detail data jabatan pada kolom isian.

6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data jabatan yang sudah

Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data jabatan karyawan Pengecualian -

Tabel 3.7 Fungsi manajemen data Sub bagian.

Nama fungsi Fungsi manajemen data Sub bagian

Prioritas Medium

Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data Departemen. Kondisi Awal Kode bagian sudah terisi.

Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen.

2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data sub bagian. 3. Staff personalia mengisi nama sub bagian.

5. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menmapilkan data sub bagian yang sudah

1

2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data sub bagian. 3. Staff personalia memilih data sub bagian yang sudah ada

pada list data sub bagian.

4. Aplikasi menampilkan detail data sub bagian pada kolom isian.

5. Staff personalia merubah detail data sub bagian pada kolom isian.

7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah diubah” 8. Aplikasi menampilkan data bagian yang sudah diubah. Alur Alternatif

2

(15)

Nama fungsi Fungsi manajemen data Sub bagian

3. Staff personalia memilih data sub bagian yang sudah ada pada list data sub bagian.

4. Aplikasi menampilkan detail data sub bagian pada kolom isian.

6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data sub bagian yang sudah

Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data sub bagian karyawan Pengecualian -

Tabel 3.8 Fungsi manajemen data karyawan

Nama fungsi Fungsi manajemen data karyawan

Prioritas High

Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data karyawan.

Kondisi Awal Kode karyawan, pilihan jabatan dan pilihan sub bagian sudah terisi.

Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data karyawan.

2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data karyawan. 3. Staff personalia mengisi detail karyawan

5. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menampilkan data karyawan yang sudah

1

1. Staff personalia memilih menu manajemen data karyawan.

2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data karyawan. 3. Staff personalia memilih data karyawan dari tombol cari

NIK.

4. Aplikasi menampilkan detail data karyawan pada kolom isian.

5. Staff personalia merubah detail data karyawan pada kolom isian.

7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah diubah” 8. Aplikasi menampilkan data karyawan yang sudah diubah. Alur Alternatif

2

1. Staff personalia memilih menu manajemen data karyawan.

2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data karyawan. 3. Staff personalia memilih data karyawan dari tombol cari

(16)

Nama fungsi Fungsi manajemen data karyawan

4. Aplikasi menampilkan detail data karyawan pada kolom isian.

6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data karyawan yang sudah

Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data karyawan Pengecualian -

Tabel 3.9 Fungsi Manajemen Data Gaji

Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Gaji

Prioritas High

Pemicu Pengguna memilih menu Setting gaji Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu Setting gaji.

2. Staff Personalia memilih tipe karyawan dari tombol tipe 3. Staff Personalia isi nilai gaji.

4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data gaji.

Alur Alternatif 1

1. Staff Personalia memilih menu Setting gaji.

2. Staff Personalia memilih tipe karyawan dari tombol tipe 3. Staff Personalia merubah nilai gaji.

4. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data gaji.

Alur Alternatif 2

1. Staff Personalia memilih menu Setting gaji.

2. Staff Personalia memilih tipe karyawan dari tombol tipe 3. Staff Personalia memilih data gaji yang akan dihapus. 4. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk

menghapus data gaji. Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data gaji. Pengecualian -

Tabel 3.10 Fungsi Manajemen Data Tunjangan.

Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Tunjangan

Prioritas High

(17)

Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Tunjangan

Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu setting tunjangan. 2. Staff Personalia memilih jabatan.

3. Staff Personalia isi data tunjangan berdasarkan jabatan. 4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk

menyimpan data tunjangan. Alur Alternatif

1

1. Staff Personalia memilih menu setting tunjangan. 2. Staff Personalia memilih jabatan.

3. Staff Personalia mengubah data tunjangan.

4. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data tunjangan.

Alur Alternatif 2

1. Staff Personalia memilih menu setting tunjangan. 2. Staff Personalia memilih jabatan.

3. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk menghapus data tunjangan.

Kondisi Akhir Aplikasi dapat menyimpan data tunjangan karyawan. Pengecualian -

Tabel 3.11 Fungsi Manajemen Data Status Kehadiran

Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Status Kehadiran

Prioritas Medium

Pemicu Pengguna memilih menu status kehadiran. Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu status kehadiran. 2. Staff Personalia isi kolom pada status kehadiran.

3. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data status kehadiran.

Alur Alternatif 1

1. Staff Personalia memilih menu status kehadiran. 2. Staff Personalia memilih data yang akan diubah 3. Staff Personalia isi kolom yang akan diubah.

4. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data status kehadiran.

Alur Alternatif 2

1. Staff Personalia memilih menu status kehadiran. 2. Staff Personalia memilih data yang akan dihapus.

3. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk menghapus data status kehadiran.

Kondisi Akhir Aplikasi dapat menyimpan data status kehadiran. Pengecualian -

(18)

Tabel 3.12 Fungsi Manajemen Data Hari Besar

Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Hari Besar

Prioritas Medium

Pemicu Pengguna memilih menu Hari besar Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu hari besar. 2. Staff Personalia isi data hari besar.

3. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data hari besar.

Alur Alternatif 1

1. Staff Personalia memilih menu hari besar. 2. Staff Personalia merubah data hari besar.

3. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data hari besar.

Alur Alternatif 2

1. Staff Personalia memilih menu hari besar.

2. Staff Personalia pilih data hari besar yang akan dihapus. 3. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk

menghapus data hari besar. Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data hari besar. Pengecualian -

Tabel 3.13 Fungsi Manajemen Data Lembur.

Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Lembur.

Prioritas High

Pemicu Pengguna memilih Proses koreksi lembur Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu koreksi lembur. 2. Staff personalia memilih NIK pada kolom cari. 3. Staff personalia mengisi data lembur karyawan.

4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data lembur.

Alur Alternatif 1

1. Staff personalia memilih menu koreksi lembur. 2. Staff personalia memilih NIK pada kolom cari. 3. Staff personalia mengubah data lembur karyawan.

4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk mengubah data lembur.

Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data lembur karyawan Pengecualian -

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai Staff personalia

(19)

Tabel 3.14 Fungsi Manajemen Koreksi Presensi

Nama fungsi Fungsi Manajemen Koreksi Presensi

Prioritas High

Pemicu Pengguna memilih menu koreksi presensi Kondisi Awal Data presensi sesuai periode

Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu koreksi presensi 2. Staff personalia memilih tipe karyawan

3. Staff personalia mengganti status sesuai koreksi

4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data koreksi presensi.

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi mengubah data presensi awal karyawan Pengecualian -

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai Staff personalia

Tabel 3.15 Fungsi Pengajuan Cuti.

Nama fungsi Fungsi Pengajuan Cuti.

Prioritas Medium

Pemicu Karyawan memilih menu pengajuan cuti Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Karyawan memilih menu pengajuan cuti 2. Karyawan mengisi data sesuai kolom cuti

3. Karyawan menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data cuti.

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi memproses pengajuan cuti karyawan Pengecualian -

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai Karyawan

Tabel 3.16 Fungsi Persetujuan cuti.

Nama fungsi Fungsi Pengajuan cuti

Prioritas Medium

Pemicu Kepala bagian memilih menu persetujuan cuti Kondisi Awal Muncul data cuti karyawan

Alur Normal 1. Kepala bagian memilih menu persetujuan cuti

2. Kepala bagian melakukan centang untuk menyetujui atau menolak cuti.

(20)

Nama fungsi Fungsi Pengajuan cuti

4. Sistem menyimpan data persetujuan cuti Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi mengubah data karyawan menjadi cuti Pengecualian -

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai kepala bagian.

Tabel 3.17 Fungsi Setting periode penggajian.

Nama fungsi Fungsi Setting periode penggajian.

Prioritas High

Pemicu Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu Setting

periode penggajian

Kondisi Awal Kolom isian kosong

Alur Normal 1. Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu

setting periode penggajian

2. Staff personalia dan manajer keuangan memilih tipe karyawan

3. Staff personalia dan manajer keuangan mengisi data periode penggajian

4. Staff personalia dan manajer keuangan menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data periode penggajian. Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data periode penggajian. Pengecualian -

1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia dan manajer keuangan

Tabel 3.18 Fungsi import data presensi.

Nama fungsi Fungsi import data presensi.

Prioritas High

Pemicu Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu import

data presensi.

Kondisi Awal -

import data presensi.

2. Staff personalia dan manajer keuangan memilih tipe karyawan.

3. Staff personalia dan manajer keuangan menekan tombol “import” untuk melakukan proses pengambilan data. 4. Muncul alert “proses selesai” jika sudah selesai

(21)

Nama fungsi Fungsi import data presensi.

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi mengambil data presensi. Pengecualian -

Tabel 3.19 Fungsi Cetak Slip Gaji.

Nama fungsi Fungsi Cetak Slip Gaji.

Prioritas High

Pemicu Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu cetak Slip Gaji.

Kondisi Awal Tampil slip gaji karyawan

Cetak Slip Gaji.

2. Aplikasi akan menghitung gaji dan menampilkan slip gaji berdasarkan periode yang dipilih.

Alur Alternatif -

Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan slip gaji karyawan Pengecualian -

Pada tahap selanjutnya yaitu tahap pengembangan, pada tahap ini akan menjabarkan lebih banyak hal–hal yang dibutuhkan dalam aplikasi. Hal tersebut dapat dijelaskan pada gambar 3.3. Diagram IPO pada gambar 3.3 menggambarkan rancangan kebutuhan sistem penggajian karyawan PT MU.

Diagram IPO dikelompokkan berdasarkan input, proses dan output.

Proses yang ada adalah manajemen departemen, sub bagian, jabatan, karyawan, gaji, tunjangan, setting periode penggajian, import data presensi, manajemen lembur, koreksi presensi, pengajuan cuti, persetujuan cuti dan cetak slip gaji. Untuk laporan sendiri memiliki delapan laporan yang dihasilkan salah satunya adalah slip gaji karyawan.

(22)

INPUT PROSES OUTPUT Data Department Data Karyawan Manajemen Gaji Data Sub Bagian Manajemen departemen

Manajemen Sub bagian

Data Jabatan Manajemen jabatan

Manajemen karyawan Data gaji Data Lembur Data Koreksi Presensi Data periode penggajian Setting periode penggajian

Import Data Presensi fingerprint

Manajemen Lembur

Manajemen koreksi presensi

Cetak Slip Gaji

Slip Gaji

Laporan detail gaji

Laporan detail lembur Laporan pengeluaran gaji Laporan pengeluaran lembur Laporan pajak Laporan Presensi karyawan

Laporan Sisa cuti karyawan Data Pengajuan

cuti Pengajuan cuti

Persetujuan cuti Data Hari besar Data Status kehadiran Manajemen Tunjangan

(23)

3.2 Perancangan Sistem

Tahap lanjutan setelah melakukan analisis kebutuhan sistem yaitu tahap perencangan sistem. Langkah-langkah operasi dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

a. System Flow Penggajian. b. Diagram Jenjang Proses.

c. Data Flow Diagram (DFD), yang terdapat atas: Context Diagram, DFD Level

0 dan DFD Level 1.

d. Entity Relationship Diagram (ERD), yang terdapat atas: Conceptual Data

Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM).

e. Rancangan Input Output

3.2.1 System flow Penggajian

System flow merupakan penggambaran aliran dokumen dalam sistem dan

merupakan proses kerja dalam sistem. Jika document flow menggambarkan tentang bagan alur dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem, maka system flow menggambarkan tentang aliran data pada sistem yang nantinya akan dibangun untuk membantu proses dalam organisasi.

Berikut dibawah ini adalah system flow penggajian yang digambarkan pada gambar 3.4. Pada gambar 3.4 dijelaskan bahwa terdapat 4 aktor yang terlibat dengan sistem, yaitu: bagian personalia, manajer keuangan, karyawan dan kepala bagian. Masing masing entitas tersebut memiliki tugas yang berbeda beda. Alur tersebut berjalan dari bagian personalia dan berakhir pada persetujuan cuti kepala bagian.

(24)

Gambar 3.4 System Flow Penggajian

Manajer Keuangan Karyawan Kepala Bagian Personalia START DATA DEPARTEMEN MANAJEMEN DATA DEPARTEMEN DEPARTEMEN SUB BAGIAN MANAJEMEN DATA SUB BAGIAN DATA SUB BAGIAN

DATA JABATAN JABATAN

MANAJEMEN DATA JABATAN MANAJAEMEN DATA KARYAWAN BIODATA KARYAWAN DATA KARYAWAN _KELUARGA KARYAWAN PENDIDIKAN KARYAWAN PELATIHAN KARYAWAN MANAJEMEN DATA GAJI DATA GAJI POKOK DATA TUNJANGAN MANAJEMEN DATA TUNJANGAN TUNJANGAN MANAJEMEN DATA STATUS KEHADIRAN STATUS KEHADIRAN DATA STATUS KEHADIRAN HARI BESAR DATA HARI BESAR MANAJEMEN DATA HARI BESAR LEMBUR DATA LEMBUR MANAJEMEN DATA LEMBUR DATA KOREKSI PRESENSI MANAJEMEN DATA KOREKSI PRESENSI KOREKSI PRESENSI DATA PERIODE MANAJEMEN

DATA PERIODE PERIODE

IMPORT DATA MESIN PRESENSI PRESENSI DATA PENGAJUAN CUTI CUTI PENGAJUAN CUTI DATA APPROVE CUTI PERSETUJUAN CUTI IMPORT DATA MESIN PRESENSI MANAJEMEN

DATA PERIODE DATA PERIODE

CETAK SLIP GAJI

GAJI FINAL END SLIP GAJI BURUH DETAIL GAJI DETAIL LEMBUR PENGELUARAN GAJI PENGELUARAN LEMBUR SISA CUTI PRESENSI PENGELUARAN PAJAK DETAIL GAJI LAPORAN SISA CUTI LAPORAN PRESENSI LAPORAN PAJAK SLIP GAJI STAFF

LAPORAN PENGELUARAN GAJI SISA CUTI LAPORAN DETAIL GAJI PRESENSI

SLIP GAJI STAFF

PENGELUARAN GAJI PENGELUARAN PAJAK LAPORAN DETAIL GAJI LAPORAN DETAIL LEMBUR LAPORAN PRESENSI LAPORAN PAJAK SLIP GAJI BURUH LAPORAN PENGELUARAN LEMBUR LAPORAN SISA CUTI LAPORAN PENGELUARAN GAJI A A B C B C

(25)

3.2.2 Diagram jenjang proses

Diagram Jenjang merupakan sarana dalam melakukan Rancangan dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuannya agar Diagram Jenjang adalah dapat memberikan informasi tentang fungsi-fungsi yang ada didalam sistem tersebut. Gambar Diagram Jenjang dapat dilihat pada Gambar 3.5

Diagram pada Gambar 3.5 menggambarkan bahwa aplikasi penggajian pada PT Matra Unikatama memiliki 3 kelompok menu yaitu manajemen data

Master, transaksi penggajian dan laporan. Manajemen data Master terdiri dari

beberapa menu yaitu manajemen data departemen, manajemen data sub bagian, manajemen data jabatan, manajemen gaji karyawan, manajemen tunjangan, manajemen data karyawan, manajemen status kehadiran dan manajemen hari besar.

Menu transaksi penggajian memiliki beberapa detail menu yaitu koreksi lembur yang memiliki fungsi input data lembur, koreksi presensi yang berfungsi mengganti kehadiran karyawan, pengajuan cuti, persetujuan cuti, setting periode penggajian yang berfungsi untuk mengatur periode penggajian yang akan diproses, import data mesin presensi yang berfungsi mengambil data presensi lalu diolah pada aplikasi dan cetak slip gaji yaiu proses akhir mencetak slip gaji karyawan.

Laporan sistem yang diberikan ada tujuh yaitu laporan pengeluaran gaji, laporan pengeluaran lembur, laporan detail gaji, laporan detail lembur, laporan sisa cuti karyawan, laporan presensi karyawan dan laporan PPh 21.

(26)

0

Aplikasi Penggajian PT. Matra Unikatama

1

Manajemen Data Master

2 Transaksi Penggajian 3 Laporan 1.1 Manajemen Data Departemen 1.2 Manajemen Data Sub Bagian 1.3 Manajemen Data Jabatan 1.4 Manajemen Data Karyawan 1.6 Manajemen Status Kehadiran 1.5 Manajemen Hari Besar 2.1 Manajemen Lembur 2.2 Manajemen Koreksi Presensi 2.3 Setting periode penggajian 2.4 Import data presensi 2.5 Pengajuan cuti 3.1 Detail Gaji 3.2 Detail Lembur 3.3 Pengeluaran Gaji 3.4 Pengeluaran Lembur 3.5 Pengeluaran Pajak 3.6 Sisa Cuti Karyawan 2.6 Persetujuan cuti 3.7 Presensi 1.7 Manajemen Gaji Pokok 2.7

Cetak slip gaji

1.8

Manajemen Tunjangan

Gambar 3.5 Diagram Jenjang Proses

(27)

3.2.3 Context Diagram

Context Diagram merupakan gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat empat (4) external entity yaitu bagian personalia,

manajer keuangan, karyawan dan Kepala Bagian. Proses pembuatan context

diagram dimulai dari system flow yang menjelaskan alur sistem. Dalam alur

sistem terdapat proses dan tabel yang dibutuhkan untuk menjalankan proses tersebut sehingga dapat diketahui alur data serta entitasnya.

Gambar 3.6 Context Diagram

Laporan pengeluaran pajak Laporan pengeluaran lembur

Laporan pengeluaran g aji Lapora detail lembur Laporan detail g aji

Laporan pres ens i

Laporan sisa cuti

Info cuti

Data Persetujuan Cuti Data Tunjangan

Data Koreks i Absen Data Lembur

Data Status Kehadiran

Laporan Peng eluaran Gaji

Data Karyawan

Slip Gaji Karyawan Staff Laporan Peng eluaran Pajak Laporan Detail Gaji

Laporan Sisa Cuti Slip Gaji Karyawan Buruh Laporan Presensi

Data Gaji Pokok Data Hari Besar

Info Status Cuti

Data Peng ajuan Cuti

Set Periode Peng gajian Data Jabatan

Data Sub Bag ian Data Department

0

Aplikasi Pengg ajian PT Matra Unikatama

+

Bag ian Personalia

Manajer Keuang an

Karyawan

(28)

1. DFD Level 0

Pada gambar 3.7 tentang DFD level 0, DFD level 0 memiliki tiga (3) proses yang fungsinya masing-masing adalah penjabaran lebih lanjut tentang proses dalam sistem dan tabel yang digunakan dalam penyimpanan data.

Gambar 3.7 DFD level 0 data haribesar data tunjang an data cuti data lembur data g aji data cuti data presensi data karyawan data cuti data presensi data periode data koreksi data lembur data karyawan data g aji data subbag ian data departemen data jabatan data jabatan [Info cuti] data status data pendidikan data pelatihan data keluarg a data karyawan data jabatan data subbag ian data departemen data g ajifinal data presensi data periode data cuti data koreksi data lembur [Info Status Cuti]

[Data Karyawan]

[Data Lembur]

[Data Koreksi Absen]

[slip g aji karyawan staff] [slip g aji karyawan buruh]

[Laporan peng eluaran g aji]

[Laporan peng eluaran lembur]

[Lapora detail lembur]

[Laporan peng eluaran pajak]

[Laporan detail g aji]

[Data Persetujuan Cuti]

[Laporan sisa cuti] [Data Tunjang an]

[Laporan presensi] [Data Status Kehadiran]

[Laporan Pengeluaran Gaji]

[Laporan Presensi]

[Laporan Detail Gaji] [Laporan Pengeluaran Pajak]

[Laporan Sisa Cuti]

[Data Peng ajuan Cuti]

[Set Periode Pengg ajian] [Data Gaji Pokok]

[Data Hari Besar] [Data Jabatan] [Data Sub Bagian] [Data Department]

Bag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian Personalia

Manajer Keuang an Bag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian Personalia

Karyawan

Manajer Keuang an Bag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian Personalia

Bag ian Personalia Bag ian Personalia Bag ian Personalia

Manajer Keuang an Manajer Keuang an Manajer Keuang an Manajer Keuang an Manajer Keuang an 1

Manajemen Data Master

+

Bag ian Personalia

2

Transaksi Peng gajian

+ 3 Laporan + Manajer Keuang an Manajer Keuang an Bag ian Personalia

Bag ian Personalia

Kepala Bag ian

Manajer Keuang an Manajer Keuang an Bag ian Personalia

Bag ian Personalia Bag ian Personalia Bag ian Personalia Bag ian Personalia

Manajer Keuang an Bag ian Personalia

1 departemen 2 subbagian 3 jabatan 4 datakaryawan 5 datakeluarg a 6 datapelatihan 7 datapendidikan 8 tunjangan 9 haribesar 10 statuskehadiran 11 lembur 12 koreksipresensi 13 cuti 14 periode 15 presensi 16 g ajifinal

(29)

2. DFD Level 1 Proses Manajemen Data Master

Pada DFD Level 1 mengelola data Master terdapat delapan (8) sub proses yaitu mengelola data Departemen, data sub bagian, data jabatan, data karyawan, data hari besar, data status kehadiran dan data gaji karyawan. Sub proses mengelola data Departemen berfungsi untuk mengelola data-data Departemen yang ada pada perusahan. Sub proses mengelola data sub bagian berfungsi untuk mengelola data-data sub bagian yang ada pada perusahan. Sub proses mengelola data jabatan berfungsi untuk mengelola data-data jabatan yang ada pada perusahan. Sub proses mengelola data karyawa berfungsi untuk mengelola data-data karyawan yang ada pada perusahan. Sub proses mengelola data hari besar berfungsi untuk mengelola data-data hari besar yang ada pada perusahan. Sub proses mengelola data status kehadiran berfungsi untuk mengelola data-data status kehadiran yang ada pada perusahan. Sub proses mengelola data gaji karyawan berfungsi untuk mengelola data gaji karyawan yang ada pada perusahan. Gambar DFD level 1 mengelola data Master dapat dilihat pada Gambar 3.8.

3. DFD Level 1 Proses Transaksi Penggajian

Pada DFD Level 1 Proses Transaksi Penggajian terdapat tujuh (7) sub proses yaitu koreksi presensi, koreksi lembur, periode penggajian, import data presensi, pegajuan cuti, persetujuan cuti dan cetak slip gaji. Sub proses koreksi presensi berfungsi untuk mengubah data karyawan jika masuk memakai ijin, sub proses koreksi lembur berfungsi untuk mencatat lembur karyawan. Sub proses periode penggajian berfungsi sebagai jarak awal dan akhir proses penggajian. Sub proses import data presensi berfungsi untuk mengambil data

(30)

presensi untuk dihitung kehadirannya. Sub proses cetak slip gaji berfungsi untuk menghitung gaji pada tiap periode tertentu, dan sub proses pengajuan cuti berfungsi untuk karyawan mengajukan cuti secara mandiri. Gambar DFD

level 1 proses mengelola transaksi dapat dilihat pada gambar 3.9.

Gambar 3.8 DFD level 1 Proses Mengelola Data Master [data haribesar] [data tunjangan] [data g aji] [data karyawan] [data karyawan] [data pendidikan] [data pelatihan] [data keluarga] [data departemen] [data jabatan] [data jabatan] [data jabatan] [data subbagian] [data subbagian] [data departemen] [data status]

[Data Tunjang an]

[Data Status Kehadiran]

[Data Karyawan]

[Data Gaji Pokok] [Data Hari Besar]

[Data Jabatan] [Data Sub Bagian]

[Data Department] Bag ian Personalia

Bag ian Personalia Bag ian Personalia Bag ian Personalia

Bag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian PersonaliaBag ian Personalia 1.1

Manajemen Data Departement

1.2

Manajemen Data Sub Bag ian

1.3 Manajemen Data Jabatan 1.4 Manajemen Data Karyawan 1.5 Manajemen Tunjangan 1.6 Manajemen Hari Besar 1.7 Manajemen Gaji Pokok Karyawan

Bag ian Personalia

1.8

Manajemen Status Kehadiran

Bag ian Personalia

1 departemen 2 subbagian 3 jabatan 4 datakaryawan 5 datakeluarg a 6 datapelatihan 7 datapendidikan 8 tunjangan 9 haribesar 10 statuskehadiran 1 departemen 33 jabatanjabatan 1 departemen 2 subbagian 4 datakaryawan 4 datakaryawan 8 tunjangan 9 haribesar

(31)

Gambar 3.9 DFD level 1 Proses Mengelola Transaksi

4. DFD Level 1 Proses Laporan

Pada DFD Level 1 Proses Laporan terdapat tujuh (7) sub proses yaitu slip gaji, detail gaji, detail lembur, pengeluaran gaji, pengeluaran lembur, presensi karawan, pengeluaran pajak dan sisa cuti karyawan. Sub proses slip gaji merupakan proses cetak slip gaji yang nantinya dibedakan menjadi slip gaji karyawan buruh dan slip gaji karyawan staff. Sub proses detail gaji dan detail

[data cuti] [data koreksi] [data periode] [data g ajifinal] [data presensi] [data periode] [data cuti] [data cuti] [data presensi] [data koreksi] [data lembur] [data lembur]

[slip g aji karyawan staff] [slip g aji karyawan buruh]

[Info c uti] [Data Persetujuan Cuti] [Data Koreksi Absen]

[Data Lembur]

[Set Periode Pengg ajian]

[Info Status Cuti] [Data Peng ajuan Cuti] Bag ian Personalia

KaryawanKaryawan 2.1 Koreks i Lembur 2.2 Koreks i Presensi 2.3 setting Periode Peng g ajian 2.4 import Data Mes in

Presensi

2.5

cetak s lip g aji

2.6

Peng ajuan Cuti KaryawanKaryawan

2.7

Persetujuan cuti Kepala Bag ian

Kepala Bag ian Bag ian Personalia

Manajer Keuang an 11 lembur 12 koreksipres ens i 13 cuti 14 periode 15 presensi 16 g ajifinal 11 lembur 12 koreksipres ens i 14 periode 15 presensi 13 cuti 13 cuti

(32)

lembur berfungsi laporan detail gji dan lembur tiap departemen dan akan ditotal. Sub proses pengeluaran lembur dan gaji berfungsi mengetahui laporan pengeluaran tiap departemen pada periode tertentu. Sub proses presensi merupakan laporan kehadiran karyawan sesuai data yang terekam di mesin sidik jari. Sub proses pengeluaran pajak merupakan laporan pajak dan sub proses sisa cuti berfungsi mengetahui sisa cuti yang dimiliki karyawan. Gambar DFD level 1 Proses Mengelola Laporan dapat dilihat pada gambar 3.10.

Gambar 3.10 DFD level 1 Proses Mengelola Laporan

[data lembur] [data karyawan] data karyawan data karyawan data karyawan data karyawan data karyawan data karyawan data karyawan data g aji [data g aji] data g aji data g aji [data presensi] [data cuti] data lembur data lembur

[Laporan Pengeluaran Gaji]

[Laporan presensi] [Laporan sisa cuti]

[Laporan Pengeluaran Pajak]

[Laporan Presensi] [Laporan detail g aji]

[Laporan peng eluaran pajak]

[Lapora detail lembur]

[Laporan peng eluaran lembur] [Laporan peng eluaran g aji]

[Laporan Sisa Cuti] [Laporan Detail Gaji]

Bag ian Personalia Manajer Keuang an 3.1 Detail Gaji 3.2 Detail Lembur 3.3 Peng eluaran Gaji

3.4 Peng eluaran

Lembur

3.5 Peng eluaran Pajak

3.6 Sisa Cuti Karyawan 3.7 Presensi Karyawan 4 datakaryawan 15 presensi 13 cuti 16 g ajifinal 11 lembur

(33)

3.2.4 Entity Relationship Diagram

Dari data flow diagram menggambarkan arus data yang ada dalam sistem, dari arus data tersebut maka akan diketahui kebutuhan tabel untuk penyimpanan data. Untuk mengelola data Master maka dibutuhkan tabel Master seperti Departemen, sub bagian, jabatan, karyawan, hari besar, status kehadiran, gaji pokok dan tunjangan . Untuk mencatat data transaksi maka dibutuhkan table peresensi, koreksi lembur, koreksi presensi dan pengajuan cuti.

1. Conceptual Data Model

CDM dari aplikasi penggajian terdapat enam belas entity yang berasal dari kebutuhan penyimpanan data dari data flow diagram yaitu tabel departemen, sub bagian, jabatan, karyawan, detilkeluarga, detilpendidikan, detilpelatihan, hari besar, status kehadiran, periode penggajian, presensi, tunjangan, gajifinal, pengajuan cuti, koreksi presensi dan koreksi lembur. CDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.12

2. Physical Data Model

PDM dari aplikasi penggajian terdapat enam belas entity yang berasal dari kebutuhan penyimpanan data dari data flow diagram yaitu tabel departemen, sub bagian, jabatan, karyawan, detilkeluarga, detilpendidikan, detilpelatihan, hari besar, status kehadiran, periode penggajian, presensi, tunjangan, gajifinal, pengajuan cuti, koreksi presensi dan koreksi lembur. PDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.13

(34)

55

ID SubBagi an i d j abatan

kode gaj i

ni k kode peri ode

kode hari besar

ni k

kode koreksi absen NIK

ID Departement

NIK

kodePeri ode kodeStatusKehadi ran kodeGaj i kodeKoreksi Absen Department ID_department nama_department <pi > VA10 VA100 <M> Jabatan i d_j abatan nama_j abatan <pi > VA10 VA100 <M> SubBagi an ID_SubBagi an nama_SubBagi an <pi > VA10 VA100 <M> MasterKaryawan ni k namal engkap namapanggi l an T i pe tanggal masukkerj a tanggal pengangkatan j eni skel ami n kotal ahi r tanggal l ahi r sukubangsa agama gol ongandarah al amatRumah tel eponRumah tel eponGenggam emai l noktp berl akusampai nokk npwp tanggal terdaftarnpwp gaj i <pi > VA10 VA100 VA100 VA1 D D VA10 VA100 D VA100 VA100 VA1 VA100 VA100 VA15 VA100 VA100 D VA100 VA100 D I

<M> Detai l Kel uargaKaryawan noDetai l Kel uarga

namakel uarga statusKel uarga pendi di kanakhi r pekerj aan scanbpj s j eni skel ami nkel kotal ahi rkel tanggal l ahi rkel ... <pi > VA10 VA100 VA100 VA100 VA100 VA100 VA10 VA100 D <M>

Detai l Pel ati hanKaryawan noDetai l Pel ati han

namakursus namapenyel enggara tanggal pel aksanaan tempat adaSerti fi kat ... <pi > VA10 VA100 VA100 VA100 VA100 VA1 <M>

Detai l Pendi di kanKaryawan noDetai l Pendi di kan

ti ngkatan namasekol ah j urusan tahunmasuk tahunl ul us ni l ai rata <pi > VA10 VA100 VA100 VA100 I I I <M> hari _besar ID_hari _besar nama_hari _besar tgl hari besar <pi > VA10 VA100 D <M> Presensi kode_presensi tanggal presensi check1 check2 check3 l amakerj a j aml embur1 j aml embur2 j aml embur3 perkal i anl embur1 perkal i anl embur2 perkal i anl embur3 total Perkal i anLembur j uml ahHari Besar koreksi ... <pi > VA10 D T T T I I I I I I I I I I VA5 peri ode_penggaj i an kodePeri ode tanggal awal tanggal akhi r ... <pi > VA10 D D <M>

Setti ngT unj angan kode_Gaj i uangSusu uangmakan uangtransport premi 4 premi 5 premi 6 j ht

tunj anganPrestasi Hari an l ai nl ai n2 l ai nl ai n3 potonganBPJSKesehatan potonganBPJSHari T ua <pi > VA10 I I I I I I I I I I I I <M> T ransKoreksi Absen kodeKoreksi Absen statusAwal statusKoreksi tanggal koreksi ... <pi > VA10 VA10 VA10 D <M> MasterStatusKehadi ran kodeStatusKehadi ran namaStatusKehadi ran kal i gaj i keteranganstatus <pi > VA10 VA100 I I <M> T ransKoreksi Lembur kodeKoreksi Lembur l embur1 l embur2 l embur3 tanggal l embur <pi > VA10 I I I D <M> Pengaj uanCuti Ij i n kodePengaj uanCuti tanggal awal cuti tanggal akhi rcuti keterangan status <pi > VA10 D D VA100 VA5 <M> Gaj i Fi nal KodeGaj i Fi nal total UangSusu total UangMakan T otal UangT ransport T otal UangPremi T otal UangJHT T otal Prestasi Hari an T otal Lai n2 T otal PotonganKesehatan T otal PotonganHari T ua Paj ak <pi > VA10 I I I I I I I I I I

Gambar 3.11 Conceptual Data Model

(35)

Department ID_department nama_department varchar(10) varchar(100) <pk> Jabatan i d_j abatan kode_Gaj i nama_j abatan varchar(10) varchar(10) varchar(100) <pk> SubBagi an ID_SubBagi an ID_department nama_SubBagi an ... varchar(10) varchar(10) varchar(100) <pk> <fk> MasterKaryawan ni k ID_SubBagi an i d_j abatan kode_Gaj i namal engkap namapanggi l an T i pe tanggal masukkerj a tanggal pengangkatan j eni skel ami n kotal ahi r tanggal l ahi r sukubangsa agama gol ongandarah al amatRumah tel eponRumah tel eponGenggam emai l noktp berl akusampai nokk npwp tanggal terdaftarnpwp ... varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(1) dateti me dateti me varchar(10) varchar(100) dateti me varchar(100) varchar(100) varchar(1) varchar(100) varchar(100) varchar(15) varchar(100) varchar(100) dateti me varchar(100) varchar(100) dateti me i nt <pk> <fk1> <fk2>

Detai l Kel uargaKaryawan noDetai l Kel uarga

ni k namakel uarga statusKel uarga pendi di kanakhi r pekerj aan scanbpj s j eni skel ami nkel kotal ahi rkel ... varchar(10) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(10) varchar(100) dateti me <pk>

Detai l Pel ati hanKaryawan noDetai l Pel ati han

ni k namakursus namapenyel enggara tanggal pel aksanaan tempat ... varchar(10) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(1) <pk>

Detai l Pendi di kanKaryawan noDetai l Pendi di kan

ni k ti ngkatan namasekol ah j urusan tahunmasuk tahunl ul us ni l ai rata ... varchar(10) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(100) i nt i nt i nt <pk> hari _besar ID_hari _besar nama_hari _besar tgl hari besar ... varchar(10) varchar(100) dateti me <pk> Presensi kode_presensi kodeKoreksi Absen kodePeri ode ni k ID_hari _besar tanggal presensi check1 check2 check3 l amakerj a j aml embur1 j aml embur2 j aml embur3 perkal i anl embur1 perkal i anl embur2 perkal i anl embur3 total Perkal i anLembur j uml ahHari Besar koreksi ... varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) dateti me dateti me dateti me dateti me i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt <pk> <fk4> <fk2> <fk3> peri ode_penggaj i an kodePeri ode tanggal awal tanggal akhi r ... varchar(10) dateti me dateti me <pk>

Setti ngT unj angan kode_Gaj i uangSusu uangmakan uangtransport premi 4 premi 5 premi 6 j ht

tunj anganPrestasi Hari an l ai nl ai n2 l ai nl ai n3 potonganBPJSKesehatan potonganBPJSHari T ua varchar(10) i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt <pk> T ransKoreksi Absen kodeKoreksi Absen ni k kodeStatusKehadi ran statusAwal statusKoreksi ... varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) dateti me <pk> <fk2> MasterStatusKehadi ran kodeStatusKehadi ran namaStatusKehadi ran kal i gaj i keteranganstatus varchar(10) varchar(100) i nt i nt <pk> T ransKoreksi Lembur kodeKoreksi Lembur ni k l embur1 l embur2 l embur3 tanggal l embur ... varchar(10) varchar(10) i nt i nt i nt dateti me <pk> Pengaj uanCuti Ij i n kodePengaj uanCuti ni k kodeStatusKehadi ran tanggal awal cuti tanggal akhi rcuti keterangan ... varchar(10) varchar(10) varchar(10) dateti me dateti me varchar(100) varchar(5) <pk> <fk2> Gaj i Fi nal KodeGaj i Fi nal kodePeri ode ni k total UangSusu total UangMakan T otal UangT ransport T otal UangPremi T otal UangJHT T otal Prestasi Hari an T otal Lai n2 T otal PotonganKesehatan T otal PotonganHari T ua Paj ak ... varchar(10) varchar(10) varchar(10) i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt i nt <pk> <fk2>

(36)

3.2.5 Struktur Database

Struktur database menunjukkan detail isi tabel pada database sistem. Dengan adanya strukur tabel dapat diketahui kolom-kolom tabel, panjang data maksimum, primary key dan foreign key.

a. Tabel Departemen

Nama Tabel : Departemen

Primary Key : Id_Departemen

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data departemen

Tabel 3.20 Tabel Departemen

No. Kolom Tipe Panjang

Maksimum Keterangan

1 Id_Departemen VARCHAR 10 PK

2 Nama_Departemen VARCHAR 100

b. Tabel Sub Bagian

Nama Tabel : SubBagian

Primary Key : Id_SubBagian

Foreign Key : Id_Departemen

Fungsi : Menyimpan data sub bagian

Tabel 3.21 Tabel Sub Bagian

Maksimum Keterangan

1 Id_SubBagian VARCHAR 10 PK

2 Id_Departemen VARCHAR 10 FK

(37)

c. Tabel Jabatan

Nama Tabel : Jabatan

Primary Key : Id_Jabatan

Foreign Key : Kode_Gaji

Fungsi : Menyimpan data jabatan

Tabel 3.22 Tabel Jabatan

Maksimum Keterangan

1 Id_Jabatan VARCHAR 10 PK

2 Kode_Gaji VARCHAR 10 FK

3 Nama_Jabatan VARCHAR 100

d. Tabel Karyawan

Nama Tabel : Karyawan

Primary Key : NIK

Foreign Key : Id_SubBagian, Id_Jabatan, Kode_Gaji

Fungsi : Menyimpan data karyawan

Tabel 3.23 Tabel Karyawan

Maksimum Keterangan 1 NIK VARCHAR 10 PK 2 Id_subBagian VARCHAR 10 FK 3 Id_Jabatan VARCHAR 10 FK 4 Kode_Gaji VARCHAR 10 FK 5 NamaLengkap VARCHAR 100 6 NamaPanggilan VARCHAR 100 7 Tipe VARCHAR 1 8 TanggalMasukKerja DATE - 9 TanggalPengangkatan DATE - 10 JenisKelamin VARCHAR 5 11 KotaLahir VARCHAR 100

(38)

No. Kolom Tipe Panjang Maksimum Keterangan 12 SukuBangsa VARCHAR 100 13 Agama VARCHAR 100 14 GolonganDarah VARCHAR 2 15 AlamatRumah VARCHAR 100 16 TeleponRumah VARCHAR 100 17 TeleponGenggam VARCHAR 100 18 Email VARCHAR 100 19 NoKTP VARCHAR 100 20 BerlakuSampai DATE - 21 NoKK VARCHAR 100 22 NPWP VARCHAR 100 23 TanggalTerdaftarNPWP DATE -

e. Tabel Detail Keluarga Karyawan

Nama Tabel : DetailKeluargaKaryawan

Primary Key : NoDetailKeluarga

Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data keluarga karyawan

Tabel 3.24 Tabel Detail Keluarga Karyawan

Maksimum Keterangan 1 NoDetailKeluarga VARCHAR 10 PK 2 NIK VARCHAR 10 FK 3 NamaKeluarga VARCHAR 1000 4 StatusKeluarga VARCHAR 1000 5 PendidikanTerakhir VARCHAR 1000 6 Pekerjaan VARCHAR 1000 7 ScanBPJS VARCHAR 1000 8 JenisKelaminKel VARCHAR 1000 9 KotaKelahiranKel VARCHAR 1000

(39)

f. Tabel Detail Pelatihan Karyawan

Nama Tabel : DetailPelatihanKaryawan

Primary Key : NoDetailPelatihan

Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data pelatihan karyawan

Tabel 3.25 Tabel Detail Pelatihan Karyawan

Maksimum Keterangan 1 NoDetailPelatihan VARCHAR 10 PK 2 NIK VARCHAR 10 FK 3 NamaKursus VARCHAR 1000 4 NamaPenyelenggara VARCHAR 1000 5 TanggalPelaksanaan VARCHAR 1000 6 Tempat VARCHAR 1000

g. Tabel Detail Pendidikan Karyawan

Nama Tabel : DetailPendidikanKaryawan

Primary Key : NoDetailPendidikan

Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data pendidikan karyawan

Tabel 3.26 Tabel Detail Pendidikan Karyawan

Maksimum Keterangan 1 NoDetailPendidikan VARCHAR 10 PK 2 NIK VARCHAR 10 FK 3 Tingkatan VARCHAR 1000 4 NamaSekolah VARCHAR 1000 5 Jurusan VARCHAR 1000 6 TahunMasuk INTEGER 7 TahunLulus INTEGER

(40)

h. Tabel Status Kehadiran

Nama Tabel : StatusKehadiran

Primary Key : KodeStatusKehadiran

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data status kehadiran

Tabel 3.27 Tabel Status Kehadiran

Maksimum Keterangan

1 KodeStatusKehadiran VARCHAR 10 PK

2 NamaStatusKehadiran VARCHAR 100

3 Kaligaji INTEGER

4 KeteranganStatus VARCHAR 100

i. Tabel Hari Besar

Nama Tabel : HariBesar

Primary Key : Id_HariBesar

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data hari besar

Tabel 3.28 Tabel Hari Besar

Maksimum Keterangan

1 Id_HariBesar VARCHAR 10 PK

2 NamaHariBesar VARCHAR 100

3 Tanggalharibesar DATE

j. Tabel Koreksi Presensi

Nama Tabel : KoreksiPresensi

(41)

Foreign Key : KodeStatusKehadiran, NIK Fungsi : Menyimpan data koreksi presensi

Tabel 3.29 Tabel Koreksi Presensi

Maksimum Keterangan 1 KodeKoreksiPresensi VARCHAR 10 PK 2 KodeStatusKehadiran VARCHAR 10 FK 3 NIK VARCHAR 10 FK 4 StatusAwal VARCHAR 10 5 StatusKoreksi VARCHAR 10

k. Tabel Koreksi Lembur

Nama Tabel : KoreksiLembur

Primary Key : KodeKoreksiLembur

Foreign Key : NIK

Fungsi : Menyimpan data lembur

Tabel 3.30 Tabel Koreksi Lembur

Maksimum Keterangan 1 KodeKoreksiLembur VARCHAR 10 PK 2 NIK VARCHAR 10 FK 3 Lembur1 INTEGER 4 Lembur2 INTEGER 5 Lembur3 INTEGER

l. Tabel Periode Penggajian

Nama Tabel : PeriodePenggajian

Primary Key : KodePeriode

(42)

Fungsi : Menyimpan data periode penggajian

Tabel 3.31 Tabel Periode Penggajian

Maksimum Keterangan

1 KodePeriode VARCHAR 10 PK

2 TanggalAwal DATE

3 TanggalAkhir DATE

m. Tabel Setting Tunjangan

Nama Tabel : SettingTunjangan

Primary Key : Kode_Gaji

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data tunjangan

Tabel 3.32 Tabel Setting Tunjangan

Maksimum Keterangan 1 Kode_Gaji VARCHAR 10 PK 2 UangSusu INTEGER 3 UangMakan INTEGER 4 UangTransport INTEGER 5 Premi4Hari INTEGER 6 Premi5Hari INTEGER 7 Premi6Hari INTEGER 8 JHT INTEGER 9 Tunjanganprestasiharian INTEGER 10 Lainlain2 INTEGER 11 Lainlain3 INTEGER 12 Potonganbpjskesehatan INTEGER 13 potonganbpjsharitua INTEGER n. Tabel Presensi

(43)

Primary Key : Kode_presensi

Foreign Key : IDHariBesar, Kodeperiode, Kodekoreksipresensi, NIK

Fungsi : Menyimpan data presensi

Tabel 3.33 Tabel Presensi

Maksimum Keterangan 1 Kode_presensi VARCHAR 10 PK 2 IDHariBesar VARCHAR 10 FK 3 Kodeperiode VARCHAR 10 FK 4 Kodekoreksipresensi VARCHAR 10 FK 5 NIK VARCHAR 10 FK 6 Tanggalpresensi DATE - 7 Check1 TIME - 8 Check2 TIME - 9 Check3 TIME - 10 LamaKerja INTEGER - 11 JamLembur1 INTEGER - 12 JamLembur2 INTEGER - 13 JamLembur3 INTEGER - 14 PerkalianLembur1 INTEGER - 15 PerkalianLembur2 INTEGER - 16 PerkalianLembur3 INTEGER - 17 TotalPerkalianLembur INTEGER - 18 JumlahHariBesar INTEGER - 19 Koreksi INTEGER -

o. Tabel Pengajuan Cuti

Nama Tabel : PengajuanCuti

Primary Key : KodePengajuanCuti

Foreign Key : KodeStatusKehadiran, NIK

(44)

Tabel 3.34 Tabel Pengajuan Cuti

Maksimum Keterangan 1 KodePengajuanCuti VARCHAR 10 PK 2 KodeStatusKehadiran VARCHAR 10 FK 3 NIK VARCHAR 10 FK 4 Tanggalawalcuti DATE 5 Tanggalakhircuti DATE 6 Keterangan VARCHAR 100

p. Tabel Gaji Final

Nama Tabel : GajiFinal

Primary Key : KodeGajiFinal

Foreign Key : NIK, KodePeriode

Fungsi : Menyimpan data gaji final

Tabel 3.35 Tabel Gaji Final

Maksimum Keterangan 1 KodeGajiFinal VARCHAR 10 PK 2 NIK VARCHAR 10 FK 3 KodePeriode VARCHAR 10 FK 4 TotalUangSusu INTEGER 5 TotalUangMakan INTEGER 6 TotalUangTransport INTEGER 7 TotalUangPremi INTEGER 8 TotalUangJHT INTEGER 9 TotalPrestasiHarian INTEGER 10 TotalLain2 INTEGER 11 TotalPotonganKesehatan INTEGER 12 TotalPotonganHariTua INTEGER 13 Pajak INTEGER