1
STRATEGI PENERAPAN ASSESSMENT CENTER DI PT. ABC (Best Practice)
Klara Innata Arishanti
Fakultas Psikologi Universitas Gunadarma
Jalan Margonda Raya No. 100, Depok 16424, Jawa Barat Email : klara_ia@staff.gunadarma.ac.id
ABSTRAK
Visi misi dan nilai-nilai dasar ini merupakan daya dorong yang ampuh untuk menopang keutuhan organisasi dalam pencapaian tujuannya. Empat tahapan penerapan dalam manajemen strategi yakni adalah strategic focus, assessment, change planning and implementation dan continuous improvement. PT. ABC adalah salah satu perusahan apparel garmen terbesar di Indonesia, dalam rangka ekspansinya organisasi ini membuat terobosan untuk mendirikan assessment centre dan melakukan pemetaan terhadap karyawan. Dalam penelitian ini dijabarkan proses pendirian assessment centre, Langkah-langkah yang dilakukan, peserta assessment dan timeline pelaksanaan assessment. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa assessment di PT. ABC dilakukan selama 3 bulan dengan total karyawan yang di asses berjumlah 468 orang. Projek awal ini perlu mencermati adanya kesiapan dari berbagai pihak dalam mengikuti timeline yang telah ditentukan, kesiapan tim training dan development serta Analisa terhadap hasil assessment harus dilakukan secara proper.
Kata kunci : assessment centre, pemetaan karyawan, evaluasi hasil
ABSTRACT
This vision, mission and basic values is a powerful driving force to support the integrity of the organization in achieving its goals. The four stages of implementation in strategic management are strategic focus, assessment, change planning and implementation and continuous improvement. PT. ABC is one of the largest garment apparel companies in Indonesia, in the context of its expansion this organization made a breakthrough to establish an assessment center and conduct mapping of employees. This research describes the process of establishing an assessment center, the steps taken, the participants for the assessment and the timeline for the implementation of the assessment. The results of this study indicate that the assessment at PT. ABC was carried out for 3 months with a total of 468 employees assessed. This initial project needs to observe the readiness of various parties in following the predetermined timeline, the readiness of the training and development team and the analysis of the assessment results must be carried out properly.
2 PENDAHULUAN
Organisasi yang memiliki visi misi yang jelas dan berusaha melakukan improvement di setiap aspek dalam proses bisnisnya pasti menghadapi banyak tantangan. Visi misi dan nilai-nilai dasar ini merupakan daya dorong yang ampuh untuk menopang keutuhan organisasi dalam pencapaian tujuannya. Selain itu yang tak kalah penting adalah Strategi, yakni serangkaian aktivitas yang dinyatakan untuk memberikan nilai tambah kepada stakeholder organisasi. Banyak organisasi gagal mempertahankan kinerjanya karena tidak mampu mengeksekusi strategi dengan baik, kerap terjadi strategi hanya sebuah slogan yang terpampang dengan kalimat-kalimat yang fantastis mengawang-awang, ataupun menjadi dokumen rahasia yang hanya pernah dibaca dan dilihat segelintir orang dalam organisasi. Empat tahapan penerapan dalam manajemen strategi yakni adalah strategic focus, assessment, change planning and implementation dan continuous improvement (Santoso, 2013).
Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia dapat membangun perencanaan bisnis yang akhirnya menentukan kebutuhan Sumber Daya Manusia. Beberapa factor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan SDM antara lain globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi, dan perubahan komposisi angkatan kerja. Kondisi ini menunjukkan bahwa sebuah organisasi sangat dipengaruhi dan bahkan tergantung kualitas dan kemampuan kompetitif SDM yang dimiliki. Strategi di masa mendatang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer mengembangkan program-program yang mampu menerjamahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa depan.
Perencanaan bagi organisasi merupakan bagian internal dari fungsi manajemen sumber daya manusia. Bahkan bagi organisasi-organisasi yang sudah berkembang, perencanaan dianggap sebagai sesuatu vital bagi kelangsungan hidup organisasi. Perencanaan juga merupakan alat ampuh untuk mengurangi ketidakpastian dan membantu mengarahkan jalannya organisasi dalam menghadapi persaingan ketat dan keadaan tidak menentu. Manajemen harus mendefinisikan tujuan organisasi sebagai suatu bentuk perencaan agar dapat melakukan alokasi sumber daya yang dimiliki untuk tingkat produksi barang atau jasa yang sesuai tujuan organisasi. Perencanaan berhubungan dengan pencapaian tujuan jangka Panjang dan jangka menengah. Sumber daya manusia merupakan investasi sangat berharga bagi sebuah organisasi yang perlu dijaga. Setiap organisasi harus menyiapkan program yang berisi kegiatan yang dapat meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber daya manusia supaya organisasi dapat bertahan dan berkembang sesuai lingkungan organisasi. Produktivitas maksimum dapat dicapai jika organisasi menjamin dipilihnya tenaga kerja tepat dengan pekerjaan serta kondisi yang memungkinkan karyawan bekerja optimal.
Menurut Sedarmayanti dalam Umar (2005) ciri-ciri SDM produktif adalah tampak tindakannya konstruktif, percaya diri, mempunyai rasa tanggung jawab, memiliki rasa cinta terhadap pekerjaan, mempunyai pandangan jauh kedepan dan mampu menyelesaikan persoalan. Sedangkan menurut Temple dalam Umar (2005) ciri-ciri SDM produktif adalah cerdas dan dapat belajar relatif cepat, kompeten secara professional, kreatif dan inovatif, memahami pekerjaan, belajar dengan cerdik, menggunakan logika, efisien, tidak mudah macet dalam pekerjaan, selalu mencari perbaikan-perbaikan, tetapi tahu kapan harus terhenti,
3
dianggap bernilai oleh atasannya, memiliki catatan prestasi yang baik, selalu meningkatkan diri. Siagian (2002) mengemukakan tujuh manfaat pengembangan SDM seperti berikut : peningkatan produktivitas kerja, terwujudnya hubungan serasi antara atasan dan bawahan, tersedianya proses pengambilan keputusan secara cepat dan tepat, meningkatnya semangat kerja seluruh anggota dalam organisasi, mendorong sikap keterbukaan manajemen, memperlancar jalannya komunikasi efektif, dan penyelesaian konflik secara fungsional. Selain itu manfaat pengembangan sumber daya manusia yang sifatnya operasional yakni : meningkatkan pendayagunaan SDM guna memberi kontribusi yang terbaik, menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi agar setiap pegawai atau tenaga kerja dapat mengoptimalkan potensi dan ketrampilannya guna meningkatkan kinerja organisasi. Penghematan tenaga, biaya, waktu yang diperlukan sehingga dapat meningkatkan efisiensi guna kesejahteraan pegawai atau karyawan (Nawawi, 2005)
PT. ABC merupakan salah satu perusahaan apparel garmen terbesar di Indonesia dengan total karyawan sekitar tiga ribu tersebar di ibukota dan beberapa daerah. PT. ABC memiliki kemampuan bertahan yang cukup baik dalam kondisi krisis dan setelah melewati tahapan yang sulit, PT. ABC langsung ekspansi mengembangkan bisnisnya. Sumber daya manusia yang cukup besar membuat manajemen merasa perlu melakukan beberapa langkah pendayagunaan. Salah satu strategi yang akan diambil adalah pemetaan sumber daya manusia, hal ini nantinya akan mendukung dan menopang PT. ABC untuk memiliki cukup sumber daya yang siap menghadapi tantangan di masa depan. Projek utama tahun ini untuk memetakan sumber daya manusia yang tersedia adalah membangun assessment centre. Langkah ini diambil karena merupakan terobosan yang tepat untuk menambah value perusahaan dalam kaitannya dengan ketersediaan pemimpin dan menempatkan karyawan yang tepat sesuai kompetensi yang dibutuhkan. Hal ini juga sebagai pendukung utama untuk mengembangkan value dan budaya perusahaan sejalan dengan strategi bisnis yang lain.
TELAAH PUSTAKA
Pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan, dampaknya memang besar. Baik itu kemajuan sebagai prestasi maupun penurunan yang merupakan resiko. Salah satu yang berpengaruh dan memiliki resiko yang besar adalah pengambilan keputusan dalam penempatan karyawan berdasarkan rekomendasi atau seleksi. Metode rekomendasi dan seleksi yang biasa tidak bisa dikatakan akurat. Psikotes memang penting namun hasilnya tidak secara jelas bisa menunjukkan kelayakan pemenuhan syarat atas jabatan yang akan diberikan padanya. Prestasi saat ini tidak bisa dijadikan acuan tunggal, yang diperlukan juga untuk melihat prestasi dimasa yang akan datang. Agar kelemahan proses seleksi ini bisa dilengkapi maka dapat menggunakan metode assessment centre. Assessment centre merupakan suatu metode dalam penilaian dan pengevaluasian karyawan agar menghasilkan kinerja yang unggul dengan proses yang sistematis terhadap ketrampilan yang dimiliki. Kemudian analisis dilakukan sesuai persyaratan yang dijabarkandari jabatan tersebut. (pakarkinerja.com).
Assessment centre adalah serangkaian kombinasi dari perangkat seleksi, secara khusus aktivitasnya meliputi contoh kerja, simulasi, wawancara, dan psikometrik. (Taylor, 2007). Hal pertama dan terpenting dalam merancang assessment centre adalah perlunya menentukan
4
dengan pasti apa saja yang ingin dinilai, kemudian ditentukan juga apa standar. Hal tersebut dapat dilakukan dengan membuat kerangka kompetensi. Kompetensi mencakup beberapa aspek seperti motives, trait dan attitude, self concept, behaviour atau skills. Asssessment Centre merupakan metode untuk menggali kompetensi perilaku sehingga dapat ditemukan area kekuatan maupun kompetensi yang perlu dikembangkan oleh individu melalui sejumlah simulasi. Simulasi-simulasi yang diberikan bertujuan untuk mengukur kompetensi yang dibutuhkan maupun menjadi tuntutan individu dalam menjalankan peran dan tugasnya saat ini maupun yang di saat yang akan datang. Simulasi yang diberikan dirancang khusus untuk mampu memberikan gambaran maupun menyerupai kondisi kerja individu sehari-hari (https://itc Indonesia )
Beberapa aktivitas atau simulasi yang akan diberikan kepada peserta asesmen yaitu : 1. Problem Analysis; Peserta dihadapkan pada suatu permasalahan dalam bentuk kasus
tertentu, dimana kemudian peserta diminta untuk mampu melakukan identifikasi masalah terhadap kasus tersebut serta memberikan rekomendasi tertentu.
2. Leaderless Group Discussion; Peserta diminta untuk membuat rancangan terhadap kasus tertentu dan mendiskusikannya di dalam kelompok kecil untuk kemudian dihasilkan suatu keputusan terhadap permasalahan yang ada.
3. Role Play; Peserta dihadapkan pada suatu permasalahan dalam tim kerja dimana ia harus menjalankan peran tertentu dan memberikan coaching kepada tim kerja terhadap permasalahan yang terjadi.
4. In Basket; Peserta dituntut untuk menjalankan suatu peran tertentu dalam manajemen dan diminta untuk melakukan pengelolaan kerja dan melakukan pengambilan keputusan terhadap tugas dan tanggung jawabnya.
5. Behavioral Event Interview; Peserta menjalankan proses interview yang terstruktur dengan asesor guna menggali kompetensi berbasis perilaku dari peserta.
Sebelum Assessment Center dilakukan, diperlukan sejumlah langkah persiapan atau tahap Pra-Assessment Center, yaitu:
1. Melakukan analisis pekerjaan
2. Menentukan kriteria sukses jabatan tersebut 3. Menentukan dimensi atau persyaratan jabatan 4. Menetapkan bentuk simulasi
5. Menyusun materi untuk simulasi.
Kemudian dalam pelaksanaan proses asesmen, assessor atau si penilai memegang peran yang penting dan dominan karena ia harus mengikuti dan mengamati seluruh proses dengan seksama untuk mengevaluasi setiap dimensi yang telah ditetapkan dan memberikan nilai sesuai dengan format yang telah ditentukan. Oleh karena itu assessor seyogianya adalah seorang yang benar-benar terlatih dalam bidangnya, baik dalam bidang pemahaman perilaku manusia maupun pemahaman dalam bidang pekerjaan yang diamati. Jumlah assessor yang disarankan adalah 3-4 orang dengan jumlah assessees (yang dinilai) 6-8 orang per assessor. Pelaksanaan asesmen biasanya Sekitar 2-3 hari, dengan menggunakan beragam bentuk simulasi yang ada. Untuk menyiapkan hasilnya, assessor memerlukan waktu 2 hari lagi untuk mendiskusikan dan menganalisa hasil pengamatan dan penilaian assessor terhadap assessee, membuat laporannya, dan memberikan umpan-balik (feedback) atas kesimpulan yang didapat dari hasil penilaiannya tersebut (http://binakarir.com/sekilas-tentang-assessment-center). Assessment center merupakan proses yang digunakan perusahaan untuk mendeteksi potensi diri karyawan melalui simulasi-simulasi latihan situasional yang dapat digunakan untuk kebutuhan pengembangan karir. Pengertian lain tentang assessment center adalah sebuah prosedur yang digunakan Manajemen SDM (Sumber Daya Manusia) untuk mengevaluasi
5
tenaga kerja dalam hal atribut manusia atau kemampuan yang relevan dengan efektivitas organisasi (Thornton, 2005).
METODE PENELITIAN
Dalam penyusunan penelitian ini dibutuhkan data-data yang berhubungan dengan kajian peneliti yaitu bersumber dari :
1. Studi Lapangan (Field Research) yaitu penelitian dengan cara mendatangi langsung perusahaan yang menjadi objek kajian. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara dan observasi
2. Studi Pustaka (Library Research) yakni pengumpulan data-data dengan cara mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku, penunjang kajian, majalah, catatan-catatan maupun referensi lain yang bersifat tertulis.
Landasan Digunakan Untuk Strategi Penerapan Assessment Centre
Dasar pelaksanaan assessment centre di PT. ABC menjadi tolok ukur perencanaan, proses dan evaluasinya. Untuk membuat dasar landasan ini PT. ABC melakukan koordinasi antara Human Capital dengan Manajemen untuk re-organisasi terkait dengan dibangunnya struktur organisasi yang memuat satu bagan untuk bagian assessment centre. Berdasarkan dari analisis ini maka Chief Executives Officer (CEO), manajemen dan menyimpulkan beberapa hal yang menjadi landasan untuk dijalankannya assessment centre sebagai berikut : 1. Pemetaan Karyawan
Dengan banyaknya jumlah karyawan di PT. ABC menjadi dua mata pedang, satu sisi merupakan sumber daya yang cukup besar yang dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sedangkan sisi lainnya adalah merupakan tugas besar untuk menentukan karyawan mana yang mampu mengisi fungsi-fungsi managerial kunci di dalam organisasi. Oleh sebab itu maka assessment centre dapat digunakan untuk memetakan karyawan berdasarkan kompetensi dan value organisasi.
2. Dasar Pengambilan Keputusan
PT. ABC akan menjalankan ekspansi bisnis dalam beberapa tahun mendatang, oleh karena itu dibutuhkan karyawan yang memiliki kompetensi unggul yang mampu menjadi tombak dari ekspansi tersebut. Terkait dengan hal tersebut assessment centre digunakan sebagai salah satu pengambilan keputusan dalam bidang Sumber Daya Manusia yakni dalam bidang rekrutmen, mutasi, promosi dan pengembangan karir karyawan.
3. People Development
Besarnya kuantitas sumber daya manusia di PT. ABC menuntut juga tanggungjawab yang besar dalam pengembangannya. Hasil dari assessment centre dapat digunakan sebagai rekomendasi terhadap kebutuhan pelatihan, coaching, counselling dan pengembangan karyawan kearah yang lebih baik.
4. Struktur Organisasi Assessment Centre
Langkah-langkah yang diambil oleh PT. ABC untuk mendirikan assessment centre yakni : a. Menyusun bagan struktur organisasi khusus untuk assessment centre; hasil
kesepakatan dari human capital dan manajemen meletakkan struktur organisasi assessment center dibawah human capital namun pelaporan langsung ke direktur sumber daya manusia.
b. Melakukan proses rekrutmen untuk hire posisi-posisi yang ada di assessment centre c. Menyusun standar operating procedure (SOP)
d. Standarisasi Metode dan Alat Ukur; hal-hal yang terkait metode dan alat ukur dituangkan dalam guidance book yang telah disusun untuk pedoman pelaksanaan teknis operasional dalam penerapan assessment centre di PT. ABC
6
e. Menyusun timeline projek. Manajemen telah memutuskan bahwa PT. ABC akan melakukan mapping seluruh karyawan dari level group leader sampai dengan General Manager baik di kantor pusat maupun di kantor cabang. Oleh karena itu maka disusunlah timeline dan target yang ditentukan.
f. Evaluasi Hasil Assessment. Evaluasi merupakan salah satu Langkah untuk memutar roda PDCA sehingga improvement tetap berjalan selama proses berlangsung. Manajemen PT. ABC telah memutuskan akan ada evaluasi terhadap hasil assessment per level yang akan dilaporkan dalam rapat Board of Director (BOD).
PEMBAHASAN
Proses Pelaksanaan Assessment Centre yang Berjalan di PT. ABC Proses pelaksanaan Assessment Centre di PT. ABC adalah sebagai berikut :
1. Pemetaan jumlah karyawan yang akan dievaluasi melalui assessment centre yang tersebar dalam beberapa departemen yakni Marketing, Human Resource Development, Finance Accounting, Purchasing, Warehouse, PPIC, Maintenace, IT, Production, Quality Assurance, dan Production. Berikut adalah jumlah karyawan yang akan di assess :
Tabel 1.1. Jumlah Peserta Assessment PT. ABC
Pusat Cabang 1 Group Leader 60 80 2 Unit Head 35 40 3 Staff 55 80 4 Supervisor 20 25 5 Asisten Manager 10 15 6 Manager 15 25 7 General Manager 5 3 200 268 LOKASI NO JABATAN TOTAL
7 2. Penyusunan Timeline Projek
Berikut timeline projek yang akan dilaksanakan di PT. ABC dalam assessment : Tabel 1.2. Timeline Projek PT. ABC
NO AKTIVITAS 1 Mapping Karyawan 2 Menyiapkan tools 3 Sosialisasi 4 Pelaksanaan Pusat 5 Pelaksanaan Cabang 6 Skoring dan Koreksi 7 Docking hasil assessment 8 Pembuatan Laporan 9 Evaluasi Hasil assessment 10 Report ke BOD
MARET APRIL MEI
3. Pelaksanaan Assessment
Aktivitas assessment dilakukan sesuai dengan perencanaan waktu yang telah ditentukan. Total waktu yang diperlukan dari pemetaan karyawan sampai dengan laporan ke Board of Director adalah 3 bulan dari Maret-Mei. Tempat pelaksanaan dimulai dari kantor pusat kemudian ke kantor cabang dengan total peserta adalah 468 karyawan.
4. Kerjasama dengan Konsultan
Untuk level Manager dan General Manager assessment dilakukan oleh pihak ketiga yakni konsultan. Strategi ini dijalankan dengan pertimbangan menjaga proses dan hasil assessment lebih objektif.
Kendala Dalam Proses Pelaksanaan Assessment Centre di PT. ABC
Didalam proses pelaksanaan Assessment Centre ada kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut :
1. Kurangnya tim assessment membuat bagian assessment centre menambah tenaga part time terutama untuk menangani kantor cabang.
2. Kurangnya disiplin dari person in charge di kantor cabang sehingga assessment selesai tidak tepat waktu
3. Untuk level general manager dan manager dilakukan assessment di pihak ketiga yakni konsultan assessment, sehingga hal tersebut membuat tim internal harus melakukan monitoring juga terhadap jalannya pelaksanaan projek
4. Setelah hasil evaluasi muncul, kurang adanya follow up yang cepat dari bagian training and development.
8 KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Berdasarkan pada seluruh kegiatan penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti mengenai proses pelaksanaan assessment pada PT. ABC dan berdasarkan hasil pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka peneliti mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Proses pelaksanaan assessment berlangsung selama 3 bulan dari Maret-Mei yang diikuti
oleh level group head sampai dengan General Manager.
2. Total peserta yang mengikuti assesement adalah 468 karyawan yang tersebar di kantor pusat dan kantor cabang.
3. Pada proses pelaksanaan assessment mengalami beberapa kendala yakni target yang ketat dengan tim assessment yang terbatas, kurangnya disiplin waktu dari PIC kantor cabang, assessment level tertentu menggunakan konsultan, dan kurang cepatnya follow up dari hasil evaluasi assessment centre.
SARAN
Dari hasil analisis yang dilakukan peneliti pada bab-bab sebelumnya serta kesimpulan diatas maka peneliti mencoba untuk memberikan saran :
1. Dilakukan sosialisasi terutama untuk kantor cabang agar mengikuti dengan konsisten dan disiplin waktu yang telah ditentukan.
2. Keterlibatan tim training dan development untuk cepat tanggap dalam melakukan follow up hasil assessment
3. Kurun waktu assessment dapat diperpanjang sesuai waktu yang diperlukan sehingga kualitas hasilnya optimal.
4. Dilakukan pemetaan setelah laporan assessment diterbitkan sehingga dapat dilakukan langkah selanjutnya terkait pemetaan kompetensi karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Jakson, J.H. and Maltis, R.L.’’Human Resource Management’’.Tenth Edition.South Western. Thomson. 2003.
Taylor, Ian. 2007. Measuring Competency for Recruitment and Development. PPM Manajemen. 2007.
Darmawan, Didit. Prinsip – prinsip perilaku organisasi. Pena Semesta. 2013
https://pakarkinerja.com/pengertian-assessment-center-dan-alat-ukur-asesmen-kompetensi/ https://itc-indonesia.com/assessment-center/
http://binakarir.com/sekilas-tentang-assessment-center/
https://www.kompasiana.com/septhiaarr/54f921d5a33311ed068b47ae/mengapa-perlu-menggunakan-assessment-center/
