Sebastian K. Boell dan Dubravka Cecez-Kecmanovic (2015) dalam penelitiannya menemukan bahwa pengertian sistem informasi terbagi dalam empat pandangan: teknologi, sosial, sosio-teknikal dan proses. Untuk membatasi pemahaman dalam pembelajaran, pengertian yang digunakan mengacu pada pengertian dalam pandangan proses, sebagaimana dikemukakan oleh Vladimir Zwass (2017) dalam Ensiklopedi
Britannica, sistem informasi adalah kesatuan komponen-komponen yang saling terkait untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menyediakan suatu informasi.
Membangun sebuah sistem informasi merupakan implementasi dari salah satu peran dasar suatu manajemen, bagaimana melibatkan penanganan, pembagian dan penganalisisan informasi.
SEJARAH PERKEMBANGAN
Sejarah sistem manajemen informasi dapatdilacak pertama kali saat pameran industri di Paris tahun 1801. Joseph Marie Charles Jacquard memperkenalkan pada dunia punch cards yang digunakan untuk industri tekstil. Kala itu, alat tenun dioperasikan secara manual menggunakan tangan sehingga ketika ingin membuat pola rumit pada kain memaksa penenun untuk mengingat urutan warna benang yang akan digunakan. Kartu yang diperkenalkan oleh Jacquard memiliki banyak baris yang berisi lubang yang berbeda-beda. Satu kartu dengan lubang-lubang ini menggambarkan satu baris benang di kain. Kartu-kartu tersebut jika disatukan dan dimasukkan dalam alat tenun
akan menentukan pola kain. Jika kartu tersebut terus digunakan, maka pola yang sama akan ditenun ke kain, sebaliknya jika urutan kartu tersebut diubah, maka akan menghasilkan pola yang berbeda.
Penggunaan punch card ini kemudian diperluas di dekade berikutnya. Tahun 1880-an, kartu ini dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi. Kartu didesain berisi informasi oleh mesin pelubang dan mesin lainnya akan memproses kartu yang telah didesain tersebut untuk dihitung dan dicetak hasilnya.
Di tahun 1940-1950-an ketika komputer dalam bentuk awal populer digunakan, punch card masih memegang peran penting dalam pengelolaan sistem informasi. International Business Machines Corporation (IBM) menjadi pemain pentingnya. Bahkan istilah punch card lebih dikenal sebagai kartu IBM (IBM card) dan kartu Hollerith (Hollerith card).
Baru ditahun 1970-an sampai awal 1900-an ketika komputer semakin kecil, cepat dan terjangkau, peranan punch card tergantikan oleh media penyimpan magentik dan diska. Penggunaan media penyimpanan ini sangat meningkatkan kecepatan perhitungan data. Dari sini kemudian sistem manajemen informasi mulai dikembangkan sistem akuntansi, dimana menghitung data dan mengkompilasi menjadi satu laporan dapat dilakukan dalam waktu yang singkat.
Di pertengahan 1900-an, ketika komputer mulai tersambung dalam jaringan, sistem operasi komputer berkembang sehingga memungkinkan komunikasi antardepartemen dilakukan lebih efisien.
Kini, dengan adanya jaringan internet yang semakin luas penggunaannya yang didukung dengan kemajuan teknologi perangkat keras, semakin menjadikan pembahasan sistem manajemen informasi menarik dan tidak pernah ada habisnya.
Dengan demikian, evolusi sistem manajemen informasi terbagi menjadi lima masa dikutip dari Weedmark (2019), yaitu:
1. Pertengahan 1960-an sampai Pertengahan 1970-an
Ini merupakan awal sistem manajemen informasi terkomputerisasi sehingga sistem informasi terpusat dan hanya berfokus pada pengelola dan kebutuhan manajemen. Sebagian besar sistem
informasi dan laporan dalam kendali departemen akuntansi.
2. Pertengahan 1970-an sampai Pertegahan 1980-an
Meskipun masih terfokus pada pengelola dan kebutuhan manajemen, beberapa departemen mulai merasakan manfaat dari teknologi. Di beberapa perusahaan, komite pengarah (steering committees) dan pengguna utama mulai berinisiatif memperluas bentuk dan ruang lingkup pemanfaatan sistem informasi. Teknologi yang berkembang masa ini adalah awal komputer pribadi (personal computers), komputer mini, dan komputer kelas menengah.
3. Pertengahan 1980-an sampai Akhir 1990-an
Di era ketiga ini, sistem informasi tidak lagi terpusat, mulai menyebar, dan informasi menjadi terdesentralisasi. Setiap departemen memiliki sistem komputer masing-masing. Pengelolaan informasi era ini sering disebut dengan istilah “menggiring kucing”. Posisi baru muncul di banyak perusahaan untuk mengawasi perolehan dan pengelolaan beragam sistem informasi: Chief Information Officer (CIO). Teknologi yang berkembang masa ini adalah jaringan internet dan internet itu sendiri.
4. Akhir 1990-an sampai sekarang
Meskipun sistem informasi masih terikat dengan pengelola dan manajemen, namun sistem sudah meluas terdistribusi sampai dalam jangkauan setiap karyawan yang membutuhkan informasinya di berbagai platform. Bahkan sistem informasi terintegrasi diantara perusahaan yang berbeda sehingga pelaku usaha dapat dengan mudah mengakses informasi pemasok dan pelanggannya, demikian pula sebaliknya. Teknologi yang berkembang saat ini adalah media sosial, mesin pencari, dan
komputasi dimana-mana melalui beragam platform termasuk laptop, tablet dan smartphone.
5. Hari ini hingga masa depan
Peningkatan kapasitas bandwith internet dalam beberapa tahun belakangan ini menyebabkan ketergantungan pada komputasi awan (cloud computing). Akibatnya beberapa pendapat
menyatakan bahwa ini menandai era baru dimana pekerja memegang peranan penting. Saat ini, hampir semua karyawan dalam posisi bisa mengambil keputusan berbobot dengan bantuan perangkat-perangkat analisis canggih dari berbagai platform. Garis batas siapa yang memproduksi dan mengonsumsi informasi menjadi kabur di era ini.
DIMENSI SISTEM
Sistem manajemen informasi merupakan perluasan dari sistem informasi ketika organisasi, manajemen dan informasi teknologi saling melengkapi dan memperkuat dalam memberikan solusi menghadapi tantangan dan masalah yang terjadi di lingkungan bisnis. Sistem manajemen informasi tidak hanya membahas
soal masalah teknis yang terkait dengan pengembangan, penggunaan dan dampak dari pemanfaatan sistem informasi yang digunakan, tetapi juga terkait perilaku pengguna dalam memanfaatkan sistem informasi tersebut. Ini akan menciptakan nilai bagi perusahaan sebagai solusi di suatu lingkungan bisnis.
Gambar 1
DIMENSI SISTEM MANAJEMEN INFORMASI
Untuk itulah, di bawah ini akan dibahas tiga dimensi yang terkait dengan sistem manajemen informasi, yaitu:
1. Organisasi
Kunci utama dalam organisasi adalah orang, struktur, proses, politik dan budaya. Sistem manajemen informasi harus menyatu menjadi bagian tak terpisahkan dalam organisasi.
Organisasi pasti akan memiliki struktur organisasi, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, yang membagi menjadi beberapa level dan spesialisasi. Karyawan ahli seperti insinyur, peneliti atau arsitek akan mendesain produk atau jasa dan membuat suatu pengetahuan baru bagi perusahaan. Karyawan administrasi
seperti sekretaris atau juru tulis, akan membantu dalam menyusun jadwal dan melakukan komunikasi dengan seluruh level dalam perusahaan. Karyawan produksi atau jasa merupakan ujung tombak perusahaan dalam membuat produk atau menyajikan pelayanan. Perbedaan level dan spesialisasi ini menimbulkan perbedaan kepentingan dan sudut pandang. Terkadang hal ini menjadi sumber konflik yang terjadi dalam perjalanan suatu perusahaan. Adanya sistem manajemen informasi merupakan jalan keluar dari perbedaan perspektif, konflik, kompromi dan kesepakatan yang alamiah terjadi dalam suatu organisasi.
2. Manajemen
Tugas pokok manajemen adalah bagaimana mengerti situasi dan kondisi yang dihadapi perusahaan, membuat keputusan terkait dan menyusun rencana aksi untuk mengatasi masalah organisasi.
Untuk inilah, kebutuhan informasi manajemen dibedakan sesuai tingkatannya sebagai berikut:
• Manajemen Atas, membuat keputusan strategik jangka panjang tentang produk atau jasa dengan mempertimbangkan dengan seksama kemampuan keuangan perusahaan.
• Manajemen Menengah, membawa usulan program atau rencana kepada manajemen atas untuk dipertimbangkan dalam penyusunan strategi dalam mencapai tujuan yang diharapkan.
• Manajemen Operasi, lebih mengawasi pelaksanaan operasi harian dalam bisnis agar sesuai dengan ketetapan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Lebih mudah pemahaman tentang kebutuhan informasi di tiap level manajemen dapat dilihat pada Gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2
KEBUTUHAN INFORMASI DI LEVEL MANAJEMEN
3. Teknologi Informasi, akan terkait erat dengan peralatan dan perlengkapan teknologi yang terdiri dari:
• Perangkat keras (Hardware)
Meskipun komputer memiliki perbedaan harga dan kecepatan,
namun perangkat keras yang digunakan umumnya tidak jauh berbeda: prosesor, memori, kapasitas penyimpanan, alat input dan output.
Komputer besar yang menjalankan kebanyakan operasi komputer untuk sistem informasi tersentralisasi disebut komputer mainframe, biasa disingkat mainframe saja. Ini akan mendukung ratusan atau bahkan ribuan pengguna dan operasi secara sekaligus.
• Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak terbagi menjadi dua jenis dasar: perangkat lunak sistem (system software) dan perangkat lunak aplikasi (application software). Perangkat lunak sistem atau yang biasa disebut sistem operasi (operating system) menjalankan tugas-tugas dasar yang dibutuhkan oleh seluruh pengguna dari satu
komputer tertentu. Tugas ini akan berhubungan dengan perangkat keras dan bukan dengan aplikasi yang dikerjakan oleh perusahaan atau pengguna. Ketika perangkat lunak sudah siap pakai, dan kadang-kadang didesain sesuai pesanan, maka disebut perangkat lunak aplikasi.
• Telekomunikasi
Pengertian telekomunikasi disini adalah informasi yang ditransmisikan secara elektronik untuk jarak jauh. Saat ini, hampir semua komputer akan terkoneksi dalam jaringan telekomunikasi yang memungkinkan untuk mengakses database atau sumber daya komputer lainnya.
TAHAPAN-TAHAPAN KESTABILAN
Tahapan-tahapan kestabilan sistem manajemen informasi (ISM Plateau) didefinisikan sebagai suatu periode waktu selama subsistem dalam satu organisasi menyatu dalam sistem informasinya secara stabil. Tahapan ini dibagi menjadi lima masa, yaitu:
1. Integrasi fungsi (functional integration) 2. Integrasi lintas-fungsi (cross-functional
integration)
3. Integrasi proses (Process integration)
4. Redesain proses bisnis (Business process redesign)
5. Redefinisi ruang lingkup bisnis atau redesain bisnis (Business redesign) Bila digambarkan dalam digambarkan dalam suatu grafik, dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3
TAHAPAN KESTABILAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI
1. INTEGRASI FUNGSI
Tahap pertama ini, sistem informasi akan mendukung alur kerja yang sudah berjalan dalam suatu fungsi bisnis, seperti manufaktur, penjualan, dan keuangan secara terpisah. Meskipun terjadi suatu penyesuaian prosedur, tidak memerlukan perubahan dalam organisasi. Bahkan, berbagai fungsi bisnis yang berbeda-beda ini akan menggunakan platform masing-masing. Tujuan pokok dalam sistem informasi adalah efisiensi operasional.
2. INTEGRASI LINTAS-FUNGSI
Tahapan ini mulai mengintegrasikan alur kerja yang saling terkait dalam fungsi bisnis, misalnya penjualan, persediaan dan akuntansi. Pengembangan dan implementasi sistem ini sedikit lebih kompleks bila dibandingkan tahap pertama. Dibutuhkan penyesuaian kecil organisasi tetapi struktur fungsi dan metode kerja secara garis besar tidak berubah. Secara alamiah, infrastruktur teknis dalam fungsi di tiap departemen
harus diarahkan untuk bekerja sama. Setidaknya ada kesamaan standar yang diterapkan. Tujuan pokoknya adalah meningkatkan efektivitas bisnis.
3. INTEGRASI PROSES
Dalam tahapan ini, sistem informasi akan dapat bekerja dalam proses bisnis yang terintegrasi, melibatkan banyak unit organisasi terkait. Manajemen akan mulai mengadopsi sudut pandang proses daripada sudut pandang fungsi dalam organisasi. Implementasi dari sistem informasi ini membutuhkan perubahan organisasi secara ekstensif dan penggabungan data dan infrastruktur teknis. Tujuan utama tahapan ini adalah untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif dari kombinasi pasar-produk yang dimasuki.
4. REDESAIN PROSES BISNIS
Tahapan ini merupakan perluasan dari kinerja proses bisnis yang paling penting keluar sebagai suatu entitas sendiri. Akan tetapi, proses bisnis yang ada bukan
dipisahkan sepenuhnya melainkan hanya dirancang ulang dengan memanfaatkan sistem informasi baru yang lebih proaktif. Dengan kata lain, proses bisnis dilakukan dengan cara yang belum pernah dilakukan atau tidak mungkin dilakukan. Misalnya dalam memenuhi pesanan pelanggan, pemesanan secara manual bisa dihilangkan dengan mengatur pesanan secara elektronik. Mungkin ini akan mengubah organisasi secara drastis karena adanya data dan infrastruktur teknis yang terintegrasi. Bahkan diperlukan suatu pengembangan modul baru yang dapat mempercepat sistem
kerja. Tujuan utama dalam tahapan ini adalah mewujudkan suatu keunggulan kompetitif dari pasar yang sudah ada dan baru akan dimasuki.
5. REDESAIN BISNIS
Ketika suatu sistem manajemen informasi dilaksanakan sampai titik optimal, maka bukan hanya mendesain ulang proses bisnis melainkan juga keseluruhan bisnis. Ini akan menghasilkan suatu bisnis baru dengan perubahan organisasi secara radikal. Tujuan pokoknya adalah mewujudkan kombinasi pasar yang lebih inovatif.
DAFTAR BACAAN
Alcami, Rafael Lapiedra dan Carañana, Carlos Devece. 2012. Introduction to Management Information Systems. Universitat Jaume’i. ISBN: 978-84-695-1639-0
Boell, Sebastian K dan Cecez-Kecmanovic, Dubravka. What is an Information System?. 48th Hawaii
International Conference on System Sciences. Maret 2015. DOI 10.1109/HICSS.2015.587 Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2014. Management Information Systems, Managing The
Digital Firm. Edisi 13. England: Pearson. ISBN 13: 978-0-273-78997-0
McLeod Jr., Raymond dan Schell, George P. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. ISBN 978-979-691-453-1
Tan, Djoen S. Stages in Information System Management. http://www.ittoday.info/AIMS/ Information_Management/61-04-61.pdf diakses 15 Oktober 2019, 01:33 WITA Weedmark, David. The History of Management Information Systems. 31 Maret 2019.
https://bizfluent.com/about-5444925-history-management-information-systems.html diakses 13 Oktober 2019, 22:41 WITA
Zwass, Vladimir. Information System. Ensiklopedia Britannica, 28 Desember 2017. https://www. britannica.com/topic/information-system diakses 21 September 2019, 23:57 WITA
