BAB 4
HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS 4.1. Sistem Informasi Akuntansi Barang Fidusia.
Prosedur Pembuatan STP
1. Collector mengumpulkan data monitoring kepada Admin Collection untuk di simpan urut tanggal yang kemudian diberikan kepada Head Collection. 2. Head collection menginput dan merekap data monitoring urut nama
collector, serta mengarsip file data monitoring urut tanggal.
3. Collector mendatangi Head Collection untuk mengecek data nasabah dari form data monitoring yang sudah direkap oleh Head Collection masing-masing bagian. Kemudian Head Collection menginformasikan kepada Collector daftar nasabah yang sudah menunggak 3 bulan atau lebih. 4. Jika Collector sudah mengetahui daftar nasabah yang sudah menunggak 3
bulan atau lebihmaka Collector meminta Admin Collection untuk membuatkan STP (Surat Tugas Penarikan) yang terdiri dari Surat Kuasa, Riwayat Pembayaran dan berita acara serahterima.
5. STP ditandatangani Cluster Head Collection.
6. Kemudian STP yang sudah ditandatangani diserahkan kepada Collector. Prosedur Penarikan Barang
1. Berdasarkan Surat Tugas Penarikan (STP) yang terdiri dari surat kuasa, riwayat pembayaran, dan berita acara serah terima,Collectormendatangi nasabah.
2. Collector memperlihatkan serta menjelaskan perihal semua berkas yang ada pada STP.sertamemperlihatkan riwayat pembayaran yang berisikan semua angsuran yang sudah dibayarkan oleh nasabah tersebut. Kemudian Collector menjelaskan keterlambatan dan jatuh temponya dan menghitungkan berapa banyak jumlah tunggakan serta denda yang harus dibayarkan.
3. Apabila nasabah sanggup membayar maka Collector dan nasabah akan melakukan transaksi pembayaran ditempat. Collector mencetak TTA(Tanda terima angsuran) dengan mobile printer yang nantinya akan
mengeluarkan TTA 2 rangkap 1 untuk nasabah sebagai bukti pembayaran dan TTA lainya sebagai bukti pembayaran yang akan diinput pada Sistem Ad1sys Online (Ad One Sys Online) oleh Kasir dan di laporkan kepada admin collection kemudian TTA tersebutdi arsip urut tanggal . Namun jika nasabah tidak dapat membayar maka kendaraan tersebut akanditarik atau diambil secara langsung oleh Collector.
4. Jika barang positif tertarik, Collector memeriksa kondisi barang tersebut di tempat (di rumah nasabah) dan mengisiform berita acara serah terima pada STP yang terdapat keterangan kondisi sepeda motor serta berisikandaftar komponensepeda motor. Setelah Barang tersebut diambil oleh Collector maka barang jaminan tersebut akan disimpan di Gudang dan dicatat oleh Petugas gudang kantor Cabang ADM Salatiga pada Buku Catatan Barang Masuk
5. Collector menyerahkan STP yang sudah dilengkapi kepada Admin Collection urut nomor kontrak untuk di Arsip urut nomer kontrak.
Prosedur Penyimpanan Data
1. Berdasarkan STP dan data barang jaminan yang sudah ditarik dari tangan nasabah, maka admin Collection akan menginput data barang fidusia pada sistem pickup.
2. Kemudian admin menyimpan data tersebut untuk dikirimkan Via email ke pihak warehouse semarang tempat penyimpanan data barang fidusiasedangkan barang tetap di Gudang Salatiga.
Prosedur pengeluaran barang Fidusia
1. Pihak Warehouse semarang menerima data dari Admin Collection Cabang Adira Finance Salatiga.
2. Berdasarkan data tersebut, warehouse semarang mengirimkan email kepada Head Collection perihal data kendaraan yang akan dijual lelang danSurat Keterangan Pengeluaran Unit.
3. Head collection menerima data barang fidusia yang akan dijual lelang via email dan Surat keterangan pengeluaran unit.
4. Head Collection menyerahkan Surat keterangan pengeluaran unit kepada Petugas gudang Kantor cabang ADM Salatiga sebagai dasar kendaraaan atau barang Fidusia keluar untuk dijual lelang.
5. Petugas gudang mengeluarkan barang fidusia.
6. Jika barang fidusiasudah keluar atau terjual maka petugas gudang harus mencatat pada buku catatan barang keluar.
7. Kemudian petugas gudang memberikan Surat Keterangan Pengeluaran Unit kepada admin Collection untuk diarsip urut tanggal dan nomer kontrakperihal motor yang sudah keluar dan diinput pada Sistem Pickup oleh admin collection.
Flowchart
Prosedur Akuntansi Barang Fidusia
Admin Collection Collector mengumpulkan data monitoring Data monitoring Mengurutkan tanggal Data monitoring 1 Dari 1 collector dengan nasabah >1 Sistem clar
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa STP 2 Tampilkan STP Mencetak STP Menginput data nasabah dengan STP Collector meminta Admin Collection membuat STP
Head collection 1 Data monitoring File monitoring Data monitoring File monitoring Mengecek data nasabah Tampilan data monitoring
Update dan input data monitoring urut tanggal Input data monitoring urut tanggal Mengonfirmasikan kepada Collector daftar
nasabah yang menunggak >= 3 Bulan
Prosedur pengeluaran barang
Menerima data barang fidusia yang akan dijual
Surat Keterangan pengeluaran unit 8 Warehouse Semarang A
Cluster Head Collection
2
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa
Menandatangani
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa
STP STP
3
Collector
3
Prosedur Penarikan barang
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran
Surat Kuasa STP
Collector
Prosedur Penarikan barang
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa
STP
Menjelaskan keterlambatan pembayaran dan nominal tunggakan
kepada nasabah Sanggup membayar? YA Tidak Mengambil barang Fidusia dan mengisi form Berita acara Serah
terima
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa STP 4 Nasabah Mobile Printer Cetak TTA TTA 2 TTA 1 5 Nasabah 7 Prosedur penyimpanan data
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa STP
Admin Collection
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa STP Sistem Pickup Tampilkan Data barang fidusia Input Barang Fidusia Update dan input data Barang fidusia Prosedur Penarikan barang Mengirim data Barang fidusia kepada warehouse via email Prosedur Pengeluaran Barang fidusia 7
Berita Acara Serah Terima Riwayat Pembayaran Surat Kuasa
STP
NK
Petugas gudang 4 Mencatat Barang Fidusia masuk Prosedur pengeluaran barang 8 Surat Keterangan pengeluaran unit Mencatat Barang Fidusia keluar Surat Keterangan pengeluaran unit 9 Gudang Nasabah
Kasir 5 TTA 2 Sistem Ad 1 Sys Tampilkan data angsuran Input Angsuran Update Angsuran TTA 2 D
Admin collection 9 Surat Keterangan pengeluaran unit Sistem pickup Tampilkan data barang fidusia keluar Input barang fidusia keluar
Update barang fidusia keluar
Surat Keterangan pengeluaran unit
D / NK
4.2 Analisis
Kelebihan
Pada tahap ini sistem yang digunakan pada PT. ADM sudah terkomputerisasi seperti pada umunya dan tidak menggunakan cara manual atau tertulis tangan.
Kekurangan
Sistem yang sedang berjalan di adira memliki beberapa kekurangan yaitu masih dengan kondisi proses print secara manual. Secara manual yang dimaksud yaitu ketika admin collection akan melakukan print harus dengan menyalin pada word terlebih dahulu.Kekurangan yang kedua terdapat pada keterangan status barang terjual masih belum ada dan sistem masih diinput secara manual dengan memakai sistem pada Microsoft excel.
Rekomendasi Solusi
Untuk lebih mempermudah, mengetahui kejelasan persediaan karena barang sudah terjual atau belum maka sistem ditambahkan status barang tersebut agar lebih mudah mempermudah menginput data dan menjadi otomatis.
4.3 Perancangan Sistem
4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Sistem Akuntansi Barang Fidusia DFD Level 0
Sistem Informasi Akuntansi barang Fidusia Collector
Admin Collection Menyerahkan STP (Surat Kuasa,
Riwayat Pembayaran, Berita
Acara serah terima) Menerima STP
Menginput Data Barang fidusia
4.3.2 DFD Level 1
4.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 4.12 Entity Relationship Diagram
4.3.4 Basis data
Dalam perancangan sistem ini dibutuhkan basis data dalam MySQL untuk menyimpan data dalam sistem ini. Pada sistem ini basis data diberi nama psia1. Berikut adalah table dari basis data psia1:
Tabel Barang Id_barang INT 20 Id_nasabah VARCHAR 30 jatuh_tempo DATE 10 Alamat VARCHAR 15 Tunggakan VARCHAR 50 Kondisi VARCHAR 10 No_polisi VARCHAR 10 Tanggal_tarik DATE 10 Status VARCHAR 10 Id_collector VARCHAR 10
Tabel Barang Keluar Id_brgkeluar INT 20 Id_barang VARCHAR 20 Tanggal_keluar DATE id_penyimpanan VARCHAR 20 Nama_pembeli VARCHAR 30
Tabel 4.2. Tabel Barang Keluar
Tabel Collector
Id_collector INT 20
Nama_collector VARCHAR 30
Alamat VARCHAR 50
No_hp VARCHAR 15
Tabel 4.3. Tabel Collector
Tabel Data Nasabah
Id_nasabah INT 20
Nama_nasabah VARCHAR 30
Alamat VARCHAR 50
No_hp VARCHAR 15
Tabel Penyimpanan Id_penyimpanan INT 20 Id_barang VARCHAR 20 Lokasi_simpan VARCHAR 30 Tanggal_simpan DATE Status VARCHAR 15
Tabel User
Id_user INT 10
Nama VARCHAR 20
Password VARCHAR 20
4.3.5 Desain Sistem 4.3.5.1 Halaman Login
Halaman login adalah halaman pertama untuk masuk dan memulai mengelola Sistem Informasi Akuntansi Barang Fidusia. Dengan langkah mengisi username dan password.
4.3.5.2 Halaman Utama
Halaman utama merupakan halaman Home. Pada halaman Home terdapat beberapa menu Input yang memiliki submenu input data barang fidusia dan input menu barang dijual. Serta memiliki menu laporan yang memiliki submenu laporan barang fidusia dan laporan barang dijual untuk mulai melakukan kegiatan
mengolah data.
Gambar 4.14 Halaman utama
4.3.5.3 Halaman input data Barang Fidusia
Halaman input barang fidusia merupakan halaman yang digunakan untuk memulai input data barang fidusia berdasarka STP (Surat Tugas Penarikan)
4.3.5.4 Halaman Laporan Barang Fidusia
Halaman laporan barang fidusia merupakan tampilan dari hasil inputan barang fidusia. Setiap dari table tersebut terdapat aksi edit yang digunakan untuk mengedit kembali atau meng-update jika ada data yang salah dalam penulisan. Serta terdapat aksi hapus jika diperlukan untuk menghapus data yang sudah tidak digunakan atau ada perintah untuk menghapus.
Gambar 4.16 Halaman Laporan Barang Fidusia
4.3.5.5 Halaman Edit Barang Fidusia
Halaman edit merupakan halaman yang digunakan untuk menanggulangi kesalahan pada saat meng-input data barang fidusia.
Gambar 4.17 Halaman Input Barang dijual
Halaman laporan barang fidusia merupakan proses menginput data barang fidusia yang akan dijual secara lelang.
Gambar 4.18 Halaman Input Barang dijual
4.3.5.7 Halaman laporan Barang dijual
Halaman laporan barang dijual merupakan tampilan dari penginputan data barang dijual. Pada table laporan barang dijual juga terdapat aksi edit yang
digunakan untuk meng-update jika ada data yang terdapat kesalahan dan memang harus diubah. Serta aksi hapus yang digunakan untuk menghapus data apabila memungkinkan data untuk dihapus.
Gambar 4.19 Halaman Laporan Barang Dijual
Fungsi Cari pada Sistem Informasi Barang Fidusia berfungsi untuk mencari data secara cepat berdasarkan merk dan status. Fungsi Cari ini terdapat pada Laporan barang fidusia dan laporan barang dijual.
4.4.Implementasi
Seluruh rangkai perancangan sistem telah disusun maka tahap selanjutnya adalah tahap implementasi. Tahap ini bertujuan melakukan proses penerapan sistem yang baru.
4.4.1. Basis Data 1. Tabel Barang
Gambar 4.21 Tabel barang
2. Tabel Barang Keluar
Gambar 4.21 Tabel barang
3. Tabel Collector
4. Tabel Nasabah
Gambar 4.24 Tabel Nasabah
5. Tabel Penyimpanan
Gambar 4.25 Tabel Penyimpanan
6. Tabel User
4.4.2. Halaman Login
Halaman Login berisi user dan password untuk bias masuk dan mengakses sistem maka admin harus mengisinya sesuai dengan data table user.
Gambar 4.27 Halaman Login
4.4.3. Halaman Utama
Setelah mengisi user dan password pada halaman login makan akan masuk pada halaman utama yang berisikan menu input data dan laporan untuk mengakses data barang fidusia.
Gambar 4.28 Halaman Utama
4.4.4. Menu Input Data
Menu input data memiliki submenu input data barang fidusia dan input data barang dijual
4.4.5. Menu Laporan
Menu Laporan memiliki submenu laporan barang fidusia dan laporan barang dijual
Gambar 4.30 Menu Laporan
4.4.6. Input Barang Fidusia
Input barang fidusia adalah halaman dimana admin mulai memasukan data barang fidusia yang sudah tertarik oleh perusahaan.
4.4.7. Laporan Barang Fidusia
Laporan barang fidusia adalah hasil dari input data barang fidusia berupa data barang fidusia yang memiliki aksi edit dan hapus sebagai antisipasi jika ada kesalahan pada data yang sudah diinput.
Gambar 4.32 Laporan Barang Fidusia
4.4.8. Input Barang Dijual
Input barang fidusia adalah halaman dimana admin mulai memasukan data barang fidusia yang sudah tertarik oleh perusahaan.
4.4.9. Laporan Barang Dijual
Laporan barang fidusia adalah hasil dari input data barang fidusia berupa data barang fidusia yang memiliki aksi edit dan hapus sebagai antisipasi jika ada kesalahan pada data yang sudah diinput.
Gambar 4.34 Laporan Barang dijual
4.4.10. Edit Barang Fidusia
Halaman edit barang fidusia merupakan halaman yang digunakan untuk mengedit data barang fidusia apabila mengalami kesalahan saat penginputan.
4.4.11. Edit Barang dijual
Halaman edit barang terjual merupakan halaman yang digunakan untuk mengedit data barang terjual apabila mengalami kesalahan saat penginputan.
Gambar 4.36 Halaman edit Barang Dijual
4.4.12. Fungsi Cari
Fungsi cari pada halaman laporan barang fidusia dan barang terjual adalah untuk mencari data secara cepat apabila data terlalu banyak. Fungsi cari ini dapat dipilih berdasarkan merk dan status. Berikut contoh pencarian data barang berdasarkan merk.
Gambar 4.37 Fungsi Cari
4.4.13. Hasil Cari barang
Berikut adalah hasil cari barang berdasarkan merk.
