ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
PEREKRUTAN DAN PENGGAJIAN PADA
PT.CARETRA
Widiyaksa Ardiantoro
Student of Computer Science, Jakarta, 11460And
Andis Juliansyah
Student of Computer Science, Jakarta, 11460Abstrak
PT caretra adalah sebuah perusahaan yang sedang berkembang dalam bidang pertambangan batu bara dan transportasi untuk bulk material. Tujuan penelitian yaitu menganalisis dan merancang sistem perekrutan dan penggajian yang dapat membantu perusahaan. Penelitian akan menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan. Metodelogi penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara, kusioner dan perancangan. Perancangan akan mencakup UML, ERD, dan User Interface. Dari analisis yang dilakukan terhadap proses bisnis PT Caretra perusahaan membutuhkan aplikasi untuk proses perekrutan tenaga kerja dan merekapitulasi gaji karyawan pada perusahaan. Perusahaan juga membutuhkan aplikasi yang dapat memberikan informasi data – data karyawan berupa biodata, absen, rincian gaji, dan tidak hanya data karyawannya saja aplikasi tersebut memberikan informasi data perusahaan. Data – data tersebut akan tersimpan pada database aplikasi. Dapat disimpulkan bahwa penelitian dilakukan untuk menganalisis dan merancang aplikasi sistem perekrutan dan penggajian pada PT Caretra.
1.
Pendahuluan
Setiap perusahaan memiliki visi dan misi sebagai landasan arah perusahaan, yang masing-masing bertujuan untuk memajukan perusahaannya. Hal yang sangat penting dalam menilai kemajuan perusahaan adalah dengan melihat kinerja perusahaan. Banyak cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan, salah satunya melihat dari kualitas sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri.
Sumber daya manusia dalam perusahaan ini adalah tenaga kerja yang menjalankan kegiatan – kegiatan dalam perusahaan, kualitas tenaga kerja yang ada dalam perusahaan sebaiknya memenuhi kriteria yang dibutuhkan untuk posisi yang akan diduduki. Penentuan syarat serta kebutuhan tenaga kerja sudah harus ditentukan sebelum kita merekrut sumber daya manusia ke dalam perusahaan. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memberikan batasan standar kemampuan calon tenaga kerja untuk menduduki posisi didalam perusahaan, perekrutan sangat penting digunakan agar perusahaan mendapatkan kriteria tenaga kerja yang berkualitas, banyak tahapan – tahapan dan syarat standar untuk merekrut tenaga kerja dari awal menentukan syarat pelamar, tes tulis atau tes praktek apabila diperlukan, tes persikotes, wawancara, ada pula perusahaan yang menambahkan tes kesehatan. Selain itu apabila tenaga kerja tersebut telah memenuhi kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan, perusahaan harus menentukan standar gaji yang harus diberikan oleh perusahaan dalam posisi yang diduduki oleh tenaga kerja tersebut. Penggajian merupakan hal yang penting dalam memotivasi dan menilai hal yang penting dalam memotivasi dan menilai kinerja karyawan.
Organisasi dan perusahaan perlu mempunyai sistem penggajian yang baik dan benar karena sumber daya manusia atau tenaga kerja senantiasa bekerja tidak secara cuma-cuma melainkan mengharapkan penghargaan berupa imbalan atau penghasilan, yang setara dengan melihat dari segi produktifitas pegawai itu sendiri. Hal ini ada hubungan yang menyangkut dengan penyeimbang antara kinerja serta produktifitas pegawai dengan apresiasi (gaji) yang diberikan oleh perusahaan, sehingga tidak timbul rasa ketidak adilan pada pegawai.
Pemberian gaji yang cukup memadai akan membawa pengaruh positif untuk perusahaan tersebut. Gaji tersebut akan mendorong semangat bekerja pegawai untuk bekerja lebih baik dan lebih produktif. Untuk hal ini kembali lagi pada perihal tujuan yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan. Sistem
perekrutan karyawan dan penggajian yang baik dan benar akan sangat membantu perusahaan untuk berkembang lebih maju dalam mendapatkan kualitas prestasi yang diharapkan oleh perusahaan.
Berdasarkan latar belakang yang sedang dibahas, diinginkan untuk menganalisa dan merancang sebuah sistem perekrutan dan penggajian berbasiskan aplikasi yang akan diterapkan pada PT.Caretra, sehingga aplikasi ini dapat membantu PT.Caretra dalam mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas sesuai yang diharapkan dan dapat memberi apresiasi (gaji) yang setara dengan melihat dari segi produktifitas karyawan.
2.
Metode Penelitian
Ruang lingkup dari penelitian mencakup analisa, perancangan dan implementasi sistem perekrutan dan penggajian pada PT.Caretra. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut :
- Perancangan - Implementasi - Evaluasi
2.1
Perancangan
Di dalam perancangan sistem perekrutan dan penggajian pada PT.Caretra menggunakan beberapa tahap yaitu perancangan entity relationship diagram (ERD), adapun rancangan ERD adalah sebagai berikut :
Gambar : Gambar Diagram ERD Aplikasi
2.2
Implementasi
Untuk menjalankan sistem aplikasi perekrutan dan penggajian tersebut menggunakan perangkat keras sebagai berikut :
1. Server
a. Processor Dual Core Technology b. RAM 1 GB
c. Hardisk 120 GB d. VGA 64 MB 2. Client
b. RAM 512 MB c. VGA 256 MB
2.3
Evaluasi
Berikut ini adalah hasil hasil evalusi menurut pengguna yang dilakukan dengan cara wawancara.
Table Wawancara
Nama : Manggala Dharmastya
Jabatan : IT Manager
Tanggal wawancara : 14 januari 2013 Jam wawancara : 14.00
Tempat wawancara : PT.Caretra Pertanyaan :
1. Apakah aplikasi sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan ? 2. Apakah user interface aplikasi mudah untuk dipahami ? 3. Apa saja kekurangan dari aplikasi yang telah dibuat ? Jawaban :
1. Ya, aplikasi ini sudah memenuhi kriteria dari functional requirement yang sebelumnya sudah saya setujui.
2. Designnya sangat elegan dan simple. Tampilannya mudah dipahami karena tingkatan lokasi halaman cukup pendek. Jadi tidak terlalu banyak halaman di dalam halaman.
3. Untuk penggajian (Payroll) harusnya bisa lebih diperluas. Jadi setiap jumlah gaji pada karyawan bisa kita lihat rinciannya lebih dalam.
3.
Hasil Dan Bahasan
Di dalam hasil dan bahasan sistem perekrutan dan penggajian pada PT.Caretra digambarkan Terdapat dua permasalahan yang didapatkan pada perusahaan melihat SOP yang sedang berjalan berikut permasalahan yang didapatkan :
a. Permasalahan dalam perekrutan. b. Permaslahan dalam penggajian. 3.1.1 Permasalahan Dalam Perekrutan
Berikut adalah bentuk sistem perekrutan yang sedang berjalan pada PT.Caretra berdasarkan Standart operational procedure yang digambarkan dengan bentuk flow chart :
2 1
Gambar Flowchart SOP yang Sedang Berjalan
Berikut adalah masalah yang muncul dari flowchart yang digambarkan dengan lingkaran merah pada gambar :
1. Kualifikasi data karyawan
Pada proses ini, bagian pusat harus tahu data calon karyawan. Namun hal tersebut cenderung memakan waktu karena proses tersebut masih manual. Hal ini diperlukan agar bagian pusat dapat menilai kualitas calon karyawan.
2. Kontrak Kerja
Pada proses ini, bagian human resource cenderung memiliki data yang kurang memadai dalam menentukan gaji calon karyawan. Bagian Human Resources kesulitan untuk mendapatkan informasi UMR untuk menentukan jumlah gaji yang pantas untuk calon karyawan berdasarkan posisi yang akan ditempatinya.
3.1.2 Permasalahan Dalam Penggajian
Berikut adalah flowchart sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT.Caretra :
Gambar Flowchart penggajian yang Sedang berjalan
Berikut adalah masalah yang muncul pada flowchart sistem penggajian yang sedang berjalan :
1. Menilai Performance Evaluation berdasarkan Kehadiran. 2
Proses ini memakan waktu lama karena penyimpanan data absen masih manual. Hal ini disebabkan karena seluruh data kehadiran masih terpisah.
2. Kalkulasi jumlah gaji berdasarkan Performance Evaluation.
Pada proses ini, pernah terjadi beberapa kali kesalahan yang disebabkan oleh Human Error. Hal tersebut dikarenakan jumlah karyawan yang cukup banyak. Serta lokasi perusahaan yang berjauhan.
3.2 Solusi
Tabel Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus
No. Permasalahan Solusi untuk permasalahan Landasan Teori 1. Perekrutan tenaga kerja
yang berjumlah besar. Kualitas tenaga kerja yang direkrut pada cabang seringkali kurang sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh bagian pusat.
Membuat sebuah media untuk calon pelamar mendaftarkan dirinya kepada perusahaan. Membuat susunan data karyawan yang bekerja pada perusahaan.
Cara bagi perusahaan untuk menilai sejarah mana kecocokan antara kandidat dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk mengisi suatu jabatan tertentu (Dr.Dewi Hanggraeni,Se.,mba 2012) .
2 Pernah terjadi kesalahan atau pernah terjadi kurangnya jumlah nominal gaji, tidak setaranya jumlah gaji dengan tingkat kesulitan pekerjaan
Membuat sistem kalkulasi gaji yang datanya berdasarkan kehadiran karyawan. Data kehadiran karyawan diinput setiap harinya oleh staff pada setiap departemen.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departement, yang dibuat berdasrkan daftar gaji dan upah (Mulyadi, 2008)
3.3 Functional Requtment
functional requetment dan non functional requetment. Di dapatkan permaslahan dan solusi yang dilakukan serta di gambarkan sistem untuk solusi dalam bentuk use case, adapun tabel permasalahan, solusi dan gambar sistem sebagai berikut :
Gambar 3.6 Functional Requirement 3.4 Non Functional Requtment
Terdapat 3 paket non-functional requirement, yaitu : a. Extensibility : Sistem dapat berkembang
b. Reliability : Sistem dapat melakukan fungsinya dengan baik, seperti yang disyaratkan, dalam waktu tertentu dalam kondisi operasi tertentu
c. Security : Informasi di dalam sistem harus terlindungi.
Berikut ini gambar dan penjelasan dari masing – masing paket non-functional requirement :
Gambar : Gambar Paket Extensibility Non-functional Requirement b. Reliability
Gambar : Gambar Paket Reliability Non-functional Requirement c. Security
3.5 Use Case
Gambar : Gambar Use case diagram sistem perekrutan dan penggajian
4.
Simpulan Dan Saran
4.1 Simpulan
1. Setelah sistem telah berjalan, data karyawan seperti biodata, lampiran dan absen tersimpan dalam satu aplikasi yang dapat diakses di berbagai tempat karena aplikasi berbentuk website.
2. Sistem ini menyediakan fasilitas penyimpanan absen yang datanya diinput dari data berekstensi .xls atau .xlsx.
3. Seluruh kegiatan user didalam aplikasi dicatat didalam database. Sehingga admin dapat mengawasi kegiatan user yang menggunakan aplikasi.
4. Aplikasi dirancang dengan konsep user friendly, sehingga diharapkan user dapat lebih mudah untuk mengerti cara menggunakan aplikasi.
4.2 Saran
Pada aplikasi ini tentu terdapat kekurangan. Adapun saran untuk pengembang sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem ini akan lebih baik lagi bila terdapat peringatan yang dikirim melalui email atau media lainnya setiap terjadi perubahan data pada aplikasi.
2. Sistem ini memiliki kelemahan, pada saat rekapitulasi gaji data absen karyawan tidak dapat langsung diakses pada halaman yang sama.
3. Sistem ini akan lebih baik bila data absen didapat langsung dari perangkat keras yang terkait tanpa harus melakukan import data.
4. Sistem ini dapat dikembangkan lebih baik lagi dengan memberikan fasilitas pemberian Job Desk. Sehingga Human Resources dapat memberikan tugas melalui aplikasi ini. Dan setiap karyawan mempunyai dasar untuk melakukan aktifitas dalam perusahaan.
