PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

(1)

2014

Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen



Winda Zarina Maulida

PENGANTAR ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Untuk SMK dan MAK

(2)

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 1

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN ini sesuai dengan waktu yang telah diharapkan. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah ikut berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, sehingga modul ini dapat diselesaikan dan difungsikan sesuai dengan apa yang diharapkan sebelumnya yaitu sebagai salah satu media yang dapat membantu kelancaran proses belajar mengajar oleh siswa.

Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013, dimana di dalam modul ini berisi tentang Administrasi Perkantoran, mengenai “Membuat Struktur Organisasi” dan “Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor”. Yang mana di dalam modul ini akan di bahas mengenai aneka bentuk dan jenis organisasi kantor, serta jenis-jenis pekerjaan kantor hingga hasl dari pekerjaan kantor, yang juga dilengkapi dengan soal-soal teori maupun praktek dengan harapan dapat membantu siswa dalam melatih kemampuan siswa dalam hal surat menyurat.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan dan penulisan modul ini, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan modul ini sehingga dapat memberikan manfaat khususnya penulisnya dan pembaca pada umumnya.

Kami mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu terbitnya modul ini yaitu teman-teman dan dosen pembimbing.

Malang, 23 November 2014

Penulis

KATA

PENGANTAR

(3)

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 2 KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Deskriptif Umum... 4 B. Prasyarat ... 4 C. Kompetensi Inti... 4 D. Kompetensi Dasar... 5

E. Indikator Pencapaian Modul... 5

F. Petunjuk Penggunan Modul... 5

G. Tujuan Akhir Pembelajaran... 6

H. Cek Kemampuan... 7

BAB II PEMBAHASAN Bagian I : Membuat Struktur Organisasi A. Pengertian Organisasi... 8

B. Prinsip-Prinsip Organisasi... 9

C. Bentuk-Bentuk Organisasi... 9

Tes Formatif... 13

Bagian II : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor A. Pengertian Pekeraan Kantor... 16

B. Fungsi Pekerjaa Kantor... 16

C. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor... 17

D. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor... 18

E. Produk Pekerjaan Kantor... 19

Tes Formatif... 26

(4)

PENILAIAN... 29

GLOSARIUM... 32

DAFTAR PUSTAKA... 33

(5)

Salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran adalah memahami pekerjaan kantor agar dapat melakukan tugas-tugas kantor dengan baik sehingga dapat menghasilkan pekerjaan kantor dengan sempurna, sesuai dengan harapan. Kompetensi ini memiliki dua kompetensi dasar (KD) yaitu :

1. Membuat struktur organisasi 2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk dapat mempelajari dan memahami lebih dalam lagi mengenai organisasi kantor, dari mulai pekerjaan kantor hingga hasil pekerjaan kantor. Kompetensi ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khusunya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan khusunya di kalangan industri/dunia usaha.

Kemampuan awal yang diprasyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa sudah memahami dan dapat medeskripsikan administrasi perkantoran yang meliputi pengertian administrasi, pengertian kantor, pengertian adminiatrasi kantor, dan juga ruang lingkup dari administrasi kantor.

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari

BAB I

PENDAHULUAN

DESKRIPTIF UMUM

A

PRASYARAT

B

KOMPETENSI INTI

C

(6)

solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

1. Membuat struktur organisasi 2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor

1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi kantor

2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor

3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi kantor 4. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor

5. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor 6. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor

7. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor

Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikuti petunjuk-petunjuk serta cara-cara mempelajarinya, baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator agar pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada pada petunjuk penggunaan modul ini.

1. Penjelasan bagi siswa

a. Pelajari secara berurutan dari kegiatan belajar 1 sampai 2.

b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktik yang diperlukan sesuai kompetensi yang dipelajari.

KOMPETENSI DASAR

D

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

E

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

(7)

c. Kerjakan tes formatifnya.

d. Cocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban (jangan melihat kunci jawaban sebelum seleai mengerjakan tes formatif) karena tuuan tes foemastif ini umtuk menguji sejauh mana tingkat pengiasaan sisea terhadap kompetensi tersebut.

e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7.00 lanjutkan ke kegiatan belaar berikutnya. Apabila belum memenuhi standar minimal 7.00 maka harus mengulangi kegiatan belajar yang masih belum berhasil sampai memperoleh standar minamal yang ditentukan.

f. Setelah berakhir mempelajari subkompetensi ke-2 dan dinyatakan lulus dari semua subkompetensi maka kerjakan evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan sisea atas kompetensi Memproses Perjalanan Bisnis secara keseluruhan.

g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan kunvi jawaban evaluasi.

h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan kepada guru atau faslitator. 2. Penjelasan bagi fasilitator

a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran.

b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar.

c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta menjawab pertanyaan sisea mengenai proses pembelajaran.

d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar.

e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.

f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan. g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya.

h. Melaksanakan penilaian.

i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan dan keterampialn dari suatu kompetensi yang perlu intuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.

j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.

k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten.

o Kompetensi Dasar 1 : Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor 1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi

2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi

TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN

(8)

3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi

o Kompetensi Dasar 2 : Mengidentifikasi pekerjaan kantor 1. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor 2. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor 3. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor

4. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor

No. Pertanyaan Ya Tidak

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Dapatkah Anda menyebutkan prinsip-prinsip organisasi? Dapatkah Anda menjelaskan tujuan organisasi?

Dapatkan Anda menjelaskan pentingnya organisasi? Dapatkah Anda menjelaskan bentuk-bentuk organisasi? Dapatkah Anda membedakan bentuk-bentuk organisasi? Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor ? Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor ? Dapatkah Anda menyebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menyebutkan hasil dari pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menjelaskan hasil dari produk kantor?

Apabila Anda menjawab “TIDAK” pada salah satu pertanyaandi atas, maka pelajarilah materi tersebut pada modul ini. Apabila Anda menjawab “YA” pada semua pertanyaan, maka lanjutkanlah dengan mengerjakan tugas, tes formatif dan evaluasi yang ada pada modul ini.

CEK KEMAMPUAN

(9)

BAGIAN 1

MEMBUAT

STRUKTUR ORGANISASI

1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengertian Organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

(10)

 Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut: 1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2. Ada kerja sama 3. Ada tujuan bersama

Terdapat 7 prinsip-prinsip dari organisasi, ialah : 1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja 3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang 4. Tingkat pengawasan 5. Rentang manajemen 6. Kesatuan perintah 7. Koordinasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam :

Organisasi Garis/Lini

 Ciri-ciri:

 Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

 Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

 Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

 Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

 Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

1 Prinsip-Prinsip Organisasi

B

Bentuk-Bentuk Organisasi

(11)

 Kelebihan:

 Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

 Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

 Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

 Kekurangan:

 Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

 Pimpinan lebih cenderung otoriter

 Karyawan lebih sulit berkembang

 Bagan Organisasi Garis/Lini :

Organisasi Garis dan Staf

 Ciri-ciri:

 Pimpinan mengangkat tenaga staff

 Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kepala Seksi

PIMPINAN

Pimpinan

Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi

2

(12)

 Kelebihan:

 Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

 Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

 Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

 Kekurangan:

 Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

 Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

 Bagan Organisasi Garis Staf :

Organisasi Fungsional

 Ciri-ciri:

 Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

 Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

 Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

PIMPINAN

Akuntan

Publik

Penasihat

Hukum

Bagian

Pemasaran

Bagian

Keuangan

Bagian

SDM

Bagian

Produksi

Kepala seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi

3

(13)

 Kelebihan:

 Pembagian tugas lebih jelas

 Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

 Kekurangan:

 Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

 Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

 Tidak ada kesatuan perintah

 Bagan Organisasi Fungsional :

PIMPINAN

Kepala Bagian

(14)

a.

Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginka, merupakan pengertian organisasi menurut...

a. KBBI c. Chester I. Barnard b. J. Willian Schulze d. Kamus Administrasi 2. Yang bukan termasuk ciri-ciri organisasi ialah...

a. Ada ruangan kerja c. Terdapat sekelompok orang b. Ada kerja sama d. Ada tujuan bersama

3. Bentuk-bentuk organisasi adalah..

a. Organsasi Struktural c. Organisasi Bersekat b. Organisasi Fungsional d. Organisasi Implementasi 4. Kelebihan organisasi Garis/Lini, kecuali...

a. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

c. Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place” d. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

5. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, organisasi dibagi menjadi 3 macam, kecuali..

a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Garis dan Staff b. Organisasi Struktural d. Organisasi Fungsional 6. Mengapa dalam organisasi garis dan staff kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina?

a. Karena memungkinkan karyawan yang berkhianat

b. Karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

(15)

c. Karena letak tempat kerja yang bersekat

d. Karena tugas dari masing-masing karyawan yang sangat banyak. 7. Yang merupakan kekurangan dari organisasi fungsional adalah..

a. Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) b. Pimpinan lebih cenderung otoriter

c. Karyawan lebih sulit berkembang

d. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi 8. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Fungsional b. Organisasi Garis Staff d. Organisasi Struktural 9. Yang merupakan prinsip dari organisasi adalah..

a. Terdapat kerjasama c. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

b. Terdapat tujuan bersama d. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

10.

Bagan diatas merupakan bagan dari organisasi...

a. Garis Staff c. Fungsional c. Struktural d. Garis/Lini Kepala Seksi PIMPINAN Pimpinan Kepala Seksi Pimpinan Pimpinan Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi

(16)

b.

Esai

1. Sebutkan 3 pengertian dari organisasi berdasarkan para ahli!

2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi!

3. Jelaskan mengenai Organisasi Garis/Lini mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah bagannya!

4. Jelaskan mengenai Organisasi Garis dan Staff mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah bagannya!

5. Jelaskan mengenai Organisasi Fungsional mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah bagannya!

(17)

BAGIAN II

MENGIDENTIFIKASI

PEKERJAAN KANTOR

George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

1. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari 2. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu

pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Pengertian Pekerjaan Kantor

A

Fungsi Pekerjaan Kantor

(18)

a) Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b) Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media. c) Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph d) Mengirim

Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi e) Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f) Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference. g) Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana h) Pekerjaan lainnya.

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

o Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah : 1. Typing : 24,6% 2. Calculating : 19,5% 3. Checking : 12,3% 4. Filling : 10,2% 5. Telephoning : 8,8% 6. Duplicating : 6,4% 7. Mailing : 5,5% 8. Other : 12,7% TOTAL : 100%

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

(19)

1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama / pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

 Contoh :

Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaaan ketatausahaan., seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapor, dan lain-lain.

2. Terbuka dan luas

Pekerjaan kantor bersifat terbuka karena pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat juga dilakukan diluar kantor sekalipun.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Pekerjaan kantor dapata dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi hingga karyawan yang paling bawah sekalipun.

 Contoh :

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerjasebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dan lain-lain.

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

(20)

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 19 1. SURAT

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

 Contoh Surat :

 Kegunaan surat:

- Sebagai alat komunikasi secara tertulis

- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan - Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

- Dapat menjadi nilai historis - Sebagai duta organisasi

- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Produk Pekerjaan Kantor

(21)

 Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih - Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. LAPORAN

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

 Contoh Laporan :

 Fungsi laporan:

- Sebagai bahan pertanggungjawaban - Alat menyampaikan informasi - Alat pengawasan

- Bahan penilaian

(22)

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan: - Harus jelas dan cermat

- Mengandung kebenaran dan objektifitas - Lengkap

- Tegas dan konsisten

- Langsung mengenai sasaran

- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat - Disertai dengan saran-saran

- Tepat waktu

 Jenis-jenis laporan:

a) Laporan berdasarkan waktu

- Laporan berkala : laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

- Laporan insidental : laporan yang dibuat apabila diperlukan. b) Laporan berdasarkan bentuk

- Laporan berbentuk surat : laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah. - Laporan berbentuk naskah : laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek

maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

- Laporan berbentuk memo : laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c) Laporan berdasarkan penyampaian

- Laporan lisan : laporan yang disampaikan secara langsung. - Laporan tertulis : contoh: surat, naskah dan memo.

- Laporan visual : laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point).

d) Laporan berdasarkan sifat

- Laporan biasa : laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif.

(23)

- Laporan penting : laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e) Laporan berdasarkan isinya.

- Laporan informatif : laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

- Laporan rekomendasi : laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

- Laporan analisa : laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam.

- Laporan kelayakan : laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.

- Laporan pertanggungjawaban : laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

KERANGKA

LAPORAN

PENDAHULUAN

BATANG TUBUH

PENUTUP

a. Maksud dan tujuan penulisan laporan b. Masalah pokok yang

dilaporkan

c. Sistematika laporan

a. Data dan fakta

pelaksanaan kegiatan b. Kesesuaian

pelaksanaan dengan perencanaan

c. Masalah yang terjadi d. Pembahasan masalah

a. Kesimpulan, dan

b. Saran

(24)

3. FORMULIR

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

 Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas.

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan 3) Adanya keseragaman

4) Mengurangi kegiatan foto kopi

 Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan 2) Menghimpun data yang sama

3) Menyampaikan informasi yang sama 4) Sebagai bukti fisik

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas. 2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis. 5) Dibuat secara sederhana.

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup. 7) Harus ada judul nama formulir.

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.

(25)

Contoh Formulir :

4. ARSIP

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

(26)

5. BERBAGAI MACAM DOKUMEN TERTULIS.

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

(27)

a.

Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Jenis-jenis pekerjaan kantor adalah sebagai berikut, kecuali..

a. Menghimpun c. Menyimpan

b. Mencatat d. Menukarkan

2. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi merupakan salah satu poin dari.. a. Jenis-jenis pekerjaan kantor c. Fungsi pekerjaaan kantor b. Ciri-ciri pekerjaan kantor d. Pengertian pekerjaan kantor

3. Hasil dari pekerjaan kantor adalah..

a. Amplop c. Formulir b. Cek d. Kertas

4. Media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan adalah pengertian..

a. Laporan c. Arsip

b. Surat d. Peta

5. Suatu data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama, disebut..

a. Laporan c. Arsip

b. Surat.. d. Formulir

6. Laporan visual, tertulis, lisan, merupak jenis-jenis laporan berdasarkan..

a. Bentuknya c. Isinya

b. Penyampaiannya d. Sifatnya

(28)

7. Yang termasuk dalam laporan berdasarkan sifat adalah..

a. Laporan Tertulis c. Laporan Biasa b. Laporan Visual d. Laporan Informatif

8. Laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut disebut dengan laporan..

a. Analisa c. Rekomendasi

b. Informatif d. Pertanggungjawaban

9. Fungsi surat adalah..

a. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

c. Bahan pengambilan keputusan

d. Adanya keseragaman

10. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas. Adalah keuntungan dari..

a. Surat c. Laporan

b. Formulir d. Peta

b.

Esai

1. Apa saja kerangka dalam membuat laporan? Sebutkan!

2. Sebutkan 5 jenis pekejaan kantor. Beri masing-masing 3 contoh!

3. Sebutkan jenis-jenis laporan!

(29)

(30)

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 29 1.1 LEMBAR PENILAIAN HASIL BELAJAR

Penilaian dilakukan dengan prosedur:

- Penilaian Proses: kehadiran siswa, pengamatan selama proses pembelajaran dan diskusi kelompok. - Penilaian Hasil: tugas individu, UTS, UAS.

 Format Penilaian Hasil

A. PILIHAN GANDA

Setiap jawaban yang benar diberi skor 1, sedangkan jawaban yang salah diberi skor 1. Lalu dimasukkan dalam rumus berikut ini :

Skor =

x 100 (skala 0-100)

Keterangan :

B = Jumlah jawaban benar N = Jumlah soal

Contoh :

Skor =

x

100

= 100

Jadi, pada latihan soal pilihan ganda siswa memperoleh nilai 100.

B.

URAIAN

Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor Makasimum

Uraian 5 1 20 2 20 3 20 4 20 5 20 Jumlah 100

PENILAIAN

(31)

Nilai = Jumlah Jawaban Benar x 100% = 100 100

Keterangan : Arti tingkat penguasaan/pemahaman yang dicapai : 90% – 100% = Baik Sekali

80% - 89% = Baik 70% - 79% = Cukup < 69% = Kurang

Tingkat kelulusan bisa dicapai bila bisa menjawab 70% dari soal-soal diatas. Kurang dari standard diatas, dianggap tidak lulus.

(32)

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 31 1.2 LEMBAR PENILAIAN SIKAP :

Siswa : Kelas : Tanggal :

Petunjuk:

1) Untuk setiap perilaku sikap berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

A = Sangat Baik C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan D = Memerlukan perbaikan

 Format pengamatan perilaku berkarakter

No Rincian Tugas Kinerja

(RTK) (A) (B) (C) (D)

1 Teliti, tekun, cekatan 2 Jujur 3 Loyal 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Dapat menyimpanan rahasia 7 Kreatif-inovatif 8 Sopan Santun

(33)

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 32  KBBI  Perserikatan  Efektifitas  Efisiensi  Otoriter  Staff

 The Right Man

 The Right Place

 Tour of Duty  Notula  Pelayanan prima (service excellent)  Pelanggan  Chatting  Historis  Paper  Objektifitas

Kamus Benar Bahasa Indonesia Suatu kumplan dalam organisasi Berhasil guna

Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat Berkuasa sendiri, sewenang-wenangnya, suka mengatur Seorang pegawai atau kayawan

Orang orang yang benar dan hebat Tempat yang benar yang tepat Perputaran pekerjaan

Hasil rapat yang dibuat oleh notulis (sekretaris dalam rapat )

Pemberian pelayanan barang/jasa dengan baik kepada konsumen atau pelanggan

Instansi atau lembaga yang melakukan pembelian produk baik barang maupun jasa secara berulang-ulang, karena barang atau jasa yang dibeli mempunyai manfaat.

Melakukan komunikasi / bercakap-cakap ssecara online Sejarah/bersejarah

Kertas, surat kabar,buku,lembar, naskah, karangan, koran.

Mengenai keadaan yang sebenarnya tanpa dipengaruhi pendapat atau pandangan pribadi

(34)

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta. Ida Nuraida, SE. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Serdamayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan tentag Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: Mandar Maju.

DAFTAR

PUSTAKA

(35)

Tes Formatif Bagian I

Pilihan Ganda!

1. B 6. B 2. A 7. A 3. B 8. B 4. C 9. C 5. B 10. D

Esai!

1. Pengertian organisasi menurut para ahli :

1) James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

2) Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3) J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

2. Prinsip-prinsip organisasi 1. Prinsip perumusan tujuan 2. Pembagian kerja 3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang 4. Tingkat pengawasan 5. Rentang manajemen 6. Kesatuan perintah 7. Koordinasi

KUNCI

JAWABAN

(36)

3. Organisasi Garis/Lini

 Ciri-ciri:

 Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

 Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

 Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

 Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

 Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

 Kelebihan:

 Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

 Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

 Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

 Kekurangan:

 Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

 Pimpinan lebih cenderung otoriter

 Karyawan lebih sulit berkembang

 Bagan Organisasi Garis/Lini :

4. Organisasi Garis dan Staf

 Ciri-ciri:

 Pimpinan mengangkat tenaga staff

 Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kepala Seksi PIMPINAN Pimpinan Kepala Seksi Pimpinan Pimpinan Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi

(37)

 Kelebihan:

 Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

 Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

 Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

 Kekurangan:

 Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

 Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

 agan Organisasi Garis Staf :

5. Organisasi Fungsional

 Ciri-ciri:

 Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

 Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

 Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

 Kelebihan:

 Pembagian tugas lebih jelas

 Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

 Kekurangan:

 Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

 Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

 Tidak ada kesatuan perintah

PIMPINAN Akuntan Publik Penasihat Hukum Bagian Pemasaran Bagian Keuangan Bagian SDM Bagian Produksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi Kepala seksi

(38)

 Bagan Organisasi Fungsional :

Tes Formatif Bagian II

Pilihan Ganda!

1. D 6. B 2. B 7. C 3. C 8. C 4. B 9. A 5. C 10. B

Esai

1. Kerangka laporan terdiri dari: a. Pendahuluan

- Maksud dan tujuan penulisan laporan - Masalah pokok yang dilaporkan - Sistematika laporan

b. Batang tubuh

- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan - Masalah yang terjadi

- Pembahasan masalah c. Penutup - Kesimpulan, dan - Saran PIMPINAN Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian

(39)

2. Jenis-jenis pekerjaan kantor : 1) Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

2) Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media. 3) Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph 4) Mengirim

Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi 5) Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

6) Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference. 7) Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana 8) Pekerjaan lainnya.

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor 3. Jenis-jenis laporan:

a) Laporan berdasarkan waktu : - Laporan berkala

- Laporan insidental b) Laporan berdasarkan bentuk :

- Laporan berbentuk surat - Laporan berbentuk naskah - Laporan berbentuk memo c) Laporan berdasarkan penyampaian :

- Laporan lisan - Laporan tertulis - Laporan visual

e) Laporan berdasarkan sifat : - Laporan biasa

(40)

- Laporan penting

f) Laporan berdasarkan isinya. - Laporan informatif - Laporan rekomendasi - Laporan analisa - Laporan kelayakan

- Laporan pertanggungjawaban

4. Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas. 2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis. 5) Dibuat secara sederhana.

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup. 7) Harus ada judul nama formulir.

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.