Disusun oleh :
MODUL
TUGAS MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI
PERKANTORAN
BIDANG STUDI KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN
KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNTUK SMK DAN MAK
Disusun oleh:
Amynur Yuviantono
JURUSAN MANAJEMEN
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTARSI PERKANTORAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yan Maha Esa, karena atas berat rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat dterbitkan tepat pada wakunya. Modul ini disusun berdasarkan spektrum 2013 yang sudah dirumuskan oleh Pemeintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititik beratkan pada materi berdasaran SKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) Sektor Jasa Perusahaan Bidang Administrasi Perkantoran.
Melalui modul ini penulis berusaha meyaikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk pratik lagsung dengan teknik bevarias untuk memdahkan peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengaran materi yang disampaikan guru dan kegiatan memaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.
Akhir kata, penulis terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini.
Malang,
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL...
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...ii
GLOSARIUM...iii
BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi Umum...7
B. Petunjuk Penggunaan modul...7
C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar...8
D. Tujuan Akhir Pembelajaran...9
E. Tujuan Pembelajaran...10
BAB II PEMELAJARAN A. Kegiatan Belajar 1...11
B. Kegiatan Belajar 2...21
Rubrik Penilaian
...26Kunci Jawaban...33
GLOSARIUM /PERISTILAHAN
Guru
Adalah seseorang yang menyampaiakan materi pada pelatihan di sekolah/Institusi pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan sebutan Guru, Instruktur, Pembimbing atau sebutan lainnya.
Peserta Diklat atau Siswa
Adalah seseorang yang berusaha mencapai suatu kemampuan di sekolah atau pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan sebutan pelajar, murid, siswa.
Pemelajaran
Adalah proses kegiiatan belajar mengajar yang berlangsung disekola/Institusi/pusat pelatihan di Industri.
Sistem
Adalah totalitas susunan atau jaringan yang terdiri dari berbagai sus system
Institusi
Adalah lembaga
Kondusif
Adalah hubungan antara manusia yang berlangsung dengan baik dan harmonis.
Out Sourching
Adalah mendapatkan ilmu dan pengetahuan dari orang lain
Benchmarking
Adalah studi banding
Target
Adalah sasaran
Diominimalisasi
Adalah diusahakan sedikit mungkin
Taklik
Disposisi
Adalah perintah dari pimpinan untuk menindaklanjuti isi surat masuk
Arsip
Adalah kumpulan warkat
Arsip Dinamis
Adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung untuk mendukung pekerjaan kantor.
Arsip Statis
Adalah arsip yang dipergunakan namum tidak secara langsung.
Daftar Pertelaan Arsip
Adalah daftar yang memuat umur arsip.
Proporsional
Artinya wajar
BAB I PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI UMUM
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya.
Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “ Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individual ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.
2. Guru/Instruktur
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan
3. Perlengkapan yang harus disediakan Alat:
a. Komputer
b. Internet Bahan:
a. Buku- buku yang berkaitan dengan Pengantar Administrasi Perkantoran
C. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR
KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
4. mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, bertindaj secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
KOMPETENS DASAR
1) Membuat Struktur organisasi kantor. 2) Melakukan komunikasi kantor
D. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 1 : Membuat Struktur organisasi kantor.
1. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor
2. Peserta didik dapat menjelaskan bentuk – bentuk dan bagan organisasi kantor
Kompetensi Dasar 2 : Melakukan komunikasi kantor.
1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari Komunikasi dan media komunikasi
2. Peserta didik dapat menjelaskan proses komunikasi
3. Peserta didik dapat menyebutkan jenis-jenis media komunikasi
E. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti pembelajaran, siswa mampu:
Menjelaskan pengertian organisasi kantor, komunikasi, dan media komunikasi kantor
Menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor
Menjelaskan proses dan jenis-jenis media komunikasi
BAB II PEMBELAJARAN
KEGIATAN BELAJAR 1 (MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI KANTOR)
A. DESKRIPSI ORGANISASI DAN PRINSIP KANTOR
Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelom- pok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik- baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.
B. Bentuk-Bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu: 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi:
1. Organisasi Garis/Lini
wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi
i. Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.
j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan Asas pembaganan mengharuskan setiap/organisasi menggambar- kan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
128
mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya.
Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan.
Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana.
Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya.
1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando.
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil.
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal.
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya.
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal.
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi.
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil.
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan).
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah:
1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.
2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan). 3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat.
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan.
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi.
7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat.
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan. 9. Adanya penghematan biaya.
10. Pengawasan berjalan efektif.
Kelemahan-kelemahan organisasi garis
1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi. 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri. 2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap
kaku (tidak fleksibel).
4. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan. 5. Kurang tersedianya saf ahli.
CONTOH BAGAN ORGANISASI GARIS/LINI
2. Organisasi Garis dan Staf
Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya sa- ran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks.
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung.
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal.
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal.
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan. 2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana.
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/ sumbangan pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya. 7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli.
Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf:
1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat.
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal.
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting.
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf.
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang.
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar.
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF
3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja.
pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.
Ciri-ciri organisasi fungsional:
a.Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan c.Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
e.Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :
a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
f. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:
a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
d. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan
4. Organisasi Kepanitiaan
Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Keuntungan dari organisasi kepanitiaan:
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim
Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut- larut yang menghambat pelaksanaan tugas
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama
c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.
B. RANGKUMAN
A. Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur
B. Terdapat beberapa jenis organisasi kantor
C. Setiap organisasi kantor pada masing masing perusahaan atau organisasi memiliki kelemahan dan kelebihan
D. Unsur terpenting dalam organisasi yaitu ada manusia, tujuan , dan struktur organisasi di dalamnya
C. TEST FORMATIF
Jawablah pertanyaan di bawah ini. Apabila ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab, bacalah kembali uraian di atas!
1. Jelaskan pengertian dari organisasi dan organisasi kantor !
2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor !
3. Jelaskan kelebihan dan kelemahan dari organisasi lini !
4. Gambarkan bagan dari organisasi lini ?
KEGIATAN BELAJAR 2 (MELAKUKAN KOMUNIKASI KANTOR)
A. DESKRIPSI KOMUNIKASI
1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan
2) Menurut KBBI:
a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh
seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media
4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines
Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan
Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam: a. Komunikasi verbal
Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh:
1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung
2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar
4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama b. Komunikasi nonverbal
A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya
Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Fungsi media komunikasi:
1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi
2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi
3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi
4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi
5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator
6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi
7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak
8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator
B. Jenis-Jenis Media Komunikasi
1. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya
a. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll
b. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll
c. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll
2. Berdasarkan sasarannya
a. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll
b. Massa: radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll
3. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari
a. Surat pribadi (visual)
c. Pertemuan (audio-visual)
Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.
d. Wawancara (audio-visual)
Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.
e. Kunjungan
Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.
f. Multimedia
Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.
C. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi
1. Media audio (pendengaran)
a. Keuntungan:
- Alatnya sangat sederhana
- Mudah dibuat dan dipergunakan
- Harganya relatif murah
- Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya
b. Kelemahan:
- Sulit dikontrol
- Kualitas suara cenderung menurun
- Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru
- Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual
2. Media visual
a. Keuntungan:
- Menghemat waktu
- Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah
- Biaya pembuatannya relatif murah
- Informasi yang disampaikan lebih jelas
b. Kelemahan:
- Biasanya menimbulkan rasa bosan
- Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan
- Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya
3. Media audio visual
a. Keuntungan:
- Tidak membosankan
- Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti
- Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan
- Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya
b. Kelemahan:
- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang
- Memakan tempat yang luas
- Biayanya relatif mahal
B. RANGKUMAN
A. Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain
B. Komunikasi dibedakan menjadi komunikasi verbal dan non verbal menurut proses komunikasinya
C. Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
D. Terdapat beberapa fungsi dari media komunikasi
E. Terdapat kelebihan dan kelemahan dari media komunikasi itu sendiri
C. TEST FORMATIF
Jawablah pertanyaan di bawah ini. Apabila ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab, bacalah kembali uraian di atas!
1. Sebut dan jelaskan unsur – unsur komunikasi!
2. Sebut dan jelaskan pengertian media komunikasi dan fungsinya!
3. Jelaskan pengertian komunikasi menurut KBBI!
4. Jelaskan macam – macam proses komunikasi!
5. Jelaskan keuntungan dan kelemahan penggunaan media komunikasi!
6. Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam. Jelaskan dan sebutkan!
Rubrik Penilaian
A. Tugas
No Kriteria Bobot Skala Skor
1 2 3 4
Siswa mengerti soal namun terdapt kesalahan dalm penyelesain
Siswa mengerti perintah soal namun masih terdapat sedikit kesalahan dalam menyelesaikan.
Siswa mengerti perintah soal dan dapat
Siswa dapat menentukan variabel namun masih banyak kesalahan
Siswa dapat
menentukan variabel namun masih terdapat sedikit kesalahan
Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat banyak
kesalahan.
Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat sedikit kesalahan.
Siswa hanya dapat menyelesaikan 1 tahapan persamaan
Skor yang diperoleh siswa ¿SkorMaksimum ×SkorTotal 100
No Kriteria Bobot Skala
Skor
1 2 3 4
1 Kejelasan
Presentasi 1x
a. Sistematika Tidak sistematika Kurang sistematika Cukup sistematika Sangat sistematika b. Bahasa yang
digunakan
Sulit dipahami Ada yang bisa dipahami namun banyak yang masih membingungkan.
Banyak yang mudah dipahami namun ada sedikit yang
membingungkan.
Sangat mudah dipahami.
c. Suara Tidak terdengar Ada yang bisa
didengar namun banyak yang masih sulit didengar.
Banyak yang bisa didengar, namun ada sedikit yang sulit didengar.
Tidak paham Paham namun masih banyak yang kurang jelas dalam
penyampaian.
Paham namun ada sedikit yang kurang jelas dalam penyampaian. masih banyak yang kurang jelas dalam menjawabnya.
Menjawab namun ada sedikit yang kurang jelas dalam menjawabnya.
Menjawab dengan tepat dan jelas.
a. Presentasi
Kurang menarik dan sedikit menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.
Menarik namun sedikit menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.
Sangat menarik dan
menggunakanalat -alat bantu yang sesuai.
b. Kerapian, kesopanan, dan rasa
percayadiri.
Tidak rapi, tidak sopan dan tidak percaya diri.
Hanya satu hal diantara Kerapian, kesopanan, dan rasa percaya diri yang dimiliki oleh siswa.
Hanya dua hal diantara Kerapian, kesopanan, dan rasa percaya diri yang dimiliki oleh siswa.
Rapi, sopan dan percaya diri.
Lembar Pengamatan proses presentasi
Satuan Pendidikan : SMK Sederajat
Kelas / Semester : X / Satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi Pokok : Membuat struktur organisasi kantor dan Komunikasi dalam kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit
No Nama Kelompok
Aspek yang diamati
Nilai
1 2 3
A b c A B a B
Malang, November 2014
LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : X/1
TahunPelajaran : 2013/2014 WaktuPengamatan : 80 menit
Kompetensi Dasar : Nomor 2.1, 3.3
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung jawab dalam kelompok.
Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU
1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang sedang belajar
2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran. 3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten. 4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan ajeg/kosisten
Indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( Dalam kelompok )
1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam kelompok dan mengganggu kelompok lain.
2. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam melaksanakan tugas kelompok
4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan
No Nama Siswa
Sikap
Rasa Ingin Tahu Tanggung Jawab
SB B KB TB SB B KB TB
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik K : Baik
Lembar Pengamatan proses Diskusi
Satuan Pendidikan : SMK Sederajat
Kelas / Semester : X / satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi Pokok : Membuat struktur organisasi kantor dan Melakukan komunikasi kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit
No NamaSiswa Aspek yang diamati Nilai 1 2 3 4 5
Malang, November 2014
Guru Pengantar Administrasi
KUNCI JAWABAN
KUNCI JAWABAN KEGIATAN 1
1. Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelom- pok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
2. Bentuk-Bentuk Organisasi
1. Organisasi Garis/Lini
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya.
2. Organisasi Garis dan Staf
Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan
3. Organisasi Fungsional
Organisasi disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan-pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana
4. Organisasi Kepanitiaan
3. Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah:
1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.
2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan). 3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat. 5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung
berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan.
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi.
7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat.
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
9. Adanya penghematan biaya. 10. Pengawasan berjalan efektif.
Kelemahan-kelemahan organisasi garis
1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi. 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri.
2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
3. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri.
4. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.
KUNCI KEGIATAN BELAJAR 2
1. Unsur-unsur komunikasi
a. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan
b. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll
c. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang d. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan
e. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan
2. Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Fungsi media komunikasi:
1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi 2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi
3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi
4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi 5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator 6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi 7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak
8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator
3. Menurut KBBI:
b) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami hubungan kontak
c) Perhubungan
4. Proses Komunikasi
1. Unsur-unsur komunikasi
f. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan
g. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll
j. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan 2. Efek yang timbul karena berkomunikasi
a. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu b. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya
c. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan 3. Proses komunikasi
a. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka) b. Proses komunikasi bermedia
Dibagi menjadi dua macam: 1) Komunikasi bermedia massa 2) Komunikasi bermedia nirmassa
5. Media audio (pendengaran) c. Keuntungan:
- Alatnya sangat sederhana
- Mudah dibuat dan dipergunakan
- Harganya relatif murah
- Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya d. Kelemahan:
- Sulit dikontrol
- Kualitas suara cenderung menurun
- Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru
- Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual Media visual
c. Keuntungan:
- Menghemat tenaga
- Menghemat waktu
- Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah
- Biaya pembuatannya relatif murah
- Informasi yang disampaikan lebih jelas d. Kelemahan:
- Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan
- Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya Media audio visual
c. Keuntungan:
- Tidak membosankan
- Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti
- Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan
- Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya d. Kelemahan:
- Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang
- Memakan tempat yang luas
- Biayanya relatif mahal
- Perlu waktu di dalam persiapan
6. A. Komunikasi verbal
Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh:
5) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung
6) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 7) Membaca: buku, majalah, surat kabar
8) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama B. Komunikasi nonverbal
3) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 4) Memakai sesuatu seperti seragam
7. 1. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya
d. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll e. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll
f. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll 2. Berdasarkan sasarannya
3. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari g. Surat pribadi (visual)
h. Telepon (audial)
i. Pertemuan (audio-visual)
Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.
j. Wawancara (audio-visual)
Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.
k. Kunjungan
Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.
l. Multimedia
DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, Thomas Wijaya. 1996. Sekretaris Professional. PT Pustaka Binaman Pressindo
Haryono, FX. Tulus. Hartiti Hendarto MG. Menjadi Sekretaris Professional
Kadarmo, Siwi. 1998. Sekretaris dan Tugas-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visimedia.
Koontz,Harold,dkk. 1991. Manajemen.Jakarta:Erlangga
Davis Keits. 1957.Human Relation In Bussine.New York: McGraw-Hill,Inc
Sedarmayanti. 1990. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Ilham Jaya.
Daftar Riwayat Penulis
