MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran
Untuk SMK dan MAK
Disusun Oleh:
Martha Anggun Dewi S. 120412423496
KATA
PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini yang berjudul Pengantar
Administrasi Perkantoran, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan ( SMK).
Materi mengenai struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran ini telah berhasil disusun dengan sederhana, walau terbatasnya waktu dan minimnya sumber informasi yang penulis miliki namun dengan tujuan agar siswa dan penulis tidak mengalami kesulitan dalam mendalami materi. Kajian materi disusun berdasarkan beberapa referensi.
Modul sederhana ini jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kepada pembaca kami mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun dari setiap pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan modul pegangan siswa ini. Kami akan berupaya untuk memperbaiki dan membuatnya menjadi lebih baik.
Akhir kata penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam memahami materi struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran.
Malang, 24 November 2014
A.DESKRIPSI
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran ini membahas tentang mengidentifikasikan struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran. Modul ini terdiri dari kompetensi dasar, yaitu sebagai berikut.
1. Menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor. 2. Menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor 3. Memahami struktur organisasi kantor
4. Menguraikan tugas-tugas jabatan organisasi kantor 5. Memahami asas-asas manajemen perkantoran
Oleh sebab itu, sangatlah perlu bagi petugas atau karyawn ketatausahaan/administrasi untuk mempelajari tentang kegiatan administrasi perkantoran. Dengan mempelajari hal tersebut diharapkan petugas akan lebih memahami tentang struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran.
Modul ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi peserta didik atau siapa saja yang ingin mempelajari kegiatan administrasi perkantoran secara lebih mendalam.
A. Prasyarat
Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah menguasai/kompeten untuk kompetensi sebagai berikut.
1. Peserta didik sudah mampu menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor 2. Peserta didik sudah mampu menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor 3. Peserta didik sudah mampu menjelaskan struktur organisasi kantor
4. Peserta didik sudah mampu menguraikan tugas dari masing-masing jabatan dalam organisasi perkantoran
B. P
ETUNJUK
P
ENGGUNAAN
M
ODUL
1. PENJELASAN BAGI PESERTA DIDIK
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahamilah dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru/instruktur sampai paham.
c. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan beajar sebelumnya.
f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang mendukung materi prakrek.
g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat tersebut.
h. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.
2. PERAN GURU ANTARA LAIN
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik.
d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
C. T
UJUAN
A
KHIR
Kompetensi Inti:1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Kompetensi Dasar:
1. Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran 2. Memahami azas-azas manajemen perkantoran
Indicator:
KD 1: Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran 1. Siswa dapat memahami prinsip-prinsip organsasi kantor
2. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor 3. Siswa dapat membuat bagan/struktur organisasi kantor 4. Siswa dapat menguraikan tugas-tugas jabatan dalam kantor
KD2: Memahami azas-azas manajemen perkantoran 1. Siswa dapat memahami azas sentralisasi 2. Siswa dapat memahami azas desentralisasi
D.
K
OMPETENSI
Standar Kompetensi :Pengantar Administrasi Perkantoran
Kompetensi Dasar 1: Mengidentifikasikan struktur organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran
Materi :
1. Prinsip-prinsip organisasi kantor 2. Bentuk-bentuk organisasi kantor 3. Bagan/struktur organisasi kantor 4. Uraian tugas
Kompetensi Dasar 2: Memahami asas-asas manajemen perkanmtoran Materi :
1. Asas sentralisasi 2. Asas desentralisasi
E. C
EK
K
EMAMPUAN
Standar Kompetensi : Pengantar Administrasi PerkantoranKompetensi Dasar 1 : Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran
Apakah Anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum
1. Prinsip-prinsip organisasi kantor ?
2. Bentuk-bentuk organisasi kantor ?
3. Bagan/struktur organisasi kantor ?
4. Uraian tugas jabatan dalam bidang administrasi perkantoran ?
Tindak Lanjut
Sudah Anda harus dapat menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat
melanjutkan ke materi berikutnya.
Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif
di bawah bimbingan guru/instruktur Anda.
Kompetensi Dasar 2: Memahami asas-asas manajemen perkantoran Apakah Anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum
1. Asas sentralisasi ?
2. Asas desentralisasi ?
3. Asas dekonsentalisasi (gabungan) ?
Tindak Lanjut
Sudah Anda harus dapat menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat
melanjutkan ke materi berikutnya.
Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di
F.
PETA
KEDUDUKAN
MODUL
Memahami azas-azas manajemen perkantoran
Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran Menggunakan azas-azas manajemen perkantoran untuk memecahkan masalah manajemen Membuat Struktur organisasi kantor
Azas-azas manajemen perkantoran
Asas sentralisasi
Asas Desentralisasi
Asas Dekonsentralisas (Gabungan) Penggunaan Azas-azas manajemen
perkantoran dalam kehidupan sehari-hari
Organisasi kantor Prinsip-prinsip organisasi kantor Bentuk-bentuk Organisasi kantor Bagan/Struktur organisasi kantor Uraian Tugas
KEGIATAN
PEMBELAJARAN
1
Kompetensi Dasar:
Memahami azas-azas manajemen perkantoran
Indicator:
1. Siswa dapat memahami azas sentralisasi 2. Siswa dapat memahami azas desentralisasi
3. Siswa dapat memahami azas dekonsentralisasi (gabungan) Alokasi waktu:
2x45 menit Materi :
Asas sentralisasi Asas desentralisasi
Asas-asas Organisasi Kantor
Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi atau pemencaran.
Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif
Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat.
Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut :
Keterangan : Garis Hierarki :
Garis Petunjuk Teknis :
Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.
Manager Umum Mana ger Keuan Manager ADM. Perkantor Mana ger Prod Teknis Keuan gan T.U. Keuan gan Tata Usaha Umu Tata Usaha Produ Teknis Produksi
Keuntungan Asas Sentralisasi:
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang
lebih lanjut
Kelemahan Asas Sentralisasi
a. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani
b. Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.
Adapun asas gabungan yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi yaitu asas gabungan atau dekonsentralisasi.
Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.
Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi:
Keterangan : Garis Hierarki : Garis Petunjuk Teknis :
Manager Umum Manager Keuangan Manager ADM. Perkantoran Manager Produksi Teknis Keuangan T.U. Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi
Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah :
a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
c. Penerimaan tamu
d. Penggandaan surat termasuk fotokopi
e. Penyimpanan surat dan warkat
f. Pengetikan
g. Pekerjaan menghitung
h. Perlengkapan kantor dan alat tulis
i. Pengawasan formulir
j. Pembersihan kantor k. Daftar hadir
Keuntungan Asas Desentralisasi:
a. Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan
b. Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain
c. Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.
Kelemahan Asas Desentralisasi a. Pemborosan biaya kantor
b. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat
c. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi Kelebihan Asas Desentralisasi
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!
1. Azas organisasi yang pengawasannya dari pusat dan dinyatakan
dengan istruksi-instruksi secara rinci mengenai
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan disebut…
a. Asaz sentralisasi
d. Asaz dekonsentralisasi
b. Asaz desentralisasi
e. Asaz partisipasi
c. Azas campuran
2. Salah satu keuntungan menggunakan asaz desentralisasi adalah…
a. Dapat melayani segala keperluan dari masing-masing unit
b. Adanya keseragaman kerja di seluruh organisasi
c. Pengawasan secara terpusat
d. Instruksi langsung dari kantor pusat
e. Pekerjaan dibebankan hanya pada bagian pusat
3. Dibawah ini merupakan keuntungan asaz sentralisasi, kecuali…
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor
c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan
d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang
lebih lanjut
e. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak
pekerjaan yang ditangani
4. Pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan adalah,
kecuali…
a.
Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
b.
Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
c.Penerimaan tamu
d.
Penggandaan surat termasuk fotokopi
e.Daftar agenda perjalanan dinas
5. Asaz gabungan sering disebut juga sebagai asaz…
a. Azas sentralisasi
b. Azas desentralisasi
c. Azas dekonsentralisasi
d. Azas campuran
e. Azas partisipasi
SOAL ESAI
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!
1. Jelaskan kegunaan azas sentralisasi!
2. Jelaskan kegunaan azas desentralisasi!
3. Sebutkan kelebihan azas sentralisasi!
4. Sebutkan kelebihan azas desentralisasi!
KEGIATAN
PEMBELAJARAN
2
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran
Indicator:
1. Siswa dapat memahami prinsip-prinsip organsasi kantor 2. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor 3. Siswa dapat membuat bagan/struktur organisasi kantor
Alokasi waktu: 3x45 menit
Materi:
Prinsip-prinsip organisasi kantor Bentuk-bentuk organisasi kantor Bagan/struktur organisasi kantor
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
a. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
b. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
c. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
d. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
e. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
f. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
g. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
h. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini
melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan
kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).
Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.
Tipe dan Bentuk Oraganisasi Kantor
Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin.Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada enam (6) macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukkanya. Keenam macam bentuk itu ialah:
Organisasi Lini (Line Organization)
Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk
organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan
organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.
Ciri-ciri organisasi lini :
a. Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
b. Jumlah karyawan sedikit
c. Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi d. Belum terdapat spesialisasi
e. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
f. Struktur organisasi sederhana dan stabil g. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil h. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Contoh bagan organisasi lini :
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah : a. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
b. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan) c. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
e. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
f. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
g. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
h. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
i. Adanya penghematan biaya j. Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis, yaitu :
a. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
b. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
c. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel). d. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
e. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
f. Kurang tersedianya staf ahli
Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff
Organization)
Organisasi lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staf yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel, dan sebagainya.
Ciri-ciri organisasi Lini dan staf:
a. Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
b. Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff c. Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff d. Jumlah karyawan banyak
e. Organisasi besar, bersifat komplek f. Adanya spesialisasi
Contoh bagan organisasi lini dan staf :
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf: a. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
b. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
c. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil. d. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
e. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
f. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
g. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya. h. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
a. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
b. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
c. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
d. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
e. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
f. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
g. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
h. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang dan pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.
Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain :
a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
d. Target-target jelas dan pasti e. Pengawasan ketat
Contoh bagan organisasi fungsional :
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional : a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing g. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
h. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
i. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
j. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional: a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional
Organization)
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Ciri-ciri organisasi lini dan Fungsional :
a. Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas
yang bersifat bantuan.
b. Terdapat spesialisasi yang maksimal
c. Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.
Kebaikan Organisasi Lini dan fungsional yaitu : b. Solodaritas tinggi
c. Disiplin tinggi
d. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal e. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Keburukan dari organisasi Lini dan Fungsional adalah : a. Kurang fleksibel dan tour of duty
b. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan
Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional,
and Staff Organization)
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional
Ciri-ciri organisasi lini, fungsional, dan staf : a. Organisasi besar dan kadang sangat ruwet b. Jumlah karyawan banyak
c. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok
d. Karyawan dengan tugas pokok (line personal) e. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
Organisasi Komite (Commite Organization)
Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :
1. Executive Committee (Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2. Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Ciri-ciri organisasi komite:
a. Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
b. Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.
c. Asas musyawarah sangat ditonjolkan
d. Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
e. Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga. Kebaikan Organisasi komite adalah :
a. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
c. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Keburukan dari organisasi komite : a. Proses decision making sangat lambat b. Biaya operasional rutin sangat tinggi
c. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
Bentuk Organisasi Lainnya adalah :
1. Bentuk Verikal
Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri ke arah kanan atau sebaliknya. 3. Bentuk Lingkaran
Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke arah bidang lingkaran. 4. Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke arah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya
5. Bentuk Elliptical
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips
6. Bentuk Piramid terbalik
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.
Struktur dan Bentuk Organisasi Lain
a. Stuktur Organisasi Bentuk Sirkular :
b. Struktur Organisasi Berstaf Bentuk Piramidal
c. Struktur Organisasi Fungsional Bentuk Piramidal
e. Struktur Organisasi Horizontal
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!
1.
Bentuk organisasi yang menggambarkan
jenjang-jenjang dari atas ke bawah semakin luas disebut…
a. Pyramid
d. Lingkaran
b. Meninggi
e. Sejajar
c. Mendatar
2.
Prinsip organisasi kantor adalah…
a. Prinsip tujuan
b. Prinsip kesatuan fungsi
c. Prinsip wewenang dan tanggungjawab
d. Prisip etika
e. Prinsip kepegawaian dan kepemimpinan
3.
Ciri organisasi adalah hubungan antara atasan dan
bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis
wewenang, adalah ciri organisasi…
a. Lini
d. Matriks
b. Fungsional
e. Campuran
c. Divisional
4.
Dibawah ini merupakan bentuk organisasi, kecuali…
a. Vertikal
d. Lingkaran
b. Persegi
e. Elliptical
c. Horizontal
5.
Ciri-ciri organisasi fungsional adalah…
a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
d. Target-target jelas dan pasti
e. Atasan dan bawahan masih bersifat langsung
dengan satu garis wewenang
SOAL ESAI
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!
1.
Jelaskan
prisip
wewenang
sepadan
dengan
tanggungjawab!
2.
Jelaskan pengertian organisasi lini (line organization)!
3.
Sebutkan ciri organisasi fungsional!
4.
Sebutkan kelemahan organisasi komite!
5.
Gambarkan struktur organisasi fungsional bentuk
pyramidal!
KEGIATAN
PEMBELAJARAN
3
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran
Indicator:
1. Siswa dapat menguraikan tugas-tugas jabatan dalam kantor Alokasi waktu: 2x45 menit Materi: Tugas pemimpin Tugas manajer Tugas sekretaris
KEPEMIMPINAN
Pemimpin
adalah seorang yang mempengaruhi orang-orang
lain dalam kelompok formal dan informasl untuk mencapai tujuan
organisasi melalui pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.
Kepemimpinan adalah pengaruh antar-pribadi yang
dilakukan dalam situasi dan menuju, melalui proses komunikasi
pencapai tujuan. Proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada
kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling
berhubungan tugasnya (Ibid dlm Handoko). Ada 3 implikasi dari
definisi di atas:
1) Kepemimpinan menyangkut orang lain
2) Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian
kekuasaan yang tidak seimbang
3) Pemberian pengarahan dan pengaruh kepada bawahan
a) KEPEMIMPINAN SEBAGAI PROSES DAN SEBAGAI ATRIBUT
Sebagai atribut, berfokus pada ciri yang dimiliki
pemimpin.
Kepemimpinan adalah sekelompok karakteristik yang
dimiliki oleh indivdu yang dipandang sebagai
pemimpin.
Sebagai proses berfokus pada apa yang sebetulnya
dilakukan pemimpin.
Kepemimpinan adalah penggunaan pengaruh tanpa paksaan
untuk membentuk tujuan-tujuan kelompok atau organiasi,
kemudian memotivasi perilaku ke arah pencapaian tujuan-tujuan
tersebut dan membantu mendefinisikan budaya kelompok atau
organisasi.
b) HAL-HAL YANG HARUS DIMILIKI SEORANG PEMIMPIN
Memotivasi diri
Kemampuan berbicara dimuka umum
Pemahaman teknik/alat kendali mutu
Kemampuan memecahkan masalah dengan system
Transfer pengetahuan kepada bawahan
Memotivasi bawahan
Mengenali karakteristik bawahan
Keinginan mengetahui bawahan
Keinginan melakukan perubahan/perbaikan
Sikap mental
Citra diri
c) MODEL ATAU GAYA KEPEMIMPINAN
OTORITER
Adalah gaya pemimpin yang “otokritik” artinya sangat
memaksakan dan mendesak kekuasaannya kepada
bawahan.
LAISSEZ FAIRE
Adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada
bawahan.
DEMOKRATIS
Adalah pemimpin pepmimpin yang bersikap tengah
antara memaksakan kehendak dan memberi
kelonggaran kepada bawahan.
SITUASIONAL
Adalah pemimpin yang bersikap lebih melihat pada
situasinya. Kapan harus bersikap memaksa dan kapan
harus moderat, serta pada situasi apa pemimpin harus
memberi kebebasan kepada bawahan.
Manajer
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain
dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna
mencapai sasaran
organisasi
a) Tingkatan manajer
Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur
tradisional, berdasarkan tingkatannya. Pada organisasi berstruktur
tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak,
manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya
digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan
lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).
o
Manejemen lini pertama (
first-line management
), dikenal pula
dengan istilah manajemen operasional, merupakan
manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin
dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam
proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (
supervisor
),
manajer
shift
, manajer area, manajer kantor, manajer
departemen, atau mandor (
foreman
).
o
Manajemen tingkat menengah (
middle management
)
mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer
lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai
penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk
manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin
proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
o
Manajemen puncak (
top management
), dikenal pula dengan
istilah
executive officer
, bertugas merencanakan kegiatan dan
strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya
perusahaan. Contoh
top manajemen
adalah CEO (
Chief
Executive Officer
), CIO (
Chief Information Officer
), dan CFO
(
Chief Financial Officer
).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan
pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini.
Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan
pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah,
berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan
b)
Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen,
mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh
manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan
kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok yang pertama adalah
peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain,
yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran
sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang
kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai
pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran
sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber
daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar,
aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan
orang lain.
c) Keterampilan manajer
Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer
pada setiap tingkatannya.
` Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa
setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.
Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (
conceptional skill
)
Manajer tingkat atas (
top manager
) harus memiliki
keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi
kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut
kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana
kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu.
Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang
kongkret itu biasanya disebut sebagai
proses perencanaan
atau
planning
. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional
juga meruipakan keterampilan untuk membuat
rencana kerja
.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (
humanity
skill
)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu
dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau
keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut
juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif
harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang
dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat,
dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan
kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan
manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (
technical skill
)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi
manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis
ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu
pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program
komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan
lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin
menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer,
yaitu:
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan
seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya
secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew
Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer,
Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan
bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu
cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800
per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat
bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan
perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji
yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun, waktu yang
mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan
menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan
mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan
menentukan cara terbaik dalam memecahkannya.
Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama
bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas
(
top manager
). Griffin mengajukan tiga langkah dalam
pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus
mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang
dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus
mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah
alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer
harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih
serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di
jalur yang benar.
d) Fungsi-fungsi yang Dilaksanakan Manajer
1) Perencanaan
Perencanaan (planning), adalah a) pemilihan atau
penetapan tujuan-tujuan organisasi dan b) penentuan
strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur,
metoda, system, anggaran dan standard yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan
keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.
2) Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) adalah a) penentuan
sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, b)
perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau
kelompok kerja yang akan dapat “membawa” hal-hal
tersebut ke arah tujuan, c) penugasan tanggungjawab
tertentu dan kemudian, d) pendelegasian wewenang
yang diperlukan kepada individu-individu untuk
melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan
struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi
dan dikoordinasikan.
3) Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan
(recruitment), latihan dan pengembangan, serta
penempatan dan pemberian orientasi para karyawan
dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan
produktif.
4) Pengarahan
Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana adalah
untuk membuat atau mendapatkan para karyawan
melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka
lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan
kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan
kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi dan
disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan
bermacam-macam nama, antara lain leading, directing,
motivating, actuating atau lainnya.
5) Pengawasan
Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan
penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa
rencana telah dilaksanakan sesuai denagn yang
ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negative.
Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah
tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif.
Pengawasan negative mencoba untuk menjamin bahwa
kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak
terjadi atau terjadi kembali. Fungsi pengawasan pada
dasarnya mencangkup empat unsur, yaitu a) penetapan
standard pelaksanaan, b) penentuan ukuran-ukuran
pelaksanaan, c) pengukuran pelaksanaan nyata dan
membandingkannya dengan standard yang telah
ditetapkan, dan d) pengambilan tindakan koreksi yang
diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari
standard.
e) Kegiatan-kegiatan Manajer
1) Manajer bekerja dengan melalui orang lain. Istilah
“orang” mencangkup tidak hanya para bawahan dan
atasan, tetapi juga manajer-manajer lainnya dalam
organisasi. Disamping itu, “orang” juga termasuk
individu-individu dari luar organisasi langganan,
pengurus serikat karyawan, pejabat dan karyawan
kantor-kantor pemerintah, dan sebagainya.
2) Manajer memadukan dan menyeimbangkan
tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan
prioritas-prioritas. Setiap manajer akan menghadapi
sejumlah tujuan, masalah dan kebutuhan organisasional
yang semuanya ini bersaing untuk memperebutkan
sumber daya-sumber daya organisasi (manusia,
material, atau bahkan waktu manajer). Karena berbagai
sumber daya tersebut selalu terbatas, manajer harus
menjaga keseimbangan di antara berbagai tujuan dan
kebutuhan organisasional.
3) Manajer bertanggungjawab
danmempertanggungjawabkannya. Para manajer
ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan
tertentu secara sukses. Maka biasanya mereka dievaluasi
atas dasar seberapa baik mereka mengatur tugas-tugas
yang harus diselesaikan. Lebih lanjut, manajer juga
bertanggungjawab atas kegiatan-kegiatan para
bawahannya. Sukses atau kegagalan bawahan adlah
cerminan langsung sukses atau kegagalan manajer.
4) Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.
Untuk menjadi pemikir yang analitis, manajer harus
mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masalah
menjadi komponen-komponen masalah, menanalisa
komponen-komponen trersebut, dan kemudian mencari
penyelesaian yang layak (feasible) dengan akurat. Dan
yang lebih penting bagi manajer adalah menjadi
pemikir konseptual, yang mampu memandang
keseluruhan tugas dan mengaitkan suatu tugas dengan
tugas-tugas lain.
5) Manajer adalah seorang mediator. Organisasi terdiri
dari orang-orang, dan kadang-kadang mereka saling
tidak bersetuju atau saling bertentangan. Bial hal itu
terjadi dalam suatu unit kerja atau organisasi, maka bisa
menurunkan semangat kerja dan produktifitas, atau
bisa merusak suasana kerja, atau bahkan para karyawan
yang cakap bisa meninggalkan organisasi.
Kejadian-kejadian seperti itu menuntut para manajer sebagai
mediator (penengah).
6) Manajer adalah seorang politisi. Seperti apa yang
dilakukan politisi dalam mengkapanyekan
program-programnya, manajer harus mengembangkan
hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan
dukungan atas kegiatan-kegiatan usulan-usulan atau
keputusan-keputusannya. Setiap manajer yang efektif
“memainkan politik” dengan mengembangkan jaringan
kerjasama timbal balik dengan para manajer lain dalam
organisasi.
7) Manajer adalah seorang diplomat. Manajer mungkin
harus berperan sebagi wakil (representative) resmi
kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan
organisasional. Manajer juga mungkin mewakili
organisasi dalam berurusan dengan kontraktor,
langganan, pejabat pemerintah, atau personalia
organisasi lain
8) Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit.
Organisasi selalu menghadapi banyak masalah (missal,
kesulitan finansial. Masalah personalia, dan
sebagainya). Manajer adalah orang yang diharapkan
dapat menemukan pemecahan berbahgai masalah sulit
dan mengambil keputusan yang akurat.
SEKRETARIS
o
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang
bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk
kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah
melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif,
atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau
karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti
mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda.
Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar
sekretaris adalah wanita.
o
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan
perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA
atau
Personal Assistant
). Perbedaan dari PA dan sekretaris
adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja,
dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan
dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab
kepada perusahaan secara umum.
o
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak
ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti
contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi
kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal
personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain
halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia
kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan
sekretaris ini sangat kentara.
o
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam
berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila
sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai
citra dari atasan yang diwakilinya.
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!
1.Proses atau kegiatan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian,
pengarahan
dan
pengawasan
sumberdaya untuk mencapai tujuan disebut…
a. Administrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Pengarahan
e. Perencanaan
2.Memastikan
bahwa
sasaran
dan
tujuan
yang
direncanakan berjalan sesuai dengan harapan adalah
bagian dari kegiatan…
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengamanan
d. Pengarahan
e. Pengawasan
3.Sumber daya manajemen yang berupa alat atau mesin
yang digunakan untuk memperlancar kegiatan organisasi
dalam mencapai tujuan disebut…
a. Men
d. Market
b. Methods
e. Machines
c. Materials
4.Istilah directing memiliki arti…
a. Mengendalikan
d. Mengawasi
b. Memimpin
e. Mendorong
c. Mengarahkan
5.Yang termasuk manajemen tingkat bawah pada
perusahaan swasta adalah…
a. Presiden direktur
d. General manager
b. Office manager
e. Direktur
c. Kepala bagian
SOAL ESAI
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!
1. Jelaskan pengertian pemimpin!
2. Sebut dan jelaskan model/gaya kepemimpinan!
3. Sebut dan jelaskan tingkatan seorang manajer!
4. Jelaskan yang dimaksud manajer sebagai seorang
politisi!
Soal Pilihan Ganda
Skor= B x 1 Keterangan :
B = jumlah jawaban benar
Soal Esai
No. Kriteria Penilaian Skor
1. Siswa menyebutkan dengan benar dan sesuai
jawaban ideal. 20
Siswa menyebutkan kurang lengkap 15
Siswa menjawab namun tidak sesuai jawaban ideal. 10
Siswa tidak menjawab. 0
2. Siswa menyebutkan dengan lengkap sesuai dengan
jawaban ideal 20
Siswa menyebutkan kurang lengkap 15
Siswa menyebutkan namun tidak sesuai jawaban
ideal 10
Siswa tidak menjawab 0
3. Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau
menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal
20
Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci
jawaban 15
Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10
Siswa tidak menjawab 0
4. Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau
menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal
20
Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci
jawaban 15
Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10
Siswa tidak menjawab 0
5. Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau
menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal
15
Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci
jawaban 10
Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 5
Siswa tidak menjawab 0
Jumlah skor
95
LEMBAR PENGAMATAN SIKAP PESERTA DIDIK (Penilaian Individual Peserta Didik)
Petunjuk :
Lembaran ini diisi oleh guru selama proses belajar mengajar berlangsung. Lembaran ini mencatat perilaku peserta didik secara perseorangan baik saat mengerjakan tugas individu maupun berkelompok. Tulislah angka-angka yang tepat di kolom sesuai peserta didik dengan kriteria sebagai berikut.
5 = sangat baik 4 = baik 3 = cukup 2 = kurang Kelas : ... Topik : ... No Nama Peserta Didik
Aspek Penilaian Jumlah
Nilai
Keterangan :
Aspek Penilaian Indikator
Mandiri
Tidak menyontek saat mengerjakan tugas mandiri dan soal latihan
Jujur dan percaya diri saat mengerjakan soal ulangan
Partisipasi Aktif dalam proses belajar mengajar Tanggung jawab dalam melaksanakan tugas dari guru
Kerjasama Bekerja dengan aktif dan baik dalam tim Toleransi dan menghargai pendapat teman Santun Bersikap sopan terhadap guru Bersikap ramah terhadap teman
LEMBAR PENGAMATAN KETERAMPILAN PESERTA DIDIK (Penilaian Individual Peserta Didik)
Petunjuk :
Lembaran ini diisi oleh guru saat siswa praktek mengerjakan unjuk kerja dalam modul pembelajaran ini. Lembaran ini merekam keterampilan peserta didik secara perseorangan. Tulislah angka-angka yang tepat di kolom sesuai peserta didik, dengan kriteria sebagai berikut :
5 = sangat baik
4 = baik
3 = cukup
2 = kurang
Kelas : ...
Kegiatan : Mengklasifikasikan produk sesuai dengan jenisnya Tema : Klasifikasi Produk
Keterangan :
Aspek Penilaian Indikator
Kerapian Kolom yang digambar di kertas manila rapi
Potongan gambar produk yang didapat rapi
Kreativitas Kolom yang digambar di kertas manila di kreasikan oleh siswa
Penataan gambar pada kolom-kolom menarik dan tidak monoton
Presentasi Kecepatan dalam mengklasifikasi gambar
Pemahaman materi
Kecakapan dalam menyampaikan materi
Tepat dan meyakinkan saat
menjawab pertanyaan dari kelompok lain
KRITERIA NILAI PESERTA DIDIK
Nilai kuantitatif dengan skala 1-4 (berlaku kelipatan 0,33) digunakan untuk nilai pengetahuan (KI 3) dan nilai keterampilan (KI 4). Sedangkan nilai kualitatif digunakan untuk nilai sikap spiritual (KI 1), sikap social (KI 2), dan kegiatan ekstra kulikuler, dengan kualifikasi SB (Sangat Baik), B (Baik), C (Cukup), dan K (Kurang).
PREDIKAT PENGETAHUAN NILAI KOMPETENSI KETERAMPILAN SIKAP A 4.00 4.00 SB (Sangat Baik) A- 3.66 3.66 B+ 3.33 3.33 B (Baik) B 3.00 3.00 B- 2.66 2.66 C+ 2.33 2.33 C (Cukup) C 2.00 2.00 C- 1.66 1.66 D+ 1.33 1.33 K (Kurang) D 1.00 1.00
Lembar Kegiatan Pembelajran 1
Jawaban Pilihan Ganda:
1. A
2. A
3. E
4. E
5. C
Jawaban Soal Esai:
1. Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif
2. Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.
3. Kelebihan asas sentralisasi adalah:
Pengawasan lebih mudah dilakukan
Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih
lanjut
4. Kelebihan asas desentralisasi adalah
Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan
Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain
Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.
5. Kelemahan asas sentralisasi adalah
Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani
Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.
Kelemahan asas desentralisasi adalah Pemborosan biaya kantor
Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi
Lembar Kegiatan Pembelajran 2
Jawaban Pilihan Ganda:
1. A
2. D
3. A
4. B
5. E
Jawaban Soal Esai:
1. Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut
2. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando.
3. Ciri organisasi fungsional adalah
a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
d. Target-target jelas dan pasti e. Pengawasan ketat
f. Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi g. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
h. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
i. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
j. Pembidangan tugas menjadi jelas 4. Kelemahan organisasi komite adalah
Proses decision making sangat lambat Biaya operasional rutin sangat tinggi
Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
Lembar Kegiatan Pembelajran 3
Jawaban Pilihan Ganda:
1. C
2. E
3. E
4. C
5. C
Jawaban Soal Esai:
1. Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi orang-orang lain dalam kelompok formal dan informasl untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.
2. Model atau gaya kepemimpinan yaitu: OTORITER
Adalah gaya pemimpin yang “otokritik” artinya sangat memaksakan dan mendesak kekuasaannya kepada bawahan. LAISSEZ FAIRE
Adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada bawahan. DEMOKRATIS
Adalah pemimpin pepmimpin yang bersikap tengah antara memaksakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan.
SITUASIONAL
Adalah pemimpin yang bersikap lebih melihat pada situasinya. Kapan harus bersikap memaksa dan kapan harus moderat, serta pada situasi apa pemimpin harus memberi kebebasan kepada bawahan.
3. Tingkatan seorang manajer adalah
Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara
keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah
executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi
perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). 4. Manajer sebagai seorang politisi yaitu manajer harus mengembangkan
hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-kegiatan usulan-usulan atau keputusan-keputusannya. Setiap manajer yang efektif “memainkan politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama timbal balik dengan para manajer lain dalam organisasi.
5. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran. Malang: Departemen Pendidikan Nasional Universitas Negeri Malang Fakultas Ekonomi
The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
Endang, Sri R, dkk. 2009. Modul Melakukan Prosedur Administrasi
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
____________. 2009. Modul Panduan Belajar dan Berlatih. Jakarta: Magistra Utama
