PPT Organizing - Universitas Brawijaya

(1)

Organizing

(2)

Syarat Organisasi

1. Sekelompok orang

2. Hubungan dan Pembagian Kerja

3. Tujuan

(3)

Definisi Organizing

 Aplikasi “syarat organisasi”

 Gambaran skematis hubungan kerja capai tujuan

 Proses penetapan dan pembagian pekerjaan, tugas, tanggungjawab, wewenang (JOB DESCRIPTION)

(4)

Tujuan

 Mempermudah pelaksanaan tugas

 Pembagian kerja jelas

 Mempermudah pimpinan untuk controlling

(5)

Prosesnya….

 Rinci Seluruh Job  kebutuhan alat, TK, bangunan dll

 Bagi BEBAN KERJA

 Kombinasikan Antar Fungsi dalam Organisasi  Produksi, Personalia, Keuangan, Pemasaran

 Penetapan Mekanisme Koordinasi Job

 Evaluasi Efektivitas secara BERKALA

(6)

STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI = DESAIN ORGANISASI

 Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola

 Mencakup aspek-aspek penting organisasi & proses pengorganisasian meliputi :

1. Pembagian kerja

2. Departementalisasi/ departementasi 3. Bagan organisasi formal

4. Rantai perintah & kesatuan perintah 5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen 6. Saluran komunikasi

7. Penggunaan komite

8. Rentang manajemen & kelompok-kelompok informal

(7)

PEMBAGIAN KERJA

 Prinsip pembagian kerja (division of labor) merupakan tiang dasar pengorganisasian yang memungkinkan synergy terjadi.

 Konsep synergy

 kelompok 2 orang atau lebih yang bekerja

bersama secara kooperatif & dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada

dilakukan perseorangan.

(8)

BAGAN ORGANISASI FORMAL

 STRUKTUR ORGANISASI

Terlalu komplek secara verbal

Perlu bagan organisasi

 BAGAN ORGANISASI (Organization Chart) Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi

departemen-departemen, atau posisi-posisi

organisasi & menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya

(9)

5 Aspek Bagan Organisasi

1. Pembagian kerja

Kotak: Individu/ satuan organisasi yang bertanggung jawab & tingkat

spesialisasi

2. Manajer & bawahan atau rantai perintah

Menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang

menghubungkan atasan & bawahan dalam keseluruahan organisasi.

(10)

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Label + deskripsi kotak  pekerjaan atau bidang tanggung jawab yang berbeda.

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

Menunjukkan atas dasar apa kegiatan organisasi dibagi-bagi

5. Tingkatan manajemen

Menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen

(11)

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

1. BENTUK PIRAMID

Paling banyak digunakan

Sederhana, jelas, mudah dimengerti

2. BENTUK VERTIKAL

Menyerupai piramid

Berwujud tegak sepenuhnya

3. BENTUK HORIZONTAL

Aliran wewenang & tanggung kawab dari kiri ke kanan

4. BENTUK LINGKARAN

Menekankan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya

Jarang digunakan

(12)

DEPARTEMENTALISASI



Merupakan pengelompokan kegiatan- kegiatan kerja suatu organisasi agar

kegiatan-kegiatan yang sejenis & saling

berhubungan dapat dikerjakan bersama

(13)

Bentuk departementalisasi…

1. FUNGSI : Pemasaran, akuntasi, produksi, keuangan

2. PRODUK/ JASA: Divisi mesin cuci, lemari es, radio

3. WILAYAH

4. LANGGANAN: Penjualan industri, pedagang eceran, Pemerintah, militer, konsumen

5. PROSES ATAU PERALATAN

Departemen pemotongan, Kelompok perakitan, bagian pembungkusan, bagian finishing

6. WAKTU : Shif I, II, III

7. PELAYANAN : Ekonomi, bisnis, eksekutif 8. ALPHA-NUMERICAL: Pelayanan telepon

9. PROYEK & MATRIK: Perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, konsultan

(14)

Tipe Struktur Organisasi

1. Lini

2. Lini Staf

3. Fungsional

4. Commite/Divisi

5. Matriks

(15)

LINI (GARIS)

 “garis bersama” kekuasaan dan tggjwb bercabang dari tiap pimpinan (top s/d low)

 tiap atasan punya bawahan

 tanggjwb hanya pd “satu” atasan

 tiap atasan “DITUNTUT”

pengetahuan SERBAGUNA karena tidak ada bantuan staf ahli

(16)

 Kelebihan :

 Garis tnggjwb dan wewenang SEDERHANA

 Disiplin, pengawasan MUDAH akibat DELEGASI yg jelas

 KEputusan LEBIH CEPAT

 Kekurangan :

 Perlu pimpinan CAKAP, pengetahuan luas

 Tanpa staf ahli, beban tanggung jawab administrasi yg BERAT

 Koordinasi antar bagian secara HORISONTAL sangat KURANG

(17)

LINI STAFF

 biasanya untuk perusahaan besar

 luas area kerja dan bidang tgs yg kompleks

 Menyempurnakan kekurangan LINI

 Ada “STAFF AHLI” :

 ahli bidang ttt

 Memberi nasehat dan saran pd pimpinan jk ada kesulitan

 Tidak ada HAK memerintah wawasan

(18)

 Kelebihan :

 Tercapai THE RIGHT MAN IN THE RIGHT PLACE

 Manajer hanya perlu keahlian khusus bidangnya

 Efektivitas tinggi  fungsi staf ada ahlinya

 Kelemahan :

 wewenang staf harus tegas  awalnya staf beri nasehat namun bs jd perintah

 Staf unefektif pd unit garis  jika hanya menunggu untuk dimintai saran

(19)

FUNGSIONAL

o Organisai berdasar fungsi (produksi, personalia, keuangan, pemasaran)

o Tggjwb karyawan tdk hanya 1 atasan

o Pimpinan berhak perintah semua karyawan selama berhubngan dg bidang kerja

(20)

o Kelebihan :

 Munculnya SPESIALISASI PEKERJAAN

 Mudah isi jabatan  sesuai keahliannya

 Pengawasan teknis lbh efektif pd karyawan

o Kelemahan :

 Mematahkan kesatuan perintah dan tggjwb

 karyawan menerima perintah dr “banyak atasan” dg kekuasaan yg sama

 Antar spesialis ahli sulit kerja sama  merasa fungsinya TERPENTING

(21)

PRESIDEN DIREKTUR

MANAJER PRODUKSI

MANAJER PEMASARAN

MANAJER KEUANGAN

MANAJER PERSONALIA

(22)

COMMITE/DIVISI

 Bila secara fungsional

terlalu kompleks atau tidak praktis

 Divisi: Merancang,

memproduksi & memasarkan produknya sendiri

 Digunakan untuk perusahan- perusahaan besar

(23)

PROYEK & MATRIK

 Merupakan tipe departementasi

campuran, terstruktur dari satu atau lebih dari tipe-tipe departementasi.

 Bermaksud mengkombinasikan kebaikan-kebaikan fungsi & divisi dan menghindarkan kekurangan

(24)

PROYEK

 DEPARTEMENTASI pembentukan tim-tim spesialis-spesialis

TUJUAN KHUSUS

 Manajer proyek mempunyai

wewenang memimpin anggota selama jangka waktu proyek.

 Proyek selesai  tim dibubarkan

(25)

MATRIK

 Departementasi sama dengan proyek

 Pada struktur matrik karyawan

mempunyai 2 atasan (di bawah 2 wewenang)

 Rantai perintah pertama adalah fungsional/ divisional  vertikal

(26)

KOORDINASI

 KEGIATAN  DIBAGI BAGI & DIDEPARTEMENTASI



Perlu mengkoordinasikan (mencapai tujuan)



Koordinasi efektif?

tergantung “rentang manajemen”

atau rentang kendali

 KOORDINASI (=COORDINATION)

Proses pengintegrasian tujuan-tujuan & kegiatan- kegiatan pada satuan-satuan terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi

untuk mencapai tujuan organisasi

(27)

 Tergantung pada sifat & kebutuhan komunikasi dalam melaksanakan tugas.

 Tergantung pada derajat saling

ketergantungan bermacam- macam satuan pelaksananya.

Ada 3 macam derajat ketergantungan:

1. Saling ketergantungan yang menyatu 2. Saling ketergantungan yang berurutan 3. Saling ketergantungan timbal balik

KEBUTUHAN ORGANISASI

(28)

 POOLED INTERDEPENDENCE

(29)

 SEQUENTIAL INTERDEPENDENCE

DEPTpembelian



DEPT produksi

 RECIPROCAL INTERDEPENDENCE

Bagian  Bagian

Pemeliharaan  Operasi

(30)

RENTANG KENDALI



Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh

seorang manajer/ atasan.

 Jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada atasan

tertentu

(31)

PENENTUAN RENTANGAN YANG TEPAT  PENTING?

 Mempengaruhi efisiensi manager & kerja efektif bawahan

 Berhubungan dengan struktur organisasi

 Sempit (tall)  banyak tingkat pengawasan

 Melebar (flat)  tingkatan manajemen sedikit

RENTANG OPTIMAL ?

(32)

1. Henri Fayol

- Pengawasan produksi  20-30 orang karyawan

- Kepala Pengawas  2-4 pengawas produksi

2. Pendapat Lain

- 3-8 bawahan

(33)

3. VA. Gracunas Rumus :

R = Jumlah hub

n = Jumlah bawahan

4. Jendr. Iian Hamilton  3-6 orang

5. Lyndall F. Urwick  paling banyak 6 orang

 ²

¹

^ ^ ¹ 

 n

^

n

R

ⁿ