Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan

(1)

Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI KESEKRETARIATAN DIPLOMA III

PERANAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN

KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN SKRIPSI MINOR

Diajukan Oleh: ANGGI OKTAVIA PANE

Nim : 052103030

Jurusan : KESEKRETARIATAN

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI MINOR

NAMA : ANGGI OKTAVIA PANE

NIM : 052103030

JURUSAN : KESEKRETARIATAN

JUDUL SKRIPSI MINOR : PERANAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI ADMINISTRASI PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN

Tanggal : Pembimbing/penanggung jawab

( Dra. Friska Sipayung, Msi )

Tanggal : Ketua jurusan kesekretariatan

( Dr. Endang Sul8istya Rini, SE, Msi )

Tanggal : Dekan Fakultas Ekonomi

(3)

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL HALAMAN

LEMBAR PENGESAHAN

KATAPENGANTAR………i

DAFTAR ISI……….iii

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang……….1

B. Perumusan Masalah……….……...2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………2

D. Metodologi Penelitian………..………2

BAB II : GAMBARAN UMUM KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA A. Profil Perusahaan………..4

1. Sejarah Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara…….….5

2. Struktur Organisasi Perusahaan………..6

3. Makna Logo Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara...11

4. Visi dan Misi Perusahaan………..12

5. Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara………...12

B. Pengertian dan Ruang Lingkup Tugas Sekretaris………..13

(4)

D. Jenis Jabatan Sekretaris……….….22

E. Peranan Sekretaris dalam Menangani Administrasi Perkantoran…..24

F. Kedudukan dan Tanggung jawab Sekretaris………..27

G. Sekretaris dan Disiplin Kantor………...28

H. Sekretaris dan Kepribadiannya……….…..31

BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI……….…...35

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan………...39

B. Saran………..40

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

iii

(5)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi baik organisasi swasta, pemerintah ataupun sosial dalam upaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien memerlukan seorang sekretaris yang handal dan profesional dalam bidangnya dalam membantu pimpinannya dalam tugasnya. Untuk menjadi seorang sekretaris yang handal dan profesional terlebih dahulu harus memahami tugas-tugas rutin sekretaris seperti stenografi, mengetik, mengurus surat keluar dan masuk, mengarsip, menangani tamu, menangani telepon dan bahkan melakukan tugas kreatif yang muncul dari dalam diri sekretaris.

Salah satu aspek penting untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan setiap tugas-tugas administrasi perkantoran yang dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat-menyurat, penyimpanan dokumen, pelayanan tamu, maupun urusan rapat.

(6)

Seorang sekretaris harus menimbulkan kesan yang baik kapada atasan ataupun karyawan lainnya. Selain itu harus bersikap ramah, sopan-santun, cekatan, jeli dan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar karena maju mundurnya perusahaan atau organisasi berada ditangan sekretaris.

B. Perumusan masalah

Untuk mencapai tujuan dalam suatu perusahaan, maka pimpinan, karyawan atau pegawainya diharapkan untuk melaksanakan fungsi dan tugas-tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan atau kantor yang bersangkutan. Sekretaris merupakan seorang pegawai yang memiliki peranan penting dalam perusahaan khususnya yang berkaitan dengan lingkup kesekretariatan.

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis perlu merumuskan masalah yang berfungsi untuk mempermudah pengamatan yang terarah. Adapun yang menjadi masalah adalah bagaimana peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan.

(7)

1. Untuk memperdalam pengetahuan penulis mengenai peranan sekretaris administrasi perkantoran.

2. Sebagai bahan referensi dalam bidang pelayanan khususnya bagi mahasiswa program studi kesekretariatan USU.

3 Sebagai bahan masukan bagi perusahaan atau instansi dalam pemilihan seorang sekretaris yang handal dan profesional

D. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu cara yang sifatnya sistematis dan objektif dengan tujuan untuk memperoleh data dan informasi kemudian menganalisanya.

Untuk memperoleh data dan keterangan yang dibutuhkan sehubungan dengan penulisan skripsi minor ini, maka penulis menggunakan :

1. Sumber data

a) Data Primer yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber asli

b) Data sekunder yaitu data yang diperoleh bukan dari sumber asli atau pertama

2. Teknik Pengumpulan Data a) Wawancara

Disini penulis mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait dengan objek penelitian

b) Dokumentasi

(8)

3. Teknik Analisis Data

Untuk memperoleh suatu kesimpulan yang baik perlu dilakukan penganalisaan yang cepat dan akurat. Untuk itu dalam menganalisa terhadap berbagai permasalahan yang dihadapi dapat dipakai metode analisis seperti :

a) Metode Deskriptif

Yaitu metode yang dilakukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklasifikasi data tersebut, sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai perusahaan.

b) Metode Deduktif

Yaitu metode yang dilakukan dengan cara membandingkan data yang ada di dalam perusahaan dengan teori-teori yang ada kemudian mengambil kesimpulan dari perbandingan tersebut.

BAB II

GAMBARAN UMUM KANTOR REGIONAL VI BKN

A. Profil Perusahaan

(9)

(1950-Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.

1959), masa Demokrasi terpimpin (1959-1965), masa Orde Baru (1996-1998), sampai dengan masa reformasi (1998-sekarang).

Sesuai dengan perkembangan, dimana peran aparatur pemerintah semakin dirasakan, pemerintah menganggap perlu menetapkan kembali kedudukan, fungsi, tugas dan organisasi KUP. Pandangan ini sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1950 beserta peraturan pelaksanaannya yang dimaksud dalam Keputusan Perdana Menteri RI Nomor 30/PM/1951 tanggal 7 April 1951. Untuk maksud tersebut, maka KUP yang merupakan instusi yang bertugas melakukan pembinaan kepegawaian dirubah menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) dengan Peraturan Pemerintah nomor 32 tahun 1972. Penetapan peraturan ini adalah juga sebagai pelaksanaan dari undang-undang nomor 18 tahun 1961. Dengan peraturan ini kedudukan, fungsi, tugas, susunan dan tata kerja yang mengelola kepegawaian semakin dikembangkan. Berdasarkan peraturan tersebut, BAKN ditetapkan sebagai sebuah lembaga pemerintah nondepartemen yang berkedudukan langsung dibawah dan bertanggung jawab kepada presiden. Mempunyai fungsi untuk menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara dibidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan. Untuk dapat menyelenggarakan fungsinya BAKN mempunyai tugas sebagai berikut :

- Merencanakan pembinaan kepegawaian sesuai kebijaksanaan presiden. - Merencanakan peraturan perundang-undangan dibidang kepegawaian. - Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian dan tata usaha pensiun.

(10)

pensiunan pada departemen dan lembaga Negara /lembaga pemerintah non departemen.

1. Sejarah Kantor Regional VI Badan Kepegawian Negara Medan

Kantor Regional VI yang dulunya sebelum mengalami perubahan nama adalah Kantor Wilayah VI yang dibentuk berdasarkan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 55/KEP/1997 tanggal 9 Desember 1997. Adapun tugas kantor wilayah ini adalah melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi BAKN antara lain menyelesaikan administrasi mutasi Pegawai Negeri sipil untuk golongan-golongan tertentu dan menyelenggarakan tata usaha kepegawaian Pegawai Negeri Sipil yang berada di wilayah kerjanya.

Kantor wilayah VI yang berkeduduka n di Medan ini bertempat di JL T.B Simatupang No.124 Pinang Baris Medan. Adapun yang menjadi Wilayah kerjanya adalah Daerah D.I Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Kepulauan riau, dan Riau. Sampai saat ini kepemimpinan Kantor Regional VI Medan Baru dipimpin oleh 2 (dua) orang yaitu :

1. Tahun 1998 s/d 2004 dipimpin oleh Dra. Hj. Poppy Soeparmi

2. Tahun 2004 s/d sekarang dipimpin oleh H.Edy Wahyono SP, SH, M.Si Adapun yang menjadi tugas pokok dan fungsi kantor Regional ini adalah : 1. Koordinasi, bimbingan, pemberi petunjuk teknis, dan pengendalian

terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan dibidang kepegawaian.

(11)

3. Penetapan pensiun Pegwai Negeri Sipil Pusat dan penetapan status kepegawaian di wilayah kerjanya.

4. Pemberian pertimbangan pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah dan penetapan status kepegawaian di wilayah kerjanya.

5. Penyelenggaraan dan pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah kerjanya.

6. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil antar daerah propinsi atau antar daerah kabupaten/kota dan daerah kabupaten lain propinsi.

7. Tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh kepala BKN.

Sesuai dengan perkembangan jaman, maka pada tahun 2000 Nama Kantor Wilayah VI dirubah menjadi Kantor Regional VI berdasarkan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 03/KEP/2000 Tentang perubahan Nama Kantor Wilayah. Hal ini dilakukan karena keinginan untuk lebih memusatkan penataan kepegawaian yang tidak hanya melibatkan segi administrasi tetapi juga melibatkan semua aspek yang berhubungan dengan Pegawai Negeri Sipil. Dengan perubahan Kanwil menjadi Kanreg diharapkan tugas dan fugsi badan ini menjadi lebih luas lagi.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Susunan Struktur Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara terdiri dari :

1. Kepala

2. Bagian umum,yang terdiri dari:

(12)

-Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga. 3. Bidang Mutasi.

4. Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun. 5. Bidang Informasi Kepegawaian.

6. Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian.

Tugas Pokok dan Fungsi

Adapun tugas pokok dan fungsi masing-masing bagian yang ada di Kantor Regional VI yaitu :

Kepala

Kepala Kantor Regional mempunyai tugas membantu kepala Badan Kepegawian Negara dalam menyelenggarakan administrasi dan manajemen kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Daerah diwilayah kerjanya, melaksanakan koordinasi dan kerja sama di bidang kepegawaian dengan pemerintah daerah, instansi vertikal, dan instansi pusat yang berada di daerah dalam wilayah kerjanya, serta memberikan laporan secara berkala dan sewaktu-waktu kepada kepala BKN. Bagian Umum

Menyelenggarakan fungsi sebagai berikut : 1. Penyusunan rencana dan program

2. Pengelolaan administrasi keuangan 3. Pengelolaan administrasi kepegawaian

4. Pengelolaan tata usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan, serta perlengkapan dan rumah tangga.

(13)

Bidang mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan teknis mutasi kepegawaian kepada pejabat Pembina kepegawaian daerah dan pejabat instansi pusat yang berwenang didaerah, dan menetapkan kenaikan pangkat anumerta, pengabdian diwilayah kerjanya. Dalam melaksanakan tugasnya bidang mutasi juga menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

1. Penyiapan pertimbangan teknis kepada pejabat Pembina Kepegawaian Daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Daerah. 2. Pemberian pertimbangan teknis kepada pejabat instansi pusat yang

berwenang di daerah.

3. Penetapan kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil Pusat .

4. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja.

5. Penetapan pemindahan pegwai Negeri Sipil Daerah antar daerah propinsi dan antar daerah kabupaten /kota dengan daerah kabupaten /kota lain propinsi.

Bidang mutasi terdiri dari :

a. Seksi administrasi Mutasi yang mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi mutasi.

b. Seksi Mutasi yang mempunyai tugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil. Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun .

Bidang ini menyelenggarakan fungsi :

(14)

2. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegwai Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri sipil Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.

3. Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.

Bidang status kepegawaian dan pensiun terdiri dari :

a. Seksi Administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun

Seksi ini mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi status kepegawaian dan pensiun.

b. Seksi Status Kepegawaian

Seksi ini mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan petimbangan Nomor Identitas Pegawai bagi Calon Pegawai Negeri Sipil daerah, pertimbangan taknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi Calon Pegwai Negeri Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 tahun, pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah yang tewas atau cacat karena dinas, penetapan Karpeg dan Karis/Karsu Pegawai Negeri Sipil, persetujuan cuti di luar tanggungan Negara dan uang duka tewas.

c. Seksi Pensiun I dan II

(15)

pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah yang mencapai Batas Usia Pensiun (BUP) serta pensiun janda/dudanya, dan pengelolaan tata naskah pensiun. Bidang Informasi Kepegawaian

Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan sistem informasi kepegawaian PNS Pusat dan Daerah serta memfasilitaskan pengembangan

sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilaya kerjanya. Bidang Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi yaitu : 1. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian.

2. Pelaksanaa penyuntingan data kepegawaian. 3. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian.

Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian

Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepegawaian dan diklat kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan dan pengendalian pemanfaatan

lulusan diklat PNS pusat dan daerah.

Bidang bimbingan teknis kepegawaian menyelenggarakan fungsi : 1. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian.

2. Perencanaan kebutuhan diklat kepegawaian. 3. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawian.

[image:15.595.110.507.692.735.2]

4. Penyiapan kerja sama, monitoring dan pengendalian pemanfaatan diklat.

Tabel 2.1 Wilayah kerja Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara No KANTOR REGIONAL

KEPEGAWAIAN NEGARA

(16)

1. KANTOR REGIONAL 1 BKN DI YOGYAKARTA

- Jawa Tengah - D. I. Yogyakarta 2. KANTOR REGIONAL II BKN DI

SURABAYA

- Jawa Timur - Bali

- Nusa Tenggara Barat - Nusa Tenggara Timur 3. KANTOR REGIOANAL III

BANDUNG

- Jawa Barat - Banten 4. KANTOR REGIONAL IV BKN

DI MAKASAR

- Sulawesi Utara - Sulawesi Tengah - Sulawesi Selatan - Sulawesi Tenggara - Gorontolo

- Maluku - Maluku Utara 5. KANTOR REGIONAL V BKN

DI JAKARTA

- DKI Jakarta - Kalimantan Barat - Lampung

6. KANTOR REGIONAL VI BKN DI MEDAN

- Sumatera Utara - NAD

- Sumatera Barat - Kep. Riau - Riau 7. KANTOR REGIONAL VII BKN DI

PALEMBANG

- Sumatera Selatan - Jambi

- Bengkulu

- Bangka Belitung 8. KANTOR REGIONAL VII BKN DI

BANJARMASIN

- Kalimantan Selatan - Kalimantan Timur - Kalimantan Tengah 9. KANTOR REGIONAL IX BKN DI

JAYAPURA

- Irian Jaya Timur - Irian Jaya Barat - Irian Jaya Tengah Sumber : Kantor Regional VI Badan Kepegawian Negara

3. Makna Logo Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara

(17)

[image:17.595.212.409.79.294.2]

Gambar 2.1 Logo Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan

Adapun makna logo dari Burung Garuda adalah sebagai berikut :

1. Bulu yang terdapat pada leher yang berjumlah 45 mengartikan tahun kemerdekaan Negara Indonesia.

2. Sayapnya yang berjumlah 17 mengartikan tanggal kemerdekaan Negara Indonesia.

3. Ekornya yang berjumlah 8 mengartikan bulan kemerdekaan Negara Indonesia.

4. Tulisan BHINEKA TUNGGAL IKA mengartikan berbeda-beda tetapi satu jua.

5. Gambar yang terdapat pada dada burung garuda adalah lambang Negara yaitu PANCASILA.

(18)

Sesuai tugas pokok dan fungsi Kanreg VI Badan Kepegawian Negara Medan, dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau mungkin timbul, maka disusunlah rencana strategi berorentasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu lima tahun 2001-2005. Rencana Kanreg VI Badan Kepegawaian Negara mencakup Visi, misi, tujuan, sasaran serta cara pencapaian.

a. Visi

“ Sebagai katalisator pembinaan sember daya manusia aparatur yang profesional, netral sejahtera dan berwawasan global”

b. Misi

: “ Mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional, Netral, Sejahtera dan Berwawasan Global di wilayah kerjanya serta menjadi perekat persatuan Bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI)”

5. Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara

Badan Kepegawaian Negara mempunyai tugas pemerintahan dibidang mnajemen

kepegawaian sesuai dengan ketentuan aturan perundangan yang berlaku. Adapun fungsi Badan Kepegawaian Negara antara lain :

(19)

b. Penyelenggaraan koordinasi, identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan pendidikan dan pelatihan test SDM Pegawai Negeri Sipil (PNS).

c. Penyelenggaraan administrasi kepegawaian pejabat Negara dan mantan pejabat Negara.

d. Penyelenggaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian Negara dan mutasi kepegawaian antar propinsi.

e. Penyelenggaraan koordinasi penyusunan norma, standard dan prosedur mengenai mutasi, gaji, kesejahteraan hak dan kewajiban, kedudukan hukum Pegawai Negeri Sipil daerah.

f. Penyelenggaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian kepada instansi pemerintah.

g. Koordinasi kegiatan fungnsional dalam pelaksanaan tugas BKN.

h. Pelancaran kegiatan instansi pemerintah dibidang administrasi kepegawaian.

i. penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum, ketatausahaan, dan tata laksana kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian dan perlengkapan rumah tangga.

B. Pengertian dan Ruang Lingkup Tugas Sekretaris 1.Pengertian

(20)

kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tenaga seorang sekretaris. Diperlukan seorang sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabannya sendiri, demi tercapainya tujuan organisasi tersebut

Ditinjau dari sejarah, sekretaris pada awalnya adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data rahasia. Dalam perkembangannya, sekretaris berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pimpinan yang kadang-kadang meliputi surat rahasia atau surat pribadi yang tidak untuk disebarluaskan. Sekretaris berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar karena disamping memberi informasi yang diperlukan pimpinannya, serta membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya. Sekretaris juga sering berhubungan dengan pejabat yang mempunyai hubungan kerja dengan pimpinannya yang cepat, dinamis, kerja keras dan efisien.

Semakin besarnya suatu organisasi maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga dalam keadaan demikian pimpinan membutuhkan bantuan seorang sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi tercapai tujuan bersama dalam suatu organisasi.

untuk lebih jelasnya berikut ini beberapa pengertian tentang sekretaris. 1. Menurut Woworuntu (2002:24)

(21)

b. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang sedang memegang rahasia.

c. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata secretaries disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris.

d. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut juga dengan kata secertary yang artinya sekretaris.

2. Menurut Wursanto dan Saiman (2002 :25) mengatakan bahwa sekretaris adalah:

“Seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinan “

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pekerjaan sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, sekretaris diartikan sebagai seorang pegawai yang bertugas membantu seorang pimpinan. Sekretaris dipekerjakan dan di gaji untuk membantu pimpinan kantor melaksanakan tugas dalam hal-hal yang bersifat kedinasan, juga bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan detail kepada Kepala atau pimpinannya.

(22)

administrasi perkantoran. Hal ini dapat terlihat dari pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris dalam penghimpunan, pencatatan, pengolahan, pengadaan, penyimpanan, dan pemeliharaan.

2. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang teknis tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan melatinkan, mengurus surat menyurat, menyimpan surat dan sebagainya.

Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh sekretaris akan berbeda, tergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali seorang sekretaris tidak mempunyai seorang yang mengawasi pekerjaannya. Sekretaris menerima perintah-perintah tetapi setelah itu seorang sekretaris harus menyelesaikan perintah itu secara sempurna seorang diri. Menurut Kadarmo (2001:17) pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokan kedalam 4 (empat) sifat yaitu :

1. Tugas-tugas rutin. 2. Tugas-tugas khusus.

(23)

Adapun rincian dari ke 4 (empat) pekerjaan-pekerjaan sekretaris tersebut adalah sebagai berikut :

1. Tugas rutin

Tugas rutin adalah tugas-tugas yang tidak memerlukan perintah khusus maupun pengawasan khusus. Tugas-tugas yang dimaksud meliputi : a. Membuka surat.

b. Menerima tamu. c. Filing/arsip.

d. Membuat jadwal tamu dan sebaginya.

Selama tugas-tugas tersebut menjadi tanggung jawab sekretaris maka sekretaris harus melaksanakan dan menyelesaikan dimana waktu yang memungkinkan untuk mengerjakan, tanpa menunggu perintah atau menunggu waktu.

2. Tugas-tugas khusus

Ada kalanya seorang pimpinan memantau sekretaris untuk melakukan tugas-tugas yang khusus. Dalam memberikan tugas-tugas khusus ini akan memberikan perintah secara lengkap tetapi mungkin sekali pimpinan mengharapkan sekretarisnya mempergunakan pertimbangan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya.

Tugas-tugas ini meliputi :

a. Membuat konsep telegram sampai dengan mengirimkannya. b. Membuat deposito bank.

(24)

Pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus ini setiap hari oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktunya agar tugas-tugas khusus ini dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

3. Tugas-tugas bersifat kreatif

Dalam bidang tugas ini sekretaris melakukan pekerjaan tanpa diminta oleh pimpinan dan ini semua dilakukan dengan maksud agar tugas yang diberikan oleh pimpinan dapat terlaksana dengan lebih berhasil dan berdaya guna.

Jenis tugas yang kreatif ini misalnya :

a. Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh pimpinan dan apabila keterangan itu telah tersedia maka sewaktu-waktu jika diperlukan, sekretaris dapat menyerahkannya.

b. Apabila sekretaris menemukan suatu artikel seperti inilah sekretaris memperoleh banyak manfaat bagi keberhasilan pimpinan maka sekretaris menggaris bawahi dan memberikan komentar atau bahkan mengguntingnya.

Biasanya tugas-tugas yang bersifat kereatif seperti inilah sekretaris memperoleh penghargaan dari pimpinan. Semakin efisien seorang sekretaris melaksanakan tugas-tugas rutin dan tugas-tugas khusus maka baginya lebih banyak waktu untuk dapat melaksanakan tugas-tugas yang bersifat kreatif. 4. Tugas untuk melakukan hubungan kerjasama

(25)

sekretaris harus dapat bekerjasama dengan orang lain untuk disukai dan menghindari hal-hal yang akan menyebabkan seorang sekretaris tidak disukai orang lain.

Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, seorang sekretaris harus dapat bekerja sesuai dengan bagaimana cara pimpinannya bekerja. Karena seorang sekretaris merupakan pembantu utama pimpinan perusahaan dalam melakukan pekerjaan Pimpinannya, ruang lingkup tugas seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah :

- Menerima dikte dari pimpinan

Yaitu menulis apa yang dikatakan pimpinan kepada sekretaris yang dianggap penting untuk dikerjakan.

- Menyusun adan membuat surat-surat yang berhubungan dengan kedinasan Disini sekretaris bertugas membantu pimpinannya dalam mengkonsep surat dan membantu pimpinan dalam membuat surat yang ingin disampaian kepada pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.

- Mengetik surat-surat yang dibutuhkan pimpinan, yang bersifat kedinasan. - Mengendalikan surat masuk dan surat keluar

Fungsi sekretaris disini adalah bagaimana seorang sekretaris dapat mengatur aliran surat masuk dan surat keluar dengan baik. Disini sekretaris memilah mana surat yang harus segera diselesaikan dengan surat yang tidak harus segera diselesaikan.

(26)

Disini sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan, serta mengingatkan pimpinan jika mempunyai janji dengan pihak lain.

- Menata Ruangan Pimpinan.

Kegiatan ini biasanya dilakukan sekretaris pada pagi hari sebelum pimpinan datang, sehingga ruangan menjadi rapi dan pada saat bekerja pimpinan akan merasa nyaman bekerja dengan ruangan yang bersih dan rapi.

- Menyipakan rapat dan membuat notulen rapat.

Pada saat akan dilaksanakan rapat, seorang sekretaris melakukan persiapan rapat mulai dari menyiapkan agenda rapat, menemani pimpinan pada saat rapat berlangsung hingga rapat selesai. Kemudian membuat ringkasan hasil rapat dalam bentuk laporan yang biasa disebut notulen.

- Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

Dalam menyiapkan perjalanan dinas, sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan bertugas menyiapkan transport hingga tempat tinggal bagi pimpinannya.

C. Syarat-syarat Seorang Sekretaris

(27)

sifat kompetitif yang tinggi di masyarakat sehingga tuntutan pekerjaan seorang sekretaris menjadi lebih.

Syarat-syarat seorang sekretaris menurut Saiman (2002:26) adalah sebagai berikut :

a. Syarat kepribadian.

b. Syarat pengetahuan umum. c. Syarat pengetahuan khusus.

d. Syarat skill dan teknik kesekretariatan. e. Syarat praktek.

Adapun rincian syarat-syarat seorang sekretaris adalah sebagai berikut : 1. Syarat Kepribadian

Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris seperti sifat penyabar, bijaksana penampilan yang baik, ramah dan dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia dan lain-lain.

2. Syarat pengetahuan umum

Yaitu memiliki pengetahuan mengenai perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang kesekretarisannya sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksana tugasnya. 3. Syarat pengetahuan khusus

Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai tempat dimana ia bekerja seperti di kantor pemerintah ataupun dikantor perusahaan swasta.

(28)

Yaitu kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas seperti kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi dan kearsipan.

5. Syarat praktek

Yaitu kemampuan dalam rangka melaksankan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.

Dari semua syarat yang telah ada dalam teori, juga dipakai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan. Setelah penulis mengadakan penelitian di perusahaan tersebut, ada syarat lain yang harus dipenuhi oleh calon sekretaris tersebut. Adapun syarat menjadi seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah :

1. Pendidikan.

Pada Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara Medan, seorang sekretaris harus atau minimal berpendidikan D-III, tetapi lebih diutamakan yang berpendidikan S-1.

2. Dapat dipercaya dan dapat memegang rahasia perusahaan.

Seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan harus dapat dipercaya oleh pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan, karena seorang sekretarislah yang mengetahui segala yang

berhubungan dengan perusahaan dan pimpinan, baik secara internal maupun eksternal.

(29)

bagaimana sekretaris tersebut berpakaian, kerapian, kebersihan diri dan lain-lain.

4. Dapat berkomunikasi dengan baik kepada orang lain.

Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara medan, sekretaris dituntut memiliki kemempuan berbicara yang baik dengan orang lain karena sangat mempengaruhi respon dan pemahaman dari lawn bicara. Selain itu, sebagai seorang sekretaris ia juga harus memperhatikan apa yang harus dia ucapkan sehingga pendengar mengerti apa yang dibicarakan dan maksud dari pembicaraan tersebut.

5. Sikap

Hal yang menjadi perhatian dalam syarat ini adalah : - Sikap dalam perbuatan.

Dalam sikap ini, seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dituntut untuk memiliki ketelitian yang tinggi, kesetiaan terhadap perusahaan, pertimbangan yang baik dalam menyelesaikan tugas secara sempurna, panjang akal dan penuh inisiatif.

- Sikap dalam berhubungan dengan orang lain.

Sikap yang termasuk di dalam berhubungan dengan orang lain adalah kebaikan hati, bijaksana dan objektif.

6. Dapat bekerja dengan baik sesuai dengan keahliannya sebagai seorang sekretaris.

(30)

dapat bekerja dengan baik antara lain daya ingat yang kuat, kerapian kerja, kemampuan mengorganisir pekerjaan dengan baik, berkosentrasi terhadap pekerjaan dan memiliki kemampuan bekerja sama dengan orang lain secara baik

D. Jenis jabatan sekretaris

Pada dasarnya calon sekretaris atau sekretaris memiliki dasar pendidikan serta pengalaman yang tidak sama walaupun demikian salah satu syarat penting yang harus diketahui adalah seorang sekretaris harus memahami kedudukannya dalam suatu organisasi. Adanya perkembangan yang terjadi dalam pembinaan karier serta kemampuan diri sekretaris itu sendiri maka dapat mengakibatkan sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Menurut Sedarmanyati (2003;13) jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 (tiga) aspek antara lain :

a. Sekretaris berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab b. Sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

c. Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaan 1. Sekretaris berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab

a. Sekretaris Organisasi

(31)

mengadakan pengawasan dan penyempurnaan organisasi. Contoh sekretaris organisasi adalah :

1. Sekretaris jendral di departemen.

2. Sekretaris wilayah daerah di pemerintahan pusat. 3. Sekretaris perusahaan dan lain-lain.

4. Sekretaris Pribadi (privete secretary).

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan kantor untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi, contoh :

1. Sekretaris pribadi seorang bintang film.

2. Sekretaris pribadi seorang profesor dan lain-lain. 3. Sekretaris Pimpinan.

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu dalam menghimpun, pencatatan, pemeliharan dan pengurusan informasi.

2. Sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja a. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru bekerja atau baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar.

b. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik dan dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu di bimbing dan mempunyai cukup kemampuan dan pengalaman bekerja.

(32)

Seseorang disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris kadang-kadang juga memiliki atau memahami pengetahuan khusus dalam bidang tertentu contohnya :

1. Sekretaris dalam bidang hukum.

2. Sekretaris dalam bidang kedokteran/farmasi. 3. Sekretaris dalam bidang akuntansi dan lain-lain.

Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara sekretaris menjabat sebagai sekretaris pimpinan, yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor. Hal ini terlihat dari pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris itu sendiri seperti menghimpun, pencatatan, pemeliharaan dan pengurusan informasi. Sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan juga tergolong sebagai sekretaris senior yang memiliki kemampuan bekerja sangat baik.

E. Peran Skretaris dalam Menangani Administrasi Perkantoran

Dalam melaksanakan kegiatan administrasi pada setiap kantor sekretaris harus

(33)

Dengan pelaksanaan kegiatan administrasi sekretaris berfungsi sebagai seorang yang mampu menata kantor serta mengelolah tugas-tugas kantor dalam rangka efisiensi, tugas-tugas operasional lainnya.

Tugas-tugas sekretaris menurut Wursanto (2001:12) yang termasuk ke dalam masing-masing katagori dimaksud adalah :

1. Pengurus pekerjaan kantor

Misalnya mengetik, menulis steno, melatinkan, menerima telepon, mengarang surat, memperbanyak dokumen, pelayanan telegram, mengurus surat, mengadakan konsultasi dengan pimpinan, menerima tamu, membuat laporan menjadi sumber informsi.

2. Pengurus dokumen kantor a. Dokumen dari bank. b. Dokumen urusan investasi. c. Dokumen pajak.

3. Pengurus keuangan. a. Kas kecil .

b. Pengurusan uang melalui kas kecil. c. Bantuan untuk pimpinan.

d. Perencanaan berjalan. e. Mempersiapkan pertemuan. f. Tugas-tugas operasional lainnya. g. Efisiensi kantor.

(34)

Peran sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada dasarnya sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan memegang peran penting dalam menentukan atau mempengaruhi berhasilnya tujuan kantor atau perusahaan. Peranan sekretaris juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris.

Adapun peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dapat diketahui sebagai berikut :

1. Mengendalikan Surat Masuk.

Sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan akan menangani surat masuk dengan cara :

- Surat diterima oleh sekretaris, kemudian sekretaris mendatangani buku penerimaan surat

- Kemudian surat di setempel dan dicatat kedalam buku agenda surat masuk dan kemudian dilakukan pencatatan seperti tanggal hari, nomor surat, asal surat, perihal, keterangan dan paraf.

- Kemudian surat disortir dan dipisahkan menjadi tiga bagian yaitu surat penting, surat rahasia,dan surat biasa.

- Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk diperiksa agar diperoleh tanggapan dari pimpinan.

- Setelah diperiksa dan ditanggapi oleh pimpinan, lalu dikembalikan lagi kepada sekretaris untuk ditindaklanjuti.

(35)

Langkah-langkah yang dilakukan sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dalam membuat surat kabar adalah sebagai berikut :

- Mula-mula yang dilakukan dalam pembuatan surat keluar adalah mengkonsep surat yang akan dikirim, kepada siapa surat akan dikirim.

- Setelah selesai mengkonsep surat, maka konsep yang sudah jadi tersebut diketik menurut standar pengetikan yang berlaku.

- Setelah surat selesai diketik, maka sekretaris memberikan surat tersebut kepada pimpinan untuk diperiksa, apakah isinya sudah benar atau belum. - Setelah diperiksa pimpinan surat, surat tersebut dikembalikan lagi kepada

sekretaris untuk diberi nomor surat keluar, kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar, lalu ditandatangani pimpinan dan diberi stempel atau cap perusahaan.

- Kemudian surat tersebut dikirimkan melalui kurir dari perusahan

3. Sebagai Rencana Pencatatan.

Sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan berperan dalam mencatat segala sesuatu yang perlu diketahui oleh perusahaan, baik dari instansi terkait, dari rekan kerja maupun dari kantor pusat.

4. Membuat jadwal kegiatan pimpinan.

5. Menjaga tata hubungan atau komunikasi yang baik, didalam maupun diluar perusahaan.

(36)

Tidak semua pekerjaan seorang sekretaris mengakibatkan tanggung jawab yang sama besarnya, dari jenis pekerjaan sekretaris dapat ditentukan berbagai tingkatan kedudukan sekretaris.

Sekretaris dapat diberikan tugas untuk mengawasi pegawai-pegawai tata usaha disamping pekerjaan sebagai sekretaris. Sekretaris mengetahui dan menguasai pekerjaan tata usaha sehingga ia dapat mengawasi dengan baik dan mempunyai tanggung jawab mengenai penyelenggaraan pekerjaan tata usaha dari pada pegawai-pegawai tata usaha bersangkutan dan sebagai seorang pembantu dan membebani kepercayaan dan tanggung jawab atas segala tugas yang harus diselesaikan sehingga pimpinan mencurahkan segala perhatian untuk pelaksanaan fungsi-fungsi manjemen.

Sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan memiliki tanggung jawab pribadi yang terlihat dari performance diri sendiri. Sekretaris di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dapat mengelolah diri sendiri supaya tampil performance yang prima dalam melaksanakan tugas-tugas pokok sehari-hari, serta memiliki tanggung jawab internal perusahaan yang terwujud melalui aktivitas mengelolah sumber daya kantor, dan menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dikantor.

Tanggung jawab sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegwaian Negara 1. Bertanggung jawab dalam mengagendakan surat-surat.

(37)

Penyimpanan arsip dilakukan setelah mensortir surat yang masuk tujuannya untuk mengetahui jenis surat itu setelah surat arsip maka arsip tersebut disimpann didalam file.

3. Menyiapkan data kunjungan sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara mempersiapkan data-data kunjungan yang akan dikunjungi oleh pimpinan bila pimpinan berpergian.

Selain itu tanggung jawab sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah menjadi tata hubungan/komunikasi dengan pihak luar, oleh karena itu sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dituntut harus mengetahui pengetahuan yang luas mengenai informasi yang penting sehingga kerjasama dengan pihak luar dapat berjalan dengan baik.

G. Sekretaris dan Disiplin Kantor

(38)

Menurut Saiman (2002:53) hubungan sekretaris dan disiplin kantor adalah sebagai berikut :

1. Kewajiban sekretaris karena jabatan.

2. Sekretaris harus dapat bekerja dengan atasannya. 3. Memelihara konsistensi kerja.

4. Mekanisme dan tata kerja.

Adapun uraian dari hubungan sekretaris dan disiplin kantor adalah sebagai berikut :

1. Kewajiban sekretaris karena jabatannya.

Berdasarkan jabatan seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris.

Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik sekretaris harus mengetahui benar tentang :

a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan. b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.

c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer atau pimpinan perkantoran.

d. Mengetahui tentang tujuan organisasi

Untuk dapat melakukan fungsi jabatan dan kewajiban sebagai seorang sekretaris maka seorang sekretaris harus dan kewajiban sebagai seorang sekretaris maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai:

(39)

b. Mengetik dan stenografi. c. Pembukuan (accounting). d. Penggunaan peralatan kantor. e. Pengarsipan (filing).

f. Humas relation.

2. Sekretaris harus dapat bekerja dengan atasannya.

Agar tugas atasan dapat berjalan dengan baik dan sempurna maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :

a. Sekretaris harus mengetahui sikap dan pribadi pimpinan.

b. Sekretaris dan pimpinan mempunyai hubungan kerja yang harmonis. c. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.

d. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasannya dalam suatu sistem organisasi.

e. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dan bawahannya.

f. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi dan lembaga

3. Memelihara konsistensi kerja.

(40)

4. Mekanisme dan tata kerja

Berhasilnya pekerjaan kantor terletak pada kecerdasan dan keterampilan pegawai saja akan tetapi juga dipengaruhi oleh perilaku dan kondisi perkantoran oleh karena itu maka bukan peraturan yang bersifat terlalu ketat yang mengatur terlaksananya fungsi-fungsi tiap-tiap unsur manajemen atas dasar kesadaran tugas dan peranannya.

Pemahaman seorang sekretaris terhadap fungsi dan jabatan sangatlah penting hal ini untuk :

a. Memahami fungsi struktur organisasi.

b. Melakukan koordinasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi. c. memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.

Pada Kantor Regional VI adan Kepegawaian Negara Medan, sekretaris menjalankan disiplin kantor dengan terlebih dahulu membuat rencana kegiatan dengan teliti. Terlebih dahulu sekretaris melakukan perencanaan dan pengontrolan kegiatan melalui :

- Rencana kegiatan - Buku catatan kegiatan - Sistem kearsipan - Jadwal kerja - Agenda kerja

- Pengontrolan pengiriman surat-menyurat

(41)

H. Sekretaris dan Kepribadiannya

Kepribadian adalah kesatuan rasa, karsa, cipta dan keseluruhan tingkah laku yang

diwarnainya, sehingga membuat orang memilikinya menjadi unik, khas, tak ada duanya di dunia. Kepribadian sekretaris adalah sifat rasa, karsa, cipta, dan segala perilaku yang sebaiknya ada pada sekretaris sehingga dapat tampil sesuai dengan peran dan mampu mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan secara optimal. Kepribadian itu menampkan diri pada bentuk ciri, atau sifat tertentu. Hardjana (2001:114)

Dalam pelaksanaan tugasnya sekretaris berhubungan dengan banyak orang dan pihak, baik di dalam maupun diluar lembaga, maka banyak ciri kepribadian yang diharapkan ada pada sekretaris. Webster’s Secretarial Handbook menyebut ciri-ciri sekretaris top antara lain sebagai berikut.

a. Sigap (alert): bersedia dan siap mendengarkan pengarahan petunjuk, intruksi pimpinan danpembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, mau menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami suasana pembicaraan mereka.

b. Sopan (polite): menaruh hormat dan bersikap hormat kepada siapa saja, juga mereka yang menurut kita tak pantas dihormati dan dibaiki. Dalam hal sikap sopan ini termasuk juga sikap pandai menanggapi orang lain, entah memuji entah menegur dengan cara yang tepat.

(42)

d. Jujur (fair): Jujur berarti mau mengucap terima kasih kepada orang yang berbuat baik dan memberi pengakuanatas prestasi atau sumbangan orang lain. Sikap ini dibuat untuk semu, baik atasan, rekan, maupun bawahan. e. Penuh Pertimbangan (thoughtful): penuh pertimbangan dalam kata-kata

dan tindakan. Artinya, kata-kata kita mudah ditangkap maksudnya menghasilkan apa yang diinginkan dan diterima baik oleh orang lain. f. Bersedia dan cakap bekerja sama (cooperative): dalam kerja sekretaris

harus bekerja sama dengan banyak pihak entah orang didalam maupun orang diluar lembaga tempat bekerja.

g. Rendah hati (humble): bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi dan kritik merupakan catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan disempurnakan.

h. Tenggang rasa (tolerant): setiap orang mempunyai kekuatan dan kelemahan, unsur plus dan minusnya. Oleh karena itu, setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan, orang lain. Sifat toleran tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan dan ketidaksempurnaan orang lain.

i. Berani (courageous): pekerjaan sekretaris menuntut tanggung jawab. Berani berarti tidak takut diserahi tanggung jawab dan menunjukan sikap bertanggung jawab.

(43)

kerja berat jadi ringan, lama menjadi singkat, sulit menjadi mudah, beban menjadi tantangan.

k. Rasa homor (sense of humor): berbekal sifat humor orang tidak mudah kehilangan perspektif pandangan dan arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lebih lucu, lebih positif daripada hal-hal yang kurang ideal, sifat humor mencegah orang menjadi putus asa dan kehabisan akal.

(44)

BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI

(45)

telepon, maupun megatur jadwal pimpinan merupakan tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris agar tugas dan pekerjaan seorang pemimpin dapat berjalan maksimal dan akan menghasilkan hasil yang baik.

Pada instansi kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, peranan seorang sekretaris sangatlah membantu keberhasilan kinerja pimpinan yang ada dikantor tersebut didalam memberikan pelayanan terhadap masalah-masalah kepegawaian misalnya sekretaris kantor tersebut dalam menerima surat masuk yang ditunjukan kepada kepala Kantor Regional VI BKN, maka sekretaris tersebut harus berpikir cerdik untuk menindaklanjuti sebatas mana surat tersebut akan ditindaklanjuti, jika permasalahan surat masuk tersebut mengenai masalah mutasi kepegawaian maka sekretaris tersebut harus segera mendisposisikan surat tersebut kepada kepala bidang mutasi untuk dapat ditinjaklanjuti dan diselesaikan, tidak cukup sampai disitu saja sekretaris tersebut harus memantau terus sebatas mana permasalahan tersebut sudah diselesaikan sehingga pabila sewaktu-waktu pimpinan meminta pertanggung jawaban atas surat tersebut maka sekretaris dapat menjawab secara benar, demikian juga misalnya jika ada surat yang berhubungan dengan masalah keuangan atau anggaran maka sekretaris tersebut harus mendistribusikan kepada sub bagian perncanaan dan keuangan untuk ditindaklanjuti dan diselesaikan sesuai ketentuan.

(46)

sekretaris tersebut harus berbuat bijak terhadap setiap tindakan dan perbuatan yang mencerminkan tindakan pimpinannya.

Ruang lingkup tugas sekretaris antara lain tugas rutin, tugas khusus, tugas istimewa, tugas resepsionis, tugas keuangan, tugas sosial, tugas insidental dan tugas sekretaris dalam rapat bisnis maupun rapat kerja, tugas-tugas tersebut merupakan tugas seorang sekretaris yang diperlukan oleh seorang pemimpin, demikian juga tugas sekretaris yang ada pada kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan telah melaksanakan tugas tersebut sebagaimana tugas seorang sekretaris kepada pemimpinannya. Tugas rutin tersebut adalah tugas yang selalu dikerjakan secara rutin dan setiap hari yang harus sekretaris kerjakan dalam membantu pekerjaan seorang pimpinan misalnya mengangendakan surat masuk maupun surat keluar yang berhubungan dengan tugas dan fungsi Kantor Regioal VI Badan Kepegawaian Negara Medan.

(47)

pelanggan terutama dalam melayani tamu yang menanyakan masalah-masalah kepegawaian yang ada didaerah untuk mendapatkan jalan keluar dari permasalahan tersebut.

Akan tetapi ada satu sisi dari tugas-tugas sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, yang tidak dilakukan oleh sekretaris tersebut misalnya tugas resepsionis dalam hal menjawab dan mencatat pesan lewat telepon karena hal ini telah dilakukan dibagian tata usaha persuratan, tugas lain lagi adalah masalah keuangan misalnya dalam hal membayar pajak, sumbangan dan penyimpanan uang dan penarikan cek. Semua ini dilakukan oleh bagian perencanaan dan keuangn Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan karena dianggap lebih mampu dan lebih memahami masalah-masalah mengenai keuangan dan hal-hal lain yang tidak dilakukan oleh sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan.

Melihat beban tugas yang diberikan kepada sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan sebenarnya masih banyak tugas-tugas lain selain tugas-tugas utama dalam membantu pimpinan yang seharusnya dikerjakan oleh sekretaris.Akan tetapi karena keterbatasan personel yang ada maka tugas tersebut dibebankan pada bagian lain yang mampu untuk mengerjakannya. Pimpinan pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan telah berbuat bijaksana agar tugas dan tanggung jawab sekretarisnya tidak terbengkalai yang akan membuat kinerja pimpinan menjadi kurang baik.

(48)

(49)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari beberapa uraian dan penjelasan yang telah di terapkan pada setiap bab, maka penulis dapat mengambil keputusan sebagai berikut :

1. Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab maka sekretaris pimpinan diangkat semata-mata untuk membantu pimpinan untuk mengerjakan tugas-tugas perkantoran.

2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan termasuk kedalam katagori sekretaris senior dimana kemampuan dan pengalaman kerjanya sudah tidak meragukan lagi.

(50)

4. Tugas-tugas sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan telah dilaksanakan sesuai ketentuan dan tanggung jawab yang tinggi terhadap pelaksanaan tugas utama maupun tugas-tugas lainnya.

5. Sekretaris sangat berperan dalam menangani administrasi perkantoran, mulai dari pengurusan surat-surat masuk dan keluar, menjawab telepon, menangani tamu, membuat jadwal pimpinan, penataan hubungan komunikasi, mempersiapkan rapat, dan tugas-tugas lain yang sangat membantu pimpinan dalam pencapaian kinerja kerja.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, maka penulis dapat dikemukakan beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan bahan masukan dalam pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah sebagai berikut :

1. Tugas yang diberikan kepada sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara terlalu banyak sehingga tugas yang seharusnya dikerjakan sekretaris menjadi tugas bagian lain oleh karena itu sebaiknya jumlah personel sekretaris yang ada sekarang ditambah kembali jumlahnya dengan harapan pekerjaan tersebut dapat terselesaikan dengan baik.

2. Kinerja sekretaris pada Kanator Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan telah memenuhi ketentuan akan tetapi sebaiknya ditingkatkan lagi.

(51)

lama untuk lebih mengenal pekerjaan mengenai masalah pengelolaan administrasi perkantoran.

DAFTAR PUSTAKA

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris Jakarta : Ghalia Indonesia

Sedarmayanti Dra.M.PD. 2004.Tugas dan Pengembangan Sekretaris Bandung: Mandar Maju

Kadarmo siswi Dr. 2001. Sekretaris dan Tugasnya Jakarta : Nina Dinamika Sutarto. 2002. Administrasi Perkantoran Yogyakarta : Salemba empat Wursanto. 2001. Sekretaris dan Kantor Bandung : Jaya pustaka

Hardjana, M. Agus . 2002. Sekretaris kedudukan, tata kerja dan kepribadiannya Yogyakarta : Kanisius

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Yogyakarta :Rineka Cipta

Waworuntu, Tony. 2002. Manajemen untuk sekretaris Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

(52)

“ Allah akan meninggikan derajat orang-orang yang beriman diantara kamu dan orang-orang

yang mempunyai ilmu pengetahuan beberapa derajat “( Al-Mujadalah, 11 )

Ya Illahi Rabi apa yang kulakukan tidak luput dari salah dan dosa

Dari nista dan cela

Hanya dihadapanMu lah aku menyembah

Hanya pengampunanMu lah yang aku dambakan

Ayahanda dan Ibunda tercinta,

Setiap jengkal langkahmu,

Setiap tetes keringatmu,

Menjadi napas kehidupanku,

Mencoba hadirkan senyum diwajahmu,

Mencoba berikan yang terbaik untukmu,

Tapi aku belum mampu berikan semua itu,

Hanya small paper inilah yang dapat kupersembahkan,

(53)

Ayahanda Eriyadi Pane

Ibunda Sabariyah Yunus

Kakahanda Fini Siserly Pane

Heni Handayani Pane

Aku Yang Mencintai Kalian

KATA PENGANTAR

Anggi Oktavia Pane

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Syukur Alhamdullillah penulis panjatkan atas kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik.

Skripsi minor ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat menyelesaikan perkuliahan pada Jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan, petunjuk serta saran-saran kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik dan tepat pada waktunya.

Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis selama proses pembuatan skripsi minor ini, penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada:

(54)

2. Ibu Drs. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakul.tas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Jurusan Kesekretariatan Program Studi Diploma III Universitas Sumatera Utara Medan.

4. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku dosen pembimbing penulis dalam menyelesaikan skrpisi minor ini.

5. Bapak H. Edy Wahyono SP, SH, M.Si selau kepala Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan.

6. Ibu Hardianawati, SE, M.Si selaku kepala Subag Perencanaan Keuangan,beserta seluruh pegawai keuangan lainnya. Khususnya kepada Bapak Susilo Handoyo, SH makasi atas semua bantuannya.

7. Bapak Drs. Ernis Purba selaku pengarah dan pengelola Praktek Kerja Lapangan (PKL) beserta seluruh karyawan Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan.

8. Yang teristimewa penulis ucapakan terima kasih kepada kedua orangtuaku yang telah memberikan doa dan kasih sayang serta dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini.

9. Kepada kedua kakakku, yang selalu memberikan semangat.Makachi Ya… 10. Teman teman selama perkuliahan, Nuryalam, Erna, khususnya buat

Nina…belajar yang rajin yach. Makasi atas semangat yang telah diberikan. Moga persahabatan kita tetap utuh.

11. Buat seseorang yang berarti buatku Difi Handoko A.Md , Thanx ya atas semua bantuan yang telah diberikan baik materil maupun moril.

Mudah-mudahan ALLAH SWT, memberikan balasan atas kebaikan ynag diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk skripsi minor ini, penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua dan semoga kita selalu dijalan yang diridhoi ALLAH SWT. Amin…

(55)

Medan, 22 Mei 2008 Penulis

Nim: 052103030 Anggi Oktavia Pane