BERBASIS MICROSOFT ACCESS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI
sist em pencat at an persediaan dan dat a pasien di puskesmas dan menerapkan dat abase persediaan dan dat a pasien di puskesmas t ersebut . Penelit ian yang dilakukan penulis adalah di Puskesmas Sukaharj a yang berlokasi di Jl. Pondok Bit ung No 190 Desa Sukaharj a Kecamat an Cij eruk Bogor 16740. Puskesmas ini mempunyai akt ivit as ut ama unt uk memberikan pelayanan kesehat an kepada seluruh masyarakat sukaharj a khususnya masyarakat kurang mampu. Dalam memperoleh dat a dan inf ormasi, penulis menggunakan met ode f iel d r esear ch dan l i br ar yr esear ch yait u melalui observasi secara langsung
ke obj ek penelit ian dan beberapa lit erat ure bacaan yang mendukung mat eri.
Sist em pencat at an persediaan obat dan pencat at an dat a pasien merupakan sist em yang berhubungan erat dengan akt ivit as operasional puskesmas. Puskesmas menerima persediaan obat dari 3 sumber yait u dari Anggaran Pendapat an Belanj a Daerah (APBD), Asuransi Kesehat an (ASKES) dan Jaminan Kesehat an Masyarakat (JAMKESMAS). Sedangkan unt uk pasien puskesmas membedakan menj adi 4 j enis yait u pasien umum, pasien askes, pasien j amkesmas, dan pasien grat is.
Sist em persediaan dan dat a pasien Puskesmas menyebabkan lamannya pencarian dat a yang dibut uhkan.
Keywor ds : Dat abase persediaan dan dat a
pasien, Ef isiensi operasi
PENDAHULUAN
Adanya puskesmas yang t elah mendapat kan sert if ikasi ISO 9002 merupakan bukt i nyat a adanya komit men pemerint ah daerah dan t im manaj erial puskesmas sert a seluruh t enaga kerj a puskesmas dalam usaha peningkat an mut u puskesmas.
Tet api, lebih dari t iga dasarwarsa Negara kit a masih belum bisa mencapai t ingkat deraj at kesehat an yang opt imal. Hal ini disebabkan oleh beberapa f akt or yait u disparit as pelayanan kesehat an yang masih t inggi, rendahnya kualit as kesehat an penduduk miskin, rendahnya kondisi kesehat an lingkungan, birokrat isasi pelayanan puskesmas dan minimnya kesadaran masyarakat unt uk t erlibat dalam peningkat an di lingkungannya. Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehat an yang t erinst it usionalisasi mempunyai kewenangan yang besar unt uk mencipt akan inovasi dalam pelayanan kesehat annya agar kegiat an operasinya bisa lebih ef ekt if , ef isien dan t epadu.
Salah sat unya adalah inovasi pengat uran pada pelayanan kef armasian, dimana t ermasuk pelayanan ut ama karena hampir seluruh pelayanan yang diberikan kepada pasien berkait an dengan perbekalan f armasi at au perbekalan kesehat an. Perbekalan kef armasian pada puskesmas sebagian besar didapat dari subsidi pemerint ah, walaupun demikian pihak puskesmas harus mengelola dengan baik, agar t idak t erj adi kekurangan perbekalan f armasi. Pengat uran persediaan f armasi yang t idak t erkoordinasi dengan baik merupakan salah sat u penghambat j alannya proses operasi puskesmas. Permasalahan lain yang berhubungan dengan mut u pelayanan pada puskesmas adalah kurangnya sist em komput erisasi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat , hal ini dapat dilihat dari masih banyaknya puskesmas yang belum menggunakan sist em komput er unt uk mengolah dat a baik dat a pasien at aupun dat a persediaan obat , menyebabkan dibut uhkan wakt u yang cukup lama unt uk melayani para pasien, sehingga kegiat an opersional puskesmas menj adi t idak ef ekt if .
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008 47
opersional puskesmas. Termasuk diant aranya adalah membant u memperlancar kegiat an pencat at an keluar masuknya semua pemakaian persediaan, sehingga j umlah persediaan dapat selalu t erkont rol dan meminimalkan penyimpangan t erhadap pemakaian persediaan.
Sist em inf ormasi akunt ansi dapat disempurnakan dengan mengimplement asikan pada t eknologi komput er, dengan dirancangnya sist em dat abase unt uk dat a pasien dan persediaan, sehingga kegiat an operasi dapat lebih ef isien dan ef ekt if . Microsof t Access dapat digunakan unt uk membuat aplikasi yang berhubungan dengan sist em pengolahan dat a pasien dan persediaan barang, karena memiliki kemampuan mengorganisasikan dan menst rukt ur dat a menj adi inf ormasi, yang t erdiri dari beberapa obj ek dat abase yang saling berkait an at au berhubungan sepert i t abel , quer y, f or m, r epor t dan lain-lain.
Implement asi dari aplikasi dat a pasien dan persediaan barang yang t erkomput erisasi adalah unt uk mencipt akan pengolahan dat a yang berciri-ciri ant ara lain unt uk memudahkan pengaksesan dat a, media penyimpan dat a dengan t ransaksi yang banyak sehingga t erst rukt ur dengan rapih dan t erat ur, dan meminimalkan kesalahan pencat at an. Dari hasil perancangan dat abase, diharapkan dapat mempermudah proses pencat at an sekaligus sebagai alat kont rol yang dapat memperkecil kesalahan maupun t erj adi aliran t ransaksi yang t idak semest inya, sehingga puskesmas dapat memberikan pelayanan yang cepat , lancar dan berkualit as.
Berdasarkan lat ar belakang yang dikemukakan diat as maka masalah yang akan dibahas penulis adalah sebagai berikut : (1) Bagaimana kondisi sist em persediaan dan dat a pasien yang selama ini dit erapkan pada Puskesmas Sukaharj a; (2) Bagaimana penerapan at as dat abase persediaan berbasis Microsof t Access dalam rangka meningkat kan ef isiensi operasi pada Puskesmas Sukaharj a; (3) Bagaimana penerapan at as dat abase dat a pasien berbasis Microsof t Access dalam rangka meningkat kan ef isiensi operasi pada Puskesmas Sukaharj a.
METODOLOGI PENELITIAN
Penelit ian dilakukan dengan pengukuran, variabel penelit ian yang harus dioperasionalisasikan, dengan kat a lain variabel penelit ian dij abarkan lebih lanj ut kedalam sub Wawancara dan (b) Observasi ; (2) St udi Pust aka
Deskript if yang bersif at kualit at if yait u dat a yang digunakan berdasarkan pada dat a at au inf ormasi yang digunakan unt uk menggali perilaku f akt or penyebab.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Dat abase Persediaan Berbasis Microsoft Access Dalam Rangka Meningkat kan Efisiensi Operasi
Selama ini Puskesmas Sukaharj a belum memiliki sist em unt uk mencat at keluar masuknya persediaan obat . Semua persediaan obat yang masuk at aupun keluar dicat at secara
Manaj emen Puskesmas Sukaharj a menginginkan pengelolaan puskesmas yang ef ekt if dan ef isien. Ef ekt if dalam art i t ingkat keberhasilan penanganan pasien cukup t inggi. Sert a ef isien yang berart i opt imal dalam penggunaan sumber daya puskesmas yang ada. Suat u upaya yang serius dan t erencana harus dit empuh agar keinginan t ersebut dapat t ercapai. Unt uk it u upaya pembenahan harus segera dilakukan.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis unt uk melengkapi sist em pencat at an persediaan pada Puskesmas Sukaharj a adalah sebagai berikut :
Perancangan sist em merupakan desain sist em yang diusulkan oleh penulis kepada pihak manaj emen puskesmas. Rancangan sist em yang dibuat oleh penulis ini disesuaikan dengan kondisi dan karakt erist ik puskesmas sepert i yang t elah dij elaskan diat as.
Out put yang diinginkan dari rancangan sist em ini adalah suat u sist em pencat at an persediaan yang dilaksanakan Puskesmas Sukaharj a masih berbent uk manual, sehingga unt uk mendapat kan out put yang diinginkan dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang berkait an dengan sist em pencat at an persediaan.
Desain Fisik
48 Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
a. Desain out put
Out put yang dihasilkan adalah sebuah f orm unt uk mencat at persediaan obat . Yang t erdiri dari nama obat , sat uan obat , penerimaan obat , persediaan obat yang ada, pemakaian obat , st ock akhir, permint aan obat dan pemberian obat . Form ini dibuat dengan menggunakan Microsof t Access yang t erdiri dari t abel, Query, f orm dan report .
Dari sist em ini j uga diharapkan dapat menghasilkan keakurat an inf ormasi t ent ang persediaan obat .
b. Desain input
Input yang diperlukan dari sist em ini adalah buku besar persediaan, Berit a Acara Penerimaan Obat , Surat Tanda Bukt i Barang Keluar (SBBK) dari dinas kesehat an, laporan pemakaian obat
perhari, laporan pemakaian obat perbulan dan rekapit ulasi kebut uhan obat .
c. Desain f ormulir
Formulir ini dibut uhkan guna mendukung out put yang dihasilkan dan mampu memberikan manf aat bagi sist em pencat at an persediaan obat pada puskesmas. Penulis mengusulkan f ormulir penerimaan obat agar j umlah obat yang dit erima dapat langsung dicat at oleh bagian gudang f armasi. Karena sekarang puskesmas t idak memiliki f orm penerimaan persediaan obat dan alat kesehat an, apabila persediaan obat dan alat kesehat an t elah dit erima puskesmas hanya mencat at nya dalam sebuah buku.
Berikut ini adalah f ormulir dat a persediaan obat yang dibuat oleh penulis dengan menggunakan microsof t access :
Gambar 1. Formulir Persediaan
Gambar 1 merupakan f ormulir unt uk mencat at persediaan obat , pet ugas gudang f armasi akan lebih mudah dalam menginput dat a
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008 49
Gambar 2. Formulir Dat a Obat
Gambar 2 merupakan f ormulir dat a masing-masing obat yang masih berhubungan dengan gambar 2 yait u f ormulir persediaan obat .
Dalam f orm diat as, penulis mencoba membuat f ormulir unt uk persediaan obat pada puskesmas sukaharj a. Didalam t abel t ersebut t erdapat kode obat , nama obat , sat uan obat , t anggal t ransaksi, st ok awal, penerimaan, persediaan, pemakaian, st ok akhir, permint aan dan pemberian.
Form ini dibuat agar set iap dat a obat dapat dicat at dengan lengkap, dari mulai kode obat , nama obat , sat uan obat , t anggal penerimaan obat , st ok awal, j umlah penerimaan obat , persediaan obat yang ada di depo, pemakaian obat selama 3 bulan, st ock akhir, j umlah permint aan dan pemberian obat .
Set iap obat yang dit erima puskesmas dari dinas kesehat an akan dicat at pada f orm ini, pert ama dimasukkan dulu kode obat yang dit erima kemudian akan keluar dengan ot omat is nama obat karena sebelumnya kode obat dan nama obat t elah di input . Kemudian dicocokkan j enis sat uan obat nya apakah obat t ersebut dalam sat uan t ablet , kapsul at au syrup.
Set elah it u pet ugas gudang f armasi harus melihat berapa persediaan obat yang masih ada kemudian dij umlahkan dengan persediaan obat yang dit erima dari dinas kesehat an. Jumlah t ersebut kemudian dikurangi dengan pemakaian obat selama 3 bulan. Begit u set erusnya pencat at an persediaan obat sampai akhir t ahun. Apabila pada akhir t ahun puskesmas mempunyai sisa obat maka obat t ersebut diakui sebagai persediaan awal t ahun selanj ut nya.
B. Penerapan Dat abase Dat a Pasien Berbasis Microsoft Access Dalam Rangka Meningkat kan Efisiensi Operasi
Manaj emen Puskesmas Sukaharj a menghendaki pengelolaan puskesmas yang ef ekt if dan ef isien. Ef ekt if dalam art i t ingkat keberhasilan penanganan pasien cukup t inggi. Sert a ef isien yang berart i opt imal dalam penggunaan sumber daya Puskesmas yang ada. Suat u upaya yang serius dan t erencana harus dit empuh agar keinginan t ersebut dapat t ercapai. Unt uk it u upaya pembenahan harus segera dilakukan.
Puskesmas Sukaharj a mempunyai masalah yang sampai saat ini belum j uga menemukan j alan keluarnya. Yait u masalah t ent ang penyimpanan dat a-dat a pasien yang masih manual, padahal dat a-dat a pasien di puskesmas t ersebut semakin meningkat . Sist em yang sekarang dij alani di puskesmas t ersebut belumlah cukup unt uk membant u para pet ugas, khususnya pada bagian admnist rasi pendaf t aran pasien. Belum lagi banyak pasien-pasien yang mendaf t ar di puskesmas t ersebut menyebabkan over l oad.
Penyimpanan dat a yang manual at au dalam bent uk kert as dan semacamnya dapat menimbulkan resiko yang cukup besar yang dapat mengakibat kan dat a-dat a pent ing t ersebut hilang. Sehingga diperlukan sist em yang bisa menyimpan dat a lebih aman. Kebut uhan akan dat a yang ef ekt if dan ef isien sert a ada, cepat , dan gampang diperoleh saat dibut uhkan menj adi alasan ut ama unt uk penyediaan inf ormasi dengan akurat . Penyimpanan dat a-dat a yang kurang rapih dan menumpuk menyebabkan lamannya pencarian dat a yang dibut uhkan.
50 Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
pendaf t aran pasien di puskesmas t ersebut . Dengan t uj uan unt uk membant u dan mempermudah menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada. Sehingga bagian administ rasi pendaf t aran pasien t idak memakan wakt u lebih banyak lagi dalam mencari dat a-dat a pasien yang diperlukan.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh penulis dalam rangka melengkapi sist em dat a pasien pada Puskesmas Sukaharj a.
Perancangan sist em merupakan desain sist em yang diusulkan oleh penulis kepada pihak manaj emen puskesmas. Rancangan sist em yang dibuat oleh penulis disesuaikan dengan kondisi dan karakt erist ik puskesmas sepert i yang t elah dij elaskan diat as.
Dalam hal ini pihak manaj emen puskesmas mempunyai hak dalam menolak usulan dari penulis ini.
Out put yang diinginkan dari rancangan sist em ini adalah suat u sist em dat a pasien yang mampu memenuhi semua pemakai inf ormasi guna mencapai t ingkat ef isiensi operasi. Out put yang diinginkan diharapkan dapat membant u menyelesaikan masalah.
Unt uk mendapat kan out put yang diinginkan maka perlu suat u input . Selama ini input yang dilaksanakan di Puskesmas Sukaharj a masih bersif at manual, sehingga unt uk mendapat kan out put yang diinginkan dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang berkait an dengan dat a pasien.
Kebij akan manaj emen dibut uhkan agar sist em dat a pasien dapat berj alan lancar. Kebij akan manaj emen diwuj udkan dalam St andar Operasi Prosedur (SOP).
Desain Fisik Sist em
Penulis mencoba menj elaskan t ahap-t ahap yang diperlukan dalam suat u desain f isik sist em ini. Berikut ini adalah t ahap-t ahap dalam mendesain f isik sist em dat a pasien Puskesmas Sukaharj a.
a. Desain out put
Out put yang dihasilkan adalah t ampilan t ent ang ident it as pasien, nomor rekam medis dan keluhan yang dirasakan pasien. Out put ini di buat dengan menggunakan suat u program yait u Microsof t Access yang t erdiri dari t abel, query, f orm dan report .
Dari sist em ini j uga diharapkan dapat menghasilkan keakurat an inf ormasi t ent ang dat a pasien, dat a-dat a pasien dapat t ersimpan dengan aman dan dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat kepada pasien.
b. Desain Input
Input yang diperlukan unt uk sist em dat a pasien adalah sepert i buku regist er pendaf t aran pasien, st at us rekam medis, rekapan j umlah pasien j amkesmas perhari, rekapan j umlah pasien askes perhari, rekapan j umlah pasien umum perhari dan rekapan pasien grat is perhari.
c. Desain f ormulir
Formulir ini dibut uhkan guna mendukung out put yang dihasilkan dan dapat memberikan perbaikkan prosedur di puskesmas. Formulir yang diusulkan oleh penulis adalah sebuah f ormulir yang akan digunakan oleh bagian pendaf t aran yang berisi t ent ang keluhan pasien unt uk kemudian diberikan ke ruang pemeriksaan.
Jika sebelumnya bagian pendaf t aran mencat at keluhan pasien yang akan diberikan kepada dokt er di dalam kart u pasien yang diarsipkan oleh puskesmas, set elah dit erapkannya sist em komput er diharapkan puskesmas mengadakan f ormulir t ersebut karena kart u pasien yang diarsipkan t idak digunakan lagi.
Dibawah ini adalah f ormulir dat a pasien yang dibuat oleh penulis dengan menggunakan microsof t access:
penulis unt uk puskesmas sebagai f ormulir unt uk mencat at dat a pasien. Unt uk mencari dat a
at au memasukkan kode pasien at au nama pasien maka dat a personal pasien akan muncul.
Gambar 4. Formulir Diagnosa Penyakit
Gambar 4 merupakan hasil link dari f ormulir dat a pasien. Formulir ini berisi t ent ang diagnosa penyakit pasien.
Formulir dat a pasien yang dibuat oleh penulis t erdiri dari 2 macam f orm yait u f orm dat a pasien dan f orm berobat j alan. Masing-masing f orm dapat melink f orm diagnosa pasien dan f om diagnosa berobat j alan.
Set elah sist em ini dit erapkan, pet ugas pendaf t aran akan merubah seluruh cara pencat at an dat a pasien. Form dat a pasien digunakan ket ika seseorang hanya akan berobat pada wakt u it u saj a dan t idak perlu melakukan pengobat an berj alan. Sedangkan f orm berobat j alan digunakan ket ika pasien t ersebut harus melakukan berobat j alan pada puskesmas.
Ket ika pasien dat ang dan menunj ukkan kart u yang dimilikinya kemudian pet ugas akan menginput dat a pasien t ersebut dengan cara memasukkan nomor pasien sesuai dengan nomor yang t ert era pada kart u yang dimiliki pasien.
Kemudian akan muncul dat a pasien yang t erdiri dari kode pasien at au nomor rekam medis, nama pasien, j enis j aminan kesehat an yang t erdiri dari 3 macam yait u pasien umum, pasien ASKES, dan pasien JAMKESMAS. Set elah it u pet ugas pendaf t aran akan menginput keluhan apa yang dirasakan oleh pasien. Agar pada pengobat an selanj ut nya dokt er menget ahui penyakit yang diderit a oleh pasien dan obat apa yang cocok yang harus diberikan kepada pasien.
Penerapan sist em ini bert uj uan unt uk memudahkan pet ugas pendaf t aran dalam mencat at dat a pasien. Selain it u j uga pasien t idak perlu menunggu lama selama pet ugas mencat at pendaf t aran pasien.
Gambar 5. Formulir Dat a Pasien Rawat Jalan
Gambar 5 merupakan f ormulir dat a pasien rawat j alan, f ormulir ini j uga dapat langsung melink ke f ormulir diagnosa pasien rawat j alan.
pasien rawat j alan, f ormulir ini masih bagian
Mengingat kondisi puskesmas yang belum memiliki banyak unit komput er, maka implement asi unt uk penerapan dat abase persediaan dan dat a pasien akan dimulai pada awal t ahun 2010, t et api penulis dan pihak puskesmas t elah sepakat unt uk mulai menginput dat a persediaan dan dat a pasien pada bulan Agust us mendat ang. Perencanaan sist em penulis lakukan dengan melakukan wawancara dan diskusi dengan pihak puskesmas, bert uj uan
saat ini dan apa yang harus dilakukan agar kegiat an operasional puskesmas dapat lebih ef isien.
2. Melat ih dan Memilih Personal
Pihak manaj emen puskesmas waj ib menget ahui penerapan dat abase yang dibuat oleh penulis, sehingga penulis sudah mengenalkan dan menj elaskan mengenai penerapan dat abase yang diusulkan.
Dengan adanya penerapan dat abase persediaan dan dat a pasien yang mencakup pengendalian int ern dharapkan dapat menghasilkan pelayanan yang maksimal baik dalam memenuhi kebut uhan pasien maupun pihak puskesmas guna mencapai t ingkat ef isiensi operasi.
1. Schedul e Penerapan Dat abase Persediaan dan Dat a Pasien
No Bulan/ Tahun Yang Dit emui Pembahasan Ket erangan
1 Maret 2009 Kepala Puskesmas
Usulan Penerapan dat abase persediaan dan dat a pasien
Diset uj ui
2 April 2009 Bagian Gudang Farmasi
Pengenalan dat abase yang akan digunakan unt uk persediaan
Diset uj ui
3 April 2009 Bagian Pendaf t aran
Pengenalan dat abase yang akan digunakan unt uk dat a pasien
Diset uj ui
4 Juli 2009 Bagian Gudang Farmasi
Rencana input dat a persediaan oleh penulis dan pet ugas puskesmas
Diset uj ui
5 Agust us 2009 Bagian Pendaf t aran
Rencana input dat a pasien oleh penulis dan
pet ugas puskesmas Diset uj ui
Rencana input dat a Persediaan dan dat a pasien oleh pet ugas yang bersangkut an.
Diset uj ui
7 Januari 2010 Bagian Gudang Farmasi dan
Bagian Pendaf t aran
Pelaksanaan penerapan dat abase persediaan dan dat a pasien berbasis
Microsof t Access
Diset uj ui
Gambar 8 Schedul e Implement asi
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelit ian dan pembahasan penulis dapat memberikan kesimpulan sepert i yang t ercant um berikut ini:
1. Puskesmas Sukaharj a melayani pengobat an umum, pelayanan kesehat an ibu dan anak, pelayanan kesehat an gigi, immunisasi dan pelayanan gizi.
2. Set iap bukt i dokumen yang dimiliki oleh puskesmas sebagian besar t idak bernomor, j ika ada penomoran dilakukan secara karena laporan pencat at an persediaan sering kali t idak t ersusun rapih.
b. Semua obat yang dit erima dari 3 sumber orang pengelola obat .
d. Buku yang dipakai unt uk mencat at persediaan obat kadang-kadang t idak t ersimpan dengan rapih dan aman.
54 Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008 pemakaian permasing-masing obat karena set iap obat t elah diberi kode obat . Pet ugas cukup memasukkan kode obat kemudian rincian masing-masing obat akan muncul. 4. Dat a Pasien
a. Dat a pasien dicat at dalam sebuah buku regist er dan pencat at an masih manual sehingga dibut uhkan wakt u yang lama unt uk mencari dat a pasien yang akan melakukan pengobat an, pelayanan kepada pasien menj adi t idak ef isien dan sering t erj adi dat a pasien t ersebut hilang.
b. Puskesmas memiliki 4 macam kart u pasien yait u kart u warna kuning unt uk pasien ASKES, warna biru unt uk pasien JAMKESMAS, dan warna pink unt uk pasien umum selain dari pasien ASKES dan JAMKESMAS. Jumlah pasien yang t erdaf t ar di Puskesmas Sukaharj a pada saat ini adalah 1200 orang. c. Puskesmas menyediakan 2 kart u unt uk
set iap pasien yait u kart u berukuran besar unt uk puskesmas dan kat u berukuran kecil unt uk pasien.
d. Formulir dat a pasien yang dibuat dengan menggunakan program Microsof t Access yang diaj ukan penulis kepada pihak puskesmas dapat membant u pihak puskesmas dalam menginput dat a-dat a pasien baik pencat at an pasien baru maupun pencat at an pasien lama.
e. Dengan menggunakan f ormulir yang dibuat dengan Microsof t Access pet ugas pendaf t aran cukup menginput nomor pasien at au nama pasien yang melakukan pendaf t aran kemudian dat a personal pasien t ersebut akan muncul.
5. Penerapan dat abase persediaan dan dat a pasien sudah mulai dilaksanakan dengan cara menginput dat a persediaan dan dat a
