TUGAS STUDI KASUS
“
KASUS PT. BCI
”
Oleh :
ICHSAN SOFIAN
13011025
Mata Kuliah
KOMUNIKASI BISNIS (Business Communication)
________________________________
Pengajar : Dr.HM. Yasir Alwi,SE,MM
Dr. Hj. Yayuk Budi Iriyani,SE,MM
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS KRISNADWIPAYANA
2014
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 2 of 24
I.
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Pada zaman era teknologi informasi seperti sekarang ini, segala sarana pendukung penyampaian Informasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Kini seakan tidak ada lagi batasan bagi pengguna tehnologi untuk melakukan komunikasi baik interpersonal maupun intrapersonal.
Dalam menjalankan organisasinya, seluruh perusahaan baik profit maupun non profit sangat membutuhkan proses komunikasi serta penyampaian informasi yang memiliki kecepatan dan keakurasian yang tinggi. Proses komunikasi yang dilakukan baik secara langsung atau tidak langsung dan satu atau dua arah, semua dapat dilakukan dengan waktu yang sangat singkat. Kecepatan dalam penyampaian Informasi serta Komunikasi ini telah dimanfaatkan dalamproses berinteraksi antar manusia. Hal ini dari hari ke hari makin dibutuhkan baik berkomunikasi untuk kebutuhan informal maupun formal. Kini banyak media komunikasi yang dapat mendukung proses itu. Dukungan teknologi nano dan komputerisasi melahirkan produk-produk baik Hardware maupun Software yang dapat meningkatkan kecepatan proses komunikasi dan dengan hasil yang akurat.Pesatnya peningkatan penggunaan terhadap teknologi komputerisasi telah melahirkan perusahaan-perusahaan yang efisien dan produktif. Dengan memanfaatkan teknologi komputasi dan penggunaan database berskala besar sangat membantu perusahaan dalam meningkatkan produktifitasnya.
Database dari setiap unit yang belum terintegrasi inilah merupakan hambatan dari proses Komunikasi antar pimpinan dengan bawahan yang dapat menghambat produktivitas suatu perusahaan. Namun disisi lain, dengan banyaknya unit dalam proses bisnis suatu perusahaan mengakibatkan setiap unit memiliki kebutuhan akan data base yang berbeda-beda. Seperti misalnya bagian keuangan, hanya membutuhkan database yang berkaitan dengan transaksi keuangan, Bagian marketing hanya membutuhkan database hasil riset pasar dan bagian Operasional membutuhkan database material, proses dan lainnya sedangkan HRD membutuhkan database karyawannya. Dalam pengambilan keputusan, seorang CEO atau pimpinan tertinggi perusahaan membutuhkan informasi-informasi dari setiap unitnya untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan. Proses ini sangat membutuhkan Kecepatan dan keakurasian informasi yang tinggi dan membutuhkan proses komunikasi sangat cepat antar atasan dan bawahan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 3 of 24 PT BCI adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa konsultan teknologi informasi. Kompetensi inti dari perusahaan ini adalah mendesain. Sistem Informasi yang handal bagi suatu perusahaan baik dari sisi keamanan, kecepatan dan kapasitas serta kemudahan pengoperasiannya.PT BCI memiliki keunggulan produknya dibanding perusahaan yang bergerak dibidang yang sejenis atau biasa disebut pesaing. Dalam mengelola perusahaannya, PT BCI mempekerjakan karyawan yang berkompeten dibidangnya baik mulai dari Programer, Marketer, Trainer serta System Analis.
Di Indonesia khususnya kota Jakarta memiliki aktifitas bisnis yang sangat kompleks. Begitu banyaknya perusahaan yang melakukan kegiatan bisnisnya di kota Jakarta.Perusahaan-perusahaan ini memiliki kegiatan bisnis yang beragam, mulai dari profit maupun non profit.Namun dari sekian banyaknya prusahaan tersebut, baru sedikit perusahaan yang benar-benar memanfaatkan teknologi komunikasi secara optimal. Akibatnya terkadang teknologi canggih yang mereka gunakan justru menjadi beban biaya tersendiri bagi operasional perusahaan mereka. Kurang optimalnya penggunaan database yang terpisah serta tidak memiliki suatu sistem yang terintegrasi merupakan kendala bagi perusahaan-perusahan yang ada di Jakarta tersebut.Para Pimpinan perusahaan dari perusahaan tersebut melakukan pengambilan keputusan bisnisnya dengan proses-proses komunikasi antar bagian dengan waktu yang relatif lambat. Hal ini tentunnya dapat mengurangi produktifitas mereka dalam menjalankan proses bisnisnya.
Fenomena ini tentu merupakan peluang yang besar bagi PT BCI untuk memasarkan produknya berupa suatu Software yang dapat mengintegrasikan berbagai database setiap unit disuatu perusahaan agar menjadi sebuah aplikasi yang langsung dapat dijadikan sumber pengambilan keputusan bagi Pimpinan perusahaan.Software ini merupakan Software aplikasi yang dapat mendukung Sistem Informasi Manajemen suatu perusahaan yang memanfaatkan Teknologi Komunikasi yang terkini. Software Aplikasi ini dapat dipasang pada Smartphone atau Gadget
yang dapat digunakan sehari hari dengan mudah oleh pimpinan perusahaan tanpa terhambat oleh batasan ruang , jarak dan waktu.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 4 of 24 Menengah/ Kecil.Ternyata dalam seminar tersebut selain memperoleh popularitas perusahaan juga memperoleh keuntungan materi yang lumayan.
5 (Lima hari) kemudian telah berdatangan surat-surat tanggapan atas penyelanggaraan seminar tersebut. Dari sekian banyak surat yang masuk, ada salah satu sampul surat yang logo perusahaannya cukup menyolok dan menarik. Ternyata surat tersebut berasal dari PT XYZ yang berisikan pernyataan apresiasi serta ingin mengundang PT BCI untuk mempresentasikan lebih lanjut di Perusahaannya. Hal ini dilakukannya untuk lebih memahami tentang SIM dan berniat untuk menerapkan SIM pada perusahaan yang dipimpinnya.
I.2. Identifikasi Masalah
PT BCI belum memiliki cara yang paling efektif untuk mempromosikan produknya agar dapat diminati oleh pelaku bisnis yang ada diseluruh Jakarta..Demi mengembangkan bisnisnya, PT BCI perlu mengkomunikasikan produknya bagi pasar yang potensial ini.
Biasanya didalam mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan ditemukan hal sebagai berikut :
· Sedikitnya tenaga ahli perusahaan yang dapat langsung memberikan konsultansi pada calon palanggan dengan ritme permintaan yang tinggi
· Belum maksimalnya penerapan teknik komunikasi yang baik dari staf marketing perusahaan.
· Kurangnya tenaga marketing yang handal untuk menganalisa peluang pasar bagi perusahaan.
· Banyaknya minat yang merupakan peluang pasar bagi perusahaan namun belum dapat terpenuhi oleh perusahaan akibat hambatan-hambatan pada komunikasi.
· Minimnya informasi bagi calon pelanggan tentang jasa yang ditawarkan.
· Belum adanya brand image yang kuat dalam bentuk logo untuk memperkenalkan perusahaan sehingga melekat dipikiran dan hati para pelanggan.
· Kurangnya dana promosi bagi jasa yang akan dijual kepada pelanggan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 5 of 24
o Fungsi Informasi : terutama selama tahap perkenalan produk, ketika baru diperkenalkan
ke pasar dan perusahaan sedang mencoba untuk membangun permintaan primer.
o Fungsi Persuasi : setelah permintaan primer telah ditetapkan, komunikasi komersial
dapat menekankan persuasi dalam usaha untuk supremasi merek. Permintaan selektif untuk produk bermerek dari penjual dapat dibangun melalui nama merek, daya tarik emosional, pengulangan, identifikasi paket dan perangkat sejenis. Hal ini dilakukan biasanya pada tahap pertumbuhan dalam siklus hidup produk.
o Fungsi Gabungan Informasi Promosi dan Persuasi : penjual menggabungkan informasi dan persuasi dalam pesan promosi mereka, berusaha untuk memperluas tuntutan selektif dan primer pada waktu yang sama. Hal ini, biasanya terjadi ketika produk tersebut di puncak atau tahap menurun siklus hidup mereka. ( Stanley , 1977; Belch dan Belch , 1986).
I.3. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang terjadi diatas dapat kita rumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana komunikasi internal dan eksternal yang harus dibangun perusahaan? 2. Bagaimana perusahaan membangun komunikasi pelanggan sehingga perusahaan
menjadi unggul dalam menghadapi persaingan?
3. Bagaimanakah perusahaan dapat mengkomunikasikan produknya kepada calon pelanggannya?
II.
PEMBAHASAN
II.1. Definisi Komunikasi
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 6 of 24
II.1.1. Definisi Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun hubungan antara lebih dari satu orang atau sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut.Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
Komunikasi Bisnis adalah suatu proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar Informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan dan melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
II.1.2. Unsur-Unsur dalam Komunikasi
Bagaimana kita berkomunikasi bahkan ketika kita tidak menggunakan kata-kata ? Ketika kita mulai belajar komunikasi, kitaakan menemukan bahwa kita berkomunikasi dengan lebih dari kata-kata kita. Dalam komunikasi tatap muka , kata-kata kita hanya bagian dari pesan Apa yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang lain ?.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 7 of 24
II.1.3. Bentuk Komunikasi
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,yaitu: A. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience .
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
o Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.
o Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
II.1.3.1 Mendengarkan
Selektivitas, meskipun memiliki efek yang merugikan pada bagaimana kita memberikan arti dan merasakan suara, itu dibutuhkan usaha secara sadar untuk mendengarkan secara obyektif dan mengurangi kecenderungan kita untuk menghakimi pikiran dan ide-ide yang disajikan.Dengan menjadi terbuka untuk ide-ide pembicara, kita membiarkan informasi untuk menghubungi kita tanpa diblokir atau disaring.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 8 of 24 Dufrene, yang menulis buku Komunikasi Bisnis, mereka yang berlatih mendengarkan secara aktif cenderung lebih disukai dan efektif berbagi pesan dengan supervisor, yang mengarah ke peningkatan kinerja. Seorang supervisor yang merupakan pendengar yang baik lebih mungkin untuk memiliki karyawan yang memiliki kepuasan pekerjaan tingkat tinggi ( Lehman dan Dufrene , 1999).
Bagaimana pesan yang disampaikan menyampaikan arti lebih dari tindakan psikologis memahami dan pengolahan kata-kata saja. Bahasa tubuh pembicara, nada suaranya, dan caradia mengucapkan beberapa suku kata dengan lebih infleksi daripada yang lain adalah semua isyarat pendengar menggunakan untuk mencari tahu apa yang pembicara sebenarnya ingini. Apakah infleksi dan gerakan menekankan pesannya atau konflik dengan apa yang dia katakan? Gerakan tertentu membawa pesan bahwa pembicara mungkin tidak ingin mengirimnya. Mempelajari sinyal non –verbal dan apa yang mereka gambarkan dapat meningkatkan kesadaran dari kedua pembicara dan penonton .
II.1.3.2 Mendengarkan Aktif
A. Keterampilan Mendengar Dasar
Menjadi pendengar yang baik membutuhkan meningkatkan keterampilan mendengarkan aktif Anda. Yang dimaksud dengan keterampilan aktif mendengarkan ? Sebagian besar dari kita menghabiskan setidaknya bagian dari waktu yang kita gunakan untuk mendengarkan dan menunggu orang untuk berhenti sehingga kita bisa mendapat giliran berikutnya . Hal ini terutama berlaku ketika percakapan dipanaskan atau ketika informasi yang kita coba untuk disampaikan sangat penting .
Mendengarkan aktif berarti sebagai seorang yang penuh perhatian dan terlibat dalam percakapan selama waktu yang kita butuhkan untuk mendengarkan ketika kitaberbicara .Kita harus belajar untuk secara sadar memperhatikan kata-kata yang dikatakan, tetapi di samping itu, untuk seluruh pesan bahwa orang lain mencoba untuk menyampaikannya kepada kita. Untuk melakukan ini, kita harus memperhatikan agar selalu dekat dengan pembicara .
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 9 of 24 B. Menjadi Pendengar Aktif
Ada lima aspek kunci dari menjadi pendengar yang aktif, kita mungkin sudah akan menggunakan beberapa dari mereka, tetapi mungkin perlu berlatih lagi. Namun, setelah kitamenggunakan alat ini dari waktu ke waktu, kitaakan menemukan bahwa mereka mendapatkan lebih mudah dan lebih mudah . Plus, kita akan belajar banyak tentang orang lain dan memiliki percakapan yang lebih baik seperti bahwa kitaakan positif diperkuat setiap kali kita berlatih .
1. Memperhatikan .
Dengan langkah ini ,kita belajar untuk memberikan pembicara perhatian penuh kita. Tapi kitajuga membiarkan pembicara tahu bahwa kitamendengarkan dengan menggunakan pengakuan - jenis alat verbal dan non verbal yang membantu menambah bukti bahwa kitabenar-benar mendengarkan .
o Carilah pembicara di mata o Hentikan obrolan mental
o Jangan mulai mempersiapkan tanggapan atau sanggahan sementara orang lain
sedang berbicara
o Pastikan lingkungan Anda tidak mengalihkan perhatian Anda
o Perhatikan bahasa tubuh pembicara dan nada suara - apa pesan non verbal
memberitahu kita?
o Jika kitaberada dalam kelompok, hindari percakapan side
2. Menunjukkan fisik bahwa kita mendengarkan.
Gunakan sinyal non verbal dan verbal yang kitasedang mendengarkan pembicara dengan penuh perhatian.
o Nod dari waktu ke waktu, saat yang tepat o Gunakan ekspresi wajah yang sesuai
o Pantau bahasa tubuh Anda sendiri. Pastikan kitatetap terbuka dan santai
daripada tertutup dan tegang.
o Gunakan komentar kecil seperti uh-huh, ya, benar.
3. Periksa pemahaman .
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 10 of 24 dimaksudkan.Sebelum menanggapi, itu penting untuk memeriksa pemahaman menggunakan alat ini.
o Gunakan mencerminkan dan parafrase . Periksa apakah kitamendengar pesan dengan
benar oleh mengatakan hal-hal seperti " apa yang saya dengar Anda katakan adalah .... " atau " Jika saya mendengar Anda dengan benar , Anda mengatakan .... " atau " Saya pikir Anda sedang berbicara tentang ... " .
o Ajukan pertanyaan yang akan membantu memperjelas makna pembicara . Saran mencakup hal-hal seperti, " Bisakah Anda ceritakan lebih lanjut tentang ... ? " atau " Apa maksudmu saat kau bilang ... ? " atau " Saya pikir Anda katakan ... benar? "
o Rangkum apa yang Anda dengar sesekali - jangan menunggu sampai akhir atau Anda
mungkin tidak ingat persis apa yang dikatakan . 4. Jangan mengganggu
Tidak ada yang baik yang berasal dari menginterupsi pembicara.Kitahanya akan membatasi kesempatan kitamemahami pesan karena kitatidak akan mendengar semua hal itu dan karena pembicara akan menjadi frustrasi. Bila ini terjadi maka akan menghambat proses penyampaian makna pesan.
5. Menanggapi dengan tepat
Bila kita secara aktif mendengarkan, kitamenunjukkan rasa hormat kitauntuk pembicara , serta memperoleh informasi yang kitabutuhkan untuk membentuk tanggapan kita. Setelah kitamemiliki informasi dan telah menjelaskan hal itu, saatnya untuk membentuk balasan kita. Ketika mengekspresikan pikiran kita:
o Bersikaplah jujur dan terbuka
o Jadilah hormat
o Jadilah menyeluruh
Ingat juga bahwa kitapemodelan perilaku yang sangat baik untuk orang lain ketika kitamenggunakan mendengarkan aktif. tidak akan terkejut mendengar orang lain mulai menggunakan memperjelas pertanyaan atau mencerminkan frase juga yang akan menjadi hal yang baik bagi semua orang yang bersangkutan.
6. Mendengarkan dalam Situasi Sulit
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 11 of 24 Beberapa tips meliputi:
o Jika memungkinkan, menyarankan agar kitamemindahkan diskusi ke lokasi pribadi
tanpa gangguan.
o Jika tegangan tinggi, mulai dengan menyepakati apa tujuan kitadiskusi. Apakah
kitamenyelesaikan masalah? Belajar tentang apa yang terjadi dalam situasi yang sulit ?menentukan peran dalam sebuah proyek penting ? Menentukan bagaimana untuk melanjutkan untuk mencapai tenggat waktu ?Datang dengan tujuan bersama yang dapat kitaberdua sepakat akan tujuanbekerja dan bahwa kitaberdua bisa lihat kembali ke percakapan harus pergi di luar topik.
o Jika kitaperlu, menetapkan aturan-aturan dasar. Ini bisa termasuk setuju bahwa kitatidak
akan memunculkan kejadian lama lagi, bahwa kitaakan menjaga komentar pribadi dari diskusi, atau bahwa kitaakan menjaga suara kitake bawahdengan baik.
o Saat mendengarkan, mengingatkan diri kitadari pedoman mendengarkan aktif.
Bernapaslah perlahan-lahan masuk dan keluar agar tetap tenang.
o Jika kitatidak bisa memperhatikan, cobalah mengulangi kepada diri sendiri dalam pikiran
kitasetiap kata yang orang lain mengatakan. Kemudian kita' mendengar ' pesan dua kali dan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkannya.
B. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis.Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Dalam komunikasi nonverbal ternyata lebih efektif dibandingkan komunikasi verbal. Menggunakan simbol, ekspresi serta warna visual ternyata lebih cepat dan mudah dimengerti oleh komunikan dalam berkomunikasi. Penyampaian makna lebih mudah disampaikan oleh komunikator dan dimengerti oleh komunikan.
v Bahasa Tubuh
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 12 of 24 lakukan dalam berkomunikasi melalui pesan bawah sadarmereka dan mengirim dengan bahasa tubuh.Contoh bahasa tubuh meliputi:
§ Ekspresi wajah § Kontak mata ( atau ketiadaan)
§ Cara mereka berdiri atau duduk § Tingkat Pernapasan § Setiap bergoyang atau gerakan lainnya § Gelisah
§ Isyarat dengan lengan atau tangan mereka § Memerah
§ Menelan atau batuk §
Pada dasarnya, bahasa tubuh termasuk apa saja yang mereka lakukan dengan tubuh mereka selain berbicara. Kita menyadari komunikasi ini secara naluriah, tanpa harus diberitahu apa artinya.
Komunikasi yang efektif tergantung pada pengirim dan penerima berbagi arti yang sama. Tanpa berbagi makna, semua waktu yang dihabiskan untuk menyempurnakan presentasi, merevisi catatan rapat, atau mengirimkan agenda akanmenjadi sia-sia. Dalam komunikasi interpersonal di tempat kerja jauh lebih halus dan kompleks.Sebuah interaksi tunggal, ketika kita memahami konteks hubungan antara dua orang, mengungkapkan lebih dari satu jenis noise yang berfungsi untuk menghambat kemampuan peserta untuk berbagi makna. Pengirim harus menjaga penerima dalam pikiran mereka ketika membuat pesan,apakah itu untuk diucapkan atau disampaikan secara tertulis maupun tidak.
Meskipun banyak orang mungkin berpikir bahwa mendengarkan adalah untuk menjadi pasif, perilaku manusia yang kita sebut mendengarkan mengaktivasi mekanisme baik fisiologis dan psikologis.Langkah pertama adalah mendengar, yang mensyaratkan bahwa suara berada dalam jangkauan pendengaran manusia. Ketika suara-suara terdengar berjalan ke liang telinga, mereka beresonansi sebagai getaran yang mencapai gendang telinga dan kemudian telinga tengah. Karena sekitar kita selalu diliputidengan kebisingan, kita belajar untuk menjadi selektif dan memperhatikan hanya suara-suara yang memiliki arti bagi kita yang kita perhatikan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 13 of 24
II.2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal mewujudkan semua pendengar atau publik dicapai melalui organisasi pemasaran, hubungan pemerintah dan program keterlibatan masyarakat. Komunikator bisnis di masing-masing bidang ini memiliki beberapa tantangan yang sama yang dihadapi oleh manajer komunikasi internal dan pemimpin tim proyek, kecuali pada skala yang lebih besar. Mereka perlu melihat jenis pesan yang dikirim oleh perusahaan dan menilai seberapa dekat pesan selaras dengan tujuan organisasi.
Dalam komunikasi eksternal kita dapat menyampaikan pesan menggunakan komunikasi verbal yang dipadukan dengan komunikasi non verbal. Dengan gaya bahasa dan intonasi yang baik dan tepat kita dapat berusaha mengambil perhatian pemirsa atau pendengar untuk mengerti makna dari pesan yang ingin kita sampaikan. Melalui proses latihan dan perbaikan berkelanjutan terhadap teknik berkomunikasi dapat memperbaiki cara kita berkomunikasi hingga menghasilkan suatu proses komunikasi yang efektif.
II.2.1. Komunikasi Pemasaran
PT BCI melakukan komunikasi pemasaran untuk menyampaikan atau mempromosikan tentang jasanya melalui Seminar. Komunikasi pemasaran yang dilakukan oleh PT BCI tergolong efektif dan efisien. Hal ini terjadi karena PT BCI melakukan komunikasi 2 arah yang dapat menimbulkan interaksi secara langsung antara perusahaan yang mempromosikan kepada calon konsumen, sehingga dapat memperkecil hambatan dalam penyampaian makna pesan yang akan disampaikan.
Komunikasi Pemasaran telah didefinisikan sebagai berbagi informasi, konsep, dan makna tentang produk, jasa dan organisasi yang menjual mereka, dengan sumber dan penerima. Definisi yang lebih rumit adalah : Komunikasi pemasaran ditargetkan interaksi dengan pelanggan dan prospek menggunakan satu atau lebih media, seperti direct mail, surat kabar dan majalah, televisi, radio,billboard, telemarketing, dan Internet.
· Komunikasi pasar adalah pesan yang mengalir antara perusahaan yang sumbernya empat kelompok Utama penerima yaitu:
· Konsumen.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 14 of 24 · Anggota lain dari saluran distribusi dan sistem pemasaran tidak langsung di
bawahkendali perusahaan penjualan, seperti biro iklan, agen penjualan dan lain-lain. · Material dan sumber daya pemasok seperti lembaga keuangan dan pemerintah.Umpan
balik harus hadir untuk setiap analisis yang berarti komunikasi pasar dan efektivitasnya. Umpan balik pasar yang meyakinkan adalah pengetahuan tentang penjualan diselesaikan sebagai akibat dari pesan.Respon juga dapat dilakukan melalui survei pasar.Umpan balik informasi yang diperoleh melalui penjualan dan penelitian pemasaran dimanfaatkan oleh manajemen untuk membantu dalam penilaian hasil pesan yang dikirimkan untuk membimbing produk dan strategi penjualan. Hal ini juga untuk merevisi isi komunikasi , saluran transmisi dan bentuk komunikasi.
Komunikasi pemasaran pada dasarnya adalah bagian dari bauran pemasaran.Bauran pemasaran (4P) mendefinisikan pemasaran, harga, tempat, produk dan promosi.Karena bagian pemasaran bertanggung jawab untuk penjualan, promosi, branding, harga, analisis kompetitif, dan distribusi, setiap segmen akan memainkan peran penting dalam upaya komunikasi pemasaran. Sama seperti audit komunikasi dan penilaian kebutuhan mengungkap peluang di bidang komunikasi internal, evaluasi serupa harus diselesaikan pada akhir setiap promosi pemasaran, dengan penekanan pada pengukuran hasil dari pesan pemasaran ini.Hanya beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam rangka untuk mengetahui seberapa baik promosi komunikasi pemasaranyaitu :
· Apakah tujuan komunikasi promosilangsung ?
· Bagaimana menggambarkan pelanggan yang membeli produk atau jasa selama terakhir promosi ? Siapa mereka dan apademografi mereka?
· Apakah pesan perusahaan memotivasi atau mempengaruhi pelanggan ?
· Faktor ditentukan atau berkontribusi terhadap sikap pelanggan terhadap perusahaan dan produk atau jasa ?
· Apa yang mereka beli, dan seberapa sering pembelian yang dilakukan ?
· Jika menciptakan loyalitas merek adalah hasil yang diinginkan, bagaimana meningkatkan promosikita, loyalitas pelanggan terhadap merek kita?
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 15 of 24 Mungkin ada beberapa penulis di departemen pemasaran yang masing-masing mewakili spesialisasi.diperusahaan menengah atau besar, tidak jarang untuk memiliki beberapa anggota staf berkontribusi padarencana komunikasi pemasaran. Namun, disarankan bahwa spesialis di setiap daerah datang bersama-samadalam sebuah tim proyek sehingga ada kohesi dan kesinambungan yang baik dalam rencana final. Pendekatan tim memberikan setiap anggota kesempatan untuk belajar dari orang lain, yang dapat memperkuat hubungan antara pesan yang berbeda dan membantu untuk mengkoordinasikan mereka dalam strategi keseluruhan. Dalam contoh peluncuran produk baru, tim bisa memilih untuk jadwal dan mengkoordinasikan pesan berikut :
• Kirim satu atau lebih rilis berita untuk publikasi perdagangan online dan cetak • Membuat dan mengirim pesan pada saluran media sosial
• Menulis artikel blog • Melakukan promosi email
• Iklan di situs pencarian pemasaran
• Membuat lembar spesifikasi produk agar pengunjung dapat mengunduh dari situs web • Publikasikan artikel tentang produk online dan cetak
II.2.2. Perencanaan promosi
Dalam merencanakan promosi, PT BCI melakukan penyebaran brosur, undangan seminar melalui media cetak maupun elektronik.PT BCI tidak melakukan iklan secara gencar karena dianggap terlalu menggunakan biaya yang cukup mahal untuk sebuah penyampaian pesan yang belum tentu dimengerti oleh calon pelanggan atau pasar.PT BCI mengharapkan interaksi 2 arah yang intens sehingga dapat membuat penyampaian makna pesan lebih efektif.
Dari perolehan penghasilan pada saat pembayaran pendaftaran oleh para peserta seminar, perusahaan telah mendapatkan keuntungan yang signifikan sehingga tidak perlu menginvestasikan dana untuk sebuah promosi atau iklan yang gencar. Dengan kegiatan seminar itu sendiri, perusahaan telah mempromosikan secara langsung pada calon pelanggan yang tepat, pasar yang tepat serta metode penyampaian pesan atau makna yang tepat dan sangat efektif.
Adapun Elemen Rencana promosi yang akan dilakukan olek PT BCI adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan visi dan misi
2. Daftar acara dan kegiatan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 16 of 24 4. Menjadwalkan pesan dan menentukan saluran komunikasi
5. Ulasan dan mengukur hasil
Dari keseluruhan elemen diatas, yang paling penting adalah ulasan dan mengukur hasil.Hal ini sebagai umpan balik bagi perusahaan untuk memperbaiki kekurangan serta kualitas dari metode –metode yang telah digunakan dalam penyampaian pesan.
II..2.3. Presentasi
Dalam bentuk yang paling sederhana, presentasi dapat menjadi jalur efektif topik pembicara, yang memungkinkan presenter untuk menguraikan ketika diperlukan dengan tetap menjaga aliran dan arah pidato. Pada saat yang sama, presentasi harus cukup lengkap sehingga penonton dapat menggunakannya sebagai referensi untuk topik kita. Apakah mandiri atau tidak, presentasi akan mengikuti struktur yang sama dari komunikasi tertulis lainnya. Tentukan tujuan dan memahami siapa audiens kita akan, memperkenalkan subjek hadir mendukung data untuk poin utamadan meringkas dengan menyiapkan langkah-langkah berikutnya atau meminta penonton untuk mengambil tindakan spesifik.
PT BCI melakukan presentasi pada saat seminar denganmenggunakan teknik presentasi yang profesional dan menggunakan alat bantu visual, sound efect serta alat peraga yang canggih sehingga dapat memukau serta menyita perhatian para peserta dan membuat peserta semakin antusias untuk berinteraksi dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan pada presenter.
PT BCI juga melakukan presentasi pada saat perusahaan/calon pelanggan yang tertarik lalu mengundang untuk mempresentasikan jasa yang akan dijual oleh PT BCI pada saat waktu yang diminta oleh calon pelanggan sesuai perjanjian.Hal ini dilakukan untuk penyampaian pesan makna dari suatu produk atau jasa sehingga dapat lebih dipahami secara mendalam oleh calon pelanggan.
Pada saat presentasi juga disampaikan pada saat-saat awal pembukaan tentang profil perusahaan serta lambang atau logo dari perusahaan sampai penjelasan tentang tatanilai serta budaya dari perusahaan. Hal ini akan membangun brand image yang positif bagi para peserta seminar yang akan memberi umpan balik yang positif pula di kemudian hari.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 17 of 24
II.2.4. Keterampilan Berbicara Efektif
PT BCI memiliki staf pemasaran seorang pembicara publik yang baik dan dipersiapkan dengan baik untuk mencapai tujuan komunikasi yang dimaksud. Dia dapat menggunakan perangkat lunak, seperti Microsoft Power Point, tapi dia tidak akan tergantung secara eksklusif pada ajudan visual yang untuk menyampaikan pesannya. Dia mampu berbicara dengan percaya diri dan tanpa gerakan mengganggu.Seorang pembicara yang dapat terhubung dengan para peserta dan mempertahankan perhatian mereka dari awal sampai akhir adalah mampu menyampaikan pesan yang tampaknya dengan sedikit usaha.Namun, keterampilan yang hanya dilengkapi dengan latihan dan pengalaman.
Kebanyakan public speeking memiliki untuk tujuan berikut : · Menginformasikan · Membujuk
· Menunjukkan · Memotivasi
Beberapa pembicara akan berbaur lebih dari satu jenis pesan dalam presentasi dan mungkin berusaha untuk memotivasi dan membujuk sementara juga menyediakan informasi tentang subjek di tangan. Staf pemasaran PT BCI harus dapat meyakinkan calon pembeli akan pentingnya penerapan SIM yang terintegrasi dengan aplikasi smartphone yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Ada tiga elemen yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif yaitu : 1. Sumber : seperti menjual produk organisasi
2. Pesan : seperti informasi, tanda-tanda dan simbol-simbol 3. Receiver : seperti konsumen dan publik perusahaan
II..2.5. Negosiasi
Negosiasi adalah satu cara antara dua orang atau lebih yang berbedakepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan dalammencari kesepahaman dengan cara mempertemukan penawaran dan permintaan darimasing-masing pihak sehingga tercapai suatu kesepakatan atau kesepahamankepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan (mencapaikesepakatan bersama). Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 18 of 24 kepentingannya, disatu sisi manusia lain juga memiliki kepentingan. Padahal, kedua pihak tersebut memiliki suatu tujuan yang sama, yaitu memenuhi kepentingan dan kebutuhannya. Dalam penyelesaian sengketa dikenal berbagai macam cara, salah satunya negoisasi.
Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu. Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf, bahkan untuk menentukan di mana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan rekan sekerja kita, bahkan untuk pergi kuliah pun, kita akan bernegosiasi pada diri sendiri mengenai baju apa yang akan kita kenakan. Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator.Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi kepentingan orang lain.
Ada dua jenis Negosiator yaitu :
1) Value Claimers
Memandang negosiasi sebagai proses pertikaian. Masing-masing pihak berusaha mendapatkan sebanyak mungkin jatah atau kemenangan dan memberikan sesedikit mungkin jatah atau kemenangan bagi lawannya.
2) Value Creators
Mengutamakan proses yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Mencoba untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak yang bernegosiasi.
Negoisasi yang dilakukan oleh staf marketing PT BCI lebih kepada jenis Value Creator untuk lebih mendapatkan win-win solutionyang dapat menghasilkan kesepakatan bersama dengan hasil yang sama-sama menguntungkan.
Staf Marketing PT BCI melakukan negoisasi pada saat setelah presentasi mengenai produk/ jasa yang ditawarkan pada calon pelanggan.Hal ini tidak mendapat hambatan yang berarti karena kebanyakan para calon pelanggan yang mengundang mereka merupakan calon pelanggan yang benar-benar menginginkan penerapan SIM dengan segera
II.3. Menulis Bisnis yang Efektif
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 19 of 24 organisasi, apakah ini masalah teknis mempengaruhi sikap kita terhadap penulis dan proyek penulis ? Orang yang mengirim pesan perlu mengambil waktu untuk meninjau dan merevisi teks dan lampiran sebelum menekan tombol kirim. Ketika penerima membaca pesan , harus tidak ada kesulitan teknis yang berdiri di jalan ide-ide dan informasi yang dibagikan.
II.3.1. Email
Setelah 5 (lima) hari seminar dilaksanakan, kini telah berdatangan surat-surat tanggapan yang dikirimkan melalui e-mail. Diantara sekian banyaknya surat email yang disampaikan, ada sebuah surat yang memiliki logo perusahaan yang sangat unik. Ternyata logo itu sudah tidak asing lagi bagi staf pelayanan informasi yaitu PT XYZ dan kemudian melakukan pengecekan isi surat yang ditujukan pada atasannya yaitu direktur pemasaran perusahaan. Isi surat tersebut menyatakan ketertarikan akan jasa yang ditawarkan melalui hasil seminar yang dilaksanakan pada waktu yang lalu. Logo adalah symbol yang syarat akan makna dan dapat dijadikan sebagai lambing kredibilitas atau reputasi dari perusahaan. Logo mampu mengkomunikasikan kompetensi,budaya serta tata nilai dari perusahaan tersebut.
Setelah membaca isi surat tersebut, lalu Direktur Pemasaran langsung menginstruksikan pada staf informasi utuk membalas surat tersebut serta membuat janji pada perusahaan yang tertarik pada perusahaan kita.Dalam beberapa waktu yang tidak terlalu lama, surat balasan dari PT XYZ pun telah datang dan memberikan undangan presentasi pada jadwal yang mereka tentukan untuk menjelaskan produk dari PT BCI berupa Aplikasi Sistem Informasi Manajemen terintegrasi.
II.3.2. Waktu Pertemuan
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 20 of 24 Dari hasil pertemuan, presentasi dan negoisasi didapat hasil kata sepakat bahwa perusahaan calon pelanggan tertarik dan memahami konsep dari Sistem Informasi Manajemen yang diterangkan oleh presenter saat pertemuan.Calon pelanggan setuju untuk menerapkan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen pada perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaannya. Dari hasil negoisasi diperoleh hasil bahwa perusahaan menyetujui harga kontrak yang ditawarkan PT BCI atas penerapan serta perawatan Aplikasi SIM yang akan digunakan oleh PT XYZ. Kemudian PT XYZ menjadwalkan program kerja serta menerbitkan Surat Perintah Kerja dan Kontrak Kerja bagi PT BCI untuk memulai proyek ini agar seluruh aplikasi SIM tersebut segera dapat di Implementasikan pada perusahaannya.
II.3.3. Instruksi
Bagian operasional PT BCI segera menjalankan instruksi yang diberikan oleh Direktur Utama unutk mengimplementasikan Aplikasi SIM bagi perusahaan PT XYZ serta mengintegrasikan database yang selama ini belum dioptimalkan oleh mereka. Dalam proses transfer knowledge terdapat kendala penyampaian pesan yang memiliki hambatan. Hal ini disebabkan berbagai faktor, baik dari aspek bahasa, latar belakang pendidikan serta kemampuan mendengar dari para karyawan.
Mungkin ada kalanya bahwa kita perlu memberikan Instruksi kerja kepada rekan kerja sehingga mereka dapat mengikuti prosedur.Seringkali pedoman ini tidak lebih dari satu halaman.Cara terbaik untuk menulis petunjuk ini adalah untuk melakukan tugas dan menuliskan setiap langkah untukmenjalankannya. Dengan merekam setiap langkah yang terpisah, Instruksi akan lengkap dan mudah diikuti.Pembuatan Instruksi kerja dalam bentuk tulisan ini merupakan yang paling efektif dalam penyampaian pesan berupa Instruksi kerja tata cara pengoperasian Aplikasi SIM tersebut. Hal ini tentu mempermudah alih teknologi bagi karyawan PT XYZ.
Pihak PT BCI bukan saja melakukan jasa konsultansi dan transfer knowledge, tetapi juga tetap melakukan pendampingan bagi user untuk membantu dalam menghadapi kendala pada saat pengoperasian Aplikasi SIM tersebut. Jaminan akan kualitas dari jasa yang diberikan oleh PT BCI sangat memberikan rasa percaya yang tinggi dari PT XYZ dalam menikmati jasa layanannya sehingga menciptakan rasa kepuasan atas jasa yang telah diberikan.
II.3.4. Produk/jasa yang ditawarkan PT BCI
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 21 of 24 keseluruhannya berbahasa pemrograman java yang memiliki kehandalan dibidang keamanan yang tinggi terhadap gangguan serangan para hacker. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang ditawarkan opeh PT BCI merupakan Aplikasi yang mengintegrasikan seluruh database perusahaan dari setiap unit yang dahulu databasenya terpisah kini dilakukan penyatuan serta kemudahan akses database dari setiap unit sehingga mempermudah melakukan pengolahan data menjadi informasiserta pelaporan bagi unit yang membutuhkan informasi dan analisa. Adapun produknya akan dijelaskan lebih rinci dibawah ini.
II.3.4.1. Sistem Laporan Online
Laporan dapat bersifat formal maupun informal , analitis atau informasi . Beberapa laporan memiliki struktur yang telah ditentukan dan disusun sesuai dengan jadwal . Misalnya, laporan tahunan atau kuartalan dari keuangan departemen akan mengikuti format tertentu dan jangka waktu penerbitan . Tujuan umum laporan adalah untuk menyediakan data dan rincian tentang organisasi , departemen , proyek dan produk yang membantu manajemen membuat keputusan. Meskipun penulis akan memiliki rentang yang lebih ketika menyusun informal melaporkan, ia masih harus mengatur dokumen secara logis dan memberikan detail yang cukup untuk memungkinkan pengambil keputusan dalam perusahaan untuk mengambil tindakan.
PT BCI membuatkan Aplikasi pelaporan bagi karyawan PT XYZ dalam bentuk pelaporan online melalui komputerisasi.Pelaporan ini dapat dilakukan secara online dimanapun karyawan berana sehingga tidak aka nada kendala oleh jarak dan waktu.Sistem pelaporan online ini memiliki keunggulan disbanding system pelaporan offline.Dengan system ini para karyawan PT XYZ dapat melakukan aktifitas bisnisnya lebihleluasa serta dapat melaporkan hasilnya dengan sangat cepat shingga informasi yang dihasilkan dari laporan tersebut dapat segera diolah dan dijadikan sumber pengambilan keputusan oleh pihak manajemennya.
II.3.4.2. Memimpin Panggilan Konferensi Yang Efisien
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 22 of 24
MS Live Meeting, kita harus menetapkan salah satu peserta untuk mencatat dan mengirimkannya kepada kitasuatu kesimpulan berupa notulen.
Dalam mengatasi kendala gangguan komunikasi akibat batasan jarak dan waktu, PT BCI menerapkan solusi berupa Video Conference yang dipasang pada setiap komputer karyawan serta Smartphone dari karyawan.Hal ini dapat mengurangi noise akibat komunikasi yang terhambat oleh jarak dan waktu tersebut serta gangguan atau hambatan lainnya.Dengan Aplikasi ini dapat dijalin komunikasi yang efektif antar pimpinan dengan pimpinan setiap bagian atau unit kerja serta dapat pula membangun komunikasi interpersonal dan intrapersonal yang baik antar pimpinan dan karyawan atau bawahan lainnya.
II.3.4.3. Sistem Manajemen Yang Terintegrasi
PT BCI melakukan penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi yang mengintegrasikan mulai dari pelanggan, perencanaan strategis perusahaan, kepemimpinan, Fokus pelanggan, fokus pada proses kerja dan Hasil sehingga dapat lebih meningkatkan produktivitas perusahaan untuk mencapai kinerja yang unggul.Sistem Informasi Manajemen terintegrasi ini telah lama diterapkan pada perusahaan-perusahan dinegara maju dan telah terbukti mengingkatkan pruduktivitas dan daya saing bagi perusahan-perusahaan tersebut.
Dengan perencanaan yang matang dan berorientasi kepada kepuasan pelanggan, perusahaan dapat meningkatkan kinerja untuk unggul dalam bersaing. Dengan kepemimpinan yang befokus pada masa depan perusahaan dapat memberi dorongan yang besar kepada perusahaan untuk fokus pada tenaga kerja dan fokus pada proses operasi yang akan menghasilkan kinerja hasil yang tinggi. Keseluruhan ini didukung oleh SIM yang mengintegrasikan Database, Informasi dan Manajemen Pengetahuan dari seluruh unit.
III.
Kesimpulan
Dari pembahasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut :
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 23 of 24 2) Perusahaan dapat mengkomunikasikan produknya kepada calon pelanggannya tidak
hanya melalui media promosi dengan menggunakan iklan yang gencar. Ternyata ada cara yang sangat efektif dalam mengkomunikasikan produk atau jasa yang yaitu seminar. Dengan seminar akanada interaksi antara audiens dengan presenter yang dapat mengefektifkan proses penyampaian pesan dengan meminimalisir gangguan atau hambatan dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena komunikasi yang dilakukan berlangsung 2 arah sehingga umpan balik dapat selalu diterima dan langsung dievaluasi dan kemudian dilakukan perbaikan dalam proses komunikasi selanjutnya secara terus menerus.
3) Komunikasi Internal dan Eksternal yang harus dibangun perusahaan adalah komunikasi yang 2 arah dengan bantuan perangkat teknologi canggih yang berguna menghilangkan potensi kesalahan persepsi akibat niose. Dengan kemajuan teknologi, hal ini telah dapat diatasi dengan mudah.
4) Dengan penerapan teknologi komunikasi serta Sistem Informasi Manajemen secara optimal dapat mengurangi sejumlah potensial konflik bagi karyawan dan dapat menghilangkan berbagai hambatan dalam menyampaikan pesan baik dalam bentuk informasi maupun laporan hasil analisa bahkan sampai kepada kehidupan pribadi para karyawan tersebut.
IV.
Implikasi Sebab Akibat.
Sistem Informasi Manajemen ini sangatlah penting untuk diterapkan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan keunggulan bersaing dalam binisnya.Dengan adanya sistem komunikasi yang terintegrasi dengan teknologi yang canggih dapat meningkatkan efektifitas serta mempercepat penyampaian makna pesan secara efektif. Bila perusahaan tidak menerapkan teknologi komunikasi yang dapat mempercepat penyampaian informasi tersebut maka perusahaan akan ketinggalan dalam persaingan bisnis yang menuntut kepekaan terhadap harapan dan keinginan pelanggan serta kecepatan merespon perubahan keinginan pelanggan tersebut. Perusahaan tidakdapat menyelaraskan visi, misi dan tujuannya kedalam proses bisnis yang kian hari makin menuntut kecepatan dalam menjalankan operasinya.
_______________________ Ichsan Sofian | Tugas Studi Kasus PT.BCI_Komunikasi Bisnis|Page 24 of 24
V.
Rekomendasi/Saran
.Untuk lebih optimal dalam meningkatkan kinerja perusahaan, kita perlu menghilangkan hambatan-hambatan dalam berkomunikasi. Penyampaian pesan secara langsung menggunakan media teknologi komunikasi yang kian canggih dapat membantu meningkatkan efektifitas dari proses komunikasi tersebut. Untuk lebih memiliki tingkat keyakinan terhadap kepastian penyampaian makna pada pesan sebaiknya menggunakan media yang telah terjamin kualitasnya. Hal ini dapat mengurangi resiko noise bagi kiriman pesan yang akan diterima oleh komunikan. Penggunaan Video Conference untuk rapat koordinasi serta komunikasi lainnya sangat membantu proses tersebut. Dengan Video Conference dapat dilakukan komunikasi 2(dua) arah face to face yang menurut hasil kajian penelitian merupakan komunikasi yang paling efektif dibandingkan komunikasi yang hanya satu arah.
Kemampuan dan Keterampilan karyawan serta keinginan belajar dan beradaptasi terhadap teknologi terkini perlu diciptakan sebagai salah satu budaya dalam organisasi perusahaan.Hal ini sangat diperlukan dalam meningkatkan produktivitas serta mampu mengatasi perubahan lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi daya saing perusahaan.Sehingga nantinya perusahaan selalu siap dalam menghadapi perubahan situasi persaingan baik yang berpengaruh pada aspek eksternal maupun internal perusahaan.
