Abstrak— Konsep master plan pengembangan TIK yang
dimiliki Pemerintah Kota XYZ merupakan konsep proses yang penting untuk keseragaman dan keteraturan dalam pengembangan TIK.
Akan tetapi jika suatu konsep master plan tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan dapat diibaratkan hanya sebagai wacana yang tidak memberikan nilai tambah bagi program pengembangan TIK bagi sebuah lembaga atau organisasi. Karena itu dibutuhkan sebuah perencanaan paket pengembangan TIK pada pemkot XYZ. Perencanaan paket pengembangan TIK merupakan tataran tindak lanjut konsep dari master plan dengan kumpulan kegiatan dalam jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.
Pembuatan perencanaan paket pengembangan TIK, nantinya akan dibuat dalam suatu paket pengembangan pada domain Plan
and Organise (PO) dan Acquisition and Implementation (AI)
COBIT. Dan untuk merancang ini menggunakan beberapa tahapan, yaitu menentukan tujuan, ruang lingkup, manfaat dan inisiator, menentukan tingkat urgensi, menentukan stakeholder dan aplikasi yang dibutuhkan, membuat tahapan biaya, membuat asumsi dan langkah-langkah pelaksanaan.
Dari hasil rancangan perencanaan paket pengembangan TIK ini nantinya diharapkan dapat menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan dalam perencanaan paket TIK di masa yang akan datang pada pemkot XYZ, sehingga dapat mengurangi risiko-risiko yang berdampak pada kerugian, dan membantu dalam menentukan paket-paket pengembangan TIK, sehingga dapat mendukung dalam pengambilan keputusan.
Kata Kunci— Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK),
Perencanaan paket pengembangan TIK, Domain Plan and
Organise (PO) dan Acquisition and Implementation (AI).
I. PENDAHULUAN
Pada Era globalisasi saat ini, perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication Technology, TIK) semakin berkembang pesat dan sangat mempengaruhi tingkat kemajuan dan daya saing suatu bangsa. Fungsi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mengalami perubahan, karena saat ini teknologi informasi memberikan begitu banyak dampak positif, diantaranya : dapat mendukung dalam pengambilan keputusan, peningkatan efisien dan produktivitas, serta dapat menunjang segala aktivitas pekerjaan. Oleh karena itu investasi teknologi
informasi dan komunikasi dirasa perlu untuk meningkatkan kompetisi.
Pemerintah kota (Pemkot) XYZ merupakan lembaga pemerintah yang memiliki tanggungjawab dalam memberikan layanan dengan kualitas terbaik kepada masyarakat. Penggunaan TIK di Pemerintah kota XYZ saat ini sudah cukup banyak dan berkembang dengan cepat. Hampir tiap SKPD menggunakan TIK dalam membantu pelaksanaan proses pekerjaan setiap hari, tetapi tidak ada keseragaman dan keteraturan dalam pengembangan yang ada. Kebanyakan pembangunan aplikasi tersebut tidak mempertimbangkan integrasi antar sistem, sehingga koordinasi pekerjaan antar SKPD menjadi tidak optimal dan mengakibatkan terjadi duplikasi pekerjaan dimana-mana. Salah satu cara untuk memaksimalkan TIK tersebut adalah dengan melakukan pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang tepat guna yang sesuai dan selaras dengan visi dan misi serta rencana strategis dari pemerintah kota XYZ.
Maka dari itu pemerintah kota XYZ telah membuat master plan pengembangan TIK untuk memaksimalkan fungsi teknologi informasi dan komunikasi agar sesuai dan selaras dengan visi dan misi serta rencana strategis dari pemerintah kota XYZ. Akan tetapi jika suatu konsep master plan tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan dapat diibaratkan hanya sebagai wacana yang tidak memberikan nilai tambah bagi program pengembangan TIK bagi sebuah lembaga atau organisasi.
Sedangkan pelaksanaan kegiatan tanpa konsep pengembangan dan tidak adanya target-target serta ukuran yang jelas malah akan mengakibatkan kerugian bagi sebuah lembaga atau organisasi. Karena itu dibutuhkan sebuah rancangan perencanaan paket pengembangan teknologi informasi dan komunikasi pada pemerintah kota XYZ. Perencanaan paket pengembangan TIK merupakan tataran tindak lanjut konsep dari master plan dengan kumpulan kegiatan untuk perencanaan paket pengembangan TIK dengan target-target serta ukuran yang jelas dalam jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.
Proses TI yang dijelaskan dalam Tugas Akhir ini tidak menjelaskan semua proses TI yang didalam cobit, hanya proses TI yang sesuai hasil analisis master plan Pemkot XYZ. Dalam Tugas Akhir ini saya hanya membahas domain Plan and Organise (PO) dan Acquisition and Implementation (AI)
Perencanaan Paket Pengembangan TIK pada
Domain PO dan AI COBIT dengan Studi
Kasus Pemkot XYZ
Route Gemilang, Khakim Ghozali, dan Siti Rochimah
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111
sedangkan Delivery and Support (DS) dan Monitoring and Evaluation (ME) COBIT dikerjakan oleh Arief Budiman NRP 5208100065.
Dalam buku tugas akhir ini, perencanaan paket pengembangan TIK berdasarkan master plan pengembangan TIK di pemkot XYZ pada domain Plan and Organise (PO) dan Acquisition and Implementation (AI) COBIT. Dengan tujuan untuk menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan dalam pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di masa yang akan datang pada pemkot XYZ, sehingga dapat mengurangi risiko-risiko yang berdampak pada kerugian, serta membantu dalam menentukan paket-paket pengembangan TIK.
II. URAIANPENELITIAN
Uraian penelitian merupakan sebuah tahapan yang dilakukan untuk menyelesaikan proses perencanaan paket pengembangan TIK. Proses perencanaan paket pengembangan TIK yang dilakukan terdiri dari beberapa tahapan yaitu perencanaan detil regulasi / kebijakan, penentuan kategori manfaat, penentuan kategori urgensi dan merancang work package.
Gambar 1 Tahapan Perencanaan Paket Pengembangan
A. Perencanaan Detil Regulasi / Kebijakan 1. Perencanaan Detil Regulasi / Kebijakan
Perencanaan detil regulasi / kebijakan merupakan perencanaan yang dilakukan untuk menentukan detil aktivitas apa saja yang akan muncul berdasarkan regulasi / kebijakan dari setiap proses TI yang ada pada master plan TIK pemkot XYZ. Berikut ini adalah alur dari proses untuk perencanaan detil regulasi / kebijakan :
Gambar 2 Alur proses Perencanaan Detil Regulasi / Kebijakan
2. Penentuan Kategori Manfaat
Penentuan Kategori Manfaat dilakukan berdasarkan pada 7 kategori manfaat teknologi informasi. Kategori tersebut adalah :
1. Peningkatan Pendapatan 2. Pengurangan biaya 3. Efisiensi proses kerja 4. Peningkatan Pelayanan
5. Peningkatan Keunggulan Kompetitif Perusahaan 6. Peningkatan Kapabilitas TI
7. Pengurangan Resiko
Masing-masing work package akan dilakukan analisis apakah work package tersebut mempunyai sebagian manfaat diatas. Jika ada apakah manfaat tersebut termasuk kategori High, Low atau Medium. Berikut alur proses untuk menentukan kategori manfaat :
Gambar 3 Alur proses Penentuan Kategori Manfaat
3. Penentuan Kategori Urgensi
Pada bagian ini akan dibahas mengenai dua kategori utama yang akan dipergunakan untuk menentukan tingkat urgensi suatu work package apakah termasuk High, Medium atau Low. Dua Kategori tersebut adalah:
2.1Keterkaitan antar work package (Urgensi 1)
2.2 Tingkat kebutuhan work package (Urgensi 2) Untuk menentukan tingkat Urgensi 2 dilihat dari tingkat kebutuhan work package. Tingkat kebutuhan merupakan hasil analisis dari waktu implementasi setiap work package yang ada pada master plan pemerintah kota XYZ.
Masing-masing kategori tersebut perlu ditentukan kategorinya apakah High, Medium atau Low. Dengan mengetahui kedua Kategori untuk setiap work package maka akan dapat diketahui work package mana yang mempunyai tingkat urgensi yang tinggi.
4. Penentuan Kategori Biaya
Untuk menentukan kategori biaya dilakukan dengan cara mencari batasan terendah dan tertinggi dari rekapitulasi pendanaan setiap proses TI yang ada pada master plan pemkot XYZ.
Berikut rumus perhitungan dalam menentukan kategori biaya :
1.749.414.167,-
5. Merancang Work Package
Dalam merancang work package pada setiap proses TI dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu :
Gambar 4 Tahapan Proses Merancang Work Package
III. HASILPENELITIAN A. Hasil Perencanaan Detil Regulasi / Kebijakan
Dari perencanaan detil regulasi / kebijakan untuk menentukan detil aktivitas apa saja yang akan muncul berdasarkan regulasi / kebijakan dari setiap proses TI didapatkan hasil sebagai berikut :
Tabel 1 Hasil dari Perencanaan Detil Aktivitas
Proses TI
Kebijaka n
Petunjuk
Pelaksanaan Aktivitas Regulasi
Output yang dapat dihasilkan
Penanggung
Jawab Pihak Terlibat
PO5 : terdiri dari 8 orang. pembiayaan TI.
Kepala regulasi / kebijakan untuk menentukan aktivitas apa saja yang akan muncul berdasarkan regulasi / kebijakan dari setiap proses TI yang ada pada pemerintah kota XYZ.
B. Hasil Penentuan Kategori Manfaat
Setelah perhitungan total pembobotan setiap work package berdasarkan pada 7 parameter manfaat teknologi informasi diketahui nilainya, maka selanjutnya melakukan penentuan batasan nilai tingkatan High, Medium dan Low. Hasil dari penentuan tersebut didapatkan nilai dengan perhitungan sebagai berikut :
Keterangan :
• Nilai 33%, merupakan batasan nilai kategori manfaat.
Dari hasil perhitungan di atas didapatkan batasan nilai tingkatan kategori manfaat sebagai berikut :
Tabel 2 Hasil Penentuan Batasan Nilai Kategori Manfaat
Hasil akhir penentuan batasan nilai tingkatan kategori manfaat digunakan sebagai acuan dalam menentukan kategori manfaat High, Medium, dan Low dari setiap work package. Berikut hasil dari penentuan kategori manfaat dengan rumus perhitungan total nilai tingkatan kategori manfaat:
Tabel 3 Hasil Akhir Penentuan Kategori Manfaat
WP Revenu e
Pengurangan Biaya
Layana n
Efisiensi proses
Kompetiti f
Kapabilita s TI
Risik o Total
Nilai (%)
Manfaa t
PO1 0 10 0 14 4 15 5 48 46% M
PO2 0 24 6 30 4 26 24 11
4 90%
H
PO3 0 19 5 26 6 21 19 96 50% M
PO4 0 13 0 15 2 15 12 57 52% M
PO5 0 3 0 6 2 6 6 23 54% M
PO6 0 8 0 12 2 9 6 37 44% M
PO7 0 13 3 20 7 18 11 72 42% M
PO8 0 9 3 12 4 10 0 38 45% M
PO9 0 6 0 12 2 12 6 38 45% M
PO1
0 0 9 0 12 2 12 9 44 52%
M
AI1 0 13 0 16 2 15 11 57 45% M
AI2 0 12 0 20 4 20 14 70 47% M
AI3 0 14 0 12 0 15 13 54 51% M
AI4 0 7 0 9 0 9 8 33 52% M
AI5 0 11 3 14 0 15 13 56 53% M
AI6 0 3 0 8 0 9 5 25 39% M
AI7 0 6 0 9 0 9 8 32 59% M
C. Hasil Penentuan Kategori Urgensi
Untuk menentukan kategori urgensi dilakukan dengan melihat hasil dari analisis keterkaitan antar work package (Urgensi 1) dan analisis tingkat kebutuhan (Urgensi 2).
Berikut hasil analisis keterkaitan antar work package (Urgensi 1) dan analisis tingkat kebutuhan (Urgensi 2) yang telah dilakukan :
1.Hasil Penentuan Urgensi 1
Dengan menggunakan rumus perhitungan untuk menentukan urgensi 1 didapatkan hasil sebagai berikut :
Tabel 4 Hasil Akhir Penentuan Urgensi 1
Jumlah Nilai Urgensi
PO4 31 10% L
PO6 31 10% L
PO7 31 10% L
Jumlah Nilai Urgensi
PO8 31 10% L
PO10 12 40% M
DS1 12 40% M
PO1 10 33% L
PO2 7 23% L
PO9 7 23% L
AI1 7 23% L
AI3 7 23% L
AI6 7 23% L
DS3 7 23% L
DS4 7 23% L
PO3 6 20% L
PO5 6 20% L
AI2 6 20% L
AI4 6 20% L
AI7 6 20% L
DS5 6 20% L
ME1 6 20% L
DS8 4 13% L
DS2 3 10% L
DS10 3 10% L
DS13 3 10% L
AI5 2 6% L
DS6 2 6% L
DS7 2 6% L
DS11 2 6% L
ME3 2 6% L
DS12 1 3% L
2.Hasil Penentuan Kategori Urgensi 2
Untuk menentukan tingkat Urgensi 2 dapat dilihat dari waktu implementasi dari setiap proses TI yang ada pada master plan pemkot XYZ. Berikut hasil dari penentuan kategori urgensi 2 :
Tabel 5 Hasil Akhir Penentuan Urgensi 2
Work Package Urgensi 3
PO1 High
PO2 High
PO3 High
PO4 High
PO5 High
PO6 High
PO7 High
PO8 Medium
PO9 Medium
PO10 High
AI1 High
AI2 High
AI3 High
AI4 High
AI5 High
AI6 Medium
AI7 Medium
DS1 Medium
DS2 Medium
DS3 Medium
DS4 Low
DS5 High
DS6 Low
DS7 Medium
DS8 Medium
DS10 Low
DS11 Low
DS12 Low
DS13 Medium
ME1 Low
Range (%) Kategori
67% – 100% High
34% – 66% Medium
ME3 Medium
Setelah mengetahui hasil analisis dari Urgensi 1 dan Urgensi 2 maka selanjutnya dapat ditentukan tingkat Urgensi Akhir dengan cara menjumlahkan tingkatan Urgensi 1 dan Urgensi 2. Berikut hasil dari penentuan urgensi akhir yang telah dilakukan :
Tabel 6 Hasil Penentuan Kategori Urgensi Akhir
Work Package Urgensi 1 Urgensi 2 Urgensi Akhir Kategori Urgensi
PO1 1 3 4 M
D. Hasil Penentuan Kategori Biaya
Hasil analisis penentuan kategori biaya dilihat dari tabel rekapitulasi pendanaan semua proses TI pada master plan pemkot XYZ.
Tabel 7 Rekapitulasi semua Proses TI
No Tahun Triwulan Proses TI Biaya Total Biaya (Rp.)
1
2012 I
PO1 2.672.275.000
4.542.000.000
PO3 1.869.725.000
2
II
PO2 1.123.425.000
3.664.400.000
PO5 2.540.975.000
3
III
PO10 1.337.950.000
4.021.200.000
AI1 2.683.250.000
4
IV
PO4 2.725.675.000
4.103.675.000
AI2 1.378.000.000
5
2013 I
PO6 3.745.575.000
5.265.165.000
PO7 1.519.590.000
6
II
AI3 3.917.175.000
4.575.117.500
AI4 657.942.500
7
III
AI5 5.633.375.000
6.229.292.500
DS5 595.917.500
8
IV
DS1 3.979.100.000
4.364.232.500
DS7 385.132.500
9
2014 I
PO8 1.251.700.000
3.680.925.000
PO9 2.429.225.000
10
II
AI6 1.324.375.000
3.709.575.000
DS2 2.385.200.000
11 III AI7 3.707.425.000 3.707.425.000
DS8 1.658.750.000
2.860.825.000
ME3 1.202.075.000
14 II DS13 3.230.425.000 3.230.425.000
15 III DS11 2.818.825.000 2.818.825.000
16 IV DS12 3.117.975.000 3.117.975.000
17
2016
I ME1 1.045.450.000 1.045.450.000
18 II DS10 1.345.500.000 1.345.500.000
19 III DS6 1.029.600.000 1.029.600.000
20 IV DS4 1.845.775.000 1.845.775.000
Total Jumlah 69.676.082.500
Berdasar tabel estimasi biaya maka dapat diketahui bahwa : 1. Biaya tertinggi work package adalah Rp
5.633.375.000,-
2. Biaya terendah work package adalah Rp 385.132.500,-
3. Batasan nilai untuk penentuan kategori High, Medium, dan Low dari biaya adalah dengan rumus :
Rp.2.247.615.565
Jadi hasil penentuan batasan nilai High, Medium dan Low dari kategori biaya :
Table 8 Hasil Penetuan Batasan Kategori Biaya
Estimasi Biaya Kategori Biaya
385.132.500 - 2.134.546.666 Low
2.134.546.667- 3.883.960.833 Medium
3.883.960.834- 5.633.375.000 High
E. Hasil Work Package
Hasil akhir dari work package atau paket pengembangan TIK berupa dokumen sebagai pedoman dalam melakukan proses pengembangan TIK. Berikut merupakan output yang dihasilkan dari setiap tahapan dalam work package.
Tabel 9 Output yang dihasilkan dari setiap Tahapan dalam Work package
Input Proses Output
Domain COBIT dari master
plan pemkot XYZ.
1. Menentukan
Tujuan
Tujuan yang dihasilkan disesuaikan dengan aktivitas pada domain COBIT.
Berdasarkan domain COBIT dari master plan pemkot XYZ.
2. Menentukan
Ruang Lingkup
Input Proses Output
Berdasarkan rekomendasi aktivitas yang ada pada setiap domain COBIT dari master
plan pemkot XYZ.
3. Menentukan
Urgensi
Skala tingkat Urgensi yang dinilai berdasarkan tingkat kepentingan dari setiap aktivitas. Ada beberapa skala yang digunakan, yaitu :
1. High, jika rekomendasi
aktivitas yang ada, akan menjadi prioritaskan utama untuk dilakukan. 2. Medium, jika rekomendasi
aktivitas yang ada, akan menjadi prioritas kedua setelah prioritas utama. 3. Low, jika rekomendasi
aktivitas yang ada, akan menjadi prioritas ke terakhir setelah prioritas utama dan kedua.
Setiap aktivitas yang ada pada domain COBIT.
4. Menentukan
Manfaat
Hasilnya berupa manfaat-manfaat yang dihasilkan pada setiap domain COBIT, dan manfaat-manfaat tersebut akan dinilai berdasarkan beberapa aspek yang terkait.
Pihak-pihak penyelenggara yang akan bertanggungjawab pada setiap aktivitas pengembangan TIK di pemkot XYZ.
5. Menentukan
Inisiator
Pihak-pihak penyelenggara yang akan bertanggung jawab dalam setiap aktivitas, contoh : Biro Pengembangan Organisasi dan Manajemen.
Pihak-pihak yang terlibat dan bertanggungjawab pada setiap aktivitas pengembangan TIK di pemkot XYZ.
6. Menentukan
Stakeholder
Pihak-pihak yang terlibat dan bertanggungjawab dalam setiap aktivitas.
Rekomendasi aplikasi yang dapat mendukung setiap aktivitas pada domain COBIT yang ada pada master plan pemkot XYZ.
7. Menentukan
Aplikasi
Berupa modul-modul aplikasi yang dibutuhkan.
Aktivitas yang dilakukan sesuai dengan domain COBIT.
8. Menentukan
Pendekatan
Berisi mengenai tahapan yang menunjang aktivitas implementasi.
Berdasarkan aktivitas-aktivitas yang sesuai pada setiap domain COBIT di master plan pengembangan TIK pemkot XYZ .
9. Menentukan
Tahapan Biaya
Berupa estimasi biaya dari setiap aktivitas yang dilakukan sesuai pada domain COBIT.
Seluruh unit atau bidang yang saling berkaitan dalam pelaksanaan aktivitas, sesuai dengan domain COBIT.
10. Menentukan
Ketergantungan
Unit-unit atau bidang yang saling berkaitan dalam pelaksanaan.
Berdasarkan 7 parameter manfaat teknologi informasi (Revenue, Biaya, Layanan, Proses, Kompetisi, Kapabilitas TI, dan Risiko).
11. Menentukan
Detil Manfaat
Berupa Kategori Low, Medium, dan
High dari setiap work package.
Berdasarkan aktivitas yang sesuai pada setiap domain COBIT di master plan pengembangan TIK pemkot XYZ.
12. Menentukan
Risiko
Berupa risiko-risiko yang akan timbul dari aktivitas yang akan dilakukan, sesuai dengan domain COBIT.
Input Proses Output
Seluruh aspek yang terkait yang sesuai dengan domain COBIT di master plan pengembangan TIK pemkot XYZ.
13. Membuat
Asumsi
Berupa perkiraan-perkiraan yang berasal dari beberapa aspek yang terkait.
Seluruh tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya.
14. Membuat
Langkah-langkah pelaksana
Detail dari langkah-langkah aktivitas yang dilakukan, sesuai dengan domain COBIT. Ada beberapa aspek yaitu : waktu, biaya, dan deskripsi pekerjaan.
IV. KESIMPULAN/RINGKASAN
Berdasarkan proses perencanaan paket pengembangan yang telah dilakukan, dapat diambil beberapa kesimpulan:
1.Dari analisis perencanaan detil regulasi / kebijakan didapatkan hasil berupa gambaran detil aktivitas yang nantinya digunakan dalam perencanaan paket pengembangan TIK pemkot XYZ.
2.Dari analisis penentuan kategori manfaat, urgensi dan biaya didapatkan hasil berupa tingkatan High, Medium, dan Low. Tingkatan tersebut nantinya digunakan sebagai acuan untuk menentukan prioritas dari setiap paket pengembangan TIK.
3.Dengan paket pengembangan TIK (Work package) yang telah dibuat diketahui mengenai gambaran atau visual mengenai langkah-langkah yang jelas dan efektif dalam mencapai tujuan akhir yang diharapkan (goal). 4.Dengan paket pengembangan TIK (work package) yang
dibuat mampu mengurangi kerugian atau meminimalisir risiko yang mungkin timbul dari pengembangan TIK pada pemkot XYZ.
5.Dengan paket pengembangan TIK (work package) yang dibuat dapat memberikan pedoman dalam melakukan pertimbangan atau keputusan yang harus diambil dalam melakukan pengembangan TIK pada pemkot XYZ.
DAFTARPUSTAKA
[1] Edy_HR. 2012. COBIT ( Control Objectives for information and Related
Technologi ). Diakses 8 Maret 2012
[2] Hendra S Raharjaputra,MBA. 2011. Diambil pada 18 Maret 2012, <URL : http://hsfames.wordpress.com/think-tank/stratejik/bagaimana-action-plan-berjalan-mulus/ >
[3] Sugi. 2012. Diambil pada 16 Maret 2012, <URL : http://sughy03.blogspot.com/2012/01/poa-planning-of-action.html > [4] Wibowo, Dwi Hanjar. dan Adi, Sindu Cahya. 2011 Perancangan Master
Plan Teknologi Informasi pada Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik Indonesia, Jakarta :
