SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMESANAN ALAT PESTA WONDHO
DENGAN FITUR REALTIME SYNCHRONIZATION METHOD
Idhawati Hestiningsih1, Prayitno2, Saifuddin Rizki3
Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Semarang, Semarang [email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRACT
Wondho’s party equipment rental company in Semarang provides party rental services, decoration rental, and waiter/waitress services. Wondho’s company services to customers is not optimal when customers ordering goods, they have to come directly and company shall contact the customer one by one to confirm orders and have to write the data order by writing it manually on the whiteboard which is easily erased by anyone. Those management resulting the number of orders is often inappropriate and scheduling order is not well organized. The purpose of this research is to design and build the information system to facilitate the management of corporate data, data ordering, and to ease the order transaction on the Wondho’s party equipment rental. The system is made by Waterfall methods where every step of the research is done in sequences, starting from the analyze phase, design system, coding and testing. This information system is web based and mobile with real-time data synchronization feature method. The system provides information about the company, the web part is used by the admin in order management, the mobile part is used for customer order transaction processing by the consumer and real–time synchronization feature methods to synchronize the data so that every time the data is changed, every connected devices receives the updates immediately, without doing the refreshment/reload on the system. Based on the result of doing testing the questionnaire test method is obtained the users satisfaction level of 88.4% which means the users of this system is very satisfied with this function and feature system.
Keywords : management information system, party equipment rental, web, mobile, real-time synchronization method
ABSTRAK
Perusahaan persewaan alat pesta Wondho di Semarang menyediakan layanan penyewaan alat pesta, penyewaan dekorasi, dan jasa pramusaji/pelayan. Pelayanan perusahaan Wondho terhadap konsumen kurang optimal dimana konsumen memesan barang harus datang langsung dan perusahaan harus menghubungi satu persatu pemesan untuk konfirmasi pesanan serta menuliskan data pesanan masih manual dengan menuliskan pada papan tulis yang mudah terhapus oleh siapapun. Pengelolaan dengan cara tersebut mengakibatkan jumlah alat pesanan sering tidak sesuai dan penjadwalan pesanan tidak tersusun dengan baik. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun suatu sistem informasi untuk mempermudah pengelolaan data perusahaan, data pemesanan, dan memudahkan transaksi pemesanan pada Persewaan Alat Pesta Wondho. Sistem dibuat menggunakan metode Waterfall dimana setiap langkah penelitian dilakukan secara berurutan, mulai dari tahapan analisis, desain sistem, pengkodean dan pengujian. Sistem informasi ini berbasis web dan mobile dengan fitur data realtime sychronization method. Sistem memberikan informasi tentang perusahaan, bagian web digunakan oleh admin dalam pengelolaan pesanan, bagian mobile digunakan untuk proses transaksi pemesanan oleh konsumen dan fitur realtime synchronization untuksinkronisasi data sehingga setiap kali data berubah, maka setiap perangkat yang terhubung langsung menerima pembaruan tersebut, tanpa harus melakukan refresh/reload pada sistem. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode kuisioner didapatkan tingkat kepuasan pengguna sebesar 88,4% yang berarti pengguna sistem ini sangat puas dengan fungsi dan fitur sistem ini.
PENDAHULUAN
Perusahaan penyewaan alat – alat pesta Wondho Semarang sudah berjalan 10 tahun, menyediakan layanan penyewaan alat pesta, penyewaan dekorasi, dan jasa pramusaji/pelayan. Pelayanan perusahaan Wondho terhadap konsumen kurang optimal dimana konsumen memesan barang harus datang langsung dan perusahaan harus menghubungi satu persatu pemesan untuk konfirmasi pesanan serta menuliskan data pesanan masih manual dengan menuliskan pada papan tulis yang mudah terhapus oleh siapapun. Pengelolaan dengan cara tersebut mengakibatkan jumlah alat pesanan sering tidak sesuai dan penjadwalan pesanan tidak tersusun dengan baik.
Beberapa sistem informasi sudah dibangun untuk memberikan informasi dan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan persewaan alat pesta, seperti Sistem Informasi Persewaan Alat Pesta Berbasis Web pada CV.Tri Manunggal di Ungaran (Ekosari, 2013), Sistem Informasi Penyewaan Alat dan Pembelian Alat Pesta di Sindang Jaya Pesta yang dibuat dengan perangkat lunak Java Netbeans 7.0 (Khoemaeni, 2015), Sistem Informasi Administrasi Persewaan Alat Pesta Wedding Organizer Kuncari Enterprise menggunakan Visual Basic 6.0 (Hersanto, 2014), Sistem Informasi Persewaan Perlengkapan Pesta dan Dekorasi berbasis Web pada MD Group (Saptarini, 2012).
Oleh karena itu perlu dikembangkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih baik dari teknologi sebelumnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun suatu sistem informasi untuk mempermudah pengelolaan data perusahaan, data pemesanan, dan memudahkan transaksi pemesanan pada Persewaan Alat Pesta Wondho. Sistem informasi ini berbasis web dan mobile dengan fitur data realtime sychronization method agar dapat digunakan untuk semua device. Sistem memberikan informasi tentang perusahaan, bagian web digunakan oleh admin dalam pengelolaan pesanan, bagian mobile digunakan untuk proses transaksi pemesanan oleh konsumen dan fitur realtime synchronization untuk sinkronisasi data sehingga setiap kali data berubah, maka setiap perangkat yang terhubung langsung menerima pembaruan tersebut, tanpa harus melakukan
METODE PENELITIAN
Sistem dibuat menggunakan metode Waterfall dimana setiap langkah penelitian dilakukan secara berurutan, mulai dari tahapan analisis, desain sistem, pengkodean dan pengujian. Pada tahapan analisis perangkat keras minimal yang dibutuhkan adalah komputer dengan prosesor Intel i3, RAM 2 GB, HDD 500GB. Smartphone dengan minimal sistem operasi Android 3.0, RAM 1 GB, memori internal 8 GB. Adapun kebutuhan perangkat lunak minimal adalah sistem operasi Windows 7, aplikasi Notepad++, aplikasi Android Studio, aplikasi browser, aplikasi emulator.
Untuk desain sistem, skema sistem seperti Gambar 1 berikut.
Gambar 1. Gambaran Umum Sistem Sistem yang dibuat memiliki fungsi sebagai :
1. Sistem Informasi Perusahaan
Sistem Informasi Perusahaan yaitu halaman yang berisi info dari perusahaan penyewaan alat pesta Wondho, info katering yang sudah bekerjasama, alat dan dekorasi pesta yang disediakan, tata cara pemesanan, informasi kontak dan lokasi perusahaan.
2. Sistem Pemesanan
Pemesanan dapat dilakukan melalui berbagai jenis media seperti komputer, tablet maupun smartphone. Pemesan melakukan register dan login terlebih dahulu untuk mendapatkan hak akses ke dalam form pemesanan. Proses pemesanan dilakukan sesuai pilihan atau kebutuhan pengguna yaitu pemesanan alat pesta, pemesanan dekorasi dan pemesanan pramusaji. Selanjutnya ditampilkan daftar keseluruhan yang dipesan untuk konfirmasi sebelum dikirim. 3. Sistem Manajemen Pemesanan
pembuatan laporan. Proses pengelolaan mulai dari pembagian kategori pemesanan, penjadwalan, kemudian mencetak surat jalan untuk dapat disiapkan barang yang dipesan sesuai jadwal pemesanan, hingga saat pengembalian barang yang akan diinputkan kembali sebagai status pesanan selesai. Selanjutnya proses pembuatan laporan pemesanan.
4. Realtime Synchronization
Fitur Realtime Synchronization yang digunakan dalam sistem ini yaitu dengan menggunakan realtime database dari Google Firebase. Firebase Realtime Database adalah NoSQL database yang dihosting di cloud. Data disimpan sebagai JSON dan disinkronkan secara real time pada setiap klien yang terhubung. Firebase menggunakan web sockets dan perubahan data secara real time tanpa perlu refresh browser sehingga lebih interaktif (Srivastava, 2017). Ketika membuat aplikasi lintas platform dengan SDK Android, iOS, dan JavaScript, semua klien berbagi 1 instance realtime database dan secara otomatis menerima update berisi data terbaru (firebase.google.com). Seperti halnya yang ada dalam transaksi pemesanan disaat pemesan melakukan pemesanan melalui smartphone akan secara otomatis tampil data baru tanpa harus melakukan refresh atau reload pada sistem.
Dalam perancangan sistem menggunakan desain pemodelan sistem UML (Unified
Modelling Language). Gambar 2 merupakan diagram use case dari pemodelan UML
untuk sistem informasi ini.
Gambar 2. Diagram Use Case Sistem
Dari Gambar 2 dapat dijelaskan tentang fungsi apa saja yang dapat dilakukan setiap aktor. Untuk aktor admin dapat melalukan pengelolaan data master, mengelola transaksi pemesanan, penjadwalan pesanan, pembuatan surat jalan, pengembalian pemesanan, pembuatan laporan pesanan, dan melakukan transaksi pemesanan. Aktor pemesan dapat melalukan pemesanan alat, pemesanan dekorasi, pemesanan pramusaji dan mendapatkan informasi tentang perusahaan maupun jasa pada sistem yang dibuat.
Untuk desain stuktur data sistem ini menggunakan 2 skema database yaitu : 1. Skema Relasi Database
Struktur database mempunyai 4 data master dan 5 data transaksi. Gambar 3 adalah struktur relasi database.
2. Skema Tree Database
Tree Database adalah struktur data berbentuk pohon dimana tiap strukturnya dapat
bercabang. Database berbentuk array dimana pada setiap tabel akan mencabang ke tiap field dan tidak menggunakan tipe data. ID pada setiap data sudah didapatkan secara otomatis dimana setiap memasukan data baru akan mendapatkan ID data. Gambar 4 merupakan skema three database.
Gambar 4. Skema Tree Database
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 5. Database Firebase
Gambar 6 merupakan implementasi skema tree database pada database firebase “wondho”.
Gambar 6. Implementasi Skema Tree Database
Setelah implementasi database dilakukan pengkodingan untuk pembuatan aplikasi sistem. Berikut adalah beberapa tampilan aplikasi sistem hasil dari pengkodingan. 1. Halaman Home
Gambar 7. Halaman Home 2. Halaman Layanan
Halaman Layanan berisi informasi mengenai layanan dari perusahaan, yaitu layanan pemesanan alat – alat pesta, dekorasi untuk acara pesta dan layanan penyewaan pramusaji. Gambar 8 menunjukan hasil implementasi dari halaman Layanan.
Gambar 8. Halaman Layanan 3. Halaman Login
Halaman Login menampilkan form yang terdapat tombol untuk login sebagai Pemesan atau Admin dengan akun Google. Gambar 9 menunjukan hasil implementasi dari halaman Login.
(a)
(b)
(c) 4. Halaman Registrasi Pemesan
Halaman Registrasi Pemesan menampilkan form untuk proses transaksi pemesanan dimana dibutuhkan data dari pemesan seperti nama pemesan, tanggal acara, jam acara, nomor telepon pemesan dan alamat lengkap tempat acara. Gambar 10 menunjukan hasil implementasi dari halaman registrasi pemesan.
Gambar 10. Halaman Registrasi Pemesan
5. Halaman Pemesanan Alat, Dekorasi, dan Pramusaji
Halaman Pemesanan Alat menampilkan form yang berisi data alat pesta sesuai dengan kategori yang ditampilkan dengan gambar, nama dan harga untuk setiap item yang dapat dipesan sesuai dengan kebutuhan pemesan seperti pada Gambar 11(a). Halaman Pemesanan Dekorasi menampilkan form berisi data dekorasi yang dapat dipesan seperti pada Gambar 11(b). Halaman Pemesanan Pramusaji menampilkan form pengisian pramusaji yang akan dipesan seperti pada Gambar 11(c).
(a)
(b) 6. Halaman Detail Pesanan dan Daftar Pesanan
Halaman Detail Pesanan menampilkan keseluruhan data pesanan seperti pada Gambar 12(a). Sedangkan Halaman Daftar Pesanan seperti Gambar 12(b) adalah halaman dari bagian Admin yang ditampilkan pada menu dashboard yang berisi tentang daftar pesanan dari siapa saja dan kapan saja. Pada dasboard pemesanan terdapat tombol edit dan kirim, untuk tombol edit difungsikan untuk menambahkan penanggung jawab dari pesanan dan memasukan nama – nama pramusaji sesuai jumlah pesanan. Tombol kirim difungsikan untuk mengirimkan data pesanan ke dalam dasboard pengiriman.
Gambar 12. Halaman Detail dan Daftar Pesanan 7. Halaman Pengiriman Pesanan
8. Halaman Pengembalian Pesanan
Halaman Pengembalian Pesanan adalah halaman dasboard ketiga yang menampilkan pesanan yang sudah dikirim. Pada halaman pengembalian seperti pada Gambar 14 terdapat tabel status yang memberi informasi proses transaksi dalam status pengiriman atau selesai. Untuk mengubah status menggunakan tombol Edit. Tombol Validasi difungsikan saat status pesanan dalam status selesai. Validasi dilakukan untuk memvalidasi pesanan benar-benar selesai dan data bisa dikirim ke dalam data
dasboard laporan.
Gambar 14. Halaman Pengembalian Pesanan
9. Halaman Laporan Pesanan
Halaman Laporan Pesanan pada dasboard menampilkan semua data pesanan yang sudah selesai. Pada halaman laporan seperti pada Gambar 15 terdapat filter untuk dapat melihat laporan bulanan maupun tahunan dengan tombol detail untuk melihat data pesanan dan tombol Cetak untuk dapat mencetak laporan sesuai kebutuhan.
Gambar 15. Halaman Laporan Pesanan
Pengujian dilakukan dengan mengumpulkan pendapat dari pihak pemesan, pemilik, dan karyawan Wondho. Pengumpulan pendapat dilakukan dengan memberikan kuesioner tentang sistem yang dibuat. Sebelum mengisi kuesioner, responden menggunakan aplikasi terlebih dahulu. Berdasarkan hasil kuesioner diperoleh tingkat kepuasan pengguna sebesar 84% sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat sesuai dengan yang diharapkan dan mendapatkan nilai indikator sangat memuaskan.
SIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Alat Pesta Wondho berbasis Web dan Mobile dengan Fitur Realtime Synchronization Method telah berhasil dibuat dengan database firebase sebagai media penyimpanan secara realtime dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan, yaitu dapat memberikan informasi tentang perusahaan, memudahkan proses transaksi pemesanan jarak jauh dan pengelolaan pesanan. Pengembangan selanjutnya sistem dapat dilengkapi dengan “live chat” dan manajemen pengguna yang terhubung ke media sosial seperti Facebook, Twitter, dan Google untuk meningkatkan kualitas layanan konsumen dan pemasaran.
DAFTAR PUSTAKA
Ekosari, D.W. (2013). Sistem Informasi Persewaan Alat Pesta Berbasis Web pada CV.
Tri Manunggal di Ungaran, Skripsi, Universitas Dian Nuswantoro.
Hersanto, T. (2014). Sistem Informasi Administrasi Persewaan Alat Pesta Wedding
Organizer Kuncari Enterprise Menggunakan Visual Basic 6.0, Universitas Dian
Nuswantoro.
Khomaeni, Gilang. (2015). Sistem Informasi Penyewaan Alat dan Pembelian Barang di
Sindang Jaya Pesta, Skripsi, Universitas Komputer Indonesia.
Saptarini, V. (2012). Sistem Informasi Persewaan Perlengkapan Pesta dan Dekorasi
Berbasis Web pada MD GROUP, STMIK AMIKOM.
Srivastava, N., Shree, U., Chauhan, N.R., & Tiwari, D.K. (2017). Firebase Cloud Messaging (Android). IJIRSET, Vol.6, Special Issue 9, May 2017.
