Kewajiban Penyedia Jasa melaksanakan Audit Internal :

(1)

1 AUDIT

INTERNAL

(2)

a. Memastikan audit internal SMK3 dilaksanakan pada interval waktu yang telah direncanakan untuk:

1) Mengendalikan kesesuaian SMK3.

2) Memberikan informasi hasil-hasil audit kepada manajemen.

b. Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh Penyedia Jasa.

c. Program audit didasarkan atas hasil penilaian risiko dari kegiatan Penyedia Jasa dan hasil audit sebelumnya.

d. Prosedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara dengan mengacu pada:

1) Tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil dan menyimpan rekaman yang terkait;dan

2) Penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit.

e. Pelaksanaan audit harus objektif dan auditor harus memiliki integritas.

4.5. Audit Internal

(3)

Kewajiban Penyedia Jasa melaksanakan Audit Internal :

a.1) a.2) b c d.1) d.2) e

Resiko Tinggi o o o o o o o

Resiko Sedang o o o o o o o

Resiko Rendah o o o o o - -

4.5. Audit Internal

(4)

A) Sesuai dengan Persyaratan :

 SMM - ISO 9001:2000 (8.2.2),

 SMK3 OHSAS - 18001:2007 (4.5.5).

 SML - ISO 14001:2004 (4.5.5),

B) Untuk menentukan APAKAH SMM, SML, SMK3:

1. Sesuai dengan susunan rencana SMM/SML/SMK3, termasuk persyaratan dalam standar SMM/SML/SMK3

2. Telah diimplementasikan dengan tepat dan dipertahankan

3. Secara efektif telah memenuhi kebijakan & sasaran organisasi

C) Untuk menyediakan informasi hasil audit kepada manajemen

Mengapa AI harus dilaksanakan berkala?

Untuk menjamin adanya CONTINUAL IMPROVEMENT

(5)

 Rapat pembukaan

 Komunikasi selama audit

 Pengumpulan dan verifikasi informasi

 Penerbitan temuan audit

 Persiapan konklusi audit

 Rapat penutup

(6)

Dokumentasi SMK3/OHSAS

Penerapan SMK3/OHSAS Dokumentasi

SML

Penerapan SML

Dokumentasi SMM

Penerapan SMM

Std.OHSAS18001,Policy, SOP, UU-P, SNI, Spec

Std ISO 14001, Policy, SOP, UU-P, SNI, Spec

Standar ISO 9001, Policy SOP, UU-P, SNI, Spec

Bukti Audit >< Kriteria Audit = Temuan Audit

 SESUAI

 TIDAK SESUAI (dapat dibuat tingkatan)

 PELUANG UNTUK PENINGKATAN

(7)

M Mushanif Mukti 7

Terima Kasih

(8)

8 TINJAUAN

MANAJEMEM

(9)

a. Pimpinan puncak harus melakukan tinjauan manajemen SMK3, pada interval waktu yang telah direncanakan, untuk memastikan

kesesuaian, kecukupan dan keefektifan secara berkelanjutan.

b. Peninjauan harus memasukkan analisa peluang untuk peningkatan dan perlunya perubahan SMK3, termasuk kebijakan dan sasaran K3.

c. Tinjauan manajemen mencakup:

1. Hasil audit internal dan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya;

2. Hasil keterlibatan dan konsultasi;

3. Komunikasi dari pihak luar yg relevan, termasuk kritik dan saran;

4. Kinerja K3;

5. Perluasan sasaran yang telah dicapai;

6. Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan;

5.1. Tinjauan Manajemen.

(10)

7. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya;

8. Perubahan lingkup termasuk pengembangan dari persyaratan, peraturan dan persyaratan lainnya yang terkait dengan K3; dan

9. Rekomendasi bagi peningkatan.

d. Hasil dari tinjauan manajemen harus sesuai dengan komitmen perusahaan untuk peningkatan berkelanjutan.

e. Hasil dari tinjauan manajemen harus berupa keputusan untuk perbaikan:

1. Kinerja K3;

2. Kebijakan dan sasaran K3;

3. Sumber Daya; dan

4. Unsur-unsur lain dari SMK3.

f. Hasil tinjauan manajemen harus dikomunikasikan kepada pemangku

kepentingan.

(11)

11 a b c

d e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 f

Risiko Tinggi v v v v v v v v v v v v v v v v V Risiko Sedang v - - - - v - v - - - - v - - - v Risiko Rendah v - - - v

a. Pimpinan puncak harus melakukan tinjauan manajemen SMK3, pada interval waktu yang telah direncanakan b. Peninjauan harus memasukkan analisa peluang peningkatan, perubahan SMK3, kebijakan dan sasaran K3.

c. Tinjauan manajemen mencakup:

1. Hasil audit internal dan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya;

2. Hasil keterlibatan dan konsultasi;

3. Komunikasi dari pihak luar yg relevan, termasuk kritik dan saran;

4. Kinerja K3;

5. Perluasan sasaran yang telah dicapai;

6. Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan;

7. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya;

8. Perubahan lingkup termasuk pengembangan dari persyaratan, peraturan dan persyaratan lain terkait K3; dan 9. Rekomendasi bagi peningkatan.

d. Hasil dari tinjauan manajemen harus sesuai dengan komitmen perusahaan untuk peningkatan berkelanjutan.

e. Hasil dari tinjauan manajemen harus berupa keputusan untuk perbaikan:

1. Kinerja K3;

2. Kebijakan dan sasaran K3;

3. Sumber Daya; dan

4. Unsur-unsur lain dari SMK3.

f. Hasil tinjauan manajemen harus dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.

(12)

Bahan rapat tinjauan manajemen meliputi:

• Hasil audit & evaluasi kesesuaian thd peraturan & standar

• Hasil partisipasi dan konsultasi dengan para pekerja

• Komunikasi dengan pihak luar, termasuk keluhannya

• Kinerja K3 dan tingkat pencapaian sasaran K3

• Status investigasi insiden, tindakan perbaikan/pencegahan

• Tindak lanjut rapat tinjauan manajemen sebelumnya

• Adanya perubahan, a.l. perubahan peraturan & standar K3

• Rekomendasi peningkatan SMK3

(13)

Tinjauan Manajemen (3)

Hasil rapat tinjauan manajemen harus:

• Sesuai dengan komitmen peningkatan K3 berkelanjutan,

• Termasuk keputusan & tindakan yang diperlukan untuk:

– Perubahan Kinerja K3

– Perubahan Kebijakan dan sasaran K3 – Perubahan Sumberdaya, dan

– Elemen-elemen SMK3 lainnya

– Hasil-hasil yang relevan dengan TM harus tersedia untuk kebutuhan komunikasi dan konsultasi

• Dibuat, dipelihara dan dikendalikan rekamannya sesuai

dengan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman

(14)

CSI

Materials

Equipment Processes

People

Quality, Safety

& Environment

Focus on customers Improve all safety processes Involve employees

Use data & knowledge

SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI (SMM ISO 9001, SMK3 OHSAS 18001 & SML ISO 14001)

(15)

Contoh Format & Rekaman Hasil Rapat Tinjauan Manajemen

No Topik, Hasil Keputusan Rapat, Rencana dan hasil tindak Lanjut Target

Waktu Status PIC I Hasil tindak lanjut keputusan rapat Tinjauan Manajemen yang lalu:

1. Rencana K3 Proyek harus diselesaikan sebelum pekerjaan pondasi 2. Semua prosedur K3 yang terkait proyek harus tersedia di site 3. Daftar kebutuhan dan jadwal pengadaan APD harus disusun 4. Jadwal Pelatihan K3 untuk semua personil proyek harus disusun

5. Pelatihan K3 bagi personil untuk pekerjaan fondasi harus diadakan

03/05/08 Selesai KP

II Hasil Audit internal dan tindak lanjut:

1. Hasil rapat tinjauan manajemen yang lalu tentang tenaga ahli K3 belum ditindak lanjuti , segera ditargetkan selesai pada 20/05/08 2. Peraturan Menteri PU tentang SMK3 belum diterima dan difahami.

Sosialisasi Permen tsb harus dilakukan kepada seluruh karyawan 3. ...

20/05/08 30/05/08

Open Open

KP Dir

III Hasil Inspeksi K3:

1. Penjelasan (Induksi) K3 kepada pengunjung/tamu proyek tidak dilakukan, karena belum ada fasilitasnya. Segera dipenuhi 2. ...

26/05/08 Open SO PT ...

Proyek : ...

Lokasi : ...

Risalah Rapat Tinjauan Manajemen Hari, tgl: ..., ..., 20..

Halaman: .../...

(16)

M Mushanif Mukti 16

(17)

17

MAIN SPAN - 200 m

STRUKTUR BAWAH - pondasi

- pile cap

STRUKTUR ATAS

TRUSS PELENGKUNG

HANGER

DECK - tie beam - cross girder - stringer - bracing

LANTAI - half slab - rebar - cor beton

FINISHING

BREAK DOWN

AKTIFITAS PENILAIAN

RESIKO PENGENDALIAN RESIKO MANAJEMEN RESIKO / HIRARC

IDENTIFIKASI BAHAYA - Metode ---> dijawab Pedoman Teknis - Personil - Property - Peralatan

- Environment impact

OBJECTIVE

PROGRAM IMPLEMENTASI

DIUKUR &

DIEVALUASI

feed back

Peralatan utama : 1. Crane diatas ponton 2. Mass crane 3. Temporary tower 4. Jembatan pendekat sbg counter weight …..

- PENGAWASAN & PENGUKURAN KINERJA (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

CONTOH INSPEKSI

(lanjutan)

(18)

18 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN

INSIDEN/NEAR MISS (NM1) INSIDEN/NEAR MISS (NM6) …..

ACCIDENT / KECELAKAAN (Acc.Rprt.8) ACCIDENT / KECELAKAAN (Acc.Rprt.7)

(19)

19 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

POTENSI (NM13) POTENSI (NM14) …..

(20)

20 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

CONTOH PENANGANAN

1. KECELAKAAN KERJA, KORBAN LUKA RINGAN

KORBAN kecelakaan

KEPALA GRUP KERJA a. membawa ke GA b. melaporkan ke Safety Supervisor

GENERAL AFFAIR mengobati

2. KECELAKAAN KERJA, KORBAN LUKA BERAT

3. KECELAKAAN KERJA, KORBAN MENINGGAL DUNIA

KORBAN kecelakaan

GENERAL AFFAIR a. membawa ke RS b. memproses ke asuransi

RUMAH SAKIT mengobati

KORBAN kecelakaan

GENERAL AFFAIR a. membawa ke RS b. memproses ke asuransi c. memproses ke Polisi

RUMAH SAKIT pemeriksaan

GENERAL AFFAIR Pemakaman …..

(21)

21 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

CONTOH PELAPORAN

1. PELAPORAN SUMBER BAHAYA

PENEMU SUMBER BAHAYA

KEPALA GRUP KERJA a. menyaji data b. memeriksa c. mengendalikan d. mengkaji

SAFETY SUPERVISOR a. menganalisa b. mencegah

2. PELAPORAN KECELAKAAN KERJA

PENEMU KECELAKAAN

KERJA

SAFETY SUPERVISOR a. meganalisa b. pencegahan

SITE MANAGER a. melengkapi analisa b. perumusan strategi SITE MANAGER

melaporkan

seketika melaporkan

< 1 jam melaporkan

< 4 jam

PROJECT MANAGER

a. perumusan strategi P2K3

DINAS DEPNAKER MENAKER …..

melaporkan

< 4 jam

melaporkan

< 2x24 jam

melaporkan melaporkan

< 2x24 jam

(22)

22 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

CONTOH PENYELiDIKAN

1. PENYELIDIKAN KECELAKAAN KERJA

PENEMU KECELAKAAN

KERJA

SAFETY SUPERVISOR a. meganalisa b. pencegahan

SITE MANAGER a. melengkapi analisa b. perumusan strategi

PROJECT MANAGER

a. perumusan strategi P2K3

DINAS DEPNAKER MENAKER

melaporkan

< 4 jam

melaporkan

< 2x24 jam

penyelidikan …..

(23)

23 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

Lampiran I : PERATURAN MENTERI TENAGA KERJA NOMOR : 03/MEN/1998

LAPORAN KECELAKAAN

FORMULIR BENTUK : KK2A

Nomor kecelakaan Diterima tanggal

(diisi oleh petugas DISNAKER) Nomor agenda JAMSOSTEK BENTUK

KK2A Wajib dilaporkan dalam 2x24 jam setelah

terjadinya kecelakaan

1. Perusahaan a. Nama :

b. Alamat, kode pos, nomor telpon c. Jenis usaha

e. Nomor akte pengawas 2. Tenaga kerja

a. Nama

d. Nomor tenaga kerja

c. Tempat dan tanggal lahir d. Jenis pekerjaan, jabatan e. Unit / bagian perusahaan b. Alamat, kode pos, nomor telpon

3. a. Tempat kecelakaan b. Tanggal kecelakaan …..

(24)

24 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

c. Saksi yang melihat kecelakaan

d.1. Sebutkan mesin, pesawat, instalasi, alat proses, cara kerja, bahan atau lingkungan yang menye babkan kecelakaan

5. Akibat kecelakaan

a. Akibat yang diderita korban b. Sebutkan bagian tubuh yang sakit

c.1. Jabatan / pekerjaan c.2. Lama bekerja

d. Keadaan penderita setelah pemeriksaan pertama c. Sebutkan jenis penyakit akibat kerja

d.1. Berobat jalan

d.2 Dirawat di : Alamat : 4. Uraian kejadian kecelakaan

a. Bagaimana terjadinya kecelakaan b. Jenis pekerjaan waktu kecelakaan

d.2. Sebutkan bahan, proses, lingkungan, cara kerja atau sifat pekerjaan yang menyebabkan penya kit akibat kerja

luka ringan / luka berat / meninggal dunia

sambil bekerja / tidak bekerja Rumah sakit / Puskesmas / Poliklinik …..

(25)

25 - INSIDEN & KECELAKAAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan)

7. Kejadian di tempat kerja yang membahayakan kese - lamatan dan kesehatan kerja (misal : kebakaran, pele dakan, rubuhnya bagian konstruksi bangunan, dll)

9. Upah tenaga kerja

a. Upah (upah pokok dan tunjangan) b. Penerimaan lain-lain

10. Kecelakaan dicatat pada Buku Kecelakaan pada No. Unit

11. Kecelakaan lain-lain c. Jumlah a + b

6. Nama dan alamat dokter / tenaga medik yang mem - berikan pertolongan pertama (dalam hal penyakit yang timbul karena hubungan kerja, nama dokter yang pertama kali mendiagnosa

8. Perkiraan kerugian :

a. waktu (dalam hari - orang) b. material

Rp.

Dibuat dengan sesungguhnya,

Nama dan tanda tangan pimpinan perusahaan Jabatan Tanggal

Laporan kecelakaan ini dikirim : - warna putih, merah dan merah jambu ke DISNAKER setempat

- warna kuning untuk arsip perusahaan - warna hijau dan biru untuk penyeleng nggara program JAMSOSTEK …..

(26)

26 - PENGELOLAAN REKAMAN

(Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan)

REKAMAN

CACATAN-CATATAN K3 HARUS :

• Dapat : dibaca, diidentifikasi dan ditelusuri

• Disimpan dan dipelihara agar : - dapat diakses

- terlindung dari : - kerusakan - perubahan - hilang

• Disimpan dalam waktu yang ditetapkan

• Dipelihara sesuai sistem organisasi

OUT PUT TOPIK

• Prosedur

• Lokasi penyimpanan

C O N T O H

1 Manajemen resiko Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja, eksternal ½ tahun

NO CATATAN PIC LOKASI AKSES RETENSI

2 Pelatihan Mgr. HRD Mgr. HRD room Pekerja 1 tahun

3 Laporan bahaya Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja 1 tahun

4 Laporan inspeksi Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja 1 tahun 5 Laporan kecelakaan Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja, eksternal 1 tahun 6 Notulen rapat K3 Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja, eksternal 1 tahun

7 Catatan kesehatan Mgr. HRD Mgr. HRD room Pekerja ybs 1 tahun

8 MSDS Kepala gudang Gudang Pekerja slm proyek

9 Ijin kerja Kepala grup kerja QC & safety area Pekerja 1 tahun

10 Pemeliharaan alat Kepala div. peralatan Work shop Pekerja, suplier 1 tahun ….

(27)

27 Apakah telah terdapat inspeksi tempat kerja dan cara kerja yang dilaksanakan secara teratur ?

 Bukti obyektif :

 Prosedur Inspeksi

 Jadual Inspeksi

(28)

28  Siapa yang melaksanakan inspeksi di tempat kerja? (apakah wakil pengurus dan wakil tenaga kerja yang telah memperoleh pelatihan mengenai identifikasi bahaya dan penilaian risiko)

 Bukti obyektif :

 Verifikasi petugas inspeksi di lembar hasil inspeksi

 Catatan pelatihan identifikasi bahaya dan penilaian risiko

(29)

29 Apabila telah dibuat laporan inspeksinya apakah telah berisi saran- saran masukan bagian yang diinspeksi ?

Bukti obyektif :

•Lembar hasil inspeksi

Apakah dalam melakukan inspeksi menggunakan check list yang telah disusun sebelumnya ?

Apakah telah dibuatkan laporannya yang diajukan ke pihak manajemen ?

Bukti obyektif :

•Contoh Check List

•Contoh laporan inspeksi

(30)

30 Apakah tindakan korektif terhadap hasil inspeksi telah dipantau untuk diselesaikan ?

Bukti obyektif :

Contoh Laporan Inspeksi

 Apakah pada lingkungan kerja telah dilakukan pemantauan yang

meliputi faktor fisik,kimia, biologi, radiasi dan psikologis ? kemudian

(31)

31 Apakah catatannya telah disimpan dan dipelihara di tempat yang telah ditentukan ?

 Faktor fisika (kebisingan, kelembaban, getaran, cahaya, dll)

 Faktor kimia (debu, kandungan bahan kimia di udara)

 Faktor biologi (kandungan penyakit di lingkungan kerja, virus, bakteri,dll)

 Faktor radiasi (radiasi ion dan radiasi non ion)

 Faktor psikologis (stress di tempat kerja,dll)

Bukti obyektif :

Prosedur tertulis

Jadual pemantauan

Hasil pemantauan

(32)

32 Apakah dalam melakukan inspeksi menggunakan check list yang telah disusun sebelumnya ? kemudian apakah telah dibuatkan laporannya yang diajukan ke pihak manajemen ?

Bukti obyektif :

• Contoh Check List

• Contoh laporan inspeksi

(33)

33 Apakah terdapat suatu sistem untuk melakukan identifikasi, kalibrasi, pemeliharaan dan penyimpanan untuk alat

pemeriksaan, ukur dan uji K3 ? siapa yang melakukan kalibrasi ? (apakah petugas yang berkompeten ?)

Bukti obyektif :

 Prosedur terdokumentasi

 Jadual pemeliharaan dan kalibrasi

 Hasil pemeliharaan dan kalibrasi

(34)

34 Apakah telah dilakukan identifikasi dimana pemantauan kesehatan terhadap tenaga kerja yang bekerja di daerah yang berbahaya perlu dilakukan ?

Bukti obyektif :

 Prosedur terdokumentasi

 Form identifikasi pemantauan kesehatan

(35)

35 Apakah pemeriksaan kesehatan dilakukan oleh dokter pemeriksa yang ditunjuk sesuai peraturan ?

Bukti obyektif :

 Sertifikat dokter pemeriksa/ dari hiperkes

 Surat penunjukan sebagai dokter pemeriksa

(36)

Apakah perusahaan telah menyediakan pelayanan kesehatan kerja yang sesuai dengan peraturan perundangan?

Bukti obyektif :

 Klinik

 Tenaga paramedis

 Dokter perusahaan

 Bentuk-bentuk pelayanan kesehatan yang diberikan oleh perusahan

36

(37)