BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

(1)

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Adapun analisa dan pembahasan ini dibagi menjadi dua bagian, menurut dari bentuk data yang dapatkan. Dimana yang pertama adalah data yang kami dapatkan langsung dari perusahaan secara utuh, melalui data-data historis dan observasi. Sedangkan yang kedua adalah data hasil analisa kami menggunakan teori-teori akademik yang kami pelajari dibangku kuliah, buku- buku referensi dan sumber-sumber lainya yang dianggap berguna untuk perancangan Balanced Scorecard ini

4.1 Tinjauan Perusahaan

Berikut ini adalah analisa bagian pertama, dimana pembahasan menggunakan data yang kami dapatkan secara langsung dari perusahaan, yang meliputi; latar belakan perusahaan dan proses operasi.

4.1.1 Latar Belakang Perusahaan

Puspa Catering berdiri pada tahun 1984, ketika itu salah satu anggota keluarga Poespowidjojo yaitu Ibu Titiek Puspa masih aktif dalam kegiatan produksi operet TVRI. Saat itu Ibu Titiek Puspa ditugaskan menyediakan

(2)

makanan untuk para artis dan kru pada saat syuting. Biasanya makanan di pesan dari restoran dan sering terjadi keterlambatan, karena alasan ini ibu Titiek Puspa meminta bantuan adik dan kakak-kakaknya untuk membantu menyediakan makanan untuk para artis dan kru.

Semua anggota keluarga Poespowidjojo dikerahkan dalam proses produksi mulai dari purchasing, cooking sampai dishwashing. Tanpa disangka semua kru dan artis menyukai cita rasa dari masakan keluarga Poespowidjojo, dari sana terjadi word of mouth marketing dimana para artis dan kru mulai bercerita kepada teman dan keluarganya. Minggu-minggu berikutnya keluarga Poespowidjojo menerima pesanan pelanggan mulai dari pesanan untuk makanan rumah sampai makanan untuk acara pesta. Keluarga merasakan kebutuhan untuk meningkatkan kapasitas produksinya agar dapat melayani pelanggannya secara profesional dan karena alasan itu maka Puspa Catering dibentuk.

Pada tahun 1994 Puspa Catering dikabulkan permohonan pinjaman oleh Bank BRI. Menggunakan dana pinjaman dan modal perusahaan sendiri, Puspa Catering dapat membangun kantor sendiri dan memperluas fasilitas produksi yang terletak di Jl.Perdatam Raya No.35 Jakarta Selatan.

Setelah berjalan selama sepuluh tahun, bangunan dan fasilitas ini dianggap sudah tidak mencukupi kebutuhan perusahaan untuk memenuhi meningkatnya permintaan dari industri tersebut. Dengan modal pinjaman dari

(3)

Bank Mandiri pada tahun 2003, Puspa Catering membangun fasilitas baru dengan luas total 3.600 meter persegi yang berlokasi di Jl.Perdatam Raya No.21 Jakarta Selatan.

Fasilitas baru ini terdiri dari:

• Kantor : 490 meter persegi

• Dapur : 636 meter persegi

• Gudang : 270 meter persegi

• Penyimpanan dingin (Freezer) : 84 meter persegi

• Ruang Serba guna : 350 meter persegi

• Bangunan Lainnya : 630 meter persegi

Total : 2.460 meter persegi

Saat ini Puspa Catering memliki 242 karyawan, ditambah dengan tenga kerja part-time yang jumlahnya beragam. Penambahan tenaga kerja part-time tersebut, disesuaikan dengan volume pekerjaan terutama dari reception hall.

Berdasarkan keterangan diatas, dapat dilihat perubahan yang terjadi pada Puspa Catering. Perubahan tersebut adalah berawal dari catering rumahan sampai menjadi catering skala besar. Adapun beberapa factor sukses (Differentiation) dari Puspa catering adalah sebagai berikut:

• Inovatif dan fokus kepada Food Consultancy Services

• Dukungan yang kuat antar departemen

(4)

• Kepemimpinan yang kuat

• Berani dalam mengambil keputusan

• Menjaga sifat profesional

4.1.1.1 Analisis Departemen Berdasarkan Fungsi Umumnya

Fungsi umum yang ada di dalam setiap departemen pada Puspa Catering adalah sebagai berikut;

• Departemen Servis dalam Puspa Catering bertanggung jawab atas pemberian jasa pelayanan pada saat sebelum dan saat acara berlangsung, dengan melakukan koordinasi administrasi, pengelolaan operasional pelayanan, dekorasi, peralatan dan makanan yang akan disajikan.

• Departemen produksi adalah departemen yang bertanggung jawab atas perumusan, pengendalian, koordinasi, evaluasi dan administrasi dalam pengelolaan produksi makanan dan minuman.

• Departemen keuangan bertanggung jawab untuk perumusan dan pengendalian biaya (cost control), pengaturan kas keluar dan kas masuk perusahaan dan bagian pembelian (purchasing).

• Departemen General Affair adalah supporting unit yang bertanggung jawab atas fungsi-fungsi maintenance, outsourcing, legal issues, sekuriti, office boy, transportasi, cleaning service, sekretariat, IT, personalia, ATK dan kantin.

(5)

• Departemen pemasaran dan penjualan adalah departemen yang bertanggung jawab terhadap peningkatan jumlah dan niai penjualan serta bertanggung jawab atas mempersiapkan konsep untuk rencana pemasaran tahunan berdasarkan penetapan budget penjualan yang ditetapan oleh manajemen.

Untuk lebih jelasnya pembagian fungsi departemen pada Puspa catering dapat di lihat pada gambar 4.1 berikut ini.

(6)

Bagan Organisasi PUSPA CATERING

Sumber : PUSPA CATERING

Ket: Departemen yang di pilih sebagai Key Pilot Project

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR PRODUKSI ^DIREKTUR

SALES & MARKETING

DIREKTUR ADM&UMUM DIREKTUR OPERASI

BANQUET SERVICE MNGR SALES

MNGR PURCHASING

MNGR BANQUET

CHEF PASTRY

CHEF G.AFFAIR

MNGR HRD.MNGR

(PRSNL)

ACC.MNGR MARKETING

MNGR

(7)

4.1.2 Proses Operasi Puspa Catering

Puspa catering beroperasi sebagai “off premise caterer” yaitu catering yang mengantarkan makanan ke lokasi yang dipilih oleh pelanggan. Acara yang biasa dialayani Puspa Catering biasanya adalah resepsi pernikahan dan acara-acara keluarga lainnya yang biasanya diadakan di gedung resepsi pada hari jumat sampai minggu. Biasa disebut dengan “reception hall market”.

Segmen selain reception hall market adalah layanan untuk acara rapat kantor, pelatihan di perusahaan, pesta ulang tahun, social gathering dan lain- lain yang biasanya diadakan dari hari Senin sampai Kamis. Biasa disebut dengan “non reception hall market”.

Adapun pemahaman alur proses operasi sebagai panduan kami untuk mengidentifikasi aktifitas-aktifitas yang ada di Puspa Catering. Alur proses operasi dimulai dari penetapan Menu diikuti dengan serangkaian proses yang tujuan akhirnya adalah kepuasan pelanggan. Berikut ini adalah proses operasi perusahaan dan untuk gambar skema proses operasi perusahaan dapat dilihat di gambar 4.2.

1) Penetapan Menu / Menu Planning

Menetapkan menu adalah langkah pertama dan paling mendasar dalam perencanaan operasi catering. Setelah menu telah ditetapkan, rencana dan prosedur untuk menentukan bahan/produk yang dibutuhkan, peralatan,

(8)

desain fasilitas dan layout, dan sistem produksi dapat dikembangkan dan diimplementasikan.

2) Pembelian Barang / Purchasing

Dalam rangka tujuan akhir memberikan kepuasan kepada pelanggan, maka tujuan membeli barang untuk keperluan operasi makanan adalah mendapatkan barang yang baik kualitasnya, berdasarkan ketentuan- ketentuan yang ditetapkan oleh pimpinan dapur, dan dengan harga yang serendah mungkin (mutu yang baik dan cocok untuk digunakan).

3) Penerimaan Barang / Receiving

Penyerahan barang oleh pemasok diterima oleh Receiving dengan menggunakan dasar dan syarat-syarat yang tercantum dalam pesanan pembelian yang bersangkutan.

4) Penyimpanan Barang / Storing

Barang-barang yang diterima dari Receiving, oleh bagian gudang disimpan dalam gudang sesuai dengan prosedur penyimpanan masing- masing barang.

Pengeluaran Barang / Issuing

Pengeluaran barang dilakukan oleh bagian gudang/Issuing berdasarkan permintaan gudang yang diajukan oleh bagian lain

(9)

5) Persiapan / Preparing

Dalam proses persiapan ini bahan baku diperiksa kualitasnya dan dibersihkan secara seksama hingga bersih, terutama sayur-sayuran dan buah-buahan.

6) Cooking

Bahan baku yang telah dibersihkan segera diolah sesuai dengan standard recipe yang telah ada. Standard recipe merupakan basic production tools karena menjelaskan bagaimana makanan harus dibuat / diolah.

7) Holding

Pada tahap ini bahan baku yang telah diolah menjadi makanan diperiksa kembali kualitas dan kuantitasnya beberapa kali. Setelah selesai diperiksa makanan harus segera disajikan.

8) Penyajian / Serving

Banyak faktor yang mempengaruhi kualitas dari pelayanan dalam operasi ini. Hal tersebut meliputi komunikasi dan kerjasama antara petugas dapur dan petugas pelayanan. Hubungan antara penyaji makanan (server/waiter) dan konsumen (guest) adalah sangat penting, sehingga penyaji makanan harus menyadari bahwa konsumen memiliki kebutuhan-kebutuhan, keinginan-keinginan, dan harapan-harapan yang harus dialami selama pengalaman makannya.

(10)

9) Kepuasan Pelanggan / Customer Satisfaction

Kepuasan pelanggan dimasukan kedalam proses operasi karena PT PWU adalah perusahaan jasa boga, dimana jasa merupakan salah satu dari nilai utama yang ditawarkan perusahaan. Skema dari proses operasi ini dapat dilihat pada gambar 4.2.

(11)

Gambar 4.2 Skema Proses Operasi Kepuasan Pelanggan

Serving/ Penyajian

Holding

Cooking

Preparing

Pengeluaran Barang

Penyimpanan barang

Pembelian Barang

Penetapan Menu

Aktifitas Produksi

Sumber : PUSPA CATERING

(12)

4.2 SWOT ANALYSIS

Seperti telah dijelaskan sebelumnya untuk pembahasan bagian kedua, kami menggunakan data hasil analisa menggunakan teori-teori akademik yang kami pelajari dibangku kuliah, buku-buku referensi dan sumber-sumber lainya. Analisa-analisa selanjutnya ini adalah hasil pengolahan data-data yang dilakukan penyusun. Analisa-analisa ini digunakan sebagai acuan dalam perancangan Balanced Scorecard ini. Berikut ini adalah hasil analisa-analisa yang kami lakukan.

SWOT analysis:

Strengths

• Bangunan dan fasilitas yang mempunyai standard yang tinggi

• Posisi financial yang baik

• Kualitas dan mutu produk yang baik

• Adanya menu development

• Citra dan reputasi perusahaan yang baik dimata konsumen

• Kemampuan dan pengetahuan karyawan yang meningkat karena sering diadakan pelatihan

(13)

• Adanya Tim Lintas Fungsi (TLF) yang dibentuk untuk melakukan review atas kegiatan operasi minggu sebelumnya dan rencana untuk melakukan perbaikan kegiatan operasi untuk minggu berikutnya

• Skill dan teamwork yang baik

• People development terencana dengan baik

• Rekanan istana negara

Weaknesses

• Utilisasi kapasitas produksi yang rendah (±40 hari senin-kamis)

• Tingginya biaya charge dari gedung wedding hall

• Harga yang dianggap mahal oleh konsumen

• Meningkatnya harga bahan mentah tidak dapat diikuti oleh harga produk catering

• Bargaining power yang rendah terhadap gedung resepsi

Opportunities

• Permintaan yang tinggi untuk segmen non reception hall market

• Sektor pasar yang belum di layani seperti sektor pendidikan, luxurious dining, high quality foods (organic, diabetic)

• Masuk ke bisnis jasa boga lainnya seperti restoran dan bakery

(14)

Threats

• Tingginya tingkat persaingan terutama dari pesaing sepuluh besar yang mempunyai segmen dan skala operasi yang sama

• Posisi gedung resepsi yang kuat memungkinkan untuk melemahkan atau mengatur perusahaan catering

• Ancaman dari industri lain yang bergerak di bidang jasa boga juga seperti hotel dan restoran

(15)

TOWS Analysis

Opportunities

• Permintaan yang tinggi untug segmen non reception hall market

• Sektor pasar yang belum di layani seperti sektor pendidikan, luxurious dining, high quality foods (organic, diabetic)

• Masuk ke bisnis Jasa boga lainnya seperti restoran dan bakery

Threats

• Tingginya tingkat persaingan terutaman dari competitor sepuluh besar yang mempunyai segmen dan skala operasi yang sama

• Posisi gedung resepsi yang kuat memungkinkan untuk melemahkan/atau mengatur perusahaan catering

Strengths

• Bangunan dan fasilitas yang mempunyai standard yang tinggi

• Posisi financial yang baik

• Kualitas dan mutu produk yang baik

• Adanya menu development

• Citra dan reputasi perusahaan yang baik dimata konsumen

• Kemampuan dan pengetahuan karyawan yang meningkat karena sering diadakan pelatihan

• Adanya Tim Lintas Fungsi (TLF) yang dibentuk untuk melakukan review atas kegiatan operasi minggu sebelumnya dan rencana untuk melakukan perbaikan kegiatan operasi untuk minggu berikutnya

• Skill dan teamwork yang baik

• Mempertahankan harga, pelayanan dan kualitas di setiap produknya

• Meningkatkan usaha untuk penetrasi pasar non reception hall

Key Success Factor:

Meningkatkan stragegi pemasaran, tim dan eksekusi strategi Key Risk Factor:

Kehilangan market share di segmen reception hall

• Meningkatkan pendapatan dari pasar non reception hall

• Mempertahankan dan meningkatkan kualitas pelayanan, brand equity, dan reputasi perusahaan

Meningkatkan stragegi pemasaran, tim dan eksekusi strategi

Key Risk Factor:

Kehilangan market share di segmen reception hall

Weaknesses

• Utilisasi kapasitas produksi yang rendah (±40 hari senin-kamis)

• Tingginya biaya charge dari gedung wedding hall

• Harga yang dianggap mahal oleh konsumen

• Tingginya kompetisi dalam mendapatkan tenaga kerja partime untuk memenuhi pesanan-pesanan yang besar

• Meningkatnya harga bahan mentah tidak dapat diikuti oleh harga produk catering

• Bargaining power yang rendah terhadap gedung resepsi

• Meningkatkan utilisasi kapasitas produksi pada hari senin-kamis

• Perencanaan dan kerjasama yang lebih baik dengan tenaga kerja partime

Meningkatkan stragegi pemasaran, tim dan eksekusi strategi dan operational exellence

Key Risk Factor:

Naiknya harga bahan mentah dan ketidakpastian kesediaan partime worker

• Meningkatkan efisiensi operasi dan pendapatan pada hari senin-kamis yaitu dari non reception hall market

Meningkatkan stragegi pemasaran, tim dan eksekusi strategi dan operational exellence Key Risk Factor:

Naiknya harga bahan mentah dan ketidakpastian kesediaan partime worker

(16)

4.3 Analisa Industri

Porter’s 5 Forces digunakan sebagai alat analisa, untuk mengetahui situasi pada industri catering dan juga tingkat attractiveness untuk menjalankan dan memasuki industri ini.

Gambar 4.3 Porter 5 Forces pada Industry Katering

a) Ancaman dari masuknya pemain baru

Ancaman masuknya pemain baru dinilai sedang, karena modal untuk masuk ke industri ini luas dan bervariasi mulai dari kecil sampai besar.

Akan tetapi pemain baru sebaiknya mempunyai atau memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk sistem inventori, karena ini merupakan salah satu kunci dalam keberhasilan.

Ancaman dari Produk pengganti

MEDIUM

Ancaman dari masuknya pemain baru

MEDIUM

Bargaining power dari suppliers

LOW

50:50=hardware:software

Bargaining power dari pelanggan

HIGH

Tingkat persaingan industry

HIGH

(17)

b) Bargaining power dari pelanggan

Kekuatan menawar pelanggan dinilai tinggi, karena banyaknya jumlah pemain. Terdapat sekitar 1000 catering dengan 10 catering menjadi pesaing utama bagi Puspa Catering, dan rendahnya switching cost sehingga pelanggan dapat dengan mudah pindah ke catering lain.

c) Ancaman dari produk pengganti

Ancaman terhadap adanya produk subtitusi, dinilai sedang. Yang menjadi potensi untuk produk subsitusi datang dari restoran dan hotel, dimana mereka juga menawarkan paket-paket untuk wedding dan pesta yang mirip dengan catering.

d) Bargaining power dari suppliers

Kekuatan supplier dinilai rendah karena banyaknya vendor di industry, ini menyebabkan bagi catering dapat berpindah pemasok, sehingga para pemasok menyadari pentingnya eksistensi catering untuk membeli produk mereka dalam jumlah yang besar.

e) Tingkat persaingan Industri

Intensitas persaingan dinilai tinggi, dengan banyaknya jumlah pemain.

Perusahaan catering harus meyakinkan konsumen dengan harga dan kualitas produk dan pelayanan yang baik, sehingga setiap perusahaan saling berlomba untuk merebut pasar.

Berdasarkan analisa diatas industry catering dinilai masih Attractive.

(18)

4.4 Perancangan Balanced Scorecard

Balanced Scorecard dibuat dengan tujuan untuk memberikan panduan kepada setiap departemen atau bagian yang ada di perusahaan untuk mencapai tujuan,Visi dan Misi perusahaan. Perancangan Balanced Scorecard dimulai dengan beberapa tahapan utama yaitu penetapan visi dan misi, peta strategi perusahaan, Key Perfirmance Indicator (KPI) dan measurers. Penyusunan Balanced scorecard dibuat dalam empat perspektif yaitu keuangan, perspektif pelanggan, perpektif proses bisnis internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran.

4.4.1 Visi, Misi dan Strategi Puspa Catering

Visi dan Misi berikut ini kami dapatkan dari perusahaan, dimana telah lama ditetapkan dan dibawa sejak berdirinya Puspa Catering.

• Visi

Menjadi sebuah marketing company di industri catering dan berkomitmen untuk menghasilkan kepuasan pelanggan yang berkesinambungan, kepada tiga stakeholders utamanya yaitu customer, people in the organization (karyawan) dan shareholders.

(19)

• Misi

Marketing bukan saja menjadi suatu fungsi departemen tetapi harus menjadi jiwa dari setiap orang yang terlibat didalam perusahaan, sehingga pelanggan dilayani dengan hati dan jiwa marketer.

• Nilai-nilai perusahaan 1. Brand (merek dagang)

Puspa Catering membina dan memperjuangkan perusahaan, agar menjadi aset utama perusahaan. Apabila brand sudah kuat dan mempunyai brand equity yang tinggi, maka brand tersebut akan menimbulkan asosiasi tertentu di benak konsumen dan akhirnya dipersepsikan mempunyai kualitas yang baik (perceived quality)

2. Service (pelayanan)

Merupakan nilai yang diterima pelanggan. Dalam hal ini bukan value added melainkan value in use. Service yang diberikan kepada customer harus diberikan oleh seluruh karyawan dari bagian manapun baik langsung maupun tidak langsung. Semua bagian terlibat dalam proses menciptakan kepuasan pelanggan, kepuasan bisa dilakukan dengan berbagai macam cara, tetapi yang lebih penting bagaimana bisa menyamai bahkan melebihi harapan pelanggan.

(20)

3. Process (proses)

Perusahaan tidak mungkin dapat menciptakan kepuasan pelanggan, apabila tidak menjalankan proses dengan baik. Organisasi bukan sekedar terdiri dari fungsi-fungsi yang masing-masing bekerja sendiri sesuai dengan job description nya, melainkan terdiri dari serangkaian proses- proses.

4. Leadership (kepemimpinan)

Setiap karyawan Puspa Catering diharapkan mempunyai jiwa kepemimpinan, dengan visi dan tujuan yang tepat.

5. Commitment (komitmen)

Komitmen yang tinggi untuk bekerja dengan baik, untuk patuh terhadap semua prosedur meliputi prosedur perusahaan dan petunjuk kerja dan menjadi individu yang mandiri maupun berkelompok yang berfokus pada tujuan akhir.

6. Integrity (integritas)

Secara terus menerus menunjukan profesionalisme, kejujuran dan bertanggung jawab atas setiap perkataan dan perbuatan.

(21)

Strategi perusahaan

Puspa Catering merupakan off premise caterer yang melayani pelanggan menengah keatas. Dengan menggunakan strategic positioning dapat diketahui posisi Puspa Catering saat ini, area mana yang masih tersedia peluang untuk dimasuki dan area mana yang sebaiknya dihindari. Strategic positioning dapat dibagi menjadi 4 area yaitu:

1. Uniqueness and industrywide

2. Uniqueness and Particular segment

3. Low cost and industry wide

4. Lowcost and Particular segment

Gambar 4.4 Competitive advantage (Uniqueness and industry wide)

DIFFERENTIATION

Puspa Catering

FOCUSED DIFFERENTIATION (Uniqueness and Particular

Segment)

FOCUSED COST

(Low cost and particular segment) (Low cost and industry wide)

COST LEADERSHIP

Stuck in the middle

Industry Wide Particular Segment

(22)

Posisi strategi perusahaan saat ini dan yang masih direkomendasikan ada berada di “focused differentiation” di karenakan masih banyak peluang bisnis yang cocok dengan competitive advantage perusahaan.

Setelah menggunakan alat analisa strategic positioning diatas dapat disimpulkan bahwa service position Puspa Catering berada pada segmen

“uniqueness and particular”. Segmen ini dianggap cocok dengan competitive advantage Puspa Catering yaitu sebagai berikut:

• Competitive advantage: Differentiation

⎯ Brand awareness yang tinggi

⎯ Kualitas produk dan layanan yang tinggi

• Cita rasa makanan yang baik

• Standar proses produksi yang tinggi

• Keamanan dan sanitasi yang baik

• Kualitas bahan mentah/baku yang baik

• Menu development yang baik

• Kapasitas produksi yang tinggi

• Penanganan keluhan yang baik

(23)

• Competitive scope: Focus Segment

⎯ Pelanggan menengah keatas

• Reception Hall dan Non Reception Hall

• Segmentasi terdiri dari retail, corporate dan government institution

Strategi Jangka Pendek Puspa Catering

• Mencapai target penjualan sebesar 54.5 miliar untuk tahun 2009

• Mencapai target rasio penjualan reception hall dan non reception hall 55:45

• Meningkatkan kedisplinan dalam penerapan SOP

• Menigkatkan On time delivery

• Meningkatkan kompetensi personil/skill

• Menigkatkan kualitas pelayanan service

• Promote after sales service

• Menigkatkan hubungan baik dengan pelanggan

(24)

• Follow up pelanggan sesusai event

• Memperbaiki cash flow

Strategi Jangka Panjang Puspa Catering

Melakukan pergeseran strategic positioning dari posisi uniqueness- particular segment menjadi uniqueness-industrywide segment untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar.

4.4.2 Kuestioner Sebagai Alat Pengumpulan Data KPI

Data diperoleh melalui instrumen penelitian dengan menggunakan kuesioner dan wawancara. Kuesioner disebarkan pada responden yang merupakan karyawan supervisi ke atas. Data yang diperoleh berdasarkan hasil wawancara digunakan untuk mengkonfirmasi dan memperkuat hasil analisis yang diperoleh dari kuesioner.

Dalam menggunakan instrumen penelitian kuesioner, kami menggunakan skala Likert yang merupakan jenis data ordinal. Skala Likert tersebut dibuat menggunakan skala 5, untuk menyatakan tingkat kepentingan atau ketidakpentingan KPI terhadap kesesuaiannya terhadap keadaan Puspa Catering saat ini. Kelima skala tersebut adalah sebagai berikut:

 Skala 1 – Sangat Tidak Penting,

 Skala 2 – Tidak Penting, Skala 3 – Netral,

(25)

 Skala 4 – Penting,

Skala 5 – Sangat Penting.

Agar variabel-variabel tersebut dapat diolah dengan menggunakan matematis, maka masing-masing skala tersebut diubah menjadi bobot sehingga data yang sebelumnya ordinal menjadi data interval. Skala 1 diberikan bobot 2, skala 2 diberikan bobot 4, skala 3 diberikan bobot 6, skala 4 diberikan bobot 8, dan skala 5 diberikan bobot 10. Hasil dari pembobotan pada kuesioner ini dijumlah kan dalam bentuk tabulasi, untuk mengetahui tingkat kepntingan dari KPI-KPI tersebut.

Instrumen penelitian wawancara akan memperdalam dan mempertajam hasil yang diperoleh dari kuesioner. Yang kemudian dapat menjadi input perancangan Balanced Scorecard.

4.4.2.1 BAGIAN I

Dalam pengumpulan data, kuesioner diberikan kepada 30 responden.

Karakteristik responden dalam penelitian ini terdiri dari jenis kelamin responden, Usia, Departemen, Jabatan, serta tingkat pendidikan.

1. Jenis Kelamin

Pada Tabel 4.2 di bawah ini dapat dilihat deskripsi jenis kelamin responden dimana total jumlah responden adalah 30 orang, yang

(26)

didominasi oleh responden laki-laki 76.7% sedangkan responden perempuan 23.3%.

Tabel 4.2 Deskripsi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

2. Usia

Dari 30 orang responden, diperoleh data usia responden sebagai berikut.

Tabel 4.3 Deskripsi Responden Kuesioner Berdasarkan Usia

Usia (Thn) N %

25 – 34 14 46.6%

35 – 44 12 40%

≥ 45 tahun 4 13.3%

Total 30 100%

3. Departemen

Dari 30 orang responden, diperoleh data departemen responden sebagai berikut.

Jenis Kelamin N %

Laki-laki 23 76.7

Perempuan 7 23.3

Total 30 100.0

(27)

Tabel 4.4 Deskripsi Responden Kuesioner Berdasarkan Departemen

Departemen N %

Pemasaran dan Penjualan 9 30%

Service 5 16.6%

General Affair 10 33.3%

Produksi 6 20%

Total 30 100%

4. Jabatan

Dari 30 orang responden, diperoleh data Jabatan responden sebagai berikut.

Tabel 4.5 Deskripsi Responden Kuesioner Berdasarkan Jabatan

Jabatan N %

Supervisor 15 50%

Direktur 4 13.3%

Manager 10 33.3%

General Manager 1 3.3%

Total 30 100%

(28)

5. Pendidikan

Dari 30 orang responden, diperoleh data pendidikan responden sebagai berikut.

Tabel 4.6 Deskripsi Responden Kuesioner Berdasarkan Pendidikan

Pendidikan N %

SMA 3 10%

D3 14 46.6%

S1 11 36.6%

S2 2 6.6%

Total 30 100%

6. Karakteristik Responden Wawancara

Dalam wawancara yang diadakan untuk mengkonfirmasikan hasil tabulasi kuesioner, sekaligus untuk menggali informasi yang belum terdapat di dalam kuesioner, kami berhasil menghubungi 10 orang responden yang memiliki karakteristik kepangkatan sebagai berikut (Tabel 4.7).

Tabel 4.7 Deskripsi Responden Wawancara Berdasarkan Kepangkatan

Pangkat N

Direktur 1 Manager 6 Supervisor 3

(29)

Kesepuluh responden tersebut dipilih berdasarkan perannya dalam perusahaan. Selain itu, wawancara kepada pihak-pihak tersebut juga dilakukan mempertimbangkan jabatan responden. Jabatan dari Direksi adalah Direktur pengelola, dan pada level manager dan supervisor untuk mewakili setiap departemen yang ada.

4.4.2.2 BAGIAN II

Dari pengumpulan data kuesioner yang diberikan kepada 30 responden.

Didapat hasil pembobotan dari setiap KPI berikut.

Tabel 4.8 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran No KEY PERFORMANCE INDICATOR Total Bobot

1 Tingkat kepuasan karyawan 276

2 Pengukuran Indeks Kompetensi Karyawan 230

3 Jumlah Pelatihan pertahun 210

4 Total jam pelatihan pertahun 196

5 Pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian karyawan

282

6 Pelatihan technical skill 242

7 Pelatihan soft skill (leadership, manajerial dll) 244 8 Pelatihan untk menggunakan software 196

(30)

9 Jumlah minimal pelatihan dalam 1 tahun 192 10 Rata-rata kesenjangan kompetensi karyawan 142

Tabel 4.9 Perspektif Proses Bisnis Internal

No KEY PERFORMANCE INDICATOR Total Bobot

1 Persentase produk gagal 206

2 Jumlah kecelakaan kerja 202

3 Tingkat pemenuhan rencana produksi 248

4 Jumlah keluhan pelanggan 288

5 Rata-rata turn over piutang 280

6 Stok yang akurat 278

7 Sistem prosedur yang menunjang kegiatan perusahaan

278

8 Implementasi system IT pada proses bisnis 282 9 Kesesuaian target market berdasarkan segmen 282 10 Pemenuhan kebutuhan pelanggan 288

Tabel 4.10 Perspektif Pelanggan

1 Market share 234

2 Kepuasan pelanggan 290

(31)

3 Jumlah keluhan 246 4 Tingkat pemenuhan kebutuhan pelanggan 240

5 Mempertahankan pelanggan 250

6 Mencari pelanggan baru 248

7 Brand awareness 238

8 Ketersediaan produk 246

9 Jumlah produk baru per tahun 248

10 Implementasi CRM 290

Tabel 4.11 Perspektif Keuangan

1 ROI 192

2 Operating Efficiency ratio 198

3 Penjualan 282

4 % profitabilitas 282

5 Realisasi vs anggaran 246

6 Biaya operasi 238

7 Tingkat pemanfaatan anggaran kerja 240

8 Tingkat penyimpangan anggaran 198

9 Efisiensi Biaya 244

(32)

10 Akurasi laporan keuangan 240

Berdasarkan hasil tabulasi data kuesioner dan hasil wawancara maka dapat disimpulkan bahwa puspa catering mempunyai 11 focus KPI antara lain:

1. F1-Penjualan 2. F1-Profitabilitas

3. C1-Tingkat kepuasan pelanggan 4. B1-Rata-rata turn over piutang 5. B1-Stok yang akurat

6. B2-Kesesuaian pencapaian target berdasarkan Segmen 7. B2-Pemenuhan kebutuhan pelanggan

8. B3-Implementasi sistem IT pada bisnis

9. B3-Sistem prosedur yang menunjang kegiatan perusahaan 10. L1-Pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian

karyawan

11. L1-Kepuasan karyawan

Daftar untuk focus KPI dari puspa catering dapat dilihat pada berikut.

(33)

1. Persentase produk gagal 2. Jumlah kecelakaan kerja 3. Tingkat pemenuhan rencana

produksi

4. Jumlah keluhan pelanggan 5. Rata‐rata turn over piutang 6. Stok yang akurat

7. Sistem prosedur yang menunjang kegiatan perusahaan

8. Implementasi system IT pada proses bisnis

9. Kesesuaian target market berdasarkan segmen

10. Pemenuhan kebutuhan pelanggan Perspektif Proses Bisnis

Internal

1. Tingkat kepuasan karyawan 2. Pengukuran Indeks Kompetensi

Karyawan

3. Jumlah Pelatihan pertahun 4. Total jam pelatihan pertahun 5. Pelatihan untuk meningkatkan

kemampuan dan keahlian karyawan 6. Pelatihan technical skill

7. Pelatihan soft skill (leadership, manajerial dll)

8. Pelatihan untk menggunakan software 9. Jumlah minimal pelatihan dalam 1

tahun

10. Rata‐rata kesenjangan kompetensi karyawan

Gambar 4.5 Focus KPI

1. ROI

2. Operating Efficiency ratio 3. Penjualan

4. % profitabilitas 5. Realisasi vs anggaran 6. Biaya operasi 7. Tingkat pemanfaatan

anggaran kerja 8. Tingkat penyimpangan

anggaran 9. Efisiensi Biaya

10. Akurasi laporan keuangan

1. Market share 2. Kepuasan pelanggan 3. Jumlah keluhan

4. Tingkat pemenuhan kebutuhan pelanggan

5. Mempertahankan pelanggan 6. Mencari pelanggan baru 7. Brand awareness 8. Ketersediaan produk 9. Jumlah produk baru per tahun

10. Implementasi CRM

F1- Penjualan F1-Profitabilitas

C1-Tingkat kepuasan pelanggan B1- Rata-rata turn over piutang B1- Stok yang akurat

B2-kesesuaian pencapaian target berdasarkan segmen

B2- Pemenuhan kebutuhan pelanggan B3- Proses bisnis dan mendukung proses penjualan produk dan jasa dan didukung juga oleh system IT juga oleh system IT

B3-Sistem prosedur yang menunjang kegiatan perusahaan

L1-Pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian karyawan L1-Kepuasan karyawan

Focus KPI : 11

Perspektif Keuangan Perspektif Pelanggan

Pembelajaran dan Pertumbuhan

(34)

4.4.3 Penerapan Strategy Map / Peta Strategi

Strategy Map atau peta strategi perusahaan merupakan gambaran alur mengenai apa yang akan dicapai perusahaan dan cara menempuhnya. Peta strategi ini dibuat menggunakan 4 perspektif mulai dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan, proses bisnis internal, pelanggan dan keuangan sebagai landasan untuk berikutnya menetapkan KPI (Key Performance Indicator). Dimana KIP merupakan indicator kunci yang ingin dicapai dan menjadi tolak ukur keberhasilan dari program yang dilaksanakan, untuk memudahkan dalam monitoring dan pencapaian target. KPI ini harus dibuat lebih terukur, untuk dibuatkan ukuran-ukuran atau measurers. Untuk lebih jelasnya berikut ini diuraikan megenai strategi.

(35)

Gambar 4.6 Peta Strategi Puspa Catering Perspektif Keuangan Perspektif Pelanggan Perpektif Proses Bisnis InternalPerspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Infrastruktur yang baik &

penerapan SOP Proses

Bisnis

Sumber daya manusia dengan skill, pengetahuan

dan kompetensi

Efisiensi operasi Profit

Peningkatan

Revenue Efisiensi biaya

Kepuasan dan Loyalitas pelanggan

(36)

Perspektif Strategik Obyektif Measure / KPI Ukuran Target Note/Inisiatif

Keuangan

F1‐Mendorong pertumbuhan yang sehat untuk memaksimalkan potensi pasar

F1‐ Penjualan F1‐Angka F1‐54.5M

• Perluasan distribusi

• Pendekatan manajemen pasar

• Pengembangan produk baru

F1‐Profitabilitas F1‐Persentase F1‐ 8% dari penjualan

• Program promosi yang efektif dan fisien

• Evaluasi bisnis yang berkesinambungan

Pelanggan C1‐Menjadikan Puspa catering sebagai

rekan sepanjang usia C1‐Tingkat kepuasan pelanggan C1‐ Persentase C1‐95%

Menjual/memperkenalkan produk dan pelayanan yang berorientasi kepada pelanggan untuk menciptakan sustainable satiisfaction, dibandingkan hanya menjual produk fisik saja

Proses Bisnis Internal

B1‐Menjalankan aliran proses bisnis yang lancer

B1‐ Rata‐rata turn over piutang B1‐Minggu B1‐2 minggu

Peninjauan sistim yang terus‐

menerus, penekanan manajeman berbasis sistem, sumberdaya manusia yang handal B1‐ Stok yang akurat B1‐ Persentase B1‐95%

B2‐Melaksanakan kegiatan organisasi dengan maksimal

B2‐Kesesuaian pencapaian target berdasarkan segmen

B2‐Porsi Persentase

B2‐Gedung : Non gedung = 55:45 B2‐ Pemenuhan kebutuhan pelanggan B2‐ Persentase B2‐95%

B3‐Mempunyai infrasturktur dan sistim prosedur yang baik

B3‐ Proses bisnis dan mendukung proses penjualan produk dan jasa dan didukung juga oleh system IT

B3‐%

Penggunaan teknologi sistem informasi

B3‐85%

B3‐Sistem prosedur yang menunjang

kegiatan perusahaan

B3‐Jumlah

Program B3‐2 SOP dan P&P

(37)

dan Pertumbuhan

karyawan untuk dapat menjalankan roda proses bisnis yang terus dapat berkembang

tahun

pengetahuan dan kesejahteraan karyawan

L1‐Kepuasan karyawan L1‐ Persentase L1‐80%

(38)

4.4.4 Scorecard Departemen Service

Departemen Servis dalam Puspa Catering bertanggung jawab atas pemberian jasa pelayanan pada saat sebelum dan saat acara berlangsung, dengan melakukan koordinasi administrasi, pengelolaan operasional pelayanan, dekorasi, peralatan dan makanan yang akan disajikan.

4.4.4.1 Perspektif Keuangan

Peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan operasionalnya dengan melakukan pengendalian biaya yang lebih baik. Service cost yang yang ditetapkan perusahaan sebesar 14 % dari total penjualan yang terdiri dari komponen biaya keperluan pelanggan, linen dan laundry, sewa peralatan, dekorasi dan honor tenaga lepas.

4.4.4.2 Perspektif Pelanggan

Untuk memberikan kontribusi dalam pencapaian target kepuasan pelanggan sebesar 95% maka dalam hal ini departemen service mempunyai objektif kepuasan pelanggan on event (pada saat acara berlangsung). KPI yang digunakan adalah tingkat kesuksesan penyelesaian on-event problem dan tingkat kepuasan pelanggan untuk mencapai target KPI yang telah ditetapkan perusahaan mempunyai inisiatif yaitu peningkatan dari keahlian, pengetahuan dan kepemimpinan dari captain waiter dan komitmen untuk

(39)

selalu memberikan pelayanan yang superior kepada pelanggan pada sebelum dan saat acara berlangsung.

4.4.4.3 Perspektif Proses Bisnis Internal

• Peningkatan Quality Service

Departemen service mengutamakan peningkatan quality service melalui pengukuran-pengukuran yang dilakukan pada quality service, lead lime loading peralatan dan makanan serta lead time waktu set-up peralatan dan makanan. Peningkatan peningkatan tersebut akan dicapai melalui peningkatan kualitas service melalui koordinasi dengan pihak gedung dan vendor serta koordinasi dengan departemen lain yang terkait seperti deartemen pemasaran dan produksi. Adapun target yang ditetapkan adalah quality service sebesar 95%, lead time loading peralatan dan makanan 4 jam sebelum event dan leadtime set up peralatan dan makanan 1 jam sebelum acara dimulai.

• Peningkatan Sarana dan Prasarana

Untuk mendukung marketing plan yang dibuat satu tahun sekali setiap bulan September oleh departemen pemasaran dan penjualan maka departemen service diharapkan untuk menyusun sebuah rencana kerja dan anggaran dalam peningkatan sarana dan prasarana dalam bentuk pembelian peralatan-peralatan kerja.

(40)

4.4.4.4 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

SDM dengan keahlian dan pengetahuan yang baik di departemen service dapat dicapai dengan melakukan pelatihan-pelatihan. Untuk itu perusahaan melakukan inisiatif seperti pelatihan dan workshop yang diadakan 2 kali dalam 1 tahun.

(41)

Gambar 4.7 Peta Strategi Puspa Catering Departemen Service Peningkatan Efisiensi

Biaya

Perspektif Keuangan Perspektif PelangganPerpektif Proses Bisnis Internal Penurunan

Biaya

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Peningkatan Sarana dan

Prasarana

Peningkatan Quality of Service

Peningkatan Kompetensi dalam

Keahlian dan Pengetahuan

Pelatihan Pelayanan on-event

Kepuasan Pelanggan

(42)

Keuangan F1‐Peningkatan efisiensi biaya F1‐Biaya service

F1‐persentase (dari total penjualan)

14% Pengendalian Biaya

Pelanggan C1‐ Kepuasan pelanggan on event

C1‐Tingkat kesuksesan penyelesaian

on‐event problem C1‐persentase 95% • Keahlian, pengetahuan dan

Leadership dari captain waiter

• Pelayanan yang superior C1‐Tingkat kepuasan pelanggan C1‐persentase 95%

Proses Bisnis Internal

B1‐Peningkatan quality of service

B1‐1 Quality of service, B1‐persentase 95% Peningkatan kualitas service

B1‐2 Lead time loading peralatan dan

makanan sesuai rencana kerja B1‐jam

4 Jam sebelum

event

• Koordinasi dengan pihak gedung,vendor

B1‐3 Lead time set up makanan dan

peralatan sesuai rencana kerja B1‐jam

1 Jam sebelum

event

• Koordinasi dengan departemen lain yang terkail Seperti : dept.pemasaran

& produksi

B3‐Peningkatan sarana dan prasarana B3‐Peningkatan sarana dan prasarana B3‐persentase

100% sesuai dengan rencana marketing

plan

Peningkatan sarana dan prasarana penunjang pekerjaan

Pembelajaran dan Pertumbuhan

L1‐SDM yang memiliki Keahlian dan pengetahuan yang baik

L1‐Peningkatan kemampuan team service dalam merespon pelayanan pelanggan

L1‐angka

2 kali pelatihan pertahun

Jumlah pelatihan yang dapat dilakukan tim service

(43)

4.4.5 Scorecard Departemen Produksi

Departemen produksi adalah departemen yang bertanggung jawab atas perumusan, pengendalian, koordinasi, evaluasi dan administrasi dalam pengelolaan produksi makanan dan minuman. Seperti yang tertera pada gambar 4.2 kegiatan proses operasi pada Puspa Catering secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian yaitu:

1. Preparing 2. Cooking 3. Holding

Pada tahap preparing bahan baku diperiksa kualitasnya dan dibersihkan secara seksama hingga bersih, terutama sayur-sayuran dan buah-buahan.

Langkah kedua adalah cooking yaitu dimana bahan baku yang telah dibersihkan segera diolah sesuai dengan standard recipe yang telah ada.

Standard recipe merupakan basic production tools karena menjelaskan bagaimana makanan harus dibuat / diolah. Tahap terakhir adalah holding, pada tahap ini bahan baku yang telah diolah menjadi makanan diperiksa kembali kualitas dan kuantitasnya beberapa kali. Setelah selesai diperiksa makanan harus segera disajikan.

(44)

• Peningkatan Efisiensi Biaya Produksi

Perusahaan melakukan efisiensi biaya produksi dengan mengukur persentase biaya operasional dengan total penjualan ditargetkan sebesar 29% melalui pengendalian biaya yang baik.

• Penurunan persentase penyimpangan anggaran yang ditargetkan oleh departemen produksi adalah sebesar 50%, untuk itu perusahaan melakukan pengelolaan budget yang efektif diukur dari menurunnya persentase penyimpangan penggunaan anggaran melalui forecasting yang lebih baik dan akurat.

Departemen produksi mempunyai objektif unutk menciptakan produk- produk yang dapat diterima pasar secara luas. Untuk mengukur objektif tersebut dilakukan survey kepuasan pelanggan dengan target sebesar 95%

sehingga dapat diketahui tren dari selera pasar saat ini. untuk itu diperlukan adanya R&D (Research and Development) yang produktif.

(45)

• Penurunan Biaya

Walaupun foodcost sebesar 29 % yang sudah ada saat ini dinilai sudah baik dalam industri catering tetapi perusahaan menargetkan penurunan foodcost sebesar 1 % yang dihasilkan dari peningkatan volume produksi.

• Peningkatan Sarana dan Prasarana

Departemen produksi mengalokasikan biaya untuk penambahan sarana dan prasarana kerja sebesar 250 juta rupiah pertahun atau sebesar 5% dari total penjualan.

4.4.5.4 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

SDM dengan keahlian dan pengetahuan yang baik di departemen produksi dapat dicapai dengan melakukan pelatihan-pelatihan dalam bidang keahlian planning and control for food and beverage operation, food safety dan sanitasi dan hygiene . Untuk itu perusahaan melakukan inisiatif seperti pelatihan dan workshop yang diadakan 4 kali setahun dan morning briefing yang diadakan hari senin sampai kamis pada jam 10 sampai 12 siang tergantung dari volume pekerjaan hari itu.

(46)

Gambar 4.8 Peta Strategi Puspa Catering Departemen Produksi Peningkatan Efisiensi

Biaya Perspektif Keuangan Perspektif PelangganPerpektif Proses Bisnis Internal

Penurunan Biaya

Peningkatan Sarana dan

Prasarana

SDM yang Memiliki Keahlian dan Pengetahuan yang Baik

Training Produk yang Dapat

Diterima Pasar

Kepuasan Kerja Karyawan Pengelolaan Budget yang

Efektif

(47)

Keuangan

F1‐ Peningkatan efisiensi biaya produksi

F1‐ % biaya operasional vs total penjualan

F1‐

Persentase 29% Pengendalian Biaya F2‐Pengelolaan budget yang efektif F2‐Penurunan persentase

penyimpangan anggaran

F2‐

Persentase 50% Forecasting biaya yang baik Pelanggan C1‐menciptakan produk yang dapat

pasar secara luas C1‐ Tingkat kepuasan pelanggan C1‐

Persentase 95% R&D yang produktif

Proses bisnis internal

B1‐ Penurunan biaya B1‐ % penurunan food cost B1‐

Persentase 1% Perbandingan biaya yang harus dikeluarkan untuk operasional dengan penjualan yang ada

B2‐ Peningkatan sarana dan

prasarana B2‐ Peningkatan sarana dan prasarana B2‐angka

250 jt/tahun (5% dari

target penjualan)

Peningkatan sarana dan prasarana penunjang pekerjaan

Pembelajaran dan Pertumbuhan

L1‐ SDM yang memiliki keahlian dan pengetahuan yang baik

L1‐ Peningkatan kemampuan team produksi dalam merespon pelayanan pelanggan

L1‐ Angka 4cpelatihan

per tahun Jumlah pelatihan yang dapat dilakukan

L2‐iklim kerja yang kondusif L2‐Indeks kepuasan kerja karyawan L2‐

Persentase 80% Meningkatkan rasa kepemilikan dan loyalitas

(48)

4.4.6 Scorecard Departemen Keuangan

Departemen keuangan bertanggung jawab untuk perumusan dan pengendalian biaya (cost control), pengaturan kas keluar dan kas masuk perusahaan dan bagian pembelian (purchasing).

• Mengatur Arus Kas

Strategi objektif perusahaan mengatur arus kas dengan cara menetapkan target rata-rata pengeluaran per bulan perusahaan sebesar Rp.4 Miliar rupiah dan pendapatan rata-rata sebesar Rp.5 Miliar dengan demikian perusahaan dapat menjaga likuiditas perusahaan. Rata-rata umur piutang ditetapkan 2 minggu meskipun ada kebijakan pelunasan H-2 untuk acara non-hall dan H-7 untuk acara non wedding hall disebabkan adanya special customer.

• Meningkatkan Akurasi Laporan Keuangan

Akurasi laporan keuangan dapat dicapai dengan melakukan follow-up terhadap laporan-laporan penggunaan anggaran dari departemen yang terkait agar tidak terjadi keterlambatan pencatatan.

• Laporan Keuangan yang Tepat Waktu

Laporan keuangan yang tepat waktu, perusahaan menetapkan tanggal 5 setiap bulannya untuk penerbitan laporan keuangan.

(49)

• Terdapat 2 jenis pelanggan dalam departemen keuangan, pelanggan yang pertama adalah pelanggan eksternal yaitu vendor dan pelanggan pengguna jasa catering dan pelanggan internal yaitu departemen lain yang terkait.

• Menjaga Jumlah Stok yang Akurat

Menjaga jumlah stok yang akurat dilakukan dengan menggunakan sistem inventori control yang efektif maka perusahaan menargetkan ketepatan laporan sebesar 95%.

• Waktu Pemesanan Terhadap Vendor

Perusahaan menetapkan waktu proses pemesanan terhadap vendor dengan lead time 3 hari.

4.4.6.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

• SDM Menjalankan Kegiatan Operasi Administrasi Dengan Baik

Agar SDM dapat menjalankan kegiatan administrasi keuangan dengan efektif dan efisien dilakukan pelatihan program aplikasi untuk proses finance dan accounting dengan on the job training dan pelatihan diluar untuk keahlian pajak.

(50)

Gambar 4.9 Peta Strategi Puspa Catering Departemen Keuangan Mempercepat Laporan Perspektif Keuangan Perspektif PelangganPerpektif Proses Bisnis Internal

Mempercepat Waktu Proses Pemesanan

Stock yang Akurat

SDM yang Memiliki Skill and Knowledge yang Baik

Outsource Training Kepuasan

Pelanggan Internal

On the job Training

Arus Kas

Kepuasan Planggan External Akurasi Laporan

(51)

Keuangan

F1‐Mengatur arus kas

F1‐Rata‐rata pengeluaran F1‐angka

(Rp)

4 Miliar perbulan

• Penerapan SOP: pelaporan realisasi penggunaan anggaran dari departemen yag terkait

F1‐Pendapatan F1‐angka

(Rp)

5 Miliar

perbulan • Sistem dan prosedur kerja yang jelas dan terkendali

F1‐Rata‐rata turn over piutang B1‐minggu B1‐2 F2‐Meningkatkan akurasi

laporan keuangan F2‐Akurasi perhitungan laporan keuangan F2‐

Persentase 90%

• Follow‐up oleh petugas keuangan atas laporan anggaran untuk departemen yang terkait

F3‐Laporan keuangan yang tepat waktu

F3‐Waktu yang diperlukan dalam pembuatan laporan keuangan

F3‐

waktu(hari)

Tanggal 5 setiap bulannya

• Sumber daya menusia yang mampu menjalankan sistem dan prosedur dengan baik

Pelanggan

C1‐ Meningkatkan kepuasan pelanggan internal

C1‐Kepuasan palanggan internal terhadap kebutuhan yang diperlukan oleh departemen lain

C1‐

Persentase 95% • Proses bisnis internal yang berjalan dengan baik

C2‐Meningkatkan kepuasan pelanggan external

C2‐Kepuasan pelanggan external seperti pemenuhan kebutuhan barang

C2‐

Persentase 95%

• pelunasan tepat waktu terhadap vendor yaitu per 2 minggu

• pembagian pesanan yang merata terhadap vendor‐vendor

Proses Bisnis Internal

B1‐Menjaga jumlah stok yang

akurat B1‐Laporan stok yang akurat B1‐

persentase 95% • sistem dan prosedur kerja yang jelas dan terkendali

B2‐ Waktu proses pemesanan kepada vendor

B2‐Waktu yang diperlukan mulai dari pemesanan sampai barang tiba di gudang puspa

B2‐waktu

(hari) 3 hari

• Kontrol dari aktivitas operasional

• Analisa periode low season dan high season

• Stok opname yang dilakukan 1 bulan sekali

• Sumber daya menusia yang mampu menjalankan SOP dengan baik

(52)

Pertumbuhan keuangan dengan efektif dan efisien

L1‐Pelatihan pajak L1‐angka 1 kali

pertahun outsource training

(53)

4.4.7 Scorecard Departemen General Affairs

Departemen General Affair adalah supporting unit yang bertanggung jawab atas fungsi-fungsi maintenance, outsourcing, legal issues, sekuriti, office boy, transportasi, cleaning service, sekretariat, IT, personalia, ATK dan kantin.

Dalam strategi optimalisasi budget diharapkan biaya sesuai dengan anggaran dimana sebalumnya telah ditetapkan untuk payroll sebesar 23,35%, maintenance 0,42%,, listrik dan telepon 1,5%, dan biaya general and administration 1,89% dari total penjualan yang telah disetujui oleh manajemen. Target ini dapat dicapai dengan pengendalian alokasi biaya yang optimal dan memonitor alat dan penggunaan fasilitas perusahaan.

• Meningkatkan Loyalitas Karyawan

Meningkatkan loyalitas karyawan dengan cara meningkatkan kepuasan karyawan secara keseluruhan melalui program kesejahteraan karyawan dengan menggunakan employee satisfaction indeks sebesar 80%. Zero demo juga merupakan suatu ukuran yang digunakan untuk menentukan loyalitas karyawan.

(54)

• Company Image

Perusahan menetapkan company image yang tinggi sebesar 98%, karena company Image akan berpengaruh terhadap persepsi pelanggan puspa catering. Company image yang baik yang sudah dimiliki perusahaan saat ini akan dipertahankan dengan cara memberikan tampilan dan hal yang memberikan pengaruh khas.

• Turn Over Karyawan

Saat ini turn over karyawan Puspa Catering adalah sebesar 15%, perusahaan menargetkan turn over karyawan untuk turun menjadi 10%.

Untuk mencapai target ini dilakukan perekrutan karyawan sesuai dengan permintaan kebutuhan karyawan dari setiap departemen.

• Pengendalian Legal Issues

Pengendalian legal Issues dengan cara mengikuti aturan ketenaga kerjaan dengan target 98%, penyelesaian masalah hukum sebesar 95% dan pencapaian on time legal document sebesar 100%. Target-target tersebut akan dicapai dengan cara mensosialisasikan peraturan dan tata tertib perusahaan dengan mebina komunikasi internal untuk setiap pimpinan dalam implementasi aturan dan tata tertib tersebut. Menyelesaikan

(55)

masalah yang timbul dengan tuntas dan pengerjaan legal document yang tepat waktu.

• Kapabilitas Karyawan

Kapabilitas karyawan diukur dengan cara menargetkan akurasi kerja administrasi sebesar 95% , dan toleransi 1 masalah kecil yang tidak terselesaikan tiap tahun. Kapabilitas ini akan dijaga dengan mengimplementasikan dua buah program yaitu SOP dan P&P.

• Meningkatkan Komunikasi

Komunikasi lintas perusahaan yang baik merupakan suatu tujuan yang di utamakan perusahaan maka diharapkan setiap informasi yang diberikan perusahaan dapat diterima dengan baik.

4.4.7.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Keahlian, pengetahuan dan kesejahteraan karyawan ditingkatkan agar karyawan mempunyai kemampuan untuk menjalankan roda bisnis dan administrasi dengan cara menargetkan jumlah jam pelatihan yang harus diikuti oleh karyawan yaitu 172 jam pertahun.

(56)

Gambar 4.10 Peta Strategi Puspa Catering Departemen General Affairs Optimalisasi Budget

Perspektif Keuangan Perspektif Pelanggan Proses Bisnis Internal

Kapabilitas Karyawan

Komunikasi yang Baik

SDM yang Memiliki Skill and Knowledge yang Baik Company

Image

Pelatihan

Loyalitas Karyawan

Pengendalian Legal Issues

Turn over Karyawan