OPTIMALISASI MEDIA SOSIAL SEBAGAI SARANA LAYANAN DAN PROMOSI DI PERPUSTAKAAN UBAYA Oleh Achmad Basori
Latar Belakang
Fungsi perpustakaan sesuai amanat UU No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan, yaitu sebagai wahana pendidikan, penelitian, informasi, pelestarian, dan rekreasi, yang pada akhirnya bertujuan untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Dapat dikatakan, perpustakaan berperan sebagai pusat belajar sepanjang hayat di tengah masyarakat. Layanan perpustakaan yang umumnya dimanfaatkan oleh pemustaka di antaranya layanan sirkulasi dan referensi, biasanya diakses secara langsung dengan mendatangi gedung perpustakaan. Namun, saat pandemi sekarang ini, dengan berbagai keterbatasan, perpustakaan dituntut untuk berinovasi dalam melayani pemustaka agar tetap dapat memberikan layanan prima sebagaimana kondisi normal. “Setelah pandemi, semuanya berubah,” dunia saat ini sedang mengalami kekacauan akibat adanya pandemi yaitu Covid-19 yang disebabkan oleh SARS-CoV-2, sebuah virus jenis baru berasal dari China, karena pandemi tersebut masyarakat dihimbau untuk melakukan social distancing dan physical distancing yang mengakibatkan masyarakat harus berada di rumah terus-menerus dan dilarang berdekatan satu sama lain. Sehingga masyarakat khususnya pekerja dan mahasiswa mau tidak mau harus melakukan kegiatan melalui online atau Work from Home (WfH). Lembaga internasional di bidang perpustakaan yaitu IFLA (International Federation of Library Associations) telah mengeluarkan pedoman bagi perpustakaan seluruh dunia untuk bisa memberikan layanan selama masa pandemi berlangsung (IFLA, 2020).
Perpustakaan dapat mengoptimalkan layanan yang ada dengan membuat perkembangan baru yang dapat mempermudah pemakai dalam mengakses informasi, mengingat perkembangan peradaban kehidupan manusia telah mengantarkan kita ke dalam suatu era yang serba canggih. Perkembangan kecanggihan teknologi yang paling terlihat adalah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang berjalan sangat cepat. Teknologi informasi menjadi bagian dari kehidupan keseharian masyarakat. Kehidupan manusia seolah-olah tidak bisa dilepaskan dengan teknologi informasi dan komunikasi.
Mengapa generasi muda atau milenial sangat menggandrungi smartphone dan wifi ? Jawabannya karena mereka ingin terkoneksi dengan dunia luar. Mereka ingin berinteraksi dengan pihak-pihak lain di luar lingkungan mereka sehari-hari. Milenial ingin mengikuti perkembangan terbaru dan mengikuti tren-tren yang terjadi di luar. Interaksi ini dilakukan melalui sosial media.
Permasalahan
Komunikasi melalui media sosial antara perpustakaan dan pengguna dipandang jauh lebih efektif dari pada jenis komunikasi konvensional yang lebih dahulu ada, seperti poster yang ditempel, undangan tercetak, selebaran-selebaran dan lain sebagainya. Tentu ini merupakan peluang luar biasa besar bagi Pustakawan untuk melakukan promosi melalui media sosial. Pustakawan yang mempunyai tugas dan fungsi pengelolaan dan pengembangan perpustakaan bisa memanfaatkan kreatifitas guna melakukan promosi dengan membuat sebuah pengumuman yang menarik untuk dilihat dan dibaca untuk kemudian disebarkan melalui media sosial. Dengan promosi melalui media sosial, perpustakaan akan mampu menjangkau pemustaka dari segala lapisan dengan jangkauan lebih luas sehingga koleksi dan layanan dapat dimanfaatkan lebih maksimal. Termasuk diantaranya adalah memudahkan sosialisasi informasi dan agenda kegiatan/event perpustakaan yang telah dan akan dilaksanakan. Media sosial juga bisa digunakan sebagai ajang interaktif dan partisipasi aktif pemustaka dalam pengembangan perpustakaan melalui usulan dan kritik/koreksi. Berdasarkan latar belakang diatas maka permasalahan yang dibahas dalam hal ini , yakni mengenai media sosial apa saja yang dikelola oleh Perpustakaan UBAYA?, dan bagaimana strategi yang dilakukan Perpustakaan UBAYA dalam pemanfaatan media sosial sebagai sarana promosi dan layanan?
Pembahasan
Persentase pengguna internet yang menggunakan setiap platform [berbasis survei] adalah sebagai berikut:
Pengguna Youtube di Indonesia sebanyak 88% dari jumlah populasi. Pengguna Whatsapp di Indonesia sebanyak 84% dari jumlah populasi. Pengguna Facebook di Indonesia sebanyak 82% dari jumlah populasi. Pengguna Instagram di Indonesia sebanyak 79% dari jumlah populasi.
Berdasarkan hasil survei yang kita dapat dari katadata dan hootsuite dan merujuk Surat Edaran WR 1 Nomor : 0564/UM/SR/III/2020 tentang Pengaturan Tugas Akhir dan Administrasi Akademik bagi Mahasiswa selama Masa WFH yang merujuk perpustakaan memberikan layanan online terhadap layanan maka perpustakaan melakukan strategi untuk menggunakan dan memanfaatkan media sosial sebagai sarana promosi dan layanan.
Adapun media sosial yang dikelola perpustakaan UBAYA adalah : Facebook
memang sudah lewat masa kejayaannya, namun masih digemari oleh beberapa kalangan seperti dosen dan beberapa mahasiswa. Facebook masih dianggap efektif dan efisien dalam menyampaikan informasi, merepresentasikan suatu lembaga dan berjejaring. Facebook mampu memberikan feedback secara langsung sehingga tercipta komunikasi antar pribadi. Untuk itu, Perpustakaan UBAYA memiliki facebook untuk menampilkan produk dan layanan serta dapat menjalin komunikasi dengan para pemustaka.
adalah sebuah aplikasi berbagi foto dan video yang memungkinkan pengguna mengambil foto, mengambil video, menerapkan filter digital, dan membagikannya ke berbagai layanan jejaring sosial, termasuk milik Instagram sendiri. (https://id.wikipedia.org/wiki/Instagram)
Dengan Instagram, seseorang bisa menyimpan foto dan video secara online sekaligus membagikannya. Foto dan video ini selanjutnya bisa dijadikan dokumen bersama yang bisa ditanggapi dengan like maupun komentar dari user lainnya. Keunikan Instagram adalah setiap postingan harus menggunakan foto atau video.
Instagram sebagai media sosial paling banyak digunakan, baik sekedar untuk media komunikasi maupun profil bisnis.(https://www.cnbcindonesia.com )
Sebagai media sosial, system pemanfaatan Instagram adalah dengan menjadi Following atau akun yang diikuti dan Followers atau akun yang mengikuti. Hal terpenting dalam media sosial
Instagram adalah strategi perbanyak jumlah Follower. Jumlah Follower berbanding lurus dengan respon pada tiap postingan. Semakin banyak jumlah Follower maka semakin banyak pula peluang untuk mendapatkan respon dan dampak yang ditimbulkannya.
Youtube
siapa saat ini yang tidak mengenal Youtube? Semua orang sangat akrab dengan youtube. Youtube berdiri pada Februari 2005 dan telah berkembang dengan pesat. Pertumbuhan waktu menonton di youtube semakin cepat dan naik minimal 50% dari tahun ke tahun selama 3 tahun berturut-turut. Youtube menjadi mesin pencari terbesar kedua di dunia setelah google. Maka memilih video sebagai alat promosi merupakan pilihan yang bijak. Metode ini cukup efektif untuk menarik minat konsumen atau pengguna. Pengguna merasa lebih mudah mengikuti suatu panduan dengan youtube. Perpustakaan UBAYA juga memilih youtube sebagai sarana promosi dan komunikasi dengan para pengguna. Melalui youtube informasi yang hendak disampaikan akan lebih mudah diterima dan jelas ditangkap oleh pemustaka.
Perpustakaan UBAYA memanfaatkan channel youtube untuk membagi informasi mengenai profile perpustakaan, prosedur atau tutorial layanan terbaru, kegiatan dan lain sebagainya
Channel Youtube Perpustakaan UBAYA memiliki alamat @ubayalibrary. Whatsapp Bisnis
adalah aplikasi yang didesain khusus untuk para pemilik bisnis yang bisa diunduh secara gratis. Whatsapp Bisnis (WaB) memang khusus dibuat untuk pemilik bisnis kecil, seperti Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Whatsapp Bisnis (WaB) mengeluarkan fitur-fitur yang akan memudahkan Anda untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Anda dapat membalas pesan secara otomatis, sortir pesan, dan menjawab pertanyaan pelanggan dengan cepat.
Meski sama-sama merupakan aplikasi chat, WhatsApp bisnis dan WhatsApp Messenger tidaklah sama. Ada sejumlah fitur WhatsApp Bisnis yang tidak akan Anda temukan di WhatsApp Messenger.
Whatsapp Bisnis (WaB) Perpustakaan UBAYA merupakan salah satu media sosial yang dimiliki oleh Perpustakaan UBAYA. Melalui Whatsapp Bisnis (WaB), Perpustakaan UBAYA menyampaikan informasi terkini tentang perpustakaan. Berita terbaru dan kondisi perpustakaan terkini masuk dalam Whatsapp Bisnis (WaB) Perpustakaan UBAYA. Pemustaka dapat mengetahui perkembangan terbaru perpustakaan melalui Whatsapp Bisnis (WaB). Pemustaka dapat berinteraksi secara langsung melalui call center seputar masalah perpustakaan dan mendapat respon dengan cepat. Whatsapp Bisnis (WaB) Perpustakaan UBAYA juga
menginformasikan mengenai kegiatan di perpustakaan, misal layanan yang disediakan, koleksi buku baru, lomba, seminar, talkshow, dan lain-lain. Melalui layanan Whatsapp Bisnis (WaB) terdapat beberapa fasilitas katalog yang disediakan sehingga pemustaka dapat memilih sesuai dengan kebutuhan atau permasalahan yang ada. Layanan Call Center menggunakan Whatsapp Bisnis (WaB) dapat memberikan auto respon kepada pemustaka
Selama ini penggunaan Whatsapp Bisnis (WaB) tidak hanya digunakan oleh pemustaka untuk menanyakan informasi terkait perpustakaan. Namun yang terjada pada saat ini banyak dari pemustaka yang menanyakan informasi diluar perpustakaan seperti perihal keuangan, akademik, kemahasiswaan, pendaftaran mahasiswa baru dan lain sebagainya. Hal ini terjadi karena selama ini di unit/ direktorat lain belum semuanya memiliki layanan call center atau selama ini pemustaka mendapat respon atas layanan yang diberikan perpustakaan dengan cepat.
Pemustaka dapat menghubungi call center Perpustakaan UBAYA dengan nomor Whatsapp Bisnis (WaB) +62851 5757 1362
Rancangan Prosedur
Gambar rancangan prosedur online service @ubayalibrary
Dari rancang prosedur layanan perpustakaan yang kita hadapi sebelum pandemi yang offline/ selanjutnya dikembangkan pada saat pandemi yang harus dilakukan secara online. Untuk itu perlu adanya media yang digunakan untuk menyampaikan informasi ke pemustaka melalui media sosial.
Pengembangan layanan perpustakaan sebagai berikut : Peminjaman buku secara online
selama New Normal perpustakaan UBAYA menyediakan layanan Peminjaman online, Perpanjangan online dan Pengembalian mandiri melalui Drop Box yang tersedia di Posko Security.
Administrasi surat bebas pinjam secara online
layanan bebas pinjam dipergunakan bagi mahasiswa sebagai salah satu syarat kelulusan. Selain itu, layanan ini juga dapat dimanfaatkan bagi mahasiswa yang mengajukan berhenti studi sementara. Selama masa pandemi COVID-19 ini, pengajuan bebas pinjam perpustakaan dapat dilakukan secara online.
Layanan Unggah Mandiri Tugas Akhir
bagi mahasiswa tingkat akhir sebagai salah satu syarat kelulusan adalah menghasilkan karya tugas akhir. Karya tugas akhir ini wajib diunggah online pada database di perpustakaan. Selama masa pandemi COVID-19 ini, Unggah Mandiri Tugas Akhir dilakukan secara online tanpa harus datang ke perpustakaan.
Request akses Turnitin
layanan untuk akses dan penghapusan akses ke Turnitin yang bisa dilakukan mahasiswa secara online tanpa tatap muka dengan petugas
Library Series
kelas Literasi Informasi Online merupakan pengembangan dari program Infolite Ubaya Library for you. Pada masa pandemi COVID-19 Infolite Ubaya tetap bisa dimanfaatkan oleh sivitas akademika dalam bentuk pembelajaran online dengan aplikasi zoom. Infolite Ubaya Library for you memberikan materi tentang cara akses, penggunaan dan evaluasi informasi secara efektif dan efisien. Bagi mahasiswa kemampuan ini penting dimiliki untuk memudahkan kalian dalam proses akses sumber informasi guna mendukung proses belajar dan penelitian
Call Center
layanan yang berbasis Whatsspp Bisnis (WaB) yang bisa dihubungi apabila pemustaka membutuhkan informasi kegiatan yang berkaitan dengan layanan perpustakaan.
Harapan akan dampak/hasil keluaran
Melalui optimalisasi pemanfaatan media sosial sebagai media layanan dan promosi perpustakaan Ubaya diharapkan memberikan peningkatan kepuasan pemustaka terhadap layanan dan seluruh kegiatan perpustakaan secara keseluruhan.
Melalui pemanfaatan media sosial sebagai media layanan dan promosi perpustakaan diharapkan memiliki dampak/hasil keluaran sebagai berikut:
Kecepatan respon atas layanan
dengan adanya kegiatan layanan secara online pada perpustakaan UBAYA diharapkan penggunaan aplikasi Whatsapp Bisnis (WaB) sebagai terobosan dalam hal komunikasi dengan pemustaka dalam hal kecepatan respon atas layanan yang diberikan perpustakaan
Kemudahan mendapatkan informasi secara tepat
pemustaka mendapatkan informasi tentang kegiatan atau promosi yang dilakukan oleh perpustakaan melalui media sosial
Kemudahan akses
melalui sosial media pemustaka lebih mudah akses terhadap update informasi dan layanan yang diberikan oleh perpustakaan.
Peningkatan Kepuasan Layanan
dengan adanya sosial media berdampak pada kepuasaan pemustaka pada layanan dan produk perpustakaan
Auto respond
Memanfaatkan fitur yang sudah ada pada aplikasi media sosial diharapkan dapat memberikan respon langsung kepada pemustaka
Hasil Penerapan/Pelaksanaan
Penggunaan sosial media sebagai sarana promosi pada Perpustakaan UBAYA sudah dilakukan sebelum adanya pandemi tetapi karena perkembangan dan tuntutan pola milenial dalam mengakses suatu informasi ditunjang adanya pandemi saat ini maka penggunaan sosial media tidak hanya sebagai alat promosi, tetapi bisa digunakan sebagai media untuk melayani kebutuhan para pemustaka akan produk perpustakaan.
Kesimpulan
Penerapan media sosial sebagai media promosi untuk perpustakaan merupakan sebuah inovasi dalam marketing perpustakaan. Dalam mencari informasi, Pemustaka tidak harus datang ke perpustakaan. Perpustakaan dapat melakukan indentifikasi kebutuhan informasi pemustaka, menetapkan strategi marketing inovatif dan kreatif.
Saran Pengembangan
Kelebihan :
Pemustaka lebih familier dengan media social
mengingat perkembangan teknologi informasi dan meningkatnya media sosial sebagai Pemustaka lebih mudah mengakses informasi yg dibutuhkan
saat ini pemustaka tidak perlu datang secara fisik ke perpustakaan karena hampir semua informasi dan layanan sudah dapat diakses secara online
Pemustaka lebih mudah mendapat respon/ feedback secara langsung
adanya beberapa media sosial yang dikelola perpustakaan diharapkan dapat membantu pemustaka untuk menjawab kebutuhan akan akses dan respon secara cepat dari perpustakaan
Dapat digunakan untuk layanan yang lebih intensif dan interaktif
dengan memanfaatkan fitur yang ada di media sosial diharapkan dapat digunakan untuk berbagai kegiatan perpustakaan antara lain, promosi, bimbingan pemustaka, LCS, riset dll
Kelemahan
ada beberapa fitur yang masih berbayar di aplikasi media social
untuk mendapatkan semua fitur yang ada di aplikasi media sosial harus berbayar agar mendapatkan hasil optimal seperti promosi untuk mengenalkan produk layanan kita ke segmen yang lebih luas
dibutuhkan tim yang profesional
agar menghasilkan konten materi yang menarik dan sesuai kebutuhan segmen pemustaka, namun saat ini belum ada tim yang profesional yang menangani dalam hal pembuatan dan penyebaran konten
saat ini informasi yang dibutuhkan pemustaka hampir dipastikan setiap saat harus update dan mendapatkan respon yang cepat, saat ini masih terkendala dengan waktu layanan normal
