RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN BAGI AKREDITASI PROGRAM STUDI

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

BAGI AKREDITASI PROGRAM STUDI

Syamsu

Pusat Layanan Akreditasi dan SPMI LPPMP

Universitas Tadulako

Bahan Disajika pada Workshop Penyusunan Formulir RTM

Program Pengembangan SPMI UNTAD Tahun 2021,

Agenda

01

Referensi

02

Akreditasi

02

Pentingnya RTM bagi Akreditasi

Program Studi

Referensi

❖ Permendikbud Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan

Mutu Pendidikan Tinggi

❖ Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi

❖ Permendikbud Nomor 5 Tahun 2020 tentang Akreditasi Program

Studi dan Perguruan Tinggi

❖ Peraturan BAN PT Nomor 5 Tahun 2019 tentang Instrumen Akreditasi

TIDAK TERAKREDITASI

(<200)

BAIK : 200 -300

(LOKAL)

BAIK SEKALI 301 – 360

(NASIONAL)

UNGGUL

≥ 361

(INTERNASIONAL

)

PERINGKAT AKREDITASI

1

2

3

Komponen

dalam setiap

kriteria pd LED

LATAR BELAKANG, TUJUAN & RASIONAL 1 KEBIJAKAN 2 STRATEGI PENCAPAIAN 3

INDIKATOR KINERJA UTAMA 4

INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN 5

EVALUASI CAPAIAN KINNERJA 6

PENJAMINAN MUTU 7

KEPUASAN PENGGUNA 8

SIMPULAN HASIL EVALUASI DAN TINDAK LANJUT

IKU, 27

tabel

Tata pamong, tata kerja

dan kerjasama, 1 tabel

Mahasiswa: 2 tabel

SDM: profil Dosen, 5;

kinerja dosen, 7 tabel

1

2

3

Keuangan dan sarpras 1

tabel

4

Pendidikan 3 tabel

5

Penelitian 2 tabel

6

Pengabdia, 1 tabel

7

Luaran Tridarma: 5 tabel

8

Sosialisasi instrumen baru APT 3.0 BAN PT

1. Visi, Misi, Tujuan, dan Strategi

2. Tata Pamong, Tata Kelola, dan Ke rjasama

3. Mahasiswa

4. Sumber Daya Manusia

5. Keuangan, Sarana, dan Prasarana 6. Pendidikan

7. Penelitian

8. Pengabdian kepada Masyarakat

9. Luaran dan Capaian Tridharma

1. Latar Belakang 2. Kebijakan

3. Strategi Pencapaian VMT 4. Indikator Kinerja Utama 5. Indikator Kinerja Tambahan 6. Evaluasi Capaian Kinerja 7. Simpulan hasil evaluasi keterca

paian VMTS dan tindak lanjut

1. Indikator Kinerja Utama (Pendidikan, Penelitian dan P kM)

2. Indikator Kinerja Tambahan 3. Evaluasi Capaian Kinerja 4. Penjaminan Mutu Luaran 5. Kepuasan Pengguna

6. Simpulan hasil evaluasi ketercapaian standar luaran d an capaian serta tindak lanjut

1. Latar Belakang 2. Kebijakan

3. Standar Perguruan Tinggi dan Strategi Pencapaian Standar 4. Indikator Kinerja Utama

5. Indikator Kinerja Tambahan 6. Evaluasi Capaian Kinerja 7. Penjaminan Mutu 8. Kepuasan Pengguna

9. Simpulan hasil evaluasi ketercapaian kriteria dan tindak lan jut STRUKTUR PEN ULISAN UNTUK SETIAP KRITERI A: LKPT LKPT

Dokumen Renstra yang sedan g dijalanakan

Pentingnya RTM

Fenomena tentang Laporan RTM

❑Laporan RTM adalah dokumen pendukung

akreditasi, bukan dokumen yang benar-benar

dilaksanakan

❑RTM tidak sesuai dengan hasil audit mutu internal

dan hasil monev lainnya

❑Bahasa dalam laporan RTM tidak sesuai dengan

kondisi yang sebenarnya

❑Laporan RTM tidak melalui proses diskusi

❑Laporan RTM tidak disahkan

❑Laporan RTM tidak pernah ditindaklanjuti oleh

prodi atau unit kerja lainnya

Siklus

SPMI

Penetapan Standar

Merupakan kegiatan penentuan standar / ukuran .

Pelaksanaan Standar

Merupakan kegiatan pemenuhan standar / ukuran

P

P

P

E

P

Evaluasi Pelaksanaan Standar

Pembandingan antara luaran kegiatan pemenuhan standar / ukuran dengan standar / ukuran yang telah ditetapkan

Pengendalian Standar

Kegiatan analisis penyebab standar/ukuran yang tidak tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi

Peningkatan Standar

Kegiatan perbaikan standar/ukuran lebih tinggi dari standar/ukuran yang telah ditetapkan

Pengendalian Pelaksanaan Standar Dikti

P

Siapa yg

melakukan

pengenda-lian?

Hasil Evaluasi

Pelaksanaan Standar Dikti

Pengendalian Standar Dikti

Mencapai Standar Dikti Perguruan Tinggi mempertahankan

pencapaian dan berupaya meningkatkan

Standar Dikti

Melampaui Standar Dikti Perguruan Tinggi mempertahankan

pelampauan dan berupaya lebih meningkatkan Standar Dikti

Belum Mencapai Standar Dikti Perguruan Tinggi melakukan tindakan

koreksi pelaksanan Standar Dikti agar

Perguruan Tinggi mengembalikan

pelaksanaan Standar Dikti pada Standar

Dikti. Menyimpang dari Standar Dikti

Suatu rapat yang dipimpin langsung oleh pimpinan dan dihadiri oleh seluruh

jajaran manajemen yang dipimpinnya.

Dilaksanakan 1 kali dalam tiap semester atau diluar jadwal rencana, apabila

ada hal-hal penting yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu/SPMI

yang memerlukan tindak lanjut.

Tahapan RTM

Berjenjang dari Level Prodi sampai Universitas

Wakil Rektor, Ketua Senat Universitas, Ketua Dewan Pertimbangan, Dekan/Direktur, Ketua Lembaga, Ketua SPI, Kepala Biro, Ketua UPT, Ketua Pusat, dan Koordinator Pusbang Pengendalian dan Peningkatan Mutu Pendidikan LPPMP UNTAD.

.

Rektor

Wakil Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Senat Fakultas, Ketua UPT, Ketua UPM, Kepala Tata Usaha, dan Ketua Senat Mahasiswa Fakultas . Dekan/Direktur/ Koordinator Sekretaris Jurusan, Koordinator Program Studi terkait, Ketua Laboratorium, Unit Terkait, dan Ketua Himpunan

Mahasiswa Jurusan. . Ketua Jurusan

Pengelola Gugus Kendali Mutu, Ketua Lab/Lab studio, Pelaksnana Unit Pendukung, dan Ketua Himpunan Mahasiswa Program Studi . Koordinator Prodi

Jurusan

Fakultas/

Pascasarjana/

PSDKU

Universitas

Prodi

Karekteristik RTM

1. Dilakukan secara berkala biasanya setelah pelaksanaan AMI.

2. Direncanakan dan didokumentasikan dengan baik.

3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada

mutu dan kinerja.

4. Membahas perubahan yang perlu dilakukan.

5. Hasil pertemuan ditindaklanjuti dan tindak lanjut dipantau pelaksanaanya.

6. Peserta rapat adalah pihak manajemen dan pelaksana terkait.

7. Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindaklanjut RTM sebelumnya.

8. Dilaksanakan dengan agenda yang jelas.

9. Menghasilkan luaran seperti:

a. rencana perbaikan,

b. rencana peningkatan kepuasan stakeholders,

c. rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan, dan

Materi RTM

1. Hasil Audit Mutu Internal (hasil/temuan audit).

2. Umpan balik dari stakeholder, misalnya keluhan stakeholder, hasil survei

kepuasan stakeholder.

3. Kinerja proses yang meliputi kinerja layanan, kinerja dosen, dll.

4. Pencapaian sasaran mutu/ indikator kinerja, seperti analisis kesesuaian

kompetensi lulusan.

5. Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan atau tindak lanjut dari

permintaan tindakan koreksi (PTK) yang pernah dibuat.

6. Status tindak lanjut dari hasil Tinjauan Manajemen sebelumnya.

7. Perubahan sistem manajemen mutu atau peningkatan sistem mutu.

Agenda RTM

1.

Pembukaan.

2. Arahan dari Pimpinan.

3. Tinjauan terhadap hasil RTM yang lalu.

4. Pembahasan hasil Audit Mutu Internal dan monev kegiatan akademik dan non

akademik

5. Pembahasan umpan balik/keluhan stakeholders, hasil penilaian tracer study,

dll.

6. Pembahasan tentang masalah-masalah operasional terkait penerapan

sistem manajemen mutu.

7. Pembahasan tentang rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan.

8. Rekomendasi untuk perbaikan.

Luaran RTM

1. Peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan sistem pelayanan.

2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan yang ditetapkan

dalam standar yang sudah dibuat.

3. Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan, baik pada sistem

penjaminan mutu maupun sistem pelayanan.

4. Penyediaan sumber daya dan fasilitas yang perlu dilakukan agar sistem

penjaminan mutu dan sistem pelayanan menjadi efektif.

Beberapa Formulir RTM

❑Undangan

❑Bukti Penerimaan Undangan

❑Surat Penunjukan Wakil Peserta (Jika ada)

❑Daftar Hadir

❑Notulen RTM

❑Rician Tindak Lanjut RTM

❑Formulir Bahan RTM

❑Formulir Catatan Status Tindak Lanjut

❑Temuan Internal dan Eksternal Auditor

❑Format Laporan RTM

Notulen RTM

No Butir Audit/ Standar SPMI Temuan Rencana Tindakan Batas Waktu PIC Stataus 1 Kompetensi Lulusan

IPK belum mencapai 3,25

2 SDM Kualifikasi Dosen S3 belum mencapai target minimal 45%

Beri motivasi dan Dana untuk tes masuk S3 di PTN bagi dosen yang masuk nominasi. Usahakan men-dapat beasiswa Penerimaan mahasis wa Pasca Sarjana PTN tahun depan 2021 Koordinator PS untuk disampaikan kepada Wadek II Monitoring kemajuan dosen yang sedang kuliah S3 dengan

melaksanakan pertemuan

Sebelum akhir semest er genap 2019.

Note :

Bisa selesai dalam waktu dekat, cukup di RTL AMI, tidak perlu j adi bahasan di RTM

C2 LED : Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama

Penilaian kriteria ini difokuskan pada:

1) kelengkapan struktur dan organ perguruan tinggi untuk dapat mewujudkan prinsip-prinsip

tata pamong yang baik dan efektif,

2) kinerja dan keefektifan kepemimpinan, tata pamong, sistem manajemen sumberdaya dan

program perguruan tinggi, termasuk sistem komunikasi dan teknologi informasi yang

digunakan untuk mendukung tata pamong dan tata kelola perguruan tinggi,

3) kelengkapan dan kejelasan sistem penjaminan mutu internal serta konsistensi

dan keefektifan implementasinya

, serta

4) keberadaan kebijakan dan terselenggaranya kerjasama dan kemitraan strategis dalam

penyelenggaraan pendidikan tinggi, baik akademik maupun non akademik pada perguruan

tinggi secara berkelanjutan pada tataran nasional, regional, maupun internasional, serta

keefektifannya untuk mencapai visi dan misi perguruan tinggi dan meningkatkan daya saing

perguruan tinggi.

C2 LED : Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama

Indikator dan Deskripsi Penilaian

✓ Ketersediaan dokumen formal SPMI yang dibuktikan dengan keberadaan 5 aspek sebagai berikut: 1) organ/fungsi SPMI, 2) dokumen SPMI, 3) auditor internal, 4) hasil audit dan 5) bukti tindak lanjut. ✓ Ketersediaan bukti yang sahih terkait praktik baik pengembangan budaya mutu di perguruan tinggi

melalu rapat tinjauan manajemen, yang mengagendakan pembahasan unsur-unsur, yang meliputi: 1) hasil audit internal, 2) umpan balik, 3) kinerja proses dan kesesuaian produk, 4) status tindakan

pencegahan dan perbaikan, 5) tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen sebelumnya, 6) perubahan yang dapat mempengaruhi sistem penjaminan mutu, dan 7) rekomendasi untuk peningkatan.

✓ Efektivitaspelaksanaan sistem penjaminan mutu yang memenuhi 4 aspek sebagai berikut: 1) keberadaan dokumen formal penetapan standar mutu,

2) standar mutu dilaksanakan secara konsisten,

3) monitoring, evaluasi dan pengendalian terhadap standar mutu yang telah ditetapkan, dan 4) hasilnya ditindaklanjuti untuk perbaikan dan peningkatan mutu.

Kondisi di UNTAD (1)

Sesuai butir SPMI pada matriks penilaian APT terkait SPMI

A. memiliki struktur dan perangkat yang terdiri dari

1. Organ/fungsi SPMI sebagaimana tercantum dalam SK Rektor UNTAD tentang Pengelola

LPPMP Universitas Tadulak, terdiri atas seorang Ketua, satu sekretaris, 6 kooodinator dan

sekretaris Pusbang/Pusdit/Puslak.

2. Dokumen SPMI yang terdiri atas Buku/dokumen Kebijakan Manajemen Mutu, Dokumen 24

Standar Wajib dilengkapi manual PPEPP ditambah 6 standar tambahan dilengkapi manual.

Standar tambahan di UNTAD dibangun melampaui SN Dikti secara kualitatif ataupun

kuantitatif.

3. Auditor internal yang telah dilatih dan telah lulus sehingga secara formal bersertifikat dan

dapat ditugaskan sebagai auditor pada saat Audit Mutu Internal (AMI), saat ini terdaftar

sekitar (150? ) orang yang terdiri atas dosen dan tendik. Selain auditor internal AMI, UNTAD

juga memiliki auditor khusus yang ditugaskan pada bidang non akademik di unit SPI (Satuan

Pengawasan Internal).

Kondisi di UNTAD (2)

4. Hasil audit, sesudah menjalankan proses AMI di UNTAD dalam jangka waktu yang ditentukan, para auditor memeriksa isian data dari auditee, kemudian visitasi ke unit yang ditugaskan. Dalam hal ini berkoordinasi dengan UPM/GKM unit yang divisit. Tim Auditor membuat laporan sebagai bagian dari Hasil Audit, termasuk didalamnya sejumlah temuan ketidaksesuaian dan catatan peluang peningkatan lainnya terkait standar yang telah disepakati bersama auditee.

5. Hasil audit ini kemudian

akan

dibahas di RTM unit untuk ditentukan tindak lanjut berupa cara penanganan untuk perbaikan, PIC, tenggang waktu penyelesaiannya, yang didokumentasikan (direkam) secara baik.

6. Pimpinan UNTAD

akan

menerapkan SPMI berbasis resiko (Risk Based Audit) diawali dengan mencermati adanya gejala-gejala ketidaksesuaian yang muncul pada aktifitas tri dharma dan pendukungnya seperti sarpras dan keuangan yang disampaikan pada RTM/Rapim (? Bukti Notulensi) atau hasil AMI. Gejala-gejala ketidaksesuian diberi umpan balik berupa tindakan pencegahan.

7. Bukti tindak lanjut, sebagai rekaman terkait dengan proses pelaksanaan tindak lanjut dibawah koordinasi PIC yang ditugaskan. Pelaksanaan tindak lanjut dimonitoring oleh pimpinan unit bersangkutan. Bukti Tindak Lanjut dan monitoringnya akan ditunjukkan kepada auditor yang memvisit unit bersangkutan pada AMI UNTAD berikutnya dan dilaporkan untuk RTM, Dalam hal ini notulensi RTM tahun berikutnya juga

akan

ditunjukkan.

Kondisi di UNTAD (3)

B. Melaksanakan Rapim/RTM dengan bahasan yang direkam pada risalah rapat berupa 7 butir berikut : ■ Hasil audit internal, sebagai hasil AMI sebagaimana butir A.4 dan tabel di atas.

■ Umpan balik, butir-butir pemikiran untuk merespon prediksi resiko atau mensikapi gejala-gejala ketidaksesuaian pada sistem, ketidakpuasan pelanggan (stakeholder), dll diluar hasil AMI UNTAD (juga dari Risalah RTM, bahasan hasil kuisioner).

■ Kinerja proses dan kesesuaian produk, terkait dengan tridharma PT, Monevin untuk pelaksanaan standar yang dimiliki UNTAD, serta kesesuaian atau adanya kendala dalam pencapaian indikatornya.

■ Status tindakan pencegahan dan perbaikan, berkenaan dengan pelaksanaan SPMI berbasis resiko serta umpan baliknya yang dibahas pada saat RTM,

■ Tindak lanjut dari tinjauan sebelumnya, sebagaimana hasil AMI dan bahasan RTM dengan status sudah selesai atau belum terpecahkan.

■ Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, seperti adanya pergantian pimpinan, pergantian/penambahan peraturan pemerintah dll perlu diantisipasi, apakah melalui sosialisasi atau pengkajian mendalam bahkan penyesuaian pada dokumen-dokumen SPMI UNTAD

■ Rekomendasi untuk peningkatan, diberikan apabila hasil AMI menunjukkan telah dicapainya satu/beberapa indikator utama maupun tambahan pada standar UNTAD, merujuk butir-butir potensial untuk ditingkatkan.

Kondisi di Program Studi

Efektivitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu yang memenuhi 4

aspek sebagai berikut :

1) keberadaan dokumen formal penetapan standar mutu,

2) standar mutu dilaksanakan secara konsisten,

3) monitoring, evaluasi dan pengendalian terhadap standar mutu yang

telah ditetapkan, dan

4) hasilnya ditindaklanjuti untuk perbaikan dan peningkatan mutu.

Rencana Ke Depan

✓Panduan/Pedoman Pelaksanaan Rapat

Tinjauan Manajemen Universitas Tadulako

✓SOP/Manual Pelaksanaan RTM

✓Tersedia Sistem Informasi Pelaporan RTM

Program Studi/Jurusan, UPPS, dan

Universitas

Rangkuman

Perlu selalu dilakukan RTM secara berjenjang, dimulai dari unit terkecil sampai pada level

universitas untuk mendukung capaian peringkat akreditasi unggul program studi maupun

universistas

Perlu konsistensi untuk efektifitas sistem penjaminan mutu di UNTAD, Secara formal

direpresentasikan dengan unit dan SOTK LPPMP, didukung

■

dokumen SPMI yang lengkap,

■

sejumlah auditor internal

■

UPM/GKM dan monev internal

■

adanya program perkembangan dan umpan balik unsur tridharma dll, dicermati dan dibahas

dalam Rapat disetiap unit, Rapim yang periodik untuk pembahasan kinerja proses dan

kesesuaian produk dll, serta RTM tahunan sesudah AMI.

Setiap rapat

seharusnya

dilengkapi dengan undangan daftar kehadiran, didokumentasikan

secara baik dan disosialisasikan sesuai kebutuhan.

Khusus RTM dilaksanakan jenjang jurusan/program studi dan jenjang pimpinan UNTAD (sebagai

akumulasi hasil RTM Jurusan atau program studi/unit ). Risalah RTM dipolakan 7 butir bahasan,

This PowerPoint Template has clean and neutral design that can be adapted to any content and meets various market segments.

With this many slides you are able to make a complete PowerPoint Presentation that best suit your needs.

Welcome!!

INSERT THE TITLE