commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
Penerapan sistem otomasi perpustakaan saat ini menjadi sangat penting, karena dengan menerapkan sistem otomasi di perpustakaan maka akan mempermudah pekerjaan yang ada di perpustakaan. Selain itu dengan menerapkan sistem otomasi perpustakaan akan memberikan kemudahan bagi pustakawan maupun pemustakaan dalam mengelola dan memanfaatkan perpustakaan. Dalam menerapkan otomasi di perpustakaan dibutuhkan bantuan dari software otomasi perpustakaan. Software otomasi tersebut ada yang bersifat gratis seperti, software Senayan (SLiMS), KOHA, Otomigen-X dan ada yang bersifat berbayar NCI BookMan dan DYNIX.
Dari hasil penelusuran yang telah dilakukan oleh penulis terhadap Tugas Akhir yang pernah dibuat sebelumnya tentang penerapan software otomasi senayan di perpustakaan, penulis memperoleh informasi sebagai berikut :
Tugas Akhir pertama yang ditulis oleh Desi Puri Rahayu (2014) dengan judul “Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Boyolali”. Tugas Akhir tersebut mengulas tentang pelaksanaan otomasi perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Boyolali dengan menggunakan software Senayan (SLiMS) Meranti. Adapun tujuannya yaitu untuk mengetahui bagaimana penerapan
commit to user
sistem otomasi perpustakaan, komponen – komponen yang digunakan dalam penerapan otomasi perpustakaan, serta kendala yang dihadapi ketika melakukan penerapan otomasi perpustakaan..
Dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi kegiatan yang dilakukan oleh penulis Tugas Akhir tersebut, dapat diketahui bahwa penerapan sistem otomasi di Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Boyolali meliputi kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi, layanan absensi, layanan OPAC (Online Public Access Catalog), permbuatan kartu anggota, serta layanan pengolahan bahan pustaka.
Tugas Akhir yang kedua ditulis oleh Rivan Rusdiarto (2013) yang berjudul “Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Menggunakan Program Senayan di Perpustakaan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Yogyakarta”. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini yaitu memberikan pandangan dan solusi ketika menerapkan sistem otomasi perpustakaan menggunakan software senayan di Perpustakaan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Yogyakarta. Sehingga sistem telah dirancang dapat memberikan kelebihan dalam melayani pemustaka untuk memperoleh informasi dengan cepat dan akurat.
Tugas Akhir yang ketiga ditulis oleh Aji Wirawan (2011) dengan judul “Penerapan Software Aplikasi NCI BookMan Versi 2.40 di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”.Tujuan dari penulisan Tugas Akhir tersebut yaitu untuk mengetahui bagaimana penerapan dan
commit to user
kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Hasil Tugas Ahir tersebut menunjukkan bahwa Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan software NCI BookMan versi 2.40 sebagai software otomasinya. software NCI BookMan versi 2.40 digunakan untuk membantu pelayanan sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka.
Penulisan Tugas Akhir yang akan dilakukan oleh penulis memiliki perbedaan dari ketiga Tugas Akhir tersebut. Penulis akan membahas tentang Penerapan Software Senayan (SLiMS) versi 7 Cendana di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Sedangkan data diatas membahas penerapan sistem otomasi perpustakaan menggunakan software senayan (SLiMS) versi 5 Meranti yang dilakukan di Perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Boyolali dan Perpustakaan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Yogyakarta serta NCI BookMan Versi 2.40 yang diterapkan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan demikian dapat dibuktikan bahwa Tugas Akhir penulis belum pernah dibahas sebelumnya.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian Perpustakaan Umum atau Perpustakaan Daerah
Menurut Sutarno NS (2006 : 32 - 45), Perpustakaan Umum atau Perpustakaan Daerah berada di tiga tingkatan pemerintahan yakni: perpustakaan umum kabupaten dan kota diseluruh indonesia,
commit to user
perpustakaan umum kecamatan, dan perpustakaan umum desa atau kelurahan. Tugas dan fungsi dari perpustakaan umum yakni memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat, sebagai pusat informasi, pusat sumber belajar, tempat rekreasi, penelitian, dan pelestarian bahan pustaka yang dimiliki. Selain itu perpustakaan umum sering juga disebut sebagai universitas rakyat karena menyediakan semua jenis koleksi bahan pustaka deri berbagai disiplin ilmu, dan penggunaanya oleh semua lapisan msyarakat tanpa terkecuali.
2.2.2 Otomasi Perpustakaan
Pengertian otomasi yakni mencakup proses atau hasil membuat mesin swatindak dan swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut. Bila konsep tersebut di terapkan pada perpustakaan maka dapat didefinisikan bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi ke dalam perpustakan untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan hingga layanan bagi pemustaka (Sulistyo - Basuki, 1994:96).
Menurut Lasa Hs (2009:223) yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin swatindak dan swakendali untuk membantu tugas – tugas yang ada di perpustakaan
commit to user
seperti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran dan penggunaan informasi.
Berdasarkan definisi tentang otomasi perpustakan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa otomasi perpustakaan adalah penggunaan hasil dari perkembangan teknologi informasi ke dalam perpustakaan yang bertujuan untuk membantu pegawai perpustakaan dalam melakukan kegiatan layanan di perpustakaan.
Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008 : 33) penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang kerja yang diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah bagian pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, dan statistik yang sering disebut dengan automasi perpustakaan.
2. Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital atau yang lebih sering dikenal dengan perpustakaan digital.
Adapun tujuan dari penerapan otomasi di perpustakaan yaitu sebagai berikut:
commit to user
1. Untuk meningkatkan layanan yang ada di perpustakaan.
2. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan dengan cara manual.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan di perpustakaan.
4. Meningkatkan kinerja pustakawan.
5. Meningkatkan daya saing di perpustakaan (Lasa Hs, 2009:223)
2.2.3 Unsur – Unsur Otomasi Perpustakaan
Dalam melaksanakan otomasi perpustakaan dibutuhkan unsur – unsur yang saling mendukung dan terkait satu sama lain.
Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008 : 38) unsur – unsur yang diperlukan dalam otomasi perpustakaan antara lain : 1. Pengguna (User)
Pengguna merupakan unsur penting dalam sebuah sistem otomasi perpustakan karena nantinya pengguna adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem otomasi perpustakaan.
Dalam penerapan otomasi perpustakaan hendaknya selalu dikembangankan dan dikomunikasikan dengan pengguna – penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yan nantinya sebagai operator atau teknisi, serta para pemustaka.
commit to user
Pustakawan diwajibkan terlibat dalam proses penerapan otomasi perpustakaan, mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing – masing pustakawan harus dikumpulkan untuk menjamin kerja sama mereka. Tenaga – tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator sistem harus harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengubahnya ke dalam bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras (hardware) yang digunakan dalam otomasi perpustakaan antara lain.
a. Komputer
Komputer merupakan perangkat elektronik yang dapat melakukan masukan data (input), kemudian melakukan pengolahan data (process) yang menghasilkan keluaran (output) berupa informasi serta dapa menyimpan indormasi (storage).
Istilah komputer sendiri digunakan untuk menggambarkan suatu peralatan yang terdiri kombinasi
commit to user
komponen elektrtonik dan elektromekanikal (sebagian elektronik dan sebagian mekanik).
Dalam komputer perangkat utama input berupa keyboard dan mouse, kemudian dapat ditambahkan barcode reader, scanner dan webcam. Kemudian untuk perangkat pemrosesan berupa CPU yang di dalamnya terdapat prosesor, RAM, VGA, Motherboard, harddisk, USB Card, dan Audio Card. Sedangkan untuk perangkat output berupa monitor, speaker, dan printer.
b. Scanner
Scanner merupakan alat yang digunakan untuk meng-copy atau menyalin gambar atau teks yang kemudian ditampilkan di monitor dan disimpan kedalam komputer.
Scanner meniliki fungsi yang hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi berkas yang telah di scan dengan scanner dapat di edit atau di modifikasi terlebih dahulu sebelum dicetak.
c. Barcode reader
Barcode reader adalah alat yang digunakan untuk membaca label yang berbentuk yang tertempel pada koleksi buku.
commit to user 3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau yang lebih sering disebut software adalah program komputer yang digunakan untuk menggambarkan instruksi – instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan perintah. Tanpa adanya software maka perangkat keras tidak dapat bekerja dengan baik.
Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi- user. Software dibedakan menjadi dua jenis yaitu :
a. Software sistem (Operating System)
Software sistem (Operating System) memiliki tugas untuk menjalankan operasi dasar komputer, mengelola sumber daya komputer dan memungkinkan software aplikasi dapat dijalankan di komputer. Contoh operating sistem yaitu: Windows (Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1), Linux (Ubuntu, Android, Edubuntu, RedHat, Debian), UNIX, dan Machintos.
commit to user b. Software aplikasi
Software aplikasi yang digunakan untuk melakukan tugas – tugas yang bersifat umum, contohnya : Software perkantoran Microsoft Office (Word, Excel, Poer Point, Access), software editing foto Photoshop, CorelDraw, software otomasi perpustakaan Senayan (SLiMS), OtomiGenX, Koha, UNSLA, CDS/ISIS dan lain – lain.
4. Network / Jaringan
Jaringan komputer digunakan untuk menghubungkan 2 komputer atau lebih dengan menggunakan media kabel (LAN) atau tanpa kabel (wireless). Jaringan komputer merupakan salah satu elemen utama dalam penerapan otomasi di perpustakaan, karena dengan adanya jaringan komputer maka kinerja di perpustakaan dapat terintegrasi menjadi satu.
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi yang dapat didefinisikan sebagai simbol – simbol yang dikelompokkan secara teratur yang mewakili fakta, kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya (Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, 2008 : 69).
commit to user 6. Manual/Panduan Operasional
Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi perpustakaan.
2.2.4 Manfaat Otomasi Perpustakaan
Melakukan otomasi perpustakaan dengan menerapkan hasil perkembangan teknologi informasi akan memberikan manfaat yang besar bagi suatu perpustakaan. Berikut ini manfaat yang akan diperoleh menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:37), yaitu:
1. Mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan yang ada di perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pemustaka.
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Membantu mengembangkan infrastruktur di perpustakaan.
2.2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan
Bidang cakupan yang memperoleh manfaat dari penerapan otomasi perpustakaan dengan menerapkan hasil dari perkembangan teknologi informasi menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:38) yaitu :
commit to user 1. Katalogisasi.
2. Inventarisasi.
3. Sirkulasi, reserve, inter-library loan.
4. Pengelolaan penerbitan berkala.
5. Pengelolaan anggota.
6. Pengolahan bahan pustaka.
7. Sistem temu kembali koleksi (OPAC).
2.2.6 Jenis – Jenis Software Otomasi Perpustakaan
Saat ini sudah banyak sekali software – software otomasi perpustakaan yang beredar di perpustakaan, mulai dari software yang bisa di download secara gratis hingga software yang harus membayar untuk bisa menggunakannya.
Untuk software yang bersifat gratis biasanya menggunakan open source software. Menurut James Lee dan Brent Ware (xxviii : 2003), Open Source adalah software yang memungkinkan pengguna untuk melihat source files dan dapat melakukan modifikasi terhapat source files tersebut. Contoh dari software otomasi perpustakaan yang menggunakan open source code yaitu: OpenBiblio, Senayan (SLiMS), OtomiGenX dan KOHA.
Sedangkan untuk software otomasi perpustakaan yang berbayar biasanya pengguna tidak diberi akses untuk melakukan modifikasi terhadap source code yang terdapat di dalam software.
commit to user
contoh software otomasi perpustakaan yang berbayar yaitu: NCI BookMan dan Athenaeum Pro. Berikut ini adalah penjelasan singkat dari jenis – jenis software otomasi perpustakaan yaitu:
1. CDS/ISIS
Software CDS/ISIS dikembangkan oleh UNESCO sejak tahun 1985 untuk memenuhi keperluan penyimpanan dan pengambilan informasi serta merampingkan kegiatan pengelolaan informasi dengan menggunakan teknologi modern (http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=2071&URL_
DO= DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html).
2. OpenBiblio
OpenBiblio adalah software open-source perpustakaan dan berbasis web yang berfungsi untuk menjalankan katalog dan layanan bibliografi untuk bahan pustaka. Selain itu OpenBiblio juga dirancang untuk penggunaan editing dan pendistribusian informasi sehingga memungkinkan pengguna untuk membuat bibliografinya sendiri (http://openbiblio.net/p/openbiblio- software/).
3. OtomiGenX
OtomiGenX merupakan salah satu software pengelolaan perpustakaan yang digunakan oleh Institut Teknologi Bandung.
Sistem OtomiGenX memiliki beberapa fitur seperti:
commit to user
peminjaman, pengembalian, pemesanan, laporan/statistik, pengadaan, pengolahan, pencarian koleksi, status koleksi, dan keanggotaan.
4. KOHA
Koha merupakan software paket otomasi perpustakaan pertama yang bersifat gratis dan dilisensikan dibawah GPL v2 atau diatasnya. Koha memiliki komunitas dan terus berkembang untuk memenuhi kebutuhan basis pengguna. Koha memiliki banyak pilihan bahasa yang dikembangkan oleh komunitas koha disetiap negara (http://koha-community.org/about/).
5. INLIS Lite
INLIS Lite merupakan software otomasi perpustakaan yang dibuat dan dikembangan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indoneria Sejak Tahun 2011. INLIS Lite dikembangkan guna memebantu penerapan otomasi perpustakaan di seluruh Indonesia (http://inlislite.pnri.go.id/).
6. NCI BOOKMAN
NCI BOOKMAN adalah software manajemen administrasi perpustakaan yang dikembangkan oleh PT. Nuansa Cerah Informasi. Software tersebut dibuat dan digunakan untuk membatu kegiatan yang ada di perpustakaan, serta dilengkapi
commit to user
dengan aplikasi berbasis web yang memungkinkan penelusuran melalui internet.
2.2.7 Senayan SLiMS Versi 7 (CENDANA)
Dari penjelasan mengenai beberapa software otomasi perpustakaan diatas, penulis akan membahas mengenai software otomasi perpustakaan Senayan (SLiMS) atau lebih tepatnya Senayan (SLiMS) versi 7 dengan codename Cendana. Hal ini dilatarbelakangi karena tempat dimasa penulis melakukan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan software Senayan dalam melakukan otomasi perpustakaan.
Senayan merupakan software yang dapat diunduh secara gratis (freeware) dan dapat diubah – ubah atau dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan (Open Source). Karena senayan merupakan software yang open source software (oss) maka banyak muncul komunitas – komunitas SLiMS di beberapa daerah di indonesia. Di dalam komunitas tersebut semua membahas hal – hal yang berkaitan dengan SLiMS, mulai dari panduan teknis SLiMS, masalah yang dihadapi ketika mengoperasikan SLiMS, solusi hingga fitur tambahan (add-ons) yang dapat ditambahkan ke SLiMS guna memaksimalkan kinerja SLiMS.
commit to user
Senayan merupakan software berbasis web dan juga Cross Platform yang artinya dapat digunakan di beberapa operating system seperti Windows, Linux, dan Machintos. Karena senayan merupakan software berbasis web, agar dapat menjalankan software ini diperlukan beberapa software pendukung yaitu Apache (Webster), Mysql (database) dan PHP. semua itu merupakan software yang dapat didownload secara gratis.
Senayan memiliki beberapa fitur yang dapat membantu pihak manajemen perpustakaan dalam menerapkan otomasi perpustakaan. Dengan fitur – fitur yang ada di senayan maka perpustakaan dapat meningkatkan layanan yang sudah ada di perpustakaan. Berikut ini adalah fitu – fitur yang terdapat di senayan (SLiMS) versi cendana:
1. Online Public Access Catalog (OPAC)
Ketika membuka dan mengoperasikan senayan, maka akan muncul tampilan awal atau halaman depan yang berfungsi sebagai OPAC. Fitur opac merupakan salah satu menu yang disediakan senayan yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menelusur koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
2. Bibliography
Bibliography merupakan fitur yang digunakan untuk proses pengolahan bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Dengan
commit to user
fitur ini, pustakawan dapat dimudahkan ketika melakukan kegiatan memasukkan data bibliografi koleksi, editing data bibliografi koleksi, cetak label, cetak barcode koleksi dan fasilitas ekspor dan impor data yang memudahkan dalam proses backup data.
3. Circulation
Fitur circulation digunakan untuk kegiatan layanan dibagian sirkulasi seperti peminjaman dan pengembalian koleksi, perpanjangan masa pinjam koleksi, pemesanan koleksi. Selain itu difitur ini pustakawan dapat menetapkan aturan peminjaman, sejarah peminjaman dan daftar anggota yang terlambat mengembalikan koleksi.
4. Membership
Membership merupakan fitur yang digunakan untuk melakukan manajemen anggota perpustakaan. Dengan fitur ini pustakawan dapat melakukan pengaturan tipe anggota, cetak kartu anggota perpustakaan, dan ekspor impor data anggota perpustakaan.
5. Masterfile
Fitur ini digunakan untuk manajemen data master seperti data penerbit, pengarang, kota terbit, dan subjek. Apabila pustakawan telah mengisi data tersebut, maka ketika pustakawan
commit to user
melakukan input data bibliografi tidap perlu laki mengetik nama penerbit, nama pengarang, subjek, dan kota terbit, pustakawan tinggal memilih sesuai dengan ketentuan.
6. Stock Take
Stock Take merupakan fitur yang digunakan untuk melakukan kegiatan stock opname. Dengan adanya fitur ini akan memudahkan pustakawan dalam melakukan pencocokan data koleksi yang ada di database dengan kondisi riil koleksi di rak.
7. System
System merupakan fitur yang digunakan untuk melakukan kegiatan konfigurasi terhadap sofware senayan secara umum.
Dalam fitur ini pustakawan dapat mengganti identitas perpustakaan. Bahasa pengantar yang digunakan dan melakukan backup database senayan.
8. Reporting
Reporting berfungsi untuk menyediakan laporan kerkait aktivitas perpustakaan yang berkaitan dengan senayan. Berbagai laporan yang disajikan oleh fitur reporting antara lain adalah laporan jmlah koleksi yang ada di perpustakaan, laporan keanggotaan yang ada di perpustakaan, dan laporan statistik pengunjung.
commit to user 9. Serial Control
Serial Control merupakan fitur yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengelolaan koleksi terbitan berkala.
2.2.8 Kelebihan Senayan SLiMS
Berikut ini adalah beberapa keunggulan yang dimiliki oleh software otomasi perpustakaan Senayan Library Management System (SLiMS) yang dikutip dari situs komunitas SLiMS Kudus (http://slimskudus.blogspot.com/2014/03/Download-Software-Per pustakaan-Online-Gratis-Free-Open -Source.html), yaitu:
1. Fitur OPAC yang dilengkapi dengan pembuatan thumbnail yang di-generate on-thefly.
2. Tampilan cover buku Thumbnail Book digunakan untuk menampilkan cover buku.
3. Memiliki dua mode pencarian yaitu pernelusuran sederhana (Simple Search) dan penelusuran tingkat lanjut (Advanced Search)
4. Hasil pencarian detail record juga tersedia dalam format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan layanan berbasis web.
5. Memiliki manajemen data bibliografi yang efisien
6. Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD, tipe koleksi, penerbit, lokasi, pengarang dan lain-lain.
commit to user
7. Memiliki fitur untuk layanan peminjaman dan pengembalian koleksi.
8. Memiliki fitur reservasi buku.
9. Informasi tentang keterlambatan dan denda yang akurat 10. Aturan peminjaman koleksi yang fleksibel dan mudah.
11. Memiliki fitur manajemen anggota yang dilengkapi dengan pembutan kartu anggota secara otomatis jika informasi tentang pengguna telah diisi.
12. Memiliki fitur inventarisasi serta laporan dan statistik 13. Memiliki fitur untuk pengelolaan koleksi terbitan berkala.
14. Dukungan modul UCS (Union Catalog Service)
15. Mendukung berbagai bahasa seperti bahasa indonesia, inggris, arab, spanyol dan jeman
16. Mendukung sistem barcode.
17. Memiliki banyak komunitas yang tersebar di seluruh indonesia.
18. Mudah dalam melakukan proses installasi.
19. Merupakan software open source dan gratis.
