commit to user
40 BAB IIIDESKRIPSI INSTANSI
A. Sejarah Singkat LPP Yogyakarta
Sejarah LPP diawali oleh berdirinya College Gula Negara (CGN) pada tahun 1950 untuk memenuhi kebutuhan tenaga ahli dibidang industri gula menjelang dan pasca nasionalisasi perusahaan-perusahaan eks Belanda yang kemudian diubah menjadi Akademi Gula Negara (AGN) tahun 1961. Pada waktu itu AGN telah berhasil meluluskan tenaga-tenaga ahli dibidang pergulaan.
Sejalan dengan perkembangan kebutuhan SDM yang berkualitas untuk pembangunan industri perkebunan secara umum, AGN kemudian dikembangkan dan diubah menjadi Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) pada tahun 1970 dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 38/Kpts/Org/2/1970.
Dewasa ini LPP merupakan Asosiasi milik BUMN Perkebunan telah mampu mengembangkan kompetensi serta memperluas layanan diklat dan konsultasinya. Tanpa meninggalkan core business pada layanan diklat dan konsultasi bidang agribisnis perkebunan, LPP juga terbukti mampu melayani dan memperluas bidang layanan diklat maupun konsultasinya pada pengembangan SDM, manajemen bisnis dan teknologi non perkebunan. Sejak tahun 1985 LPP berstatus Asosiasi milik BUMN Perkebunan dengan anggota seluruh PT. Perkebunan Nusantara (Persero) dan PT. Rajawali Nusantara Indonesia yang didirikan dengan Akta Notaris R.M. Soerjanto Partaningrat, SH.
No. 10 tahun 1985 dan sejak tahun 2009 berstatus Badan Hukum Perkumpulan (SK Menteri Hukum dan HAM No. AHU101.AH.01.06 Tahun 2009).
Dalam menjalankan fungsi dan perannya, LPP dibawah pembinaan Dewan Pembina yang terdiri atas unsur pemilik atau anggota, pemerintah, dan profesional. Sedangkan kekuasaan tertinggi berada pada rapat anggota yang terdiri atas seluruh Direktur Utama PT. Perkebunan Nusantara (Persero) dan PT.
Rajawali Nusantara Indonesia sebagai pemilik atau anggota. LPP berkantor pusat di Yogyakarta, mempunyai dua kampus yaitu Kampus Yogyakarta dan
commit to user
Kampus Medan sebagai motor penggerak kegiatan diklat maupun konsultasi.
Selain itu dalam rangka pemasaran produk dan meningkatkan akses pelayanan kepada klien, LPP mengembangkan unit-unit usaha antara lain : Yayasan Pendidikan Perkebunan untuk mengelola Sekolah Tinggi, PT. Agro Multi Prima Jasa dan LPP Hotel Group yang terdiri atas LPP Convention Hotel dan LPP Garden Hotel masing-masing sebagai SBU yang dikelola secara profesional.
B. Visi, Misi dan Tujuan 1. Visi
Menjadi lembaga yang unggul (center of excellence) dalam pengembangan pengetahuan di bidang industri perkebunan agar mampu berkompetisi secara global.
2. Misi
Mendukung pengembangan pengetahuan dan daya saing Industri Perkebunan, melalui kegiatan-kegiatan :
a. Pendidikan dan Pelatihan, Konsultasi, dan Assessment.
b. Pengkajian masalah-masalah strategik dalam manajemen, bisnis dan teknologi, khususnya di bidang agribisnis perkebunan.
c. Pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat perkebunan dan masyarakat luas pada umunya.
d. Pengembangan usaha dalam rangka peningkatan revenue lembaga.
3. Tujuan
a. Terbangun pola dan sistem pengembangan SDM perkebunan.
b. Tersusun roadmap transformasi industri perkebunan.
c. Terbangun knowledge center industri perkebunan.
d. Terlaksana program pengkajian masalah strategik agribisnis perkebunan.
e. Meningkatkan program pengabdian masyarakat.
commit to user
C. Sumber Daya ManusiaDalam rangka mencapai visi, misi dan tujuannya LPP Yogyakarta didukung oleh puluhan tenaga profesional sebagai konsultan dan training specialist serta dibantu tenaga pendukung yang kompeten dibidangnya, berikut data posisi karyawan dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2013 :
1. Tahun 2011
Pada tahun 2011 LPP Yogyakarta memiliki total karyawan sebanyak 303 karyawan dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 3.1 Data Posisi Karyawan LPP Tahun 2011
No Karyawan Jumlah
1 Pimpinan LPP 3
2 Tenaga Profesional 62
3 Pimpinan ADSI 15
4 Pelaksana 223
Total Karyawan 303
2. Tahun 2012
Pada tahun 2012 LPP Yogyakarta memiliki total karyawan sebanyak 299 karywan dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 3.2 Data Posisi Karyawan LPP Tahun 2012
No Karyawan Jumlah
1 Pimpinan LPP 3
2 Tenaga Profesional 61
3 Pimpinan ADSI 13
4 Pelaksana 222
Total Karyawan 299
3. Tahun 2013
Pada tahun 2013 LPP Yogyakarta memiliki total karyawan sebanyak 293 karyawan dengan rincian sebagai berikut :
commit to user
Tabel 3.3 Data Posisi Karyawan LPP Tahun 2013
No Karyawan Jumlah
1 Pimpinan LPP 3
2 Tenaga Profesional 59
3 Pimpinan ADSI 14
4 Pelaksana 218
Total Karyawan 293
Jumlah karyawan dan posisi karyawan sewaktu-waktu bisa berubah karena posisi yang ditempati setiap karyawan di LPP Yogyakarta tidak berlaku secara permanen melainkan ada pergantian posisi. Ketika dirasakan seseorang yang memegang posisi tertentu tidak lagi bisa memberikan kontribusi kepada LPP, maka karyawan tersebut akan dipindah tugaskan oleh atasan.
D. Layanan Lembaga Pendidikan Perkebunan 1. Pendidikan dan Pelatihan
a. Kursus jabatan (Kursus Penjenjangan Karir)
Kursus jabatan dimaksudkan sebagai upgrading dan qualifying kompetensi manajerial dan leadersihip, untuk dipergunakan selanjutnya sebagai salah satu landasan dalam career planning. Level kursus jabatan terdiri atas : 1) Kursus Manajemen Perkebunan Dasar (KMP-D)
2) Kursus Manajemen Perkebunan Madya (KMP-M) 3) Kursus Manajemen Perkebunan (KMP)
4) Kursus Manajemen Lanjutan (KMP-L) b. Kursus Penyegaran
Kursus penyegaran dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan baru sera yang lebih spesifik pada bidang atau bidang tugas tertentu. Beberapa program yang ditawarkan antara laiin :
1) Hubungan Industrial 2) Institutional Development
commit to user
3) Personal Development4) Manajemen Bisnis dan Teknologi c. Seminar dan Lokakarya
LPP secara berkala menyelenggarakan seminar dan lokakarya dengan tema-tema yang dikembangkan dari isu-isu terkini dengan mengundang para pakar dan profesional di bidangnya.
2. Konsultasi
Pelayanan konsultasi merupakan peran startegis LPP dalam memecahkan permasalahan strategik perusahaan berbasis competency dan knowledge yang meliputi :
a. Konsultasi Manajemen
b. Konsultasi Teknologi Informasi c. Konsultasi Teknik
d. Konsultasi Prosessing dan Laboratorium e. Konsultasi Tanaman
3. Assessment Center
Assessment Center merupakan unit yang memberikan jasa rekrut dan seleksi serta promosi kepada para klien LPP. Jasa ini memiliki beberapa keunggulan sebagai berikut :
a. Menyajikan data mengenai beberapa aspek, yaitu aspek potensi psikologi, manajerial dan kepemimpinan, aspek work competence, serta aspek job suitability.
b. Sebagai dasar pertimbangan dalam program suksesi jabatan kunci.
c. Melakukan rekrut dan promosi secara obyektif.
d. Dalam pelaksanaannya LPP selau menyediakan assessor-assessor ahli sesuai bidang kompetensi peserta.
commit to user
E. Struktur OrganisasiBerdasarkan Surat Keputusan Lembaga Pendidikan Perkebunan No.83/KPTS/DIR/06/2003 tanggal 26 Juni 2003 bahwa struktur organisasi LPP Yogyakarta terdiri dari :
a. Direktur
b. Kepala Kampus
c. Unit Kontrol dan Efisiensi (UKE) d. Biro Keuangan (BKU)
e. Biro Sumberdaya Manusia (BSM) f. Biro Pengembangan Lembaga (BPL) g. Biro Pelatihan dan Konsultasi (BPK) h. Biro Personalia dan Keuangan (BPU) i. Biro Sekretariat Kampus (BSK)
j. Kelompok Kompetensi (Koko), terdiri dari :
i. Koko Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) ii. Koko Manajemen Keuangan dan Umum (MKU) iii. Koko Keteknikan (TEK)
iv. Koko Teknologi Pengolahan (TPL)
v. Koko Manajemen Produksi Tanaman (MPT) vi. Koko Pembudidayaan Bina Lingkungan (PBL)
vii. Koko Manajemen Pemasaran dan Teknik Informatika (MPS-TI) viii. Assessment Center (ACT)
Keterangan :
Koko : Kelompok Kompetensi, merupakan kumpulan dari beberapa biro atau unit satuan kerja dalam sistem satu pintu.
Masing-masing Biro atau Unit dipimpin oleh Kepala Biro/Unit sedangkan untuk masing-masing Kelompok Kompetensi (Koko) dipimpin oleh Koordinator, baik Biro atau Unit maupun Koko bertanggung jawab kepada Direktur dan Kepala Kampus LPP Yogyakarta. Untuk memperjelas struktur organisasi Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Yogyakarta diatas maka dapat dilihat bagan struktur organisasi berikut :
commit to user
commit to user
F. Fungsi Utama Masing-Masing Jabatan 1. Kantor Pusat LPP Yogyakarta
a. Direktur
i. Menyusun rencana kerja dan anggaran lembaga untuk diajukan kepada rapat anggota dan Dewan Pembina lembaga
ii. Melaksanakan rencana kerja lembaga iii. Mengurus harta kekayaan lembaga iv. Melaksanakan administrasi lembaga
v. Melaksanakan kesekretariatan Dewan Pembina lembaga
vi. Menerapkan organisasi lembaga dengan persetujuan rapat anggota b. Unit Kontrol Efisiensi (UKE)
i. Pengawasan Bidang Keuangan ii. Pengawasan Bidang Operasional
iii. Pengawasan Bidang Hukum dan Peraturan
iv. Pengawasan Optimalisasi Pemanfaatan Sumber Daya Lembaga c. Biro Keuangan (BKU)
i. Pengelolaan Kas
ii. Pengaturan Kebijakan Investasi
iii. Penggalian dan Pengembangan Sumber Dana iv. Pengembangan Sistem dan Prosedur Keuangan
v. Perencanaan dan Monitoring Keuangan vi. Pengelolaan Aset dan Investasi Lembaga d. Biro Sumberdaya Manusia (BSM)
i. Perencanaan dan Monitoring SDM ii. Pengembangan SDM
iii. Pemeliharaan SDM
iv. Pembinaan Hubungan Industrial
v. Melaksanakan Administrasi Lembaga dan Kehumasan e. Biro Pengembangan Lembaga (BPL)
i. Perencanaan dan Monitoring Program Lembaga ii. Pengkajian dan Penengembangan Lembaga
commit to user
iii. Promosi Lembagaiv. Membangun Network dan Aliansi Strategik v. Koordinasi Kegiatan antar Kampus
2. Kampus LPP Yogyakarta a. Kepala Kampus
i. Membantu Direktur dalam menjalankan tugas dan wewenang lembaga ii. Menggantikan peran Direktur ketika posisi Direktur sedang kosong iii. Melaksanakan kesekretariatan Dewan Pembina
b. Biro Personalia dan Keuangan (BPU) i. Pelayanan Informasi Personalia ii. Pelayanan Informasi Keuangan
iii. Pelayanan Administrasi Keuangan dan Akuntansi iv. Pelayanan Admnistrasi Personalia
c. Biro Pelatihan dan Konsultasi (BPK)
i. Pelayanan dan Koordinasi Pelatihan/Konsultasi ii. Pelayanan Administrasi dan Evaluasi Pelatihan iii. Pelayanan Administrasi dan Evaluasi Konsultasi iv. Pelayanan Sarana Pelatihan/Konsultasi
d. Biro Sekretariat Kampus (BSK)
i. Pelayanan dan Pengelolaan Kesekretariatan Kampus ii. Pelayanan dan Pengelolaan Kerumahtanggaan
iii. Pelayanan dan Pengelolaan Prasarana dan Transportasi iv. Pengelolaan Aset dan Inventaris Kampus
e. Koordinator Kelompok Kompetensi (Koko) i. Pengembangan Kompetensi
ii. Pengembangan Bidang Keilmuan
iii. Perancangan dan Penngembangan Produk iv. Pemasaran Produk
v. Pengelolaan dan Pelaksanaan Program vi. Pengelolaan Aset Kelompok
commit to user
G. Uraian Tugas Biro Sekretariat LPP Kampus Yogyakarta
LPP Kampus Yogyakarta memiliki bagian atau Biro Sekretariat yang dipimpin oleh Kepala Biro Sekretariat Kampus, yang membawahi :
1. Karyawan Sekretariat Kampus 2. Petugas Keamanan atau Security
3. Petugas Pemeliharaan Ruangan dan Cleaning Service 4. Petugas Transportasi
5. Petugas Pemeliharaan Taman 6. Petugas Pemeliharaan Gedung 7. Petugas Layanan Cepat Saji (LCM) 8. Petugas Pelayanan Auditorium
9. Petugas Instalasi Listrik, Air dan Telepon
Uraian tugas dari masing-masing jabatan struktual tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kepala Biro Sekretariat Kampus
Kepala Biro Sekretariat Kampus mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan administrative kepada seluruh organisasi dalam lingkungan LPP Kampus Yogyakarta dan bertanggung jawab kepada Kepala Kampus LPP Yogyakarta.
Uraian tugas Kepala Biro Sekretariat Kampus adalah sebagai berikut :
a. Merumuskan rencana kerja Sekretariat berdasarkan Program Kerja Lembaga serta program tahun lalu sebagai pedoman kerja.
b. Menyusun program, mengatur dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan seksi sesuai prosedur untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
c. Mendistribusikan tugas kepada bawahan dengan memberikan disposisi sesuai bidang tugas agar pekerjaan terbagi habis.
d. Mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam rangka memadukan rencana kegiatan masing-masing agar terjalin kerjasama dan kesatuan tindakan dalam melaksanakan tugas.
commit to user
e. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalikan serta mengarahkan penyelenggaraan administrasi kesekretariatan.
f. Memberikan petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan tugas sesuai prosedur pelaksanaan tugas.
g. Menjabarkan peraturan kepegawaian.
h. Mengusulkan program pendidikan dan pelatihan karyawan dilingkungan Biro Sekretariat Kampus untuk pengembangan diri karyawan.
i. Mengusulkan kenaikan berkala atau golongan karyawan di lingkungan Biro Sekretariat Kampus.
j. Menyusun Laporan Kinerja Kampus secara triwulan dan tahunan.
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan.
2. Karyawan Sekretariat Kampus
Uraian tugas karyawan Biro Sekretariat Kampus adalah sebagai berikut : a. Mengadministrasikan surat masuk dan surat keluar.
b. Menyimpan arsip surat sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Menyiapkan administrasi pengelolaan auditorium.
d. Membuat laporan LPP Kampus secara triwulan dan tahunan.
e. Melayani keperluan Kepala Kampus.
3. Petugas Keamanan atau Security
Uraian tugas petugas keamanan adalah sebagai berikut :
a. Pengamanan gedung kantor dan bangunan sekitar LPP termasuk perumahan.
b. Mengatur lalu lintas sekitar pintu masuk dan keluar kendaraan.
c. Memberikan informasi kepada tamu yang memerlukan.
d. Mengantar tamu ke tempat yang dituju.
e. Menanyakan asal usul tamu dan keperluannya.
f. Mengunci dan membuka kembali pintu gerbang.
g. Mengunci pintu-pintu kantor, menyalakan dan mematikan lampu.
h. Kontrol keliling dan siaga di Gardu Satpam.
commit to user
4. Petugas Pemeliharaan Ruangan dan Cleaning Service
Uraian tugas petugas pemeliharaan dan cleaning service adalah sebagai berikut :
a. Membersihkan lantai dan ruangan gedung sebelum karyawan masuk kerja.
b. Menyiapkan meja, kursi, soundsystem untuk keperluan kursus dan persewaan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan Kepala Biro Sekeretariat Kampus.
5. Petugas Transportasi
Uraian tugas petugas transportasi adalah sebagai berikut :
a. Memberikan pelayanan pengantaran dengan kendaraan sesuai permintaan.
b. Mengatur jadwal sopir.
c. Perawatan kendaraan termasuk pembelian bensin, oli dan suku cadang kendaraan.
6. Petugas Pemeliharaan Taman
Uraian tugas petugas pemeliharaan taman adalah sebagai berikut : a. Menyapu halaman luar dan jalan sebelum jam kerja karyawan.
b. Melakukan perawatan dan penggantian tananman.
c. Membuat dekorasi pada setiap acara yang diselenggarakan di LPP.
7. Petugas Pemeliharaan Gedung
Uraian tugas petugas pemeliharaan gedung adalah sebagai berikut : a. Perawatan gedung secara berkala.
b. Perbaikan gedung apabila ada kerusakan.dan renovasi gedung.
8. Petugas Layanan Cepat Saji (LCM)
Uraian tugas petugas layanan cepat saji (LCM) adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan makanan ringan dan makan siang peserta kursus, rapat dan
acara LPP.
b. Menuyusun menu karyawan dan peserta kursus di LPP.
c. Menyiapkan dan merawat perlengkapan yang diperlukan untuk break snack dan makan siang.
commit to user
9. Petugas Pelayanan AuditoriumUraian tugas petugas pelayanan auditorium adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan brosur untuk pemesanan Auditorium.
b. Memberikan penjelasan secara lengkap kepada calon penyewa Auditorium.
c. Membuatkan tanda pesanan dan mnyerahkan formulir uang muka.
d. Mengkonfirmasikan pemakaian dan pelunasan gedung.
e. Membuat job order kepada petugas gedung, sound system dan tembusan kepada petugas keamanan.
f. Pengecekan terhadap penyediaan order penyewa.
10. Petugas Instalasi Listrik, Ais dan Telepon
Uraian tugas petugas instalasi listrik, air, dan telepon adalah sebagai berikut :
a. Perawatan jaringan listrik, air dan telepon.
b. Perawatan soundsystem dan penggantian jaringan.
c. Perawatan terhadap pendingin ruangan atau AC secara berkala.
