Kementerian Negara Riset dan Teknologi Republik Indonesia
Panduan Pendayagunaan Open Source Software
Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org (OpenOffice.org Productivity Suite)
Jakarta, 2007
Panduan Pendayagunaan Open Source Software : Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org
Hak Cipta © 2007
Kementerian Negara Riset dan Teknologi dan Yayasan Penggerak Linux Indonesia
Distribusi :
Kementerian Negara Riset dan Teknologi Republik Indonesia Deputi Bidang Pendayagunaan dan Pemasyarakatan Iptek
Asisten Deputi Pengembangan dan Pemanfaatan Teknologi Informasi Gedung II BPP Teknologi Lantai 6
Jl. MH. Thamrin No.8 – Jakarta 10340 Telepon : (021) 316 9181 / 316 9166 Faksimili : (021) 310 1952
Web : www.ristek.go.id
Yayasan Penggerak Linux Indonesia (YPLI)
Jln. Mampang Prapatan X No. 4 Jakarta Selatan 12790 Indonesia Telp. 021 93740960, Fax. 021 7874225, Email: [email protected] Pengurus YPLI:
Rusmanto Maryanto (Ketua); Resza Ciptadi (Sekretaris); Effendy Kho (Bendahara) Penyusun:
Firdaus Tjahyadi; Henry Saptono; Irfan Gustiarahman; Mgs. Hendri Thoyyib;
Prihantoosa; Resza Ciptadi; Rusmanto Maryanto; Sirojul Munir; Yan Farmawan
ISBN 978-979-630-034-1
SAMBUTAN MENEGRISTEK
Pembangunan teknologi informasi merupakan sumber terbentuknya iklim yang menjadi landasan bagi tumbuhnya kreativitas sumberdaya manusia yang dapat menjadi sumberdaya pertumbuhan dan daya saing ekonomi. Dengan menyadari akan hal tersebut, peran teknologi informasi sangatlah penting dalam kehidupan masyarakat, sehingga mendorong peningkatan kemandirian, daya saing, kreativitas serta inovasi bangsa yang merupakan kunci utama keberhasilan pembangunan bangsa.
Melalui semangat untuk membangkitkan inovasi ini, “Program Indonesia, Go Open Source (IGOS)” dideklarasikan. Tumbuhnya kesadaran untuk meraih kemandirian dalam pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (information and communication technology-ICT), ditopang dengan tersedianya berbagai pilihan terhadap perangkat lunak (software) yang dapat digunakan oleh masyarakat. Pilihan untuk mengembangkan dan memanfaatkan open source software (OSS) merupakan pilihan yang rasional, baik dari segi legalitas, ekonomi, maupun tingkat keamanannya (security).
Untuk kepentingan pendayagunaan open source serta memudahkan pengenalan perangkat lunak berbasis Open Source kepada masyarakat, Kementerian Negara Riset dan Teknologi menginisiasi penyusunan Panduan Pendayagunaan Open Source Software yang bekerjasama dengan komunitas Iptek, Yayasan Penggerak Linux Indonesia (YPLI).
Dalam konteks ini, saya menyambut gembira penyusunan Panduan Pendayagunaan Open Source Software yang tentunya diharapkan dapat lebih memudahkan masyarakat dalam mengenal perangkat lunak berbasis open source. Dokumen tersebut terdiri atas delapan dokumen yaitu Perangkat Lunak Bebas dan Open Source, Petunjuk Instalasi IGOS Nusantara, Konfigurasi Server Linux, Aplikasi untuk Server, RDBMS (Relational Database Management System): MySQL, Bahasa Pemrograman Open Source, Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org, dan CMS, CRM, dan ERP.
Akhir kata, semoga kedelapan Dokumen ini dapat bermanfaat bagi peningkatan kemampuan masyarakat dalam penguasaan teknologi piranti lunak bebas dan open source.
Dengan semangat “Kreativitas Tanpa Batas” dan maju bersama Indonesia, Go Open Source! Kita besarkan produk aplikasi perangkat lunak Indonesia.
Jakarta, Juli 2007 Menteri Negara Riset dan Teknologi
Kusmayanto Kadiman
PENGANTAR
Dokumen ini disusun sebagai salah satu bahan acuan untuk pelatihan tentang perangkat lunak bebas dan open source dengan semangat IGOS (Indonesia, Go Open Source!) yang dimotori oleh Kementerian Negara Riset dan Teknologi Republik Indonesia. Dokumen ini merupakan bagian dari delapan dokumen IGOS Training Tool Kit yang disusun oleh Yayasan Penggerak Linux Indonesia dan diterbitkan oleh Kementerian Negara Riset dan Teknologi Republik Indonesia.
Kedelapan dokumen itu adalah Perangkat Lunak Bebas dan Open Source, Petunjuk Instalasi IGOS Nusantara, Konfigurasi Server Linux, Aplikasi untuk Server, RDBMS (Relational Database Management System): MySQL, Bahasa Pemrograman Open Source, Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org, dan CMS, CRM, dan ERP. Sebagian bahan penyusunan dokumen ini diambil dari Open Source Training Tool Kit yang diterbitkan oleh Open Source Resource Center (OSRC) - Pakistan Software Export Board (PSEB). Lisensi dokumen ini OPL (Open Publication License) versi 1.0 atau yang lebih baru dan dapat diakses di http://opencontent.org/openpub/.
Jakarta, Juli 2007
Rusmanto Maryanto
Ketua Yayasan Penggerak Linux Indonesia
DAFTAR ISI
SAMBUTAN MENRISTEK...ii
PENGANTAR...iii
DAFTAR ISI...iv
I Pendahuluan...1
1.1 Lintas Platform...1
1.2 Kebutuhan Sistem...2
1.2.1 Linux...2
1.2.2 Solaris...2
1.2.3 Mac OS X...2
1.2.4 Microsoft Windows...3
II Instalasi/Upgrade Versi OpenOffice.org ...5
2.1 Cara Menginstal/Upgrade Versi OpenOffice.org ...5
2.2 Mengatasi Pesan Java Runtime Environment (JRE)...10
2.3 Mengaktifkan OpenOffice.org Pertama Kali...11
III OpenOffice.org Writer...15
3.1 Apa itu Word Processor?...15
3.2 Memulai OpenOffice.org Writer...15
3.2.1 Bekerja Antar Format Dokumen ...16
3.2.2 Bekerja dengan Dokumen OpenOffice.org Writer Versi Lama...16
3.2.3 Bekerja dengan Dokumen Microsoft Word...17
3.2.4 Mengkonversi Dokumen OpenOffice.org Writer...18
3.2.5 Mengatur Dokumen OpenOffice.org agar Kompatibel dengan Dokumen Microsoft Office...19
3.2.6 Menyimpan Dokumen OpenOffice.org Writer Secara Default ke dalam Dokumen Microsoft Word...20
3.2.7 Mengekspor Dokumen OpenOffice.org Writer ke Format PDF...21
3.3 Bekerja dengan Styles...21
3.3.1 Styles Paragraf ...22
3.3.2 Styles Halaman...25
3.4 Pembuatan Daftar Isi Secara Otomatis...29
3.4.1 Persiapan Membuat Daftar Isi...30
3.4.2 Langkah Pembuatan Daftar Isi...31
3.4.3 Update, Edit & Delete Daftar Isi...32
3.4.4 Hyperlink pada Daftar Isi ...34
3.5 Pembuatan Nomor Halaman ...35
3.5.1 Pembuatan Nomor Halaman Standar...35
3.5.2 Pembuatan Nomor Halaman Kombinasi...37
3.6.1 Aneka Cara Bekerja dalam Tabel OpenOffice.org Writer:...41
3.6.2 Perhitungan di Dalam Tabel...43
3.6.3 Memberi Border Tabel...44
3.6.4 Format Tabel Otomatis ...45
3.6.5 Mengkonversi Teks Menjadi Tabel...46
3.6.6 Mengkonversi Tabel Spreadheet Menjadi Teks atau Tabel Biasa...47
3.6.7 Mengatur Posisi Tabel di Dalam Dokumen ...49
3.6.8 Menggabungkan Tabel...49
3.6.9 Memisahkan Tabel...50
3.7 Bekerja dengan Template...50
3.7.1 Menggunakan Template yang Ada ...50
3.7.2 Membuat Template yang Baru...51
3.8 Pembuatan WordArt atau FontWork...53
3.9 Pembuatan Naskah dalam Bentuk Kolom...56
3.10 Mengubah Satuan Ukuran yang Digunakan ...58
3.11 Mail Merge...59
3.11.1 Konsep Mail Merge...59
3.11.2 Cara membuat Mail Merge ...60
3.12 Penggunaan Bullet and Numbering...61
3.13 Penggunaan Navigator...63
3.14 Pencetakan Dokumen ...64
IV OpenOffice.org Calc...67
4.1 Apa itu Spreadsheet?...67
4.2 Kegunaan Spreadsheet...68
4.3 Memulai OpenOffice.org Calc...68
4.4 Beberapa Fungsi Calc sebagai Spreadsheet...69
4.5 Struktur File OpenOffice.org Calc...69
4.6 Beberapa Istilah dalam Calc...69
4.7 Jenis Data dalam OpenOffice.org Calc...70
4.8 Perintah-perintah Dasar OpenOffice.org Calc...70
4.8.1 Mengatur/mengubah Lebar Kolom...70
4.8.2 Mengubah Lebar atau Tinggi Baris...71
4.8.3 Mengganti Nama Sheet...71
4.8.4 Menambah dan Memindahkan Posisi Sheet...71
4.8.5 Menampilkan / Menyembunyikan Garis Bantu (Gridlines)...72
4.8.6 Split Worksheet...72
4.9 Penyuntingan Data...73
4.10 Pengaturan Konfigurasi Spreadsheet Secara Umum...73
4.10.1 General...73
4.10.2 View/Display...74
4.10.3 Calculate...74
4.10.4 Sort Lists...74
4.11 Menggunakan Formula...75
4.12 Matematika dalam Spreadheet...76
4.13 Contoh Aplikasi Perhitungan Sederhana...77
4.14 Border dan Shading...79
4.15 Grafik...80
4.15.1 Grafik Fungsi Sinus...80
4.15.2 Modifikasi Grafik Fungsi Sinus...82
4.16 Penggunaan Fungsi Logika dan Operator Logika...83
4.17 Mencetak Lembar Kerja...85
4.17.1 Page Preview ...85
4.17.2 Print Range...86
4.17.3 Mencetak Judul Tabel Berulang di Setiap Halaman...87
4.17.4 Mencetak Lembar Kerja ke Kertas Melalui Printer...88
V OpenOffice.org Impress...91
5.1 Memulai Impress...91
5.2 Memulai Pembuatan Presentasi ...92
5.3 Modus Tampilan Slide...93
5.3.1 Modus Drawing atau Normal View...93
5.3.2 Modus Outline view...93
5.3.3 Modus Notes View...94
5.3.4 Modus Handout view...94
5.3.5 Modus Slide Sorter View...95
5.4 Menggunakan Sebuah Template ...95
5.5 Menyimpan Slide Presentasi...99
5.6 Membuka Slide Presentasi...99
5.7 Mencari Dokumen ...100
5.8 Beberapa Perintah Dasar OpenOffice.org Impress ...101
5.8.1 Memberi Efek Transisi pada Slide ...101
5.8.2 Memberi Efek Animasi pada Objek...101
5.8.3 Memilih Layouts...104
5.8.4 Menampilkan Slide Standar...104
5.8.5 Menampilkan Slide Secara Otomatis...104
5.9 Menghubungkan objek dengan slide atau program lainnya (Hyperlink):...105
5.10 Mengatur Slide Show Hyperlink...106
5.11 Mengekspor File OpenOffice.org Impress...106
5.12 Mengkonversi File PowerPoint ke dalam OpenOffice.org Impress...107
5.12.1 Menyimpan ke dalam Format PowerPoint...108
5.12.2 Mengimpor Template PowerPoint ...108
5.12.3 Menggunakan Design Template Hasil Import dari PowerPoint...109
I Pendahuluan
OpenOffice.org adalah program aplikasi perkantoran Open Source yang produktif dan cukup lengkap, tidak banyak berbeda dengan program aplikasi perkantoran dari proprietary. Di dalam OpenOffice.org sudah ada pengolah kata atau Word Processor dalam bentuk OpenOffice.org Writer, sudah ada SpreadSheet berupa OpenOffice.org Calc, sudah ada Presentation dalam bentuk OpenOffice.org Impress. Dan sudah ada juga OpenOffice.org Database untuk mengolah data secara interaktif. Plus beberapa program penting lainnya seperti Drawing, Labels, Formula, HTML Documents, Business Card dan sebagainya.
Bahkan semua tampilan antarmukanya tidak begitu jauh berbeda dengan program aplikasi perkantoran proprietary yang sudah lebih dahulu populer saat ini.
Semua dokumen lama yang pernah dibuat menggunakan program aplikasi perkantoran proprietary juga dapat dibuka dengan baik meng-gunakan OpenOffice.org ini. Dalam beberapa dokumen, memang tidak semuanya dapat dibuka dengan sempurna, yakni akan ada beberapa format yang berubah ataupun hilang ~ tetapi cukup meringankan, karena tidak perlu lagi membuatnya dari awal. Bahkan bila kita masih perlu berhubungan dengan mitra kerja kita yang masih tetap menggunakan program proprietary Microsoft Office, misalnya, maka dokumen yang kita buat tsb, dapat disimpan ke dalam format program proprietary Microsoft. Office tersebut dengan baik dan dapat dilakukan dengan cara yang sangat mudah.
1.1 Lintas Platform
Salah satu penyebab OpenOffice.org populer saat ini, di samping cara penggunaannya yang mudah, karena sangat mirip dengan cara menggunakan program aplikasi perkantoran proprietary, juga karena program aplikasi perkantoran OpenOffice.org ini dapat berjalan dengan baik pada lintas platform. Ia dapat dijalankan pada sistem operasi Linux, Mac OS X, Solaris, bahkan pada sistem operasi Microsoft Windows.
Dengan demikian, maka masyarakat luas mempunyai banyak pilihan untuk menggunakannya pada sistem operasi mana yang ia sukai.
1.2 Kebutuhan Sistem
1.2.1 Linux
Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem oprasi Linux, maka paling tidak dibutuhkan
• PC dengan Pentium atau prosesor AMD yang kompatibel, atau prosesor PowerPC
• RAM 64 MB
• Ruang hard disk 170 MB.
• Linux Kernel 2.0.7 atau yang lebih tinggi
• X Server dengan minimal 256 warna atau gray-scale.
• glibc2 2.1.3 atau yang lebih tinggi (2.2.1 untuk PPC).
• VGA dengan minimal 256 warna, 800 x 600.
1.2.2 Solaris
Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem operasi Solaris, maka paling tidak dibutuhkan
• RAM 128 MB.
• Ruang hard disk 240 MB.
• Solaris 7 atau yang lebih tinggi (SPARC).
• Untuk dukungan aksesibilitas, GNOME 2.0 atau yang lebih tinggi diperlukan.
• VGA dengan minimal 256 warna, 800 x 600.
1.2.3 Mac OS X
Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem operasi Mac OS-X ini, maka paling tidak dibutuhkan:
• Mac OS X v10.2 atau yang lebih tinggi
• RAM 256 MB, direkomendasikan 512 MB.
1.2.4 Microsoft Windows
Untuk dapat menjalankannya dengan baik pada sistem operasi Microsoft Windows ini, maka paling tidak dibutuhkan:
• PC kompatibel dengan Pentium.
• Microsoft Windows 95 atau yang lebih tinggi, terutama untuk versi Asian/CJK (maka disarankan Microsoft. Widows 2000/XP, Vista atau lebih tinggi)
• RAM 64 MB.
• Ruang hard disk 170 MB.
Sehubungan dengan program pemerintah adalah untuk menyukseskan Open Source, maka yang akan dibahas lebih lanjut di dalam Toolkit Training Software di sini adalah yang menggunakan platform Linux. Walapun demikian, secara prinsip tidak jauh berbeda bila akan diterapkan pada platform sistem operasi lain.
II Instalasi/Upgrade Versi OpenOffice.org
Instalasi perlu dilakukan jika kita tidak menemukan aplikasi Open Office.org di dalam sistem Linux yang kita pergunakan. Sebenarnya, secara default setiap kali kita telah berhasil menginstal Linux di dalam komputer kita, maka program aplikasi OpenOffice.org ini secara otomatis sudah terinstall di dalamnya. Jadi kita bisa langsung menggunakannya. Kecuali bila kita bermaksud untuk mengupgrade versi OpenOffice.org yang kita gunakan. Atau bila kita akan menggunakannya pada sistem operasi selain Linux, maka instalasi program aplikasi OpenOffice.org ini memang perlu dilakukan.
2.1 Cara Menginstal/Upgrade Versi OpenOffice.org
Berikut ini adalah langkah-langkah memperolah versi OpenOffice.org terbaru dari website resminya, lalu mengupgradenya ke dalam sistem operasi Linux IGOS Nusantara atau ke dalam versi Linux lainnya yang setara seperti RedHat atau Fedora Core.
1. Bila belum memiliki keping CD/DVD dari aplikasi OpenOffice.org ini, maka kita dapat mendownloadnya dari situs OpenOffice.org di http://www.openoffice.org
2. Pada layar situs OpenOffice.org yang tampil, klik tab menu Download. Tunggu beberapa saat. Selanjutnya akan tampil jendela Download Central. Atau klik langsung tombol hijau Download OpenOffice.org Version 2.2.x. | Get OpenOffice.org
3. Tampil jendela pilihan sistem operasi yang akan digunakan, maka pilihlah Linux:
4. Tidak lama kemudian akan tampil pesan seperti tampak pada jendela di bawah ini.
Klik pilihan Cotinue to Download untuk melanjutkan proses Download:
sebentarnya proses download ini tergantung dari tipe komputer dan jalur internet yang digunakan.
6. Periksalah pada folder penyimpanan hasil download tersebut. Bila Anda menggunakan browser Mozilla FireFox, biasanya hasil download akan disimpan ke dalam folder Desktop. Untuk memeriksanya, klik menu Edit > Preferences >
Downloads > Lihat pada bagian Dowload Folder lalu klik pilihan 1 Save all files to this folder. Perhatikan, di dalam folder Desktop itulah file-file hasil download Anda disimpan. Anda bisa mengarahkannya pada folder lain sesuai dengan keinginan Anda. Yakni dengan cara mengklik pilihan Browse...
7. Setelah Anda mengetahui letak file programnya, langkah selanjutnya adalah mengekstraksi image Ooo_2.2.0_Linuxintel_install_w.JRE_en-US.tar.gz ini.
Untuk pekerjaan ini, Anda diminta berada dalam modus root. Cara masuk ke root:
buka terminal, klik Aplikasi > Aksesoris > Terminal dan login sebagai root. Lalu ketikkan:
hendrimgs@hendrimgs Desktop]$ su - [En ter]
Password:******** [En ter] ==> Anda ketikkan password user root di komputer Anda.
2 Masuk ke direktori Desktop tempat file hasil download tadi, dengan cara:
[root@hendrimgs RPMicrosoft]# cd /home/h end rimg s/Deskt op / [Ent er]
2 Ekstrak file openoffice.org-2.x.x nya dengan perintah : [root@hendrimgs Desktop]# tar -zxv f
Ooo_2.2 .0_Lin uxInt el_ins tall_ wJRE_e n-US.t ar.gz [En ter]
8. Setelah itu, masuk pada paket instalasi dalam folder yang sudah diekstrak tadi:
[root@hendrimgs Desktop]#cd OOF680_ m14_na ti ve_pac ked- 1_en -US.9 134/ RPMicr osof t/ [Ent er]
9. Sebelum melakukan upgrade modul-modul OpenOffice.org satu per satu, lakukan terlebih dahulu upgrade terhadap paket induk OpenOffice.org-nya, dengan perintah:
[root@hendrimgs RPMicrosoft]#r pm -Uvh openo ffice. org- co re* [En ter]
Ada sekitar 13 modul penting berhasil diupgrade, yang akan menjadi acuan dasar bagi sistem untuk mengupgrade lebih lanjut tiap-tiap modul dalam OpenOffice.org tersebut.
10. Setelah itu, lakukan perintah untuk mengupgrade semua modul OpenOffice.org satu per satu. Untuk mempermudah pengetikannya, jangan diketik secara manual, tetapi gunakan saja tombol [Tab]. Setelah semua modul dalam OpenOffice.org tersebut tampil, lakukan penekanan tombol [Enter]:
[root@hendrimgs RPMicrosoft]# r pm -Uvh openof fice.o rg- base-2.2 .0-9134.i58 6.r p m openof fice.o rg- calc-2.2 .0-9134.i58 6.r p m openof fice.o rg- draw-2.2. 0-9134.i586 .r pm openof fice.o rg- pyuno-2.2 .0-9134.i58 6.r pm
openof fice.o rg- emailmer ge-2.2 .0-9134.i58 6.r pm openof fice.o rg- gnome- in tegr atio n-2.2. 0-
9134.i586. r pm openo ffice. org-gr aphic filt er-2.2. 0- 9134.i586. r pm openo ffice. org-im press- 2.2.0-
9134.i586. r pm openo ffice. org-ja vafil ter-2.2 .0- 9134.i586. r pm openo ffice. org-mat h- 2.2.0-
9134.i586. r pm openo ffice. org-onl ineupd ate-2.2 .0- 9134.i586. r pm openo ffice. org-t esttool- 2.2.0-
9134.i586. r pm openo ffice. org-wr iter-2.2. 0- 9134.i586. r pm openo ffice. org-xsl tfilt er-2.2.0 - 9134.i586. r pm [Ent er]
11. Supaya hasil upgrading tersebut dapat tampil di desktop menggantikan ikon atau menu pop up menggantikan menu aplikasi perkantoran versi sebelumnya, maka lakukan perintah berikut :
[root@hendrimgs RPMicrosoft]# r pm - Uvh deskt op - int eg ration/ openof fice.or g-r edhat -menus -2.2- 9119.noar ch.r pm [En ter]
12. Sampai pada langkah ke 11, Anda sudah dapat menggunakan OpenOffice.org versi terbaru hasil upgrading yang baru saja dilakukan. Silakan Anda lihat perubahan tampilan isi dari menu pop up: Klik Aplikasi > Perkantoran akan terlihat menu OpenOffice.org versi terbaru yang baru saja diupgrade.
2.2 Mengatasi Pesan Java Runtime Environment (JRE)
Jika di dalam penggunaan OpenOffice.org Anda suatu waktu bermasalah dan tampil pesan “Java Runtime Environment...” Ini berarti Anda perlu menginstall modul Java yang dikembangkan oleh Sun MircosysteMicrosoft sebagai bagian untuk menjalankan aplikasi tersebut: Untuk itu, masuk ke root: [hendrimgs@hendrimgs ~]$ su - [Enter].
Setelah Anda ketikkan password-nya, ketikkan perintah seperti tampak pada gambar:
2.3 Mengaktifkan OpenOffice.org Pertama Kali
1. Untuk pertama kali digunakan, OpenOffice.org pasca upgrading akan menampilkan informasi tambahan berupa halaman Welcome:
2. Klik tombol Next>>. Selanjutnya akan tampil jendela Licence Agreement dari OpenOffice.org dalam format GNU Lesser General Public License (GPL) yang menunjukkan bahwa OpenOffice.org ini adalah aplikasi Open Source. Jadi Open Source bukan berarti tidak ada lisensinya ~ hanya saja bentuknya adalah lisensi publik. Setelah Anda baca seperlunya, lalu klik tombol [Scroll Down]. Setelah sampai baris paling bawah, maka akan tampil tombol Next dan silakan Anda klik untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.
3. Tampil halaman User Name. Pada halaman ini Anda diminta untuk mengisikan nama lengkap Anda berikut inisialnya. Setelah itu, klik tombol Next>>
4. Kemudian akan tampil halaman Online Update yang meminta Anda untuk melakukan pemeriksaan OpenOffice.org terbaru secara otomatis. Untuk melakukan langkah ini Anda membutuhkan sambungan internet. Bila tidak, bisa Anda abaikan dengan tidak memberi tanda check list 3Check for updates
5. Sampailah pada halaman Registration. Anda diminta untuk melakukan registrasi. Jangan khawatir, untuk registrasi ini, Anda tidak diminta bayaran
~ atau bila Anda ingin melewatinya karena Anda sudah pernah melakukan registrasi sebelumnya, maka Anda bisa memilih I want to register later atau I have already register > Lalu klik Finish.
Tidak berapa lama kemudian, Anda akan dihadapkan pada tampilan loading OpenOffice.org 2.2.0. Ini menunjukkan, bahwa OpenOffice.org telah berhasil diinstal dan dijalankan dengan baik.
III OpenOffice.org Writer
OpenOffice.org Writer adalah aplikasi Word Processor yang biasanya digunakan para pemakai komputer untuk kegiatan tulis-menulis. Selain OpenOffice.org Writer, ada beberapa jenis Word Processor yang populer dan sudah banyak dipergunakan masyarakat, di antaranya:
2 WordStar
2 WordPerfect
2 KWord
2 AmiPro
2 AbiWord
2 Microsoft Word (Microsoft Word)
2 Text Maker, dll
Bagi yang sudah pernah menggunakan salah satu Word Processor di atas, maka dapat dengan mudah beradaptasi menggunakan OpenOffice.org Writer ini. Sedangkan bagi para pemula yang benar-benar awam dan belum pernah menggunakan komputer, juga tidak perlu khawatir, karena panduan menggunakan OpenOffice.org Writer ini telah dirancang sedemikain rupa untuk memudahkan para pemakainya. Anda cukup mengikuti langkah-langkah yang telah diuraikan di dalam training toolkit ini, maka Anda dijamin sudah bisa menggunakannya dengan baik dan maksimal. Walaupun demikian, untuk lebih jelasnya lagi, Anda bisa mengunjungi website tutorialnya pada www.tutorialsforopenoffice.org, dan langsung menuju Home Page > Standard Tutorials >Writer > No Computer Experience. Dari petunjuk yang disediakannya, Anda bisa belajar lebih banyak lagi tentang Open Office.org Writer tersebut.
3.1 Apa itu Word Processor?
Secara umum bisa diterjemahkan sebagai Pengolah Kata, yaitu sebuah program aplikasi perkantoran produktif yang biasa digunakan untuk membuat berbagai macam dokumen teks, mulai dari surat menyurat ~ baik dinas maupun pribadi, Karya Ilmiah, Proposal, Naskah buku, Skripsi, Makalah, dan sebagainya. Di dalam Pengolah Kata ini sudah tersedia berbagai macam fasilitas untuk mengatur komposisi dan style sebuah paragraf, pengeditan, aneka format dan bentuk pencetakan, baik pencetakan di layar maupun pencetakan ke atas kertas (hard copy/hand out).
3.2 Memulai OpenOffice.org Writer
OpenOffice.org yang dibahas di dalam training toolkit ini adalah OpenOffice.org Writer yang berbasis Linux. Pada prinsipnya, OpenOffice.org Writer dengan platform Microsoft. Windows, Solaris maupun Macintosh tidak jauh berbeda cara penggunaannya dengan OpenOffice.org Writer yang berbasis Linux ini. Untuk
memulainya, dapat dilakukan dengan beberapa cara:
1. Dari desktop Linux IGOS Nusantara klik Aplikasi > Perkantoran > Word Processor atau OpenOffice.org 2.2 Writer
2. Dari Panel Bar, klik ikon OpenOffice.org Writer yang berupa gambar kertas surat dan ballpoint.
Kedua cara di atas akan menampilkan bidang kerja OpenOffice.org Writer dengan berbagai macam komponen yang menyertainya.
3.2.1 Bekerja Antar Format Dokumen
Saat ini, OpenOffice.org Writer yang dipergunakan adalah versi 2.2.x ke atas.
Namun demikian, Anda tidak perlu khawatir dengan dokumen yang pernah Anda buat menggunakan OpenOffice.org versi sebelumnya, baik yang berbasis Windows, Linux maupun sistem operasi lainnya. OpenOffice.org Writer dapat mengenali dan membuka dokumen-dokumen tersebut. Bahkan semua dokumen yang pernah dibuat menggunakan Microsoft Word-pun bisa dibuka dengan baik oleh OpenOffice.org Writer. Kalaupun ada perbedaan ataupun perubahan, umumnya hanyalah terletak pada jenis font atau format yang digunakan.
Selebihnya, tidak terlalu jauh berbeda.
3.2.2 Bekerja dengan Dokumen OpenOffice.org Writer Versi Lama
Ketika Anda membuka sebuah dokumen yang pernah dibuat menggunakan OpenOffice.org Writer versi sebelumnya (1.x.x.) ~ umumnya memiliki
dimana dokumen *.sxw akan dibuka > Open
3.2.3 Bekerja dengan Dokumen Microsoft Word
Sama seperti halnya bekerja dengan dokumen OpenOffice.org Writer versi sebelumnya (1.x.x). OpenOffice.org Writer 2.2.x pun dapat dengan mudah membuka dokumen yang pernah dibuat menggunakan Microsoft Word (97, 2000, XP, 2003) ~ yang umumnya berekstension *.doc. Kalaupun ada perubahan, umumnya terletak pada perbedaan font atau format yang digunakan. Untuk mengatasi masalah ini, Anda cukup mengubah format atau jenis font yang digunakan sesuai dengan koleksi font yang dimiliki oleh OpenOffice.org tersebut.
File > Open > arahkan pada folder dimana dokumen *.doc akan dibuka > Open
3.2.4 Mengkonversi Dokumen OpenOffice.org Writer
Dokumen yang dibuat dengan OpenOffice.org Writer 2.2.0 yang disimpan ke dalam format aslinya, yaitu OpenDocument Text (*.odt), tidak akan pernah dapat dibuka oleh OpenOffice.org versi sebelumnya (1.x.x) atau oleh aplikasi Microsoft Word. Agar dokumen yang dibuat dapat dibuka dan diedit oleh OpenOffice.org versi sebelumnya (1.x.x) atau oleh aplikasi Microsoft Word, maka dokumen yang dibuat harus dikonversikan ke dalam format dokumen yang akan digunakan untuk membuka dan mengeditnya lebih lanjut.
Caranya: Setelah dokumennya dibuat, klik File > Save As... atau [Ctrl+Shift+S]
Tampil kotak dialog Save As. Pada baris File name, ketikkan nama file, lalu klik Drop down list pada baris menu File type, pilih format dokumen penyimpanan yang Anda inginkan. Setelah itu, klik tombol [Save].
Setelah Anda klik tombol [Save], maka OpenOffice.org akan memberitahukan, bahwa dokumen yang Anda buat akan disimpan ke dalam format dokumen Microsoft. Word atau OpenOffice.org 1.x.x (sesuai dengan tipe dokumen yang Anda pilih). Hanya ada dua pilihan Yes atau No. Jika Anda klik [Yes], maka dokumennya akan langsung dikonversikannya ke dalam format dokumen yang Anda pilih. Tetapi jika Anda klik [No], maka penyimpanan akan dikembalikannya ke dalam format aslinya, yaitu *.odt ~ format dokumen OpenOffice.org Writer 2.x.x.
3.2.5 Mengatur Dokumen OpenOffice.org agar Kompatibel dengan Dokumen Microsoft Office
Bila kita sering kali menggunakan dokumen dengan format Microsoft Office, maka sebaiknya diatur kompatibelitasnya dengan Microsoft Office, baik kompatibel ketika menyimpannya juga kompatibel ketika membuka dokumennya.
Dengan demikian ketika sebuah dokumen OpenOffice.org disimpan ke dalam format Microsoft Office (*.doc, *.xls, *.ppt), maka Microsoft Office dapat mengenali dan membukannya dengan baik dan demikian juga sebaliknya ~ semua dokumen Microsoft. Office dapat dikenali dan dibuka dengan baik oleh OpenOffice.org (*.doc, *.xls, *.ppt). Untuk maksud ini, maka OpenOffic.org telah menyediakan fasilitas pengaturannya.
Klik Tools > Options > klik tanda +Load/Save > Microsoft Office. Akan tampil tanda kotak pilihan yang kosong. Beri tanda centang pada kolom 4 Load [L] dan kolom Save [S] sesuai dengan modul-modul yang akan Anda kompatibelkan. Bila perlu beri tanda centang semuanya.
3.2.6 Menyimpan Dokumen OpenOffice.org Writer Secara Default ke dalam Dokumen Microsoft Word
Apabila Anda terpaksa harus seringkali bekerja dengan format dokumen Microsoft Word, maka sebaiknya pada OpenOffice.org Writer Anda atur penyimpanannya secara otomatis ke dalam format Microsoft Word, sehingga tidak perlu melakukan Save As... dan memilih tipe dokumen yang Anda inginkan.
Caranya: Klik Tools > Options > klik tanda +Load/Save > General. Akan tampil kotak dialog General.
Pada contoh di atas, tipe dokumennya secara default adalah OpenDocument Text (Writer). Lalu secara otomatis akan selalu disimpan ke dalam format Microsoft Word 97/2000/ XP.
3.2.7 Mengekspor Dokumen OpenOffice.org Writer ke Format PDF
Bila kita ingin dokumen yang kita dibuat menggunakan Openoffice.Org dapat dibaca aplikasi lainnya, maka dokumen yang kita buat tersebut dapat diekspor ke dalam format PDF. Sebagaimana kita ketahui, dokumen dengan format PDF (Portable Document Format) adalah dokumen yang bisa dibaca oleh banyak Text Viewer. Mulai dari Adobe Reader, Xpdf, Evince, Okular, Foxit, Preview, maupun KPDF, dll.
Caranya, setelah dokumennya dibuat, maka untuk mengekspornya klik ikon [PDF] yang terdapat pada Toolbar Standard atau klik File > Export as PDF...
Pada bagian File name, ketikkan nama filenya, lalu klik [Export...]. Tidak lama kemudian proses ekspor berlangsung. Dan jadilah dokumen dengan format PDF.
Lihat ekstensionnya (*.pdf).
3.3 Bekerja dengan Styles
Fasilitas ini sangat jarang digunakan oleh para pemakai Pengolah Kata. Padahal dengan menggunakan Styles ini, maka dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan kita. Mengapa? Karena dengan fasilitas Styles kita bisa mengatur konsistensi paragraf, margin, frame, penggunaan huruf, format, halaman, list dan
sebagainya. dalam keseluruhan dokumen, sehingga tidak perlu mengatur ulang manakala ada Styles yang sama yang diperlukan di dalam dokumen tersebut.
3.3.1 Styles Paragraf
Ketika pertama kali mulai membuat sebuah text document, hanya ada satu style paragraf yang aktif, yaitu Default. Dimana ketentuan dalam Default ini, setiap paragrafnya memiliki Line Spacing: Single, Spacing: 0 dan Indent: 0, Alignment:
Left, Font: Nimbus Roman No 9L dengan Size 12, dsb. Tentu saja tidak semua halaman dalam dokumen yang akan kita buat tersebut memerlukan ketentuan paragraf seperti itu. Untuk beberapa distro lain, bisa saja default styles-nya berbeda.
Oleh karena itu, maka kita bisa mengubah/modifikasi atau membuat baru ketentuan- ketentuan di dalam sebuah paragraf sesuai dengan yang kita perlukan.
2 Membuat Styles Paragraf Baru
Misalkan paragraf yang kita inginkan adalah sebuah paragraf yang memiliki indentasi 1 cm dari pinggir halaman, jarak spasinya adalah 1.5 spasi, dan jenis font-nya adalah Luxi Serif dengan ukuran 11 maka bisa kita jadikan sebuah Styles paragraf tersendiri ~ yang nantinya bisa digunakan untuk konsistensi pengetikan pada paragraf-paragraf selanjutnya. Untuk mempermudah dalam penggunaannya, sebaiknya setiap Styles paragraf diberi nama khusus, sesuai dengan kebutuhan. Dengan berpatokan pada nama Styles paragraf itulah, maka setiap paragraf bisa kita ubah formatnya sesuai dengan Styles-nya.
Caranya:
1. Klik Format > Styles and Formatting atau tekan tombol F11. Akan tampil kotak dialog Styles and Formatting.
2. Klik tombol mouse kanan dalam kotak dialog tersebut pada bagian yang kosong, > Klik New... Akan tampil kotak dialog Paragraph
Style
3. Dari kotak dialog tersebut, > Klik tab menu Organizer. Pada bagian Name, ketikkan nama Style-nya. Misalnya Naskah_bab1. Untuk informasi lain boleh diabaikan saja. Lalu klik tab menu Indent &
Spacing > Aturlah sesuai dengan yang diinginkan. Demikian juga untuk > Font yang digunakan beserta ukurannya. Kalau sudah sesuai dengan yang diinginkan, maka klik > OK
4. Selanjutnya, bila kita lihat pada kotak dialog Styles & Formatting tadi dengan cara menekan tombol F11, maka nama Styles Naskah_bab1 yang baru saja kita buat tersebut sudah ada di dalamnya. Artinya, untuk membuat sebuah paragraf dengan styles seperti yang sudah kita tentukan tersebut, cukup dengan cara meletakkan kursor pada paragraf yang akan dibuat, tekan tombol F11 > lalu klik ganda pada nama Styles yang ada di dalam kotak dialog Styles & Formatting.
Akibatnya, paragraf yang bersangkutan Sytles-nya sudah berubah dan sama persis ketentuannya dengan paragraf sebelumnya.
2 Modifikasi Styles Paragraf
Tidak selamanya kita harus selalu membuat Styles paragraf yang baru. Untuk suatu keperluan dimana Styles sebuah paragraf hanya ada perbedaan sedikit, maka lebih baik kita memodifikasi saja Styles sebuah paragraf yang sudah ada itu, lalu kita beri nama Styles yang baru. Dan Styles ini selanjutnya bisa kita gunakan, layaknya sebuah style yang benar-benar baru.
Caranya:
1. Klik Format > Styles and Formatting atau tekan tombol F11. Akan tampil kotak dialog Styles and Formatting.
2. Lalu klik tombol mouse kanan dalam kotak dialog tersebut pada nama Style yang akan dimodifikasi > Klik Modify... untuk mengubahnya.
Lalu atur sesuai keperluan ~ layaknya membuat sebuah Styles paragraf yang baru. Hanya saja bagian-bagian yang masih diinginkan tetap dipertahankan. Sedangkan yang ingin diubah, langsung saja dignati dengan ketentuan yang baru > OK
3. Untuk suatu keperluan dimana sebuah Styles memang benar-benar sudah tidak diperlukan lagi, maka kita bisa menghapusnya dengan cara mengklik Delete... pada pilihan di atas.
3.3.2 Styles Halaman
2 Styles Halaman Default
Ketika pertama kali membuat sebuah halaman baru File > New > Text Document, maka pada bingkai jendela OpenOffice.org Writer akan bagian atas akan tampil pesan Untitlex – OpenOffice.org Writer. Dan pada bagian bawah layar bagian statusnya akan terlihat pesan “Page 1/1” dan
“Default”. Artinya, kursor sekarang sedang aktif pada halaman 1 dari satu halaman. Sedangkan pesan “Default” menunjukkan Style halaman yang aktif adalah default.
1. Untuk mengetahui ketentuan yang ada pada Styles halaman secara
default ini, Anda dapat menekan tombol [F11]. Akan tampil kota dialog Styles and Formatting. Lalu klik ikon Page Styles > Klik kanan pada Styles Default > Tampil pilihan New... atau Modify...
2. Pilih Modify... maka akan tampil ketentuan standar dari halaman OpenOffice.org Writer yang dipergunakan. Dimana ukuran kertas yang digunakannya adalah A4, orientasi pencetakannya adalah Portrait, dan batas pengetikannya dari pinggir kertas adalah 2,00 cm. Untuk setiap distro bisa saja ketentuan Default ini berbeda.
2 Membuat Styles Halaman yang Berbeda dalam Satu Dokumen
Untuk keperluan tertentu, maka styles halaman adakalanya perlu dibuat khusus. Misalnya: Halaman 1 orientasi pencetakannya adalah Portrait sedangkan Halaman 2-nya adalah Landscape, karena memuat tabel yang tidak boleh dipenggal ke bawah atau halaman berikutnya. Untuk maksud ini, maka kita bisa menggunakan styles halaman yang berbeda walaupun sama-sama terletak di dalam satu file atau satu dokumen.
1. Buat halaman pertama dengan orientasi pencetakan secara Portrait.
Ini artinya sama dengan default. Tekan tombol F11 > Akan tampil kota dialog Styles and Formatting.
Lalu klik ikon Page Styles > Klik kanan pada bagian kotak yang kosong > Klik pilihan New...
2. Tampil kotak dialog Page Styles > Pada tab menu Organizer, ketikkan nama Stylesnya : Portrait >
klik tab menu Page, pastikan orientasi
pencetakannya adalah Portrait
> setelah itu
klik OK.
Dengan cara yang sama, buat Page Styles yang baru. Hanya saja pada tab menu Page, pilih orientasi pencetakan
yang Landscape > setelah itu klik OK.
3. Sekarang kita telah memiliki dua Style halaman, yaitu Protrait dan Land-scape. Pada halaman 1 ketikkan saja naskahnya seperti biasa.
Jangan lupa aktifkan Style halamannya dengan cara tekan tombol F11 >
klik ganda pada nama Style halaman Portrait yang telah dibuat tersebut.
4. Setelah itu, sebelum berpindah ke halaman dua, klik menu Insert >
Manual Break... > Page Break > lalu pada Style, pilih Landscape >
OK.
5. Saat kursor berpindah ke halaman kedua, maka lihat hasilnya, halaman kedua orientasi pencetakannya sudah berubah menjadi Landscape, sedangkan halaman pertama tetap pada kondisi pencetakan dengan orientasi Portrait.
3.4 Pembuatan Daftar Isi Secara Otomatis
Biasanya, untuk membuat daftar isi suatu dokumen dilakukan secara manual. Yakni dengan mengetikkan satu persatu judul ataupun sub-sub judul dari setiap halaman pada lembaran halaman yang baru. Lalu kita ketikkan nomor halamannya satu per satu sesuai dengan posisi judul ataupun sub-sub judulnya. Padahal semua Style yang ada dan telah kita buat sebelumnya bisa dijadikan pengaruh untuk menampilkan judul ataupun sub-sub judul sesuai dengan styles yang digunakan tersebut sebagai Dafar Isi.
Untuk itu, maka ketika kita mulai mengetik, usahakan isi dokumen sudah tersusun secara terstruktur. Bahwa pada saat pengetikkan belum terdapat isi sebenarnya, Anda dapat menggantinya dengan satu atau beberapa baris kosong. Dan pada saat pengetikkan, Anda dapat mempergunakan Bullets and Num-bering.
Di bawah ini adalah contoh dokumen yang pengetikannya sudah berstruktur:
1.1. LINUX DAN X WINDOW 1.1.1.Tujuan mempelajari X Window 1.1.2.Pengetahuan Dasar
1.1.2.1.Tombol Mouse
1.1.2.2.Cara Menggunakan Mouse 1.1.3.Masuk ke Modus X Window
1.1.3.1.Beralih Tampilan Antar Dekstop Manage
1.1.4.Bekerja Dalam Lingkungan X Window 1.1.4.1.Berpindah Lokasi Drive
• Beralih antar Block Device atau Folder yang sudah di-mount
• Meng-Copy File, Dokumen atau Folder
• Beralih Dekstop Window antar Program Aktif 2.1. PENGENALAN DAN INSTALASI OPENOFFICE
2.1.1.Kelebihan OpenOffice.Org 2.1.2.Instalasi OpenOffice.Org
2.1.2.1.Instalasi OpenOffice.Org Melalui Modus Teks (promt shell) 2.1.2.2.Instalasi Tarball OpenOffice.Org melalui X Window
2.1.3.Dekstop OpenOffice.Org
3.4.1 Persiapan Membuat Daftar Isi
2 Ketikkan judul dan sub-sub judulnya sebagai outline tulisan yang akan dibuat. > Klik Format > Bullets and numbering... > Outline untuk menyusun strukturnya.
2 Berikan style yang sama untuk setiap level yang sama, dimana style dimulai dari Heading 1 untuk Level 1, Heading 2 untuk Level 2 dst.
Caranya: Klik atau blok Judul atau sub judul level 1 > klik ganda Heading 1 yang tampil dalam Style Paragraf, dan seterusnya.
2 Untuk maksud tersebut, tekan tombol [F11] > Kotak dialog Styles and Formatting akan tampil.
2 Blok judul 1.1 LINUX DAN X-WINDOW, lalu > klik gandalah style Heading 1 pada Stylist. > Blok sub judul 1.1.1 Tujuan mempelajari X Window > klik gandalah style Heading 2 pada Stylist.
2 Ulangi cara tersebut untuk level-level berikutnya > Setelah selesai, tekan lagi tombol F11 untuk menyembunyikan kotak dialog tersebut.
3.4.2 Langkah Pembuatan Daftar Isi
Dokumen yang akan dibuat Daftar Isinya, pengetikannya harus menggunakan fasilitas Styles and Formatting. Artinya, semua judul dan atau sub judul yang akan ditampilkan di dalam Daftar Isi, harus sudah diformat sebagai Heading 1, Heading 2 dst.
2 Kalau sudah, letakkan kursor di awal baris pertama dan pada paragraf pertama >
klik Insert > Indexes and Tables > Indexes and Tables. Sebuah dialog Insert Index/Table akan ditampilkan:
2 Pada tab menu Index/Table, tentu saja isian untuk Type and Title pada Type adalah Table of Contents dan isian pada Title adalah Table Of Contents juga.
Anda bisa menggantinya dengan tulisan dalam bahasa Indonesia, misalnya Daftar Isi > Klik OK. Secara otomatis Daftar Isi telah selesai dibuat.
3.4.3 Update, Edit & Delete Daftar Isi
Bila Daftar Isi yang sudah dibuat, ternyata bagian naskahnya masih menyatu dengan
2 Naskah yang tadinya menyatu dengan halaman Daftar Isi, sekarang sudah berpindah ke halaman berikutnya. Tentu saja Anda melihat nomor halaman Daftar Isi tidak berubah. Padahal judul naskahnya sudah berpindah halaman.
Tidak perlu khawatir. Cukup letakkan kursor pada Daftar Isi yang sudah jadi tersebut > Klik tombol mouse kanan > pilih Update Index/Table. Perhatikan sekarang, Daftar Isi pun sudah ter-update sempurna sesuai dengan posisi judul dan sub judulnya pada masing-masing halaman.
2 Demikian juga bila ada salah satu judul ataupun sub judul di dalam dokumen tersebut kita ubah, maka ketika pada Daftar Isi-nya kita update dengan cara di atas, scara otomatis judul dan atau sub judul pada Daftar Isi pun ikut berubah.
2 Sedangkan bila akan memperbaiki Daftar Isi tersebut, cukup klik kanan pada Daftar Isi itu > lalu pilih Edit Index/Table. Sedangkan bila ingin menghapus, maka pilihlah Delete Index/Table.
3.4.4 Hyperlink pada Daftar Isi
Adakalanya ketika Daftar Isi sudah dibuat, kita ingin dengan cepat menuju ke halaman tertentu sesuai dengan judul yang ditunjukkan oleh Daftar Isi tersebut.
Mirip dengan Hyperlink pada halaman Web. Secara default, Daftar Isi yang telah dibuat tersebut, tidak dilengkapi dengan fasilitas hyperlink ini. Untuk menambahkan hyperlink ini, maka dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
2 Klik kanan pada Daftar Isi > pilih Edit Index/Table. Kotak Dialog yang sama seperti langkah pada pembuatan Daftar Isi akan ditampilkan. Lalu klik tab menu Entries.
2 Klik Level 1 > Klik kotak kecil kosong di sebelah kiri karakter E# > Klik Hyperlink. Kotak kecil pertama yang berisi E# tersebut akan berubah menjadi LS > Klik kotak kecil pada sebelah kanan karakter E# > Klik Hyperlink lagi >
Klik All > Klik OK.
2 Hasilnya, numbering pada judul ataupun sub sub judul pada Daftar Isi tersebut secara default akan tampak bergaris bawah. Letakkan kursur pada Daftar Isi tersebut > klik kanan > pilih Update Index/Table.
2 Sekarang, antar judul atau sub judul dalam Daftar Isi tersebut sudah terhubung secara inter aktif dengan naskah pada halaman di mana judul ataupun sub judul tersebut berada. Untuk membuktikannya cukup Anda klik numbering (yang bergaris bawah) pada judul ataupun sub judul yang halamannya ingin Anda tuju.
3.5 Pembuatan Nomor Halaman
Nomor halaman pada setiap dokumen yang dibuat menggunakan OpenOffice.org Writer secara default belum ditampilkan. Untuk menampilkannya bisa kita sesuaikan dengan keperluan kita. Posisinya bisa di bagian atas (header) pada setiap halaman ataupun di bagian bawah (footer) setiap halaman. Untuk itu bisa dilakukan langkah- langkah berikut ini:
3.5.1 Pembuatan Nomor Halaman Standar
1. Format > Page > Footer :
Klik pilihan 5Footer on bila ingin meletakkan nomor halamannya di bawah setiap halaman > Klik pilihan 5More... untuk memberikan variasi Border ataupun Background pada bagian footernya.
2. Setelah tempat nomor halamannya disiapkan (dalam hal ini pada bagian footer), selanjutnya klikkan mouse pada bidang footer tersebut > Atur posisinya di tengah (Centered), atau di samping kanan (Align Right) sesuai kebutuhan. Lalu klik Insert > Fields > Page Number.
3.5.2 Pembuatan Nomor Halaman Kombinasi
Untuk keperluan tertentu, ada kalanya nomor halaman dalam satu dokumen tidak selalu berurutan dengan tipe nomor yang sama. Misalnya untuk Daftar Isi, Kata Pengantar dan yang sejenisnya menggunakan penomoran halaman i, ii, iii, iv dst.
Sedangkan penomoran halaman selanjutnya untuk isi dokumen tersebut menggunakan tipe nomor halaman 1, 2, 3, 4 dst. Untuk maksud ini maka, kita memerlukan Style halaman yang berbeda. Halaman untuk seremonial tersebut misalkan kita letakkan pada halaman dengan Style yang kita beri nama Daftar Isi.
Lalu isi dokumennya kita letakkan pada Style dengan nama Naskah.
1. Atur Style halaman untuk kedua tipe penomoran halaman tersebut dalam dua Style halaman yang berbeda. Misalnya nama style halamannya adalah Daftar Isi dan satunya lagi adalah Naskah. Untuk membuat Style halaman ini jangan lupa gunakan tombol F11. Pada kotak dialog Styles &
Formatting yang tampil, > Klik ikon Page Styles > Klik kanan pada bidang yang kosong > pilih New. Pada tab menu Organizer, isi Name dengan Daftar Isi. Selanjutnya > Klik tab menu Footer > 5Footer On > Klik More... atur border dan atau background seperlunya > OK > OK. Dengan cara yang sama, lakukan pembuatan Style halaman berikutnya dengan nama Naskah. Perbedaannya, pada Style halaman Naskah ini yang diaktifkan bukan Footer, melainkan 5Header On.
2. Klik ganda nama Style halaman Daftar Isi pada kotak dialog Styles &
Formatting. Perhatikan: Tulisan Default pada baris status dokumen Anda akan berubah menjadi nama Style halaman Daftar Isi. Selanjutnya letakkan kursor Anda pada bidang footer sebelah kanan > Klik Insert > Fields >
Others (atau Ctrl + F2). Tampil kotak dialog Fields.
3. Pada kotak dialog Fields tersebut, Klik tab menu Variables > Pada bagian Type klik Set page varible > pada bagian Selection klik On > Klik Insert.
4. Belum terlihat adanya tampilan nomor halaman pada footer Anda. Jangan khawatir. Klik pilihan Show page variable > lalu klik ganda Roman (i, ii, iii) pada bagian Format. Lihat hasilnya, pada footer Anda sudah tampil nomor halamannya dengan tipe penomoran i, ii, iii dst. > Klik Close.
5. Selanjutnya, posisi kursor Anda masih pada style halaman Daftar Isi. Jika Anda tekan [Enter] beberapa kali untuk pindah ke halaman berikutnya atau gunakan [Ctrl + Enter] saja, maka penomoran halaman pada halaman berikutnya tipenya masih tetap sama dengan penomoran halaman sebelumnya. Hal ini terjadi, karena kedua halaman tersebut masih berada pada style halaman yang sama. Yaitu Daftar Isi. Untuk pindah ke style halaman Naskah ~ yang sudah pernah dibuat sebelum-nya pada langkah [1]
> Klik Insert > Manual Break...
6. Pada kotak dialog Insert Break di atas, pilih Page break > Klik Style >
Pilih Naskah > Beri tanda check list pada 5Change page number > [1] >
OK.
7. Sekarang kursor Anda sudah berada di halaman berikutnya dengan style halaman Naskah. Perhatikan: tulisan “Naskah” terlihat pada baris status bagian bawah dokumen di sebelah status nomor halaman. Pada style halaman Naskah ini yang aktif adalah Header. Maksud perbedaan posisi header dan footer pada kedua style halaman ini hanyalah untuk memudahkan dalam melihat perbedaan tampilan nomor halamannya saja.
Selanjutnya, letakkan kursor pada bidang header > lalu klik Insert >
Fields > Page Number. Tampil nomor halaman pada header dengan format 1, 2, 3, dst.
8. Secara keseluruhan, nomor halaman pada style halaman Daftar Isi formatnya adalah i, ii, iii dst. Sedangkan pada style halaman Naskah, formatnya adalah 1, 2, 3, dst. Padahal semuanya berada dalam satu dokumen yang sama. Lihat contoh hasilnya pada gambar berikut:
3.5.3 Menyisipkan Nomor Halaman Mulai dari Nomor Tertentu
Hal ini adakalanya sangat diperlukan ~ terutama bila kita tidak menggunakan Page Styles; karena tidak setiap halaman yang kita kerjakan selalu dimulai dari halaman 1. Misalnya, dokumen pertama sudah kita beri nomor halaman dan berisi 23
halaman; lalu kita simpan dengan nama Bab_1.odt. Pada kesempatan lainnya kita ingin mulai mengetik naskah berikutnya pada file atau dokumen yang berbeda, tetapi nomor halamannya adalah kelanjutan dari Bab sebelumnya, yaitu nomor halaman 24. Bila hal ini kita lakukan seperti cara penomoran halaman standard, maka nomor halaman yang akan tampil pada lembar pertama dokumen kedua tersebut adalah nomor halaman 1 juga (karena ia memang berada di lembar pertama dari dokumen tersebut). Cara menyiasatinya adalah sebagai berikut:
2 Klik pada bagian Footer atau Header (sesuai dengan posisi nomor halaman yang diinginkan, dalam hal ini adalah Footer) > Insert > Fields > Other...
2 Klik tab menu Variables > Pada bagian Type pilih Set page variable >
Lalu pada bagian Selection Klik On > Dan pada bagian Offset , ketikkan angka nomor halaman dokumen sebelumnya ~ contoh: 20 > Klik Insert >
Lalu Klik Show page variable (di bawah Set page variable ) > Pada bagian Format, Klik As Page Style > Insert > Close.
3.6 Bekerja dengan Tabel
Untuk keperluan di mana dokumen yang kita buat perlu dilengkapi dengan tabel, maka OpenOffice.org Writer telah mendukung segala operasi sederhana dan kompleks dalam pembuatan tabel.
3.6.1 Aneka Cara Bekerja dalam Tabel OpenOffice.org Writer:
2 Untuk memasukkan/membuat tabel, pilihlah menu Insert > Table atau tekanlah kombinasi tombol CTRL+F12. Cara lain adalah dengan memilih menu Table > Insert > Table. Sebuah kotak dialog Insert Table akan ditampilkan. Pada dialog tersebut, Anda bisa memilih jumlah kolom dan baris inisial yang diinginkan. Beberapa pilihan juga bisa langsung diatur melalui kotak dialog ini. Sebagai contoh, apakah suatu tabel akan diberikan header dan apakah headernya akan diulang pada setiap pergantian halaman, dst. Pengaturan bingkai juga bisa langsung diatur dalam kotak dialog ini.
Untuk dokumen terstruktur, Anda bisa memasukkan nama tabel pada bagian Name.
2 Untuk menghapus tabel, > bloklah keseluruhan tabel, > klik kanan pada tabel terpilih tersebut, dan pilihlah Row > Delete. Cara lain adalah dengan berada di dalam tabel dan memilih menu Table > Delete > Table.
2 Untuk menyisipkan baris baru, aktiflah pada salah satu sel yang berdekatan dengan baris yang akan diinsert, > klik kanan dan pilih Row > Insert. Cara lainnya adalah dengan memilih Table > Insert > Rows. Sebuah dialog akan ditampilkan. Anda bisa memasukkan jumlah baris yang diinginkan pada
bagian Amount. Selanjutnya, posisi baris baru bisa ditentukan relatif terhadap baris aktif.
2 Untuk menghapus baris, bloklah baris-baris yang ingin dihapus > klik kanan dan pilihlah Row > Delete. Cara lain adalah dengan memilih Table >
Delete > Rows.
2 Untuk menyisipkan kolom baru, aktiflah pada salah satu sel yang berdekatan dengan kolom yang akan diinsert, > klik kanan dan pilih Column > Insert.
Cara lain adalah dengan memilih Table > Insert > Columns. Sebuah dialog akan ditampilkan. Anda bisa memasukkan jumlah kolom yang diinginkan pada bagian Amount. Selanjutnya, posisi kolom baru bisa ditentukan relatif terhadap kolom aktif.
2 Untuk menghapus kolom, bloklah kolom-kolom yang ingin dihapus, > klik kanan dan pilihlah Column > Delete. Cara lain adalah dengan berada di dalam kolom dan memilih Table > Delete > Columns.
2 Untuk mengubah tinggi suatu baris, aktifklah pada sel di baris tersebut >
klik kanan dan pilihlah Row > Height. Isikan nilai yang diinginkan pada kotak dialog yang tampil.
2 Untuk mengubah agar semua baris memiliki tinggi yang sama, bloklah semua baris, > klik kanan dan pilihlah Row > Space Equally. Cara lain adalah dengan memblok semua baris dan memilih menu Table > Autofit >
Distribute Rows Equally.
2 Untuk mengubah lebar suatu kolom, aktiflah pada sel di kolom tersebut, >
klik kanan dan pilihlah Column > Width. Isikan nilai yang diinginkan pada sebuah dialog yang tampil.
2 Untuk mengubah agar semua kolom memiliki lebar yang sama, bloklah semua kolom > klik kanan dan pilihlah Column > Space Equally. Cara lain adalah dengan memblok keseluruhan kolom dan memilih Table > Autofit >
Distribute columns evently.
2 Untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel (merge cell), bloklah sel-sel yang akan digabung > klik kanan dan pilihlah Cell > Merge. Cara lain adalah dengan memblok sel-sel yang diinginkan dan memilih Table >
Merge Cells.
2 Untuk membagi satu sel menjadi beberapa sel, aktiflah di sel yang ingin dibagi > klik kanan dan pilihlah Cell > Split. Cara lain adalah dengan aktif di sel dan memilih Table > Split Cells. Sebuah dialog akan ditampilkan.
Isikan jumlah ingin dibagi berapa dan tentukanlah arah pembagiannya, baik secara horizontal ataupun vertikal.
2 Untuk mengatur posisi teks atau angka yang sudah diketikkan di dalam sebuah cell agar tampak serasi, maka dapat dilakukan dengan cara: Letakkan kursor pada cell tersebut > Klik mouse kanan
> Cell > Top. Bahkan Anda dapat dengan mudah mengganti posisinya menjadi Right, Left, atau tetap Bottom sesuai keperluan.
3.6.2 Perhitungan di Dalam Tabel
Jika Anda sudah menggunakan OpenOffice.org Writer, maka ketika ada keperluan perhitungan di dalam dokumen Anda, maka Anda tidak perlu lagi bantuan kalkulator dari luar, cukup Anda gunakan fasilitas pehitungan yang sudah disediakan oleh OpenOffice.org Writer ini. Berikut ini adalah contohnya. Bila Anda ingin megetahui hasil perhitungan berikut:
2 53645 * 6534 = ?
2 (97835 / 345) - 498 = ?
2 876 + 867400 = ? dll.
Cukup Anda blok angka dan formula hitungan tersebut > lalu Ctrl + > Letakkan kursor Anda pada posisi di mana hasil perhitungannya akan ditempatkan > Ctrl V.
Bagaimana melakukan perhitungan di dalam tabel? Berikut ini caranya:
NAMA BARANG
BULAN
JAN FEB MAR
TOTAL HARGA
SATUAN JUMLAH HARGA
TV 14" 27 10 26 63 Rp850,000 Rp53,550,000
TV 20" 14 4 2 20 Rp1,200,000 Rp24,000,000
VCD 23 6 11 40 Rp350,000 Rp14,000,000
Kulkas 42 12 10 64 Rp755,000 Rp48,320,000
Monitor 11 7 5 23 Rp572,000 Rp13,156,000
NAMA BARANG
BULAN
JAN FEB MAR
TOTAL HARGA
SATUAN JUMLAH HARGA
TOTAL JUMLAH HARGA Rp153,026,000
PAJAK 10% Rp15,302,600
JUMLAH HARGA PLUS PAJAK Rp168,328,600
Cara mengerjakannya:
1. Insert > Table > Tentukan banyaknya baris dan kolom (hitung kolom dan baris terbanyak) > OK. Untuk diketahui: Kolom pertama = kolom A dst. Dan untuk baris pertama = baris 1, dst. Kalau kursor berada di kolom A, baris ke-1, berarti kursor tersebut berada pada sel A1.
2. Langsung ketikkan datanya terlebih dahulu. Untuk isian Total dan Jumlah Harga-nya jangan diketikkan langsung, tetapi menggunakan rumus.
Mempercantik tabelnya dilakukan terakhir ~ setelah semua data dan perhitungannya diselesaikan.
3. Cara melakukan perhitungan: Letakkan cursor pada sel di mana hasil perhitungannya akan ditampilkan. Untuk Total, ketikkan pada sel E2 = sum >
Blok dari kolom B2 s.d. D2 > [Enter]. Hasilnya =sum(<B2>:<D2>) berikut hasil perhitungannya. Untuk mengisi sel di bawahnya, cukup copy sel E2 ini >
Paste pada sel di bawahnya (bisa juga diblok sekaligus untuk sel-sel selanjutnya).
Catatan: Yang dicopy bukan angka hasil perhitungannya, melainkan sel di mana perhitungannya ditempatkan. Demikian juga untuk mengisi sel Jumah Harga.
Caranya sama, hanya saja operator yang digunakan adalah perkalian (*). Yaitu pada sel G2, =<E2>*<F2>.
3.6.3 Memberi Border Tabel
Secara default ~ tabel yang sudah dibuat, tidak akan terlihat bordernya. Adapun yang tampak seperti garis-garis tersebut hanyalah Table Boundaries-nya saja. Yaitu bayangan garis bantu serupa “border” yang halus dan samar-samar yang tidak akan terlihat ketika diprint. Untuk menambah atau mengatur Border suatu tabel, gunakan cara sebagai berikut:
2 Blok tabel ybs. > Table > Table Properties > Border > Pilih border yang diinginkan > OK. Melalui kotak dialog Table Format ini, kita juga bisa memberi bayangan tabel.
3.6.4 Format Tabel Otomatis
Untuk keperluan tertentu, tabel yang sudah dibuat bisa diformat border dan sebagainya secara otomatis. Kita tinggal memilih saja format tabel bagaimana yang kita sukai:
NO NAMA PEGAWAI JABATAN DEPARTEMEN KETERANGA
N
1 Dezan Masagus Direktur Pemasaran -
2 Farras Antarnusa Manager Produksi -
3 Adri Sigura-gura Direktur SDM -
4 Masayu Afifah Sekretaris Perusahaan -
1. Blok tabel ybs. > Table > AutoFormat...
2. Pilih format tabel yang disukai > Klik More... hilangkan tanda check list pada 5 Number Format untuk memastikan, bahwa data dalam tabel tersebut bukan terdiri dari angka ~ melainkan hanya teks saja > OK
NO NAMA PEGAWAI JABATAN DEPARTEMEN KETERANGAN
1 Dezan Masagus Direktur Pemasaran -
2 Farras Antarnusa Manager Produksi -
3 Adri Sigura-gura Direktur SDM -
4 Masayu Afifah Sekretaris Perusahaan -
3.6.5 Mengkonversi Teks Menjadi Tabel
Tabel tidak selalu harus dibuat terlebih dahulu baru kemudian diisi dengan teksnya.
Terutama untuk teks yang sudah tersedia ~ umumnya karena dokumen teks tersebut (*.txt, *.cvs, *.rtf, dll) didapat dari attachment sebuah email yang dikirimkan oleh mitra kerja kita. Padahal saat ini data teks tersebut perlu ditampilkan dalam bentuk tabel. Untuk maksud ini, maka dapat dilakukan langkah-langkah berikut:
Lihat contoh teks di halaman selanjutnya:
Perhatikan pemisah teks (separate text) antar kolom (spasi, tab, semicolons atau karakter lainnya) dari dokumen teks yang didapat tersebut. Pada contoh di atas pemisah teks antar kolomnya adalah tabulasi (terlihat berupa anak panah).
Untuk melihat Nonprinting Character (67 8ini bisa Anda lakukan dengan cara menekan kombinasi tombol [Ctrl F10]. Walau terlihat berantakan, abaikan saja. Yang penting tanda panah (6tabulasi) yang terlihat dalam tiap baris dan kolom jumlahnya sama. Dan tekan [Ctrl F10] kembali untuk menyembunyikannya.
2 Blok kelompok teks tersebut > Table > Conver text to Table... Akan tampil kotak dialog Convert text to Table
2 Tandai separate text-nya sesuai dengan yang ada, yaitu Tabs > AutoFormat... >
Pilih format tabel yang disukai > OK > OK
3.6.6 Mengkonversi Tabel Spreadheet Menjadi Teks atau Tabel Biasa
Dalam pekerjaan sehari-hari, seringkali data yang kita perlukan sumbernya berasal dari data dalam format Spreadheet. Entah itu data yang pernah kita buat sendiri menggunakan Microsoft. Excel, OpenOffice.org Calc dan sebagainya, atau didapat dari file attachment yang dikirimkan oleh mitra kerja kita. Untuk maksud ini, maka
kita tidak bisa melakukan copy – paste secara langsung dari Spreadsheet ke OpenOffice.org Writer; karena hasilnya akan berupa sebuah tabel mengambang yang tidak menyatu dengan bagian dokumen teks kita dan bila “tabel” tersebut kita klik ganda, maka lembar spreadsheet akan hadir di dalam dokumen OpenOffice.org Writer kita.
2 “Tabel” hasil copy - paste dari Spreadheet:
2 Jika “Tabel” hasil copy - paste dari Spreadheet tersebut kita klik ganda, akan tampil lembar Spreadheet pada bidang kerja OpenOffice.org Writer kita. Dengan demikian, maka semua fungsi spreadsheet bisa berfungsi di dalam OpenOffice.org Writer tersebut.
2 Bila yang diinginkan adalah sebuah tabel biasa yang terlepas dari Spreadheet ~ walapun datanya didapat dari Spreadheet, maka blok data yang akan dicopy dari Spreadsheet tersebut > Edit > Paste Special ... akan tampil kotak dialog Paste Special.
NO NAMA PESERTA BIAYA CARA BAYARKETERANGAN
1 Aas Saidah 2500000 Tunai Fax
2 Rohima 2450000 Cicil Email
3 Teh Asri 3000000 Cicil Email
4 Adhe Farras 2750000 Cicil Fax
5 Mas Adri 1000000 Tunai Langsung
6 Dede Asri 1250000 Tunai Fax
7 Dezan 2450000 Cicil Langsung
2 Pilih Unformatted text > OK. akan didapat sebuah data teks hasil copy-an dari Spreadheet. Untuk merapikannya dalam bentuk tabel OpenOffice.org Writer biasa, maka cukup Anda konversikan teks tersebut ke dalam format tabel.
Perhatikan: pemisah kolom dalam spreadsheet (A B C dst.) diformulasikan pada OpenOffice.org Writer dalam bentuk Tabs.
3.6.7 Mengatur Posisi Tabel di Dalam Dokumen
Bila tabel yang sudah kita buat posisinya di dalam dokumen kita dirasakan kurang pas, maka kita bisa mengatur letaknya dengan cara:
2 Blok tabel tersebut > Table > Table Properties... pilih tab menu Table > pada bagian Alignment pilih posisi yang diinginkan > OK
3.6.8 Menggabungkan Tabel
Untuk suatu keperluan di mana ada dua tabel yang sudah dibuat terpisah, lalu kedua tabel tersebut ingin digabungkan, maka dapat dilakukan langkah berikut ini.
Syaratnya di antara kedua tabel tersebut tidak dipisahkan oleh sebuah paragraf atau baris yang kosong.
2 Letakkan kursor di antara kedua tabel yang akan digabungkan > tekan tombol [Delete] > kedua tabel terlihat menyatu ~ tetapi kenyataannya belum tergabung menjadi satu tabel.
2 Untuk menggabungkannya > klik menu Table > Merge Table
3.6.9 Memisahkan Tabel
Sedangkan untuk memisahkan sebuah tabel menjadi dua atau lebih, maka dapat dilakukan langkah berikut ini.
2 Blok baris awal bagian tabel yang akan dipisahkan > Klik menu Table > Split Table
2 Pilih mode pemisahan yang akan dilakukan > OK
3.7 Bekerja dengan Template
Template adalah dokumen khusus yang berfungsi sebagai dasar baku atau kerangka dokumen. Sebuah perusahaan yang menerapkan manajemen dokumen secara teratur, umumnya memiliki template tertentu untuk setiap dokumen mereka. Template tersebut harus digunakan setiap akan membuat surat atau dokumen perusahaan.
Umumnya, di dalam suatu template akan tersimpan format khusus, logo, dan berbagai aturan lain. Anda cukup mengetikkan bagian yang dikosongkan atau menimpa fields tempat data baru yang harus diketikkan.
Ciri khas dokumen bertipe template adalah memiliki ekstension *.ott. Sedangkan dokumen OpenOffice.org Writer versi 2.x.x standar berekstension *.odt.
OpenOffice.org Writer telah menyediakan dokumen template yang cukup banyak ~ dan bisa kita pergunakan untuk keperluan kita ~ bila formatnya sesuai dengan yang kita harapkan. Mulai dari template berformat agenda, facsimile, surat dinas, laporan, dll.
3.7.1 Menggunakan Template yang Ada
Berikut ini diberikan contoh penggunaan template dengan format Fax. Ada banyak pilihan format Fax yang disediakannya. Pilih salah satu yang menurut Anda paling cocok dengan kebutuhan facsimile Anda.
