i
Salah satu cara untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan biaya perusahaan adalah dengan diadakannya pengendalian biaya oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan prosedur perusahaan. Salah satunya biaya yang harus dikeluarkan adalah Uang Muka Dinas, karena pengeluaran biaya ini merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang harus ditingkatkan untuk menunjang kegiatan perusahaan.
Dari latar belakang tersebut penulis tertarik untuk mengambil judul
tentang : “Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung”. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung.
Dalam penulisan laporan hasil pelaksanaan kerja praktek ini dilakukan dengan metode deskriptif dimana penulis memaparkan segala kegiatan baik terlibat secara langsung maupun dari hasil pengamatan segala kegiatan baik terlibat secara langsung maupun dari hasil pengamatan secara langsung di perusahaan. Sedangkan teknik yang digunakan adalah teknik studi lapangan yang meliputi observasi langsung, wawancara, dan dokumentasi serta studi kepustakaan.
ii ABSTRACT
One way to prevent the occurrence of abuse costs the company is with the holding cost control by the authorities and in accordance with the procedures of the company. One cost that must be removed are the cash advance Service,
because these expenses is one of the company’s activities should be enhanced to
support the activities of the company.
The background of authors interested in taking the title of : “Proses accountability for Spending cash advance service in the PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) headquarters in Bandung Office”. As for the purpose of this writing is to
know and explain the process of accountability for Spending cash advance service in PT. Kereta Api Indonesia (Persero) headquarters in Bandung.
In the writing of the report the results of implementation of work practices was conducted with descriptive method in which the author depicts the activies either involved directly or from the observations of all good activities involved directly or from the observations directly in the company. While the technique used was a field study techniques include direct observation, interviews, and documentation as well as the study of librarianship.
iii Bismillahhirrohmannirrohim,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahirobbil’alamin segala puji dan syukur penulis panjatkan
kehadirat Allah SWT atas segala karunia dan ridhonya, serta shallawat dan salam
semoga tetap tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, pada akhirnya
penulis dapat menyelesiakan Laporan Tugas Akhir ini dengan baik.
Penulisan Laporan Tugas akhir yang berjudul “Proses
Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas” ini disusun sebagai
salah satu syarat untuk menempuh ujian sidang pada Program Studi Administrasi
Keuangan Universitas Padjadjaran. Laporan tugas akhir disusun berdasarkan
survey yang dilakukan oleh penulis di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor
Pusat Bandung.
Merupakan kebahagiaan tersendiri bagi penulis karena telah
menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini, namun penulis menyadari masih banyak
kekurangan sehingga masih jauh dari sempurna. Dalam penulisan Laporan Tugas
Akhir ini penulis menemukan berbagai macam hambatan, namun berkat adanya
dukungan dari berbagai pihak maka hambatan terebut dapat teratasi.
Atas segala petunjuk dan bimbingan yang telah penulis dapatkan maka
dalam kesempatan ini penulis ingin ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
iv
selalu diberikan kepada penulis, Kakak ku tersayang yang telah membiayai
pendidikan penulis sampai terselesaikannya studi ini. Yth. Bapak Drs. H. Agus
Wahyudi Riana, M.Si, selaku dosen pembimbing terima kasih atas bimbingannya
selama penulis menyelesaikan laporan ini.
Dalam kesempatan ini, penulis juga mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Yth. Bapak Prof. Dr. H. Asep Kartiwa, SH., MS., selaku Dekan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
2. Yth. Bapak Dr. H. Soni Akhmad Nulhaqim, S.Sos., M.Si., selaku
Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Padjadjaran.
3. Yth. Ibu Dr. Hj. Ira Irawati, M.Si., selaku Pembantu Dekan II Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
4. Yth. Bapak H.R. Dudy Heryadi, M.Si., selaku Pembantu Dekan III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung.
5. Yth. Ibu Candradewini, S.IP., M.Si., selaku Ketua Program Studi
Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran.
6. Yth. Ibu Elisa Susanti, S.IP., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi
Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
v
kepada penulis selama proses belajar mengajar di Kampus Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
8. Seluruh Staf Sub Bagian Administrasi (SBA), Perkuliahan, Perpustakaan,
Laboratorium Dan Sub Bagian Umum (SBU) Kampus Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadajran.
9. , selaku pembimbing di tempat Praktik kerja Lapangan.
10.Seluruh staf dan karyawan Manajer HQ Disbursement erification (KWD)
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung yang telah membantu
sehingga terselesaikannya tugas akhir ini, serta memberikan dukungan dan
semangat selama Praktik Kerja Lapangan.
11.Semua teman-teman terima kasih atas doa, dukungan, perhatian, dan
semangatnya. Dan semua pihak yang membantu dalam penyusunan laporan
tugas akhir ini
Dengan segala kerendahan hati, penulis mohon maaf apabila dalam
penulisan laporan tugas akhir ini masih terdapat kekurangan. Semoga apa yang
telah penulis sajikan dalam laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis
dan umumnya bagi semua pihak yang memerlukannya. Dan semoga bantuan dan
kebaikan semua pihak yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal yang
baik dan di ridhoi Allah SWT, Amin.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.
Bandung, 2013
vi DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Pengesahan Motto
Abstrak……….. i
Abstract………. ii
Kata Pengantar………. iii
Daftar Isi……… vii
Daftar Tabel……….. x
Daftar Lampiran……….. xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang……….. 1
1.2. Identifikasi Masalah……… 2
1.3. Maksud dan Tujuan………. 3
1.4. Kegunaan Penulisan……… 3
1.5. Metode Penulisan dan Teknik Pengumpulan Data…… 4
1.5.1 Metode Penulisan……….. 4
1.5.2 Teknik Pengumpulan Data………... 5
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja………. 8
1.6.1. Lokasi Praktek Kerja……… 8
1.6.2. Waktu Praktek Kerja ……….. 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Administrasi Keuangan………. 10
2.2 Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas………. 12
2.3 Ruang Lingkup Uang Muka Dinas………... 14
vii
2.4 Hubungan Administrasi dengan Proses Pertanggungjawan Pengeluaran Uang Muka Dinas……… 15
BAB III OBJEK PRAKTEK KERJA LAPANGAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan……… 17
3.2 Visi dan Misi Perusahaan……… 19
3.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat……… 20
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat
Bandung………. 30
4.1.1 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap
(UMDT)……… 31
4.1.2 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas Sementara (UMDS)……… 38
4.1.3 Dokumen/bentuk yang digunakan………... 48
4.1.4 Kendala-kendala yang dihadapi pada Proses
Pengeluaran Uang Muka Dinas di
PT. Kereta Api Indonesia (persero)………. 49
4.1.5 Upaya yang dilakukan dalam mengatasi pada Penerapan Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)……….. 49
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan………... 51 5.2 Saran………. 52
viii UCAPAN TERIMA KASIH
ix
Tabel 1 Jadwal Penulisan Lapora Tugas Akhir
Tabel 2 Kode rekening di dalam SAP
Tabel 3 Kode rekening di dalam SAP
Tabel 4 Kode rekening di dalam SAP
x
Daftar Lampiran
Lampiran 1 Surat Permohonan Ijin Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran 2 Surat Permohonan Melaksanakan Prakti Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran 3 Surat Berakhirnya (PKL)
Lampiran 4 Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran 5 Form Pengajuan Judul
Lampiran 6 Kartu Bimbingan Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Lampiran 7 Penugasan Pembimbing Penyusunan Laporan Praktek Kerja
Lampiran 8 Permohonan Uang Muka Dinas Tetap/Sementara
Lampiran 9 Bukti Pengeluaran Uang Muka Dinas
Lampiran 10 Laporan Posisi UMD-Tetap
Lampiran 11 Surat Pernyataan
Lampiran 12 Surat Peringatan
Lampiran 13 Surat Pengantar
Lampiran 14 Daftar Penjagaan Uang Muka Dinas Tetap/Sementara
