Materi penyusunan Makalah

(1)

PENYUSUNAN MAKALAH

KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN

Oleh : HARYANTO

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

Tahun 2016

Bagi Peserta Ujian PI & PP S1

Pegawai Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

28-07-2016 Pembekalan Susun Makalah KKPP S2 /Haryanto/2016

1

(2)

BIODATA

N a m a : Dr. Haryanto, M.Pd

Lahir : Kebumen, 21 Maret 1963

Pangk/Gol : Pembina Utama Muda/IV.C

Jabatan : Widyaiswara Madya

Instansi : Badan Diklat Provinsi

DKI Jakarta

Hobbi : Mencari sesuatu yang baru

Agama : Islam

Status : Kawin

Alamat : Jl. Lebak Para II No.46A

RT.02/02, Cijantung Jak Tim

HP : 0856.91091.345.

haryanto39@yahoo.co.id haryanto6339@gmail.com

2 28-07-2016 Pembekalan Susun Makalah KKPP S2

(3)

3

KOMPETENSI DASAR

Setelah mengikuti pembelajaran, peserta

memahami penyusunan Kertas Kerja

Proyek Perubahan sesuai tugas yang

menjadi tanggungjwabnya.

(4)

4

INDIKATOR HASIL BELAJAR

Setelah mengikuti pembelajaran, peserta

dapat :



Menyusun Kertas Kerja Proyek

Perubahan sesuai tugasnya.



Mempresentasikan Kertas Kerja Proyek

Perubahan yang disusunnya.

(5)

PENYUSUNAN MAKALAH

“KERTAS KERJA

PROYEK PERUBAHAN”

(KKPP)

5 28-07-2016 Pembekalan Susun Makalah KKPP S2

(6)

6

Apa itu KKPP ?

“

Kertas kerja proyek perubahan

merupakan

sebuah

rencana kerja yang inovatif berupa

terobosan kegiatan untuk melakukan

perubahan

di unit organisasi yang berkaitan

dengan tugas yang menjadi

tanggungjawabnya”

(7)

7

KRITERIA KKPP



KKPP harus

realistis

,

objektif

dan

aktual

.



Merupakan

solusi untuk mengatasi

masalah

terkait dgn

tugas & fungsi.



Merupakan

terobosan kegiatan

yang

inovatif

untuk melakukan perubahan ke

arah yang lebih baik,



Gunakan bahasa Indonesia yang BAIK

dan BENAR



Sesuai sistematika yang telah ditentukan.

(8)

BAGAIMANA MENYUSUN MAKALAH KKPP ?

 Identifikasi Isu Aktual

 Pilih isu yang terkait dgn visi, misi dan program substansi lembaga/instansi

saudara.

 Identifikasi tugas saudara yang terkait dgn program tersebut !

 Jika ada lbh dari satu tugas yang terkait, maka pilihlah tugas yg anda nilai lebih

berbobot atau yg besar pengaruhnya.

 Selanjutnya saudara analisis pelaksanaan tugas tsb (kondisi saat ini/yg riil

terjadi), dan kondisi yg diharapkan/ideal, dan bandingkan keduanya, sehingga

akan diketahui Gap/kesenjangan yang merupakan masalah utama.

 Selanjutnya lakukan identifikasi dan analisis masalah penyebab timbulnya

masalah utama tsb, hingga ditemukan masalah pokok dan masalah yang paling spesifik .

 Selanjutnya identifikasi alternatif kegiatan sbg solusi utuk mengatasi masalah

spesifik tsb, dan tentukan sasaran spesifik .

 Selanjutnya lakukan analisis utk menentukan kegiatan prioritas yang menjadi

gagasan perubahan saudara.

(9)

KONDISI EXISTING KONDISI YG DIHARAPKAN

capaian kinerja kinerja ideal

GAP

ISU STRATEGIS (Global, Reg, Nas, Lokal)

V I S I

M I S I

PROGRAM SUBSTANTIF LEMBAGA (INSTANSI)

TUGAS PEGAWAI

Identifikasi & Analisis Masalah

Haryanto/DKI Jkt/Diagnostic Reading/Pim3/ 2016.

9 Keterkaitan ISU dgn Kegiatan PP yg akan dilakukan

06/10/2015 GAGASAN & SASARAN PERUBAHAN

(10)

Penyusunan Makalah



Berawal dari adanya masalah.



Masalah tersebut ditemukan dari hasil

analisis pelaksanaan tugas yang menjadi

tanggung jawab saudara.



Masalah tersebut merupakan masalah

utama yg saudara hadapi yang sering juga

disebut sebagai Isu Aktual.

(11)

PENGERTIAN ISU AKTUAL

ARTI ISU

:

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia 1993 adalah :



Masalah yang dikedepankan untuk ditanggapi;



Kabar angin yang tidak jelas asal usulnya dan tidak terjamin

kebenarannya;



Kabar, desas-desus.

Dalam kamus Inggris Indonesia yang disusun oleh John M. Echois

dan Hassan Shadely;

Issue

artinya pokok persoalan yang didiskusikan,dibicarakan,

dihindari dan diambil keputusan.

Menurut dua kamus tersebut

isu

adalah

masalah atau pokok persoalan yang dikedepankan.

dikemukakan untuk ditanggapi pihak-pihak yang terkait.

(12)

PENGERTIAN ISU AKTUAL

Kamus besar Bahasa Indonesia (1997)

mengartikan :

isu sebagai masalah yang dikedepankan

(untuk ditanggapi dan sebagainya).

(13)

ARTI AKTUAL

Aktual memiliki beberapa makna antara lain :

- benar terjadi atau akan terjadi,

- sedang menjadi perhatian orang banyak dan

merupakan berita hangat.

Mengacu pada makna-makna aktual tadi,

maka

isu aktual

berarti

masalah atau

pokok persoalan

yang benar terjadi atau

akan terjadi dan sedang menjadi pembicaraan

orang banyak.

(14)

LANGKAH PENYUSUNAN

KKPP

1.

LAKUKAN DIAGNOSA KEBUTUHAN

PERUBAHAN.

2.

SUSUN RANCANGAN PROYEK

PERUBAHAN

(15)

DIAGNOSA KEBUTUHANN PERUBAHAN

B. VISI & MISI ORGANISASI

Tuliskan visi dan misi organisasi tempat tugas saudara.

C. PROGRAM SUBSTANSI LEMBAGA

Tuliskan salah satu program substansi lembaga/skpd/ukpd

yang terkait dgn isu strategis yang saudara pilih saja.

15

A. ISU STRATEGIS

Yakni merupakan masalah yang sedang dihadapi dan perlu

dicarikan solusi terkait dengan tugas dan fungsi oragnisasi

D. TUGAS PEGAWAI

(16)

Tugas yang menjadi tanggung jawab saudara

a. Kondisi Saat Ini b. Kondisi yang diharapkan

Capaian kinerja

Kinerja Semestinya

28-07-2016 Pembekalan Susun Makalah KKPP S2 16

Gab/kesenjangan: ………..

………

(merupakan masalah saudara hadapi)

(17)

17

F. IDENTIFIKASI & ANALISIS MASALAH

Identifikasi berbagai masalah yang sedang dihadapi, terkait

dengan tugas saudara. Dapat menggunakan alat analisis untuk

menentukan masalah spesifik yang akan segera diatasi atau

dicari solusinya dengan rencana aksi perubahan yang akan

saudara lakukan. Dengan membandingkan kondisi riil dgn

kondisi ideal, sehingga ditemukan gab/kesenjangan yang

merupakan masalah yg sdg saudara hadapai.

(18)

28-07-2016 Pembekalan Susun Makalah KKPP S2 18

G. GAGASAN DAN SASARAN PERUBAHAN

a. Gagasan Perubahan

yakni ide saudara untuk melakukan perubahan terkait

dengan adanya masalah (gab) yang saudara hadapi dalam

pelaksanaan tugas-tugas saudara. (gagasan perubahan

diperoleh setelah menentukan masalah prioritas. Gagasan

perubahan akan bermuara pada kegiatan dan menjadi

dasar menentukan Judul Kertas Kerja Proyek Perubahan

saudara))

b. Sasaran Perubahan

Yakni merupakan sasaran yang akan diwujudkan dalam

pelaksanaan kegiatan aksi perubahan.

Dalam bab ini saudara menggunakan beberapa pisau analisis

Untuk S2: 1. Analisis sebab akibat.

2. USG utk tentukan prioritas masalah

(19)

PENYUSUNAN

RANCANGAN KKPP

(20)

20

SISTIMATIKA KKPP

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

DAFTAR LAMPIRAN BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG (Burning Platform)

B. GAGASAN PERUBAHAN C. TUJUAN

D. MANFAAT

E. RUANG LINGKUP PERUBAHAN BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

A. JUDUL

B. DESKRIPSI JUDUL

C. MILESTONE (TAHAPAN KEGIATAN UTAMA) hanya keg & capainya D. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERL

E. ANGGARAN (Bila ada)

BAB III ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

B. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN RESIKO SERTA ALTERNATIF SOLUSI C. RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN (TIME SCUDULE)

BAB IV PENUTUP DAFTAR PUSTAKA

(21)

Lembaga Administrasi Negara RI

1. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari yang

kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.

2. NAMA GAGASAN PERUBAHAN

Yakni merupakan ide saudara untuk memfokuskan pada permasalahan tertentu, bagi peningkatan kinerja instansi.

8/27/2015 Haryanto/DKI/Merancang PP/Pim.4/2015 21

3. TUJUAN

Yakni menjelaskan tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secarajangka pendek (3 minggu/sampai berakhirnya Diklat Pim 1), jangka menengah (satu tahun) dan jangka panjang (lebih satu tahun). (3)

BAB. I

(22)

Lembaga Administrasi Negara RI8/27/2015 Haryanto/DKI/Merancang PP/Pim.4/2015 22

4. MANFAAT

Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi

birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas

pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.

5. RUANG LINGKUP

(23)

BAB. II

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN PERUBAHAN

23

A. Judul

Nama proyek perubahan yang akan dilakukan

B. Deskripsi

Gambaran singkat mengenai proyek perubahan

C. MELESTONES (TAHAPAN KEGIATAN UTAMA)

MELIPUTI JANGKA PENDEK, MENENGAH DAN PANJANG

Tahap Utama Waktu Output

 Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian/output yg dihasilkan setiap tahapan (jk. Pendek, menengah, & panjang) sehingga

harus diperhatikan dalam menjamin

(24)

Lembaga Administrasi Negara RI

E. ANGGARAN (jika ada

) (14)

JUMLAH DESKRIPSI

Estimasi jumlah anggaran

yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan Estimasi jumlah anggaran

yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan

D. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER (13)

NO

Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau

negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu

instansi) atau eksternal yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.

(25)

Lembaga Administrasi Negara RI

A. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

- Penjelasan tugas dan kewenanganan masing-masing anggota tim kerja

- Penjelasan masa berlaku tim kerja serta etika dan mekanisme tim kerja dlm pelaksanaan PP.

B. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH & RESIKO

- Informasi ttg potensi kendala yg akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target sesuai waktu yg ditetapkan.

- Penjelasan resiko yg hrs diantisipasi bg keberhasilan pencapaian PP sesuai target waktu yang telah ditetapkan.

- Penjelasan ttg strategi mengatasi kendala/masalah

BAB. III

ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

(26)

28-07-2016 Pembekalan Susun Makalah KKPP S2 26 CONTOH: IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH DAN RESIKO

a. Potensi Masalah

NO DESKRIPSI

1.

2.

Penyelesaian kegiatan tiap tahapan tidak tepat waktu

(molor), krn kurang disiplin dan semangat kerja menurun.

Solusi : lakukan komitmen bersama dan kontrol scr kontinyu

dan ikut terlibat langsung dlm tiap tahap kegiatan.

Anggota tim kerja ada yg sakit atau ada tugas lain yang

mendadak.

Solusi : menukar dgn anggota tim lain dan beri arahan . dll

b. Resiko

NO

DESKRIPSI

1.

Kegiatan tata usaha lainnya dapat sedikit terganggu.

(27)

Lembaga Administrasi Negara RI

C. RENCANA KEGIATAN (TIM SCHEDULE) PELAKSANAAN PP

(17)

- Penjelasan pelaksanaan PP beserta pembagian tugas siapa

melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan dilaksanakan, dan apa outputnya

- Penjelasana tentang rencana monetoring dan evaluasi kegiatan

(28)

BAB. IV

PENUTUP

INTISARI DARI KKPP

Yakni uraian ringkas pentingnya rencana aksi

perubahan yang akan dilakukan guna

peningkatan kinerja yang lebih baik/optimal, atau

intisari dari rencana aksi perubahan itu sendiri.

(29)

Judul K K Proyek Perubahan

TOPIK

PROYEK

PERUBAHAN

SPESIFIK

RELEVAN

TRANSFOR

MASI

HOT

(30)

30

CONTOH COVER :

KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN (KKPP)

PE………AN……… ………

PADA / DI……… ………..

OLEH :

……….. No Peserta :………

UJIAN PENYESUAIAN IJASAH /PENINGKATAN PENDIDIKAN S2 BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PEMERNTAH PROVINSI DKI JAKARTA TAHUN 2016

(31)

31

TEKNIK PENULISAN KKP

1.

Bab di tengah – tengah gunakan huruf kapital

2.

Sub. Bab. Ditempatkan di tepi kiri dengan huruf awal di

setiap kata ditulis dengan huruf besar kecuali kata

sambung

3.

Urutan penggunaan huruf dan angka – angka

a. Bab

I, II, III dst

b. Sub. Bab.

A, B, C, dst

c. Anak Sub. Bab

1, 2, 3, dst

d. Pecahan dari anak Sub Bab.

a., b., c. dst

e. Anak dari pecahan

1), 2), 3), dst

f. Pecahan dari anak pecahan a), b), c), dst

4.

Setiap alinea/paragraf menjorok ke dalam .

5.

Ada daftar pustaka atau referensi.

*** Hal lainnya sesuai kaidah penulisan KTI.

_28-07-2016 _{Pembekalan Susun Makalah KKPP S2}

(32)

Ketentuan Penulisan



Makalah ditulis tangan, dengan tinta warna hitam

dengan kertas yang disediakan panitia (BKD),

tdk dengan kertas lain.



Penulisan dan penomoran sesuai ketentuan

Penulisan karya ilmiah.

(33)

The End

MANCING

YUK !!