SISTEM INFORMASI PEMBUATAN SURAT PERJALANAN DINAS DI BADAN
PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH (BPKAD)
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
1Hasan Balubita S.Si.,M.Kom 2 Ahril Fradela Fildiansyah
1Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA 2Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Komputer Niaga LPKIA
Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +6222-75642823, Fax. +6222-7564282 1hasanbalubita@gmail.com 2ahrilfradela@gmail.com
Abstrak
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) atau sering dikenal juga dengan SPD (Surat Perjalanan Dinas) adalah surat dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditunjukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
Di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) salah satu intansi pemerintahan yang sering melakukan perjalanan dinas dalam pekerjaannya dibutuhkan pembuatan surat perintah perjalanan dinas yang cepat dan akurat karena dalan pembuatan surat perjalanan dinas memakan waktu yang cukup lama saat pencarian surat yang telah di buat, untuk mencarinya maka dibutuhkanlah sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk pembuatan surat perjalanan dinas.
Maka dari itu pembuatan SPPD yang selama ini memakan waktu karena pencarian data dan pembuatannya yang relatif lama akan teratasi dengan adanya sebuah sistem pembuatan surat perintah perjalanan yang terkomputerisasi, serta dapat menyipan data surat perintah perjalanan dinas hingga tidak menyulitkan dalam pencarian surat yang sudah dibuat sebelumnya, dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi.
Kata kunci : Surat Perjalanan Dinas, Sistem
1. Pendahuluan
I.1. Latar Belakang Masalah
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) atau sering dikenal juga dengan SPD (Surat Perjalanan Dinas) adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditunjukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi. 5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau
kantor pembuat surat format surat tertentu. Fungsi dari surat perjalanan tersebut yaitu sebagai keterangan pelengkap bagi para pemilik yakni pejabat atau pegawai agar dalam melaksanakan tugas dinas bisa berjalan dengan efisien dan lancar sesuai dengan yang diharapkan. Tak hanya itu saja, ternyata adanya surat dinas ini digunakan untuk memuat tentang tugas, jangka waktu juga biaya yang
di butuhkan untuk melaksanakan tugas yang akan di lakukan tersebut.
Di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) salah satu intansi pemerinthan yang sering melakukan perjalanan dinas dalam pekerjaannya dibutuhkan pembuatan surat perintah perjalanan dinas yang cepat dan datanya akurat karena dalan pembuatan surat perjalanan dinas yang memakan waktu yang cukup lama maka dibutuhkanlah sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk membantu pembuatan surat perjalanan dinas untuk mempercepat pemnuatannya.
Maka dari itu pembuatan SPPD yang selama ini memakan waktu karena pencarian data dan pembuatannya yang relatif lama akan terbantu dengan adanya sebuah sistem pembuatan surat perintah perjalanan yang terkomputerisasi, sesrta dapat membantu dalam penyimpaan data surat perintah perjalanan dinas dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi maka harsuslah dibuatnya sebuah aplikasi dalam pembuatan surat perjalanan dinas.
I.2. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang terdapat beberapa masalah yang terjadi sehingga didapat beberapa rumusan masalah antaralain:
1. Cara mengatasi kesalahan dalam memasukan data yang dibutuhkan pada pembuatan surat perjalanan dinas (SPD).
2. Cara mengatasi pencarian SPD yang lama karena banyaknya data transaksi yang masih disimpan disebuah dokumen.
3. Pembuatan SPD yang belum terkomputerisasi karena datanya masih terpisah.
I.3. Ruang Lingkup Permasalahan
Ruang lingkup permasalahan pada penulisan penelitian adalah:
1.
Penelitian ini hanya membahas surat perjalanan dinas (SPD) .2.
Aplikasi ini dibangun agar pencarian data menjadi mudah.3.
Aplikasi ini hanya membuat proses pembuatan SPD yang terkomputerisasi dan terintegrasi.I.4. Tujuan Perancangan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Merancang perangkat lunak dalam pembuatan surat perjalanan dinas (SPD) untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan dalam pembuatannya.
2. Adanya sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pencarian data surat perjalanan dinas (SPD).
3. Adanya aplikasi yang dapat membantu dalam hal pembuatan surat perjalanan dinas (SPD) yang terkomputerisasi dan terintegrasi.
I.5. Metodologi Penelitian
Metodelogi penelitian ini menggunakan metode waterfall dimana metode ini menggambarkan proses software development dalam aliran sequential linear, sehingga, apabila suatu proses dalam perkembangan project belum terselesaikan, maka proses lain dalam project ini tidak dapat dimulai.
2. Dasar Teori
Bab ini menjelaskan teori tentang permasalahan yang dibahas dalam penyusunan laporan tugas akhir ini serta menjelaskan teori-teori yang di ambil untuk judul dalam laporan ini.
II.1. Teori Permasalahan
Pada bab I sebelumnya telah dikemukakan dan dijelaskan tentang permasalahan-permasalahan yang terjadi, selanjutnya akan menjelaskan beberapa teori yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi serta metodologi pengembangan yang digunakan sebagai tolak ukur untuk memecahkan masalah yang ada, yang dituangkan kedalam sebuah perancangan sistem.
II.1.1 Sistem
Sistem menurut Ludwig von
Bertallanffy.
“Bahwa sistem adalah sekumpulan unsur unsur yang berada dalam keadaan yang berinteraksi.” (2015)
II.1.2 Informasi
Sistem menurut Azhar Susanto
“Didalam bukunya yakni Sistem
Informasi Akuntansi, menyatakan bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat tertentu” (2015)
II.1.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi Menurut Riyadi
“sistem informasi merupakan suatu sistem tertentu yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi user atau penggunanya.” (2014)
II.1.4 Surat Perintah Perjalanan
Dinas
Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah Naskah Dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan Perjalanan Dinasserta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan.
II.1.5 Use case Diagram
Use Case menurut Martin Fowler
“Use Case mendeskripsikan interaksi tipikal antara para pengguna sistem dengan sistem itu sendiri, dengan
memberi sebuah narasi tentang
bagaimana sistem tersebut digunakan. Use Case Diagram menampilkan aktor mana yang menggunakan use case mana, uses case mana yang memasukkan use case lain dan hubungan antara aktor dan use case.” (2015)
II.1.6 Activity Diagram
Teknik untuk menggambarkan logika prosedural, proses bisnis, dan jalur kerja.
II.1.7 Class Diagram
menurut Munawar
“merupakan himpunan dari objek-objek yang sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State sebuah objek adalah kondisi objek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku suatu objek mendefinisikan
bagaimana sebuah objek
bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.”(2015)
II.1.8 Sequence Diagram
Sequence diagram menurut Munawar
“adalah grafik dua dimensi dimana obyek ditunjukkan dalam dimensi horizontal, sedangkan lifeline ditunjukkan dalam dimensi vertikal.” (2015)
II.2. Metodologi Yang Digunakan
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan waterfall yang akan di jadikan sebuah metode untuk penyelesaian masalah dalam penelitian ini.
II.2.1. Waterfall
Waterfall atau AIR terjun adalah model yang dikembangkan untuk pengembangan perangkat lunak, membuat perangkat lunak. model berkembang secara sistematis dari satu tahap ke tahap lain dalam mode seperti air terjun. Berikut adalah gambar tahapan model waterfall:
3. Analisis dan Perancangan
III.1. Aliran Proses
Dalam Aliran Proses ini dijelaskan proses-proses yang dimodelkan dalam sekumpulan use case dan actor serta hubungannya yang digambarkan dalam diagram use case dengan penjelasan yang diuraikan dalam use case scenario.
III.1.1 Use Case Diagram
Usecase Diagram menggambarkan siapa saja aktor yang melakukan prosedur dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi pada sistem tersebut.
Gmbar III.1 Use Case Diagram
4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
IV.1. Implementasi
Sub bab ini menjelaskan langkah-langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak penempatan siswa praktik kerja industri yang di gambarkan dengan menggunakan aktivitas Implementasi dan gantt char.
JADWAL KEGIATAN
Gambar (1) IV.1 Gantt Chart IV.2 Pengujian
Sub bab ini menjelasan langkah-langkah pengujian perangkat lunak hasil implementasi, pengujian
dilakukan dengan pengujian blackbox yaitu pengujian yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mempermudah pengujian tanpa harus tester mempunyai pengetahuan pemograman.
IV.2.3 Hasil Pengujian
Tabel IV.2 hasil pengujian
N o Fungsi yang diuji Cara Penguj ian Hasil yang diharapk an Hasil pengujia n 1. Fungsi Login Input userna me & passwo rd benar lalu klik login Memvalid asi username & password dan masuk ke menu home Usernam e & password tervalida si dan tampil halaman utama 2. Input userna me & passwo rd salah lalu klik login Memvalid asi username & password Login gagal dan tampil pesan error 3. Fungsi Menu Halam an Utama Klik menu halama n utama Mengeluar kan tampilan halaman home Tampilny a halaman utama 4. Fungsi menu SPD Klik menu SPD Mengelur kan daftar data surat perjalanan dinas Tampilny a daftar data surat perjalana n dinas yang sudah dibuat sebelumn ya 5. Klik sub menu buat SPD, lalu inputka n data dengan benar lalu tekan simpan Dapat menginput kan data ke textfield dan menyimpa n ke database Data surat perjalana n dinas dapat diinputka n ke dalam textfield yang disediaka n dan tersimpa <System> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<extend>> Staff BPKAD SETBAN BPKAD Mengelola Data Pegawai
Melihat Laporan SPD yang Belum Melakukan Perjalanan
Membuat SPD
Login
Melihat Laporan SPD yang Sudah Melakukan Perjalanan
n di database 6. Klik sub menu buat SPD, lalu inputka n data dengan benar lalu tekan simpan Dapat memvalid asi data surat perjalanan dinas yang di input Gagal menyimp an data surat perjalana n dinas dan tampil pesan error 7. Tekan tombol cetak PDF Dapat menampil kan surat perjalanan dinas dalam bentuk PDF Tampilny a surat perjalana n dinas dalam bentuk PDF 8. Klik sub menu ubah SPD lalu klik tombol save Dapat mengubah data surat perjalanan dinas terubahn ya data surat perjalana n dinas dan terimpan ke database 9. Klik sub menu hapus SPD Dapat menghapu s surat perjalanan dinas yang dipilih terhapusn ya surat perjalana n dinas yang dipilih lalu tersimpa n ke databse 1 0. Klik sub menu cari SPD yang akan di cari lalu tekan enter Dapat mencari surat perjalanan dinas yang telah di simpan Tampilny a data surat perjalana n dinas yang di cari 1 1. Fungsi Menu Pegaw ai Klik menu pegaaw ai Menampil kan daftar data pegawai Tampilny a daftar data pegawai 1 2. Klik sub menu Dapat menginput kan data Data pegawai terinput buat peawai, inputka n data dengan benar lalu tekan simpan pegawai ke textfield dan menyimpa n ke database ke dalam textfield yang disediaka n dan tersimpa n di database 1 3. Klik sub menu buat pegawa i lalu tekan tombol simpan Dapat memvalid asi data pegawai Gagal menyimp an data pegawai lalu tampilny a pesan error 1 4. Klik sub menu ubah pegawa i lalu klik tombol save Dapat mengubah data pegawai Terubahn ya data pegawai dan tersimpa n ke database 1 5. Klik sub menu hapus pegawa i Dapat menghapu s data pegawai yang dipilih Terhapus nya data pegawai yang dipilih dan tersimpa n ke databse 1 6. Klik sub menu cari pegawa i yang akan di cari lalu tekan enter Dapat mencari data pegawai yang telah disimpan tampilny a data pegawai yang di cari 1 7. Fungsi Menu Belum Berang kat Klik menu Belum Berang kat Dapat menampil kan laporan data surat perjalanan dinas yang belum berangkat melakaku kan perjalanan Tampilny a data surat perjalana n dinas yang belum berangka t melakuk an perjalana n
1 8. Fungsi Menu Sudah Berang kat Klik menu Sudah Berang kat Dapat menampil kan laporan data surat perjalanan dinas yang sudah berangkat melakaku kan perjalanan Tampilny a data surat perjalana n dinas yang sudah berangka t melakuk an perjalana n
5. Kesimpulan dan Saran
Bab ini memuat elaborasi dan rincian kesimpulan yang dituliskan pada abstrak. Saran untuk kajian lanjutan serta practical implication dari kerja mahasiswa dapat dituliskan pada bab ini.
V.1 KESIMPULAN
Sub bab ini berisi jawaban dari permasalahan yang diajukan, diperoleh dari hasil pengujian terhadap perangkat lunak yang dikembangkan mengatasi permasalahan. maka dapat di simpulkan sebagai berikut :
1. Adanya rancangan atau pembuatan SPPD yang berbasis komputer yang dapat mengatasi kesalahan dalam pembuatan SPPD.
2. Tersedianya sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pencarian data SPPD secara cepat.
3. Adanya aplikasi yang dapat terkomputerisasi dalam pembuatan SPPD.
V.2 SARAN
Sub bab ini berisi saran-saran yang ditujukan kepada pihak-pihak terkait, sehubungan dengan hasil penelitian. Untuk mempermudah pemahaman
1. Aplikasi yang telah dibuat semoga dapat di kembangkan dan
dioptimalkan secara maksimal dalam pembuatan SPPD
V.3 Aplikasi ini semoga dapat dikembangkan dengan menambah kan fitur atau proses yang terdapat fasilitas laporan hasil dari perjanan dinas
DAFTAR PUSTAKA Sumber Buku:
Hadiyanto, 2013, Buku Pintar Framework YII, Yogyakarta.
Rosa A. S dan M. Shalahudin. 2015, Rekayasa Perangkat Lunak.
Sumber Internet:
http://www.pengertianpakar.com sspengertian pengelolaan perencanaan dan html, diakses 15 Juni 2017 Pukul 22.00
http://gudangpengertian.blogspot.co.id/2014/1 0/ pengertian perangkat lunak secara-umum.html, diakses 15 Juni 2017 Pukul 22.25
http://sheteeguh.wordpress.com/framework-php/, diakses 16 Juni 2017 Pukul 15.00
http://www.erikgunawan.com/use-case-diagram/ diakses 24 Agutus 20167 Pukul 09.00
http://www.pengertian.com/,menurut Soekanto diakses Juli 2017 Pukul 21.00
http://www.id.wikipedia.org/wiki/PhpMyAdmi n, diakses 16 Juni 2017 Pukul 16.00
