Jurnal Aksara Komputer Terapan Politeknik Caltex Riau Vol. 4, No. 1, Tahun

(1)

Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada Perusahaan Retail (Studi Kasus: Swalayan Miami) Abdul Basir, Erwin Setyo Nugroho, Memen Akbar

Jurnal Aksara Komputer Terapan

Politeknik Caltex Riau

Website : https://jurnal.pcr.ac.id/index.php/jakt/about/index

Email : pustaka@pcr.ac.id

Sistem Informasi Pengadaan Barang

Pada Perusahaan Retail

(Studi Kasus: Swalayan MIAMI)

Abdul Basir1_{, Erwin Setyo Nugroho}2_{, Memen Akbar}3

1_{Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Caltex Riau, email:}_{abdulbasir.999@gmail.com} 2_{Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Caltex Riau, email: erwin@pcr.ac.id} 3_{Program Studi Teknik Komputer, Politeknik Caltex Riau, email: memen@pcr.ac.id}

Abstrak

Swalayan MIAMI merupakan salah satu perusahaan retail yang menyediakan barang-barang pokok dan mentah ke masyarakat. Pada perusahaan retail ini terdapat beberapa masalah yang sering terjadi, seperti dalam melakukan pemesanan barang kepihak supplier. Swalayan MIAMI masih mendapatkan informasi barang melalui dokumen-dokumen dan telepon dari supplier yang terkadang mengakibatkan kesalahan data barang dalam melakukan pengadaan barang. Sulitnya pihak swalayan dalam melakukan pencarian data barang dan data supplier yang masih dalam bentuk dokumen untuk melakukan pengadaan barang, terkadang mengakibatkan dokumen hilang atau rusak yang akan mengakibatkan keterlambatan dalam melakukan pengadaan barang. Oleh karena itu dibutuhkan sistem pengarsipan yang cepat dan tepat saat pengumpulan dan pengambilan data. Berdasarkan wawancara yang dilakukan kepada pemilik dan supplier, penerapan sistem informasi pengadaan barang mempermudah pencarian data barang. Mempercepat proses informasi pengadaan, mengurangi kesalahan dalam pengiriman barang serta mengifisienkan biaya operasional yang ada di swalayan MIAMI. Hasil dari pengujian sistem yang menggunakan black box sebagai metode pengujiannya memberikan hasil bahwa sistem yang terdapat pada admin gudang, admin sistem dan pimpinan, seluruh prosesnya berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Kata kunci: Sistem informasi pengadaan barang, supplier, MIAMI Abstract

MIAMI Swalayan is a retail company that provides basic goods and raw to the public. This company is still run into some problems frequently. This Company has some problems that happened often, like when the company does the ordering process to the company’s suppliers. MIAMI still gets goods information through hardcopy documents and phones from suppliers which is sometimes lead to errors in data items procure goods. The difficulty in performing the self-searching data and supplier data that is still in the hardcopy of documents to procure goods sometimes result in lost or damaged hardcopy documents that will lead to delay in the procurement of goods process. fast and precise archiving system is need for collection and withdrawal of data. Based on the interview with the owner and the supplier, With the application of procurement information system to facilitate the searching data and supplier data, accelerate the process of information, reduce errors in the delivery of goods as well as

(2)

9

operational costs in self-MIAMI efficiently. The application testing is using black box testing method which is tested on warehouse admin module, system admin module, and Leader module.

Keywords: Procurement Information System, Supplier MIAMI

1. Pendahuluan

Pertumbuhan usaha retail saat ini semakin meningkat hingga mengakibatkan timbulnya persaingan yang ketat antar perusahaan. Dalam mengatasi persaingan tersebut, perusahaan retail sudah seharusnya melakukan pemeriksaan dan perubahan sistem pengadaan barang agar perusahaannya tetap bertahan dan menjadi yang terbaik diantara perusahaan lainnya. Seiring perkembangan teknologi yang pesat, kebutuhan akan efisiensi waktu dan sumber daya akan proses elektronik sangat dibutuhkan. Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi internet dan jaringan yang ada untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, baik dalam hal pemasokan barang maupun proses produksi.

Masalah berikutnya adalah swalayan masih melakukan proses pengadaan barang seperti dalam menghubungi para supplier. Pihak swalayan masih harus menghubungi para supplie-rnya secara langsung, dimana rincian data-data operasional tidak tersimpan dan tidak bisa diakses secara langsung. Dengan swalayan yang masih menggunakan sistem pengadaan barang seperti itu tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan dalam melakukan proses pengadaan barang seperti terjadinya keterlambatan dalam pengiriman barang, salah dalam memberikan informasi barang. Hal ini menyebabkan kerugian dari pihak swalayan dimana turunnya kuantitas barang yang disediakan swalayan dan kurangnya barang yang disediakan swalayan untuk para customer.

Saat ini masih sering ditemui beredarnya barang-barang yang telah melewati waktu kadaluarsa di swalayan (MIAMI). Hal ini membuktikan bahwa kurangnya perhatian yang diberikan dari pihak swalayan dalam menangani waktu

kadaluarsa barang padahal waktu kadaluarsa sangat menentukan kualitas dari suatu barang.

Oleh karena itu dibangun sebuah sistem pengadaan barang yang berbasis web pada perusahaan retail, sehingga memberikan solusi bagi perusahaan retail dalam memberikan kemudahan untuk mengawasi arus keluar masuk barang dari gudang serta memberikan kemudahan bagi swalayan dalam mengawasi alur informasi dalam proses pengadaan barang.

1.1 Tujuan

Tujuan dari dibangunnya aplikasi ini adalah untuk membangun aplikasi sistem pengadaan barang pada perusahaan retail.

1.2 Manfaat

Beberapa manfaat dari dibangunnya aplikasi ini antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses pengadaan barang.

2. Mempermudah perusahaan dalam memberikan informasi pengadaan barang kepihak supplier.

3. Perusahaan dapat mengontrol kelancaran arus barang masuk dan barang keluar.

4. Mempermudah swalayan dalam mengontrol kuantitas barang.

2. Landasan Teori

2.1 Review Penelitian Terdahulu

Putri, dkk (2011), telah menyelesaikan aplikasi android yang digunakan untuk membantu supermarket dalam mengingat tanggal kadaluarsa barang, dan aplikasi tersebut menggunakan teknologi PHP sebagai sebuah server

(3)

dalam menampung dan mengelola data-data inventori. Maka, dengan menggunakan aplikasi tersebut pihak swalayan dapat mengurangi beredarnya barang-barang yang telah melewati tanggal kadaluarsanya karena aplikasi tersebut juga telah dilengkapi dengan alarm kadaluarsa yang akan hidup 1 bulan sebelum barang kadaluarsa[1].

Angelia, dkk (2010), telah menyelesaikan aplikasi pengadaan barang dan jasa web yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang telah terjadi di Politeknik Caltex Riau, dimana pada saat itu Politeknik Caltex Riau masih menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa secara manual sehingga proses yang berjalan tidak efisien dan seringnya menyebabkan keterlamabatan dalam melakukan proses barang dan jasa. Oleh karena itu aplikasi pengadaan barang dan jasa berbasis web (e-procurement) telah menjadi solusi yang baik dan efisien dalam proses pengadaan barang dan jasa di Politeknik Caltex Riau. Aplikasi tersebut memiliki beberapa User yaitu administrator, vendor, procurement, keuangan, asisten direktur, kepala unit dan guest. Sistem yang telah di bangun tersebut dilengkapi dengan analisis Online Analytical Process (OLAP) yang berguna bagi User level manajemen dalam pengambilan keputusan[2].

Tabel 1 Perbandingan penelitian

2.2 Supply chain management (SCM)

Menurut Handfield (2011), konsep manajemen supply chain didasarkan pada dua ide utama. Yang pertama adalah bahwa hampir setiap produk yang mencapai pengguna akhir merupakan upaya kumulatif beberapa organisasi. Organisasi-organisasi ini disebut secara kolektif sebagai rantai pasokan.

Ide kedua adalah bahwa sementara rantai pasokan telah ada untuk waktu yang lama, sebagian besar organisasi hanya memperhatikan apa yang terjadi di dalam mereka mengerti "dinding empat." Beberapa bisnis, apalagi dikelola, seluruh rangkaian kegiatan yang pada akhirnya disampaikan ke produk konsumen akhir. Hasilnya terputus-putus dan sering tidak efektif rantai pasokan.

Manajemen rantai pasokan adalah manajemen aktif dari kegiatan rantai suplai untuk memaksimalkan nilai pelanggan dan mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Ini merupakan upaya sadar oleh perusahaan rantai pasokan untuk mengembangkan dan menjalankan rantai pasokan dalam cara yang paling efektif & efisien mungkin. Kegiatan rantai pasokan mencakup segala sesuatu dari pengembangan produk, sumber, produksi, dan logistik, serta system informasi yang diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan [3].

2.3 E-Procurement

Menurut Bidgoli (2010, pada hal 54), mendefinisikan Electronic procurement atau E-procurement adalah menyediakan hubungan proses pengadaan langsung dan efisien antara customer dan supplie [4].

Sedangkan pendapat berbeda dari Chopra dan Meindl (2009, pada hal 406), mendefinisikan E-procurement adalah sebagai berikut:

Sekali supplier sudah dipilih, kontrak sudah dibuat, produk sudah dipilih, pembeli dan supplier ikut serta dalam transaksi procurement yang dimulai dengan pembeli melakukan pemesanan dan diakhiri dengan pembeli menerima dan membayar pesanannya. Dalam merancang proses

(4)

11

procurement sangatlah penting untuk mempertimbangakan barang-barang yang akan di bayar. Ada dua jenis barang yang di bayar, direct material dan indirect material. Direct material merupakan komponen-komponen yang digunakan untuk membuat barang jadi contohnya memori. Indirect material merupakan barang-barang yang digunakan untuk mendukung operasional disuatu perusahaan contohnya PC. Semua proses procurement yang berada didalam perusahaan berhubungan dengan pembayaran dari direct dan indirect material [5].

E-procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online supaya lebih efisien dan efektif. E-procurement mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam prakteknya, E-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, memudahkan sourcing dalam memperoleh data, lebih cepat dan akurat, menciptakan situasi yang kondisif, serta menjamin terselenggaranya komunikasi online.

3. Metodologi Penelitian 3.1 Arsitektur sistem

3.1.1 Perancangan ERD

Berikut penjelasan Entity Relationship Diagram yang menjelaskan hubungan antar data di dalam database terlihat pada Gambar 2.

Gambar 1 Entity Relationship Diagram

3.1.2 Perancangan UseCase Diagram Use case Diagram merupakan bagian dari perancangan yang menggambarkan siapa saja aktor yang terdapat di dalam system dan apa saja yang bisa dilakukan oleh masing-masing aktor tersebut. Pada system ini terdapat tiga aktor, yaitu pimpinan, admin pergudangan dan admin system.

4. Hasil dan Pembasan 4.1 Hasil Aplikasi

Terdapat tiga jenis pengguna yang dapat mengakses sistem ini, admin sistem, admin gudang dan pimpinan. Berikut penggunaan sistem tersebut:

1. Hasil Aplikasi Admin Sistem

Pada halaman user ini admin sistem dapat menambah user, mencari user ataupun mengedit data user yang diinginkan. Seperti yang ditampilkan pada gambar 4 berikut gambarnya:

Gambar 4 Kelola User. 2. Hasil Aplikasi Admin Gudang

Halaman ini berfungsi untuk melakukan pengadaan baru untuk swalayan kepihak supplier dan pimpinan yang akan menyetujui atau tidaknya pengadaan. Selain itu halaman ini juga dapat melihat rincian pengadaan yang telah dilakukan

(5)

sebelumnya. Halaman ini menampilkan nomor pengadaan, tanggal dilakukannya pengadaan, id barang, nama barang, jumlah barang dan satuan barang. Seperti yang ditampilkan pada Gambar 5 berikut

Gambar 5 Kelola Pengadaan 3. Kelola Barang Masuk

Halaman ini berfungsi untuk melakukan pencatatan barang masuk yang dikirim langsung oleh pihak supplier, yang dimana pada halaman ini terdapat tabel pengadaan barang masuk yang telah di lakukan sebelumnya, dan pada halam ini juga terdapat proses pencatatan barang masuk yang dimana pada proses tersebut menampilkan no faktur, nama supplier, tanggal terima barang, id barang, nama barang, jumlah barang, satuan, harga, total harga, expired dalarm stok barang dan total semua barang yang dipesan pada saat proses tersebut dilakukan. Seperti yang ditampilkan pada gambar 6 berikut.

Gambar 6 Kelola Barang Masuk 4. Hasil Aplikasi Pimpinan

Ketika admin gudang ingin melakukan pengadaan kepihak supplier admin gudang harus meminta persetujuan terdahulu ke pimpinan. Pimpinan yang akan memilih setuju atau tidaknya akan dilakukannya pengadaan barang. Dan ketika pimpinan menyetujui pengadaan tersebut makan sistem akan langsung mengirim ke alamat e-mail para supplier dengan isi daftar barang yang akan di adakan oleh pihak swayan. Seperti yang ditampilkan pada gambar 6 berikut.

Gambar 6 Halaman permintaan barang

4.2 Pengujian

1.

Pengujian Unit (Unit Testing)

Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode black box. Pengujian black box merupakan pengujian yang dilakukan hanya dengan mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar dan telah sesuai dengan yang diharapkan.

2.

Pengujian User (User Testing) a. Swalayan

Berdasarkan hasil dari wawancara yang telah dilakukan dengan pemilik swalayan MIAMI memberi kesimpulan bahwa proses pengadaan barang sebelumnya dimulai dengan pihak gudang

(6)

13

yang mengetahui bahwa stok barang yang ada pada gudang swalayan mulai berkurang atau sudah habis. Ketika admin gudang telah mengetahui stok barang mulai habis atau sudah habis maka admin gudang akan langsung melakukan proses pememesan barang kepihak supplier tertentu, sebelum admin gudang melakukan pengadaan barang kepihak supplier, admin gudang harus terlebih dahulu meminta izin ke pimpinan atau ke pemilik swalayan untuk mendapatkan izin atau tidak dari pimpinan. Ketika pimpinan telah menyetujui izin dari admin gudang maka daftar barang-barang yang ingin diadakan oleh admin gudang akan langsung diproses dengan cara mendatangi atau menghubungi via telepon kepihak supplier tersebut. Sebelumnya juga perusahaan hanya menggunakan spreadshet untuk menyimpan data-data informasi transaksi.

Pihak swalayan tidak mengetahui tentang pengadaan barang secara internet. Namun setelah penulis menerangkan panjang lebar tentang pengadaan barang secara internet, pihak swalayan paham tentang sistem pengadaan barang di awal pembuatan TA ini, dan pihak swalayan setuju untuk menerapkan aplikasi ini.

Dalam penerapan aplikasi ini, responden merasa cukup kesulitan diawal penerapannya karena pihak swalayan mesti memasukkan data-data transaksi dan informasi lainnya ke dalam aplikasi. Namun setelah selang beberapa waktu, responden merasa pengumpulan informasi-informasi transaksi terasa mudah didapat dan terasa lebih cepat. Tidak susah lagi mengumpulkan dan membuka laporan-laporan. Penyampaian informasi transaksi kepada supplier juga lebih cepat karena sistem sudah online tanpa harus menunggu faktur kertas di antar. Pengontrolan informasi barang barang masuk dan keluar serta barang yang digudang juga lebih gampang. Seluruh informasi tertera secara detail antar keterkaitan barang dengan setiap transaksi-transaksi.

Alur informasi stok barang, persetujuan transaksi, kebutuhan toko, informasi supplier tersampaikan secara

jelas di aplikasi ini dan sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Tentunya ini memberikan manfaat kepada responden dalam menghemat sumber daya waktu dan uang jangka panjang.

Perbandingan penerapan sistem operasional bisnis yang lama dengan penerapan aplikasi ini yang dirasakan oleh responden sekarang tentunya sangat jelas. Alur informasi bisnis pengadaan yang kini sudah bisa swalayan peroleh secara online dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Tentunya hal ini jauh memudahkan responden daripada harus menerapkan proses bisnis secara manual. Aplikasi ini juga membantu pimpinan dalam mempertimbangkan untuk menyetujui transaksi-transaksi mana saja yang mesti dijalankan, sehingga tentunya pimpinan pun memperoleh informasi yang jelas dan detail tentang kebutuhan apa yang sebenarnya yang dibutuhkan perusahaan.

b. Supplier

Berdasarkan hasil dari wawancara yang telah dilakukan ke dua supplier memberi kesimpulan bahwa proses bisnis yang selama ini swalayan MIAMI lakukan dengan ke dua supplier masih manual. Pihak Miami memesan barang via telpon atau langsung datang ke responden dengan semua barang yang dibutuhkannya setelah itu barang akan langsung diantar kepada pihak Miami dan pembayaran dilakukan setelah proses selesai.

Setelah aplikasi ini diterapkan, responden dapat memesan barang langsung dari sistem. Selain itu, responden dipermudah dalam memperoleh data-data produk yang diinginkan oleh swalayan. Misalnya jika pihak swalayan kehabisan stok barang A, dan pihak swalayan telah melakukan pengadaan barang dengan menggunakan aplikasi pengadaan barang, sistem akan langsung mengirim daftar data-data barang yang diinginkan oleh pihak swalayan melalui e-mail, dengan begitu responden dapat langsung mengetahui daftar barang yang diinginkan dengan melihat e-mail responden tersebut. Dan tidak perlu bertanya lagi kepada pihak swalayan tentang barang apa saja yang di inginkan oleh pihak swalayan.

(7)

Dari proses bisnis yang selama ini telah dilakukan yang berhubungan dengan jarak antara Apotek ini dengan swalayan Miami, responden melakukan transaksi dari pemesanan hingga pembayaran melalui telefon. Pengiriman barang dilakukan dengan jasa pengiriman dan dikirim ke swalayan miami setelah persetujuan didapatkan.

Data-data pemesanan barang dari transaksi melalui telefon tersebut harus dicatat dahulu bersamaan dengan pembicaraan melalui telefon. Namun setelah aplikasi ini diterapkan, responden dapat langsung melihat pemesanan-pemesanan barang-barang serta data-data historical pemesanan yang sudah dilakukan melalui aplikasi ini.

Responden merasa dipermudah sejak adanya aplikasi pengadaan barang ini baik dalam melakukan transaksi maupun memperoleh data-data produk yang diinginkan kapan saja.

4.3 Analisa

Berdasarkan dari 6 tipe e-procurement yang ada, sistem ini masuk kedalam 2 tipe yaitu Web-Based ERP dan E-Sourcing. Sistem ini masuk kedalam tipe Web-Based ERP, karena proses yang digunakan oleh sistem Web-Based ERP adalah membuat dan menyetujui daftar permintaan, menempatkan daftar pembelian dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasis teknologi internet. Lalu sistem ini juga masuk kedalam tipe E-Sourcing, karena daftar informasi barang atau jasa yang dipublikasikan oleh produsen dan penjual secara elektronik disitus E-procurement yang antara lain berisi nama, tempat, harga, spesifikasi teknis dan kualitas mengenai produk atau barang tersebut.

Proses e-procurement yang dilakukan oleh sistem telah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh pihak swalayan dan supplier.

Analisa Pengujian Sistem Admin gudang

Jumlah pernyataan hasil yang diharapkan = 23 pernyataan

Jumlah hasil ceklist = 23 pernyataan

Dengan persentase sebagai berikut : (23/23) * 100% = 100%

Pimpinan

Dengan persentase sebagai berikut : (10/10) * 100% = 100%

Admin sistem

Dengan persentase sebagai berikut : (10/10) * 100% = 100% Metode blackbox pada pengujian sistem memiliki hasil persentase sebesar 100% karena seluruh fungsi dan proses berjalan dengan baik. Namun aplikasi ini belum bisa memenuhi 100% kebutuhan procurement swalayan miami. Untuk solusinya diperlukan sistem pelelangan barang agar dapat menambah penghasilan swalayan miami.

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan pengujian beserta analisa pada proyek akhir ini, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan pengujian sistem

menggunakan metode black-box seluruh fungsi dan proses telah berjalan sesuai dengan perancangan yang telah dibangun.

2. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan kepada pihak swalayan dapat diambil kesimpulan bahwa pihak swalayan merasakan kemudahan dalam mengumpulkan dan membuka laporan-laporan transaksi pengadaan, serta memberi kemudahan dalam mengawasi arus keluar masuk barang ke gudang dan aplikasi ini juga telah memberi kemudahan bagi swalayan dalam

(8)

15

mengawasi alur informasi persetujuan dalam proses pengadaan barang dan pihak swalayan juga memperoleh manfaat dalam menghemat waktu.

3. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan kepada supplier dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi pengadaan barang ini telah memberi kemudahan kepada supplier untuk mengetahui barang apa saja yang akan dipesan dari pihak swalayan kepihak supplier.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem ini selanjutnya adalah menambahkan sistem pelelangan barang pada sistem tersebut. Dengan adanya sistem pelelangan barang pada swalayan MIAMI, swalayan dapat memperkecil jumlah barang-barang yang tidak terjual habis digudang yang telah masuk diambang kadaluarsa barang.

Daftar Pustaka

[1] Putri, G.A, Sari, J.N dan Surya, I. (2011). Perancangan Dan Pembuatan Aplikasi Mobile Untuk Mengingat Waktu Kadaluarsa Barang Dalam Kemasan Beserta Peta Distributor (Studi kasus di Swalayan Syam Qta, Pekanbaru). Pekanbaru : Politeknik Caltex Riau.

[2] Angelia, A, Yunanto, W dan Syarif, D. (2010). Sistem E-procurement Politeknik Caltex Riau Dengan Analisis OLAP. Pekanbaru : Politeknik Caltex Riau..

[3] Handfield Robert. (2011). What is Supply Chain Management?. Diambil pada 22 februari 2013. http:atauatauscm.ncsu.eduatauscm- articlesatauarticleatauwhat-is-Supply-Chain-Management

[4] Bidgoli Hossein. (2010). The Handbook of Technology. Kanada : Jhon Wiley and Sons

[5] Chopra Sunil dan Meindl Peter. (2009). Supply Chain Management

Strategy, Planning & Operations Third Edition. Canada : Pearson Education.