38
4.1 Proses Sistem Penjualan di Pasar Tradisional – Depo Kapuk
Setiap outlet yang akan membeli barang dari PT. Esham Dima Mandiri harus mengisi form CAC. Form ini adalah mengenai kelayakan suatu outlet untuk mendapatkan HAK pembelian secara kredit, atau nominal kredit yang disepakati sesuai dengan kondisi keuangan sebuah outlet dan kapasitas pembayarannya. Form CAC diterbitkan oleh team sales personel yang kemudian harus diketahui dan di setujui oleh sales supervisor dan DM nya. Tapi sebelumnya CAC tersebut telah disurvei oleh Team STE PT. Esham Dima Mandiri. Setelah CAC disetujui barulah outlet-outlet tersebut dapat melakukan transaksi pembelian dengan PT. Esham Dima Mandiri.
Outlet – outlet yang ada di pasar tradisional adalah :
a. Retail untuk barang jenis Food : Warung, Toko Kecil, Perorangan. b. Retail untuk barang jenis Beverage : Warung, Toko Kecil, Agen Kecil. c. Trade On dan Off : Diskotik, Pub, Hotel.
d. Whoseller : Perusahaan, Agen - agen Besar.
Dokumen (PO) AE I AE II AE III AR II AR I AR III AR IV GUDANG KAPUK 1B 2 3 4 Outlet(Toko,warung, whoseller, on trade) 5 1A
Keterangan Gambar 4.1
a. 1A : Pada awalnya dokumen diterima PT. Esham Dima Mandiri menerima Purchase Order (PO) melalui 3 media . Yaitu : Sales Personel, Email, Telp dan Fax. Dok. PO tersebut diterima oleh Admin Entri untuk segera diproses pengiriman barangnya.
b. 1B : Namun sebelum dilanjutkan proses pengiriman barangnya, Admin Entry (AE) harus terlebih dahulu mengecek keadaan stock di Gudang
Kapuk. Setiap sore hari admin gudang mengirimkan dan melaporkan keadaan stock barang yang ada di gudang kapuk.
c. 2 : Apabila tidak ada permasalahan dengan posisi stock, maka proses selanjutnya AE menerbitkan Sales Order Form untuk segera dilakukan pengiriman barang. Namun sebelumnya, dok. SO harus di analisa keadaan umur piutang dari Outlet yang bersangkutan.
Dan apabila ada permasalahan setelah dianalisa umur piutangnya maka harus diketahui status analisanya, adapun status kondisi umur piutang yang sering terjadi :
1) Tidak ada overdue dan overlimit artinya outlet telah melunasi piutang sebelumya atau outlet baru yang melakukan pembelian. 2) Overdue artinya piutang telah jatuh tempo namun kredit limit
masih ada, transaksi dan pengiriman barang boleh dilanjutkan . 3) Overlimit artinya piutang telah jatuh tempo belum dibayar dan
terjadi. Kalau pun bisa diproses harus ada persetujuan dari banyak pihak. Otorisasi diberikan berdasarkan kredit yang diberikan :
a) ≥ 0 - 5 juta harus diketahui dan disetujui oleh : Sales Supervisor (DSS).
b) ≥ 5 - 10 juta harus diketahui dan disetujui oleh : Distributor Manager (DM).
c) ≥ 10 - 20 juta harus diketahui dan disetujui oleh : Kawil. d) ≥ 20 - 50 juta harus diketahui dan disetujui oleh : Finance
Controller.
Analisa Umur Piutang (AUP) dilakukan oleh Admin Receivable (AR) nya masing-masing yang memegang outlet –outlet sesuai dengan SOP perusahaan. Setelah dianalisa, form sales order (SO) dikembalikan lagi ke admin entry (AE).
d. 3 Setelah SO diterima lengkap dgn otorisasi, barulah AE bisa Mencetak faktur dan surat muat droping (SMD)yaitu dokumen yang diperlukan saat proses pengiriman barang. Setelah faktur dan Surat Muat Dropping (SMD) dicetak maka diberikan ke bagian gudang untuk segera diproses pengiriman barang ke gudang.
e. 4 Setelah sampai di gudang kapuk, SMD (4 ply) di cek oleh koordinator gudang untuk disetting rute pengiriman barangnya . karena ada beberapa PO/SO yang sama rutenya. Ini bertujuan untuk meg-efisiensikan waktu pada saat pengiriman barang. SMD ada rangkap 4 yang memiliki masing-masing fungsi :
1) Ply berwarna putih (asli) diberikan kepada kepala gudang untuk diatur dan dikumpulkan semua barang yang akan dikirimkan sesuai dengan kumpulan SMD yang telah diterima. Setelah barang dikirim maka ply asli akan diberikan ke outlet bersangkutan sebagai bukti tanda terima barang.
2) Ply berwarna merah akan kembali ke admin verifikasi faktur untuk direkonsiliasi stock barangnya dengan system yang ada di admin dgn system yang ada pada gudang.
3) Ply berwarna kuning sebagai bukti filling admin gudang atas pengeluaran barang untuk proses pembelian oleh outlet – outlet yang bersangkutan.
4) Ply berwarna hijau adalah untuk koordinator gudang yang dipakai sebagai bahan perhitungan insentif supir yang telah mengirimkan barang ke outlet tiap minggunya.
f. 5 setelah dokumen siap disetting untuk 1 set dimana SMD sudah diketahui dan diotorisasi oleh koordinasi gudang, kepala gudang barulah barang bisa dikirimkan ke outlet.
4.2 Alur Penerbitan Faktur Tagihan dan Pelunasan Piutang Dagang
Gambar 4.3 berikut merupakan proses penerbitan faktur tagihan hingga pelunasan pada PT. Esham Dima Mandiri.
AR IV AV Faktur
Dan rekon stock
AR I AR II AR III AV Kasir dan Faktur Pajak 7 6 AV Claim 8 9A 10 Kolektor dan Sales Personel KASIR Outlet whoseller, on trade, warung, dll 11 12 13 Accounting (Blok A) 14 9B 12B GUDANG KAPUK
Keterangan Gambar 4.2
a. 6 Setelah barang dikirimkan ke outlet, maka gudang akan mengembalikan faktur dan SMD, ke Admin Verifikasi (AV). Selanjutnya di AV akan diverifikasi nama dan jumlah barang yang dikirim ke outlet.
Apabila pada faktur dan SMD ada perubahan jumlah dan kuantitas barang yang dikirim maka di sistem juga harus diubah. Untuk barang guiness yang ada tarikan embalase juga harus diadakan penyesuaian jumlah untuk tarikan krat dan botolnya. Potongan embalase juga dipotong langsung atas total jumlah faktur keseluruhannya. Bila ditemukan selisih pada tarikan embalase maka hal yang perlu diverifikasi adalah bukti fisik dari gudang melalui form baik Bukti Persetujuan Penerimaan Return (BPPR) maupun Penarikan Embalase (BPE) yang diterbitkan bagian delivery gudang, berikut dilampirkan dengan bukti terima barang. Sebelumnya kita harus crosscheck dengan orang gudang untuk menyamakan kembali saldo stok
barang digudang. Hal ini dilakukan supaya tidak terjadi kelebihan dan kekurangan jumlah stok barang.
Selain itu, AV juga melakukan rekon stock tiap sore hari. Barang yang telah dikirimkan hari sebelumnya akan di rekon besok sorenya. hal ini dilakukan untuk penyesuaian dan menyamakan saldo barang yang di gudang dan system admin di depo kapuk. SMD yang berwarna merah akan di pertinggal untuk AV faktur untuk dokumen kelengkapan rekon stock.
b. 7 Setelah diverifikasi, faktur bersangkutan dikembalikan kepada Admin Account Receivable (AR) nya masing-masing untuk dilakukan proses
penagihan piutang.
c. 8 Tapi sebelumnya harus diserahkan ke AV Pajak untuk dicetak faktur pajak standar keluaran.
d. 9A Setelah faktur pajak dicetak maka faktur dikembalikan ke Admin AR untuk segera diteruskan ke kolektor dan sales personel supaya ditagihkan piutang dari outlet bersangkutan.
e. 9B Hal-hal yang perlu dipersiapkan admin AR pada saat sebelum melakukan penagihan : Menerbitkan Rencana Penagihan Piutang (RPP) sesuai dengan piutang - piutang yang telah jatuh tempo yang perlu ditagihkan. RPP yang diterbitkan berjumlah 4 ply : putih untuk kasir, hijau untuk kolektor, kuning dan merah untuk admi AR.
Faktur – faktur yang bersangkutan yang telah jatuh tempo pada system CAB untuk verifikasi faktur mengunakan : NP1 ,NP2 dan STK.KPK. NP f. 10 admin verifikasi claim, peminjaman barang oleh Principle untuk
kegiatan promo, sample dll. Tapi sebelum proses claim dilakukan, terlebih dahulu harus dilihat isi dari Memo yang diterbitkan berapa proporsi beban menjadi tanggungan Principle. Ini tergantung kesepakatan dari MEMO yang diterbitkan oleh pihak principle. Dokumen yang diterbitkan untuk proses claim barang yang telah terpakai adalah sebagai berikut di bawah ini. Pada depo kapuk ada 3 principle yang biasa di claim oleh PT. Esham Dima Mandiri :
1) PT. Dima Indonesia : Dokumen Tanda Terima Barang (TTB), lampiran memo dari Tean sales, Memo request for marketing fund (RFMF). Memo tersbut harus diketahui dan diotorisasi oleh Regional Manager central dan Promotor.
2) PT. ASKA (Mister dan Wine) : Dokumen Tanda Terima Barang (TTB), Form persetujuan pengeluaran barang, yang telah diketahui dan diotorisasi Manger ASKA dan lampiran MEMO untuk promo. 3) PT. DIMA BALINDO : Dokumen Tanda Terima Barang (TTB),
form action plan (AP) ini diketahui dan diotorisasi oleh Hang bun dan DM.
Alur dan proses administrasi claim tersebut di atas adalah :
Setelah AV claim mencetak TTB form atas barang yang akan dipinjam, form TTB harus diketahui dan diotorisasi oleh admin verifikasi dan controller. Selanjutnya dikirim ke gudang untuk proses delivery ke outlet
yang bersangkutan.
Setelah barang diterima oleh outlet, berdasarkan TTB yang telah dicetak, admin gudang kapuk membuat rekap pinjaman barang Rekap TTB oleh Gudang.
Tahap selanjutnya, AV claim menerbitkan faktur atas peminjaman barang berdasarkan masing - masing principle yang menerima barang. Faktur yang telah diterbitkan dilampirkan bukti SMD yang seterusnya.
Kemudian Surat Pemberitahuan Claim (SPC) diterbitkan secara manual dengan nomor surat SPC yang telah running. Adapun yang menjadi
lampiran untuk SPC adalah faktur asli buat principle, faktur pajak, form TTB, Memo dari principle yang bersangkutan. Setelah satu set SPC tersebut selesai dikirimkan ke principle bersangkutan untuk proses penagihan claim berikut dengan kwitansi yang telah dibubuhi oleh materai.
Faktur pajak yang telah diterbitkan, harus dilampirkan oleh copy memo promo yang bersangkutan . Faktur pajak yang diterbitkan untuk form claim dibuat dari program manual excel nomor faktur pajaknya running dari faktur pajak standard. Jadi harus di cek terlebih dahulu di system CAB. Dalam program CAB untuk mengatur setting faktur pajak claim di NP4 di dalam pemeliharaan. Report NP 3 untuk claim tiap bulannya dilaporkan setelah tanggal 15 tiap bulannya. Untuk laporan claim promo dibuat setelah kondisi laporan stock dirapikan supaya tidak menggangu saldo barang.
g. 11 Untuk selanjutnya, setelah proses penagihan dilakukan kolektor dan sales pulang dengan membawa dokumen RPP berserta uang pembayaran atas piutang. Uang pembayaran bisa berupa tunai, giro, dan transfer. h. 12 Dokumen RPP yang warna putih diberikan kepada kasir. Sebagai bukti
tanda terima pembayaran piutang. Laporan yang dibuat oleh kasir atas penerimaan pembayaran piutang dari outlet.
Laporan saldo bank sales, data diambil dari daily statement of account (web OCBC NISP) internet, account No. 1193. Laporan ini menggambarkan kondisi penerimaan pembayaran piutang dari outlet via
transfer dan giro yang telah jatuh tempo, yang telah disetor oleh kasir untuk segera dicairkan.
Laporan saldo Bank Operasional, data diambil dari daily statement of account (web OCBC NISP) internet, account No. 1383 Laporan ini
menggambarkan kondisi penggunaan dana yang di bank untuk operasional depo. Hal detail dari pengalokasian dana perusahaan juga dikoordinir oleh accounting Head Office (HO). Misal terjadi selisih atas saldo yang ada di bank statement maka harus di crosscek dengan pihak accounting pusat.
Laporan harian kas dan bilyet giro (LHKG), Setoran tunai biasanya berasal dari kolektor dan sales setelah penagihan piutang yang datanya terdapat di RPP dan pembayaran tunai yang dititipkan oleh orang gudang dan admin AR. Selain itu kolektor dan sales juga menyerahkan GIRO atas pembayaran piutang outlet. Laporan LHKG ini yang berikutnya akan disesuaikan saldonya dengan bank sales OCBC NISP.
Setoran tunai tiap hari akan di kutip oleh orang bank OCBC NISP, dan kasir wajib mengisi form khusus yang telah disediakan oleh bank.
Laporan petty cash, Plafond dana pettycash yang diberikan kantor pusat ke depo tradisional adalah Rp. 75 juta degan komposisi : 40 % cash on hand dan 60% cash at bank. Untuk petty cash on hand dana
penggunaannya dialokasikan ke dana operasional. Misal untuk team sales dan gudang untuk delivery barang.
i. 12B Kolektor dan Sales Personal mengembalikan faktur yang tak tertagih pada saat itu dengan melengkapi keterangan pada RPP untuk alasan tidak tertagihnya faktur tersebut.
j. 13 Setelah menerima dan memproses penerimaan tagihan piutang, semua voucher penerimaan kas, cek dan bilyet giro dan laporan bank statement maupun laporan LHKG diserahkan ke AV kasir untuk diverifikasi nominal yang ada di dalam softcopy dan bukti fisiknya. Yang diverifikasi adalah : Setoran tunai harus disetor semua ke bank tidak boleh ada selisih. Voucher yang di crosscheked adalah :
1) Voucher 31 : giro, transferan, tunai.
Untuk setiap pembayaran via transferan yang dilakukan oleh outlet harus dicatat atau di back manual dalam buku tulis, karena setiap outlet tidak menuliskan pembayaran atas nama outletnya bisa saja menggunakan nama pribadi ini, untuk bahan info bagi admin AR , kalau outlet yang dipegangnya telah melunasi piutangnya.
2) Voucher 32 : pindah dana, transferan gaji, biaya kliring, dan giro tolakan.
3) Voucher 11 : dana petty cash yang masih di bank dan belum ditarik oleh kasir.
4) Voucher 12 : dana petty cash yang telah ditarik oleh kasir , kalau voucher 12 harus ada lampiran pendukungnya.
Dokumen PUM yang berwarna biru yang ada total nominalnya harus sesuai dengan bukti pengeluarannya . Setiap kode yang ada di form PUM,
laporan LHKG, voucher nomornya terus running dan tidak boleh salah, karena akan ditolak oleh bagian accounting.
Setiap form reimburst harus dilampirkan oleh form velocity Bank OCBC NISP, ini tujuannya untuk mengetahui saldo yang ada ada di bank (cek dilakukan juga harian). Laporan permintaan pengisian dana operasional hari ini berdasarkan atas laporan hari yang sebelumnya. Kalau saldo petty cash dari periode sebelumnya belum ditransfer, maka dalam form tersebut
harus diisi kolom transfer in transit untuk menyamakan saldo yang ada di bank.
Rekon Pajak : Tanggal faktur yang di system CAB harus sama dengan tgl yang ada di dalam faktur pajak. Tanggal faktur dan tanggal penyerahan harus sama, semua jenis faktur GUINESS dan non GUINESS harus diterbitkan faktur pajak.
Rekon AR : Rekon dilakukan atas rekapan semua penerimaan AR dengan faktur yang telah dibuat oleh admin AR sebelumnya. Dalam system CAB dilihat apakah jumlah faktur yang direkap seuai RPP sama dengan laporan fisik RPP. Pada system CAB yang digunakan adalah NP2 dan Report 4 . Apabila ditemukan selisih maka cara cepat dan terbaik dengan meng – extract data dari system CAB. Pertama rekon untuk penerimaan tunai saja, yang kedua untuk penerimaan giro atau cek saja.
k. 14 Setelah semua verifikasi voucher dilakukan, tindakan selanjutnya adalah mengirimkan semua data ke accounting HO untuk diverifikasi lebih lanjut.
4.3 Prosedur Pengelolaan Piutang Dagang
Setiap unit yang ada di depo semua terlibat di dalam proses pengolahan penagihan dan pembayaran, namun terdapat bagian khusus yang mengani piutang itu sendir yaitu admin account receivable (AR). Adapun ruang lingkup prosedur pengelolaan dan pengendalian piutang dagang pada PT. Esham Dima Mandiri antara lain :
4.3.1 Penagihan Piutang Dagang
a. Admin AR mngeluarkan faktur tagih yang sudah jatuh tempo sesuai dengan rute atau kunjungan dan di input ke dalam Rencana Penagihan Piutang (RPP) dalam system.
b. Admin AR menyerahkan faktur tagih ke salesman / kolektor dengan menggunakan RPP sebagai tanda terima.
c. Salesman / kolektor memeriksa faktur tagih sebelum menandatangani RPP.
d. Jika RPP sesuai dengan fisik faktur tagih dan rute kunjungan, salesman / kolektor menandatangani RPP tersebut.
e. RPP diserahkan ke DS/DM maka salesman/ kolektor melakukan penagihan ke outlet.
f. Salesman melakukan pengihan ke outlet.
g. Salesman / kolektor melakukan setoran hasil penagihan ke kasir dengan menyerahkan RPP yang sudah ditulis tunai, cicil dan giro.
h. Kasir mengembalikan copy RPP dan faktur tagih ke salesman / kolektor setelah terima setoran.
i. Admin AR memeriksa RPP dan faktur kembali dari salesma / kolektor dan melakukan pengimputan pelunasan ke system.
4.3.2 Pelunasan Piutang Dagang
a. Tagihan diterima oleh outlet pada tanggal jatuh tempo pembayaran yang dituangkan dalam faktur penjualan.
b. Pelunasan piutang dagang dilakukan oleh outlet melalui :
1) Pembayaran tunai / giro langsung ke kolektor / sales personel, dengan cara menukarkan uang tunai dengan nota tagihan (faktur penjualan) sebagai bukti pelunasan yang kemudian kolektor / sales personel akan menyetorkannya ke kasir.
2) Transfer / setoran melalui bank dengan bukti kredit Nota Bank dan atau Slip Penyetoran ke Bank.
c. Pelunasan piutang dagang oleh outlet dinyatakan sah apabila segala bentuk setoran telah di paraf atau di sahkan oleh kasir.
d. Setelah menerima pengesahan pembayaran dari kasir admin AR melakukan pelunasan pada sistem piutangnya.
4.3.3 Penatausahaan Piutang Dagang
a. Penatausahaan piutang dagang dilaksanakan oleh unit keuangan khsusnya admin account receivable (AR) dilakukan secara teratur dalam bentuk
format : umur piutang (aging), kelompok outlet, segmen usaha, dan kartu piutang per outlet, dan setiap bulan dievaluasi.
b. Dalam pelaksanaan pengamanan penyimpanan nota asli, menjadi tanggung jawab setiap admin AR.
Penyimpanan bukti piutang dagang dilaksanakan sebagai berikut :
1) Bukti piutang dagang berupa asli nota tagihan berikut lampirannya dan asli, disimpan oleh admin AR yang bertanggung jawab pada setiap piutangnya dan di simpan pada tempat penyimpanan yang aman.
2) Penyimpanan asli nota tagihan tersebut, dipisahkan pada masing-masing outlet yang ditata secara kronologis.
c. Opname nota tagihan asli dilaksanakan secara periodik setiap 4 (empat) bulan bersamaan dengan pelaksanaan audit keuangan.
d. Nota tagihan asli yang hilang akibat kelalaian, kesengajaan atau faktor lainnya harus dipertanggung jawabkan oleh admin AR yang bertanggung jawab pada piutangnya.
4.3.4 Konfirmasi Piutang Dagang
a. Menelpon outlet untuk mengingatkan piutang dagang yang dimilikinya telah jatuh tempo agar mereka segera melakukan pembayaran / pelunasan. b. Terhadap piutang dagang yang tidak diakui oleh pengguna jasa segera
diteliti dan hasilnya dituangkan dalam Berita Acara, untuk selanjutnya diusulkan dalam penghapusan piutang macet.
c. Konfirmasi piutang dagang untuk tiap outlet dilakukan setiap hari dan di fokuskan pada piutang yang telah jatuh tempo.
d. Secara berkala setiap 4 (empat) bulan dilakukan pencocokan antar daftar saldo piutang dengan fisik asli nota tagihan. Apabila terdapat ketidakcocokan, dilakukan penyelesaian.
4.4 Kriteria Pengukuran Efektifitas Piutang
Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, beberapa Metode Analisis yang digunakan untuk mengukur efektivitas piutang usaha perusahaan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Terminal Petikemas Makassar, antara lain :
a. Receivable Turn Over (RTO) b. Average Collection Period (ACP) c. Rasio Tunggakan
Tabel 4.1
Piutang Usaha PT. Esham Dima Mandiri Tradisional Market Depo Kapuk
Tahun 2009-2013
Tahun Saldo Awal Penjualan Kredit Total Piutang Piutang Tertagih Piutang Tertunggak
2009 2010 2011 2012 2013 7.230.753.840 11.542.460.810 14.412.953.982 15.566.041.302 19.074.609.567 122.707.962.175 124.605.760.511 192.635.735.338 231.908.627.269 253.328.337.098 129.938.716.015 136.148.221.321 207.048.689.320 247.474.668.571 272.402.946.665 118.396.255.205 121.735.267.339 191.482.648.018 228.400.059.004 249.645.313.290 11.542.460.810 14.412.953.982 15.566.041.302 19.074.609.567 22.757.633.375
4.5 Receivable Turn Over (RTO)
Rasio ini mengukur berapa kali (dalam rata-rata) piutang yang terjadi pada suatu periode tertentu. Periode perputaran piutang adalah periode terikatnya modal dalam piutang yang tergantung dari syarat pembayarannya.
Menghitung Receivable Turn Over – RTO
=
…… (1)Dimana, untuk menghitung rata-rata piutang adalah,
Rata-rata Piutang =
Saldo Awal Piutang + Saldo Akhir Piutang2 …… (2)
Adapun hasil perhitungan dari Receivable turn over adalah sebagai berikut : a. Tahun 2009 = 122.707.962.175 9.386.607.325 = 13,07 " = 7.230.753.840 + 11.542.460.810 2 = 9.386.607.325 b. Tahun 2010 = 124.605.760.511 12.977.707.396 = 9,60 " = 11.542.460.810 + 14.412.953.982 2 = 12.977.707.396 c. Tahun 2011 = 192.635.735.338 14.989.497.642 = 12,85 " = 14.412.953.982 + 15.566.041.302 2 = 14.989.497.642
d. Tahun 2012 = 231.908.627.269 17.320.325.434 = 13,39 " = 15.566.041.302 + 19.074.609.567 2 = 17.320.325.434 e. Tahun 2013 = 253.328.337.098 20.916.121.471 = 12,11 " = 19.074.609.567 + 22.757.633.375 2 = 20.916.121.471
Hasil perhitungan dan grafik RTO diatas dapat dilihat pada tabel 4.2 serta grafik 4.1 berikut :
Tabel 4.2
Hasil Perhitungan Receivable Turn Over (RTO)
Tahun Penjualan Kredit (Rp) Rata-rata Piutang (Rp) RTO (Kali) Perubahan RTO 2009 2010 2011 2012 2013 122.707.962.175 124.605.760.511 192.635.735.338 231.908.627.269 253.328.337.098 9.386.607.325 12.977.707.396 14.989.497.642 17.320.325.434 20.916.121.471 13,07 9,60 12,85 13,39 12,11 - (3,47) 3,25 0,54 (1,28)
Grafik 4.1 Trend Receivable Turn Over Tahun 2009 – 2013
Dari tabel dan grafik diatas menunjukkan bahwa kinerja Receivable Turn Over (RTO) mengalami fluktuasi dari tahun ke tahun. Hal ini ditunjukkan pada peningkatan RTO yang terjadi pada tahun 2009 mengalami peningkatan sebesar 13,07 kali. Pada tahun 2010 terjadi penurunan RTO yaitu 9,60 kali atau turun sebesar 3,47 dari tahun sebelumnya. Pada tahun berikutnya, yaitu 2011 kembali mengalami peningkatan RTO sebesar 12,85 atau naik sebesar 3,25 dan tahun 2012 kembali meningkat menjadi 13,39 kali atau naik sebesar 0,54. Apa yang terjadi pada dua tahun sebelumnya tidak dapat dipertahankan pada tahun 2013 dimana RTO mengalami penurunan menjadi 12,11 atau turun sebesar 1,28.
Kinerja RTO perusahaan mencapai titik tertinggi yaitu pada tahun 2012 sebesar 13,39 kali dan sebaliknya RTO yang terendah pada tahun 2010 sebesar 9,60. 13.07 9.60 12.85 13.39 12.11 5.00 6.00 7.00 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 2009 2010 2011 2012 2013
Pada tahun 2010, kinerja RTO perusahaan mencapai titik terendah dalam lima tahun terakhir. Kinerja RTO pada tahun 2010 sebesar 9,60 kali, terjadi penurunan sebesar 3,47 kali dari tahun 2009 sebesar 13,07. Hal ini disebabkan karena tingkat penjualan kredit yang meningkat yaitu sebesar Rp. 124.605.760.511,- yang diikuti oleh rata-rata piutang yang tinggi yaitu sebesar Rp. 12.977.707.396.- dimana seharusnya jumlah rata-rata piutang turun, sehingga mengakibatkan tingkat RTO perusahaan sangat rendah.
Pada tahun 2012, kinerja RTO meningkat menjadi lebih baik dari tahun 2010 yaitu 13,39 kali. Hal ini disebabkan karena penjualan kredit perusahaan meningkat yaitu dari Rp. 192.635.735.338,- menjadi Rp. 231.908.627.269 tahun 2011 atau naik sebesar Rp. 39.272.891.931 dan juga terjadi peningkatan total piutang dari Rp. 14.989.497.642,- menjadi Rp. 17.320.325.434,- atau meningkat sebesar Rp. 2.330.827.792,- walaupun sama-sama terjadi peningkatan namun RTO tetap baik sebab GAP antara saldo awal dan akhir piutang tidak terlalu besar ini membuktikan bahwa perusahaan berusaha untuk memperbaiki kinerja penjualan kreditnya dan mengurangi dengan seminimal mungkin jumlah piutang tertunggaknya, karena pada dasarnya semakin tinggi tingkat perputaran piutang suatu perusahaan, maka semakin baik pengelolaan piutangnya, dan juga jika tingkat perputaran piutangnya tinggi berarti semakin pendek waktu terikatnya modal dalam piutang.
Persyaratan kredit yang diterapkan oleh PT. Esham Dima Mandiri beragam yakni 7, 14, 27, dan 30 hari yang kemudian didapat rata-rata menjadi 20
hari, menjadikan tingkat perputaran piutang selama satu periode (satu periode adalah 365 hari, yang ditetapkan adalah sebanyak 18 kali yaitu 365 hari : 20 hari).
Tabel 4.3
Perbedaan Tingkat Perputaran Piutang yang Ditetapkan dengan Tingkat Perputaran Piutang Realisasi
Tahun Tingkat Perputaran Piutang yang Diharapkan (kali per tahun) Tingkat Perputaran Piutang Realisasi
(kali per tahun)
Perbedaan Tingkat Perputaran Piutang (kali per
tahun) 2009 2010 2011 2012 2013 18 18 18 18 18 13,07 9,60 12,85 13,39 12,11 -4,93 -8,4 -5,15 -4,61 -5,89
Sumber : Data diolah, 2014
Data pada PT. Esham Dima Mandiri Tradisional Market Depo Kapuk diolah dengan cara diatas, yang hasilnya dapat dilihat pada tabel 4.3, terlihat bahwa setiap periode mulai tahun 2009 s/d 2013 tidak mampu memenuhi RTO yang diharapkan. Pada tahun 2010 merupakan perputaran yang paling rendah yaitu hanya setengah dari yang diharapkan atau 9,60 kali. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat perputaran piutang pada perusahaan belum efektif, sehingga harus dikaji kembali antara penjualan dan manajemen piutangnya.
4.6 Average Collection Period (ACP)
Rasio ini berfungsi untuk mengetahui rata-rata hari yang diperlukan untuk mengumpulkan piutang dan mengubahnya menjadi kas. Hasil yang ditetapkan dari perhitungan ini akan dihubungkan dengan jumlah hari yang ditetapkan sebagai standar kredit perusahaan.
Menghitung Average collection Period – ACP
=
…… (3)Adapun hasil perhitungan dari ACP adalah sebagai berikut :
a. Tahun 2009 = 365 13,07= 28 b. Tahun 2010 = 365 9,60= 38 c. Tahun 2011 = 365 12,85= 28 d. Tahun 2012 = 365 13,39= 27 e. Tahun 2013 = 365 12,11= 30
Hasil perhitungan ACP diatas dapat dilihat pada tabel 4.3 berikut :
Tabel 4.4
Hasil Perhitungan Average Collection Periode – ACP
Tahun RTO (Kali) ACP (Hari) Perubahan ACP
2009 2010 2011 2012 2013 13,07 9,60 12,85 13,39 12,11 28 38 28 27 30 - 10 10 1 3
Sumber : Data diolah, 2014
Grafik 4.2 Trend Average Collection Periode Tahun 2009 – 2013
28 38 28 27 30 5 10 15 20 25 30 35 40 2009 2010 2011 2012 2013
Berdasarkan hasil yang diperoleh pada tabel dan grafik diatas, Tingkat Average collection period (ACP) perusahaan sangat dipengaruhi oleh tingkat Receivable Turn Over (RTO) tahun bersangkutan. Semakin besar tingkat RTO perusahaan, maka semakin baik pula nilai ACPnya. Tingkat Average Collection period (ACP) perusahaan yang terbaik pada tahun 2012, yaitu sebesar 27 hari, dimana tingkat perputaran piutangnya pun sangat tinggi. Sedangkan tingkat ACP perusahaan yang terendah adalah pada tahun 2010, dimana tingkat ACPnya mencapai 38 hari, dimana tingkat perputaran piutangnya pun sangat rendah yaitu 9,60 kali. Pada tahun berikutnya yaitu tahun 2011, tingkat ACPnya menurun menjadi 28 hari. Ini menunjukkan kinerja piutang usahanya sudah lebih baik dari tahun 2011.
Perhitungan rasio ini dimaksudkan untuk menilai efeftivitas dari upaya pengumpulan piutang perusahaan. Apabila umur rata-rata pengumpulan piutang selalu lebih besar daripada batas waktu yang telah ditetapkan perusahaan, berarti perusahaan dinyatakan kurang efektiv dalam pengumpulan piutang.
Berikut tabel keterlambatan pengumpulan piutang dalam satu kali perputaran :
Tabel 4.5
Keterlambatan Pengumpulan Piutang dalam Satu Kali Perputaran
Tahun Hari Rata-rata
Pengumpulan Piutang Ditetapkan (hari) Hari Rata-rata Pengumpulan Piutang Realisasi (hari) Keterlambatan Pengumpulan Piutang (hari) 2009 2010 2011 2012 2013 20 20 20 20 20 28 38 28 27 30 +8 +18 +8 +7 +10
Sumber : Data diolah, 2014
PT. Esham Dima Mandiri memberlakukan masa jatuh tempo beragam yakni 7, 14, 27, dan 30 hari yang kemudian didapat rata-rata menjadi 20 hari. Rata-rata pengumpulan piutang PT. Esham Dima Mandiri Depo Kapuk untuk setiap tahun sampel yang diambil mengalami keterlambatan dari kredit yang di persyaratkan.
Hari rata-rata pengumpulan piutang untuk setiap periode mulai tahun 2009 s/d 2013 belum berhasil memenuhi persyaratan kredit 20 hari bahkan jauh dari yang diharapkan perusahaan, dengan rata-rata keterlambatan 10 hari atau lebih dari seminggu, dan pada tahun 2010 merupakan hari rata-rata pengumpulan
piutang terlama yaitu rata-rata 28 hari dibandingkan rata-rata pengumpulan piutang yang diharapkan sebesar 20 hari atau terlambat 18 hari dari yang diharapkan. Hal ini menunjukkan pengelolaan piutang pada PT. Esham Dima Mandiri kurang efektiv.
4.7 Rasio Tunggakan
Rasio tunggakan ini digunakan untuk mengetahui berapa jumlah piutang yang telah jatuh tempo dari sejumlah penjualan kredit yang dilakukan dari piutang yang belum tertagih.
Menghitung rasio tunggakan :
Rasio Tunggakan=
Saldo Piutang Tertunggak Akhir PeriodeTotal Piutang Pada Periode yg Sama
×100%
…… (4)Adapun hasil perhitungan dari Rasio Tunggakan adalah sebagai berikut : a. Tahun 2009 = 11.542.460.810 129.938.716.015 100 % = 8,88 % b. Tahun 2010 = 14.412.953.982 136.148.221.321 100 % = 10,59 % c. Tahun 2011 = 15.566.041.302 207.048.689.320 100 % = 7,52 % d. Tahun 2012 = 19.074.609.567 247.474.668.571 100 % = 7,71 % e. Tahun 2013 = 22.757.633.375 272.402.946.665 100 % = 8,35 %
Hasil perhitungan Rasio Tunggakan diatas dapat dilihat pada tabel 4.4 berikut :
Tabel 4.6
Hasil Perhitungan Rasio Tunggakan Piutang
Tahun Jumlah Piutang
Tertunggak (Rp) Total Piutang Pada Periode yang Sama (Rp) Rasio Tunggakan 2009 2010 2011 2012 2013 11.542.460.810 14.412.953.982 15.566.041.302 19.074.609.567 22.757.633.375 129.938.716.015 136.148.221.321 207.048.689.320 247.474.668.571 272.402.946.665 8,88 % 10,59 % 7,52 % 7,71 % 8,35 %
Sumber : Data diolah, 2014
Grafik 4.3 Trend Rasio Tunggakan Tahun 2009 – 2013
8.88% 10.59% 7.52% 7.71% 8.35% 5.00% 6.00% 7.00% 8.00% 9.00% 10.00% 11.00% 2009 2010 2011 2012 2013
Rasio Tunggakan
Dari tabel dan grafik diatas menunjukkan bahwa rasio tunggakan perusahaan mengalami fluktuasi dari tahun ke tahun. Pada tahun 2011 kinerja perusahaan membaik, dimana rasio tunggakan mencapai titik terkecil, yaitu sebesar 7,52 %. Hal ini terjadi karena perusahaan dapat meminimalkan piutang tertunggaknya yang semula Rp. 14.412.953.982,- menjadi Rp. 15.566.041.302,- GAP piutang tertunggak hanya senilai Rp. 1.153.087.320,- walaupun jumlah total piutangnya meningkat setiap periodenya. Namun, pada tahun 2010 terjadi peningkatan rasio tunggakan menjadi 10,59 % atau naik sebesar 1,71 % dari tahun 2009, ini menjadi titik tertinggi dalam 5 tahun terakhir. Hal ini disebabkan jumlah piutang tertunggak yang sangat besar yang semula Rp. 11.542.460.810,- menjadi Rp. 14.412.953.982,- terdapat GAP peningkatan sebesar Rp. 2.870.493.172,- yang tidak diimbangi oleh total piutang. Pada tahun 2012 dan 2013 cenderung terus meningkat, yakni 7,71 % dan 8,35 %.
4.8 Rasio Penagihan
Rasio ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana aktivitas penagihan yang dilakukan atau berapa besar piutang yang tak tertagih dari total piutang yang dimiliki perusahaanl. Rasio ini menunjukkan kemampuan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan penagihan piutang.
Menghitung rasio penagihan :
ℎ
=
× 100%
…… (5)Adapun hasil perhitungan dari Rasio Penagihan adalah sebagai berikut :
a. Tahun 2009 ℎ = 118.396.255.205 129.938.716.015 100 % = 91,12 % b. Tahun 2010 ℎ = 121.735.267.339 136.148.221.321 100 % = 89,41 % c. Tahun 2011 ℎ = 191.482.648.018 207.048.689.320 100 % = 92,48 % d. Tahun 2012 ℎ = 228.400.059.004 247.474.668.571 100 % = 92,29 % e. Tahun 2013 ℎ = 249.645.313.290 272.402.946.665 100 % = 91,65 %
Hasil perhitungan Rasio Penagihan diatas dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut :
Tabel 4.7
Hasil Perhitungan Rasio Penagihan Piutang
Tahun Jumlah Piutang
Tertagih (Rp) Total Piutang (Rp) Rasio Penagihan (%) 2009 2010 2011 2012 2013 118.396.255.205 121.735.267.339 191.482.648.018 228.400.059.004 249.645.313.290 129.938.716.015 136.148.221.321 207.048.689.320 247.474.668.571 272.402.946.665 91,12 % 89,41 % 92,48 % 92,29 % 91,65 %
Sumber : Data diolah, 2014
Grafik 4.4 Trend Rasio Penagihan Tahun 2009 – 2013
91.12% 89.41% 92.48% 92.29% 91.65% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 80.00% 90.00% 100.00% 2009 2010 2011 2012 2013
Rasio Penagihan
Dari tabel dan grafik diatas menunjukkan bahwa rasio penagihan perusahaan juga mengalami fluktuasi dari tahun ke tahun. Pada tahun 2009 kinerja perusahaan mengalami peningkatan, dimana rasio penagihan sebesar 91,12 %. Hal ini terjadi karena perusahaan dapat memaksimalkan divisi administrasi/penatausahaan piutang sehingga jumlah piutang tertagihnya menjadi Rp. 118.396.255.205,- dari total piutang Rp. 129.938.716.015,- Namun pada tahun 2010, terjadi penurunan rasio tagihan menjadi 89,41 % yang menjadi titik terendah pada rasio penagihan, dan pada tahun 2011 menjadi 92,48 % atau naik turun. Hal ini disebabkan karena walaupun jumlah piutang tertagihnya meningkat yaitu sebesar Rp. 121.735.267.339,- disisi lain terjadi peningkatan total piutang sebesar Rp. 136.148.221.321,-. Pada tahun 2011, terjadi peningkatan rasio penagihan menjadi sebesar 92,48 % yang juga merupakan titik tertinggi rasio penagihan. Hal ini disebabkan karena perusahaan dapat meningkatkan kinerja bagian penagihan hingga jumlah piutang tertagih menjadi sebesar Rp. 191.482.648.017,- dari total piutang Rp. 207.048.689.320,-
Pada tahun 2012, kinerja rasio penagihan turun menjadi 92,29 % atau turun sebesar 0,19 %. Dan kembali mengalami penurunan pada tahun 2013 menjadi 91,65 % hal ini disebabkan karena setiap terjadi peningkatan jumlah total piutang tidak seimbangan dengan jumlah piutang tertagihnya, dari data tersebut terlihat kinerja penagihan yang semakin menurun.
4.9 Analisis Efektivitas Pengelolaan Piutang atas Penjualan Kredit
Sebagaimana ketentuan metode penelitian pada bab sebelumnya, efektivitas perputaran piutang juga dapat diketahui dengan menghubungkan rata-rata perputaran perputaran untuk mencari standar deviasi perputaran piutang dari 5 tahun sampel yang ditentukan, dengan membagi dalam tiga tingkatan efektivitas yaitu sangat efektif, efektif, dan kurang efektif yaitu sebagai berikut :
Sangat efektif : Bila hasil analisis berada diatas (X + S)
Efektif : Bila hasil analisis berada diantara (X - S) dan (X + S)
Kurang efektif : Bila hasil analisis berada diatas (X - S)
Perhitungan dengan menggunakan rumus di atas adalah :
a. Menghitung rata-rata perputaran piutang (X)
X
=
X
n
X
=
RTO Thn 2009 + RTO Thn 2010 + RTO Thn 2011 +
RTO Thn 2012 + RTO Thn 2013
5
X=
13,07 + 9,60 + 12,85 +
13,39 + 12,11
5
X=
61,03
5
X= 12,21
Menghitung standar deviasi perputaran piutang (S)
Tabel 4.8
Jumlah Selisih Perputaran Piutang terhadap Rata-rata Perputaran Piutang Tahun Perputaran Piutang (X) Rata-rata Perputaran Piutang (X) (X - X) (X - X )2 2009 2010 2011 2012 2013 13,07 9,60 12,85 13,39 12,11 12,21 12,21 12,21 12,21 12,21 0,87 -2,60 0,65 1,18 -0,09 0,76 6,76 0,42 1,39 0,01 Jumlah 9,34
Sumber : Data diolah, 2014
=
1
− 1
−
X 2=
1
5 − 1
(9,34)
=
1
4
(9,34)
=
2,335
= 1,52
Dengan standar deviasi (S) = 1,52 maka dapat ditentukan tingkat efektivitas sebagai berikut :
Sangat Efektif : > (X + S) > (12,21+ 1,52) > 13,73 Efektif : (X - S) ≤ RTO ≤ ( X + S) (12,21 – 1,52) ≤ RTO ≤ (12,21 + 1,52) 10,69 ≤ RTO ≤ 13,73 Kurang Efektif : < (X - S) < (12,21 – 1,52) < 10,69 Tabel 4.9
Efektivitas Pengelolaan Piutang Periode Tahun 2009-2013
Tahun
Tingkat Perputaran atau Receivables Turn
Over (kali per tahun)
Hari Rata-rata Pengumpulan Piutang (dalam hari)
Efektivitas 2009 2010 2011 2012 2013 13,07 9,60 12,85 13,39 12,11 28 38 28 27 30 Efektif Kurang Efektif Efektif Efektif Efektif
Pada tabel 4.9 terlihat bahwa pengelolaan piutang PT. Esham Dima Mandiri Tradisional Market Depo Kapuk dikatakan efektif untuk 4 periode yaitu periode tahun 2009, 2011, 2012 dan 2013, dengan tingkat perputaran masing-masing 13,07 untuk tahun 2009 untuk tahun 2011, 12,85 untuk tahun 2012, 13,39 dan 12,11 untuk tahun 2013. Hasil perhitungan nilai rata-rata perputaran piutang dengan standar deviasi, menunjukkan bahwa kurang efektif adalah < 10,69 jadi untuk periode tahun 2010 perputaran piutangnya adalah kurang efektif karena berada pada RTO 9,60 (< 10,69), sedangkan untuk periode yang lain adalah efektif karena berada pada periode 10,69 sampai dengan 13,73. Hal ini menujukkan prestasi yang kurang baik bagi manajemen piutang karena walaupun terdapat 4 periode yang dikatakan efektif namun terdapat 1 periode yang berada pada RTO kurang efektif dengan RTO 9,60 kali.
4.10 Analisis Masalah
Adapun beberapa permasalahan yang penulis coba uraikan dari kondisi yang ada pada PT Esham Dima Mandiri Tradisional Market Depo Kapuk adalah sebagai berikut :
a. PT. Esham Dima Mandiri merupakan perusahaan yang sedang berkembang sehinga penjualan PT. Esham Dima Mandiri sebagian besar dilakukan secara kredit dengan syarat pembayaran yang ditetapkan beragam yaitu 7, 14, 27, dan 30 hari. Untuk WHS pemberlakuan kreditnya adalah 7 hari, Retail dan On Trade 14 hari, namun demikian dengan alasan menjaga hubungan baik dan semacamnya ada beberapa outlet On Trade
diberlakukan khusus dengan memberikan standar kredit yang longgar seperti 18, 20, hingga 28 hari. Kemudian standar kredit 27 dan 30 hari ini di berlakukan untuk sistem penjualan konsinyasi dengan tujuan untuk promosi produk barunya seperti CHEZ’S ORANGE, SIRUP TIP’S, WINE, dsb. Hal inilah yang terkadang dimanfaatkan bagian penjualan untuk melakukan penjualan dengan besar-besaran, dan efek dari semua itu banyak piutang yang menggantung.
b. Pengaruh kebijakan pimpinan yang hanya fokus pada omset penjualan, dan kurang memperhatikan piutang seperti memberikan kelonggaran pembayaran untuk meningkatkan penjualan, dengan otorisasinya meloloskan Sles Order yang overlimit dan overdue.
c. Rotasi Salesman, di PT Esham Dima Mandiri bertanggung jawab untuk menagih pada piutang yang telah ditimbulkannya dari penjualan, dengan adanya rotasi membuat outlet bingung dan terkadang ragu untuk membayar. Kemudian dari rotasi sales ada sales yang tidak tahu lokasi dari outlet sehingga penagihan gagal.
d. Penagihan piutang dagang, admin account receivable (AR) mengeluarkan faktur atau tagihan kepada sales atau kolektor sesuai dengan jadwal kunjungan atau jurnal plan sehingga apabila terjadi piutang tak tertagih baru dapat di keluarkan pada jurnal berikutnya, khusus untuk tagihan besar di keluarkan setiap hari setelah melewati jadwal jatuh tempo dan akan di tagih oleh kolektor.
e. Pelunasan piutang dagang, dalam hal ini outlet sering sekali mundur melakukan pembayaran piutangnya dengan berbagai macam alasan, kemudian yang menjadi kendala selanjutnya ialah pelunasan piutang dengan giro dimana baru dapat cair dua atau tiga hari dari waktu jatuh temponya.
f. Penatausahaan piutang dagang, admin account receivable (AR) yang kurang teliti dalam menjaga faktur tagihan yang menjadi tanggung jawabnya khususnya dalam hal mengeluarkan dan menerima kembali faktur tagihannya harus benar-benar diperhatikan sebab sering sekali terjadi faktur hilang. Sehingga harus di klaim dan menyebabkan piutang menggantung.
g. Konfirmasi piutang dagang yang dilakukan Admin account receivable (AR) kurang optimal, sebab dengan banyaknya outlet tidak semua dapat terkonfirmasi apalagi perusahaan memberlakukan pembatasan terhadap pemakaian telpon.
