BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Data Umum Perusahaan4.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. United Can Company pertama kali didirikan di Shanghai, China, oleh Mr. Shang Kong Yuen pada tahun 1923. Perusahaan diperluas ke Indonesia pada tahun 1952 di Jl. Jembatan Lima No. 11 Jakarta dengan nama perusahaan kaleng China Can Company. Kemudian pada tahun 1958 China Can Company berganti nama menjadi Perkalin, singkatan dari Perusahaan Kaleng Indonesia Indah. Kemudian pada tahun 1969 melakukan joint venture dengan perusahaan kemasan kaleng terbesar di Jepang yaitu Toyo Seikan
Kaisha (TSK) dan Continental Can Company (CCC) dari Amerika Serikat
dan Devlin Steel Corporation dari Hongkong. Perkalin bersama sama dengan 3 perusahaan asing tadi pada tahun 1968 membentuk sebuah badan usaha dengan status PMA yang diberi nama PT. United Can Company Limited yang berkedudukan di Jakarta. Pada tahun 1975 pabrik PT. United Can Company dipindahkan ke lokasi baru yang lebih luas di Jl. Daan Mogot Km.17, tepatnya di kampung Semanan, Kecamatan Kalideres, Jakarta Barat. Sementara itu kantor pusat masih tetap bertahan di Jembatan Lima, dan pada
awal tahun 1985 dipindahkan juga ke tempat yang dianggap lebih strategis, di Jl. Abdul Muis No.12 yang hanya berjarak sekitar 200 m dari Istana Merdeka Jakarta.
Tahun 2003 pemasangan mesin printing 8 warna sekaligus pembentukan departemen baru dengan nama New Printing Departement. New Printing merupakan departemen yang melakukan proses cetak warna semua design yang telah di order oleh konsumen.
4.1.2 Lokasi dan Unit Kerja PT United Can Company
Pada saat ini PT. United Can yang berkantor pusat di Jl. Abdul Muis No. 12, Jakarta Pusat dan pabrik utamanya di Jl. Daan Mogot KM 17, Jakarta – Barat, mempunyai beberapa pabrik cabang, baik didalam maupun luar negeri, yang memproduksi kemasan kaleng three piece. Pabrik cabang di dalam negeri terletak pada kota-kota ; Medan, Pekalongan, Ungaran, Yogyakarta, Negara, Bitung, dan Biak. Sedangkan pabrik cabang diluar negeri adalah terletak di ; Seychells (Kepulauan Solomon), General Santos (Phillipine), dan Madang (Papua Niugini). Gambar 4.1. menunjukan letak dari pabrik-pabrik yang dimiliki oleh PT. United Can Company.
c o m p a n y n am e o rg a n iz a tio n JAKARTA I952 UNGARAN 1980 YOGYA 1973 SURABAYA 1993 SORONG 1994 BIAK 1986 G.SANTOS 1997 MADANG 1996 BITUNG 1982 NEGARA 1978 PEKALONGAN 1991 MEDAN 1983
4.1.3 Hasil Produksi Secara Umum.
Pabrik United Can Indonesia menyediakan kemasan sepesial dengan beranekaragam produk dan pasar. Dengan menyediakan penyelesaian terhadap kualitas kemasan, United Can menyesuaikan untuk produsen makanan dan minuman dan pelanggan diseluruh Indonsia akan dipenuhi dengan baik.
1. Dry Product and Non-Processed Food Can 2. Processed Food Can
3. Beer and Beverage 4. Batteray Jackets 5. Aerosol Can 6. Specialty Can
7. Closures and Component 8. Tennis Ball Can
4.1.4 Distribusi dan Pemasaran
Produk–produk yang dihasilkan oleh PT. United Can Company didistribusikan ke dalam dan keluar negeri. Produk – produk tersebut dikirim ke customer dapat berupa kaleng, end, dan dapat berupa sheet. Produk yang dikirim ke dalam negeri biasanya ke cabang – cabang lokal sedangkan yang dikirim ke luar negeri bisa ke cabang di luar negeri dan bisa juga sebagai barang export. Barang – barang eksport dituntut dengan kualitas yang sangat tinggi, oleh sebab itu dalam penanganannya sangatlah berhati – hati. Tempat tujuan export dari produk – produk PT.United Can yang berupa kaleng kosong adalah sebagai berikut :
1. Vietnam, kaleng minuman terutama minuman bir, kaleng susu bubuk.
2. China, kaleng aerosol terutama untuk kaleng insektisida dalam jumlah yang besar.
3. Hongkong, kaleng aerosol dan gas.
4. Philipina, untuk kaleng bir, kaleng untuk bola tenis dan kaleng ikan tuna.
5. Papua New Guinea, kaleng drawn can dan kaleng two piece alumunium untuk minuman bir.
6. Singapore, untuk kaleng two piece alumunium untuk soft drink dan kaleng 3 piece untuk pengalengan juice.
7. Malaysia, kaleng 2 piece untuk soft drink dan bir.
8. Mauritius, negara kepulauan disebelah timur Madagaskar, kaleng 2 piece untuk bir.
4.1.5 Struktur Organisasi Dpt. New Printing
Pemimpin Perusahaan
Plant Manager
Ass. Manager & Budget Holder Spv Production Ass. Techical Crew Produksi Technical Head Production Head L1 Spv. Techical Spv. Techical Production Head L2 Spv Production Spv Production
Gambar 4.2 Struktur organisasi 1. Pemimpin Perusahaan
Bertanggung jawab atas berjalannya segala kegiatan yang berlangsung di perusahaan dengan cara memimpin, mengatur, dan membimbing organisasi di perusahaan
2. Plant Manager
Bertanggung jawab atas proses produksi yang berjalan sesusai prosedur di semua departement pembuatan kaleng 3pc dan sebagai pemegang keputusan untuk menyetujui melakukan pembelian barang di departement
3. Assistant Manager & Budget Holder
Melakukan pengawasan langsung terhadap departement yang dipegang dan mengatur proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan sebagai budget
holder untuk memenuhi kebutuhan dalam penyediaan barang
4. Technical
Bertanggung jawab dalam hal teknis yang bertujuan untuk membantu proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan melakukan order barang untuk kebutuhan produksi
5. Production
Sebagai pihak yang melakukan kegiatan produksi dan melaporkan apabila terjadi masalah terhadap mesin produksi.
4.2 Obyek Penelitian
Sistem persediaan barang di Departement New Printing selama ini masih menerapkan sistem secara manual dalam persediaan barang persediaan barang dengan kata lain masih menggunakan kertas arsip sebagai media penyimpanan data. Disamping masalah pengarsipan dan penyimpanan data Departement New Printing juga mengalami kehilangan informasi data untuk persediaan saat ini, hal ini dapat mengganggu aktifitas produksi yang akan menggakibatkan downtime / waste . Dengan kesulitannya mendapatkan informasi persediaan barang maka informasi untuk melakukan pemesanan barang juga mengalami kendala, yaitu barang mana yang perlu terlebih dahulu di pesan atau pun barang mana yang sudah kehabisan stock. Keterbatasan lainnya adalah apabila terdapat barang yang sudah diterima dan akan digunakan, sangat sulit untuk menemukan
dan memastikan apakah barang tersebut sudah datang atau belum. Hal ini membutuhkan waktu untuk mencari data dari arsip yang sudah di simpan.
4.3 Analisis Proses Aliran Dokumen Existing
Langkah-langkah proses aliran dokumen saat ini adalah sebagai berikut : 1. Pembelian barang
Permintaan barang berdasarkan permintaan dari bagian technical. Crew technical akan memeriksa mengenai stock barang yang hampir habis ataupun barang yang di butuhkan untuk proses perbaikan/pemeliharaan. Kemudian crew technical membuat form PR( Purchase Request) untuk pembeliaan barang. Lalu mengirim Email ke Bagian Departement Purchasing untuk menanyakan harga.Setelah mendapatkan harga barang yang akan di pesan kemudian meminta tanda tangan dari pemegang budget holder, dalam hal ini yang memegang budget holder adalah Manager Departemen. Kemudian form PR diserahkan ke bagian Departemen GWH(General WareHouse) atau Departement SP 3pc (Spare Part 3 pcs ) untuk dilakukan pengisisan Order nomer dan Material ref serta di tanda tangani oleh Store Supervision. Setelah data-data tersebut selesai di isi, kemudian form PR di serahkan ke Manager departement untuk memintakan tanda tangan kepada Plant Manager / Authorization person. Kemudian setelah mendapat persetujuan maka form PR tersebut di serahkan kebagian Depertement Purchasing untuk dilakukan pembelian.
Memesan Barang
Membuat PR ( Purchase Request )
-Mementukan No PR. -Menentukan Budget holder
Barang spare part ? Store Spv Spare part Store Spv GWH -menentukan Order no -menentukan Mater ial refer ence
-menentukan Order no -menentukan Mater ial refer ence Tanya Harga Ke purchasing Minta TandaTangan Budget Holder Minta Tanda tangan Approval Menyerahkan Form PR ke Purchasing Menunggu No Purchase order Y N End
Gambar 4.3 Proses aliran dokumen untuk pemesanan barang 2. Penerimaan barang
Setelah Departement Purchasing membeli barang, maka supplier akan mengirimkan barang ke Departement GWH atau SP 3pc, Supervisor
dari Departement tersebut akan memberitahuakan kepada Crew Technical bahwa barang yang sudah di pesan sudah tiba. Untuk mengambil barang di Dpt. GWH maka di gunakan form MIV, sedangkan untuk mengambil barang di Dpt. SP 3pc maka diperlukan form pengambilan barang Spare part dan di lakukan scan kartu pengenal.
Barang di kirim supplier Barang Spare part? Barang Diterima Di Spare Part Barang Diterima Di gudang Membuat Form MIV Membuat Form penerimaan barang SparePart Barang Diterima NP Pembelian Barang
Gambar 4.4 Proses aliran dokumen penerimaan barang
3. Penggunaan barang
Jika terjadi kerusakan mesin / pemeliharaan mesin maka barang yang berada di ruang sparepart NP akan digunakan. Barang yang keluar kemudian di catat dan di tulis keterangan dan keperluan barang tersebut.
Check stock Barang Ambil Barang di Sparepart room Catat di buku penggunaan Barang digunakan
Gambar 4.5 Proses aliran dokumen penggunaan barang
4. Persediaan barang
Crew technical melakukan pengecheckan persediaan sebelum melakukan perbaikan / pemeliharaan. Pengecheckan stock juga dilakukan secara berkala setiap 1 bulan, utnuk mengetahui barang mana yang akan habis dan barang apa yang akan di butuhkan.
Check stock Barang
Check barang yang habis
Catat Stok yang tersedia
Memesan barang yang habis
5. Pembuatan laporan
Pembuatan laporan dilakukan untuk mengetahui barang apa yang sudah dipesan dan laporan untuk Budget holder
Start
Cari data transaksi
Penulisan laporan
Serahkan ke budget holder
- data barang yang di pesan - catat barang yang di gunakan
- data barang yang ter sedia
Gambar 4.7 Proses aliran dokumen pembuatan laporan
Dari langkah-langkah yang sudah di jelaskan di atas maka dapat disimpulkan bahwa dalam proses penyimpanan data di Dpt. New Printing memiliki beberapa kekurangan-kekurangan antara lain :
1. Sulitnya mencari barang-barang apa saja yang sedang dipesan sehingga tidak terjadi pembelian barang yang sama ( double order ) karena tidak adanya sumber informasi barang pembelian yang dapat diakses sewaktu-waktu. 2. Proses pencatatat manual sering kali terjadi kesalahan manusia sehingga
informasi tidak tercatat dengan baik yang dapat menyebabkan lost
3. Data persediaan yang sulit diketahui sehingga baru diketahui barang di tempat penyimpanan sudah habis dan perlu dilakukan pemesanan barang yang membutuhkan waktu pembelian yang lama. Hal ini menjadi kendala apabila barang tersebut akan digunakan untuk proses produksi
4.4 Analisis Kebutuhan dan Perancangan Proses Sistem Informasi
Tahap ini menjelaskan hasil analisis kebutuhan dari aplikasi sistem informasi yang dilakukan oleh crew technical untuk membantu dalam inventory management. Setelah dilakukan analisa terhadap potensi hilangnya informasi maka hal-hal yang di butuhkan dalam sistem ini yaitu:
1. Aplikasi ini dibutuhkan untuk memberikan informasi barang yang di pesan. 2. Aplikasi ini harus dapat mencatat jumlah persediaan barang secara berkala/ terusmenerus sehingga membantu untuk mengetahui jumlah barang saat ini. 3. Aplikasi ini dapat memperlihatkan laporan persediaan barang, pembeliaan
barang, penerimaan barang, serta penggunaan barang setiap bulannya. 4. Aplikasi ini dapat terhubung antara pihak Technical,Produksi dan Budget
holder.
Dengan adanya Sistem yang mengelola input data secara terkomputerisasi saat ini, maka dapat mampu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada, serta akan memberikan kemudahan utnuk melakukan pengawasan terhadap barang-barang tersebut.
Dengan adanya suatu sistem yang mengelola penginputan data secara terkomputerisasi saat ini, akan mampu mengatasi kekurangan-kekurangan
yang ada, serta akan memberikan kemudahan untuk melakukan pengawasan secara optimal dengan waktu yang cepat dalam proses persediaan barang ini.
Dengan demikian bentuk alur dari sistem informasi nantinya terkonsentrasi pada satu sumber sehingga menjadi lebih mudah untuk dikelola, berikut aliran data :
1. Pemesanan Barang
Memesan Barang
Membuat PR ( Purchase Request )
-Mementukan No PR. -Menentukan Budget holder
Minta TandaTangan Budget Holder Minta Tanda tangan Approval Menyerahkan Form PR ke Purchasing Menunggu No Purchase order End Sistem Inventory
2. Penerimaan Barang Barang di kirim supplier Barang Spare part? Barang Diterima Di Spare Part Barang Diterima Di gudang Membuat Form MIV Membuat Form penerimaan barang SparePart Barang Diterima NP Pembelian Barang Sistem Inventory
Gambar 4.9 Perubahan Proses Aliran Data Penerimaan Barang 3. Penggunaan Barang Check stock Barang Ambil Barang di Sparepart room Barang digunakan Sistem Inventory
4. Persediaan Barang Check stock Barang Memesan barang yang habis Sistem Inventory
Gambar 4.11 Perubahan Proses Aliran Data Persediaan Barang 5. Pembuatan Laporan
Start
Cari data transaksi
Print laporan
Serahkan ke budget holder
Sistem Inventory
Gambar 4.12 Perubahan Proses Aliran Data Pembuatan Laporan Dari gambar-gambar diatas jelas terlihat perubahan-perubahan yang dilakukan dari penerapan sistem informasi penyimpanan terhadap proses aliran dokumen saat ini. Adapun perbaikan yang dilakukan adalah :
1. Penggunaan Sistem Informasi dengan pencatatan manual menjadi Sistem informasi yang tercatat secara komputerisasi
2. penggunaan data base sistem informasi yang mampu mengkontrol seluruh data mulai dari pemesanan maupun data persediaan barang 3. Dengan penggunaan satu database dapat memudahkan untuk melakukan
pencarian data jika dibutuhkan sewaktu-waktu
Dilihat dari sisi keuntungan, maka keuntungan-keuntungan yang didapat dari penggunaan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Perbandingan aliran dokumen sebelum dan sesudah penerapan SI
No. Aliran
dokumen Sebelum menggunakan SI Sesudah menggunakan SI
1. Pembelian Barang
Mencari data pembelian barang sebelumnya melalui
PR yang pernah dibuat
Mendapatkan data pembelian dari sistem
2 Penerimaan Barang
Melakukan pencatatatan manual pada buku, dan informasi barang sering
terlewat
Barang yang diterima dapat diketahui setiap waktu
3 Penggunaan Barang
Penggunaan barang sulit di kontrol
Lebih mudah mengetahui barang-barang yang sudah
digunakan
4 Persediaan Barang
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui jumlah
persediaan
Lebih cepat mendapat data persediaan barang
5 Pencarian barang
Perlu waktu untuk mengetahui informasi barang
tersebut
Dapat dengan mudah mengetahui informasi
barang tersebut
6 Pembuatan laporan
Perlu dilakukan penyusunan dokumen untuk membuat
laporan
Tersedianya report untuk membuat laporan
4.5 Perancangan Sistem Secara Rinci Dan Aplikasi Software 4.5.1 Analisis Sistem Dengan Struktur Technique
a. Context Diagram 0 Sistem Data base Inventory Technical Budget Holder Penyediaan dan penggunaan b a Laporan Transaksi Laporan Stock persediaan Purchasing Pemesanan barang C Gudang Utama Penerimaan barang D
Gambar 4.13 Context diagram
Dari diagram diatas dapat di jelaskan bahwa Technical menggunakan sistem data base untuk memasukan data dan kemudian technical dapat melihat laporan persediaan dengan menggunakan sistem tersebut. Budget Holder juga dapat mengakses sistem ini untuk melihat laporan transaksi yang telah dilakukan. Data pemesanan barang berasal dari purchasing dan penerimaan barang berasaldari gudang utama.
b. Sketsa Data flow Diagram 0 Sistem Data base Inventory Technical Budget Holder Penyediaan dan penggunaan b a Laporan Transaksi Laporan Stock persediaan
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 0
Technical Transaksi Stock Baca Transaksi dan jumlah Barang 1.0 Cetak Laporan Hitung Jumlah Laporan Budget Holder 2.0 3.0 4.0
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1
Pada data flow diagram diagram diatas dapat dijelaskan bahwa Technical sebagai user melakukan input data penyediaan dan penggunaan barang kedalam sistem database, pada sistem ini kemudian data akan disimpan dan dapat diakses sewaktu-waktu. Output dari sistem database ini berupa laporan data persediaan dan laporan transaksi yang dapat digunakan oleh technical untuk memperbaharui data pada sistem database dan dapat
digunakan pula oleh Budget Holder untuk mengkontrol biaya yang di perlukan untuk persediaan barang
c. Entity Relationship Diagram ( ERD )
Budget Holder Penyerahan Form Pembelian PerusahaanPemilik
Penyerahan data Keperluan barang
Pemberian Material reference dan order no
Gudang utama Penyerahan data persediaan Technical Form pembelian Purchasing Penerimaan barang 1 1 1 1 N N N
Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram
Pada diagram ERD diatas dapat di jelaskan hubungan antara beberapa orang yang terlibat dalam proses penyediaan barang di Dpt. New printing.
Technical sebagai pemesan barang yang dibutuhkan kemudian
menyerahkan data persediaan pada Budget Holder untuk dapat menentukan apakah diperlukan pemesanan barang atau tidak. Jika perlu dilakukan pemesanan barang maka crew Technical perlu membuat form pembelian dan diserahkan ke gudang utama untuk mengetahui no order barang yang di perlukan. Setelah itu diserahkan kepada Budget Holder untuk melakukan persetujuan barang yang akan dipesan. Kemudian Budget Holder akan menyerahkan form pembelian ke pemilik perusahaan untuk meminta
persetujuan PO (purchase order). Setelah mendapat persetujuan maka pihak
purchasing akan melakukan pemesanan barang ke pihak supplier .
4.5.2 Manajemen Data
Nama Tabel : MENU LOGIN
Primary Key : User name
Tabel 4.2 Kamus Data Menu Login
No Nama Field type Keterangan
1 User name Text Username yang digunakan
2 Password Text Kode password untuk login
3 Login klick Untuk masuk ke dalam program
Nama Tabel : MENU MASTER BARANG
Primary Key : Material reference
Tabel 4.3 Kamus Data Menu Master Barang
No Nama Field type Ukuran Keterangan
1 Material Reference Text 10 Kode material barang
2 Nama Item Text 30 Nama dari barang
3 Unit Text 5 Bentuk satuan
4 Part Number Text 10 Jenis dari barang
Nama Tabel : MENU PEMESANAN
Primary Key : Material Reference,Date,Pr No
Tabel 4.4 Kamus Data Menu Pemesanan
No Nama Field type Keterangan
1 Material Reference Text Kode Material barang
2 Date Date/Time Tanggal pembelian
4 PR No. Numeric Nomer PR
5 Item Text Nama Barang
6 Qty Numeric Jumlah barang
7 UnitPrice Currency Harga satuan barang
8 SubTotal Currency Harga total barang
Nama Tabel : MENU PERSEDIAAN
Primary Key : Material Reference
Tabel 4.5 Kamus Data Menu Persediaan
No Nama Field Type Ukuran Keterangan
1 Material Reference Text 10 Kode material barang
2 Nama Item Text 30 Nama Barang
Nama Tabel : MENU LIHAT DATA PENERIMAAN
Primary Key : PR No.
Tabel 4.6 Kamus Data penerimaan
No Nama Field Type Ukuran Keterangan
1 PR NO. Numeric 10 Nomer form pembelian brg
2 Date Date dd-mm-yyyy Tanggal Transaksi
3 Item Text 30 Nama barang
4 Qty Numeric 10 Jumlah Barang
5 Username Text 10 Nama penerima barang
Nama Tabel : MENU PEMAKAIAN
Primary Key : Date,Kode mesin,item
Tabel 4.7 Kamus Data Pemakaian
No Nama Field Type Ukuran Keterangan
1 Date Date dd-mm-yy Tanggal pemakaian
2 Kode mesin Tect 10 Kode mesin yang menggunakan
3 Nama Mesin Text 20 Nama mesin
No Nama Field Type Ukuran Keterangan
4 Item Text 30 Nama Barang
5 Unit Text 5 Bentuk satuan
6 Qty Numeric 10 Jumlah Barang
7 Keterangan Text 30 Keterangan penggantian
4.5.3 Rancangan Menu Utama
Kode Mesin Barang
MASTER Transaction Stock Account
Menu Utama Pembelian Pemakaian Laporan Pemakaian Pembelian Stock
Stock Awal Tambah
Pengguna
Ganti pasword
4.5.4 Langkah Untuk Memulai Aplikasi
: Pengguna
Buka Form SI
Content Aplikasi
Input Kata Kunci untuk Otorisasi
Gagal (Otorisasi Ditolak) Menu Utama
Aplikasi
Gambar 4.17 Gambar Langkah Memulai Aplikasi
Pada gambar diatas pengguna menbuka aplikasi sistem informasi, kemudian akan masuk ke menu utama aplikasi dan perlu melakukan Login untuk dapat memulai aplikasi. Jika Username dan password tidak ada dalam database maka akan gagal masuk ke menu selanjutnya.
4.5.5 Design Form 1. Menu Utama
2. Menu Master Barang
Gambar 4.19 Form Menu Master Barang
3. Menu form Penerimaan barang
