8 BAB II HASIL SURVEY
2.1 Identifikasi Perusahaan
Nama Perusahaan : Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya Alamat : Jl. Kertajaya 8C/17 Surabaya
No Telp./Hp : (081) – 330421201 Contact Person : Purnomo
Jabatan : IT
Bisnis Utama : Bidang Jasa Kegiatan Amal
Gambar 2. 1 Logo Perusahaan Yayasan Dana Sosial Al – Falah Surabaya
2.2 Gambaran Umum Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya
Didirikan 1 Maret 1987, Yayasan Dana Sosial al Falah (YDSF) telah dirasakan manfaatnya di lebih dari 25 propinsi di Indonesia. Paradigma prestasi Yayasan Dana Sosial Al-Falah sebagai lembaga pendayagunaan dana yang
amanah dan profesional, menjadikannya sebagai lembaga pengelola zakat, infaq, dan sedekah (ZIS) terpercaya di Indonesia.
Lebih dari 161.000 donatur dengan berbagai potensi, kompetensi, fasilitas, dan otoritas dari kalangan birokrasi, profesional, swasta, dan masyarakat umum telah terajut bersama Yayasan Dana Sosial Al-Falah membentuk komunitas peduli dhuafa. Mereka, dengan segala kemampuan terbaiknya, telah memberikan kontribusi, cinta, dan kepedulian dalam membangun negeri ini.
Yayasan Dana Sosial Al-Falah yang dikukuhkan menjadi Lembaga Amil Zakat Nasional oleh Menteri Agama Republik Indonesia dengan SK No.523 tanggal 10 Desember 2001 menjadi entitas yang menaruh perhatian mendalam pada kemanusiaan yang universal. Melalui Divisi Penyaluran Yayasan Dana Sosial Al-Falah semakin meneguhkan pendayagunaan dana Anda secara syar’i, efisien, efektif & produktif. Sebagai lembaga pengelola dana ZIS yang makin terasa manfaatnya, Insya Allah Yayasan Dana Sosial Al-Falah akan menjadi mitra terpercaya Masyarakat.
2.3 Visi Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya
Yayasan Dana Sosial Al-Falah Surabaya sebagai lembaga sosial yang benar-benar amanah serta mampu berperan serta secara aktif dalam mengangkat derajat dan martabat umat Islam, khususnya di Jawa Timur.
2.4 Misi Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya
a. Menyantuni dan memberdayakan anak miskin, yatim, dan terlantar. b. Memberdayakan operasional dan fisik masjid, serta memakmurkannya. c. Membantu usaha – usaha dakwah dengan memperkuat peranan para dai,
Khususnya yang berada di daerah pedesaan/terpencil.
d. Memberikan bantuan kemanusiaan bagi anggota masyarakat yang mengalami musibah.
2.5 Struktur Organisasi Yayasan Dana Sosial Al – Falah Surabaya
Di dalam Yayasan Dana Sosial – Al - Falah ini terdapat beberapa bagian atau departemen yang menangani semua kegiatan yang ada di organisasi ini.Semua bagian bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti pada Gambar 2.2.
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya
2.6 Deskripsi Tugas
Struktur organisasi di atas, dapat dijelaskan bahwa deskripsi tugas yang ada pada Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Direktur Pelaksana
Direktur pelaksana berperan sebagai mengoordinir organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan.
b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan.
2. Wakil Direktur
Wakil Direktur berperan sebagai melaksanakan tugas dari atasan dalam organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Dewan direksi.
b. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan MD atau CEO)
c. Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib: keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; mengarahkan diskusi kea rah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
3. Staff Ahli
Staff Ahli berperan sebagai ahli bidang sosial dalam organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Staf Ahli bidang Kemasyarakatan dan Sumberdaya Manusia mempunyai tugas memberikan telaahan mengenai kemasyarakatan dan sumberdaya manusia. b. Staf Ahli bidang Ekonomi dan Keuangan mempunyai tugas memberikan
telahan mengenai ekonomi dan keuangan.
4. Kepala Divisi Penghimpunan
Kepala Divisi Penghimpunan berperan sebagai mengatur peranan organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan pengumpulan data dan bahan untuk menyusun rencana dan program kegiatan Sub Bidang Ketahanan Bangsa dan Penanganan konflik b. Melaksanakan penghimpunan dan mempelajari ketentuan, peraturan,
perundang-undangan yang berhubungan dengan bidang tugas.
c. Melaksanakan pertanggungjawaban program kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
5. Manajer ZIS
Manajer zis berperan sebagai penerimaan dana oleh donatur pada lembaga yayasan yang bertugas untuk mengambil, menuliskan, menghitung dan mencatatkan zakat yang diambilnya dari muzakki untuk kemudian diberikan kepada yang berhak menerimanya.
6. Manajer Marketing
Manajer Marketing berperan sebagai pendistribusian kegiatan amal donatur pada lembaga yayasan yang bertugas membuat program kerja distriusi ZIS Melaksanakan pendistribusian ZIS Melakukan pandataan mustahik dan menyimpannya dalam database mustahik Membuat laporan pendistribusian ZIS dan laporan kinerja program.
7. Manajer Layanan Donatur
Manajer Layanan Donatur berperan sebagai konsultan kegiatan donatur organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas untuk melayani keluhan, layanan donatur harus cermat dalam mendata keluhan dari donatur, keluhan ini harus disusun, dikompilasi, dan dianalisa, follow up keluhan, mengatakan akan ditangani oleh yang berwenang sebagai jawaban atas keluhan merupakan jawaban yang professional,namun bila hanya sekedar jawaban tanpa follow up ini merupakan kebohongan publik. pendonatur dan menerima donasi dari amal pendonatur.
8. Kepala Divisi Pendayagunaan
Kepala Divisi Pendayagunaan berperan sebagai penyerahan rekapan data bukti penerimaan kegiatan amal pada lembaga yayasan yang bertugas mencatat pendayagunaan zakat dan lainnya serta menyerahkan tanda bukti penerimaan kepada bendahara Menyiapkan bahan laporan pendayagunaan dana zakat dan lainnya untuk usaha produktif Mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada Ketua Umum.
9. Manajer Zakat dan Kemanusiaan
Manajer Zakat dan Kemanusiaan berperan sebagai kepanitiaan organisasi kegiatan amal pada lembaga yayasan yang bertugas menggalang kewajiban pembayaran zakat diberikan dalam bentuk barang-barang yang produktif seperti kambing, sapi, alat cukur, dan lain sebagainya. Pemberian dalam bentuk ini akan dapat menciptakan suatu usaha yang membuka lapangan kerja fakir miskin. d.Distribusi Zakat dalam Bentuk Produktif Kreatif, Zakat diwujudkan dalam bentuk permodalan baik untuk membangun proyek sosial atau menambah modal dagang pengusaha kecil.
10. Manajer Pendidikan dan Yatim
Manajer Pendidikan dan Yatim berperan sebagai Mengadakan prediksi kegiatan amal pada lembaga yayasan yang bertugas mengadakan prediksi tentang kemungkinan perubahan lingkungan seperti perubahan ilmu dan teknologi, tuntutan hidup, aspirasi masyarakat, dan sebagainya, Merencanakan dan melakukan inovasi dalam pendidikan.
11. Manajer Dakwah dan Masjid
Manajer Dakwah dan Masjid berperan sebagai mengevaluasi pelaksanaan program kerja pada lembaga yayasan yang bertugas menandatangani surat-surat penting. memimpin evaluasi atas pelaksanaan program kerja, Membuat laporan pertanggung jawaban (LPJ) dari program-program kerja yang telah dilakukan diakhir pengurusan.
12. Manajer Survei
Manajer Survei berperan sebagai merencakan dan menkoordinir pada kegiatan amal pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai manajer penlitian dan pengembangan merencanakan, mengatur dan mengkoordinir kegiatan penelitian dan pengembangan dari suatu organisasi yang menyediakan jasa yang berkaitan dengannya untuk berkoordinasi.
13. Manajer Kepala Divisi Keuangan
Manajer Kepala Divisi Keuangan berperan sebagai merekap keuangan biaya operasional lembaga pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut: a. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan
target yang ditentukan.
b. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
c. Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan system informasi & keuangan dan bentuk – bentuk pelaporan.
d. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba / rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi Direksi.
14. Manajer Anggaran
Manajer Anggaran berperan sebagai mentaksir biaya yang telah ditentukan oleh anggaran pada lembaga yayasan yang bertugas menaggani anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan. Anggaran dinyakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter dapat saja ditunjang jumlah non moneter, anggaran umumnya mencakup jangka waktu 1 tahun, anggaran merupakan komitmen atau kesanggupan manajemen yang berarti bahwa para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh otoritas yang lebih tinggi ketimbang oleh pihak yang menganggarkan.
15. Manajer Akunting
Manajer Akunting berperan sebagai mencatat transaksi keuangan pada lembaga yayasan yang bertugas untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan Menyusun laporan keuangan Menyusun anggaran Mengotorisasi transaksi pengeluaran dana Wewenang dan Tugas Bagian Bendahara menyimpan penerimaan dana Melakukan pengeluaran dana atas suatu transaksi yang sudah diotorisasi Membuat catatan atas penerimaan dan pengeluaran dana.
16. Manajer Keuangan
Manajer Keuangan berperan sebagai pelaporan dan pembukuan keuangan pada lembaga yayasan yang bertugas menyelenggarakan pembukuan dan pelaporan keuangan Mengelola keuangan organisasi secara baik Mengelola asset-asset organisasi Menyusun anggaran tahunan Melakukan perencanaan dan
pengendalian keuangan mengkoordinasikan bagian-bagian yang berada di bawah tanggung jawabnya.
17. Kepala Divisi Umum
Kepala Divisi Umum berperan sebagai penkoordinasian perumusan sistem pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan perumusan perencanaan dan pemberdayaan pegawai (man
power planning), sesuai kebutuhan Perusahaan.
b. Mengkoordinasikan perumusan sistem pengadaan, penempatan dan pengembangan pegawai.
c. Mengkoordinasikan perumusan sistem dan kebijakan imbal jasa pegawai dengan mempertimbangkan "internal / external equity".
18. Manajer IT
Manajer IT berperan sebagai Mengelola IT dan sitem computer pada lembaga yayasan yang bertugas untuk mengelola Teknologi informasi dan sistem komputer bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi dan merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi).
19. Manajer SDM
Manajer SDM berperan sebagai mempersiapkan kegiatan amal pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Menyiapkan program-program penelusuran bakat, pembinaan kepribadian dan pelatihan ketrampilan bagi Pegawai dengan tujuan termanfaatkannya potensi Pegawai secara maksimal demi kepentingan kedua belah pihak.
b. Melakukan kajian dan evaluasi terhadap efektifitas program dan kontribusi peraturan bagi perkembangan Perusahaan.
c. Mengevaluasi Hasil penilaian kinerja seluruh Pegawai yang telah dilaksanakan bersama para atasan langsung.
d. Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan dan penggantian peralatan inventaris kantor pusat.
e. Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan dan kebersihan gedung, halaman, taman, dan lapangan parkir kantor pusat serta kantor Divisi Keamanan.
20. Manajer Umum
Manjer Umum berperan sebagai mengevaluasi dan menindaklanjuti hasil kinerja pegawai pada lembaga yayasan yang bertugas mengevaluasi tersedianya kajian dan evaluasi terhadap efektifitas program dan kontribusi peraturan bagi perkembangan perusahaan yang menindaklanjuti hasil penilaian kinerja seluruh Pegawai dilaksanakannya pengembangan yang berkelanjutan terhadap Sasaran mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang mengacu kepada Kebijakan Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan terwujudnya suasana kantor yang nyaman dan dapat meningkatkan produktivitas kerja serta membentuk citra yang baik terhadap perusahaan.
21. Plt. Manajer Media dan Humas
Plt. Manajer Media dan Humas berperan sebagai menjaga reputasi pada lembaga yayasan yang bertugas untuk menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan dan atau kombinasinya, iklan multiguna (memanfaatkan momentum psikologis). Penjualan simpatik atau melakukan iklan layanan masyarakat, Pemasaran dari mulut kemulut, dare ajang pemasaran khusus dimana aktivitas dirancang untuk melibatkan khalayakdan memanfaatkan komunikasi yang akrab untuk pelanggan.
22. Kepala Cabang Sidoarjo
Kepala Cabang Sidoarjo berperan sebagai memimpin organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan di cabang. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang yang ditetapkan (goal). Mengelola AR dengan baik agar resiko bisnis dapat ditekan sekecil mungkin. Membangun nama baik kantor cabang dengan image yang positif.
b. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang dari waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.
23. Kepala Cabang Gresik
Kepala Cabang Gresik berperan sebagai memimpin organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan di cabang. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang yang ditetapkan (goal).
Mengelola AR dengan baik agar resiko bisnis dapat ditekan sekecil mungkin. Membangun nama baik kantor cabang dengan image yang positif.
b. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang dari waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.
24. Kepala Cabang Banyuwangi
Kepala Cabang Banyuwangi berperan sebagai memimpin organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan di cabang. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang yang ditetapkan (goal). Mengelola AR dengan baik agar resiko bisnis dapat ditekan sekecil mungkin. Membangun nama baik kantor cabang dengan image yang positif.
b. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang dari waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.
25. Kepala Cabang Yogyakarta
Kepala Cabang Yogyakarta berperan sebagai memimpin organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan di cabang. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang yang ditetapkan (goal). Mengelola AR dengan baik agar resiko bisnis dapat ditekan sekecil mungkin. Membangun nama baik kantor cabang dengan image yang positif.
b. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang dari waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.
26. Kepala Cabang Lumajang
Kepala Cabang Lumajang berperan sebagai memimpin organisasi pada lembaga yayasan yang bertugas sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan di cabang. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang yang ditetapkan (goal).
b. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang dari waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.
2.7 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survei
ke Yayasan Dana Sosial Al - Falah Surabaya. Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pengelolaan data donatur dan data transaksi sebelum menggunakan aplikasi Manajemen Untuk Pendonasi.
2.7.1 Document Flow Pendonatur
Pada Gambar 2.3 menyerahkan dokumen donasi dan kelengkapan berkas pendaftaran kepada petugas. Kemudian petugas mengecek kelengkapan data dan pencocokan data donatur sudah lengkap atau belum, jika persyaratan sudah lengkap petugas akan mengolah berkas pendonasi, jika persyaratan pendonatur belum lengkap akan dikembalikan, data yang akan dimasukkan adalah donasi dan data data lengkap lainnya kepada petugas. Kemudian bagi pendonatur yang persyaratan pendaftaran donatur baru sudah lengkap akan menyerahkan pendaftaran daftar ulang kepada bagian pihak lembaga ydsf untuk dilakukan validasi ulang sebagai validasi data pendonasi dan kelengkapan data jika data ada maka proses tidak dapat dilakukan, dikarena adanya data yang sama untuk itu petugas harus merollback data ulang kepada pendonatur agar memeriksa kembali data yang sudah didaftarkan tidak dapat di daftarkan ulang jika proses tidak valid dalam data lembaga maka proses akan dilakukan pembuatan bukti kwitansi kepada donatur sebagai tanda bukti pembayaran donasi donatur telah di verifikasi dan dapat melakukan kembali jika ingin mendonasi dikemudian hari oleh pihak donatur baru.
Bagian lembaga memverifikasi data donatur baru apakah sama dengan data sebelumnya ada pada petugas dan melengkapi persyaratan donasi donatur baru, Jika verifikasi dan kelengkapan terpenuhi oleh petugas akan mengolah berkas donatur baru, membuat bukti pendonatur rangkap 2 yang akan di serahkan kepada bagian lembaga ydsf dan akan disimpan oleh bagian lembaga sebagai validasi donatur baru yang akan di verifikasi dan pencocokan data, jika verifikasi dan persyaratan data donatur belum lengkap akan dikembalikan ke pada petugas untuk melakukan registrasi ulang.
2.7.2 Docoment Flow Penjadwalan
Pada Gambar 2.4 document flow penjadwalan menjelaskan pada awal mulai pada bagian panitian menyiapkan berkas, kemudian diberikan kepada admin keuangan dan pada bagian admin keuangan memeriksa berkas pengajuan dana dari berkas panitia untuk mengetahui apakah ada dana pada berkas yang diajukan oleh panitia di keuangan jika ada admin keuangan akan membuat berkas dana pengajuan acara yang kemudian diotoritaskan kepada manajer keuangan untuk dilakukan persetujuan dana yang akan dikeluarkan oleh pihak keuangan akan melakukan pencairan dana dan membuat kwintasi dana acara yang akan diberikan kepada panitia untuk penyelenggarahan acara
Bagian panitia menerima kwitansi dari bagian admin keuangan dan membuat laporan kegiatan acara yang akan diselenggarakan oleh pihak bagian kepanitiaan untuk pembentukan realisasi kegiatan acara yang telah dijadwalkan.
