3.1 Gambaran Umum
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Metrodata Electronics, Tbk ("Perseroan") merupakan salah satu perusahaan teknologi informasi komunikasi (TIK) terkemuka di Indonesia. Didirikan pada tanggal 17 Februari 1983 sebagai salah satu Perseroan dalam kelompok usaha METRODATA yang telah berkiprah di bidang TIK sejak tahun 1975. Sejak didirikan, Perseroan sempat mengalami perubahan nama beberapa kali dan terakhir pada tanggal 28 Maret 1991 namanya diubah menjadi PT. Metrodata Electronics, Tbk sampai sekarang.
Berikut merupakan jejak langkah PT. Metrodata Electronics, Tbk :
1. Tahun 1975 - Cikal bakal dari terbentuknya kelompok usaha Metrodata telah dimulai pada tanggal 25 April 1975, dengan bisnis dibidang alat-alat tulis dan kertas printer continuous form.
2. Tahun 1983 - Perseroan didirikan pada tanggal 27 Juli 1983 dengan nama PT. Sarana Hitech Systems.
3. Tahun 1989 - Nama Perseroan sempat mengalami beberapa
kaliperubahan. Pada tanggal 10 Oktober 1989 nama Perseroan berubah menjadi PT. Metrodata Epsindo.
4. Tahun 1990 - Pada tanggal 14 Februari 1990, Perseroan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Indonesia (IDX: MTDL).
5. Tahun 1991 - Pada tanggal 28 Nopember 1991 berubah menjadi PT. Metrodata Electronics Tbk hingga saat ini.
6. Tahun 1996 - Pada tanggal 1 Maret 1996, Perseroan mendirikan PT. Mitra Integrasi Informatika, sebagai unit bisnis solusi yang berasal dari direct sales tim Perseroan.
7. Tahun 2000 - Pada tanggal 23 Mei 2000, Perseroan mendirikan PT. Metrodata
E-Bisnis, sebagai unit bisnis distribusi yang berasal dari tim penjualan distribusi Perseroan.
8. Tahun 2008 - Pada tahun 2008, Perseroan mengakuisisi SoltiusAsia Pte. Ltd, yang merupakan perusahaan konsultan SAP yang sudah mapan.
Soltius Asia Pte. Ltd, adalah pemilik dari PT. Soltius Indonesia, yang kini menjadi salah satu entitas anak dalam kelompok usaha Metrodata. Akuisisi ini merupakan langkah penting karena menjadi jalan bagi Perseroan untuk bersaing dengan mitra-mitra SAP lainnya, terutama di segmen enterprise.
9. Tahun 2010 - Di bulan Desember 2010, Perseroan telah menyelesaikan pelaksanaan Put Option atas saham Perseroan di PT E Metrodata Com (“EMC”) kepada BT Frontline Pte. Ltd. (“Frontline”) dengan menjual sahamnya kepada Frontline (dan afiliasinya). Penyelesaian tersebut bertujuan untuk memitigasi dampak akuisisi Sun Microsystems Inc. oleh Oracle USA Inc.
10. Tahun 2011- Pada tanggal 28 Januari 2011, Perseroan memutuskan untuk mendirikan unit bisnis modern ritel produk Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan nama PT. My Icon Technology yang meliputi modern store, online store dan store in store dengan menyediakan produk-produk TIK secara ritel dan langsung kepada konsumen selaku pengguna akhir.Pada tanggal 26 September 2011, Perseroan melalui entitas anak di bidang distribusi melakukan usaha pembentukan usaha patungan dengan Synnex Technology International Corp ("Synnex"), sebuah perusahaan Taiwan yang merupakan pemain ketiga terbesar di dunia dan terbesar di Asia dalam bisnis distribusi produk TIK. Synnex juga dikenal dengan sistim pengendalian robotnya yang canggih, bisnis distribusi telepon selular dan memiliki hubungan yang baik dengan para pemasok.
11. Tahun 2012 - Pada tanggal 4 Januari 2012, Perseroan membentuk perusahaan patungan di bidang solusi dengan Logicalis Singapore Pte. Ltd. Usaha patungan ini memiliki usaha utama solusi dan jasa yang terintegrasi di bidang teknologi informasi dan komunikasi khususnya di bidang solusi dan jasa jaringan.
Sejalan dengan perkembangan bisnis, METRODATA melakukan terobosan melalui pendirian anak usaha maupun usaha patungan. Secara garis besar,kegiatan Perseroan kini dibagi menjadi 6 unit bisnis utama yakni:
1. Bisnis Distribusi (PT. Synnex Metrodata Indonesia) yang menangani bidang usaha distribusi Teknologi Informasi Komunikasi.
2. Bisnis Solusi (PT. Mitra Integrasi Informatika) yang menyediakan solusi lengkap mulai dari disain dan blue print, konsultasi, implementasi, dukungan, pemeliharaan, managed services dan pelatihan.
3. Bisnis Konsultasi (PT. Soltius Indonesia) yang menawarkan keahlian dalam bidang solusi transformasi bisnis dan jasa konsultasi.
4. Bisnis Retail (PT. My Icon Technology) yang menyediakan produk-produk TIK secara ritel dan langsung kepada konsumen selaku pengguna akhir.
5. Bisnis Network (PT. Logicalis Metrodata Indonesia) yang menawarkan jasa dan solusi jaringan.
6. Bisnis Layanan Telekomunikasi (PT. Xerindo Technology) yang menyediakan jasa perencanaan radio, instalasi, pengujian/commisioning, perawatan.
Dengan pengalaman lebih dari 38 tahun di bidang TIK, METRODATA selalu menyertai perjalanan bisnis para pelanggannya.Tangan-tangan profesional setiap karyawan METRODATA terus berkarya menghasilkan inovasi untuk menjawab tantangan perubahan zaman.Sejalan dengan perkembangan bisnis, Perseroan melakukan terobosan melalui usaha patungan maupun pendirian anak usaha.Di tahun 2008, Perseroan mengakuisisi Soltius Asia Pte Ltd, yang merupakan perusahaan konsultan SAP yang sudah mapan.Soltius Asia Pte Ltd adalah pemilik PT. Soltius Indonesia yang kini telah menjadi salah satu entitas anak Perseroan dalam kelompok METRODATA.
Saat ini Perseroaan bermitra dengan perusahaan TIK kelas dunia diantaranya Adobe, Alcatel-Lucent, APC, ASUS, Alaric, Autodesk, Avaya, Blue Coat, BMC Software, Check Point, Cisco, Citrix, DELL, EMC, Emerson Network Power, EPSON, F5, FalconStor, Fujitsu, Fortinet, Huawei, Hitachi Data Systems, Hewlett-Packard, IBM, Infor, Infoblox, JDA Software, Juniper, K2, Lenovo, Microsoft, NetApp, Nucleus Software, OrangE, Oracle, Panasonic, Pearson VUE, Prometric, Q1 labs, RSA Security, Riverbed, SAP, Samsung, Salesforce.com, Solarwinds, Software AG webMethods, Sony, Symantec, TCS Bancs, Trend Micro, VMware, Vision Solutions, dan ZTE.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan PT Metrodata Electronics,Tbk adalah:
Memaksimalkan nilai bagi pemangku kepentingan danmembangun lingkungan yang ideal untuk bekerja.
Misi perusahaan PT Metrodata Electronis, Tbk adalah mencapai visi perusahaan dengan menerapkan prinsip dan budaya sebagai berikut: 1. Transparansi
Transparansi merupakan komitmen untuk memastikan tersedianya informasi penting yang dapat diakses oleh pihak-pihak yang memiliki kepentingan. Informasi ini bisa berupa posisi keuangan Perseroan, manajemen dan kepemilikan Perseroan. Semuanya harus tersedia secara akurat, jelas dan tepat waktu.
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas menjamin adanya mekanisme, peran dan tanggung jawab sebuah manajemen profesional atas semua keputusan dan kebijakan yang diambil yang berdampak pada kegiatan-kegiatan operasional Perseroan.
3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab adalah penjabaran yang jelas mengenai peran setiap orang dalam meraih sasaran bersama, termasuk kepastian bahwa semua regulasi dan semua norma sosial dipenuhi.
4. Kelayakan
Kelayakan menjamin bahwa setiap keputusan dan kebijakan yang diambil diselaraskan dengan kepentingan pihak-pihak terkait, termasuk para pelanggan, pemasok, pemegang saham, investor dan publik pada umumnya.
3.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan 3.2.1 Struktur OrganisasiUmum
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
3.2.2 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas wewenang dan tanggung jawab PT. Metrodata Electronics, Tbk adalah sebagai berikut :
1. Board of Commissioners
a. Melakukan pengawasan atas kebijakan Dewan Direksi dalam menjalankan Perseroan dan memberi nasehat terhadap pelaksanaan tugas operasional Dewan Direksi;
b. Melakukan tugas tertentu sesuai dengan mandate Undang - Undang tentang Perseroan Terbatas (UUPT) dan Anggaran Dasar Perseroan, dan/atau Rapat Umum Pemegang Saham
d. Menetapkan dan mengevaluasi Indikator Kinerja Utama dari Dewan Direksi Perseroan.
2. President Director
a. Bertanggung jawab penuh dalam memimpin dan mengelola aset Perseroan;
b. Memimpin Perseroan untuk mencapai tujuan dan secara terus menerus meningkatkan efisiensi Perseroan;
c. Menyiapkan rencana pengembangan Perseroan, rencana strategi jangka panjang, anggaran tahunan dan lain sebagainya yang berhubungan dengan kegiatan usaha Perseroan;
d. Mengimplementasikan Tata Kelola Perseroan;
e. Mengimplementasikan sistem pengawasan internal yang efektif. 3. Internal Audit
a. Mengoptimalkan fungsi pengawasan Perseroan
b. Membahas dan menilai kebaikan dan ketepatan pelaksanaan pengendalian akuntansi, keuangan serta operasi.
c. Meyakinkan apakah pelaksanaan sesuai dengan kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang ditetapkan.
d. Menyakinkan apakah kekayaan perusahaan/organisasi dipertanggungjawabkan dengan baik dan dijaga dengan aman terhadap segala kemungkinan resiko kerugian.
e. Menyakinkan tingkat kepercayaan akuntansi dan cara lainnya yang dikembangkan dalam organisasi.
f. Menilai kualitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang telah dibebankan.
4. Operation Director IT Distribution
Kepala Direksi Operasional Distribusi TI bertanggung jawab atas seluruh kegiatan karyawannya dalam penyaluran teknologi informasi dalam perusahaan.Selain itu kepala direksi pada bagian ini juga mengawasi seluruh kegiatan yang berlangsung.
5. Operation Director IT Solution
kegiatan yang berkaitan dengan solusi TI. Bidang solusi yang ditugaskan meliputi penyedia solusi design, implementation, support, maintenance, managed services dan pelatihan
6. Operation Director IT Consulting
Kepala Direksi Operasional Consulting TI bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang ada dalam bidang konsultasi dimana bertugas memberikan keahlian dalam solusi bisnis transformasional dan jasa konsultasi
7. Operation Director ICT Retail
Kepala Direksi Operasional ICT Retail bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan retail dan mengawasi berjalannya kegiatan beserta karyawannya. Kegiatan ini menyediakan produk-produk retail ICT secara retail dan langsung kepada konsumen sebagai pengguna akhir
8. Finance Director
Direksi financial bertanggung jawab mengelola, mengawasi dan mengarahkan penanggulangan berbagai jenis resiko financial (financial risk management) pada perusahaan. Mengkoordinasi aktifitas di Direktorat Keuangan untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan
a. Accounting & Tax
Accounting & Tax PT Metrodata Electronics Tbk bertugas untuk mengendalikan perkembangan portofolio perusahaan, serta menyelengarakan peran sebagai secretariat budget committee tingkat perusahaan.
b. Treasury
Treasury memainkan peran penting dalam menjaga likuiditas perusahaan dalam jumlah yang cukup besar, fungsi treasury juga mendukungperkembangan produk perusahaan, dan memfasilitasi transaksi pertukaran valuta asing, serta memiliki posisi strategis untuk memperoleh laba dari pergerakan pasar.
c. Management Information System
Management Information system bertanggung jawab pada pengembangan teknologi perusahaan, kualitas layanan dan pengembangan usaha, menganalisa produk dan merekomendasikan penggunaan produk dan layanan baru kepada manajemen senior, serta mengarahkan perencanaan dan implementasi sistem teknologi informasi perusahaan dalam mendukung operasi dalam rangka meningkatkan efektivitas biaya. d. Corporate Secretary & Investor Relation
Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab atas beberapa fungsi yang terkait dengan aspek kepatuhan dan keterbukaan informasi.Memberikan informasi terkini yang komprehensif kepada pemegang saham mengenai kinerja, prospek usaha dan aksi korporasi perusahaan.
9. Human Resources
Divisi SDM (Sumber Daya Manusia) bertanggung jawab untuk mengelola dan mengatur seluruh proses pada ruang lingkup karyawan, manajer, pegawai dan bagian unit kerja lainnya yang dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan tertentu. Divisi SDM bertugas untuk: (1) Melakukan seleksi tenaga kerja mulai dari tahapan persiapan, rekruitmen dan seleksi tenaga kerja. (2) Mengembangkan dan Mengevaluasi kinerja tenaga kerja (Development and Evaluation) serta memberikan pembekalan pada tenaga kerja sesuai dengan bidangnya. (3) Memberikan kompensasi dan proteksi bagi tenaga kerja
a. General Affair
General Affair bertanggung jawab Melakukan purchasingatau pembelian aset kantor (misalnya pembelian ATK, Furniter dsb), Mengurus pemeliharaan asset kantor (Misalnya jadwal perbaikan atau service mobil operational kantor, maintenance gedung kantor dsb), Berhubungan dengan pihak ketiga dalam perjanjian jual beli atau sewa menyewa (misalnya mengurus perjanjian perpanjangan sewa ruang kantor), Mengatur jadwal atau agenda kedatangan tamu
perusahaan (misalnya untuk booking hotel, booking tiket pesawat, mengatur jadwal kunjungan dsb), Mengatur akomodasi untuk perjalanan dinas pegawai kantor.
b. Resources Planning & Learning
Bagian Resources Planning & Learning bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengelola upaya pengembangan tenaga kerja seperti perencanaan pelatihan (training) karyawan, melakukan sourcing terhadap pengembangan kinerja sumber daya manusia, serta memberikan motivasi secara langsung maupun tidak langsung dengan tujuan meningkatkan kinerja.
c. HR Business Partner
Bagian HR Business Partner bertanggung jawab untuk menjalin hubungan bisnis dengan mitra yang bekerja sama dalam hal tenaga kerja seperti pertukaran tenaga kerja dan outsourcing sehingga mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas dan ahli pada bidangnya.
10. Legal
Bagian legal merupakan suatu istilah untuk “orang” atau “badan hukum” yang bertanggung jawab atas segala hak dan kewajiban yang muncul dari setiap perjanjian bisnis yang ditandatangani oleh orang yang diwakilinya dengan kuasa. Orang yang diwakilkan dimaksudkan adalah kepala bagian (Direktur) atau pemangku kepentingan yang melakukan suatu perjanjian yang dibuat oleh badan hukum. Orang yang dapat mewakili perusahaan pada prinsipnya adalah orang yang diberi hak oleh undang-undang untuk mewakili perusahaan itu. Menurut Undang-undang Perseroan Terbatas (UU No. 40 Tahun 2007), Direksi mempunyai hak untuk mewakili badan hukum Perseroan Terbatas baik di dalam maupun di diluar pengadilan termasuk menandatangani perjanjian atas nama perusahaan.
3.2.3 Struktur Organisasi Divisi Human Resources
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Human Resources Department (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Tabel 3.1 Pembagian Tugas dan Wewenang divisi Sumber Daya Manusia No Jabatan Job Description Realisasi tanggung jawab dan
wewenang 1. Division Manager HR a. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia. Termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang a. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. b. Bertanggung jawab
terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus
berlaku pada perusahaan
b. Bertanggung jawab terhadap hal hal yang berkaitan dengan kegiatan- kegiatan pembinaan government dan industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan resource planning&learning manager dalam mengawasi kinerja karyawan. d. Menjadi decision maker dalam recruitment & management system, training & development system, compensation & benefit management system, performance management system. 2. HR Manager Operation a. Melakukan identifikasi masalah SDM dan ketenagakerjaan yang terjadi di perusahaan serta mencari alternatif solusinya untuk menciptakan suasana kerja yang disiplin dan harmonis. b. Memelihara
hubungan Industrial yang baik dengan pihak-pihak terkait dengan meningkatkan komunikasi dan pertemuan c. Mensukseskan a. Melakukan kontrol pada kegiatan kegiatan tenaga kerja
perusahaan terutama pada divisi HR b. Memelihara dan
menciptakan
lingkungan kerja yang kondusif
program-program perusahaan untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan. 3. Corporate Remuneration Manager a. Bertanggung jawab mengelola data karyawan, sarana dan fasilitas yang diberikan kepada karyawan a. Bertanggung jawab dalam pengelolaan, pemeliharaan dan penyimpanan data-data karyawan berupa : KTP, Ijazah, Kartu Keluarga, NPWP, Transkip nilai, akta nikah, akta lahir, asuransi, foto dan hasil medical check up b. Mengontrol officer pay
roll staff dan benefitstaff untuk menjalankan tugasnya dalam pengelolaan keuangan, sarana dan fasilitas kesehatan / asuransi bagi karyawan 4. Resource Planning & Learning Manager a. Bertanggung jawab dalam program perekrutan, pengembangan, pelatihan tenaga kerja
a. Mengawasi jalannya program perekrutan, pengembangan dan pelatihan tenaga kerja di dalam dan luar perusahaan
b. Memimpin jalannya rapat dan melaporkan
hasil rapat serta perkembangan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan HR pada DivisionManager HR 5. Business Service Manager a. Bertanggung jawab dalam penyedia layanan bisnis di dalam perusahaan yang berkaitan dengan pengadaan sarana dan fasilitas kebutuhan kerja
a. Membuat, menjalankan dan mengembangan sistem kerja atau prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja b. Mengotorisasi
anggaran sarana dan kebutuhan kerja yang dikeluarkan oleh generalaffairofficer c. Bertanggung jawab
kepada
DivisionManager HR atas seluruh proses pengadaan kebutuhan kerja 6. HR Business Partner a. Bertanggung jawab untuk menjalin hubungan bisnis dengan mitra yang bekerja sama dalam hal tenaga kerja seperti pertukaran tenaga kerja dan outsourcing sehingga
a. Menjalin kerja sama dengan corporate dalam hal perekrutan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan anak perusahaan.
b. Mempertimbangkan dan memutuskan
mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas dan ahli pada
bidangnya. penerimaan tenaga kerja. 7. Recruitment Officer a. Bertanggung jawab dalam melaksanakan proses perekrutan dalam perusahaan a. Bertanggung jawab dalam melakukan proses rekrutmen, mulai dari pencariaan kandidat, pelaksanaan interview, psikotes dan mengatur interview dengan user dan tugas administrasi
b. Menyusun prosedur seleksi karyawan baru c. Memasang iklan
lowongan kerja
d. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan
8. Payroll Staff a. Bertanggung jawab atas hal- hal admin tenaga kerja seperti cuti, absensi dan hal lainnya yang dapat mempengaruhi pengajian a. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya b. Melakukan proses
pengambilan day off payment, tukar day off dan tukar shift
karyawan c. Menyiapkan dan
mengelola data absensi perusahaan.
9. Benefit Staff a. Menganalisis dan meninjau kebijakan kompensasi dan benefit serta prosedur
a. Melakukan rekap data mengenai kepegawaian mengenai tunjangan, fasilitas dan sarana yang diberikan perusahaan sebagai bentuk kompensasi b. Bekerja sama dengan
payroll staff dalam hal penyediaan layanan fasilitas yang telah ditentukan oleh perusahaan seperti : tunjangan pegawai, pinjaman pegawai, pemotongan premi asuransi dan pensiun, pembayaran premi jamsostek, perhitungan PPH pegawai, SPT 10 . Training Specialist a. Bertanggung jawab atas aktivitas pelatihan karyawan dalam meningkatkan pengetahuan, kompetensi dan keterampilan a. Mendesain metode yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan b. Menyelenggarakan analisa kebutuhan pelatihan karyawan c. Menyusun rencana pelaksanaan pelatihan dan estimasi biaya berdasarkan hasil analisa kebutuhan
pelatihan 11 . Recruitment Specialist a. Bertanggung jawab atas aktivitas
rekrutmen dan seleksi baik dalam lingkup internal atau eksternal yang berkaitan dengan perencanaan, implementasi dan pengembangan sistem rekrutmen serta seleksi a. Melakukan analisa terhadap permintaan kebutuhan karyawan dari setiap divisi b. Melakukan evaluasi
pelaksanaan proses rekrutmen dan seleksi yang telah dilakukan c. Menyusun rencana
proses rekrutmen dan estimasi biaya pelaksanaan berdasarkan proyeksi kebutuhan karyawan d. Memastikan kesesuaian kualifikasi kandidat yang akan dipanggil
e. Memastikan jalannya proses pelaksanaan tahapan test seleksi karyawan 12 . Sourcing and Training Officer a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan perekrutan mulai dari pencarian kandidat melalui iklan hingga memproses calon kandidat ke tahap inti
a. Membantu recruitment specialist, training specialist dalam menjalankan tugasnya b. Melakukan pemasangan iklan di berbagai tempat baik secara visual maupun secara nyata
. Officer terhadap pemenuhan perijinan yang diperlukan perusahaan b. Bertanggung jawab terhadap pelaporan secara periodik keberadaan dan kondisi asset perusahaan c. Bertanggung jawab terhadap keamanan seluruh fasilitas kantor dan asset perusahaan
/ pembelian aset kantor (misalnya pembelian ATK, Furniter dsb), Mengurus pemeliharaan asset kantor seperti pemeliharaan gedung
3.3 Penggunaan Teknologi Informasi untuk Proses Berjalan
PT.Metrodata Electronics, Tbk menyadari pentingnya teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang teknologi informasi dan juga telah memiliki anak perusahaan maka penerapan teknologi informasi sangatlah penting untuk mencapai visi misi dan tujuan perusahaan sehingga mendapatkan hasil yang efektif, efisien dan berkualitas.
3.3.1 Hardware Perusahaan
Hardware yang digunakan perusahaan sebagai berikut: 1. Personal Computer (PC)
PT. Metrodata Electronics, Tbk menyediakan sejumlah PC yang digunakan oleh staff HR untuk menjalankan beberapa aplikasi seperti Microsoft outlook, intranet, danHR site serta kegiatan operasional HR setiap harinya. Setiap PC karyawan memiliki User ID dan Password tersendiri sehingga data dan informasi terjamin dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki otoritas.
2. Notebook
Beberapa staff HR memilih menggunakan Notebookuntuk membantu proses kerja mereka dalam rekrutmen antara lain mengakses data pelamar, menjalankan aplikasi R2R, mengakses aplikasi Microsoft outlook dan kegiatan operasional lainnya karena dinilai lebih mudah dan praktis. Perusahaan juga memberikan kemudahan akses jaringan atau internet sehingga mempermudah para karyawan untuk melakukan kegiatannya serta dinilai lebih efektif dan efisien.
3. Printer
Printer digunakan oleh staff HR untuk mencetak data-data pelamar antara lain : CV, Form Data Pelamar (FDP) dan dokumen lainnya yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan.
4. Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasikan dokumen-dokumen seperti : CV, lembar jawaban dan kebutuhan lainnya. Mesin fotocopy diletakkan di sebuah ruangan khusus yang luas dan lebar sesuai dengan tata cara dan prosedur penggunaan mesin. 5. CCTV Cameras
Untuk menjaga dan mengawasi keamanan di perusahaan, maka kamera pengawas diletakkan di berbagai sudut dan tempat yang strategis. Hasil pengawasan akan dikontrol dan dikelola oleh security control staff. Kamera CCTV berfungsi untuk mencegah terjadinya fraud atau pelanggaran karyawan seperti pengambilan data penting, memasuki area terlarang dan tindakan kecurangan lainnya yang tidak sesuai dengan etika dan peraturan perusahaan. 6. Server
Server merupakan sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan komputer dalam perusahaan. Perusahaan menggunakan 2 unit server penyimpanan data dengan tipe CATALYST 6509 dan terhubung ke seluruh lantai unit bisnis perusahaan dengan kabel penghubung berupa fiber optic berkecepatan 1GB dalam mentransmisikan data
3.3.2 Software Perusahaan
Software yang digunakan perusahaan sebagai berikut: 1. Anti Virus
Anti Virus merupakan suatu Software untuk mendeteksi,
mengamankanserta menghapus virus komputer dari sistem operasi komputer. PT Metrodata Electronics, Tbk menggunakan anti virus Forefront yang dikeluarkan oleh Microsoft untuk pengamanan data, informasi dan jaringan perusahaan.
2. Firewall
Perusahaan Metrodata menggunakan firewall m0n0wall untuk memproteksi lalu lintas jaringan yang aman untuk diakses. Firewall juga melindungi komputer dari serangan hacker dan anti spam untuk mencegah masuknya email sampah dan atau virus ke inbox pengguna.
3. Aplikasi Change Request Form (CRF)
Aplikasi CRF merupakan aplikasi bagi para karyawan untuk meminta perubahan, pengembangan atau perbaikan pada aplikasi-aplikasi tertentu sesuai kebutuhan agar aplikasi-aplikasi lebih efektif.Untuk mengakses aplikasi CRF, karyawan mengakses melalui intranet perusahaan dan mengisi data-data atau informasi mengenai perubahan yang diinginkan. Form yang telah diisi akan dikaji oleh help desk admin dan diberikan kepada application developer terkait penanganan permintaan tersebut. Seluruh proses perbaikan aplikasi akan diatur dan dikelola oleh divisi TI perusahaan. Berikut merupakan tampilan permintaan CRF bagi application developer:
Gambar 3.3 Screenshot Aplikasi CRF 1 (Change Request Form)
Gambar 3.4 Screenshot Aplikasi CRF 1 (Change Request Form)
4. Aplikasi PAPI KOSTICK
Aplikasi PAPI KOSTICK (Personality and Preference Inventory) merupakan alat tes penilaian kepribadian secara online yang digunakan oleh para professional HR dan manajer untuk melakukan seleksi dan penempatan tenaga kerja. Dalam tes ini, individu akan
diukur kemampuan potensial, kepribadian dan gaya kerja serta role dan need individu dalam kaitannya dengan situasi kerja. PAPI KOSTICK merupakan suatu laporan inventori kepribadian (self report inventory) yang terdiri dari 90 pasangan pernyataan pendek berhubungan dalam situasi kerja dan menyangkut 20 aspek kepribadian yang dikelompokkan dalam 7 bidang yaitu :
a. Kepemimpinan (leadership) b. Arah kerja (work direction) c. Aktivitas kerja (activity) d. Relasi social (social nature) e. Gaya bekerja (work style) f. Sifat temperamen (temperament) g. Posisi atasan-bawahan (followership)
Gambar 3.5Topologi Jaringan PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
3.3.3 Intranet
Gambar 3.6Screenshot intranet PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber: PT. Metrodata Electronics, Tbk)
PT. Metrodata Electronics, Tbk memiliki intranet yang berfungsi sebagai portal dan menyatukan semua informasi perusahaan dan aplikasi di internet. Intranet ini dinamakan Metrodata Portal hanya dapat diakses oleh seluruh staff metrodata dalam lingkup intra perusahaan. Portal ini membantu perusahaan dalam pengelolaan data, aplikasi, dan informasi agar lebih mudah diakses. Di dalam metrodata portal terdapat berbagai pilihan informasi yang dapat diakses seperti :
1. Rules & Regulation: Di dalam menu ini terdapat peraturan perusahaan, kebijakan umum perusahaan, etika bisnis, office policy, FCPA, Metrodata HSE
2. SOP: Di dalam menu ini tersedia Standard Operating Procedure untuk perusahaan induk (corporate) dan setiap anak perusahaan yang harus ditaati dan dipatuhi oleh seluruh karyawan perusahaan
3. HR Site: Di dalam menu ini terdapat formulir HR, pedoman klaim asuransi kesehatan, Cara perhitungan PPh 21, Lowongan kerja, Struktur Organisasi, Daftar telepon, HR News, Daftar CV dan sertifikat, Job
Description& Kamus Kompetensi, peraturan perusahaan, SOP HR dan Project Registration.
4. Sales Corner: Di dalam menu ini terdapat A/R, CM, ERI,GOV,CORP, COMM & GX
5. Promo: Menu ini merupakan menu yang menyediakan informasi mengenai promo yang sedang berjalan dalam perusahaan terutama untuk divisi solution dan distribution
6. Marcom: Menu ini merupakan menu pemasaran yang menyediakan informasi pemasaran produk dan sarana komunikasi serta networking perusahaan mulai dari corporate resources, public relations, CSR, distributions, merchandise, solutions
7. Delivery: Menu ini merupakan sarana pendistribusian atau penyampaian pesan dan informasi lainnya seperti penyampaian pesan organization, project status & knowledge room, ITSM Community of Practice, SAP B1,SAP Support, Soltius Project Room, Subcontractor Master List
8. Application: Menu aplikasi terdiri dari form requestE-Form, ESS, Manager Application, Pending Approval
9. Support: Menu pendukung yang terdiri dari internal audit, finance & accounting, legal, MIS, BSD, logistic, purchasing dan business support 10. Solution: Menu pendukung untuk pelayanan dan solusi bisnis yang terdiri
dari: Training, industry solution, advance solution, ERP solution, middleware, software infrastructure, business service management, business productivity infra, core infra, networking services, hardware, managed services
11. PMO: Menu ini merupakan menu manajemen proyek yang menampilkan perkembangan proyek perusahaan. Sub menu terdiri dari standard operation procedure (SOP) , Project Documentation Templates, Contract Documentation Templates, Weekly Report, Time Report
3.3.4 Aplikasi HR Site
Gambar 3.7 Screenshot Aplikasi HR Site PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Aplikasi HR site adalah aplikasi khusus bagi divisi Human Resources untuk mengakses seluruh informasi dan data termasuk pengajuan yang berkaitan dengan rekrutmen (Request to Recruit). Request to Recruit adalah sebuah aplikasi untuk permintaan dan pengajuan tenaga kerja oleh manajer HR. Berikut screenshot aplikasi RTR yang digunakan oleh manajer HR untuk meminta calon kandidat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Gambar 3.8 Screenshot form RTR 1 PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Gambar 3.9 Screenshot form RTR2 PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Gambar 3.10 Screenshot Status Approval PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Setelah mendapatkan calon kandidat yang sesuai dengan perusahaan, staff HR akan melakukan perekrutan dan melakukan job offering terhadap kandidat. Staff HR akan menginformasikan kepada user untuk membuat PCN (Personnel Change Notice) agar dapat melakukan SPK (Surat Perjanjian Kerja). PCN adalah menu aplikasi untuk input, output, update, retrieve dan distribute data atau informasi karyawan. Berikut screenshot PCN yang digunakan oleh manajer HR.
Gambar 3.11 Screenshot Aplikasi PCN PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Gambar 3.12 Screenshot Aplikasi Homepage PCN PT.Metrodata Electronics,Tbk (Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Gambar 3.13 Screenshot Aplikasi Konten List Employee PCN PT.Metrodata Electronics,Tbk
Gambar 3.14 Screenshot Aplikasi Konten PCN Form PT.Metrodata Electronics,Tbk
(Sumber : PT. Metrodata Electronics, Tbk)
Gambar 3.15 Screenshot Aplikasi Approval History PCN PT.Metrodata Electronics,Tbk
3.4 Rich Picture
Gambar 3.16 Rich Picture Proses Rekrutmen
3.5 Hasil Screenshot aplikasi Sistem Perekrutan
Perekrutan PT.Metrodata Electronics, Tbk dilakukan melalui beberapa cara yaitu 1. Melalui email langsung ke alamat email divisi Human Resources
dengan domain @metrodata.co.id
Gambar 3.17 Screenshot inbox account Microsoft Outlook HRD (Sumber : PT.Metrodata Electronics, Tbk)
Gambar diatas merupakan account Microsoft Outlook Human Resources officer dimana seluruh CV dan dokumen yang berkaitan dengan proses perekrutan akan ditampung dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan. Hanya staff tertentu yang memiliki otorisasi dapat mengakses seluruh data dan informasi yang ada di dalam account tersebut. CV calon pelamar akan di-screenoleh staff HR kemudian data calon pelamar akan dipindahkan ke sebuah folder khusus untuk ditindaklanjuti apabila dinilai lolos screening. Yang menjadi penilaian screening adalah: kelengkapan isi CV, lampiran data yang diperlukan dan persyaratan khusus untuk posisi tertentu (IPK, umur, pengalaman). Microsoft outlook ini berperan sebagai portal dan tempat penampungan berbagai CV dan data yang diterima dari job portal (www.jobstreet.com , www.jobsdb.com), website administrator, dan dari subjek langsung.
Setiap pengiriman email akan disertakan footer yang berisi keterangan alamat perusahaan dan informasi perusahaan sehingga email tersebut valid dan terpercaya. Fungsi footer ini juga sebagai identitas perusahaan.
Gambar 3.18 Screenshot footer Email PT.Metrodata, Tbk (Sumber : PT.Metrodata Electronics, Tbk)
2. Melalui website www.metrodata.co.id
Calon pelamar yang ingin melamar juga dapat mengirimkan data diri dan CV melalui website www.metrodata.co.iddengan tampilan sebagai berikut:
Gambar 3.19 Screenshot website PT.Metrodata, Tbk (Sumber : PT.Metrodata Electronics, Tbk)
1. Calon Pelamar mengakses homepage : www.metrodata.co.id kemudian klik menu karir > klik karir
Gambar 3.20 Screenshot menu karir website PT.Metrodata, Tbk (Sumber : PT.Metrodata Electronics, Tbk)
2. Calon Pelamar memilih posisi yang diminati kemudian klik tanda panah (1) seperti diatas.
1
3. Setelah tanda panah diklik, akan muncul tanggal posting, tanggal berakhir yang menentukan apakah posisi tersebut masih tersedia atau tidak.
4. Selain itu tersedia juga kriteria persyaratan yang harus dipenuhi calon pelamar
5. Jika pelamar tertarik maka calon pelamar dapat memilih menu “Apply Job” (2).
Form Lamaran Pekerjaan akan muncul setelah calon pelamar memilih button “Apply job”. Calon pelamar harus mengisi seluruh kolom dalam form lamaran pekerjaan.
Gambar 3.21 Screenshot Form Lamaran Pekerjaan PT.Metrodata,Tbk (Sumber : PT.Metrodata Electronics, Tbk)
6. Setelah calon pelamar mengisi form dan mengklik button“Submit”, maka website akan mengirimkan data yang telah diisi ke alamat email staff HR
3. Melalui job portal seperti www.jobstreet.com dan www.jobsdb.com
Gambar 3.22 Screenshot Job portal (Sumber : www.jobstreet.com)
1. Staff Human Resources memanfaatkan job portal seperti jobstreet untuk membantu proses perekrutan salah satunya dalam pengumpulan CV pelamar 2. Job portal menyediakan fasilitas yang memudahkan perusahaan untuk
mencari kandidat karena adanya pengklasifikasian kategori-kategori
3. Job portal memberi kemudahan bagi calon pelamar untuk mencari pekerjaan karena dinilai lebih efisien dalam segi waktu, biaya dan kemudahan dalam mengakses
